xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp simco

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

MỤC LỤC
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU 4 -
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU 2
LỜI NÓI ĐẦU 3
1.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần thép và vât tư công nghiệp SIMCO 5
1.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty 7
1.4.1. Chứng từ hạch toán 15
3.1.3. Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống kế toán bán hàng 35
3.2.3. Mô hình Relationships 56
3.3. Lựa chọn ngôn ngữ lập trình: Visual Basic 6.0 56
3.2.9 Một số form khác 66
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
1
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU 2
LỜI NÓI ĐẦU 3
1.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần thép và vât tư công nghiệp SIMCO 5
1.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty 7
1.4.1. Chứng từ hạch toán 15
3.1.3. Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống kế toán bán hàng 35
3.2.3. Mô hình Relationships 56
3.3. Lựa chọn ngôn ngữ lập trình: Visual Basic 6.0 56
3.2.9 Một số form khác 66
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
2
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

LỜI NÓI ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường, mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp là tối đa
hoá lợi nhuận, mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Để đạt được điều đó đòi hỏi các nhà
quản lý phải có những biện pháp thiết thực trong chiến lược kinh doanh của mình. Một
trong những chiến lược mũi nhọn của các doanh nghiệp là tập trung vào khâu bán
hàng. Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình luân chuyển hàng hoá trong doanh
nghiệp, giúp doanh nghiệp tạo nguồn thu bù đắp những chi phí bỏ ra, từ đó tạo ra lợi
nhuận phục vụ cho quá trình tái sản xuất kinh doanh.
Vấn đề đặt ra là làm sao tổ chức tốt khâu bán hàng, rút ngắn được quá trình luân
chuyển hàng hoá, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh. Trong đó biện pháp quan
trọng nhất, hiệu quả nhất phải kể đến là thực hiện tốt công tác kế toán bán hàng. Kế
toán bán hàng giữ vai trò hết sức quan trọng, là phần hành kế toán chủ yếu trong công
tác kế toán của doanh nghiệp. Góp phần phục vụ đắc lực hoạt động bán hàng của mỗi
doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tăng nhanh khả năng thu hồi vốn, kịp thời tổ chức
quá trình kinh doanh tiếp theo, cung cấp thông tin nhanh chóng để từ đó doanh nghiệp
phân tích, đánh giá lựa chọn các phương án đầu tư có hiệu quả.
Vì vậy, để có thể đứng vững trong thị trường cạnh tranh và không ngừng phát
triển mở rộng sản xuất đòi hỏi các doanh nghiệp phải đặc biệt quan tâm tới công nghệ
thông tin, nó làm thay đổi lớn trong lĩnh vực sản xuất, cơ sở hạ tầng, cấu trúc kinh tế và
đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.
Sau một thời gian ngắn thực tập tại Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp
SIMCO được sự quan tâm giúp đỡ của các cán bộ Phòng Kế toán tại Công ty và những
kiến thức đã được học ở trường em nhận thức được vai trò quan trọng của công tác kế
toán bán hàng đối với sự hoạt động và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, em đã chọn
đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thép và vật tư
công nghiệp SIMCO” làm đề tài cho báo cáo tốt nghiệp. Mục tiêu xây dựng một hệ
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
3
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

