TIỂU LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH CUỘC HỌP VÀ CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO SẾP

MỞ ĐẦU

Hội họp là một hoạt động cần thiết trong quá trình tiến hành công việc
của một công ty hay một tổ chức. Bởi vì những cuộc họp này thường
xuyên diễn ra và đều có tính chất quan trọng nên chúng phải được tổ chức
sao cho hợp lý để phát huy được hiệu quả tốt nhất.
Cuộc họp cũng là nơi để trao đổi bàn bạc vì vậy thường có không khí
trang trọng. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo hoặc chỉ được
chuẩn bị sơ sài thì những cuộc họp đó chắc chắn sẽ trở nên không hiệu
quả, mục đích cuộc họp không đưuọc xác định rõ ràng hay những nhân vật
quan trọng không được mời tới…
Bên cạnh những cuộc họp, công tác cũng là một trong những hoạt động
quan trọng. Việc chuẩn bị cho một chuyến công tacscho lãnh đạo đòi hỏi
sự chuẩn bị khá công phu và chi tiết. Các chuyến đi phải có mục đích rõ
ràng, thời gian không bị chồng chéo..
Hiểu được tầm quan trọng của hai hoạt động này, Em xin được lựa chọn
đề tài “Hoạch định tổ chức các cuộc họp và công tác trong công ty” cùng
một số ví dụ cụ thể để giúp mọi người hiểu rõ thêm về các công việc này.
I.NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỘI HỌP:
1. Khái niệm hội nghị, hội họp:
Hội họp (hội nghị, hội thảo, các cuộc họp) là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp
xúc có tổ chức và mục tiêu của 1 tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền
hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị
2 Ý nghiã của hội họp:
–

Tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc , nâng cao tinh thần tập thể và tạo ra
năng suất lao động cao

–

Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan đơn vị.

–

Khai thác trí tuệ tập thể, tạo cơ hội cho mọi ngƣời đóng góp ý kiến sáng tạo của bản
thân để XD tổ chức vững mạnh


–

Phổ biến những quan điểm tư tưởng mới , bàn bạc tháo gỡ những khó khăn, sửa
chửa những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ

4. Các phương pháp tổ chức hội họp, hội nghị
–

Phương pháp truyền thống: Mời đại biểu họp tại các phòng họp hoặc trên hội
trường.

–

Phương pháp sử dụng điện thoại, mạng vi tính.

–

Phương pháp sử dụng cáp quang như cầu truyền hình, hội nghị từ xa.

4. Phân loại hội họp:
a. Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý:
–

Hội họp bàn bạc, ra quyết định

–

Hội họp phổ biến triển khai nhằm mục đích quán triệt những tư tưởng quan điểm,
chủ trương, giải pháp đã đề ra, xây dựng kế hoạch, chương trình hành động để triển
khai những quyết định đã thông qua.

–

Hội họp đôn đốc, kiểm tra: nhằm đánh giá kịp thời việc triển khai chương trình, kế
hoạch công tác và chỉ đạo, uốn nắm kịp thời những lệch lạc, nếu có.

–

Hội họp sơ, tổng kết nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm đối với những hoạt động vừa
qua và đƣa ra những phương hướng cho hoạt động tiếp theo.

b. Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp:
–

Hội họp trao đổi thông tin

–

Hội họp triển khai công việc

–

Hội họp mở rộng dân chủ

–

Hội họp giải quyết vấn đề

c. Căn cứ vào hình thức hội họp:
–

Hội họp chính thức: được tổ chức công khai, theo quyết định của lãnh đạo

–

Hội họp không chính thức: được tổ chức trong diện hẹp, không công khai hoặc
mang tính nội bộ nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội dung bí mật hoặc
chưa cần phổ biến rộng rãi.

