HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN QUẢNG CÁO BẰNG PHÁT

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP. HỒ CHÍ MINH

HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG
TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN QUẢNG CÁO BẰNG PHÁT

NGUYỄN LÊ HỒNG NHAN

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
ĐỂ NHẬN VĂN BẰNG CỬ NHÂN
NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH THƯƠNG MẠI

Thành phố Hồ Chí Minh
Tháng 07/2011


Hội đồng chấm báo cáo khóa luận tốt nghiệp đại học khoa Kinh Tế, trường Đại
Học Nông Lâm Thành Phố Hồ Chí Minh xác nhận khóa luận “ Hoàn thiện quy trình tổ
chức sự kiện tại công ty trách nhiệm hữu hạng quảng cáo Bằng Phát ” do Nguyễn Lê
Hồng Nhan, sinh viên khóa 2007-2011, ngành Quản Trị Kinh Doanh Thương Mại, đã
bảo vệ thành công trước hội đồng vào ngày ___________________ .

Trần Đình Lý
Người hướng dẫn
(Chữ ký)

________________________
Ngày

tháng

năm

Chủ tịch hội đồng chấm báo cáo

Thư ký hội đồng chấm báo cáo

(Chữ ký

(Chữ ký

Họ tên)

Họ tên)

Ngày

tháng

năm

Ngày

tháng

năm


LỜI CẢM TẠ

Lời đầu tiên, tôi xin gửi lòng biết ơn chân thành và sâu sắc đến ba mẹ kính yêu

cùng gia đình đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để tôi được học tập và rèn luyện tại
trường Đại học Nông Lâm Tp. HCM trong suốt bốn năm học vừa qua.
Tôi cũng xin gửi lờng biết ơn chân thành đến các quý thầy cô trường Đại học
Nông Lâm Tp. HCM, đặc biệt là các thầy cô khoa Kinh tế đã tận tâm truyền đạt những
kiến thức quý báu và bổ ích trong suốt quá trình tôi học tập tại trường.
Tôi xin gửi lòng biết ơn đến thầy Trần Đình Lý, giảng viên khoa Kinh Tế
trường Đại học Nông Lâm Tp. HCM đã tận tình hướng dẫn, góp ý tôi trong suốt quá
trình hoàn thành luận văn.
Sau cùng, tôi xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị đang công tác tại văn
phòng thương mại của Công ty TNHH Quảng cáo Bằng Phát đã tận tình giúp đỡ,
hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực tập.
Do kiến thức và thời gian có hạn nên luận văn không tránh khỏi còn có những
thiếu sót cũng như hạn chế, rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của
quý thầy cô.
Xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện
Nguyễn Lê Hồng Nhan
Tp. HCM, tháng 07 năm 2010


NỘI DUNG TÓM TẮT

NGUYỄN LÊ HỒNG NHAN. Tháng 07 năm 2011. “Hoàn Thiện Quy Trình Tổ
Chức Sự Kiện Tại Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Quảng Cáo Bằng Phát”.
NGUYEN LE HONG NHAN. JULY, 2011. “Improving Process Events At Bang
Phat Promotion Co., Ltd”.
Bài khóa luận này trình bày khá đầy đủ các khía cạnh của lính vực tổ chức sự
kiện, đặc biệt là đi sâu nghiên cứu quy trình tổ chức sự kiện của công ty TNHH quảng
cáo Bằng Phát. Từ những phân tích, nhận định tổng quan về thị trường tổ chức sự

kiện tại Việt Nam quy mô cung cầu, đặc điểm của cung cầu, cạnh tranh trên thị trường
tổ chức sự kiện, phân đoạn thị trường tổ chức sự kiện, cùng với các nhận định về xu
hướng phát triển thị trường tổ chức sự kiện trong tương lai. Qua đó đi sâu nghiên cứu
xung quanh hoạt động tổ chức sự kiện của công ty TNHH quảng cáo Bằng Phát ,làm
rõ các quy trình tổ chức sự kiện mà công ty đã thực hiện thông qua các sự kiện mà
công ty đã tổ chức, từ đó đưa ra các nhận xét, đánh giá xác thực nhất về các hoạt động
này.Đưa ra phương án đề xuất giúp cho hoạt động tổ chức sự kiện tại công ty được
thực hiện đồng bộ và chuyên nghiệp, nhằm đưa công ty trở thành một trong những
công ty tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam.