thống quản lý cho công ty nhằm đáp ứng những yêu cầu phù hợp với công tác quản lý
của công ty và quản lý bán hàng với độ phong phú riêng. Nội dung của chuyên đề thực
tập này đề cập đến một số khía cạnh trong công tác quản lý nhập, xuất, thanh toán của
công ty, chuyên đề được thực hiện với thiết kế kiểu cấu trúc và cài đặt trong môi
trường Visual Basic 6.0. Đề tài bao gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thép và vật tư công
nghiệp SIMCO.
Chương 2: Cơ sở phương pháp luận và công cụ cần thiết để thực hiện đề tài.
Chương 3: Xây dựng chương trình phần mềm kế toán bán hàng tại Công ty
cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO.
Do quá trình tìm hiểu và đánh giá việc thực hiện quá trình kế toán bán hàng tại
công ty có hạn chế nên trong việc thực hiện và xây dựng báo cáo thực tập của em tất
yếu không tránh khỏi được những sai sót. Vì vậy em rất mong có được sự chỉ bảo
hướng dẫn của thầy cùng các anh, chị phụ trách chuyên môn trong công ty để báo cáo
của em được hoàn thiện hơn và em có điều kiện hơn trong học tập và trau dồi thêm
kiến thức.
Em xin chân thành cảm ơn thầy Phùng Tiến Hải đã tận tình hướng dẫn và chỉ
bảo em trong suốt quá trình thực tập để em có thể hoàn thành một cách tốt nhất chương
trình này. Và em cũng gửi đến Ban Giám đốc, anh, chị trong Công ty cổ phần thép và
vật tư công nghiệp SIMCO đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại công ty, tạo điều
kiện thuận lợi để em có thể thực hiện chương trình này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 30 tháng 3 năm 2014
Sinh viên thực hiện
Mai
Vũ Thị Mai
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
4
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN THÉP VÀ VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP SIMCO
1.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần thép và vât tư công nghiệp SIMCO
1.1.1. Đăc điểm chung
- Tên công ty:
+ Tên Việt Nam: Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO.
+ Tên tiếng Anh: STELL INDUSTRY MATERIAL STOCK
COMPANY.
- Địa chỉ: Tầng 6 – Tòa nhà Simco – Phạm Hùng – Từ Liêm – Hà Nội.
- Mã số doanh nghiệp: 0100902925 ngày 28 tháng 12 năm 2006.
- Tổng Giám Đốc: Nguyễn Thị Thanh Thủy.
- Loại hình doanh nghiệp: cổ phần.
- Vốn điều lệ: 140.000.000.000 đồng.
- Vốn pháp định: 6.000.000.000 đồng.
- Ngành nghề: Xây dựng – Vật liệu xây dựng.
- Tel: (84)04.7843000.
- Fax: (84)04.7846444.
- Website: www.simco.com
- Email:
- Các chi nhánh:
+ Chi nhánh Hải Phòng
Tel: (84)031.850796
Fax: (84)031.850065
Email:
+ Chi nhánh Hải Dương
Tel: (84)0320.879005
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
5
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

Fax: (84)0320.879000
Email:
- Văn phòng đại diện
+ Tại Đà Nẵng:
Địa chỉ: 700 Điện Biên Phủ, Phường Thanh Khê Tây, Quận Thanh
Khê, Thành phố Đà Nẵng.
Tel: 0511.814202.
Fax: 0511.814202.
+ Tại Thành phố Hồ Chí Minh:
Địa chỉ: 630 khu phố 1, Phường An Lạc, Quận Bình Tân, Thành
phố Hồ Chí Minh.
Tel: 08.7561482.
Fax: 08.7561482.
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
6
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

1.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty
1.2. Giới thiệu đề tài tốt nghiệp
1.2.1. Tên đề tài
“ Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thép và vật tư công
nghiệp SIMCO”
1.2.2. Lý do chọn đề tài
Trong công tác kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp
SIMCO vẫn còn gặp rất nhiều khó khăn. Việc cập nhật và xử lý đơn đặt hàng, phiếu
thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… còn chồng chéo. Công ty đã đưa tin
học vào công tác quản lý và kinh doanh nhưng công tác tin học hóa mới chỉ ở bước
đầu, tình trạng nhầm lẫn, sai xót trong việc xử lý thông tin vẫn xảy ra đòi hỏi nhiều
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01

7
Ban Giám Đốc
Trưởng phòng
Kinh doanh
Trưởng phòng
Kế toán
Phòng
Giao dịch
Trưởng phòng
Tổng hợp
KT
tổng hợp
KT
bán hàng
Bộ phận
chuyên chở
hàng hóa
Quản lý
Thông tin
Marketting
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

thời gian, nhân lực, tốc độ chậm, làm ảnh hưởng tới vấn đề kinh tế của công ty. Đặc
biệt là trong công tác quản lý bán hàng đòi hỏi cập nhật thông tin một cách chi tiết,
chính xác, thường xuyên và nhanh chóng.
Từ thực tế trên đòi hỏi công tác bán hàng cần có sự đổi mới về kỹ thuật, nghiệp
vụ, về quy trình công nghệ. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào phục vụ việc kế toán
bán hàng đang là yêu cầu cần thiết. Vì vậy đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý thống
nhất, được cài đặt chung cho toàn công ty nhằm nâng cao trình độ kế toán, tính nhất
quán trong dữ liệu, việc quản lý sổ sách, giấy tờ và cập nhập dữ liệu trên máy một cách

