Ứng dụng excel vào công tác quản lý hồ sơ cán bộ ở UBND xã việt long, huyện sóc sơn
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.01 MB, 33 trang )
MỤC LỤC
1
1
DANH MỤC HÌNH ẢNH
2
2
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức đều hình thành một khối
lượng lớn giấy tờ, tài liệu, trong đó có tài liệu liên quan đến con người. Toàn bộ giấy
tờ, tài liệu có liên quan đến một cán bộ cơng chức nào đó tạo thành bộ hồ sơ và được
gọi là hồ sơ Cán bộ.
Hồ sơ cán bộ là tài liệu có tính pháp lý phản ánh trung thực về nguồn gốc, q
trình cơng tác, phẩm chất chính trị, trình độ học vấn, trình độ chun mơn, chức danh,
chức vụ, năng lực cơng tác, đạo đức tác phong, hồn cảnh gia đình, quan hệ gia đình,
xã hội của người CB nó là sự phản ánh khá trung thực của bản thân người cán bộ, vì
vậy cần được quản lý chặt chẽ, khoa học đảm bảo tốt nhất cho việc quản lý, sử dụng
và khai thác có hiệu quả nhất.
Cùng với sự phát triển của xã hội, công nghệ thông tin cũng đã và đang tỏ rõ
phần quan trọng trong tất cả các lĩnh vực. Chính vì vậy việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác quản lý cán bộ là tất yếu.Nhưng thực tế, công tác quản lý cán bộ
tại một số cơ quan hiện nay lại chưa được coi trọng, công tác này được tổ chức thống
nhất theo quy định của Nhà nước, việc quản lý thực hiện thủ cơng dưới hình thức ghi
chép sổ sách. Việc làm này đã gặp khơng ít khó khăn và hạn chế, đặc biệt là trong việc
tìm kiếm, sắp xếp.
Qua thời gian thực tập cơ sở, em đã có dịp tìm hiểu về thực trạng công tác quản
lý hồ sơ cán bộ tại UBND xã Việt Long, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội.Qua quan
sát và trải nghiệm thực tế em nhận thấy rằng công tác quản lý hồ sơ cán bộ khơng chỉ
đơn giản là ghi chép.Vì vậy em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài : “Ứng dụng excel vào
công tác quản lý hồ sơ cán bộ ở UBND xã Việt Long, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà
Nội” cho bài thực tập cơ sở của mình.
2. Mục đích nghiên cứu đề tài
Trên cơ sở khảo sát tình hình thực tế về thực hiện công tác quản lý hồ sơ cán bộ
tai UBND để từ đó đề ra giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hơn
nữa hiệu quả công tác quản lý hồ sơ cán bộ ở UBND xã Việt Long nói riêng và các cơ
quan đơn vị khác nói chung.
3
3
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: UBND xã Việt Long, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội.
-Phạm vi nghiên cứu:
+ Những quy trình quản lý hồ sơ tại UBND xã Việt Long, huyện Sóc SƠn,
thành phố Hà Nội.
+ Thiết kế chương trình ứng dụng Microsoft excel trong việc báo cáo số lượng
hồ sơ cán bộ, công chức thay cho việc ghi chép thông thường.
4. Phương pháp nghiên cứu
- Khảo sát thực trạng quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND xã Việt Long, huyện Sóc Sơn,
tp Hà Nội.
- Thu thập số liệu về hồ sơ quản lý cán bộ từ đó đánh giá, phân tích vấn đề, xây
dựng giải pháp.
5. Nội dung đề tài
- Chương 1: Khái quát về công tác quản lý hồ sơ cán bộ.
- Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại xã Việt Long, huyện
Sóc Sơn, thành phố Hà Nội.
- Chương 3: : Ứng dụng excel vào công tác quản lý hồ sơ cán bộ xã Việt Long,
huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội.
Được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo – TS.Đồn Đức Hải và các cô chú công
tác tại UBND, em đã cố gắng để hồn thiện đề tài nhưng vì cịn hạn chế về kiến thức
cũng như kinh nghiệm nên bài báo cáo của em cịn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận
được sự chỉ bảo và giúp đỡ của các thầy cô trong khoa để bài thực tập của em được
hoàn thiện hơn.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn!