MỤC LỤC
Trang
Danh mục các chữ viết tắt ............................................................................................ vii
Danh mục các bảng ..................................................................................................... viii
Danh mục các hình ........................................................................................................ ix
CHƯƠNG 1 MỞ ĐẦU ....................................................................................................1
1.1 Lý do chọn đề tài ...................................................................................................1
1.2 Mục tiêu đề tài .......................................................................................................2
1.2.1 Mục tiêu chung ...................................................................................................2
1.2.2 Mục tiêu cụ thể ...................................................................................................2
1.3 Phạm vi nghiên cứu ...............................................................................................2
1.3.1 Phạm vi không gian.........................................................................................2
1.3.2 Phạm vi thời gian ............................................................................................2
1.4 Phương pháp thực hiện ..........................................................................................2
1.5 Kết cấu khóa luận ..................................................................................................3
CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN ............................................................................................4
2.1 Thông tin tổng quát. ...............................................................................................4
2.2 Lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh......................................................................4
2.3 Mục tiêu kinh doanh của công ty ...........................................................................5

2.4 Cơ cấu bộ máy tổ chức ..........................................................................................6
2.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian từ năm 2009 - 2010 ..8
2.5.1 Những dự án tiêu biểu .....................................................................................8
2.5.2 Kết quả hoạt động kinh doanh trong thời gian 2 năm gần đây .......................9
CHƯƠNG 3 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU......................13
3.1 Cơ sở lý luận ........................................................................................................13
3.1.1 Khái niệm về tổ chức sự kiện . ......................................................................13
3.1.2 Vai trò tổ chức sự kiện đối với hoạt động phát triển của các doanh nghiệp
hiện nay ..................................................................................................................13
3.1.3 Các loại sự kiện .............................................................................................14
3.1.4 Quy trình tổng quát khi thực hiện một chương trình Event. .........................16
3.1.5 Những điều cần lưu ý khi lập một kế hoạch Event. ......................................17
3.1.4 Mô hình phân tích SWOT .............................................................................18
3.2 Phương pháp nghiên cứu .....................................................................................19
v


CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN .......................................20
4.1.Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của công ty ..............................................20
4.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức sự kiện: ..........................................20
4.2.1 Môi trường vĩ mô: .........................................................................................20
4.2.2 Môi trường cạnh tranh...................................................................................21
4.2.3 Môi trường bên trong: ...................................................................................24
4.3 Quy trình tổ chức sự kiện tại công ty...................................................................24
4.4 Phân tích ma trận SWOT: ....................................................................................27
4.5

Đánh giá từng khâu trong quy trình tổ chức sự kiện ......................................29

4.5.1 Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện và lập kế hoạch tổ chức sự kiện ............29

4.5.2 Tổ chức và tính toán thời gian ......................................................................32
4.5.3 Danh sách khách mời ....................................................................................33
4.5.4

Địa điểm tổ chức sự kiện .........................................................................34

4.5.5 Tổ chức đưa đón khách ................................................................................34
4.5.6

Khách tới sự kiện.....................................................................................35

4.5.7

Không gian thực hiện sự kiện..................................................................35

4.5.8 Một vài hình ảnh về không gian sự kiện mà công ty đã tổ chức ..................35
4.5.9 Tổ chức ăn uống trong sự kiện ......................................................................38
4.5.10 Những vấn đề quan tâm khác ......................................................................38
4.6

Đánh giá ..........................................................................................................38

4.6.1 Đánh giá về nhân sự .....................................................................................38
4.6.2 Đánh giá về mặt kỹ thuật .............................................................................39
4.6.3 Đánh giá trong công tác quản lý ..................................................................39
4.7 Một số giải pháp: ................................................................................................40
4.7.1 Giải pháp đối với định hướng chiến lược kinh doanh của công ty ...............40
4.7.2 Giải pháp cho hoạt động tổ chức sự kiện .....................................................40
4.7.3 Giải pháp về công tác tổ chức quản lý ..........................................................45
4.7.4 Giải pháp về nâng cao quy trình tổ chức sự kiện ..........................................46

4.7.5 Các giải pháp khác ........................................................................................46
CHƯƠNG 5 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .................................................................48
5.1. Kết luận ...............................................................................................................48
5.2. Kiến nghị.............................................................................................................48
TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................................49

vi


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

TCSK

Tổ chức sự kiện

ĐBSCL

Đồng bằng sông Cửu Long

PG

Promotion girl

PB

Promotion boy

vii


DANH MỤC CÁC BẢNG
Trang
Bảng 2.1 Kết Quả Hoạt Động Kinh Doanh Qua 2 Năm 2009_2010 ............................10
Bảng 2.2 Hiệu Quả Hoạt Động Kinh Doanh .................................................................11
Bảng 4.1 Thực Trạng Tổ Chức Sự Kiện Tại Công Ty năm 2010 .................................20
Bảng 4.2 Phân Loại Một Số Sự Kiện Của BPRO Và Các Công Ty Cùng Ngành ........23
Bảng 4.3 Ma Trận SWOT .............................................................................................28
Bảng 4.4: Bảng Dự Toán Ngân Sách Tổ Chức Sự Kiện “Lễ Ký Thỏa Thuận Hợp Tác
Giữa Bayer và Viện Lúa ĐBSCL” ................................................................................29
Bảng 4.5 Kế Hoạch Thi Công Hạng Mục .....................................................................33
Bảng 4.6: Danh Sách Khách Mời Và Thư Mời “Lễ Ký Thỏa Thuận Hợp Tác Giữa
BAYER và Viện Lúa ĐBSCL” .....................................................................................34

