Xây dựng phần mềm kế toán

Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em. Các số
liệu, kết quả nêu trong đồ án tốt nghiệp của em là trung thực xuất phát từ tình
hình thực tế của đơn vị em thực tập.
Tác giả đồ án tốt nghiệp

Trần Khánh Chi

Sv: Trần Khánh Chi

i

Lớp:CQ51/41.01


Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian học tập tại trường Học Viện Tài Chính em đã học được
rất nhiều kiến thức bổ ích làm hành trang cho con đường sau khi tốt nghiệp.
Để có được như ngày hôm nay, ngoài sự cố gắng và nỗ lực của bản thân thi
phải kể tới công lao dạy dỗ không hề nhỏ của các thầy cô trường Học viện Tài
chính. Em luôn biết ơn và sẽ luôn ghi nhớ công ơn của các thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn tới các thầy giáo, cô giáo trong khoa Hệ
thống thông tin kinh tế, những người đã truyền dạy cho em những kiến thức
chuyên ngành để cho em có được nghề nghiệp vững chắc trong tương lai. Đặc
biệt em xin được tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới giảng viên TS. VŨ BÁ ANH,
người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành đồ án tốt nghiệp trong thời gian
thực tập tốt nghiệp. Cuối cùng em xin được chân thành cảm ơn lãnh đạo và

các nhân viên trong Công ty TNHH Dệt May và Xây Dựng Hồng Loan đã tạo
điều kiện cho em được thực tập và hướng dẫn em trong thời gian thực tập tốt
nghiệp tại công ty.
Đồ án đã hoàn thành, song không tránh khỏi những hạn chế nhất
định em mong muốn tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô
và bạn bè.
Em xin chân thành cảm ơn!

Sv: Trần Khánh Chi

ii

Lớp:CQ51/41.01


Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN.............................................................................................i
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................ii
MỤC LỤC.......................................................................................................iii
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT...............................................................vi
DANH MỤC BẢNG BIỂU...........................................................................vii
PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................1
CHƯƠNG 1:TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
DOANH THU BÁN HÀNG VÀ NỢ PHẢI THU TRONG DOANH NGHIỆP
4
1.1

Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp. 4

1.1.1

Khái niệm, đặc điểm của phần mềm kế toán.........................................4

1.1.2. Các thành phần của phần mềm kế toán.................................................5
1.1.3. Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp.....6
1.1.4. Quy trinh xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp.................7
1.1.5. Các công cụ xây dựng phần mềm........................................................11
1.2.

Lý luận chung về công tác kế toán bán hàng.......................................15

1.2.1. Nhiệm vụ và vai trò của kế toán bán hàng..........................................16
1.2.2. Các phương thức bán hàng, thanh toán:..............................................18
1.2.3. Kế toán giá vốn hàng bán:...................................................................19
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH DỆT MAY VÀ XÂY DỰNG HỒNG
LOAN 32
2.1. Khái quát về công ty TNHH Dệt May và Xây Dựng Hồng Loan:....32
2.1.1. Giới thiệu về công ty TNHH Dệt May và Xây Dựng Hồng Loan:. .32
2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty:................................................32

Sv: Trần Khánh Chi

iii

Lớp:CQ51/41.01

Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng tại công ty TNHH Dệt
May và Xây Dựng Hồng Loan:....................................................................35
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty:.................................................35
2.2.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán:..................................................39
2.2.3. Hình thức kế toán sử dụng:................................................................39
2.2.4.Tài khoản kế toán sử dụng......................................................................39
2.2.5.Các chứng từ và báo cáo sử dụng...........................................................40
2.2.6. Quy trình hạch toán kế toán bán hàng:.............................................41
2.2.7. Tinh hinh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán..........43
2.3.Đánh giá hiện trạng và giải pháp khắc phục..............................................43
2.3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán..................................................................43
2.3.2.Về hinh thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung:..........................................44
2.3.3.Về tài khoản kế toán...............................................................................45
2.3.4. Về quy trinh hạch toán kế toán..............................................................46
2.3.5.Về hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo của công ty..............................47
2.3.6.Về tinh hinh ứng dụng công nghệ thông tin...........................................47
CHƯƠNG III: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI
CÔNG TY TNHH DỆT MAY VÀ XÂY DỰNG HỒNG LOAN................49
3.1.Phân tích hệ thống thông tin kế toán bán hàng..........................................49
3.1.1.Xác định mục tiêu của hệ thống.............................................................49
3.1.2. Dữ liệu vào và thông tin ra....................................................................49
3.1.3. Mô tả bài toán cho hệ thống mới...........................................................50
3.2. Mô hinh nghiệp vụ bài toán......................................................................51
3.2.1. Biểu đồ ngữ cảnh...................................................................................51
3.2.2. Biểu đồ phân rã chức năng....................................................................52
3.2.3. Mô tả chức năng lá cho sơ đồ phân cấp chức năng...............................53
3.2.4. Ma trận thực thế chức năng...................................................................54
Sv: Trần Khánh Chi

iv

Lớp:CQ51/41.01


Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
3.3. Phân tích mô hinh dữ liệu logic................................................................57
3.3.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0.................................................................57
3.3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1.................................................................58
3.3.3. Mô hinh thực thể liên kết.......................................................................62
3.4. Thiết kế mô hinh logic..............................................................................67
3.5. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý.....................................................................69
3.5.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý..................................................................69
3.5.2. Hệ thống giao diện tương tác của hệ thống...........................................73
PHỤ LỤC.......................................................................................................83
PHẦN KẾT LUẬN........................................................................................93
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................94

