Quy trình tổ chức sự kiện tại công ty Tầm Nhìn Thế Kỷ

BỘ CÔNG THƢƠNG
TRƢỜNG CAO ĐẲNG THƢƠNG MẠI
KHOA: QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Đề tài: QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
TẠI CÔNG TY TNHH TM&DV TẦM NHÌN THẾ KỶ

Giảng viên hƣớng dẫn : Nguyễn Thị Thanh
Sinh viên thực hiện

: Phan Thị Quỳnh Nhƣ

Chuyên ngành

: Marketing Thƣơng mại

Lớp

:07MK6.2

Đà Nẵng, tháng 6 năm 2016
i


LỜI CẢM ƠN
Đƣợc sự phân công của khoa Quản trị kinh doanh và sự đồng ý của cô hƣớng
dẫn Nguyễn Thị Thanh cho em thực hiện đề tài “ Quy trình tổ chức sự kiện tại Công ty
Thƣơng Mại Dịch Vụ Tầm Nhìn Thế Kỷ ”
Để hoàn thành đề tài này em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo đã tận tình
hƣớng dẫn, giảng dạy trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và rèn luyện tại trƣờng

Cao Đẳng Thƣơng Mại.
Xin cảm ơn cô giáo hƣớng dẫn Nguyễn Thị Thanh, các anh chị tại công ty Tầm
Nhìn Thế Kỷ cũng nhƣ bạn bè đã tận tình, chu đáo hƣớng dẫn em thực hiện đề tài này.
Dù đã cố gắng thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh bài báo cáo tuy nhiên do
lần đầu thực hiện viết đề tài cũng nhƣ trình độ chuyên môn và kinh nghiệm bị hạn chế
nên bài báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót nhất định mà bản thân em chƣa thấy
đƣợc. Em rất mong nhận đƣợc sự góp ý của quý thầy cô để hoàn thiện đề tài.
Xin chân thành cảm ơn!

ii


DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1 Kết quả kinh doanh của công ty Tầm Nhìn Thế Kỷ ................................................ 13
Bảng 2.2 : Bảng dự toán ngân sách tổ chức sự kiện Sampling thực phẩm Jack‟n Jill tại siêu thị
Metrol ở TP Hồ Chí Minh ........................................................................................................ 18
Bảng 2.3: Phân công phụ trách lập danh sách và thiệp mời ..................................................... 21
Bảng 2.4 Chƣơng trình chi tiết Offline Game Liên Minh Huyền Thoại .................................. 25

iii


DANH MỤC ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Tầm Nhìn Thế Kỷ ................................ 11
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu nhân sự ban tổ chức tại công ty Tầm Nhìn Thế Kỷ .................................... 16
Sơ đồ 2.3: Cơ cấu nhân sự bộ phận tài chính công ty TNHH Tầm Nhìn Thế Kỷ .................... 17
Sơ đồ 2.4: Mô hình tổ chức lao động kiểu đa cấp hay câú trúc mạng ..................................... 23

iv

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN ...........................................................................................................................ii
DANH MỤC BẢNG ................................................................................................................iii
DANH MỤC ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ ............................................................................................... iv
MỤC LỤC ................................................................................................................................. v
LỜI MỞ ĐẦU ........................................................................................................................... 1
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ................................................. 2
1.1.Khái quát về tổ chức sự kiện ............................................................................................ 2
1.1.1.Khái niệm về sự kiện và tổ chức sự kiện ................................................................... 2
1.1.2.Phân loại tổ chức sự kiện ........................................................................................... 2
1.2.Những yếu tố ảnh hƣởng đến tổ chức sự kiện .................................................................. 4
1.2.1.Yếu tố vĩ mô .............................................................................................................. 4
1.2.2.Yếu tố vi mô .............................................................................................................. 5
1.3.Vai trò của việc xây dựng quy trình tổ chức sự kiện ........................................................ 6
1.4.Quy trình của tổ chức sự kiện ........................................................................................... 6
1.4.1.Xác định mục đích,mục tiêu của event, đối tƣợng mục tiêu ..................................... 6
1.4.2.Xác định và sáng tạo ý tƣởng cho sự kiện ................................................................. 6
1.4.3.Xây dựng kịch bản cho sự kiện ................................................................................. 7
1.4.4.Lập kế hoạch công việc và xác lập biểu đồ thời gian ................................................ 7
1.4.5.Phân công công việc .................................................................................................. 7
1.4.6.Dự trù kinh phí .......................................................................................................... 8
1.4.7.Thực hiện, giám sát event theo kế hoạch................................................................... 8
1.4.8.Tổng kết, đánh giá event ........................................................................................... 8
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY
TNHH THƢƠNG MẠI TẦM NHÌN THẾ KỶ .................................................................... 10
2.1 Sơ lƣợc về quá trình hình thành và phát triển công ty TNHH Tầm Nhìn Thế Kỷ ......... 10
2.1.1.Sơ lƣợc về quá trình hình thành và phát triển.......................................................... 10
2.1.2.Chức năng và nhiệm vụ của công ty TNHH Tầm Nhìn Thế Kỷ ............................. 10
2.1.3.Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Tầm Nhìn Thế Kỷ ........................................... 11

2.1.4.Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thƣơng Mại Tầm Nhìn Thế
Kỷ ..................................................................................................................................... 11
2.1.5.Tình hình kinh doanh của công ty Tầm Nhìn Thế Kỷ năm 2014- 2015................. 13
2.1.6.Những thuận lợi và khó khăn chủ yếu của công ty TNHH Tầm Nhìn Thế Kỷ ....... 14
2.2. Quy trình tổ chức sự kiện tại công ty TNHH Tầm Nhìn Thế Kỷ .................................. 15
2.2.1.Giới thiệu một số sự kiện công ty đã và đang thực hiện ......................................... 15
2.3. Tiến trình tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Tầm Nhìn Thế Kỷ................................ 16
v


2.3.1. Công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện của Công ty Tầm Nhìn Thế Kỷ ....................... 16
2.3.2. Điều hành các hoạt động của tổ chức sự kiện ........................................................ 26
2.3.3. Lập các báo cáo và tổng kết tổ chức sự kiện .......................................................... 28
2.4. Đánh giá quy trình tổ chức sự kiện tại công ty TNHH Tầm Nhìn Thế Kỷ ................... 28
2.4.1. Ƣu điểm ................................................................................................................. 28
2.4.2. Nhƣợc điểm ........................................................................................................... 29
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI TẦM NHÌN THẾ KỶ. ....................................... 30
3.1.Căn cứ đƣa ra giải pháp .................................................................................................. 30
3.1.1.Căn cứ vào dự báo phát triển của thị trƣờng kinh doanh dịch vụ tổ chức tại Việt
Nam .................................................................................................................................. 30
3.1.2. Căn cứ vào phƣơng hƣớng kinh doanh của Tầm Nhìn Thế Kỷ.............................. 30
3.2.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại công ty ....................... 30
3.2.1 Giai pháp chung ....................................................................................................... 30
3.2.2.Giải pháp nâng cao chất lƣợng quy trình tổ chức sự kiện ....................................... 32
3.3.Kết luận .......................................................................................................................... 35
PHỤ LỤC
PHIẾU NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ

vi

LỜI MỞ ĐẦU
Từ khi Việt Nam chuyển sang cơ cấu nền kinh tế thị trƣờng, thì sự đổ bộ ào ạt
của các nhãn hàng, các thƣơng hiệu lớn kéo theo sự phát triển của các ngành dịch vụ,
trong đó có tổ chức sự kiện. Đây vừa là thách thức vừa là cơ hội để cho các công ty tổ
chức sự kiện phát triển, trong đó có Tầm Nhìn Thế Kỷ. Vấn đề đặt ra ở đây là làm sao
để vƣợt lên chiếm ƣu thế trên thị trƣờng và kinh doanh có hiệu quả.
Hoạt động quan hệ công chúng trong đó có cả tổ chức sự kiện là một yếu tố
quan trọng của hoạt động truyền thông của các doanh nghiệp. Khủng hoảng kinh tế
làm tác động không nhỏ đến nền kinh tế Việt Nam. Các doanh nghiệp đang đối đầu
với những khó khan và thách thức, việc giữ và duy trì vị thế trên thị trƣờng là một
trong những vấn đề trọng tâm đối với doanh nghiệp. Vì thế, các hoạt động marketing
càng đƣợc các doanh nghiệp chú trọng hơn, đặc biệt là hoạt động tổ chức sự kiện.
Nhận thấy tầm quan trọng của hoạt động tổ chức sự kiện, em đã lựa chọn đề tài “ Quy
trình tổ chức sự kiện tại công ty TNHH Thƣơng Mại Tầm Nhìn Thế Kỷ ”
Mục tiêu nghiên cứu:
-

Hiểu rõ đƣợc quy trình tổ chức sự kiện tại công ty Tầm Nhìn Thế Kỷ
Đƣa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện.