viii


DANH MỤC CÁC HÌNH
Trang
Hình 2.1 Sơ Đồ Bộ Máy Tổ Chức Công Ty ....................................................................6
Hình 2.2 Kết Quả Hoạt Động Kinh Doanh Năm 2009 và 2010...................................11
Hình 4.1: Sơ Đồ Mô Tả Quy Trình ...............................................................................25
Hình 4.2: Các Phương Pháp Chuẩn Bị Tổ Chức Sự Kiện .............................................32
Hình 4.3 Thời Trang Doanh Nhân 2007 .......................................................................36
Hình 4.4: Giải Thưởng Người Mẫu Việt Nam 2009 .....................................................36
Hình 4.5: Gala Wedding 2010 .......................................................................................37
Hình 4.6: Lễ Khánh Thành Các Đơn Vị ........................................................................37

Hình 4.7: Lễ Khánh Thành Nhà Máy Bia Hà Nội – Mê Linh.......................................38

ix


CHƯƠNG 1
MỞ ĐẦU

1.1 Lý do chọn đề tài
Ngày nay, toàn cầu hóa đang là một trong những xu thế phát triển tất yếu của
quan hệ quốc tế hiện đại. Việt Nam gia nhập WTO sẽ là điều kiện thuận lợi để phát
triển kinh tế, mở rộng thị phần quốc tế cho các doanh nghiệp Việt Nam. Nhưng bên
cạnh đó khó khăn thách thức cũng không nhỏ muốn đứng vững đòi hỏi các doanh
nghiệp trong nước phải tìm ra cho mình một hướng đi đúng đắn. Vấn đề đặt ra cho các
doanh nghiệp là làm sao để vượt lên chiếm ưu thế trên thị trường và kinh doanh có
hiệu quả. Marketing ngày càng trở nên quan trọng đối với doanh nghiệp, nó đã góp
phần vào sự thành công của doanh nghiệp đem đến cho doanh nghiệp sự năng động,
linh hoạt trong kinh doanh và khả năng tiếp cận thị trường. Marketing đã được các
doanh nghiệp xem như là công cụ để chiến thắng trong cạnh tranh.
Hoạt động quan hệ công chúng (Public Relations – PR) mà trong đó tổ chức sự
kiện là một nhân tố quan trọng của hoạt động truyền thông và là một biến số trong các
biến số của Marketing – Mix: sản phẩm , gái cả, xúc tiến hỗn hợp và kênh phân phối
mà các doanh nghiệp đặc biệt chú trọng nhằm truyên tải thông điệp và định vị thương
hiệu của mình trong tâm trí khách hàng mục tiêu.
Sự khủng hoảng kinh tế toàn cầu và khu vực, tác động không nhỏ đến kinh tế
Việt Nam. Các doanh nghiệp đối mặt với những khó khăn, thách thức, việc duy trì, giữ
vững vị thế trên thị trường là một trong những vấn đề trọng tâm đối với các doanh
nghiệp. Vì thế, các hoạt động Marketing càng được các doanh nghiệp chú trọng hơn,
đặc biệt là hoạt động truyền thông, mà trong đó hoạt động tổ chức sự kiện là một trong
những lĩnh vực cực kỳ quan trọng của truyền thông.

1


Nhận thấy tầm quan trọng của hoạt động tổ chức sự kiện, công ty TNHH quảng
cáo Bằng Phát đã ngay càng phát triển lĩnh vực hoạt động tổ chức sự kiện của mình để
chiếm lĩnh thị trường và tăng khả năng canh tranh trên thị trường.
Sau một thời gian thực tập tại công ty TNHH quảng cáo Bằng Phát, với vốn
kiến thức về chuyên môn của mình, thấy được năng lực kinh doanh và thực trạng tổ
chức sự kiện của công ty tôi đã chọn đề tài: “Hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện
tại công ty TNHH quảng cáo Bằng Phát ”
1.2 Mục tiêu đề tài
1.2.1 Mục tiêu chung
Dựa trên cơ sở lý luận về tổ chức sự kiện đã học tập và nghiên cứu và qua thực
tế thực tập tại công ty từ đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức
sự kiện của TNHH quảng cáo Bằng Phát.
1.2.2 Mục tiêu cụ thể
Nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện của công ty.
Đánh giá,nhận xét về quy trình tổ chức sự kiện tại công ty.
Đề ra các giải pháp để hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện.
Phân tích ma trận SWOT.
1.3 Phạm vi nghiên cứu
1.3.1 Phạm vi không gian
Đề tài được thực hiện tại công ty TNHH Quảng cáo Bằng Phát.
1.3.2 Phạm vi thời gian
Đề tài được thực hiện từ 01/03/2011 đến 31/05/2011
Số liệu trong đề tài sử dụng từ năm 2008 đến 2010.
1.4 Phương pháp thực hiện
-Tiến hành nghiên cứu tại bàn, tìm hiểu thông tin, kiến thức về Event,tổ chức sự
kiện qua sách báo, internet, chọn lọc và xử lý dữ liệu, sau đó mô tả lại.