5.Cách sắp xếp chổ ngồi :


Chỗ ngồi không đơn giản chỉ là chỗ ngồi, mà nó còn thể hiện vị thế, vai trò của
người ngồi ở vị trí đó, thậm chí ảnh hưởng tới cách giao tiếp của những người trong
phòng họp với nhau
– Sắp đặt vị trí phù hợp với mục đích của cuộc họp
– Giúp những người tham gia hiểu được vị thế của mình là ai, vai trò của mình là gì
– Đảm bảo cho chủ tọa/người quan trọng nhất có thể điều hành cuộc họp suôn sẻ
– Tránh việc những người thích ngồi cùng nhau sẽ tụm lại và trao đổi, gây mất trật tự và
không tập trung
– Nghệ thuật sắp đặt có thể tăng sức mạnh của người điều hành và giảm sức mạnh của
người chống đối

Một số quy tắc chung khi sắp đặt chỗ ngồi
Nguyên tắc chung khi sắp đặt chỗ ngồi đó là thể hiện sự tôn trọng, đảm bảo các yếu tố
thuận lợi, an toàn cho người quan trọng nhất của cuộc họp. Thông thường sẽ có một số
quy tắc sau:
– Vị trí của chủ tọa luôn cách xa cửa ra vào nhất và là vị trí có thể bao quát toàn bộ
phòng họp: Điều này để chủ tọa có thể kiểm soát cuộc họp dễ dàng, không phải ngoái
lại nhìn khi có người đi vào, tránh sự mất tập trung bởi những hoạt động có thể xảy ra
như lễ tân vào tiếp nước, rót trà…
– Các vị trí quan trọng sẽ ở gần chủ tọa, các vị trí càng xa càng kém quan trọng
– Ghế của chủ tọa thường là một chiếc ghế riêng, không giống các ghế còn lại, có lưng
ghế cao hơn các ghế khác, điều này thể hiện uy quyền của chủ tọa.
Giải thích ý nghĩa một số vị trí ngồi


* Kiểu hỗ trợ: nếu người còn lại muốn hỗ trợ cho Sếp, hãy ngồi vuông góc với sếp,
như vậy cả hai có thể phá vỡ rào cản và nhìn vào mắt nhau để hiểu nhau. Đây cũng là vị
trí mà Trợ lý nên ngồi khi trao đổi với Sếp.

* Kiểu hợp tác: Nếu muốn thể hiện thái độ hợp tác, hãy ngồi bên cạnh người kia, điều
đó thể hiện hai người có cùng suy nghĩ. Tuy nhiên nên cân nhắc vị trí này khi ngồi với
sếp bởi nó chỉ dành cho vị trí ngang nhau.

*Kiểu đối kháng: chiếc bàn ngăn giữa và tư thế mặt đối mặt sẽ tạo khoảng cách và sự
đối đầu cho người ngồi theo kiểu sắp đặt này. Nếu bạn muốn gây ảnh hưởng lên cấp
dưới, hãy chọn vị trí ngồi này, và cho họ ngồi một cái ghế không tựa lưng, không tay

vịn. Họ sẽ cảm thấy yếu thế hơn bạn.
Các kiểu sắp xếp bàn họp

*Bàn họp thể hiện uy quyền: đây là kiểu sắp xếp thường thấy trong các cuộc họp
công ty. Kiểu sắp xếp này thể hiện rõ vai trò thứ bậc của những người tham gia. Vị trí
của chủ tọa sẽ ở đầu bàn. Những người cấp bậc thấp nhất sẽ ngồi cuối bàn.

Bàn họp đối kháng: Bàn họp này được sử dụng khi tranh luận hoặc khi họp với đối tác.
Khi đó, người chủ tọa ngồi giữa bàn, người có khả năng đối kháng, tranh luận hoặc đối
tác sẽ ngồi đối diện chủ tọa, những người còn lại ngồi xung quanh. Trong trường hợp

này Trợ lý sẽ ngồi đối diện với người hỗ trợ/ Trợ lý của đối tác.


Bàn họp Thảo luận tự do: kiểu bàn này không đặt nặng uy quyền mà khuyến khích
người tham gia tự do phát biểu. Ngồi trong bàn tròn tạo cảm giác cân bằng về quyền
lực. Bàn này thường sử dụng khi những người tham gia có cùng cấp bậc, hoặc bỏ qua
sự phân chia cấp bậc. Nhược điểm của bàn này đó là không thể đặt nhiều bàn tròn trong
1 phòng họp và số lượng người tham gia bị hạn chế.