Sử dụng phƣơng pháp định tính: phân tích các dữ liệu thứ cấp từ sách báo, internet, tài
liệu của công ty.
Kết cấu của đề tài gồm 3 chƣơng:
-

Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về quy trình tổ chức sự kiện
Chƣơng 2: Quy trình tổ chức sự kiện tại công ty TNHH Thƣơng Mại Tầm
Nhìn Thế Kỷ

Chƣơng 3: Giai pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại công ty
TNHH Tầm Nhìn Thế Kỷ.

Em xin chân thành cảm ơn !

1


CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1.1.Khái quát về tổ chức sự kiện
1.1.1.Khái niệm về sự kiện và tổ chức sự kiện
1.1.1.1 Khái niệm về sự kiện
Ở Việt Nam hiện nay, khái niệm sự kiện đã trở nên gần gũi với con ngƣời ở
đây. Khái niệm sự kiện có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau, với đề tài này khái
niệm sự kiện sẽ đƣợc tiếp cận theo cách liên quan đến tổ chức sự kiện
Có thể hiểu sự kiện là những gì xảy ra có tác động đến suy nghĩ , tình cảm,
hành động của con ngƣời.Hoặc có thể hiểu cách đơn giản, sự kiện đó là các hoạt động
diễn ra trong các lĩnh vực nhƣ thể thao, thƣơng mại, giải trí, lễ hội, hội thao, hội
nghị…
Sự kiện có thể liên quan đến các hoạt động mang tính xã hội, có tầm ảnh hƣởng
nhất định nhƣ: bắn pháo hoa quốc tế, cuộc thi trình diễn ánh sang, hoặc cuộc thi hoa
hậu thế giới…
Tóm lại, có thể khái quát sự kiện ( theo cách hiểu của tổ chức sự kiện ) là các hoạt
động xã hội trong lĩnh vực thƣơng mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội
nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi công đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ
hội, văn hóa, phong tục – tập quán…
1.1.1.2 Khái niệm tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện đã và đang phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam, hầu hết các lĩnh vực đều
có sự hiện diện của tổ chức sự kiện. Hiện nay tô chức sự kiện đã trở thành một ngành
nghề phổ biến, thu hút nguồn nhân lực dồi dào.Vậy hiểu nhƣ thế nào là tổ chức sự kiện

?
Có thể khái quát tổ chức sự kiện nhƣ sau: “ Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm
một số hoặc toàn bộ các công việc, nghiên cứu các yếu tố ảnh hƣởng, lập chƣơng
trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức diễn biến của sự kiện trong
một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến
những ngƣời tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của
các chủ thể tham gia vào sự kiện ”
1.1.2.Phân loại tổ chức sự kiện
1.1.2.1.Sự kiện theo ngày
Có thể căn cứ vào tính chất của sự kiện mà chia ra thành 2 loại: Sự kiện ngắn ngày và
sự kiện dài ngày.Ngoài ra quy mô của sự kiện cũng ảnh hƣởng đến thời gian tổ chức
sự kiện.Những sự kiện dài có thể sẽ tiêu tốn chi phí, nên đòi hỏi các nhà đầu tƣ cần có
nguồn lực tài chính mạnh.
1.1.2.2.Sự kiện theo mùa
Sự kiện theo mùa mang tính chất thƣờng niên, trong khoảng thời gian nhất định, nhƣ
lễ ra quân thƣờng vào các dịp đầu năm, lễ tổng kết lại thƣờng đƣợc tổ chức vào cuối
năm hoặc các lễ hội festival thƣờng đƣợc tổ chức vào mùa hè. Bên cạnh các sự kiện
mang tính thƣờng niên, còn có sự kiện không thƣờng niên- không phải tổ chức qua lại
các năm nhƣ các sự kiện: khánh thành, khởi công, ra mắt sản phẩm mới, sự kiện ra mắt
thƣơng hiệu
2


1.1.2.3.Sự kiện theo mục đích
a.Sự kiện kỉ niệm
Sự kiện kỉ niệm mang đặc thù là sự hoài niệm, hoặc đánh dấu mốc thời gian cần lƣu
giữ. Sự kiện kỉ niệm bao gồm:
-

Sự kiện văn hóa truyền thống: cƣới hỏi, ma chay, sinh nhật, giao lƣu văn

hóa…..
Sự kiện cộng đồng, chính thống, tôn giáo, chính trị, tổng kết, khen thƣởng,
tuyên dƣơng, phát động phong trào, hội nghị, hội thảo, họp báo….

b.Sự kiện giáo dục
Các nhà đầu tƣ muốn thông qua hình thức tổ chức sự kiện nhằm truyền đạt những
thông tin mang tính giáo dục đến những đối tƣơng tham gia sự kiện. Kêu gọi trách
nhiệm cộng đồng về phƣơng diện văn hóa giáo dục đối với ngƣời tham dự cũng là mục
đích của loại sự kiện này.
-

Hội thảo, hội nghị về văn hóa giáo dục, diễn thuyết, chuyên đề, hội thảo, du
học …
Liên hoan, hội giảng, các cuộc thi: Hội giảng giáo viên dạy giỏi, thi học sinh
giỏi, gặp mặt sinh viên xuất sắc.
Các trò chơi mang tính giáo dục.

c.Sự kiện tiếp thị
Loại sự kiện này đang phát triển mạnh tại Việt Nam, bởi các công ty đang muốn đẩy
mạnh công tác truyền thông quảng bá thƣơng hiệu đến với khách hàng, các sự kiện
tiếp thị thƣờng tiêu tốn chi phí lớn của công ty để thực hiên chƣơng trình mang quy
mô lớn.
-

Sự kiện kinh doanh ( Bussiness event )
Các ngày lễ của doanh nghiệp ( Corporate event ), kỷ niêm ngày sinh nhật,
ngày truyền thống của công ty.
Triễn lãm (Exhibitions )
Hội chợ thƣơng mại ( Trade fairs )
Sự kiện liên quan tới marketing ( Marketing event )

Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thƣơng mại ( Promotional event )
Sự kiện tung thƣơng hiệu, sản phẩm ( Brand and product launches )
Hội nghị khách hàng, giao lƣu, gặp gỡ.
Các loại hội nghị thƣờng niên, tổng kết các kì, đại hội cổ đông…
Lễ khai trƣơng, khánh thành, động thổ…
Các sự kiện khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

d.Sự kiện hội họp
Đó là những sự kiện đƣợc tổ chức nhằm mục đích hồi tƣởng, gợi lại quan hệ hay cố
kết một nhóm cộng đồng. Hoạt động hội họp hiện diện ở hầu hết các lĩnh vực tổ chức
sự kiện từ những sự kiện cá nhân nhƣ sinh nhật,…cho đến những buổi hội nghị cổ
đông, họp mặt đồng hƣơng, những cuộc họp chính trị.