-Quan sát,học hỏi từ những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự
kiện. Từ đó đánh giá và xem xét các vấn đề cần thiết theo mục đích của đề tài.
-Đúc kết những kiến thức được học ở trường và rút ra từ kinh nghiệm bản thân
tiến hành nghiên cứu đề tài.

2


1.5 Kết cấu khóa luận
Với nội dung và phạm vi nghiên cứu đã được xác định kết cấu đề tài gồm các
phần chính sau đây.
Chương I: Mở Đầu.
Nêu lý do chọn đề tài tính cấp thiết của việc chọn đề tài,mục tiêu mà đề tài
muốn hướng đến.
Chương II: Tổng quan.
Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Quảng cáo Bằng Phát, lịch sử hình
thành và phát triển, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty.
Chương III: Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu
Nêu lý thuyết tổng quan về sự kiện và quy trình tổ chức sự kiện.
Chương IV: Kết quả nghiên cứu và thảo luận.
Chương V :Kết luận và kiến nghị

3


CHƯƠNG 2
TỔNG QUAN

2.1 Thông tin tổng quát.
Tên công ty:

Công ty TNHH quảng cáo Bằng Phát

Tên đối ngoại:

Bang Phat promotion co.,ltd .

Tên viết tắt:

BPRO

Địa chỉ:

18/25A-Cộng Hòa-Phường 12-Quận Tân Bình

Điện thọai:

84.8.29213393

Fax:

84.8.2921394

Webside:

www.bpro.com

Email:

Năm thành lập:

2006

Quy mô tổ chức:

26 người

2.2 Lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh
Hoạt động chính: Kinh doanh quảng cáo báo chí, truyền thông PR, sản xuất
phim quảng cáo, chụp hình quảng cáo, tư vấn chiến lược truyền thông, tổ chức sự kiện
văn hoá, thể thao, lễ hội, festival âm nhạc, thời trang
Dịch vụ sáng tạo : những ý tưởng sáng tạo luôn rất quan trọng quyết định sự
thành hay bại của một chiến dịch truyền thông dù là qua bất cứ một phương tiện nào
hay một hình thức nào đi chăng nữa. Những ý tưởng này đòi hỏi sự luôn mới mẻ,giúp
khách hàng tạo ấn tượng mới trong mỗi lần ra quân.
* Ý tưởng, sản xuất, quay phim quảng cáo
* Ý tưởng sản xuất kịch bản Event, Road show
* Thiết kế sân khấu, thiết kế quảng cáo,catalogue,thiết kế bảng biển
* Quảng cáo trên truyền hình. Tư vấn các chương trình phù hợp với đối tượng
quảng cáo trên những tiết mục đặc biệt của truyền hình
4


* Quảng cáo báo chí. Xây dựng chiến lược quảng cáo, thiết lập những thông tin,
lựa chọn phương tiện báo chí phù hợp với sản phẩm của khách hàng
* Sản xuất chương trình truyền hình, phát sóng theo từng chương trình hoặc
theo năm
* Xây dựng kịch bản, mời tài trợ, tổ chức biểu diễn

* Sản xuất và tổ chức các chương trình ca nhạc, thời trang
* Tổ chức Lễ hội , festival
* Tổ chức hội nghị, hội thảo
* Tổ chức giới thiệu sản phẩm mới, triển lãm
* Tổ chức lễ khai trương, khởi công, động thổ
* Quảng cáo qua các sự kiện văn hoá, thể thao, trò chơi truyền hình
Dịch vụ truyền thông :
* Lập kế hoạch truyền thông cho các thương hiệu, doanh nghiệp trên truyền
hình, báo chí, đài phát thanh
* Tổ chức họp báo, viết thông cáo báo chí
* Tư vấn chiến lược truyền thông tổng thể, booking media
* Xây dựng kế hoạch phát triển thị trưởng.
2.3 Mục tiêu kinh doanh của công ty
Ngay từ khi thành lập BPRO đã hướng tới mục tiêu quan trọng và chủ chốt là
trở thành doanh nghiệp đứng đầu trong lĩnh vực truyền thông, quảng cáo và tổ chức sự
kiện. Cung cấp các sản phẩm dịch vụ hỗ trợ marketing cho các doanh nghiệp.
Là một trong những công ty đứng đầu về cung cấp dịch vụ truyền thông quảng
cáo cho các doanh nghiệp. Cung cấp dịch vụ thết kế truyền thông đa phương tiện với
nhiều ưu thế vượt trội về mức độ tiện ích, hiệu quả sử dụng, tạo phong cách chuyên
nghiệp và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp trong hoạt động marketing, quảng bá sản
phẩm dịch vụ và bán hàng.
Đặt chỉ têu về doanh thu cho doanh nghiệp đến năm 2012 có thể đạt mức 40
triệu USD / năm.