đồng bộ, đáp ứng nhu cầu thống kê, báo cáo.
Thêm vào đó, với cơ cấu hoạt động của công ty như hiện nay, nếu ban quản lý
muốn biết tình hình kinh doanh của công ty ngay thì bộ phận kế toán của công ty thống
kê số liệu và lên báo cáo. Để làm được việc đó thì phải mất nhiều thời gian và không
đảm bảo được tính chính xác. Hơn nữa còn ảnh hưởng đến việc kinh doanh của công
ty.
Chính vì vậy giải pháp hiệu quả nhất là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng
công nghệ thông tin vào việc quản lý cơ sơ dữ liệu. Nếu xây dựng thành công phần
mềm kế toán bán hàng sẽ có những lợi ích sau:
> Đảm bảo việc cập nhập chính xác với số lượng không hạn chế.
> Đưa ra các báo cáo nhập xuất tồn theo yêu cầu của người quản lý tại
thời điểm bất kì.
> Tự động hóa để hệ thống tránh việc cập nhật thông tin một cách thủ
công.
> Tiết kiệm thời gian, nhân lực và tiền bạc.
> Tránh sự chồng chéo quá nhiều trong quá trình quản lý.
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
8
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

> Nâng cao hiệu quả của công tác kế toán bán hàng của công ty.
Với những lý do nêu trên cũng như mong muốn được áp dụng những kiến thức
kinh tế cũng như tin học đã được tiếp thu trong quá trình học tập tại trường, để áp dụng
kiến thức đó vào thực tế, em đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng phần mềm kế toán
bán hàng tại Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO”.
1. 3. Giới thiệu về hệ thống kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thép và vật tư
công nghiệp SIMCO
1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Để phát huy thế mạnh của mình thì việc đầu tiên công ty phải xây dựng một hệ
thống kế toán chặt chẽ, phù hợp với tình hình sản xuất, quy mô, tính chất công việc của

công ty.
Với những đặc điểm tính chất của kế toán thì việc tổ chức hệ thống kế toán
trong các tổ chức, đơn vị nói chung, trong các công ty nói riêng là không thể thiếu vì
nó có ý nghĩa không chỉ với các công ty mà còn có ý nghĩa đối với công tác quản lý
của Nhà Nước.
Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO chuyên nhập và sản xuất
thép, vật tư công nghiệp. Vì vậy các nghiệp vụ phát sinh phụ thuộc vào các hợp đồng
xây dựng. Nhất là trong thời buổi hiện nay có rất nhiều công ty bán mặt hàng này. Vậy
bộ máy kế toán trong doanh nghiệp phải phù hợp với tình hình phát triển của công ty
trong từng giai đoạn, được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
9
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ phòng kế toán
• Kế toán trưởng:
Chỉ đạo công tác chung của phòng kế toán, chịu trách nhiệm chung.
Lên kế hoạch tài vụ, tài chính hàng năm.
Hạch toán tổng hợp.
Theo dõi tài sản cố định.
Lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán quý, năm.
• Kế toán tổng hợp
Thanh toán các khoản tiền hàng nhập, xuất của công ty.
Thanh toán các khoản tiền lương, trích theo lương.
Thanh toán nợ.
Thanh toán tiền gửi.
Thanh toán tiền mặt, tạm ứng, bảo hiểm.
• Thủ quỹ.
Xem xét và kiểm tra các chứng từ, số liệu đã ký duyệt để xuất quỹ, bảo quản và
chịu trách nhiệm về số tiền tại quỹ.