Nghệ thuật trong sắp đặt vị trí
Một người biết sắp đặt vị trí có thể hướng cuộc họp đi theo kết quả mà mình mong
muốn, đó hoàn toàn dựa vào sự am hiểu tâm lý con người. Ví dụ sau đây sẽ mô tả một
phương pháp sắp đặt để hạn chế sự đối kháng:


Giải thích:
– Chủ tọa (8) ngồi giữa bàn, có người ủng hộ (9) ngồi cạnh để hỗ trợ
– Người đối kháng mạnh nhất (3) sẽ ngồi đối diện chủ tọa, không có người đối kháng
nào ngồi cạnh để cô lập và giảm bớt sức mạnh của người (3)
– Hai người do dự (2) và (4) ngồi trong tầm mắt của chủ tọa, vì vậy sẽ quan sát chủ tọa
để ra quyết định và dễ chọn phương án đồng tình với chủ tọa hơn, người (4) là người do
dự nhiều hơn thì ngồi cạnh người ủng hộ (5) để người (5) có thể tác động.

– Người đối kháng (10) có thể là người có sự đối kháng tương đối cao, nên cho ngồi xa
nhất và ngồi với người ủng hộ (9), như vậy sẽ bị cô lập, ít phản kháng hơn. Đây cũng là
vị trí xa người phản kháng (3) nhất
– Người (7) có mức độ phản kháng vừa phải, cho ngồi cạnh chủ tọa và người ủng hộ (6)
để họ cảm thấy có vẻ như mình đang cùng chiến tuyến với chủ tọa, khó có khả năng
phản kháng
– Người (1) là người có sự phản kháng yếu nhất, ngồi cùng với người do dự (2)
– Cả hai người phản kháng (1) và (10) đều xa tầm ảnh hưởng của chủ tọa và người đối
kháng (3), vì vậy sắp xếp họ ngồi đối mặt người ủng hộ để họ không có cơ hội giao tiếp
bằng mắt với những người phản kháng khác để tìm kiếm đồng minh.
Như vậy với cách sắp xếp chỗ ngồi như thế này, chủ tọa có thể vô hiệu hóa một phần sự
phản kháng của người kia, dễ dàng đạt được mục đích của mình hơn.

6. Quy trình tổ chức hội họp
a.Chuẩn bị hội họp:


–

Xác định mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp: xác định nội dung chƣơng trình
nghị sự, bố trí thời gian cần thiết thực hiện nội dung chương trình , xác định cụ thể
từng người chịu trách nhiệm báo cáo hay tham luận.Việc hội họp cần phải được đưa
vào lịch và chƣong trình làm việc để có sự chuẩn bị nội dung chu đáo. Trong bản kế
hoạch hội họp cần nêu rõ những vấn đề sau:
+ Tên buổi hội họp
+ Thời gian họp
+ Thành phần tham dự họp
+ Địa điểm họp
+ Phương tiện kỹ thuật vật chất phục vụ buổi họp
+ Nội dung họp

+ các chƣơng trình khác (tham quan, văn nghệ, chiêu đãi…)

–

Quy định thành phần họp: Lập bản danh sách cụ thể để căn cứ vào đó gửi giấy triệu
tập hoặc thư mời. Khi cần thiết phải gửi trước nội dung họp và yêu cầu người được
mời tham dự trả lời trong thời hạn nhất định có đến tham dự họp hay không.

–

Xác định thời gian họp : ngày giờ khai mạc cuộc họp, thời gian tiến hành

–

Lựa chọn và trang trí phòng họp : chuẩn bị phòng họp, bảo đảm đủ bàn ghế , ánh
sáng, âm thanh , bục báo cáo viên, bảng (nếu có sử dụng), khẩu hiệu, cờ hoa…

–

Chuẩn bị các phương tiện làm việc: tổ chức ấn loát các tài liệu phục vụ cuộc họp,
các trang thiết bị như máy ghi âm, loa đài, tăng âm và các phương tiện khác.

–

Làm và kịp thời gửi thư mời : Giấy mời cần có nội dung như người được mời, nội
dung, thời gian họp, địa điểm, thành phần họp, các giấy tờ cần mang theo ….