5


2.4 Cơ cấu bộ máy tổ chức
Hình 2.1 Sơ Đồ Bộ Máy Tổ Chức Công Ty

Giám đốc

Phó Giám đốc điều hành

Phòng tổ
chức sự
kiện

Phòng thiết
kế

Phòng kinh
doanh

Phòng PR

Phòng
hành chính
nhân sự

Phòng kế
toán
Nguồn: Phòng Phó giám đốc điều hành

6


Ban giám đốc : Nhiệm vụ hỗ trợ quản lý đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp
luật về các lĩnh vực hay quyền hạn mà mình quản lý.
Các phòng ban gồm có: Phòng tổ chức sự kiện gồm 10 người, phòng kinh doanh gồm

5 người, phòng hành chính nhân sự gồm 4 người, phòng kế toán gồm 3 người, phòng
PR gồm 3 người, phòng thiết kế gồm 3 người.
Phòng Hành chính nhân sự :
Nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự :
Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Xây dựng và kiện toàn cơ
cấu tổ chức, quy chế quản lí, quy trình tác nghiệp và nội quy làm việc.
Quản trị hành chính- văn phòng, cung cấp các dịch vụ hỗ trợ và hậu cần cho các
pho(ng ban.
Làm việc với các cơ quan truyền thông về hoạt động của công ty, các cơ quan
Nhà nước về các vấn đề lao động, hành chính...
Phòng kinh doanh :
Gồm những nhân viên là những người trẻ tuổi năng động, nhạy bén tróng công
việc.BPRO đã sử dụng những người mẫu có năng lực thực sự và hiểu sâu về lĩnh vực
họ hoạt động như người mẫu Minh Đức, người mẫu Quang Trung và Ngọc Bích nhằm
mục đích tạo ấn tượng và tiết kiệm chi phí đào tạo chuyên môn, tận dụng người của
công ty.
Nhiệm cụ cơ bản của phòng kinh doanh:
Quản lý các hoạt động kinh doanh của công ty, đưa ra các dự án chiến lược
kinh doanh cho công ty,tìm kiếm khách hàng và làm việc trực tiếp với khách hàng.
Tư vấn cho lãnh đạo công ty về việc phê duyệt và kiểm soát dự án đầu tư
Hướng dẫn đào tạo những nhân viên kinh doanh, bán hàng trực tiếp cho công
ty.
Xây dựng các kế hoạch phát triển, mở rộng thêm khách hàng,tìm kiếm khách
hàng tiềm năng.
Xây dựng các chiến lược và thủ thuật thực hiện hoạt động chăm sóc khách
hàng,tìm hiểu những vấn đề còn gây trở ngại trong hoạt động kinh doanh của công ty.

7

Phòng Tổ chức sự kiện:
Nhiệm vụ của phòng tổ chức sự kiện:
Tổ chức và thực hiện nhưng sự kiện do công ty tổ chức cũng như sự kiện công
ty được thuê tổ chức
Viết kịch bản , ý tưởng cho một chương trình sự kiện
Dự toán được chi phí và những vấn đề liên quan đến mỗi sự kiện
Phòng thiết kế:
Thiết kế những maket quảng cáo cho khách hàng , thiết kế trang trí không gian
sự kiện,...
Phòng truyền thông:
Xây dựng hình ảnh qua trang Web hay hoạt động quảng cáo và phát triển hình
ảnh công ty .
Quản lý các tài liệu truyền thông, quản lý thông tin trên website công ty, mở
rộng và phát triển quan hệ truyền thông của doanh nghiệp.
Phối hợp với các bộ phận triển khai tổ chức các sự kiện nội bộ và các sự kiện
mà công ty tham gia và tổ chức như tiệc cuối năm hay tiệc đầu năm,tiệc sinh nhật công
ty...
Thực hiện viết bài và xuất bản báo chí .
Tham gia xây dựng các mối quan hệ công chúng
2.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian từ năm 2009 - 2010
2.5.1 Những dự án tiêu biểu
Qua mấy năm hoạt động công ty đã đạt được tương đối những thành tích tiêu
biểu,nhiều sự kiện mà BPRO tổ chức được mọi người biết đến không chỉ qua kênh
thông tin báo chí mà còn được trình chiếu trên truyền hình. Dưới đây là một số dự án
mà BPRO thực hiện:
- Giải thưởng quảng cáo sáng tạo Việt Nam
- Trung tâm thương mại Vincom CityTowers
- Dịch vụ quảng cáo truyền thông tổng thể cho thương hiệu VINPEARL ( khu
du lịch 5 sao ) tại Việt Nam.
- Xây dựng chiến lược PR, đưa ra giải pháp tổng thể cho khu vui chơi cao cấp

