Hướng dẫn Excel phần 5

CHƯƠNG V
CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE)
I) Khái niệm về vùng dữ liệu:

Trong một Cơ sở dữ liệu dạng bảng Excel ta có
thể:

Trích lọc (Filter)

Xóa (Delete)

Rút trích (Extract)
Những dữ liệu thỏa mãn một tiêu chuẩn nào đó

1- Vùng dữ liệu: (Database)
Là vùng CSDL ít nhất 2 dòng. Dòng đầu tiên chứa
các tiêu đề cột. Dòng còn lại chứa dữ liệu gọi là mẫu
tin (Recoerd)
2-
2- Vùng tiêu chuẩn
(Criteria)
(Criteria)
Là vùng chứa điều kiện để: Tìm kiếm, Xóa, rút trích
Là vùng chứa điều kiện để: Tìm kiếm, Xóa, rút trích
hay trích lọc. Vùng này gồm ít nhất 2 dòng. Dòng
hay trích lọc. Vùng này gồm ít nhất 2 dòng. Dòng
đầu chứa tiêu đề, dòng còn lại chứa điều kiện
đầu chứa tiêu đề, dòng còn lại chứa điều kiện
3-
3- Vùng rút trích

(Extract)
(Extract)
Là vùng trích dữ liệu chứa mẫu tin của vùng dữ liệu
Là vùng trích dữ liệu chứa mẫu tin của vùng dữ liệu
thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn. Vùng rút trích
thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn. Vùng rút trích
cũng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề muốn rút
cũng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề muốn rút
trích
trích

II ) Phương pháp trích lọc: Có 2 phương pháp
1- Phương pháp lọc tự động (Auto Filter)

Đưa ô nhập vào vùng cần trích lọc

Vào menu Data/ Filter/ AutoFilter

Khi đó các nút mũi tên  sẽ xuất hiện ở các cột
trong vùng cơ sở dữ liệu

Click vào mũi tên để chọn các giá trị của cột cần xác
định điều kiện trích lọc. Khi đó các mẫu tin thỏa
điều kiện thì được hiển thị

Muốn hiển thị các mẫu tin. Chọn menu Data /Filter/
Show All

Muốn bỏ trích lọc trên menu chọn Data/ Filter/
AutoFilter lần nữa

Ví dụ ta có CDDL như sau:
Họ Tên Văn Sử Địa Ưu tiên
Thanh 3 7 4 A
Kỷ 7 8 6 A
Hòang 5 5 3 B
Vi 8 1 8 B
Vũ 6 7 4 A
Đại 6 3 2 B

2- Phương pháp lọc chi tiết (Advance Filter)
Trong phương pháp này ta cần xác định vùng dữ
liệu (database) và tạo trước vùng tiêu chuẩn
Di chuyển con trỏ vào ô bất kỳ trong vùng dữ liệu
Data/ Filter / Advanced Filter. Xuất hiện hộp thọai

Chọn Filter the list-inplace

Nhập vùng dữ liệu trong List range

Nhập vùng đkiện trong Criteria range

Nếu chọn Unique record only, dữ liệu
lọc ra những dòng trùng nhau chỉ trình bày một
dòng
–
Click OK để thực hiện