4
4
CHƯƠNG 1:
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ
1.1. Khái quát chung về hồ sơ và hồ sơ cán bộ
1.1.1. Hồ sơ
1.1.1.1. Khái niệm hồ sơ
Văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan sau khi đã giải quyết
xong cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng phục vụ cho hoạt động của cơ
quan hoặc các yêu cầu cần nghiên cứu khác. Đây là một u cầu mang tính tất yếu,
nếu khơng sẽ gây khó khăn, trở ngại cho hoạt động quản lý, sản xuất, nghiên cứu
của các cơ quan tổ chức. Do đó, từ rất lâu hồ sơ đã trở thành một thuật ngữ được
dùng phổ biến trong công tác hành chính văn phịng, cơng tác lưu trữ ở Việt Nam
và trên các nước trên Thế giới.
Khái niệm về hồ sơ được nhiều giáo trình tài liệu và văn bản quản lý của Nhà
nước đưa ra. Tuy nhiên các khái niệm này đều thống nhất ở một số đặc điểm cơ bản
của Hồ sơ như là tập hợp các văn bản, tài liệu có “ liên quan” với nhau về nội dung
hoặc hình thức của văn bản; phản ánh quá trình giải quyết công việc của các cơ quan,
tổ chức, cá nhân; phản ánh quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ của các cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp…
Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ do Hội đồng Lưu trữ Quốc tế xuất bản năm
1988 thì khái niệm hồ sơ được nêu như sau: Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn
bản) có liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong
quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống
nhau về hình thức như cùng chủng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành.
Khoản 10, Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011 – QH 13 ngày 11 tháng 11 năm 2011
nêu khái niệm Hồ sơ như sau: “ Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về
một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết cơng việc thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ
của cơ quan, tổ chức, cá nhân.”
Ví dụ: Trong hoạt động thi đua, khen thưởng, để khen thưởng cho các cá nhân,
tập thể có thành tích xuất sắc thì cán bộ phụ trách cơng việc này phải lập hồ sơ làm
minh chứng cho vấn đề này. Chẳng hạn trong “Hồ sơ khen thưởng cán bộ giảng viên
5
5
và sinh viên có thành tích xuất sắc năm học 2014-2015 của Trường Đại học Công nghệ
thông tin và truyền thông Thái Nguyên” là tập hợp các văn bản, giấy tờ liên quan với
nhau như: các Quyết định khen thưởng, danh sách tập thể, danh sách cá nhân được
khen thưởng, các minh chứng về cơng trình và thành tích…
1.1.1.2. Phân loại hồ sơ
Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn bản được sử dụng làm
phương tiện chính để truyền đạt các quyết định quản lý. Do đó, việc quản lý văn bản
và lập hồ sơ hiện hành làm minh chứng cho quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ
là một yêu cầu mang tính tất yếu. Tuy nhiên, văn bản, tài liệu có nội dung, hình thức
thể hiện phong phú, đa dạng và hình thành từ nhiều thời điểm khác nhau nên các hồ sơ
được lập ra cũng có nhiều loại khác nhau. Về cơ bản, trong quá trình hoạt động của
một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp sẽ hình thành một số nhóm hồ sơ cơ bản như:
- Hồ sơ công việc
- Hồ sơ nhân sự
- Hồ sơ nguyên tắc
- Hồ sơ chuyên ngành
1.1.2. Hồ sơ cán bộ
1.1.2.1. Khái niệm
Hồ sơ cán bộ là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về cán bộ,
công chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân, q trình cơng tác, hồn cảnh kinh tế, phẩm
chất, trình độ , năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, cơng chức.
Hồ sơ gốc là hồ sơ của cán bộ, công chức do cơ quan có thẩm quyền quản lý
cán bộ, cơng chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ , công chức đươc tuyển dụng
theo quy định của pháp luật.
1.1.2.2. Thành phần hồ sơ cán bộ.
-
Trong hồ sơ cán bộ gồm có:
Bì hồ sơ cán bộ:
Bì hồ sơ cán bộ được làm bằng chát liệu giáy hông hút ẩm, có độ bền cao.Bì hồ
sơ cán bộ gồm 5 loại có kích thước như sau:
a. Mẫu B01 có kích thước: 250 x 340 x 5mm;
b. Mẫu B02 có kích thước: 250 x 340 x10mm;
c. Mẫu B03 có kích thước: 250 x 340 x 20mm;
6
6
-
d. Mẫu B04 có kích thước: 250 x 340 x 25mm;
e. Mẫu B05 có kích thước: 250 x 340 x 30mm;
Quyển lý lịch cán bộ:
Quyển lý lịch cán bộ gồm 14 trang được làm bằng chất liệu giấy trắng khổ
A4(210 x 297 mm). Ký hiệu: Mẫu: 01a-BNV/2007.