Tuần Châu và khu biệt thự Hồng Châu
8


- Dịch vụ quảng cáo, xây dựng hình ảnh, tổ chức sự kiện khai trương cho trung
tâm thương mại Vincom CityTowers
- Tổ chức biểu diễn với quy mô lớn : Wedding Gala 2010,Thời Trang Doanh
nhân tổ chức Thường niên, Giải thưởng quảng cáo sáng tạo Việt Nam.
- Tổ chức các tiệc chiêu đãi, hội nghị khách hàng cho các đối tác trong và ngoài
nước
-Tổ chức và thực hiện Giải thưởng quảng cáo Sáng tạo Việt Nam 2008
- Phối hợp tổ chức giải thưởng 500 thương hiệu nổi tiếng 2010
2.5.2 Kết quả hoạt động kinh doanh trong thời gian 2 năm gần đây
Sau 5 năm hoạt động tại thị trường Việt Nam và TP Hồ Chí Minh là thị trường
mục tiêu trong những năm đầu phát triển, Hoạt động kinh doanh của BPRO đã mang
lại những kết quả đáng kể. Dưới đây là thông tin về kết quả hoạt động kinh doanh của
BPRO qua các năm 2009 và 2010.

9


Bảng 2.1 Kết Quả Hoạt Động Kinh Doanh Qua 2 Năm 2009_2010
Đơn vị tính : 100.000.000 đồng

Chỉ tiêu

2009

2010

563.32

Chênh lệch
±Δ

%

771.81

208.49

37.01

0.51

1.19

0.68

133.33

Doanh thu thuần

562.81

770.62

207.81

36.92

Giá vốn hàng bán

447.55

567.75

120.20

26.86

Lợi nhuận gộp

115.26

202.87

87.61

76.01

Doanh thu hoạt động tài chính

57.00

31.83

-25.17

-44.16

Chi phí tài chính

53.49

21.48

-32.01

-59.84

Trong đó: lãi vay

1.95

7.71

5.76

295.38

Chi phí bán hàng

15.30

14.68

-0.62

-4.05

Chi phí QLDN

19.49

18.77

-0.72

-3.69

Lợi nhuận từ HĐKD

83.98

222.73

138.75

165.22

Thu nhập khác

0.60

4.85

4.25

708.33

Chi phí khác

0.23

1.68

1.45

621.03

Lợi nhuận khác

0.37

3.17

2.80

756.76

Tổng lợi nhuận trước thuế

84.35

225.90

141.55

167.81

Chi phí thuế TNDN hiện hành

2.83

11.30

8.47

299.29

Lợi nhuận sau thuế

81.53

214.61

133.08

163.23

Tổng doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu

Nguồn: Phòng Phó giám đốc điều hành

10


Bảng 2.2 Hiệu Quả Hoạt Động Kinh Doanh

Chỉ Tiêu

Năm 2009

Năm 2010

Tỷ Suất DT/CP

1.176

Tỷ Suất LN/DT
Tỷ Suất LN/CP

Chênh Lệch
±Δ

%

1.406

0.230

0.195

0.150

0.289

0.139

0.927

0.176

0.406

0.230

1.303

Nguồn: Phòng Phó giám đốc điều hành
Hình 2.2 Kết Quả Hoạt Động Kinh Doanh Năm 2009 và 2010
Đơn vị tính : 100.000.000 đồng

Nguồn: Phòng Phó giám đốc điều hành
Theo số liệu được trình bày trong Bảng 2.1 và Biểu đồ 2.1 qua hai năm ta thấy
có sự tăng trưởng mạnh về hiệu quả kinh doanh : Lợi nhuận sau thuế năm 2010 tăng
hơn so với 2009 đến 163.23% (tương đương 13.308 tỷ đồng). Điều đó cho thấy hoạt
động kinh doanh cũng như chiến lược phát triển của công ty đã và đang mang lại
những hiệu quả đáng kể.
Tuy nhiên, bên cạnh đó các khoản giảm trừ doanh thu cũng như các chi phí
khác trong năm 2010 cũng theo đó tăng tương ứng với mức chênh lệch khá lớn. Cụ thể
11


các khoản giảm trừ doanh thu: tăng 133.33% tương đương 68 triệu và chi phí khác
tăng 621.03% tương đương 145 triệu.
Theo định hướng những năm tới công ty sẽ chú trọng hơn nữa vào mảng tổ
chức sự kiện (TCSK), do đó việc hoàn thiện hơn nữa quy trình hoạt động, cắt giảm chi

phí các khâu, đồng thời tăng hiệu quả đầu tư những lĩnh vực khác (quảng cáo, truyền
thông, tài chính..) đang rất được lãnh đạo công ty quan tâm.