Sv: Trần Khánh Chi

v

Lớp:CQ51/41.01


Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

TỪ VIẾT TẮT

TÊN ĐẦY ĐỦ

CSDL

Cơ sở dữ liệu

CTGS

Chứng từ ghi sổ

GTGT

Giá trị gia tang

HTTT

Hệ thống thông tin

KT

Kế toán

TK
PMKT
CPBH

Tài khoản

Phần mềm kế toán
Chi phí bán hàng
Chi phí quản lý doanh

CPQLDN
VNĐ
HBTL

nghiệp
Việt Nam Đồng
Hàng bán trả lại

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Hình 1: Tổ chức bộ máy công ty..................................................................36
Hình 2: Biểu đồ sơ đồ ngữ cảnh...................................................................51
Sv: Trần Khánh Chi

vi

Lớp:CQ51/41.01


Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
Hình 3: Biểu đồ phân rã chức năng.............................................................52
Hinh 4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0..............................................................57
Hình 5: Tiến trình “cập nhật thông tin tiền bán hàng”.............................58
Hinh 6: Tiến trinh “hạch toán tăng doanh thu”................................................59
Hinh 7: Tiến trinh “hạch toán giảm doanh thu”..............................................59
Hinh 8: Tiến trinh “Lập sổ”.............................................................................60

Hinh 11: Giao diện chương trinh.....................................................................73
Hinh 12: Menu Quản trị người dùng...............................................................73
Hinh 14: Menu nghiệp vụ................................................................................74
Hinh 15: Menu tim kiếm.................................................................................75
Hinh 16: Menu báo cáo..................................................................................75
Hinh 17: Menu trợ giúp...................................................................................76
Hinh18: Form đăng nhập hệ thống..................................................................76
Hinh 19: Form quản trị người dùng.................................................................77
Hinh 20: Form danh mục khách hàng.............................................................78
Hình 22: Form hóa đơn giá trị gia tăng.......................................................79
Hình 23: form phiếu xuất..............................................................................80
Hình 25: Báo cáo tổng hợp doanh thu.........................................................81
Hình 26: Báo cáo tổng hợp theo khách hàng..............................................81
Hinh 27: Bảng kê hóa đơn bán hàng...............................................................82

Sv: Trần Khánh Chi

vii

Lớp:CQ51/41.01


Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính

PHẦN MỞ ĐẦU
I. SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU:
Ngày nay, Công nghệ thông tin (CNTT) đóng một vài trò hết sức quan
trọng đối với nền kinh tế. Số lượng doanh nghiệp ứng dụng CNTT trong công
tác quản lý, điều hành ngày càng tăng qua đó cho thấy doanh nghiệp ngày

càng nhận thức rõ hơn vai trò của CNTT. Trong một nền kinh tế năng động
như hiện nay, sự canh tranh giữa các doanh nghiệp hết sức khốc liệt, những
doanh nghiệp nào sớm cải tiến trong khâu quản lý nhờ áp dụng CNTT thi đã
nắm trong tay một công cụ cạnh tranh hữu hiệu.
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, đây
là quá trinh chuyển hoá vốn từ hinh thái vốn sản phẩm, hàng hoá sang hinh
thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán. Trong xu thế thương mại hóa, toàn
cầu hóa hiện nay, khối lượng thông tin cần xử lý ngày càng nhiều và đòi hỏi
phải đáp ứng nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quản lý. Do vậy, công nghệ
tin học đóng một vai trò quan trọng trong công tác quản lí nói chung, quản lí
bán hàng nói riêng.
Qua thời gian nghiên cứu tại công ty TNHH Dệt May và Xây Dựng
Hồng Loan, em nhận thấy công ty chuyên sản xuất sản xuất, gia công hàng
may mặc, hàng nội địa cho nên việc quản lý kế toán bán hàng có hiệu quả là
rất quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến các kế hoạch, chiến lược phát triển của
công ty cũng như doanh thu, lợi nhuận của công ty. Hệ thống phần mềm bán
hàng mặc dù đã được tin học hoá nhưng do số lượng sản phẩm nhiều, đa dạng
và phong phú đòi hỏi cần có một phần mềm tin học có khả năng quản lý một
cách chính xác, thống nhất, cung cấp báo cáo, thông tin một cách kịp thời cho
những người sử dụng và quản trị hệ thống. Chính vi vậy, em đã chọn đề tài
“Xây dựng HTTT Kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Dệt May và Xây
Dựng Hồng Loan”.
Sv: Trần Khánh Chi