-
Sơ yếu lý lịch cán bộ
Sơ yếu lý lịch cán bộ gồm 4 trang được làm bằng chất liệu giấy trắng khổ
A4(210 x 297 mm). Ký hiệu: Mẫu: 02a-BNV/2007.
-
Tiểu sử tóm tắt
Tiểu sử tóm tắt gồm 2 trang được lamg bằng chất liệu giấy trắng khổ A4(210 x
297 mm). Ký hiệu: Mẫu: 03a-BNV/2007.
-
Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ
Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ gồm 2 trang được lamg bằng chất liệu giấy trắng
khổ A4(210 x 297 mm). Ký hiệu: Mẫu: 04a-BNV/2007.
-
Bìa kẹp bảng kê thành phần tài liệu trong hồ sơ
Bìa kẹp bảng kê thành phần tài liệu trong hồ sơ dùng để liệt kê các thành phần
tài liệu trong hồ sơ cán bộ, cơng chức gồm 01 trang bìa và ít nhất 02 trang mục lục để
liệt kê đầy đủ các thành phần tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức. Trng bìa kẹp bảng
kê thành phần tài liệu trong hồ sơ được làm bằng chất liệu giấy Duplex trắng khổ
A3(297 x 420mm) để gập đôi, trang danh mục thành phàn tài liệu trong hồ sơ được
làm bằng giấy trắng khổ A4(210 x 297 mm). Ký hiệu: Mẫu 01b-BNV/2007.
-
Phiếu giao nhận hồ sơ cán bộ
Phiếu giao nhận hồ sơ cán bộ gồm 1 trang được làm bằng chất liệu giấy trắng
khổ A4(210 x 297 mm). Ký hiệu: Mẫu: 02b-BNV/2007.
-
Phiếu chuyển hồ sơ cán bộ
Phiếu chuyển hồ sơ cán bộ gồm 01 trang được làm bằng chất liệu giấy trắng
khổ A4(210 x 297 mm). Ký hiệu: Mẫu: 04b-BNV/2007.
-
Phiếu theo dõi việc sử dụng, khai thác hồ sơ cán bộ
Phiếu theo dõi việc sử dụng, khai thác hồ sơ cán bộ gồm 01 trang được làm
bằng chất liệu giấy trắng khổ A4(210 x 297 mm). Ký hiệu: Mẫu: 05b-BNV/2007.
-
7
Bìa kẹp nghị quyết, quyết định về nhân sự
7
Bìa kẹp nghị quyết, quyết định về nhân sự (như quyết định bổ nhiệm, quyết
định nâng ngạch công chức, quyết định điều động,...) gồm 01 trang giấy khổ A3(297 x
420 mm) được làm bằng chất liệu giấy Duplex trắng để gập đơi. Mặt ngồi in các
thơng tin về tên bìa kẹp.Mặt trong in danh mục tài liệu kèm theo. Kya hiệu: Mãu 06bBNV/2007.
-
Bìa kẹp các nhận xét, đánh giá đơn thư
Bìa kẹp các nhận xét, đánh giá đơn thư (nhận xét, đánh giá cán bộ;đơn thư và
các tài liệu xác minh khác,...) gồm 01 trang giấy khổ A3(297 x 420 mm) được làm
bằng chất liệu giấy Duplex trắng để gạp đơi. Mặt ngồi in các thơng tin về tên bìa kẹp.
Mặt trong in danh mục tài liệu kèm theo. Ký hiệu: Mẫu 07b-BNV/2007.
1.2. Công tác quản lý hồ sơ và quản lý hồ sơ cán bộ
1.2.1. Quản lý hồ sơ
1.2.1.1. Khái niệm
Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp ,thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ
trong tổ chức.Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ , quản lý,bảo quản, tiêu
hủy trong sự hoạt động của một tổ chức.
1.2.1.2. Vai trò của việc quản lý hồ sơ
-
Giảm chi phí mua sắm thiết bị
Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời
Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.
Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng.
Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên chuyển bộ phận,
nghỉ việc…
1.2.1.3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống lưu trữ hồ sơ. Vì
thế nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần.
- Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu khơng, có thể có sự
nhầm lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập.
- Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hồ sơ, các doanh nghiệp cần lưu ý
đến tính linh động để có thể mở rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần.
8
8
- Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành nó. Tính
có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ thống có thể phù hợp với
khoảng trống sẵn có.