3


1.2.Những yếu tố ảnh hƣởng đến tổ chức sự kiện
1.2.1.Yếu tố vĩ mô
1.2.1.1.Yếu tố nhân khẩu học
Nhân khẩu học là môn khoa học nghiên cứu dân cƣ và sự phân bố dân cƣ.Bao gồm các
vấn đề nhƣ quy mô, mật độ, tỉ lệ tăng dân số, giới tính, nghề nghiệp, thu nhập, tỉ lệ
sinh, tỉ lệ tử.. ở mỗi góc độ vấn đề khác nhau, ngƣời làm tổ chức sự kiện sẽ có những
cách tạo ra khúc thị trƣờng nhắm đến những khách hàng khác nhau.
Nhu cầu của khách hàng hiện tại và tƣơng lai đƣợc thể hiện qua yếu tố quy mô và tỉ lệ
tăng trƣởng dân số. Hai yếu tố này đã giúp doanh nghiệp đo lƣờng đƣợc nhu cầu của
khách hàng tiềm năng, triển vọng của thị trƣờng trong thời gian đến.Vì mức độ quan
trọng của hai yếu tố quy mô và dân số nên đang đƣợc các doanh nghiệp chú trọng.
Bên cạnh đó, tốc độ đô thị hóa chính là cơ hội nắm bắt của các event planer .Việc di
dân đến các thành phố lớn cũng chính là thời cơ để các doanh nghiệp tổ chức sự kiện
cạnh tranh nhau để giành khách hàng.Bên cạnh đó việc phân bố lại lực lƣợng sản xuất,

phân vùng lãnh thổ, đặc khu kinh tế cũng tạo ra các cơ hội thị trƣờng mới đầy hấp dẫn
1.2.1.2.Môi trường kinh tế
Đó là tốc độ tăng trƣởng kinh tế quốc dân, là tăng trƣởng, thất nghiệp, lạm phát, lãi
suất ngân hàng.Các yếu tố kinh tế này ảnh hƣởng trực tiếp đến sức mua của ngƣời dân,
của chính phủ và của các doanh nghiệp, và do vậy cũng ảnh hƣởng trực tiếp đến doanh
nghiệp
Hiện nay, nguồn thu nhập của Việt Nam từ lƣơng, ngoài lƣơng, lãi suất, nguồn tiết
kiêm kinh doanh buôn bán.Kinh tế Việt Nam đang dần hồi phục sau khủng hoảng kinh
tế, vì vậy chi tiêu ngƣời dân đang còn ở mức thấp. Từ đó doanh thu của các chủ đầu tƣ
đang giảm sút mạnh, dẫn đến kinh phí dành cho sự kiện bị hạn hẹp.
Tuy nhiên, với sự đa dạng thành phần kinh tế cũng giúp các doanh nghiệp đƣa ra các
chiến lƣợc để thu hút nhà đầu tƣ
1.2.1.3.Môi trường tự nhiên
Yếu tố đầu tiên ảnh hƣởng đến hoạt động tổ chức sự kiện đó chính là yếu tố thời
tiết.Với các sự kiện tổ chức ngoài trời nhƣ sự kiển biển, hay lễ động thổ… thì yếu tố
thời tiết đặc biệt quan trọng đối với các nhà tổ chức sự kiện
Việc bảo vệ môi trƣờng nơi tiến hành tổ chức sự kiện, đƣợc các ban ngành tại địa
phƣơng coi trọng. Vì vậy để đƣợc cấp phép tổ chức sự kiện thì doanh nghiệp phải đảm
bảo những việc tối thiểu về môi trƣờng tại nơi tổ chức sự kiện
1.2.1.4.Môi trường công nghệ kĩ thuật
Công nghệ đƣợc xem là vũ khí cạnh tranh, công nghệ tạo ra sự cạnh tranh với các
doanh nghiệp cạnh tranh.Việc đầu tƣ vào công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế vào
thời gian chuẩn bị cho sự kiện, giúp tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp hoặc tạo
cơ hội ở thị trƣờng mới.
Tiến bộ kĩ thuật tạo điều kiện cho tổ chức sự kiện ở nhiều lĩnh vực nhƣ:
-

Trong việc quản lý, lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Trong quá trình chuẩn bị sự kiện
Trong hoạt động thông tin liên lạc hỗ trợ cho tổ chức sự kiện

4


-

Trong quá trình đƣa đón, hỗ trợ khách đến với sự kiện
Trong việc trình diễn ( kĩ thuật, âm thanh,ánh sang, hiệu ứng đặc biệt )

1.2.1.5.Môi trường chính trị
Một trong những yếu tố ảnh hƣởng đến việc thực hiện sự kiện là chính trị, là luật pháp
quy định những việc liên quan đến tổ chức sự kiện. Yếu tố này quyết định đơn vị tổ
chức sự kiện có đƣợc phép thực hiện chƣơng trình hay không, vì thế các đơn vị kinh
doanh muốn thực hiện dự án cần phải chú trọng vấn đề thủ tục hành chính. Bên cạnh
đó vấn đề chính trị ổn định là tiền đề để các đơn vị tổ chức có thể yên tâm thực hiện
các dự án
1.2.1.6.Môi trường văn hóa
Văn hóa là một hệ thống giá trị, quan niệm, niềm tin, truyền thống và những hành vi
có chuẩn mực đƣợc một tập thể giữ gìn , đƣợc hình thành trong điều kiện nhất định về
vật chất, môi trƣờng tự nhiên, lịch sử của cộng đồng và dƣới tác động của các nền văn
hóa khác.
Văn hóa bao gồm những giá trị văn hóa truyền thống căn bản, giá trị văn hóa thứ phát
và các nhánh văn hóa của nền văn hóa.
Cách nhìn nhận về giá trị văn hóa trong thời đại hiện nay đƣợc thể hiện qua quan điểm
của mỗi ngƣời, mỗi ngƣời sẽ đặt cho mình một chuẩn mực văn hóa và dựa vào đó để
thực hiện.
1.2.2.Yếu tố vi mô
1.2.2.1.Các yếu tố bên trong doanh nghiệp tổ chức sự kiện
Yếu tố bên trong doanh nghiệp bao gồm: nhân lực, trình độ nhân viên, cơ sở hạ tầng,
các mối quan hệ với khách hàng, với nhà cung ứng, với chính quyền,…
1.2.2.2.Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện

Các nhà cung ứng dịch vụ đảm bảo cho các doanh nghiệp có yếu tố đầu vào ổn định để
có thể triển khai các sự kiện. Hầu nhƣ các doanh nghiệp đều có nguồn cung cấp đối
với một loại hàng hóa, dịch vụ nhằm tránh lệ thuộc bởi một nhà cung ứng, tránh tình
trạng những nhà cung ứng dễ dàng nâng giá.
1.2.2.3.Khách hàng
Ở đây khách hàng đƣợc hiểu theo hai nghĩa, tùy theo hình thức sự kiện mà
khách hàng có thể là các nhà đầu tƣ, hoặc là các khách hàng mục tiêu của sự kiện. Ví
dụ: Công ty TNHH URC Việt Nam thuê công ty TNHH Tầm Nhìn Thế Kỷ tổ chức sự
kiện ra mắt sản phẩm mới, thì khách hàng ở đây chính là nhà đầu tƣ. Khách hàng đóng
vai trò sinh tồn cho các doanh nghiệp tổ chức sự kiện. Để đáp ứng nhu cầu của khách
hàng, thì các nhà tổ chức sự kiện phải thỏa mãn mục tiêu của khách hàng, không
những thế phải làm khác biệt để tạo lợi thế cạnh tranh
1.2.2.4.Đối thủ cạnh tranh
Không riêng các doanh nghiệp tổ chức sự kiện, mà tất cả doanh nghiệp đều có đối thủ
cạnh tranh. Các nhà đầu tƣ ngày càng ít vì kinh tế khó khăn, nhƣng các đối thủ cạnh
tranh thì không có xu hƣớng giảm mà ngƣợc lại tăng. Điều này làm cho các doanh
nghiệp phải cực kì thận trọng đƣa ra các chiến lƣợc phù hợp, mức giá hợp lý để thu hút
nhà đầu tƣ.
5