Công ty là một doanh nghiệp hạch toán độc lập, do đặc điểm phát sinh các
nghiệp vụ và công tác kế toán làm thủ công, vì vậy tổ chức kế toán được xây dựng phù
hợp với năng lực trình độ của kế toán viên để họ làm việc hiệu quả nhất.
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
10
Kế toán trưởng
PHÒNG
KẾ
TOÁN
Kế toán bán hàng
Kế toán tổng hợp
Thủ quỹ
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

1.3.2. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng tại công ty
Bán hàng là khâu cuối cùng trong hoạt động kinh doanh, là quá trình thực hiện
giá trị của hàng hoá. Nói khác đi, bán hàng là việc chuyển giao hàng hoá, dịch vụ cho
khách hàng, và khách hàng trả tiền hay chấp nhận trả tiền cho doanh nghiệp. Đó cũng
chính là sự vận động của vốn kinh doanh từ vốn thành phẩm sang vốn bằng tiền và
hình thành kết quả. Trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, hàng hoá bán được
là yếu tố quan trọng cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Hàng hoá đạt tiêu
chuẩn chất lượng cao, giá thành hạ thì hàng hoá của doanh nghiệp tiêu thụ nhanh mang
lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp một vị trí vững chắc trên
thị trường.
Trong quá trình bán hàng do phải chi ra những khoản tiền phục vụ việc bán
hàng gọi là chi phí bán hàng. Tiền mua hàng được tính theo giá bán chịu có thuế giá trị
gia tăng gọi là doanh thu bán hàng. Ngoài doanh thu bán hàng còn có các doanh thu
khác như doanh thu từ hoạt động tài chính.
Trong quá trình hoạt động doanh nghiệp phải tính đuợc kết quả kinh doanh dựa
trên việc so sánh giữa doanh thu bán hàng và chi phí bán hàng.

Kế toán bán hàng cần thực thiện các nhiệm vụ sau:
- Ghi chép đầy đủ kịp thời khối lượng thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ bán ra và
tiêu thụ nội bộ. Tính toán đúng đắn trị giá vốn của hàng đã bán. Chi phí bán hàng và
các khoản chi phí khác nhằm xác định đúng kết quả.
- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện chỉ tiêu kế hoạch bán hàng, doanh thu
bán hàng của đơn vị, kế hoạch lợi nhuận, tình hình thanh toán tiền hàng, nộp thuế và
làm nghĩa vụ đối với Nhà Nước.
- Cung cấp thông tin chính xác đầy đủ kịp thời về tình hình bán hàng giúp cho
việc lập báo cáo tài chính, quản lý của doanh nghiệp.
- Phản ánh kịp thời doanh thu bán hàng để xác định kết quả bán hàng, đôn đốc, kiểm
tra, đảm bảo thu đủ và kịp thời tiền bán hàng, tránh bị chiếm dụng vốn bất hợp lý.
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
11
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

1.3.3. Hệ thống sổ sách kế toán
Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO với đặc điểm hiện nay và
điều kiện thực tế công ty áp dụng theo hình thức Nhật ký chung. Vì hình thức sổ đơn
giản, dễ làm, phù hợp với trình độ và khả năng của kế toán viên trong doanh nghiệp và
quy mô, tính chất, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Công ty tổ chức hệ thống sổ sách kế toán tuân theo các chuẩn mực, nguyên tắc
và chế độ kế toán quy định như:
- Đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản sử dụng với việc xây dựng hệ
thống sổ sách kế toán.
- Kết cấu và nội dung ghi chép phản ánh đúng và kịp thời, ghi chép đúng theo
từng loại sổ quy định, phù hợp với năng lực quản lý và kế toán.
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán đảm bảo tính khoa học, tiết kiệm, tiện lợi cho việc
kiểm tra, đối chiếu.
- Công ty chỉ mở một hệ thống sổ kế toán chính thức theo các hình thức tổ chức
sổ kế toán đã quy định và đăng ký với bộ tài chính về hình thức sổ kế toán sử dụng. Sổ

kế toán được in sẵn bằng mẫu do bộ tài chính cấp, có thể là quyển hoặc tờ rời có ghi rõ
số tờ và đóng dấu của đơn vị.
Việc tiến hành mở sổ, khoá sổ phải tuân theo những quy định chung như: tính
trung thực, đầy đủ, chính xác, kịp thời ghi chép, cộng dồn. Riêng đối với quỹ tiền mặt
thì được khoá sổ vào cuối ngày. Ngoài ra, mỗi lần khoá sổ kế toán người ghi sổ, kế
toán trưởng phải ký xác nhận vào sổ. hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai
thường xuyên, tính thuế theo phương pháp khấu trừ thuế.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số
phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
12
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo
tài chính.
Về nguyên tắc Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối
phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng
kỳ.


Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ quá trình ghi sổ kế toán ghi chép theo hình thức Nhật ký chung
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
13
Nhật ký chung
Sổ Cái
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ nhật ký đặc biệt

Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
Chứng từ kế toán
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ,
trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật kí chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi
trên sổ nhật kí chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu công ty
có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật kí chung, các nghiệp vụ
phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Do tần suất các nghiệp vụ thu tiền, chi tiền, bán hàng xảy ra nhiều nên công ty
sử dụng các sổ nhật kí đặc biệt. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn
cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật kí dặc biệt liên quan. Định kì 3, 5, 10…
ngày hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từ sổ nhật kí đặc
biêt, lấy số liệu để ghi vào sổ cái tài khoản liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đôi số
phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng
hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài
chính.
1.4. Thực trạng của đề tài, dữ liệu đầu vào và đầu ra
Sơ đồ 1.4: Sơ đồ xử lý luồng dữ liệu
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
14
Hệ thống Báo Cáo
- Báo cáo nhập
- Báo cáo xuất
- Nhật kí thu tiền
- Nhật kí chi tiền

- Nhật kí bán hàng
- Nhật kí chung
- Sổ chi tiết các tài
khoản liên quan
- Sổ Cái
Dữ liệu đầu vào
- Phiếu thu
- Phiếu Chi
- Giấy Báo Nợ
- Giấy Báo Có
- Hợp đồng
- Đơn đặt hàng
- Phiếu xuất
kho
- Phiếu nhập
kho
Kế toán
bán
hàng
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

1.4.1. Chứng từ hạch toán
 Phiếu thu
• Khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền mặt, căn cứ vào các hoá đơn
bán hàng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, … kế toán lập phiếu thu tiền mặt.
• Phiếu thu được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần) 1 liên
lưu lại nơi lập phiếu, 2 liên được chuyển cho kế toán duyệt. Sau khi được kế
toán trưởng duyệt, phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ để thu tiền. Thủ quỹ
khi nhận tiền xong phải ghi số tiền thực nhập, đóng dấu “đã thu” và ký vào
phiếu thu. Phiếu thu được trả một liên cho người nộp tiền, một liên được thủ

quỹ giữ lại để ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết để cuối ngày chuyển cho kế toán
tìên mặt ghi sổ.
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
15
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

Mẫu chứng từ:
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VÀ VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP SIMCO
Địa chỉ: 28 Phạm Hùng – Mỹ Đình – Từ Liêm – Hà Nội
PHIẾU THU TIỀN MẶT
Ngày 08/ 01/ 2014
Số phiếu: 45/11
Người nhận tiền: Cao Thị Hoa
Chức vụ : Tổ trưởng tổ bán hàng
Lý do thu : Công ty TNHH An Khánh trả tiền vận chuyển xi măng
Số tiền : 495.000
Bằng chữ : Bốn trăm chín mươi lăm nghìn đồng chẵn./.
Kèm theo 1 chứng từ gốc
Đã nhận đủ số tiền
Ngày 08 tháng 01 năm 2014
Người lập phiếu Khách hàng Thủ quỹ Kế toán trưởng
Giám đốc
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
16
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

 Phiếu chi
• Phản ánh các nghiệp vụ chi tiền mặt.
• Phiếu chi được lập thành 2 liên, một liên lưu lại nơi lập phiếu, một
liên dùng để thủ quỹ chi tiền. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi để chi tiền sau

khi có đủ chữ ký của kế toán trưởng, thủ trương đơn vị. Sau khi nhận đủ
tiền, người nhận tiền phải ký ghi rõ họ tên và đóng dấu đã chi vào phiếu chi.
Căn cứ vào sổ tiền thực chi thủ quỹ ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết.
Mẫu phiếu chi:
 Tiền gửi ngân hàng
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
Tên công ty: Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO
Địa chỉ: 28 Phạm Hùng – Mỹ Đình – Từ Liêm – Hà Nội
PHIẾU CHI TIỀN MẶT
Ngày 09 tháng 01 năm 2014
Số phiếu: 44/11
Người chi tiền: Ninh Đình Tuyến
Chức vụ : Nhân viên bán hàng
Lý do chi : Thanh toán chi phí bán hàng
Số tiền : 600.000
Bằng chữ : Sáu trăm nghìn đồng chẵn
Kèm theo 1 chứng từ gốc
Đã nhận đủ tiền
Ngày 09 tháng 01 năm 2012
Người lập phiếu Khách hàng Thủ quỹ
Kế toán trưởng
Giám đốc
17
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