- Phải xem xét tính an tồn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư hỏng hồ
sơ do bụi, chất bẩn và tính an tồn của các hồ sơ mật. Tính phù hợp chung của hệ
thống trong điều kiện hoạt động của tổ chức là một xem xét khác.
- Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và cung cấp đủ
tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số lãnh vực.
- Phải có sự kiểm sốt để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và biết được
chúng đang ở đâu.
- Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm bảo an tồn cho tài
liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn về danh
mục hồ sơ đã sắp xếp.
- Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạo chung.
Như vậy, một cơ quan, tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ của mình
phù hợp với các yêu cầu và bảo đảm rằng hệ thống đó đủ linh động để theo kịp các
thay đổi, đặc biệt là những thay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống và các yêu
cầu quản trị hiện đại.
Nên sử dụng những thiết bị bảo quản hiệu quả để lưu giữ và phân biệt những
loại hồ sơ khác nhau.
Tài liệu của hồ sơ nên ln ln đưa vào theo trình tự giải quyết công việc, Tài
liệu nào ban hành trước được đặt trước trong hồ sơ.
- Nên tránh viết tắt trong các tên gọi hồ sơ. Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa.
Tài liệu nên được phân loại theo một phương án phân loại phù hợp để lưu
trữ.Với tài liệu hành chính có thể phân loại theo phương án thời gian - cơ cấu tổ chức
hoặc thời gian - mặt hoạt động; tài liệu nhân sự phân loại theo vần chữ cái, gồm từ A
đến F, G đến L, M đến R và từ S đến Z.
1.2.2. Quản lý hồ sơ cán bộ
1.2.2.1. Khái niệm
Quản lý Hồ sơ cán bộ là quản lý các tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ
bản nhất về cán bộ, công chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân, q trình cơng tác, hồn
9
9
cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ , năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của
cán bộ, công chức.
1.2.2.2. Trách nhiệm trong quản lý hồ sơ
Xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức là trách nhiệm của người đứng
đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức.
Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức được thực hiện thống
nhất, khoa học để quản lý được đầy đủ, chính xác thơng tin của từng cán bộ, cơng
chức từ khi được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước đến khi ra khỏi
cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, thống kê,
đánh giá, tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân
chuyển, bố trí sử dụng, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ hưu và thực hiện chính sách đối
với cán bộ, cơng chức.
Hồ sơ cán bộ, công chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu
mật do Nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm
quyền quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu,
khai thác hồ sơ của cán bộ, công chức.
Cán bộ, công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu
trách nhiệm về tính trung thực của những thơng tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung
cấp. Những tài liệu do cán bộ, công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền
quản cán bộ, cơng chức hoặc cơ quan có thẩm quyền khác xác minh, chứng nhận.
10
10
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ TẠI XÃ VIỆT LONG,
HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
2.1. Khái quát chung, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xa
Việt Long
2.1.1. Giới thiệu chung về Ủy ban nhân dân xã Việt Long
Việt Long là xã nằm ở phía Đơng huyện Sóc Sơn, phía Đơng giáp huyện Hiệp
Hòa tỉnh Bắc Giang (ranh giới tự nhiệ là song Cầu), phái Nam giáp huyện Yên Phong
tỉnh Bắc Ninh (ranh giới tự nhiên là song Cà Lồ), phía Tây giáp xã Xuân Giang, phái
Bắc giáp xã Bắc Phú.
Trung tâm hành chính xã ở thơn Tiên Tảo, cách thị trấn Sóc Sơn 8km theo trực
đường 131.
Diện tích xã khoảng 9km2.
Dân số khoảng 9000 người.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng của UBND xã Việt Long
2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Việt Long
11
11
CHỦ TỊCH UBND
PHÓ CHỦ TỊCH
UBND
CÁN BỘ
CÁN BỘ
CÁN BỘ
CÁN BỘ
CHỈ HUY
TRƯỚNG
CÁN BỘ
CÁN BỘ
VĂN
ĐỊA
TƯ PHÁP
KẾ TỐN
TRƯỞNG
CƠNG AN
LAO ĐỘNG
VĂN HĨA
PHỊNG
CHÍNH
HỘ TỊCH
TÀI
QN SỰ
XÃ HỘI
THƠNG
THỐNG
XÂY
KÊ
DỰNG
CHÍNH
TIN
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Việt Long
12
12
2.1.2.2. Chức năng của UBND xã Việt Long
Chức năng của UBND xa Việt Long
-
Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Ủy ban nhân
dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng
nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
-
Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan
nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực
hiện chủ trương , biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và
thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần
bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung
ương tới cơ sở .