1.2.2.5.Chính quyền và cư dân nơi tổ chức sự kiện
Việc đƣợc chính quyền ủng hộ hoặc chối đối, không chỉ sựa vào bản chất của sự kiện
tốt hay xấu mà ở đây các doanh nghiệp cần phải tạo lập, duy trì và phát triển mối quan
hệ tốt với chính quyền nơi diễn ra sự kiện. Việc quan hệ tốt với chính quyền sẽ giúp
các doanh nghiệp rất thuận lợi về các thủ tục hành chính, ngoài ra đƣợc hỗ trợ về các
vấn đề an ninh, đảm bảo việc tiến hành sự kiện.
1.3.Vai trò của việc xây dựng quy trình tổ chức sự kiện
Mọi doanh nghiệp đều có tiến trình tổ chức sự kiện của riêng mình, nó mang lại
nhiều ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức sự kiện:

- Việc xây dựng tiến trình tổ chức sự kiện sẽ tạo điều kiện cho nhân viên hợp tác với
nhau, khi đã biết những việc công việc cần làm.
- Giảm sự bất ổn, rủi ro khi triển khai sự kiện.
- Khi xây dựng tiến trình tổ chức sự kiện sẽ phân công rõ ràng cho mỗi nguồn lực, vì
vậy sẽ giảm đƣợc sự chồng chéo và lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp.
- Xây dựng tiến trình tổ chức sự kiện giúp quản lý hiệu quả của công việc, giúp kiểm
soát công việc tốt hơn.
Rõ ràng việc xây dựng tiến trình tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng với các doanh
nghiệp. Việc đảm bảo tiến trình tổ chức sự kiện, sẽ tạo uy tín cho doanh nghiệp, tạo
đƣợc lợi thế cạnh tranh với các đối thủ trong ngành
1.4.Quy trình của tổ chức sự kiện
1.4.1.Xác định mục đích,mục tiêu của event, đối tượng mục tiêu
Xác định mục đích của event: Bạn cần xác định đƣợc mục đích của sự kiện tổ
hức ra để làm gì: ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng, họp báo để có sự chuẩn bị
phù hợp và chu đáo cho sự kiện có thể định hƣớng đƣợc các công việc cần chuẩn bị và
hoàn thành để mang lại hiệu quả cho sự kiên và để tránh sự lãng phí về thời gian và
tiền bạc
Xác định mục tiêu cần đạt đƣợc: Là mục tiêu bạn đề ra và mong muốn đạt đƣợc
sau sự kiện: Gia tăng doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng thị trƣờng, mở
rộng mối quan hệ…Kế hoạch và ngân sách là căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả
công việc. Nếu không xác định mục tiêu rõ rang mọi công việc sẽ bị chồng chéo, gây
mất thời gian và sau khi sự kiện diễn ra thì kết quả mang lại không nhƣ mong đợi của
khách hàng
Xác định đối tƣợng mục tiêu: Mức độ thành công của một sự kiện đƣợc đánh giá
thông qua số lƣợng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút đƣợc, kể cả
khách hàng tiềm năng. Một sự kiện dù có quy mô tầm cở đến đâu, ấn tƣợng tới mức
nào cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tƣợng mục tiêu. Do đó phải xác
định đúng đối tƣợng mục tiêu để làm việc có tập trung và hiệu quả hơn
1.4.2.Xác định và sáng tạo ý tưởng cho sự kiện
.Đối với một event thì việc hình thành ý tƣởng rất quan trọng. Ý tƣởng đóng vai

trò thành bại trong một sự kiện, ý tƣởng phải có điểm nhấn, để đại đƣợc điểm nhấn đó
phải đạt 3 điều: thăng hoa nghệ thuật, chuyển tải chủ đề, tiếp xúc khách hàng đó là
điều cần thiết để mang lại ý tƣởng hay. Để mang lại hiệu quả cao nhất , ý tƣởng hợp
6


lý, sang tạo nhất đòi hỏi ngƣời lên ý tƣởng phải thực sự hiểu rõ sản phẩm, dịch vụ của
khách hàng đƣa ra cũng nhƣ yêu cầu của họ. Trong quá trình suy nghĩ hãy bật ra tất cả
ý tƣởng có thể và cố gắng kết hợp, phát triển nó để có thể tìm ra một ý tƣởng khả thi
và sáng tạo
1.4.3.Xây dựng kịch bản cho sự kiện
Mỗi loại sự kiện khác nhau sẽ có kịch bản tƣơng ứng, việc viết kịch bản phù
hợp với sự kiện đòi hỏi ngƣời viết phải có kĩ năng. Mỗi kịch bản cũng nên chia làm 2
loại đó là kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết. Kịch bản tổng quát là kịch bản bao
quát hết cả chƣơng trình, kịch bản này cho phía khách hàng để họ tiện quản lý lịch
trình sự kiện hoặc các bên cung cấp âm thanh ánh sang, màn hình máy chiếu nắm bắt
nội dung và điều khiển thiết bị cho phù hợp. Một kịch bản chi tiết hay còn gọi là kịch
bản MC, trong đó có lời dẫn của MC và phân công công việc cho đội ngũ tổ chức sự
kiện
1.4.4.Lập kế hoạch công việc và xác lập biểu đồ thời gian
Để thực hiện sự kiện thành công, ta sẽ quy ngƣợc lại vấn đề từ ngày thực hiện
event từ đó lên danh sách các công việc cần thực hiện, ta tổ chức nhân sự và tổ chức
giám sát các hoạt động một cách chi tiết nhất. Kế hoạch càng chi tiết thì việc tổ chức,
thực hiện, giám sát sẽ càng dễ dàng.
Lập kế hoạch phải chú ý đến thời gian, để mọi ngƣời biết đến và chú ý đến sự
kiện thì nên thông báo trƣớc cho họ một thời gian nào đó, khi thông báo đến cho họ
một thời gian sớm thì khả năng tham dự sẽ rất cao.Kế hoạch chi tiết chƣơng trình phải
ghi rõ: cách thực hiện nhƣ thế nào, có những trò chơi gì, triển khai nhƣ thế nào, tƣơng
tác với nhãn hàng ra sao, cách thức thực hiện
Thời hạn hoàn thành các công việc khác nhau:

-

Bài diễn văn cần phải hoàn thành ngày nào?

-

Khi nào cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu?

-

Khi nào các phê chuẩn cần đƣợc thực hiện

-

Ngày giờ tiến hành

-

Ngày nào bắt đầu gởi giấy mời

-

Tổ chức cuộc họp định kì đến những ngƣời tham gia tổ chức sự kiện để đảm
bảo các công việc đang đƣợc triển khai

Bảng tiến độ là một bảng liệt kê chi tiết các hạng mục công việc có liên quan,
trong đó xác định rõ thời gian bắt đầu và kết thúc, khối lƣợng công việc trong từng
đơn vị thời gian, ngƣời chủ trì, ngƣời kiểm soát quá trình thực hiện
1.4.5.Phân công công việc
Các công việc chủ yếu cần chuẩn bị cho quá trình tổ chức sự kiện bao gồm:

- Các thủ tục hành chính cho phép tiến hành tổ chức sự kiện, hoặc các hoạt động trong
sự kiện.
- Các công việc có liên quan đến khách mời tham gia sự kiện
- Chuẩn bị các nội dung cơ bản, tài liệu
- Lao động, trang thiết bị
7