• Tiền gửi ngân hàng bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc,…
của công ty đang được gửi tại các ngân hàng.
• Hạch toán tiền gửi ngân hàng phải căn cứ vào giấy báo có, giấy
báo nợ hoặc bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc.
• Hạch toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng loại tiền gửi ngân

hàng, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý… gửi ở ngân hàng cả về số lượng và giá trị.
• Mỗi ngân hàng có một mẫu giấy báo nợ, giấy báo có riêng nên gọi
chung là chứng từ hạch toán.
 Đơn đặt hàng
Kế toán phụ thuộc vào đơn đặt hàng của quý công ty để xác định lượng hàng sẽ
xuất và phải đưa yêu cầu nhập thêm nếu hết hàng.
Mẫu đơn đặt hàng:
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
18
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Đơn đặt hàng
Số: 001/2014
Kính gửi: Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO
Công ty TNHH Hoàng Hà có nhu cầu đặt hàng tại quý công ty theo mẫu yêu
cầu.
Nội dung đặt hàng như sau:
STT Tên mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Thép tròn trơn Kg 1.000 15.950 15.950.000
2 Thép tròn truốt Kg 100 17.050 1.705.000
3 Thép vuông tổ hợp Kg 100 14.796 1.479.000
4 Thép vuông đặc Kg 100 15.950 1.595.000
5 Thép tổ hợp Kg 100 14.630 1.463.000
Tổng cộng: 22.192.000
Thời gian giao hàng: Ngày 22 tháng 01 năm 2014
Địa điểm giao hàng: Công ty TNHH Hoàng Hà số 12 Minh Khai – Từ Liêm – Hà Nội
Phương thức thanh toán:

- Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
- Thanh toán trước 50% giá trị hợp đồng, 50% còn lại thanh toán sau khi giao
hàng.
Hà Nội, ngày 08 tháng 01 năm 2014
Giám đốc công ty
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
19
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

1.4.2. Dữ liệu đầu ra
 Nhật kí thu tiền
Là sổ nhật kí đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của công ty. Mẫu
sổ này được mở riêng cho thu tiền măt, tiền qua ngân hàng cho từng loại tiền
(đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi thu tiền.
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
20
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

 Nhật kí chi tiền
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
Tên công ty: Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO
Địa chỉ: 28 Phạm Hùng – Mỹ Đình – Từ Liêm – Hà Nội
NHẬT KÍ THU TIỀN
Năm 2014
Tài khoản: 111
Đơn vị tính: 1000 đồng
Ngày
tháng ghi
sổ
Chứng từ Diễn giải

Ghi
nợ
TK
Ghi có các tài khoản
Số Ngày 112 131 Tài khoản khác
Số
tiền
Số
hiệu
1 2 3 4 5 6 7 8 9
0 0 0 0 0
08/01/2014 001 08/01/2014
Doanh thu bán xi
măng Hoàng Thạch
8,000 0 0 8,000 511
21/01/2014 002 21/01/2014
Phiếu thu tiền mặt
rút TGNH về quỹ
tiền mặt
2,000 2,000 0 0 0
22/01/2014 003 22/01/2014
Tổng giá thanh
toán bán ống thép
4,000 0 0 4,000 711
31/01/2014 004 31/01/2014
Thu tiền bán phế
liệu
1,000 0 0 1,000 152
31/01/2014 005 31/01/2014 Thu tiền tạm ứng 4,500 0 0 4,500 141
31/01/2014 006 31/01/2014

Doanh thu bán
gạch Hoàng Hà
40,00
0
0 0
40,00
0
511
21
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