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xa Việt Long
a. Trong lĩnh vực kinh tế
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cùng
cấp thơng qua để trình UBND cấp huyện phê duyệt, tổ chức kiểm tra việc thực hiện kế
hoạch đó
- Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách
địa phương; phương án phân bổ dự toán ngân sách của cấp mình, quyết tốn ngân sách
địa phương, lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết
trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài chính cấp
trên trực tiếp
b. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai
- Xây dựng, trình HĐND cùng cấp thơng qua các chương trình khuyến khích
phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các
chương trình đó.
- Chỉ đạo UBND thơn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh tế,
phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản, phát triển ngành,
nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ, hải sản
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,
giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật
13
13
- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, các cơng trình thuỷ lợi
vừa và nhỏ, quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
c. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp
- Tham gia với UBND huyện trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát
triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ
ở các thôn.
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở chế biến nông, lâm,
thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBND huyện.
d. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thơng vận tải
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng
thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện, quản lý việc thực hiện quy hoạch
xây dựng đã được duyệt
- Quản lý, khai thác, sử dụng các cơng trình giao thơng và kết cấu hạ tầng cơ
sở theo sự phân cấp
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật trong xây dựng, tổ chức việc thực hiện các chính sách về nhà ở, quản lý đất ở
và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn.
- Quản lý việc khai thác, sản xuất kinh doanh vật liệu xâu dựng theo phân cấp
của UBND cấp huyện.
e. Trong lĩnh vực văn hố, thơng tin, giáo dục, y tế, xã hội và thể dục thể thao
- Xây dựng các trương trình đề án phát triển văn hố, giáo dục, thơng tin, y tế,
thể dục thể thao, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được cấp
có thẩm quyền phê duyệt
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề, tổ chức các
trường mầm non, thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn, chỉ đạo việc
xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử
- Quản lý các cơng trình cơng cộng được phân cấp, hướng dẫn các phịng trào
về văn hố, hoạt động của các trung tâm văn hố - thơng tin, thể dục thể thao, bảo vệ
14
14
và phát huy giá trị các di tích lịch sử, văn hoá và danh lam thắng cảnh do địa phương
quản lý.
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản lý các trung tâm y tế, trạm
y tế, chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ cho nhân dân, phòng chống dịch bệnh,
bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ cơi khơng nơi nương tựa, bảo vệ
chăm sóc bà mẹ, trẻ em, thực hiện chính sách dân số kế hoạch hố gia đình
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề
y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm
- Tổ chức chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động, tổ chức
thực hiện phong trào xố đói, giảm nghèo, hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo.
f. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản
xuất và đời sống nhân dân ở địa phương
- Tổ chức thực hiện bảo vệ mơi trường, phịng chống khắc phục hậu quả thiên
tai, bão lụt
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất
lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn huyện, ngăn
chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương.
g. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an tồn xã hội
- Tổ chức phịng trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phịng tồn dân. Thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện, quản lý
lực lượng dự bị động viên, chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác
huấn luyện dân quân tự vệ
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập ngũ,
giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi phạm
theo quy định của pháp luật
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự an tồn xã hội, xây dựng
lực lượng cơng an nhân dân vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước, thực hiện các biện
pháp phòng ngừa và phòng chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm
pháp luật khác ở địa phương
15
15
- Chỉ đạo và kiểm tra việc quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của
người nước ngoài ở địa phương.
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh trật tự, an tồn xã hội
h. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tơn giáo
- Tun truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch, dự
án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng
sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt
- Chỉ đạo và kiểm tra thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tơn giáo,
quyền tự do, tín ngưỡng, tơn giáo, theo hoặc khong theo một tôn giáo nào của
công dân ở địa phương.
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tơn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật và
chính sách của nhà nước theo quy định của pháp luật
i. Trong lĩnh vực thi hành pháp luật
- Tổ chức, chỉ đạo công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành hiến pháp, luật các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp
trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo thôn thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của
nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự
do. danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước, tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân, hướng
dẫn, chỉ đạo công tác hồ giải ở địa phương.
k. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân
theo quy định của pháp luật
16
16
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên
môn thuộc UBND cấp mình theo hướng dẫn của UBND cấp trên
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của
UBND cấp trên
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của xã
- Xây dựng đề án thành lập mới, sát nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới
hành chính ở địa phương trình HĐND cùng cấp thơng qua để trình cấp trên xem
xét quyết định.