- Quan hệ với các nhà cung ứng,dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện
Không thể một lúc mà một bộ phận có thể thực hiện tất cả các công việc đƣợc,
vừa không hoàn thành lại ảnh hƣởng đến chất lƣợng của sự kiện vì vậy nên công việc
cần đƣợc chia ra cho tất cả mọi ngƣời nên khâu phân công công việc là rất quan
trọng.Để chạy một chƣơng trình event cần rất nhiều nhân lực, ngoài nhân lực chính
còn có các cộng tác viên, nhƣng chỉ nên giao những công việc nhỏ cho các bạn cộng
tác viên, và làm việc dƣới sự kiểm soát của trƣởng nhóm là nhân viên công ty.Nên sắp
xếp công việc của từng ngƣời phù hợp với năng lực của họ, tránh tình trạng một ngƣời
quá ôm đồm, ngƣời làm không hết ảnh hƣởng đến kết quả và tiến độ công việc.
1.4.6.Dự trù kinh phí
Dự trù kinh phí là những khoản dự trù, những tính toán dự kiến về thu chi tài
chính trong sự kiện. Việc lập dự trù kinh phí cũng giúp các nhà quản lý có thể giám sát
hoạt động và đánh giá chất lƣợng, là cơ sở để triển khai các hoạt động tốt hơn. Giup sử
dụng các nguồn lực có hiệu quả, ngoài ra còn ngăn ngừa hạn chế những rủi ro trong sự
kiện.
a. Đặc điểm của dự trù kinh phí
Dự trù kinh phí bị ảnh hƣởng bởi các yếu tố không kiểm soát đƣợc nhƣ giá cả, môi
trƣờng kinh doanh, chính sách luật pháp của nhà nƣớc,... Ngoài ra, còn có những yếu
tố mà doanh nghiệp có thể kiểm soát đƣợc nhƣ các chi phí, chƣơng trình giảm giá,…
Dự trù mang tính định lƣợng các chi phí và doanh thu.
Có ý nghĩa trong một thời gian nhất định.
b. Mục đích của dự trù kinh phí

Lập kế hoạch kinh doanh.
Truyền đạt kế hoạch đến các bộ phận chức năng.
Thúc đẩy các phộ phận chức năng hoàn thành công việc nhằm đạt đƣợc mục tiêu đề ra.
Đá giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp
1.4.7.Thực hiện, giám sát event theo kế hoạch
Mọi ngƣời sẽ thực hiện những công việc đã phân công theo kế hoạch và có sự giám
sát của trƣởng bộ phận
Liên hệ chặt chẽ với các bộ phân bên ngoài
Tổ chức họp định kì với những ngƣời đang tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo các
công việc đang đƣợc triển khai
1.4.8.Tổng kết, đánh giá event
a. Tổng kết công tác tổ chức sự kiện của ban tổ chức sự kiện:
- Tập hợp các loại báo cáo, tài liệu có liên quan
- Đánh giá
- Tổng kết công tác tổ chức sự kiện
- Rút kinh nghiệm
- Khen thƣởng
8


b. Tổng kết công tác tổ chức sự kiện của nội bộ nhà tổ chức sự kiện:
- Tập hợp các loại báo cáo, tài liệu… có liên quan
- Đánh giá
- Tổng kết công tác tổ chức sự kiện
- Rút kinh nghiệm
- Khen thƣởng

9

CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG
TY TNHH THƢƠNG MẠI TẦM NHÌN THẾ KỶ
2.1 Sơ lƣợc về quá trình hình thành và phát triển công ty TNHH Tầm Nhìn Thế
Kỷ
2.1.1.Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Tầm Nhìn Thế Kỷ có tên đầy đủ là công ty TNHH Thƣơng Mại Tầm
Nhìn Thế Kỷ hay còn gọi bằng tên khác là Công ty Cevision, đƣợc thành lập vào
năm 2008 , CEVISION nhanh chóng trở thành một trong những cơ quan BTL tin cậy
cho các công ty trong và ngoài nƣớc. Với nền tảng vững chắc của hoạt động xuất sắc
và sự pha trộn của các chuyên gia chiến lƣợc cùng với những hiểu biết tại địa phƣơng,
Cevision có khả năng để cung cấp cho khách hàng với mạnh mẽ, sức ảnh hƣởng và tài
chính khôn ngoan để nối kết thƣơng hiệu với khách hàng.
Văn phòng trụ sở chính đƣợc thành lập ở tòa nhà Indochina, TP Hồ Chí Minh trong
năm 2008
Mở rộng sang tất cả các tỉnh, thành phố lớn đó cho phép công ty thực hiện các dịch vụ
của công ty trong tất cả các thị trƣờng trọng điểm của VN : Hà Nội, Hải Phòng, Đà
Nẵng , Quảng Ninh , Cần Thơ , Tiền Giang ...
Sau khi chuyển đến E - Com, đạt mức tăng trƣởng hữu cơ với dịch vụ khách hàng và
điều hành các đội lớn hơn : 17 nhân viên toàn thời gian và 200 nhân viên bán thời gian
Công ty có sự đầu tƣ gần đây trong bộ phận sáng tạo , tƣ vấn , giải pháp tiếp thị. Đƣợc
phát triển với các cơ sở mạnh mẽ của khách hàng và nội lực từ năm 2010.
2.1.2.Chức năng và nhiệm vụ của công ty TNHH Tầm Nhìn Thế Kỷ
2.1.2.1.Chức năng của công ty
- Tạo hình ảnh, phát triển thƣơng hiệu
- Nghiên cứu thị trƣờng, mở rộng thị trƣờng, phát triển sản phẩm
- Phân khúc thị trƣờng, xác định mục tiêu, định vị thị trƣờng
- Giam sát nhân viên thực hiện các chƣơng trình đã đề ra
2.1.2.2.Nhiệm vụ của công ty
- Tổ chức hệ thống thu thập thông tin về sản phẩm, giá, đối thủ cạnh tranh
- Xây dựng chiến lƣợc, mở rộng thị trƣờng

- Tổ chức các chƣơng trình marketing
- Theo dõi tình hình bên trong và bên ngoài của công ty, nhằm có sự thay đổi phù hợp
về giá và chất lƣợng
- Tìm và tuyển dụng nguồn nhân lực củng nhƣ sa thải các nhân viên không có năng lực
- Thúc đẩy các phòng ban thực hiện những kế hoạch đã định sẵn
- Lập kế hoạch giám sát nhân viên
- Lập kế hoạch khen thƣởng củng nhƣ kỉ luật cho nhân viên

10


2.1.3.Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Tầm Nhìn Thế Kỷ
Giám đốc

Phòng
nhân sự

Phòng tổ
chức sự
kiện

Phòng
chăm sóc
khách hàng

Phòng
marketing

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Tầm Nhìn Thế Kỷ
2.1.4.Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thương Mại Tầm Nhìn
Thế Kỷ
2.1.4.1.Đặc điểm dịch vụ công ty
Hiện này Tầm Nhìn Thế Kỷ đang kinh doanh các dịch vụ: Tổ chức sự kiện, âm thanh
– ánh sáng , quảng cáo in, thiết kế thƣơng hiệu, marketing media
Tổ chức sự kiện là một trong những công cụ đƣợc sử dụng phổ biến nhất hiện
nay. Tổ chức sự kiện đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc truyền tải thông điệp
từ doanh nghiệp đến khách hàng. Qua các sự kiện, doanh nghiệp có thể xây dựng, duy
trì, khuếch trƣơng và phát triển hình ảnh, uy tín của mình Với lợi thế trong lĩnh vực
quan hệ và báo chí truyền hình
Bên cạnh đó chính vì có quá nhiều công ty trong lĩnh vực tổ chức sự kiện nên
các doanh nghiệp sẽ có nhiều cơ hội trong việc lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ. Và
các công ty sẽ phải cạnh tranh nhau gay gắt hơn không chỉ về mặt chất lƣợng dịch vụ
mà cả về giá cả
Các công ty môi giới cũng dựa vào mối quan hệ quen biết sẵn có của mình

trong việc giới thiệu và chào bán các chƣơng trình . Chính vì thế việc gia tăng mối
quan hệ đang là vấn đề mà Tầm Nhìn Thế Kỷ quan tâm.