1

Lớp:CQ51/41.01


Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính
II. MỤC ĐÍCH CỦA ĐỀ TÀI:
Mục tiêu chính của đề tài là được người dùng chấp nhận và thực hiện
trong quá trinh quản lý và hạch toán trong công ty. Vi vậy, chương trinh trước
hết phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất là: đơn giản, đầy đủ các
chức năng, dễ nhin, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt.
Ngoài ra, từng cơ quan áp dụng sẽ có những đặc thù riêng tùy thuộc vào
chế độ kế toán mà cơ quan đó thực hiện. Mục tiêu của đề tài này là:
 Hệ thống cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ,
nhanh chóng, phục vụ tốt quá trinh quản lý kho, phục vụ tốt cho bộ phận sản
xuất.
 Hệ thống giúp hỗ trợ cho nhân viên kế toán và thủ kho trong việc quản
lý nguyên liệu, vật liệu của công ty.
 Hệ thống giúp công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm
bớt đội ngũ nhân công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trinh quản lý
vật tư.
 Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con
người nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
III. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI:
Hệ thống kế toán bán hàng tại doanh nghiệp
IV. PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI :
Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác kế toán
bán hàng tại Công ty một cách có hiệu quả.
Nghiên cứu hệ thống kế toán kế toán bán hàng tại Công ty, trên cơ sở
đó sử dụng ngôn ngữ lập trinh fox để thiết kế ứng dụng cho bài toán kế toán
bán hàng đáp ứng thực trạng của Công ty.
V. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI:

Sv: Trần Khánh Chi

2

Lớp:CQ51/41.01


Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
- Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử : coi một sự vật hay
một hiện tượng trong trạng thái luôn luôn phát triển và xem xét nó trong mối
quan hệ với các sự vật và hiện tượng khác.
- Phương pháp thu thập thông tin:
+ Phương pháp phỏng vấn: trao đổi trực tiếp với các cán bộ nhân viên
trong công ty, đặc biệt là nhân viên phòng kế toán để nắm bắt được tinh hinh
thực tế công tác kế toán trong công ty.
+ Phương pháp quan sát: tiến hành quan sát kết hợp với ghi chép về qui
trinh xử lý các nghiệp vụ trong công ty.
+ Phương pháp phân tích tài liệu: thu thập các thông tin dựa trên các tài
liệu đã có sẵn.
- Phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống thông tin: phân tích hệ thống
về chức năng, phân tích hệ thống về dữ liệu, phương pháp thiết kế hệ thống.
VI. KẾT CẤU ĐỒ ÁN:
Đề tài: “Xây dựng HTTT Kế toán bán hàng tại công ty TNHH Dệt
May và Xây Dựng Hồng Loan ”.
Đồ án ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đồ
án gồm 3 chương:
Chương 1: Nhận thức chung về HTTT và công tác kế toán bán hàng
trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng và giải pháp phân tích hệ thống thông tin kế
toán bán hàng tại Công ty
Chương 3: Thiết kế ứng dụng của bài toán kế toán bán hàng tại Công

ty TNHH Dệt May và Xây Dựng Hồng Loan

Sv: Trần Khánh Chi

3

Lớp:CQ51/41.01


Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính

CHƯƠNG 1:TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ
TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ NỢ PHẢI THU TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1 Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán trong doanh
nghiệp
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của phần mềm kế toán
1.1.1.1 Khái niệm phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán: là hệ thống các chương trinh máy tính dùng để tự
động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng
từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng
từ, sổ sách theo quy trinh của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo
cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài
chính khác.
1.1.1.2. Đặc điểm phần mềm kế toán
Đặc trưng cơ bản của hinh thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế
toán được thực hiện theo một chương trinh phần mềm kế toán trên máy vi
tính.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hinh

thức kế toán hoặc kết hợp các hinh thức kế toán quy định. Phần mềm kế toán
không hiển thị đầy đủ quy trinh ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ
kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của hinh thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán
được thiết kế theo hinh thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hinh thức kế
toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Các thành phần của một phần mềm kế toán:

Sv: Trần Khánh Chi

4

Lớp:CQ51/41.01


Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
Phần mềm kế toán được hinh thành từ thông tin kết hợp với phương
pháp xử lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người.
Các thành phần của phần mềm kế toán bao gồm:
Phần cứng: bao gồm các thiết bị tin học như máy tính, máy in…
Phần mềm: bao gồm các chương trinh và dữ liệu như win, Microsoft
office, các phần mềm hệ thống, các tiện ích, phần mềm lập trinh, phần mềm
ứng dụng…
Các thủ tục: các chương trinh lớn (chức năng) thành các khối chức năng
hay hàm thủ tục nhỏ để dễ sử dụng và lập trinh.
Cơ sở dữ liệu: là tập hợp thông tin có cấu trúc, các cơ sở dữ liệu dạng
file, dạng quan hệ, hướng đối tượng và bán cấu trúc.
Con người: là người điều khiển máy tính lập trinh các phần mềm cài đặt
dữ liệu và các thủ tục.