–

Chuẩn bị việc ghi biên bản và làm các văn kiện cho hội nghị.

b. Tiến hành cuộc họp :
–

Đón tiếp đại biểu và phát tài liệu

–

Khai mạc, triển khai, phát biểu và thảo luận: Trƣớc lúc khai mạc, đối với những
cuộc họp lớn, hội nghị, hội thảo cần tiến hành những nghi thức nhà nƣớc nhất định
như làm lễ chào cờ …

–

Giới thiệu chủ tọa buổi họp, thư ký, các đại biểu tham dự…

–

Trình bày các báo cáo và tham luận

–

Tiến hành thảo luận những vấn đề đặt ra. Việc tiến hành phát biểu và thảo luận cần
tiến hành ngắn gọn, có chuẩn bị trƣớc, thời gian phát biểu tối đa từ 10 đến 15 phút.

–

Giữa các báo cáo, tham luận có thể giải lao và ăn nhẹ.

–

Ghi biên bản: biên bản có thể phải trình ngay sau khi kết thúc cuộc họp hoặc một
thời gian nhất định sau đó.

–

Bế mạc: báo cáo tổng kết, đưa ra kết luận. Có thể có diễn văn bế mạc.

c. Công việc sau cuộc họp:
–

Hoàn thiện các văn kiện;

–

Thông báo cho các cơ quan hữu quan nội dung kết quả cuộc họp;

–

Lập hồ sơ cuộc họp. Đối với những cuộc họp thông thƣờng chỉ cần lƣu giữ biên
bản, còn đối với những hội nghị lớn, quan trọng cần lập hồ sơ hội nghị. Hổ sơ này
thông thường bao gồm: Thư mời, thƣ triệu tập; Danh sách đại biểu, những ngƣời


mời tham dự; Lồi khai mạc; các báo cáo tham luận, bài phát biểu; Nghị quyết cuộc
họp; Biên bản; Lời bế mạc.
–

Thanh, quyết toán chi phí những chi phí cho cuộc họp ;

–

Triển khai nội dung đã đƣợc thông qua, rút kinh nghiệm việc tổ chức hội họp.

II.QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH CHO CUỘC HỌP CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN
THÔNG FPT (FPT Telecom)
1.Công ty Cổ phần Viễn thông FPT (FPT Telecom)
Thành lập ngày 13/09/1988, với lĩnh vực kinh doanh cốt lõi là CNTT và Viễn thông,
FPT đã cung cấp dịch vụ tới 63/63 tỉnh thành tại Việt Nam và không ngừng mở rộng
hoạt động trên thị trường toàn cầu với sự hiện diện tại 33 quốc gia.
Trong suốt quá trình hoạt động, FPT luôn nỗ lực với mục tiêu cao nhất là mang lại sự
hài lòng cho khách hàng thông qua những dịch vụ, sản phẩm và giải pháp công nghệ tối
ưu nhất. Đồng thời, FPT không ngừng nghiên cứu và tiên phong trong các xu hướng
công nghệ mới góp phần khẳng định vị thế của Việt Nam trên trên bản đồ công nghệ thế
giới.
Trụ sở chính
Tòa nhà FPT Cầu Giấy, số 17 phố Duy Tân, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy,
Hà Nội, Việt Nam
Điện thoại: +84 24 7300 7300
Fax: +84 24 37687410
Văn hóa FPT được gói gọn trong 6 chữ “ Tôn đổi đồng - Chí gương sáng”
Website: www.fpt.vn
Facebook chính thức: www.facebook.com/FptTelecom
2. Bối cảnh kinh tế thế giới và trong nước
Đầu năm 2019, Quỹ Tiền tệ Quốc tế (IMF) điều chỉnh dự báo tăng trưởng kinh tế thế
giới của năm 2019 và 2020, cho rằng kếhoạch cắt giảm thuế được kỳ vọng sẽ thúc đẩy
đầu tư vào nền kinh tế số một thế giới này cũng như giúp các đối tác thương mại lớn
của Mỹ. Theo đó, tăng trưởng kinh tế toàn cầu sẽ đạt mức 3,9% trong năm 2018 và
2020, tăng 0,2% so với dự báo cập nhật hồi tháng 10-2018. Theo dự báo triển vọng kinh