Là sổ nhật kí đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền của công ty. Mẫu
sổ này được mở riêng cho chi tiền măt, tiền qua ngân hàng cho từng loại tiền
(đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi chi tiền.
 Nhật kí bán hàng
Là sổ nhật kí đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng của công ty như
hàng hóa, dịch vụ theo hình thức bán chịu, trường hợp trả tiền trước khi phát
sinh nghiệp vụ bán hàng cũng được ghi chép vào sổ này.
 Nhật kí chung
Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát
sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh mối quan hệ đối ứng tài khoản để
phục vụ việc ghi sổ cái. Số liệu ghi trên nhật kí chung được dùng làm căn cứ để
ghi sổ cái.
 Sổ cái
Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát
sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống
tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị. Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số
trang liên tiếp trên sổ cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán.
1.5. Quy trình xử lý dữ liệu chủ yếu
• Đề tài được mổ tả dưới dạng thuật toán như sau:

Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
22
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

• Từ những chứng từ gốc kế toán cập nhật vào Cơ sở dữ liệu qua chương
trình, sau đó dữ liệu được hiển thị lên màn hình thông qua các giao diện được thiết kế
phù hợp theo chương trình. Khi có yêu cầu về báo cáo, hệ thống sẽ thống kê một cách
đầy đủ nhất và nhanh nhất có thể các thông tin được yêu cầu.
• Yêu cầu của hệ thống: các số dư trên báo cáo phải khớp với số dư thực tế
của các tài khoản.
1.6. Kế hoạch xây dựng đề tài
• Khảo sát và lập kế hoạch: Tiến hành khảo sát và thu thập thông tin của hệ thống
hiện thời (mô tả và đánh giá hiện trạng). Thiết lập dự án: Mục tiêu, yêu cầu, phạm vi,
đánh giá tính khả thi, trình tự thực hiện, phân chia công việc, lịch thực hiện.
• Phân tích: Xây dựng các lưu đồ.
• Thiết kế: Tiến hành thiết kế kiến trúc hệ thống, các module, giao diện, CSDL,
báo cáo và lập tài liệu thiết kế hệ thống.
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
23
Chứng từ gốc
Cập nhập
Xử lý dữ liệu
Báo Cáo
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

• Thực hiện: lựa chọn môi trường cài đặt, công cụ cài đặt dữ liệu và chức năng,
công cụ tạo giao diện và báo cáo; xây dựng hệ thống, viết tài liệu sử dụng.
• Kiểm thử: Lựa chọn công cụ kiểm thử, kiểm chứng các module chức năng của
HTTT, thử nghiệm HTTT, khắc phục các lỗi nếu có.
• Cài đặt, vận hành và bảo trì: Cài đặt, đào tạo người dùng của hệ thống, phát

hiện và sửa chữa sai sót, viết báo cáo nghiệm thu.
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
24
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ NHỮNG CÔNG CỤ CẦN
THIẾT ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
2.1 Cơ sở phương pháp luận
2.1.1 Tổng quan về quá trình phân tích hệ thống thông tin quản lí
Phân tích hệ thống theo nghĩa chung nhất là khảo sát nhận diện và phân định các
thành phần của một phức hợp và chỉ ra các mối liên hệ giữa chúng. Theo nghĩa hẹp,
phân tích hệ thống là giai đoạn 2, đi sau giai đoạn khảo sát sơ bộ, là giai đoạn bản lề
giữa khảo sát sơ bộ và giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống.
Kết quả của giai đoạn này ta xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng
xử lí của hệ thống. Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic chuẩn bị cho giai đoạn
thiết kế vật lý. Yêu cầu đòi hỏi thiết kế logíc một cách hoàn chỉnh trước khi thiết kế vật
lí.
Đường lối thực hiện:
+ Phân tích trên xuống (Top-down): Phân tích từ đại thể đến chi tiết, thể hiện
phân rã các chức năng ở biểu đồ phân cấp chức năng và ở cách phân mức ở BLD.
+ Chuyển từ mô tả vật lí sang mô tả logic.
Trong giai đoạn này ta chủ yếu đi phân tích các nghiệp vụ quản lí của hệ thống,
vì thế ta cần phải mô tả các chức năng nghiệp vụ của hệ thống và những mối quan hệ
bên trong chức năng đó, cũng như mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài.
Mô hình nghiệp vụ được thể hiện bằng một số dạng khác nhau. Mỗi dạng mô tả
về một khía cạnh của hoạt động quản lí.
Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01
25