Xây dựng đề án thành lập các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân
theo hướng dẫn của Chính phủ trình Hội đồng nhân dân quyết định.
2.2. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ ở xa Việt Long
2.2.1. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND xã Việt Long
Trong những năm qua công tác tổ chức quản lý hồ sơ cán bộ của UBND xã
Việt Long đã có bước phát triển, cơng tác hành chính đã đi dần vào nề nếp, hoạt động
nhịp nhàng, tạo tiền đề phát triển cho những năm sau.
- Về số lượng hồ sơ :UBND 23 hồ sơ cán bộ, cơng chức. Trong đó trình độ Đại
học :16 cán bộ
- Về cơ sở vật chất và chế độ lưu hồ sơ: Về cơ bản đã đảm bảo cho việc
lưu trữ hồ.
- Về quy trình lập hồ sơ cán bộ, công chức ban đầu: cơ bản thực hiện
theo quy định, trong vòng 45 ngày. Tuy nhiên vẫn cịn 1 số hồ sơ chưa được
triển khai hồn thiện.
- Việc nghiên cứu, khai thác sử dụng hồ sơ cán bộ công chức chưa thể hiện
trong công tác quản lý, theo dõi hồ sơ. Chưa có phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng hồ
sơ; giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền; mục đích, địa điểm, thành phần
hồ sơ đề nghị nghiên cứu
17
17
2.2.2. Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND xã Việt Long
Sơ đồ 2.2 Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND xã Việt Long
Trách nhiệm
Trình tự công việc
Cán bộ
lao động xã hội
CB, CC, VC
Cán bộ
lao động xã hội
Chủ tịch UBND xã
Bộ phận văn thư
lưu trữ
2.2.3. Giải thích sơ đồ quy trình
Bước 1: Hướng dẫn lập/ kê khai, bổ sung hồ sơ
- Lập hồ sơ: Đối với cán bộ, công chức, viên chức được đề bạt, bổ nhiệm, thun
chuyển, tuyển dụng về cơ quan thì phịng tố chức cán bộ có trách nhiệm hướng daanc
CB, CC, VC lập hồ sơ theo quy định tại quyết định 14/2006/QĐ-BNV ngày
06/11/2006; 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/06/2007 và quyết định 02/2008/QĐ-BNV
ngày 06/10/2008 của Bộ Nội Vụ.
- Kê khai bổ sung hồ sơ: Định kỳ hàng năm (chậm nhất là ngày 15 tháng 01 của
năm sau), phịng Tổ chức cán bộ có trách nhiệm gửi bản kê khai bổ sung hồ sơ CB,
18
18
CC, VC theo mẫu 4a-BNV/2007 và hướng dẫn CB, CC, VC các đơn vị kê khai bổ
sung hồ sơ.
Bước 2: Lập/ kê khai, bổ sung hồ sơ
+ Lập hồ sơ:
Trong thời gian 45 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng lần đầu, CB,
CC, VC phải kê lý lịch, hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc theo qui định tại Khoản
1, khoản 2, Khoản 3, Khoản 4, Khoản 5, Khoản 6 Điều 6 của qui chế quản lý hồ sơ
CB, CC ban hành kèm theo quyết định 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 của Bộ
Nội Vụ; Khoản 4, ĐIều 1, quyết định 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 về biểu mẫu
quản lý hồ sơ CB, CC, VC (CB, CC, VC có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, trung
thực hồ sơ của mình theo qui định của qui chế).
Thành phần hồ sơ gồm:
+ Quyển “ Lý lịch CB, CC” theo mẫu 01a-BNV/2007;
+ Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ công chức” theo mẫu 02c-BNV/2008;
+ Bản sao giấy khai sinh;
+ Giấy chứng nhận sức khỏe;
+ Các văn bản liên quan đến nhân thân (sơ yếu lý lịch tự thuật có xác nhận của
chính quyền địa phương)
+ Các loại giấy tờ liên quan đến trình độ đào tạo (Văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm
(trường hợp được cấp bằng tiếng nước ngoài phải dịch sang tiếng Việt yjeo yêu cầu
của pháp luật))
- Kê khai bổ sung hồ sơ:
Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm tự khai bổ sung hồ sơ theo mẫu 4aBNV/2007 hoặc báo cáo phịng Tổ chức cán bộ khi có biến động về hồ sơ của mình
trong các trường hợp sau:
+ Thay đổi liên quan đến nhân thân;
+ Sự thay đổi về tài sản;
+ Kết quả học tập, nâng cao trình độ;
+ Khen thưởng;
+ Kỷ luật.