11


2.1.4.2.Đặc điểm khách hàng
Khách hàng của Tầm Nhìn Thế Kỷ thƣờng là khách hàng tổ chức vì vậy mang đặc
điểm của khách hàng tổ chức nhƣ:
-

Khách hàng tổ chức có tính chuyên nghiệp, quyết định sử dụng dịch vụ củ
họ bị ảnh hƣởng từ nhiều bên
Vì có nhiều bên tham gia nên quyết định sử dụng dịch vụ của họ phức tạp
hơn và quá trình quyết định lâu hơn
Trong quá trình sử dụng dịch vụ khách hàng tổ chức và ngƣời bán dịch vụ
có sự tƣơng tác nhiều với nhau

Hơn 8 năm thành lập,Tầm Nhìn Thế Kỷ đã và đang là nơi tin cậy của các nhà đầu tƣ
đến thực hiện tổ chức các sự kiện, những tên tuổi lớn mà Tầm Nhìn Thế Kỷ đã thực
hiện sự kiện nhƣ :
-

Các hãng thực phẩm: Vinamilk, Netcafe, URC, Mayora, Massan Group,
Rebisco, Sabeco, Sagota
Các hãng điện tử , điện lạnh nổi tiếng nhƣ: Samsung, Sharp,
Hãng xăng dầu : Petrol Việt Nam..
Các tập đoàn lớn khác nhƣ : Bayer, Covidien, Paseo, Paint, Merap group,
Vecl…

2.1.4.3.Đặc điểm đối thủ cạnh tranh
Ngày nay việc quảng bá thƣơng hiệu, giới thiệu sản phẩm dịch vụ và xây dựng hình
ảnh thƣơng hiệu là một hoạt động mang tính chiến lƣợc của tất cả doanh nghiệp, theo
xu thế chung các doanh nghiệp thƣờng phải lựa chọn một công cụ marketing để thực
hiện công việc đó
Vì vậy nhu cầu tổ chức sự kiện càng tăng cao, đây cũng chính là cơ hội cũng nhƣ
thách thức với Tầm Nhìn Thế Kỷ nói riêng và các cong ty tổ chức sự kiện nói chung.
Một số đối thủ cạnh tranh của Tầm Nhìn Thế Kỷ hiện nay nhƣ : Công ty TNHH
Thƣơng mại Dịch vụ Quảng cáo Công nghệ mới, Cty TNHH Tổ chức sự kiện Thắng
Việt, Cty TNHH Thƣơng mại và Quảng cáo Dƣơng Phong, Cty cổ phần tổ chức quốc
tế xây dựng Vietbuild, Cty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ Sao Quang Minh…
Các đối thủ cạnh tranh nói trên đều có những điểm mạnh nhất định, một trong số đó là
công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ Quảng cáo Công nghệ mới, chính là đối thủ nặng
ký nhất của Tầm Nhìn Thế Kỷ. Việc có nguồn tài chính lớn cũng nhƣ cách thức hoạt
động chuyên nghiệp, nên cũng làm các nhà đầu tƣ khá cân nhắc. Ngoài ra, nhờ vào
thƣơng hiệu và các mối quan hệ lâu dài, cũng là một lợi thế lớn của công ty TNHH
Thƣơng mại Dịch vụ Quảng cáo Công nghệ mới
Một số công ty mới thành lập hay nguồn tài chính có hạn nhƣ: Công ty tổ chức sự
kiện Thắng Việt, Công Ty TNHH Dịch vụ Sao Quang Minh,..., không chỉ các công ty
này yếu thế hơn về kinh nghiệm hay tài chính mà còn các hoạt động còn chƣa thật sự
chuyên nghiệp cũng nhƣ công tác quản lý chƣa phù
hợp.

12


2.1.4.4.Đặc điểm nhà cung cấp
Vai trò của nhà cung cấp rất quan trọng với công ty tổ chức sự kiện, trong đó có Tầm
Nhìn Thế Kỷ. Việc giữ mối quan hệ tốt đẹp với nhiều nhà cung cấp rất có lợi cho công
ty tổ chức sự kiện, vì khi làm vậy công ty sẽ nhận đƣợc nhiều ƣu đãi từ nhà cung cấp.

Hiện nay, thƣờng những công ty sự kiện sẽ cố gắng giữ mối quan hệ tốt đẹp với nhiều
nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ nhất định nhằm tạo lợi thế khi đàm phán với các nhà
cung cấp, đồng thời đảm bảo nguồn cung ứng cho công ty. Hiện nay Tầm Nhìn Thế
Kỷ đã và đang giữ mối quan hệ tốt với các nhà cung ứng nhƣ:
-

Nhựa: Công ty TNHH Lân Phƣợng, Cty Vân Phong TNHH Sản xuất dịch
vụ, Cty TNHH Phúc Hà…
Lĩnh vực giấy: Cty TNHH Giay AFC, Cty Sản xuất giấy Việt Nam, Cty
TNHH Thƣơng mại giấy Vĩnh Thịnh…
Văn phòng phẩm: Cty TNHH Thiên Gia Phƣớc, Cty Thƣơng mại dịch vụ
Well Việt Nam, Cty Ngọc Trâm Anh…
Nội thất: Cty cổ phần Nam Sơn, Cty cổ phần thƣơng mại Tấm Compact…

2.1.5.Tình hình kinh doanh của công ty Tầm Nhìn Thế Kỷ năm 2014- 2015

Chỉ Tiêu

2013

Tổ ng doanh thu

33.035.253.618 42.419.672.362 51.991.443.922

Giá vố n bán hàng

30.813.204.889 39.334.148.872 47.813.225.164

Lợi nhuậ n gộ p

2.222.048.730 3.085.523.490 4.178.109.830

Chi phí bán hàng

1.577.183.326 2.275.057.971 3.627.512.149

Lợi nhuậ n thuầ n

644.865.404

810.405.519

550.597.681

Thu nhậ p khác

325.479

576.920

294.321

Chi phí khác

150.250

102.355

114.765

645.190.883

811.042.439

550.892.002

Thuế
thu
nhậ p
107.149.565
doanh nghiệ p

116.893.476

120.703.217

Lợi nhuậ n sau thuế 538.041.318

694.148.963

430.128.785

Lợi nhuậ n
thuế

trước

2014

2015

Bảng 2.1 Kết quả kinh doanh của công ty Tầm Nhìn Thế Kỷ
13


(nguồn: bộ phận kế toán)
Nhận xét: Dựa vào bảng số liệu của bảng trên, từ năm 2012– 2014 doanh
thu qua các năm đều tăng, năm 2013 tăng mạnh nhất 128%, trong khi đó hầu hết
các chi phí hoạt động của năm 2013 đều tăng so với năm 2012 thì chi phí của năm
2014 lại tăng đột biến so với năm 2012 đặc biệt là chi phí bán hàng tăng gấp 2,3
lần so với năm trƣớc. Chính vì chi phí cao hơn doanh thu nên lợi nhuận của năm
2014 giảm nhiều so với năm 2013. Số liệu trên đây cho thấy năm 2013 là năm công
ty hoạt động có hiệu quả hơn so với năm 2014 do năm 2013 công ty mở rộng thị
trƣờng cho hoạt động kinh doanh. Trong khi đó năm 2014 là năm nền kinh tế lạm
phát cao cộng với suy thoái kinh tế toàn cầu, nên Việt Nam cũng có ảnh hƣởng một
phần.
Tuy nhiên, tốc độ tăng của giá vốn không bằng với tốc độ tăng của doanh thu nên
làm cho lợi nhuận gộp của công ty tăng đều qua các năm (138%-122%).
Từ đó, ta thấy đƣợc công ty đã có những bƣớc đi đúng đắng trong tổ chức quản
lý doanh nghiệp, công tác tiêu thụ, ký kết các hợp đồng với khách hàng, đang từng
bƣớc hòa nhập vào nền kinh tế thị trƣờng.
Tuy nhiên, nhƣ đã phân tích ở trên, tốc độ tăng lợi nhuận của công ty không cao
bằng tốc độ tăng của vốn chủ sở hữu. Điều này chứng tỏ công ty đã hoạt động chƣa có
hiệu quả lắm so với quy mô ngày càng tăng của mình
2.1.6.Những thuận lợi và khó khăn chủ yếu của công ty TNHH Tầm Nhìn Thế Kỷ
2.1.6.1.Thuận lợi
Công ty có văn phòng đại diện tại các thành phố lớn tại Hà Nội và Đà Nẵng có khả
năng cung cấp các hậu cần cho Bắc và miền Trung.
Hệ thống lƣu trữ mạnh mẽ ( FOC ) , đặc biệt là tại TP HCM với các kho 1.000 m2 , có
thể lƣu trữ số lƣợng lớn các sản phẩm, đặc biệt là các sản phẩm thực phẩm