tế năm 2018 của Ủy Ban Giám Sát Tài Chính Quốc Gia (NFSC), với những nền tảng
tích cực của năm 2018, tăng trưởng GDP của Việt Nam trong năm 2018 có thể đạt 6,5%
– 6,8%. Ở trong nước, tổng cung của nền kinh tế được dự báo sẽ cải thiện nhờ hưởng
lợi từ các chính sách cải thiện bên cung theo tinh thần Nghị quyết 19, Nghị quyết 35 của
Chính phủ. Cụ thể, khu vực công nghiệp và xây dựng sẽ được hưởng lợi từ các chính
sách khuyến khích ứng dụng công nghệ cao. Công nghiệp chế biến dự báo tiếp tục tăng
trưởng khá nhờ sự mở rộng đầu tư của khu vực doanh nghiệp đầu tư trực tiếp nước
ngoài. Khu vực dịch vụ cũng tiếp tục có khả năng tăng trưởng mạnh như trong hai năm
vừa qua nhờ tăng trưởng bán buôn bán lẻ và lượng khách quốc tế đến Việt Nam tăng
nhanh. Khu vực tư nhân sẽ vẫn là động lực chính cho tăng trưởng kinh tế trong năm
2019.
3. Kế hoạch năm 2019.
Năm 2019 Công ty đặt mục tiêu doanh thu là 8.670 tỷ đồng, tăng trưởng 13,3% so với
năm 2018 (trong đó doanh thu từ dịch vụ viễn thông tăng trưởng 13,6% và doanh thu từ
dịch vụ quảng cáo tăng trưởng 9,7%). Kế hoạch lợi nhuận trước thuế của công ty là
1.394 tỷ đồng, tăng trưởng 14,6% so với năm 2018. Công ty tiếp tục quang hóa hạ tầng
và dự kiến sẽ hoàn thành việc chuyển đổi thuê bao từ cáp đồng sang cáp quang trên toàn
quốc trong 2 năm 2019-2020. Công ty sẽtriển khai dự án xây dựng trung tâm dữ liệu
(Datacenter) tại các địa điểm Tân Thuận 1, Quận 9 và tại Đà Nẵng; góp vốn đầu tư vào
dự án cáp biển AAE-1. Đồng thời, Công ty sẽ đẩy mạnh phát triển thuê bao và đưa các
sản phẩm dịch vụ mới ra thị trường (FPT Play Box, FPT Hi GIO Cloud, ...) và duy trì vị
thế của các trang web VNExpress, Ngôi sao để khai thác kinh doanh quảng cáo.
Để đạt được kế hoạch đề ra công ty đã tổ chức họp để lấy ý kiến và lập kế hoạch chi
tiết, quyết định những vấn đề nêu trên.
4. Lập kế hoạch cho cuộc họp
a, chuẩn bị cuộc họp :
Tên buổi họp : Kế hoạch năm 2019
Thời gian họp : 8:00 ngày 20/8/2018

Địa điểm họp : Tầng 5, Tòa nhà PVI, Số 1 Phạm Văn Bạch, Quận Cầu Giấy, Tp. Hà
Nội


Thành phần tham dự :hội đồng quản trị Bà Chu Thị Thanh Hà Chủ tịch,Ông Nguyễn
Hồng Hiển,Ông Lê Huy Chí,Ông Trương Gia Bình,Ông Bùi Quang Ngọc,Ông Nguyễn
Văn Khoa
Người điều hành : Chủ tịch hội đồng quản trị
Hội đồng Quản trị Công ty đã thực hiện họp và quyết định những vấn đề chính sau đây:
 Phê duyệt kết quả kinh doanh năm 2018 và kế hoạch năm 2019.
 Phê duyệt chương trình nâng cấp hạ tầng quang hoá tại các tỉnh, thành phố. 
 Phê duyệt dự án xây dựng Trung tâm dữ liệu (Datacenter) tại Tân Thuận 1 – Tp.
HCM; tại Quận 9 - Tp. HCM; và tại FPT City – Tp. Đà Nẵng.  Phê duyệt dự án
đầu tư cáp quang biển AAE-1. 
 Phê duyệt việc tạm ứng cổ tức năm 2018. 
 Phê duyệt việc giải thể, tổ chức lại hoạt động tại các công ty thành viên. 
 Phê duyệt phương án thay đổi nhân sự của chức danh Tổng giám đốc Công ty Cổ
phần Viễn thông FPT. 
 Bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý.
Các nghị quyết, quyết định của Hội đồng Quản trị:
STT
1

Số Nghị quyết
01-

Ngày
23-08-18

2017/NQHĐQ

T/FTEL
2

02-

Nội dung
Phê duyệt kết quả kinh doanh năm 2018
Phê duyệt kế hoạch Kinh doanh 2019
Phê duyệt kế hoạch tổ chức Đại hội đồng