Bước 3: Thẩm định hồ sơ
Trường hợp CB, CC, VC mới được đề bạt, bổ nhiệm, thuyên chuyển, tuyển dụng
thì bộ phận Tổ chức cán bộ thực hiện thẩm tra và xác minh tính trung thực của các tiêu
chí thơng tin do CB, CC, VC tự kê khai. Nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu thì chuyển lại và
hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức tiếp tục hoàn thiện.
Bước 4: Ký xác nhận:
Trưởng đơn vị trực tiếp quản lý cán bộ, công chức, viên chức xem xét, ký xác
nhận vào bản bổ sung hồ sơ hàng năm của CB, CC, VC đang làm việc tại cơ quan.
19
19
Bước 5: Cập nhật và lưu hồ sơ
Cán bộ văn thư lưu trữ tại cơ quan có trách nhiệm cập nhật và luwugiuwx hồ sơ
CB, CC, VC theo quy định tại mục 6 của qui trình này.
2.3. Nhận xét
Cơng tác quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND xã về cơ bản đã tuân theo những quy
định chung của các cơ quan có thẩm quyền đúng với Thơng tư số 11/2012/TT-BNV
này 17/12/2012 của Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ
công chức. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn cịn nhiều điểm yếu kém cần khắc phục để công
tác quản lý văn bản có được những kết quả tốt hơn.
Ưu điểm
+ Trang thiết bị bao gồm các loại máy photocopy, máy in, máy vi tính có kết
nối mạng internet, máy Fax... để phục vụ cho việc tiếp nhận, xử lý, lập hồ sơ lưu trữ.
+ Chú trọng nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho các cán bộ trong cơ quan nói
chung và cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ nói riêng.
+ Thực hiện chủ trương rà sốt thông tin, cơ sở dữ liệu hồ sơ cán bộ, cơng chức
giúp hồn thiện hồ sơ, đồng thời loại bỏ những tài liệu thừa, trùng lặp, khơng có nội
dung liên quan trong hồ sơ
Nhược điểm
+ Số lượng cán bộ, công chức khá đông nên lượng thông tin, giấy tờ trong hồ sơ
của cán bộ, công chức cần quản lý là rất nhiều, gây khó khăn cho những người quản lý
khi lưu trữ một lượng thông tin giấy tờ lớn như vậy, đồng thời có thể xảy ra tình trạng
mất mát hoặc thất lạc giấy tờ trong quá trình quản lý và lưu trữ.
+ Việc sửa chữa, xóa và thêm mới khi có sự thay đổi hay sai sót nột vài thơng
tin của cán bộ, cơng chức phức tạp vì thông tin không được phân chia theo loại và
lượng thông tin trong một hồ sơ nhiều.
+ Khó khăn và tốn nhiều công sức nếu phải thường xuyên cập nhật các thông
tin về cán bộ, công chức.
+ Công tác quản lý hồ sơ giấy ở UBND xã Việt Long còn nhiều bất cập; chưa
được quan tâm đồng bộ; cách lưu trữ chưa khoa học, chưa đảm bảo các điều kiện
chống ẩm, mốc, cháy nổ, mối mọt...
+ Hiện nay ở UBND xã Việt Long chưa có phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ,
công việc quản lý được thực hiện thủ công dưới hình thức ghi chép vào sổ. Việc
làm thủ cơng này đã gặp khơng ít khó khăn và hạn chế, đặc biệt là trong việc tìm
kiếm, sắp xếp, theo dõi hồ sơ
20
20
2.4. Xây dựng giải pháp
Xuất phát từ những hạn chế nêu trên thì việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin
trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND xã Việt Long là một trong những việc
vô cùng cần thiết và quan trọng.
Để sớm đưa công tác quản lý hồ sơ đi vào nền nếp, nâng cao hiệu quả sử dụng,
khai thác hồ sơ đáp ứng yêu cầu của cơng tác quản lý cán bộ, cơng chức thì ứng dụng
Microft Excel là giải pháp phù hợp nhằm giảm thiểu chi phí mua phần mềm quản lý và
đặc biệt giúp người quản lý hồ sơ dễ dàng nắm được số lượng hồ sơ trong cơ quan,
tránh được tình trạng thất lạc và mất mát, đồng thời tạo tuận lợi cho việc tra tìm, thống
kê, theo dõi
21
21
CHƯƠNG 3
ỨNG DỤNG EXCEL VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ XÃ VIỆT
LONG, HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
3.1. Giới thiệu khái quát về phần mềm Microsoft Excel
3.1.1. Giới thiệu tổng quan
Microsoft Excel (hay gọi tắt là Excel) nằm trong bộ Microsoft Office của hãng
phần mềm Microsoft.