Tiết kiệm chi phí chính sách đƣợc đặt ra, đảm bảo tất cả các mục có thể tái chế phải
đƣợc sử dụng cho các dự án sau này.
Có nhân viên toàn thời gian trên khắp các thành phố quan trọng để đảm bảo sự tham
gia mạnh mẽ với khách hàng , có nghĩa là chi phí và tiết kiệm thời gian cho công ty và
khách hàng
2.1.6.2.Khó khăn
Bên cạnh những thuận lợi thì công ty gặp một số khó khăn nhƣ:
-

Với xu hƣớng nền kinh tế trong khu vực và thế giới đã làm xuất hiện
nhiều đối thủ cạnh tranh, do đó làm cho sự cạnh tranh ngày càng khắt
nghiệp hơn.

-

Khách hàng thƣờng rất nhạy cảm đến vấn đề giá cả nên thƣờng có khuynh
hƣớng đổi.

-

Chƣa có chƣơng trình đào tạo huấn luyện đội ngũ nhân viên chăm sóc
khách hàng

-

Gặp nhiều khó khăn trong việc hoàn vốn và tìm kiếm tài trợ

-

Nhân lực ít và còn hạn chế về kinh nghiệm

14


-

Chi phí phê duyệt thấp, không cân bằng với yêu cầu của khách hàng

2.2. Quy trình tổ chức sự kiện tại công ty TNHH Tầm Nhìn Thế Kỷ
2.2.1.Giới thiệu một số sự kiện công ty đã và đang thực hiện
2.2.1.1.Sự kiện marketing
2.2.1.1.1.Ra mắt sản phẩm mới
Ngày nay, ngƣời tiêu dùng cần phải đòi hỏi nhiều hơn , họ luôn cần những sản phẩm
chất lƣợng và giá cả phù hợp. Chính vì vậy những nhà sản xuất luôn tìm tòi để đƣa ra
sản phẩm mới.Khi cần ngƣời tiêu dùng biết đến sản phẩm của mình, lúc đó là lúc Tầm
Nhìn Thế Kỷ cần làm công việc của mình, tổ chức các sự kiện nhằm thu hút các khách
hàng. Các sản phẩm từng đƣợc Tầm Nhìn Thế Kỷ tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm
nhƣ: Bánh Kornet , nƣớc Rồng Đỏ, bánh Danisa, bánh Malkist…
2.2.1.1.2.Ra mắt thƣơng hiệu
Khái niệm „ Hữu xạ thiên hƣơng‟ trong nền kinh tế này đã không còn đúng khi công
nghệ phát triển , đời sống con ngƣời đƣợc nâng cao. Khi các thƣơng hiệu mới ra đời,
không đủ sức để thực hiện quảng bá thƣơng hiệu của mình, họ cần một tổ chức chuyên
nghiệp để thực hiện công việc đó. Hiện nay Tầm Nhìn Thế Kỷ mới chỉ dừng lại ở việc
thiết kế các thƣơng hiệu nhỏ nhƣ: shop thời trang, quán cà phê, quán ăn, khu vui
chơi…
2.2.1.2.Sự kiện doanh nghiệp
2.2.1.2.1.Khai trƣơng
Lễ khai trƣơng có ý nghĩa quan trọng đối với bất kì doanh nghiệp nào, không chỉ là sự
thông báo có mặt trên thị trƣờng mà còn khẳng định đẳng cấp doanh nghiệp. Vì vậy
việc tổ chức thế nào cho ấn tƣợng, độc đáo, chi phí hợp lý là điều khách hàng quan
tâm, chú ý. Một số lễ khai trƣơng đƣợc Tầm Nhìn Thế Kỷ thực hiện nhƣ : Khai trƣơng

khách sạn Mƣờng Thanh, Shop Thời Trang Hi Đẹp!...
2.2.1.2.2.Hội nghị khách hàng
Tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp truyền thông đƣợc
thƣơng hiệu, tạo dựng và khẳng định mối quan hệ với khách hàng của mình, hội nghị
khách hàng là một tổng những sự kiện quan trọng mà doanh nghiệp cần phải làm. Khi
thực hiện tốt sẽ củng cố lòng tin, sự trung thành của khách hàng quen thuộc, tìm kiếm,
thu hút và tiếp cận những khách hàng tiềm năng. Hội nghị khách hàng của công ty
nghiên cứu thị trƣờng Gcom, Cty dƣợc BMV Pharma, ngân hàng Exim Bank đều đƣợc
Tầm Nhìn Thế Kỷ tổ chức thành công và đem lại kết quả tốt cho các doanh nghiệp
2.2.1.3.Sự kiện khác
2.2.1.3.1.Ngày kỉ niệm
Sự kiện này mang tính chất tƣởng nhớ, hoài niệm lại một ngày mang ý nghĩa quan
trọng với chủ đầu tƣ: Kỷ niệm ngày thành lập công ty, kỷ niệm ngày lễ lớn của nƣớc
ta. Mới đây nhất Tầm Nhìn Thế Kỷ đã tổ chức lễ kỷ niệm giải phóng miền Nam tại hội
chợ triển lãm Tp Hồ Chí Minh
2.2.1.3.2.Ngày lễ

15


Sự kiện lễ hội là sự kiện đƣợc tổ chức mang tính chất cộng đồng. „Lễ‟ là hệ thống
những hành vi, động tác nhằm biểu hiện sự tôn kính của cong ngƣời với thần linh,
phản ánh những ƣớc mơ chính đáng của con ngƣời trƣớc cuộc sống mà bản thân họ
chƣa có khả năng thực hiện. Hội mà sinh hoạt văn hóa, tôn giáo, nghệ thuật của cộng
đồng, xuất phát từ nhu cầu cuộc sống
Vào các ngày lễ lớn, điển hình nhƣ lễ Tết Nguyên Đán là cơ hội để giới thiệu vẻ đẹp
văn hóa, trong lễ Tết 2016 Tầm Nhìn Thế Kỷ đã tổ chức Lễ Hội Chào Xuân, lễ hội
Âm nhạc đƣờng phố …
2.3. Tiến trình tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Tầm Nhìn Thế Kỷ
2.3.1. Công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện của Công ty Tầm Nhìn Thế Kỷ

2.3.1.1. Thành lập ban tổ chức
Việc lập ban tổ chức rất quan trọng khi chuẩn bị tổ chức sự kiện, ở Tầm Nhìn Thế Kỷ
thƣờng việc tổ chức các sự kiện đƣợc phụ trách bởi anh Đỗ Quang Mạnh. Dƣới sự
điều hành của anh Mạnh, có thêm các nhân viên trong ban tổ chức, là những ngƣời có
kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
Ban tổ chức sẽ triễn khai ý tƣởng của nhà đầu tƣ để đƣa vào thực hiện. Ngoài ra, nếu
nhà đầu tƣ yêu cầu có môt hay môt số thành viên thuộc đơn vi ̣ của mình tham gia vao
ban tập trung vào việc tổ chức sự kiện.
Tùy vào mỗi sự kiện khác nhau sẽ có cơ cấu ban tổ chức khác nhau, cũng nhƣ phụ
thuộc vào nhà đầu tƣ có yêu cầu ngƣời vào ban tổ chức hay không, thì sẽ có ban tổ
chức khác nhau.
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu nhân sự ban tổ chức tại công ty Tầm Nhìn Thế Kỷ
Trƣởng ban tổ chức
Đỗ Quang Mạnh