1.1.2. Các thành phần của phần mềm kế toán.
- Cơ sở dữ liệu (Database): Cung cấp cấu trúc để lưu trữ dữ liệu. Một
CSDL chứa các Table, View và các mối quan hệ giữa các bảng.
- Menu: Được thiết kế hợp lý sẽ giúp cho người dùng nhanh chóng biết
cách sử dụng và thao tác chương trinh thuận tiện hơn.
- Form: Dùng để chứa các đối tượng khác trong một lớp ứng dụng nào
đó. Mỗi Form khi thực hiện sẽ tạo một màn hinh giao diện cho người dùng.
Các Form của một PMKT được chia thành:
 Form nhập dữ liệu
 Form để thực hiện các thao tác xem, sửa, xóa
 Form để in báo cáo
- Report: Chứa các thông tin được kết xuất từ các bảng CSDL, bảng
trung gian và được hiển thị ra máy in, màn hinh tùy theo yêu cầu người dùng.
Sv: Trần Khánh Chi

5

Lớp:CQ51/41.01


Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
- Query (truy vấn): Là một công cụ tim kiếm thông tin nhanh từ các bảng
dữ liệu.
1.1.3. Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Phần mềm kế toán giúp kế toán tự động hóa rất nhiều thao tác thủ công
thông thường, phần mềm kế toán có công cụ để xây dựng rất nhiều loại danh
mục đối tượng, danh mục nhóm đối tượng, danh mục vật tư hàng hóa, danh
mục phân xưởng sản xuất, danh mục công việc, danh mục nhóm công việc,
danh mục loại thuế, danh mục tiền tệ…một khi bạn đã xây dựng bạn có thể

dùng lại mà không phải mất công nhập lại nhiều lần. Thêm vào đó, việc tự
động sinh ra các báo cáo, sổ sách, tờ khai… sẽ giúp người kế toán giảm rất
nhiều thao tác, công sức để xây dựng những báo cáo sổ sách này. Không
những thế việc tự động tính giá thành, tồn kho tức thời… giúp giảm đáng kể
các thao tác thủ công khó nhọc của kế toán và người quản lý.
Phần mềm kế toán giúp công tác kế toán chính xác hơn. Sử dụng phần
mềm kế toán đảm bảo độ chính xác về các số liệu về các đối tượng, hàng hóa,
giá thành… không những thế với phần mềm kế toán bạn có thể đối chiếu số
liệu, kiểm tra số liệu dễ dàng để xác định những sai sót có thể xảy ra trong
quá trinh hạch toán của bạn.
Vai trò của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp :
 Là công cụ quản lý, giám sát và cung cấp thông tin.
 Theo dõi và đo lường kết quả hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị.
 Thay thế toàn bộ hay một phần công việc ghi chép, tính toán, xứ lý
bằng thủ công của người làm kế toán.
 Từ các thông tin do phần mềm kế toán cung cấp, các nhà quản lý đề ra
các quyết định kinh doanh hữu ích, có thể thay đổi quyết định kinh doanh
nhanh hơn bằng các thay đổi số liệu (trong phần dự toán) sẽ có được những
kết quả khác nhau, từ đó nhà quản lý sẽ có nhiều giải pháp chọn lựa.
Sv: Trần Khánh Chi

6

Lớp:CQ51/41.01


Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
 Tham gia vào việc cung cấp thông tin được số hóa để hinh thành nên
một xã hội số hóa thông tin điện tử, thông tin của kế toán được lưu trữ dưới

dạng các tập tin của máy tính cho nên dễ dàng số hóa để trao đổi thông tin
thông qua các báo cáo trên mạng nội bộ hay trên internet.
1.1.4. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Bước 1: Khảo sát yêu cầu
Đây là giai đoạn nhà phát triển khảo sát hệ thống để lập kế hoạch xây
dựng hay phát triển một phần mềm kế toán. Trên cơ sở đó, nhà phát triển xây
dựng một kế hoạch thực hiện dự án bao gồm mục tiêu, yêu cầu, phạm vi và
các hạn chế của dự án, đồng thời đưa ra các đánh giá về tính khả thi của dự
án. Nội dung khảo sát bao gồm:
- Tim hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống.
- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống.
- Xác định các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trong hệ
thống hiện thời.
- Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, chứng từ, quy định, sổ sách,…
- Thu thập các quy tắc quản lý bao gồm văn bản luật, các quy định,… chi
phối đến quá trinh xử lý thông tin.
- Nghiên cứu các chu trinh lưu chuyển và xử lý thông tin của hệ thống.
- Thống kê các phương tiện, công cụ được sử dụng trong hệ thống.
- Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, quy tắc xử lý nghiệp
vụ, yêu cầu của người dùng, các đánh giá về hệ thống, các nguyện vọng và kế
hoạch phát triển.
- Đánh giá hiện trạng và đề ra các giải pháp thực hiện sơ bộ.
Bước 2: Phân tích
Nội dung của bước là đi sâu vào tim hiểu chi tiết, bản chất của phần
mềm cần xây dựng. Trên cơ sở các thông tin từ bước khảo sát, người phát
Sv: Trần Khánh Chi