Microsoft Excel là một phần mềm hay chương trình ứng dụng khi mà chạy
chương trình ứng dụng nó sẽ tạo ra một bảng tính. Bảng tính của Excel bao gồm nhiều
được tạo bởi các dòng và cột, giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:
+ Tính tốn đại số, phân tích dữ liệu
+ Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách
+ Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau
+ Vẽ đồ thị và các sơ đồ
+ Tự động hóa các công việc bằng các macro
Và nhiều ứng dụng khác để chúng ta có thể phân tích nhiều loại bài toán khác nhau
Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng nhu tạo tạp tin mơi, mở
tập tin.... và danh mục các tập tin đã mở trước đó. Nút lệnh Office giống như thực đơn
File của các phiên bản trước.
Các lệnh trong thực đơn office
22
22
Bảng tính giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện: Tính tốn đại số, phân tích
dữ liệu, lập bảng biểu báo cáo, vẽ đồ thị, sơ đồ và nhiều ứng dụng khác…
Trong Excel một workbook là một tập tin mà trên đó có thể làm việc(tính tốn,
vẽ đồ thị…) và lưu trữ tài liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tinh)
do vậy có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin liên quan đến nhautrong một tập
tin(file). Workbook chứa nhiều worksheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính.
Worksheet gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó cịn được
gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ơ(cell), các ơ được tổ chức thành các cột
các dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một worksheet chứa được 16384 cột
và 1048576 dòng.
Chart sheet: Cũng là sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị. Một
chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem lẻ từng đồ thị.
Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới cửa sổ
workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ cần nhấp chuột vào tên
sheet cần đến trong thanh sheet tab.
23
23
Mở Excel, đóng Excel.
+ Mở Excel
Từ màn hình chính của windows nhấp chuột vào nút start ở góc dưới bên trái. Di
chuyển chuột lên trên đến chỗ All programs rồi di chuyển sang bên phải chọn
Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đến chỗ Microsoft Excel 2010 thì dừng lại.
Nhấp vào biểu tượng
để khởi động lại ExceL
+ Đóng Excel: Nháy chuột vào biểu tượng
ở góc bên cùng trên phải.
3.1.2. Các hàm thơng dụng trong Microsoft Excel
Hình 3.1 Giao diện chính của Excel 2010
Hàm SUM.
* Cú pháp: SUM(Number1, Number2..).
* Các tham số: Number1, Number2… là các số cần tính tổng.
* Chức năng: Cộng tất cả các số trong một vùng dữ liệu được chọn.
Hàm AVERAGE.
* Cú pháp: AVERAGE(Number1,Number2…).
* Các tham số: Number1,Number2… là các số cần tính giá trị trung bình.
* Chức năng: Trả về giá trị trung bình của các đối số.
Hàm SUMIF
24
24
* Cú pháp: SUMIF(Range, Criteria, Sum-range).
* Chức năng:Tính tổng dữ liệu dựa trên điều kiện.
Hàm VLOOKUP
*
Cú
pháp:VLOOKUP(Lookup_value,
table_array,
col_index_num,
[range_lookup].
* Chức năng: Dùng hàm này khi bạn cần tìm thơng tin trong một bảng hay một phạm
vi theo hàng.
Hàm COUNT.
* Cú pháp: COUNT(Value1, Value2…).
* Các tham số: Value1, Value2… là mảng hay dãy dữ liệu.
* Chức năng: Hàm đếm các ô chứa dữ liệu kiểu số trong dãy.
Hàm IF
* Cú pháp: IF(Điều kiện, giá trị 1, giá trị 2).
* Dùng hàm này để trả về một giá trị nếu một điều kiện là đúng và giá trị khác
nếu điều kiện là sai.
3.2. Ứng dụng Microsoft Excel vào quản lý hồ sơ cán bộ công chức
Ứng dụng Microsoft Excel trong tạo giao diện thông tin hồ sơ cán bộ và quá
trình lương
Tạo giao diện thông tin hồ sơ cán bộ dành riêng cho UBND xã Việt Long
•
Tạo giao diện:
+ Trên trang Sheet 1 bạn đổi tên thành Trang chủ để tạo trang chủ
25
25
