báo cáo thực tập tại (công tác văn thư lưu trữ tại phòng nội vụ UBND thị xã long KHánh)

Báo cáo thực tập
Hằng

GVHD: ThS. Lâm Thu

LỜI CẢM ƠN
Thực tập cuối khóa là khoảng thời gian vô cùng quan trọng giúp cho quá trình
học tập của sinh viên đi từ lý thuyết tới thực hành được vận dụng có hiệu quả trong
công việc, giao tiếp và học hỏi thực tế đối với công việc sau này. Khoảng thời gian gần
2 năm học tại trường ĐH Nội Vụ Hà Nội cơ sở tại Thành Phố Hồ Chí Minh nhận được
sự dạy giỗ tận tình của quý thấy cô về mọi lĩnh vực đặc biệt là kiến thức sâu rộng về
chuyên nghành mà em đang theo học. hơn nữa sau những ngày tháng làm việc thực tế
tại Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân thị xã long khánh được sự giúp đỡ hướng dẫn tận
tình của các ban lãnh đạo cùng các cô, chú anh chị cũng như các bạn thực tập chung đã
giúp cho em hiểu và đúc kết được nhiều bài học kinh nghiệm, nắm bắt căn bản về công
tác lưu trữ. Tuy trong quá trình thực tập tại Phòng Nội vụ UBND thị xã long Khánh
mới đầu tiếp xúc với thực tế lưu trữ nên em còn nhiều bỡ ngỡ trong công việc nhưng
với sức trẻ và lòng nhiệt tình say mê nghề nghiệp em đã hoàn thành tốt mọi công việc
được giao trong công việc hằng ngày cũng như trong đợt đợt thực tập này.
Trứơc tiên em xin gửi lời cảm ơn cùng lời chúc sức khỏe chân thành nhất tới
quý thầy, cô giáo trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội những người đã tận tình giảng dạy,
truyền đạt những kiến thức bổ ích cho em trong suốt thời gian gần 2 năm học tại
trường.
Em xin gửi lời cảm ơn tới trưởng Phòng Nội vụ thị xã Long khánh ông Huỳnh
Ngọc Thái đã tạo điều kiện cho em thực tập tại cơ quan.
Em xin đặc biệt gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Cô ThS. Lâm Thu Hằng và các cô,
chú cán bộ lưu trữ phòng Nội vụ cũng như các bạn đồng nghiệp cùng cơ quan đã giúp
đỡ em rất nhiệt tình tạo điều kiện cho em đi sát với thực tế, học hỏi được nhiều kiến
thức bổ ích và tích lũy nhiều kinh nghiệm cho công việc sau này.
Tuy nhiên do kiến thức và kinh nghiệm vẩn còn hạn chế nên sai sót là điều khó
tránh khỏi. kính mong những ý kiến đóng góp của các thầy, cô giáo phụ trách bộ môn

chuyên nghành đóng góp ý kiến nhận xét giúp em hoàn thiện tốt hơn nữa bài báo cáo
cũng như công việc sau này.
Cuối cùng em xin kính chúc quý thầy, cô ban lãnh đạo cùng toàn thể các cô,
chú, anh, chị đồng nghiệp luôn dồi dào sức khỏe có nhiều hạnh phúc và nhiều thành
công hơn nữa trong cuộc sống.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!
Long Khánh, ngày tháng năm 2018
SINH VIÊN THỰC TẬP

Nguyễn Thị Mai Hương

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương


Báo cáo thực tập
Hằng

GVHD: ThS. Lâm Thu

…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………

MỤC LỤC
PHẦN I: LỜI NÓI ĐẦU.......................................................................................1
SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương


Báo cáo thực tập
Hằng

GVHD: ThS. Lâm Thu

1. Lý do chọn đề tài...............................................................................................1
2. Mục tiêu của đề tài ...........................................................................................1
3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu của đề tài........................................................2
4. Nguồn tài liệu tham khảo..................................................................................2
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề................................................................................2
6. Phương pháp nghiên cứu..................................................................................3
7. Bố cục của đề tài................................................................................................3
PHẦN II: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG PHÒNG NỘI VỤ THỊ XÃ
LONG KHÁNH
2.1. Tình hình thực tế công tác lưu trữ tại phòng Nội vụ thị xã Long Khánh...4
2.1.1. Khái quát về phòng Nội vụ thị xã Long Khánh.........................................4
2.1.2.Tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác lưu trữ tại phòng Nội vụ thị
xã long khánh.........................................................................................................8
2.1.3. Thực trạng các nội dung nghiệp vụ tại phòng Nội vụ tx Long Khánh...11
2.2. Trực tiếp thực hiện các nội dung nghiệp vụ lưu trữ...................................16
2.2.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ..........................................16
2.2.2. Công tác phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ............................................17
2.2.3. Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý......................................................................17
2.2.4. Giai đoạn chỉnh lý......................................................................................29

2.2.5. Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ..................................................37
2.2.6. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ................................38
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.......................................39
3.1. Đánh giá chung ............................................................................................40
3.1.1. Ưu điểm......................................................................................................40
3.1.2. Hạn chế.......................................................................................................40
3.1.3. Nguyên nhân..............................................................................................41
3.2. Đề xuất, kiến nghị ........................................................................................41
KẾT LUẬN..........................................................................................................43
PHẦN IV. PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................44

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương


Báo cáo thực tập
Hằng

TT

GVHD: ThS. Lâm Thu

Chữ viết đầy đủ

Chữ viết tắt

1

Đơn vị bảo quản

ĐVBQ

2

Hội đồng nhân dân

HĐND

3

Ủy ban nhân dân

UBND

4

Tổ chức chính quyền

TCCQ

5

Mục lục hồ sơ

MLHS

6

Tài liệu lưu trữ

TLLT

7

Văn bản

8

Công tác lưu trữ

9

Hồ sơ

10 Đại Học
11 Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng

VB
CTLT
HS
ĐH
LTH và QTVP

12 Bộ Nội Vụ

BNV

13 Giáo viên

GV

14 Hội Đồng Bầu Cử

HĐBC

15 Quản trị văn phòng

QTVP

16 Quyết Định

QĐ

17 Thị Xã

TX

18 Nội Vụ

NV

19 Hợp Đồng

HĐ

20 Lưu trữ học

LTH

SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

Báo cáo thực tập
Hằng

GVHD: ThS. Lâm Thu

PHẦN I: LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Từ lâu con người đã biết lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ
cho nhu cầu tồn tại và phát triển. Ngày nay cùng với sự phát triển của xã hội, nhu cầu
khai thác và sử dụng tài liệu ngày càng gia tăng, vì tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin
quá khứ, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt góp phần vào việc xây dựng và bảo
vệ toàn vẹn chủ quyền lãnh thổ của từng địa phương và của Quốc gia. Đặc biệt với sự
phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế - xã hội nước ta trong thời kỳ đổi mới nhu cầu trao
đổi thông tin của con người cần thiết hơn bao giờ hết thì giá trị của tài liệu lưu trữ càng
có ý nghĩa hết sức quan trọng và việc lưu giữ lại tài liệu quý giá đó là một điều cần
thiết là nhu cầu đòi hỏi con người phải quan tâm đến tài liệu lưu trữ.
Chính vì vậy trong nhiều năm Đảng và Nhà nước ta đã ban hành nhiều chính
sách nhằm bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong thời đại mới. Tiêu biểu
cho các chính sách đó là: Nghị định số 111, nghị định số 110 của Quốc hội và Chính
phủ về công tác văn thư – lưu trữ nhất là Pháp lệnh lưu trữ quốc gia được UBTWQBH
thông qua ngày 04/04/2001 chỉ rõ tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc có giá
tri đặc biệt với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc nhất quản lý tài liệu lưu trữ đào
tạo được những cán bộ văn thư lưu trữ có đủ kiến thức, năng lực trình độ trong công
tác lưu trữ kết hợp lý thuyết và thực hành nhằm chỉ đạo thống nhất công tác văn thư
lưu trữ trong cả nước.
Cũng xuất phát từ nhận thức sâu sắc về giá trị và vai trò quan trọng của tài liệu
lưu trữ, bản thân tôi đã lựa chọn và theo học liên nâng cao kiến thức theo hình thức
liên thông ngành LTH và QTVP tại trường ĐH Nội Vụ Hà Nội cơ sở tại Thành phố Hồ