Nhân viên ý
tƣởng
( Nguyễn Văn
Hoài )

Nhân viên thiết kế
( Hoàng Hoài
Nam)

Nhân viên thực
hiện
( Trần Hải
Dƣơng)

Cộng tác viên

Nhiệm vụ của từng nhân sự:
- Trƣởng ban tổ chức:
 Thực hiện các chƣơng trình ở lãnh đạo công ty đƣa xuống.
 Điều hành toàn bộ hoạt động của sự kiện.
 Đƣa ra quyết định giữ hay sa thải cộng tác viên.
 Training cho bộ phận kinh doanh khi chạy chƣơng trình.
 Liên hệ với Sở, câu lạc bộ, ca sĩ, diễn viên,... để chạy chƣơng trình.
16


 Giải quyết các thắc mắc của nhân viên cấp dƣới.
 Đại diện ban tổ chức trình bày ý tƣởng với ban lãnh đạo cũng nhƣ nhà đầu tƣ.
 Giám sát các nhân viên trong quá trình thực hiện chƣơng trình.
- Nhân viên ý tƣởng:
 Lên ý tƣởng cho chƣơng trình theo nhƣ mục đích của nhà đầu tƣ
 Lên kịch bản cho sự kiện.
- Nhân viên thiết kế:
 Triển khai các ý tƣởng đã đƣợc lãnh đạo duyệt.
- Nhân viên thực hiện:
 Chuẩn bị tấc cả những thứ cần thiết thực hiện chƣơng trình.
 Tiến hành thực hiện sự kiện theo nhƣ ý tƣởng.
- Cộng tác viên:
 Phối hợp với các nhân viên thực hiện để thực hiện chƣơng trình.
Ban tổ chức cần phải xác định đƣợc:
- Mục đích của sự kiện
- Tiêu chí đánh giá hiệu quả của sự kiện
- Đối tƣợng của chƣơng trình
- Khách mời của sự kiện
- Địa điểm

- Thời gian diễn ra
- Dự toán ngân sách.
2.3.1.2. Dự toán ngân sách
Trƣởng phòng tổ
chức sự kiện

Phụ trách tài
chính
( Lê Kiều Trinh)

Nhân viên
( Nguyễn Thu
Hoài)

Nhân viên
( Nguyễn Văn
Tân)

Sơ đồ 2.3: Cơ cấu nhân sự bộ phận tài chính công ty TNHH Tầm Nhìn Thế Kỷ

17


Để lập dự toán cho một sự kiện đƣợc chu đáo, phụ trách tài chính Lê Kiều Trinh luôn
tìm hiểu kỹ nội dung Bảng kế hoạch của sự kiện để biết những cái cần có cho sự kiện
và không bỏ qua những hạng mục quan trọng để lập ngân sách
Sau khi tìm hiểu bảng kế hoạch, phụ trách tài chính chuyển danh mục đã liệt kê ra cho
nhân viên cấp dƣới của mình, các nhân viên này dự kiến trƣớc danh mục hàng hóa và
dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lƣợng, chất lƣợng và chi phí. Tùy loại hình
sự kiện và nội dung của nó mà bộ phận lên dự trù các hạng mục phù hợp cho sự kiện.

Dƣới đây là danh mục hàng hóa, dịch vụ cần thiết mà thƣờng có trong bảng dự toán
của công ty: thƣ mời, chỗ ở, đi lại, thuê địa điểm tổ chức, diễn tập, thức ăn, nƣớc uống,
trang trí nội thất, trang trí khác, âm nhạc, giải trí, dẫn chƣơng trình, ánh sáng, sân
khấu, phim ảnh,thực đơn, quà tặng, bảo hiểm, an ninh, chi phí nhân công, chi phí điện,
nƣớc, thực trạng thiết bị, vật liệu quảng cáo, thông tin liên lạc, dịch thuật, vận chuyển,
hải quan, các chi phí khác,...
Trên thực tế, tùy vào mỗi loại sự kiện cũng nhƣ quy mô của sự kiện, mà danh mục
hàng hóa và dịch vụ thay đổi phù hợp với sự kiện.
Một trong những bảng dự toán ngân sách mà Tầm Nhìn Thế Kỷ thực hiện tổ chức sự
kiện:
Bảng 2.2 : Bảng dự toán ngân sách tổ chức sự kiện Sampling thực phẩm Jack’n Jill tại
siêu thị Metrol ở TP Hồ Chí Minh

Stt

Khoản mục

Đơn vị

Số lƣợng

Đơn
giá(vnđ)

1

Sang tạo

Concept

1

400.000

2

Thiết kế

Nội dung

1

500.000

3

Tiền thuê tổ chức sự Ngày
kiện

20

10.000.000

4

Standee

2

100.000

5

Photo- bang rôn

0,5

30.000

6

Boot

Cái

1

1.000.000

7

Loa

Cái

1

500.000

8

Vật dụng chơi game

Cái

3

60.000

Cái
Mét vuông

-quả cầu
-chày
-giấy gói
9

Nhân sự:

Ngƣời

18


-MC
-PG

3

5.400.000

1

8.000.000

-HEPER
-SUP
10

Chi phí khác

TỔN
G(1
+2+
3+4
+5+
6+7
+8+
9)

1.000.000
26.990.000

2.3.1.3. Chuẩn bị về thủ tục hành chính
Tầm Nhìn Thế Kỷ luôn xem trọng việc chuẩn bị về thủ tục hành chính, vì Công ty
hiểu đƣợc tầm quan trọng của các thủ tục hành chính. Trong một số trƣờng hợp nhất
định, khi đã tiến hành chuẩn bị tất cả công việc, nhƣng vì lý do thủ tục hành chính nên
chƣơng trình có thể bị hoãn hoặc thất bại. Hạn nộp hồ sơ là trƣớc 10 ngày diễn ra
chƣơng trình. Đối với chƣơng trình biểu diễn thời trang, các trang phục cần đƣợc
duyệt phác thảo trƣớc ít nhất 30 ngày tính đến thời điểm diễn ra sự kiện. Vì vậy nên

công việc chuẩn bị về thủ tục thƣờng đƣợc chuẩn bị sớm, ngay khi vừa lập xong kế
hoạch thì nhân viên thực hiện sẽ tập hợp tất cả các loại giây tờ cần thiết và tiến hành
xin cấp phép và thủ tục hành chính.Sau đó hồ sơ sẽ đƣợc nhân viên phụ trách thuộc
ban tổ chức sự kiện trực tiếp mang đến cơ quan xin cấp phép
Tùy vào mỗi loại sự kiện sẽ có những thủ tục hành chính khác nhau, ở Tầm Nhìn Thế
Kỷ với từng loại sự kiện sẽ có những thủ tục hành chính nhƣ sau: (các bảng mẫu các
giấy tờ xem ở phụ lục)
- Tổ chức họp báo:
 Đơn xin phép họp báo: theo mẫu quy định, trong đó có các nôi ̣dung nhƣ : mục đích;
thời gian; địa điểm; nội dung; ngƣời thuyết trình, nhà đầu tƣ (họ và tên, chức vụ); đối
tƣợng khách mời;…
 Giấy phép hoạt động kinh doanh hoặc giấy chứng nhận của cơ quan tổ chức
sƣ ̣ kiện và cả nhà đầu tƣ sự kiện (bản sao có công chứng);
 Các giấy tờ có liên quan đến mục đích, nội dung họp báo (giấy phép biểu diễn,
khuyến mãi…)
- Tổ chức trình diễn thời trang:
 Đơn xin phép trình diễn thời trang,
 Danh sách ngƣời mẫu,
 Hình mẫu trang phục sẽ trình diễn,
19