7

Lớp:CQ51/41.01

Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
triển tiến hành xây dựng mô hinh hệ thống và đề ra các giải pháp thiết kế sơ
bộ. Các bước phân tích bao gồm:
- Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý như
chứng từ, sổ sách, báo cáo…
- Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống.
- Xác định quy trinh nghiệp vụ hoạt động của hệ thống.
- Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai của
nghiệp vụ hoạt động của hệ thống.
- Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống về môi trường.
- Xây dựng mô hinh diễn tả hệ thống về chức năng:
+ Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống
+ Biểu đồ phân cấp chức năng
+ Biểu đồ luồng dữ liệu
+ Ma trận thực thể chức năng
+ Tài liệu đặc tả chức năng
-Xây dựng mô hinh diễn tả hệ thống về dữ liệu:
+ Mô hinh thực thể liên kết
+ Mô hinh dữ liệu quan hệ
-Xây dựng mô hinh về các ràng buộc và mối quan hệ của HTTT mới cần
phát triển với môi trường
- Phác họa giải pháp thiết kế bằng cách lựa chọn và mô tả chung một giải
pháp thiết kế thích hợp.
Bước 3: Thiết kế
Dựa trên các kết quả phân tích, người phát triển tiến hành thiết kế hệ
thống, trong đó xác định cấu trúc và cách thức làm việc của hệ thống để đáp
ứng các yêu cầu về nghiệp vụ, các yêu cầu của người dùng. Thiết kế hệ thống

bao gồm các công việc sau:
Sv: Trần Khánh Chi

8

Lớp:CQ51/41.01


Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
 Thiết kế kiến trúc hệ thống
- Nhằm xác định kiến trúc hệ thống (SA – Systems Architecture), trong
đó bao gồm các hệ thống con, các hệ thống con có mối liên hệ với nhau.
- Mỗi hệ thống con được chia thành hai phần: phần thực hiện thủ công và
phần thực hiện bằng máy tính.
- SA là hinh ảnh logic về hệ thống cần xây dựng có hướng tới các kĩ
thuật thực hiện.
- Sơ đồ SA thường được biểu diễn dưới dạng các đồ thị có hướng, trong
đó mỗi đỉnh của đồ thị là một hệ con, mỗi cung mô tả việc trao đổi thông tin
hoặc lời gọi của hệ con này tới hệ con kia.
 Thiết kế CSDL hệ thống:
Thiết kế CSDL là quá trinh chuyển các đặc tả dữ liệu logic thành đặc tả
dữ liệu vật lý để lưu dữ liệu, nghĩa là quá trinh chuyển mô hinh quan hệ thành
lược đồ dữ liệu vật lý. Việc thiết kế CSDL dựa trên mô hinh quan hệ và phụ
thuộc vào cấu trúc dữ liệu lưu giữ thực sự trên bộ nhớ ngoài máy tính. Nội
dung của bước này bao gồm:
-Phi chuẩn hóa lược đồ CSDL quan hệ:
+ Bổ sung các trường thuộc tính phụ thuộc cho mỗi quan hệ trong lược
đồ CSDL quan hệ.
+ Gộp các quan hệ có liên kết 1:1 với nhau thành một quan hệ nếu thấy

cần thiết.
+ Gộp các quan hệ có liên kết 1:N với nhau thành một quan hệ nếu thấy
cần thiết.
-Thiết kế trường: Trường là một thuộc tính của một bảng trong mô hinh
quan hệ, mỗi trường được đặc trưng bởi tên, kiểu, miền giá trị… Các bước
thiết kế trường:
+ Chọn kiểu dữ liệu
Sv: Trần Khánh Chi

9

Lớp:CQ51/41.01


Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
+ Xác định trường tính toán
+ Xác định trường làm khóa chính và định dạng giá trị cho trường khóa
chính
+ Xác định tính toàn vẹn dữ liệu: Mục đích là để đảm bảo các giá trị
được nhập vào tương ứng là đúng đắn ( Chọn giá trị ngầm định, Xác định
khuôn dạng dữ liệu, Xác định các giới hạn dữ liệu, Xác định tính toán toàn
vẹn tham chiếu, Xác định ràng buộc giá trị rỗng)
-Thiết kế file vật lý: Mỗi bảng dữ liệu trong mô hinh quan hệ được
chuyển thành một bảng đặc tả thiết kế như sau: Tên trường, kiểu dữ liệu, Kích
thước dữ liệu, Khuôn dạng, Ràng buộc, Mô tả.
 Thiết kế cấu trúc xử lý của các mô đun chương trinh:
Dựa trên tài liệu đặc tả chức năng và kết quả thiết kế kiên trúc hệ thống,
mỗi mô đun chương trinh được mô tả chi tiết xử lý bao gồm có:
-Thông tin đầu vào: Bao gồm các dữ liệu cần xử lý và các điều kiện ràng