25-09-18

cổ đông thường niên năm 2018
Phát hành cổ phiếu trả cổ tức năm 2017

26-08-18

Phê duyệt Kết quả kinh doanh Quý

2017/NQHĐQ
3

T/FTEL
032017/NQHĐQ

I,II.2018
Phê duyệt kế hoạch 6 tháng cuối năm

T/FTEL
4

5

2018
Phương án tạm ứng cổ tức đợt 1/2018
Giải thể Công ty TNHH MTV Giải pháp

04-

25-09-18

2017/NQHĐQ



phần mềm doanh nghiệp FPT (FPTSS)

T/FTEL
04B-

12-12-18

Thông qua kế hoạch tạm ứng cổ tức đợt

2017/NQHĐQ



2 năm 2018

T/FTEL
05-

6

12-12-18

2017/NQHĐQ
T/FTEL

Phê duyệt kết quả kinh doanh Quý
III.2018
Phê duyệt Dự án AAE-1.
Phê duyệt các dự án đầu tư DC tại Tân
Thuận 1, Quận 9, TP. HCM, và tại Đà
Nẵng.

Phương tiện kỹ thuật và vật chất phục vụ:
+

Đặt trước phòng họp của công ty.

+ Chuẩn bị các thiết bị cần thiết: màn chiếu, máy chiếu, micro, loa, máy tính…
+

Chuẩn bị tài liệu cần thiết.

+

Chuẩn bị nước uống.

Các chương trình khác:
+

Lập danh sách các thành viên tham gia cuộc họp.

+

Gửi email thông báo về cuộc họp.

+

Gửi trước nội dung cho những người tham dự.

+

Phân công người viết văn bản, phục vụ trong buổi họp.

Dự trù kinh phí. (nước uống, tài liệu, chi phí khác…)
b, Tiến hành họp:
STT
1

Nội dung công việc
Đón tiếp và ghi danh người

Người thực hiện
Bộ phận thư kí

Thời gian
8:00-8:15

2

tham dự
Khai mạc cuộc họp giới thiệu

Chủ tịch hội đồng

8:15-8:30

đại biểu

quản trị


3

Báo cáo kết quả kinh doanh và

Giám đốc tài

8:30-9:30

4
5
6

đề ra kế hoạch

Đóng góp ý kiến
Nhận xét và đánh giá
Tổng kết và đưa ra kết luận

chính
Hội đồng quản trị
hội đồng quản trị
Chủ tịch hội đồng

9:30-10:30
10:30-11:00
11:00-11:30

quản trị

Thư ký ghi biên bản họp.
Sau cuộc họp:Thư ký thu thập tài liệu và hồ sơ cuộc họp
III.TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO:
1. Mục đích, phân loại chuyến đi công tác:
a. Mục đích:
Các chuyến đi công tác phải có mục đích rõ ràng, không bị chồng chéo mục đích
với các chuyến đi khác.
Thực hiện nhiệm vụ như: nắm tình hình thực tế ở cơ sở, học tập kinh nghiệm của các
đối tác trong và ngoài nước, tìm kiếm cơ hội hợp tác hoặc ký kết các hợp đồng trong
lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, chuyển giao công nghệ…
b. Phân loại:
–

Các chuyến đi công tác thƣờng kỳ ở các địa phương;

–

Các chuyến đi công tác nước ngoài

–

các chuyến đi công tác đột xuất

2.Trách nhiệm của Thư ký khi Thủ trưởng đi công tác:
Thư ký phải hoạch định chuyến đi công tác của lãnh đạo bao gồm các việc:
a. Lập kế hoạch chuyến đi công tác:


Phát hoạ chuyến đi : địa điểm đến; ngày tháng, số ngƣời đi công tác; Mục đích chuyến
đi; Nội dung công tác; Số người đi; Ngày, tháng, thời gian công tác; Phương tiện; tài
liệu cần thiết; kinh phí...
b. Chuẩn bị cụ thể:
–

Liên hệ nơi đến công tác: thông báo bằng văn bản cho nơi đến công tác biết trƣớc
về nội dung và thời gian công tác; Thông báo cho cơ quan tiếp nhận về ngày giờ
đến và danh sách người đến.