12


CHƯƠNG 3
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP
NGHIÊN CỨU

3.1 Cơ sở lý luận
3.1.1 Khái niệm về tổ chức sự kiện .
Tổ chức sự kiện (Event) là việc "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm của
một công ty thông qua những sự kiện. Đây còn là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao
đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền,
giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp...
Event có nhiều loại như: khai trương, động thổ, kỷ niệm, trình diễn thời trang, hội nghị
khách hàng, họp báo. Ngoài ra có những Event quy mô rất lớn như : những cuộc
thi hoa hậu, những Event văn hóa , lễ hội, hội chợ hàng Việt Nam chất lượng cao, hoặc
những chương trình biểu diễn nghệ thuật.
Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người
chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu
nhỏ chi tiết. Sự chuyên nghiệp thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết mỗi
khâu trong event.
3.1.2 Vai trò tổ chức sự kiện đối với hoạt động phát triển của các doanh nghiệp
hiện nay
Người tiêu dùng đặt niềm tin và ưa chuộng vào một sản phẩm có thương hiệu
mạnh bởi người ta tin rằng một “sản phẩm, dịch vụ… có thương hiệu tốt chắc chắn
phải có chất lượng tốt”. Vì thế, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững
trong cơ chế thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, thì song song với những kế

hoạch và chính sách kinh doanh tốt, yếu tố xây dựng thương hiệu trở thành một vấn đề
nóng bỏng, mang tính sống còn.
13


Trong hoạt động marketing nói chung và hoạt động quảng bá xây dựng thương
hiệu, giới thiệu sản phẩm xúc tiến thương mại nói riêng thì hoạt động tổ chức sự kiện
Event đã trở thành một kênh thông tin tuyên truyền hiệu quả cho các doanh nghiệp.
Qua hoạt động Event là dịp để người tiêu dùng nhớ đến thương hiệu, hiểu về lịch sử
hình thành và phát triển thương hiệu… Cũng thông qua chương trình này, thương hiệu
sản phẩm và những người sáng lập ra doanh nghiệp cũng để lại những ấn tượng, tình
cảm tốt đẹp trong lòng công chúng. Người tiêu dùng luôn ấn tượng mạnh mẽ với các
chương trình không mang tính thời vụ, hoặc không quảng bá trực diện mà nhà tổ chức
thật khéo léo chuyển tải những thông điệp một cách tinh tế.
Hội nhập nền kinh tế toàn cầu, ngành tổ chức Event có một vai trò rất quan
trọng. Thông qua các chương trình sự kiện trở thành cầu nối giữa nhà cung cấp sản
phẩm và những người tiêu dùng.
3.1.3 Các loại sự kiện
Khai trương
Là một trong những lý do tốt nhất để tổ chức một sự kiện. Để có tác dụng tốt,
bạn phải làm cho sự kiện này mang một nét đặc trưng riêng, nói lên được ngành nghề
và chuyển tải được thông điệp mà bạn muốn nhắn gửi đến khách hàng, đó là: ”Chúng
tôi đã có mặt. Chúng tôi khác với các đối thủ cạnh tranh, chúng tôi tốt hơn các đối thủ
cạnh tranh và chúng tôi đang sẵn sàng phục vụ bạn”. Bạn phải làm cho khách hàng có
ấn tượng mới lạ và tốt đẹp về buổi lễ khai trương. Nên tránh đi vào lối mòn như nhất
thiết phải có chạy thử máy (đối với việc khai trương nhà máy sản xuất), cắt băng
khánh thành…Hãy nghĩ ra những cách làm sáng tạo. Chẳng hạn, nếu khai trương một
cửa hàng bán đồ điện tử, bạn có thể dùng một bộ điều khiển từ xa để mở cửa vào giờ
khai trương. Hay để cho buổi lễ khai trương thêm phần ấn tượng, bạn có thể thiết kế
thiệp mời độc đáo, đăng tải tin trên báo chí, tổ chức các chương trình giải trí, biểu

diễn, tặng quà cho những người đến dự. Ngoài ra, bạn cũng có thể nghĩ ra những cách
để ghi nhớ và cảm ơn những khách hàng đầu tiên như gửi phiếu mua hàng miễn phí
hoặc giảm giá, ghi lại tên và ngày sinh khách hàng để gửi thiệp chúc mừng sinh nhật.
Giới thiệu sản phẩm mới.
Những buổi giới thiệu sản phẩm mới thường được đi kèm với các chương trình
giải trí, biểu diễn. Tuy nhiên, bạn không nên để những chương trình này kéo dài quá
14