buộc đối với dữ liệu đầu vào
- Sơ đồ giải thuật xử lý: Mô tả chi tiết quy trinh hoạt động xử lý dữ liệu
của mỗi mô đun, được diễn tả bằng sơ đồ khối hoặc ngôn ngữ giả mã
- Thông tin đầu ra: mô tả dạng thông tin thể hiện kết quả sau xử lý và các
điều kiện ràng buộc đối với dữ liệu đầu ra.
 Thiết kế giao diện chương trinh
Bao gồm thiết kế các thành phần sau:
-Thiết kế các mẫu biểu (Form) như biểu mẫu chương trinh chính các các
mẫu biểu mức con.
-Thiết kế thực đơn (Menu) chương trinh cho các mẫu biểu
-Thiết kế các mẫu báo cáo (Report)
Bước 4: Lập trinh

Sv: Trần Khánh Chi

10

Lớp:CQ51/41.01


Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định.
Giai đoạn này chính là việc tạo một project trong VFP:
- Tạo cơ sở dữ liệu cho hệ thống, trong đó có các tệp dữ liệu cùng với
mối liên hệ giữa các tệp. Ngoài ra có thể chứa các bảng tự do. Nếu thực hiện
sai bước này thi các bước sau đều vô nghĩa.
- Tạo các tài liệu cần thiết cho dự án, bao gồm:
+ Các Form
+ Các Report

+ Các Label
+ Tạo các lớp
- Viết code
- Tạo các tài liệu cần thiết khác như:
+ Menu
+ Các tệp văn bản
+ Các tệp khác
Bước 5: Thử nghiệm
Sau khi được xây dựng, phần mềm cần được thử nghiệm để xác định các
lỗi tiềm ẩn và đưa ra các giải pháp khắc phục trước khi triển khai trong thực
tế. Việc kiểm tra toàn bộ chương trinh thực hiện bằng cách chạy thử chúng
với một bộ dữ liệu giả định có tính đặc trưng sau đó đối chiếu với yêu cầu để
tim ra các lỗi. Các lỗi có thể gặp bao gồm:
- Lỗi không đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ làm cho hệ thống hoạt
động không như mong muốn
- Lỗi xảy ra bên trong của hệ thống như lỗi lập trinh, lỗi thiết kế…
1.1.5. Các công cụ xây dựng phần mềm
(1) Hệ quản trị cơ sở dữ liệu:
* Chức năng của hệ quản trị CSDL:
Sv: Trần Khánh Chi

11

Lớp:CQ51/41.01


Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
- Hệ quản trị CSDL cung cấp một môi trường để người sử dụng dễ dàng
khai báo kiểu dữ liệu, các cấu trúc dữ liệu thể hiện thông tin và các ràng buộc

dữ liệu.
- Hệ quản trị CSDL cung cấp môi trường cập nhật và khai thác CSDL
- Hệ quản trị CSDL cung cấp công cụ kiểm soát, điều khiển truy cập vào
CSDL.
* Một số hệ quản trị CSDL thường dùng:
 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual FoxPro
+ Ưu điểm:Visual Foxpro hỗ trợ về lập trinh hướng đối tượng, hỗ trợ
khả năng thiết kế giao diện trực quan, dễ dàng tổ chức CSDL, định nghĩa các
nguyên tắc áp dụng cho CSDL và xây dựng chương trinh ứng dụng, nó cho
phép nhanh chóng kiến tạo các biểu mẫu, vấn tin, báo biểu dựa vào bộ công
cụ thiết kế giao diện đồ họa. Hơn thế nữa, VFP dễ tách ứng dụng thành nhiều
mô-đun nên khá dễ dàng trong nâng cấp, sửa đổi.
+ Nhược điểm: Bảo mật kém, không an toàn, không thuận tiện chạy trên
môi trường mạng.
 Oracle
+ Ưu điểm:
- Tính bảo mật cao, tính an toàn dữ liệu cao, dễ dàng bảo tri – nâng cấp,
cơ chế quyền hạn rõ ràng, ổn định.
- Oracle tích hợp thêm PL/SQL, là một ngôn ngữ lập trinh có cấu trúc,
tạo thuận lợi cho các lập trinh viên.
- Oracle ngoài các kiểu dữ liệu thông thường còn có các kiểu dữ liệu đặc
biệt khác mang lại sức mạnh cho Oracle như Blob, clob, Bfile…
- Ngoài ra, Oracle còn có ưu điểm là quản lý được dữ liệu dư thừa, đảm
bảo tính nhất quán cho dữ liệu, tạo khả năng chia sẻ dữ liệu nhiều hơn và cải
tiến tính toàn vẹn cho dữ liệu.
Sv: Trần Khánh Chi