–

Tiến hành các thủ tục đăng ký chuyến bay, tàu, xe du lịch, đăng ký khách sạn, nhà

–

khách.

–

Chuẩn bị nội dung công tác, tài liệu nghiên cứu và phƣơng tiện nghe nhìn. VD: dự
thảo HĐKT đã thống nhất trƣớc; Đề cương báo cáo và các tài liệu khác; Hồ sơ,
phương án, biện pháp giải quyết cần thiết, có thể sao chép trong đĩa CD, USB và
mang theo máy vi tính xách tay; Đề cương phát biểu trong buổi hội thảo; chuẩn bị
tài liệu nghiên cứu tham khảo;

–

Phương tiện đi lại của đoàn công tác, chuẩn bị các giấy tờ cần thiết như giấy giới
thiệu, giấy đi đường , hộ chiếu, CMND, trang bị cá nhân cần thiết…

–

Chuẩn bị kinh phí .

–

Lên kế hoạch đảm nhiệm trách nhiệm trách nhiệm ở nhà, thông báo thời gian thủ
trƣởng đi vắng, sắp xếp lại các công việc, có thể điều chỉnh hoặc hủy các chƣơng
trình trong thời gian thủ trƣởng vắng mặt.

–

Kiểm tra chuyến đi phút chót: cần phải checklistđể kiểm tra toàn bộ công việc
chuẩn bị cho chuyến công tác.

c. Sau chuyến đi công tác:
–

Báo cáo với LĐ những công việc ở nhà (công việc đã hoặc chƣa giải quyết) và bàn
giao giấy tờ, tài liệu. Thông báo lịch làm việc và tiếp khách của lãnh đạo

–

Lập hồ sơ

–

Kiểm tra, hệ thống các hoá đơn, chứng từ để thanh toán kinh phí tạm ứng.

–

Biên tập, soạn thảo các văn bản liên quan đến chuyến CT (Báo cáo, Hợp đồng, Thư
cảm ơn…)

* Nếu Thư ký không đi cùng:
–

Chuyển cho lãnh đạo hoặc trƣởng đoàn tất cả các tài liệu cần thiết

–

Xin ý kiến lãnh đạo về việc uỷ quyền giải quyết công việc ở nhà;

–

Ghi sổ những cuộc điện thoại, những ngƣời cần gặp lãnh đạo và kịp thời thông
báo cho lãnh đạo để xin ý kiến .

–

Sắp xếp cẩn thận các công văn tài liệu nhận đuợc khi lãnh đạo đi công tác

IV.QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN CÔNG TÁC CHO CÔNG TY CỔ
PHẦN VIỄN THÔNG FPT (FPT Telecom)
1.Tình huống:
Phó tổng giám đốc ,trưởng ban kiểm soát và giám đốc tài chính công ty cổ phần viễn
thông FPT sắp có chuyến đi công tác ra Hồ Chí Minh để phổ biến về kế hoạch đề ra vào
năm 2019


Đoàn công tác gồm có: Hoàng Trung Kiên - Phó Tổng Giám Đốc, Nguyễn Thanh Bình Giám đốc Tài chính,Lương Quốc Lân - Trưởng Ban Kiểm Soát.
2. Phát họa chuyến đi:

Mục đích: phổ biến và chỉ đạo về kế hoạch năm 2019
Số lượng người đi công tác: 3
Địa điểm: Tp Hồ Chí Minh
Ngày khởi hành: 16/10/2018
Ngày kết thúc: 17/10/2018
Phương tiện đi lại: Máy bay, taxi
3. Chi tiết chuyến đi :
Mục
Đăng kí trước

Nội dung
Vé máy bay Vietnam Airline

Taxi Vinasun
Khách sạn Mường Thanh
Phòng hội nghị Mường Thanh

Cuộc hẹn
Tài liệu

Giám đốc chi nhánh
Báo cáo tài chính năm 2018

Phương tiện

Biên bản kế hoạch năm 2019
Máy bay
taxi

Dự toán chi phí cho chuyến bay
Tiền vé máy bay
Tiền di chuyển bằng taxi
Tiền ăn
Tiền phòng khách sạn
Tiền thuê phòng hội nghị
Đối chiếu chính sách của cơ quan:
Xem xét các chính sách của cơ quan về các điểm như: ai có thẩm quyền
cho phép đi công tác, thủ tục phải tiến hành ra sao, tiêu chuẩn cán bộ đi công tác,
các quy định liên quan đến việc tạm ứng chi phí, quyết toán chi phí…
4.Đăng ký trước:


Liên hệ và đặt vé máy bay đi cho đoàn:

-

Hãng hàng không: Vietnam Airline

-

Chuyến bay: Hà Nội đi TP Hồ Chí Minh

-

Giờ khởi hành: 8h ngày 16/10/2018

- Giờ đến: 10h ngày 16/10/2018
Liên hệ và đặt vé máy bay về cho đoàn:
Hãng hàng không: Vietnam Airline
-

Chuyến bay: TP Hồ Chí Minh đi Hà Nội

-

Giờ khởi hành: 8h ngày 17/10/2018

-

Giờ đến:

10h ngày 17/10/2018

Gọi điện thoại đặt phòng:

-

Khách sạn Mường Thanh

-

Số phòng 101,102,103

-

Đăng ký các bữa ăn tại khách sạn.


Gọi điện đặt trước Taxi Vinasun
Gọi điện đặt trước phòng hội nghị khách sạn Mường Thanh
- Thời gian: 13h-17h ngày 16/10/2018
-

Số lượng: 14 người

Chuẩn bị giấy tờ dự họp, giấy mời cho các thành viên
Chuẩn bị các giấy tờ đi đường, giấy giới thiệu, xác nhận…
5. Soạn thảo lịch trình chuyến đi
Ngày
16/10/2018

giờ
7h

Nơi đến

Nội dung
Sân bay nội bài Làm thủ tục và

9.30

Sân bay tân

lên chuyến bay
Lấy hành lí

10h

sơn nhất
Khách sạn

Nghĩ ngơi ăn

13h-17h

Mường Thanh trưa
Phòng hội nghị Gặp mặt ban
khách sạn

Ghi chú

Tài liệu

lãnh đạo chi
nhánh TP Hồ
Chí Minh

6. Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà
- Thông báo thời gian phó tổng giám đốc vắng mặt: Từ
ngày 16->17/10/2018
-

Ủy thác cho văn phòng và một số phòng khác quyền và trách

nhiệm.
7. Kiểm tra lần cuối trước chuyến đi
-

Kiểm tra các giấy tờ, tài liệu cần thiết.

-

Kiểm tra xác nhận vé máy bay

-

Kiểm tra xác nhận đặt phòng.


8. Lập báo cáo sau chuyến đi
-

Lập báo cáo về nội dung chuyến công tác.

- Thống kê lại các chi phí đã phát sinh và đối chiếu.

V.

ƯU-NHƯỢC ĐIỂM CỦA HOẠCH ĐỊNH TỔ
CHỨC CUỘC HỌP, PHƯƠNG HƯỚNG GIẢI
QUYẾT

1. Ưu điểm và nhược điểm
a. Ưu điểm:
Luôn theo sát được tiến độ của công việc để kịp thời gian.
Hạn chế được rủi ro hoặc thay đổi khi cần thiết.
Đảm bảo kết quả của công việc theo mục tiêu đã đặt ra ban đầu, tránh lạc đề hay
mất phương hướng.
Người tham gia biết trước nội dung, có thể chủ động chuẩn bị, tránh tình trạng
bị động, lúng túng mất kiểm soát.
b. Nhược điểm
Tốn thời gian bước đầu khi lập kế hoạch, đặt mục tiêu, tìm thông tin
Làm tăng rủi ro trong trường hợp công việc không đi theo đúng kế hoạch do
những biết đổi bất ngờ ->Dễ gây lúng túng.

2. Phương hướng giải quyết
Cần có sự bàn bạc, tìm hiểu kỹ lưỡng, xác nhận thông tin giữa các
bên để đảm bảo công việc đi đúng tiến độ và kế hoạch.
Đưa ra mọi tình huống có thể xảy ra để có biện pháp giải quyết, khắc phục ngay
khi thực hiện.
Phân chia nhiệm vụ phù hợp với nhân vật để đạt hiệu quả cao


TÀI LIỆU THAM KHẢO
Sách:
Giáo trình “Quản trị hành chính văn phòng” TS Nguyễn Thị Ngọc An.

Website:
/> />