mức và làm cho khách hàng sao lãng với mục đích chính của bạn là giới thiệu sản
phẩm hay dịch vụ. Nói một cách khác, những chương trình giải trí và biểu diễn chỉ là
những “chất xúc tác” còn sản phẩm hay dịch vụ của công ty bạn vẫn là phần “cốt lõi”.
Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý đến yếu tố không gian và thời gian khi tổ chức các buổi
giới thiệu sản phẩm mới.
Các kỳ nghỉ, các ngày lễ.
Những dịp lễ Giáng Sinh, năm mới hoặc khi hè về, thu sang, đông đến…đều là
những dịp rất tốt để bạn tổ chức các sự kiện đặc biệt. Tuy nhiên, điều quan trọng là
bạn phải xây dựng được những chương trình độc đáo nhưng không đi quá xa thông
điệp mà bạn muốn gửi gắm đến khách hàng.
Sự xuất hiện của những người nổi tiếng
Làm việc với những người nổi tiếng tuy khá phức tạp nhưng lại có tác dụng rất
tốt đối với chương trình tiếp thị của bạn. Trước khi tiếp cận với các nhân vật nổi tiếng,
điều quan trọng là cần phải nghiên cứu kỹ lịch trình làm việc và cá tính của họ xem có
thích hợp với mục tiêu tiếp thị và hình ảnh của công ty bạn hay không. Nên đối xử với
những người nổi tiếng theo một tác phong “chuyên nghiệp” và nên báo cho họ biết
trước chương trình chi tiết. Khi mời những nhân vật nổi tiếng hợp tác, bạn cũng phải
xác định xem đối tượng khách hàng mà bạn muốn thu hút là ai, bạn muốn đưa tin về
sự kiện xuất hiện của các nhân vật này trên các phương tiện truyền thông nào và bạn
muốn tạo ra ấn tượng lâu dài nào đối với khách hàng.
Đồng tài trợ.

Để đạt được các mục tiêu tiếp thị của mình, bạn còn có thể tham gia tài trợ cho
một sự kiện nào đó do các công ty khác tổ chức hoặc hợp tác với họ để tổ chức các
chương trình từ thiện, chúc mừng sinh nhật của các doanh nghiệp khác, tài trợ cho các
chương trình thi đấu thể thao, hội họp…Nhưng nên nhớ rằng, không phải chương trình
nào cũng đều thích hợp cho tất cả các doanh nghiệp. Việc hợp tác tổ chức sự kiện phải
tuỳ theo đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty bạn và phù hợp với nhu cầu của
khách hàng.
Kỷ niệm thành lập.
Đây là một sự kiện đặc biệt mà hầu hết các doanh nghiệp đều có thể tổ chức. Có
một thâm niên hoạt động trong một ngành nghề nào đó là một điều đáng để doanh
15


nghiệp tự hào và bạn nên tận dụng cơ hội này để củng cố sự ủng hộ, lòng trung thành
của những khách hàng trong quá khứ và hiện tại. Buổi tiệc “sinh nhật” cũng là dịp để
bạn mời những khách hàng tiềm năng và xây dựng quan hệ với họ.
Tổ chức các trò chơi và các cuộc thi.
Thực tế cho thấy, các trò chơi và các cuộc thi là những sự kiện gây được khá
nhiều sự chú ý từ khách hàng. Tuy nhiên, những chương trình này chỉ có tác dụng tốt
nếu nó được tổ chức và quản lý một cách hợp lý và nghiêm túc. Nghĩa là, bạn phải
chứng minh được tính chuyên nghiệp trong việc tổ chức các trò chơi và các cuộc thi.
Mọi người cần phải được thông báo, hướng dẫn rõ ràng về những thể lệ cuộc chơi như
cách thức chọn lựa, đánh giá và trao giải thưởng. Và một điều quan trọng là nếu bạn đã
hứa hẹn có những giải thưởng nào thì phải giữ đúng lời hứa.
3.1.4 Quy trình tổng quát khi thực hiện một chương trình Event.
Quản lý một Event bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí
(cost), công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những ràng buộc về luật pháp
(legal), văn hoá đạo đức (ethical) và những thay đổi không thể lường trước được ở
bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp.
Công việc tổ chức Event là một công việc khó. Nhưng một chương trình

Event luôn phải trải qua những bước cơ bản sau:
Hình thành chủ đề (theme) cho sự kiện
Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật
(regulation), khu vực tổ chức (site choice), văn hoá riêng của khách hàng (client
culture), nguồn lực (resource); và vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách
thức phục vụ (catering), hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker), cách
trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo hiệu ứng
đặc biệt (audiovisual, special effects).
Nếu là Event Lunching sản phẩm thì chủ đề nó phụ thuộc vào thông điệp
mà sản phẩm (brand) đó muốn đưa đến khách hàng mục tiêu.Ngoài ra, nó còn phụ
thuộc vào chiến lược marketing dài hạn mà công ty đó mong muốn ...
Viết chương trình (proposal)
Là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gởi đến
khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường,
16