12

Lớp:CQ51/41.01

Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
+Nhược điểm:
- Oracle khá phức tạp trong việc cài đặt.
- Oracle chiếm nhiều dung lượng bộ nhớ, nếu dùng Oracle để quản trị
các CSDL nhỏ thi sẽ lãng phí dung lượng.
 Microsoft Acess
+Ưu điểm: Nhỏ gọn, cài đặt dễ dàng, phù hợp với các quy mô nhỏ.
+Nhược điểm: Hạn chế số người cùng truy cập vào CSDL, hạn chế về
kích thước CSDL, hạn chế tổng số module trong một ứng dụng, kích thước dữ
liệu càng lớn độ ổn định càng giảm, không hỗ trợ truy câp từ xa qua mạng.
 SQL Server
+ Ưu điểm:
- SQL Server là hệ quản trị cơ sở dữ liệu hoạt động theo mô hinh khách
chủ, cho phép đồng thời cùng lúc có nhiều người dùng truy xuất đến dữ liệu,
quản lý việc truy nhập hợp lệ và các quyền hạn của từng người dùng.
- Khả năng phục hồi dữ liệu nhanh chóng.
- SQL Server thích hợp cho việc quản lý cơ sở dữ liệu của các doanh
nghiệp với khả năng lưu trữ và xử lý đến hàng tỷ bản ghi.
- SQL Server còn được tích hợp chặt chẽ với các khuôn khổ của .NET,
tạo thuận lợi cho quá trinh quản lý cơ sở dữ liệu
- Dễ sử dụng, tốc độ ổn định
+ Nhược điểm:
- SQL Server chỉ chạy được trên nền tảng Windows trong khi MySQL
được hỗ trợ trên tất cả các nền tảng lớn như Windows, Unix, Linux… Ngoài
ra SQL Server còn gây khó khăn trong việc tương tác với các ứng dụng chạy
trên các nền tảng khác.
(2) Ngôn ngữ lập trình:

* Khái niệm:
Sv: Trần Khánh Chi

13

Lớp:CQ51/41.01


Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
Giữa người với người cần có ngôn ngữ để giao tiếp với nhau, giữa máy
tính và con người cũng vậy. Ngôn ngữ để giao tiếp giữa con người và máy
tính được gọi là ngôn ngữ lập trinh. Ngôn ngữ lập trinh là một tập các chỉ thị
được sắp xếp theo một trật tự định trước nhằm hướng dẫn máy tính thực hiện
các thao tác, hành động cần thiết để đáp ứng một mục tiêu đã định trước của
con người.
Một ngôn ngữ lập trinh phải thỏa mãn hai điều kiện:
- Nó phải dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập trinh, để con người có
thể dùng nó để giải quyết các bài toán.
- Nó phải miêu tả một cách đầy đủ và rõ ràng các tiến trinh để có thể
chạy được trên máy tính.
* Tại sao phải sử dụng ngôn ngữ lập trình?
Để xử lý công việc một cách nhanh chóng và chính xác thi con người
cần có sự trợ giúp của máy tính. Tuy nhiên máy tính không hiểu được ngôn
ngữ tự nhiên của con người, vi vậy nếu các chương trinh viết bằng ngôn ngữ
tự nhiên thi máy tính không thể thao tác được. Do vậy ngôn ngữ lập trinh ra
đời để giúp cho con người và máy tính tương tác với nhau. Quá trinh lập trinh
chính là việc mã hóa thông tin tự nhiên thành ngôn ngữ máy. Các chương
trinh muốn chạy được trên máy tính đều phải được viết bằng các ngôn ngữ lập
trinh.

* Một số loại ngôn ngữ lập trình thông dụng:
+ Ngôn ngữ lập trinh hướng cấu trúc: cho phép diễn tả một thuật giải dễ
dàng cũng như áp dụng thuật toán “chia để trị” giúp tránh lỗi khi viết các
chương trinh lớn, phức tạp. Phương pháp này rất phổ biến và vẫn áp dụng
nhiều trong hiện tại. VD: Pascal, C…
+ Ngôn ngữ lập trinh hướng đối tượng: là phương thức cao hơn của lập
trinh, cho phép “đóng gói” dữ liệu và các phương thức hoạt động trên chúng,
Sv: Trần Khánh Chi

14

Lớp:CQ51/41.01


Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
đồng thời “cách ly” các đối tượng với nhau. Mới hơn so với lập trinh cấu trúc
và được áp dụng nhiều trong thực tế. VD: C++, C#, Java, Ada…
(3) Công cụ tạo báo cáo
Khái niệm
Là các chương trinh trợ giúp người lập trinh lập cáo báo cáo (report) cho
phần mềm xây dựng – một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương
trinh ứng dụng, chứa các thông tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được
hiển thị ra máy in hoặc màn hinh
Đặc điểm báo cáo trong phần mềm kế toán
Trong phần mềm kế toán, các báo cáo phải được thiết kế theo mẫu nhất
định để cung cấp thông tin tổng hợp theo các yêu cầu quản lý vi vậy báo cáo
phải in được và xem được trên màn hinh máy tính.
Các công cụ tạo báo cáo thường dùng:
- Tích hợp sẵn trong phần mềm

- Crystal report là công cụ tạo báo cáo được sử dụng nhiều nhất hiện nay
nó cho phép:
 Nhận và định dạng dữ liệu từ CSDL
 Thiết kế báo cáo trực quan
 Chuyển dữ liệu thô sang đồ thị, biểu đồ…
+Người dùng có thể ấn định thông số giới hạn dữ liệu đưa vào báo cáo ,
làm nổi bật những thông tin phù hợp với tiêu chuẩn đề ra mà không làm ảnh
hưởng đến dữ liệu gốc nguồn.
+File Crystal report có dạng *.rpt
1.2. Lý luận chung về công tác kế toán bán hàng
A.Kế toán
Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ
tài sản và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các
Sv: Trần Khánh Chi

15

Lớp:CQ51/41.01


Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
hoạt động kinh tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông
tin hữu ích cho việc ra các quyết định về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả
của các hoạt động trong doanh nghiệp.
B.Bán hàng
Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với phần
lớn lợi ích và rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán
hoặc chấp nhận thanh toán. Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động
sản xuất kinh doanh, đây là quá trinh chuyển hoá vốn từ hinh thái vốn sản

phẩm, hàng hoá sang hinh thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán. Vi vậy,
đẩy nhanh quá trinh bán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kỳ sản xuất
kinh doanh, tăng nhanh vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.
Kế toán bán hàng có nhiệm vụ phải phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời,
chính xác tinh hinh hiện có và sự biến động của từng loại sản phẩm, hàng hoá
theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị. Đồng thời, cung cấp các
thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định kỳ phân tích
hoạt động kinh tế liên quan đến quá trinh bán hàng.
1.2.1. Nhiệm vụ và vai trò của kế toán bán hàng
Nhiệm vụ:
Quản lý về mặt giá cả: doanh nghiệp phải xây dựng một bảng giá thích
hợp cho từng mặt hàng, phương thức bán hàng, từng địa điểm bán hàng.
Quản lý về số lượng, chất lượng, giá trị hàng hóa bán ra: bao gồm quản
lý từng người mua, từng lần gửi bán, từng lần xuất hàng, từng nhóm hàng.
Quản lý được lượng hàng bán ra, lượng hàng tồn kho, lượng hàng bị trả lại,
biết được mặt hàng bán nhiều nhất trong tháng…
Quản lý việc thu hồi tiền hàng, doanh thu từ bán hàng: biết được doanh
thu của doanh nghiệp, theo dõi công nợ của từng khách hàng…

Sv: Trần Khánh Chi

16

Lớp:CQ51/41.01


Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
Đề đáp ứng được nhiệm vụ của công tác quản lý bán hàng thi kế toán
bán hàng phải thực hiện tốt các nhiệm vụ:

 Phản ánh và ghi chép đầy đỷ, kịp thời, chính xác tinh hinh hiện có và
sự biến động của từng loại thành phẩm, hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất
lượng, chủng loại và giá trị
 Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh
thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh
nghiệp, đồng thời theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng.
 Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát
tinh hinh thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tinh hinh phân phối kết quả
hoạt động.
 Cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và
định ki phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trinh bán hàng, xác
định và phân phối kết quả.
 Cung cấp thông tin cần thiết về tinh hinh bán hàng, phục vụ cho việc
chỉ đạo, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
 Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trinh bán
hàng.
Vai trò:
Bán hàng đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp
nói riêng cũng như sự phát triển của nền kinh tế xã hội nói chung.
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, đây
là quá trinh chuyển hoá vốn từ hinh thái vốn sản phẩm, hàng hoá sang hinh
thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán. Vi vậy, đẩy nhanh quá trinh bán
hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanh
vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.
Sv: Trần Khánh Chi

17

Lớp:CQ51/41.01

Đồ Án Tốt Nghiệp
Học Viện Tài Chính
Việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng là tất yếu, công việc kế toán
bán hàng có tốt, có lợi nhuận nó sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp có chiến lược
bán hàng một cách hợp lý.
1.2.2. Các phương thức bán hàng, thanh toán:
a. Các phương thức bán hàng :
 Bán buôn hàng hóa:
Là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp
sản xuất, để thực hiện bán ra hoặc để gia công chế biến bán ra.
-Đặc điểm:
+ Số lượng lớn hoặc hàng được bán theo lô hàng.
+ Hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng.
+ Giá bán biến động tùy thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức
thanh toán.
 Bán lẻ hàng hóa:
Bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người dùng hoặc các tổ
chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng
nội bộ.
- Đặc điểm:
+ Hàng hóa đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng.
+ Giá trị và thời gian sử dụng của hàng hóa đã được thực hiện.
+ Bán đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định.
b. Các phương thức thanh toán:
Phương thức thanh toán thể hiện sự tín nhiệm giữa hai bên, đồng thời nó
cũng nói lên sự vận động giữa hàng hóa và tiền, đảm bảo cho 2 bên mua và bán
cùng có lợi.Tùy vào lượng giao dịch, mối quan hệ giữa hai bên và phương thức

Sv: Trần Khánh Chi

18

Lớp:CQ51/41.01