Chí Minh. Qua quá trình học tập và nghiên cứu trong 2 năm tại trường về công tác lưu
trữ và quản trị văn phòng. Bản thân tôi am hiểu rất sâu sắc về vai trò và tầm quan
trọng của ngành học này đối với sự phát triển của nền kinh tế - xã hội hiện nay. Đặc
biệt, khi đất nước đã và đang hội nhập kinh tế thế giới một cách mạnh mẽ và Nhà nước
ta đang thực hiện hiện đại hóa nền hành chính Nhà nước thì vai trò của tài liệu lưu trữ
ngày càng có vai trò cực kỳ quan trọng.
Được sự quan tâm và tạo điều kiện của Phòng nội vụ UBND thị xã Long khánh
cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của cô ThS. Lâm Thu Hằng qua kết hợp công việc
tôi đang làm là công tác lưu trữ tại phòng Nội vụ UBND thị xã Long khánh, bản thân
tôi đã học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm làm việc, được thực hành những lý thuyết
đã học và trực tiếp thực hiện một số nghiệp vụ lưu trữ. Quá trình theo học liên thong
tại trường ĐH Nội Vụ Hà Nội kết hợp với công việc mình đang làm đã để lại cho bản
thân tôi nhiều bài học quý giá nhất là việc ứng dụng các lý thuyết công tác lưu trữ vào
thực tiễn, giúp tôi nắm vững hơn các chuyên môn nghiệp vụ của mình.
2. Mục tiêu của đề tài
Bản thân là một người theo học nghành LTH&QTVP luôn đòi hỏi người làm
công tác lưu trữ phải thấu đáo và cáo trách nhiệm.

SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

1


Báo cáo thực tập
Hằng

GVHD: ThS. Lâm Thu

Để có một khối lượng hồ sơ được lưu trữ ngăn nắp, khoa học có tính chính xác
cao, đòi hỏi người phụ trách công tác lưu trữ cần phải có những kỹ năng về xây dựng

và lập hồ sơ lưu trữ.
Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý của các lãnh đạo phòng ban trong thị
xã Long Khánh thì việc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng,
chính xác. Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên lưu trữ tháo gỡ những khó khăn
vướng nêu trên, mặt khác còn giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc
tầm quan trọng của công lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan.
Xuất phát từ những lý do trên tôi rất trăn trở làm thế nào để quản lý và bảo quản
tốt các loại công văn, văn bản theo qui định, lưu trữ thông tin kịp thời có tính khoa học
là bộ nhớ, bộ lộc của UBND thị xã Long Khánh. Từ những đúc kết kinh nghiệm,
những khó khăn mà tôi đã khắc phục trong quá trình thực tế cũng như qua chuyên
ngành mình đang theo học qua đề tài này nhằm giúp đưa ra được một số biện pháp
nâng cao hiệu quả trong công tác lưu trữ tại phòng Nội vụ thị xã Long Khánh.
3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu của đề tài
3.1. Về đối tượng nghiên cứu
Báo cáo thực tập chỉ giới hạn phạm vi nghiên cứu đối với công tác tổ chức và quản lý
công tác lưu trữ tại phòng Nội vụ thị xã Long Khánh.
3.2. Về thời gian nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu vấn đề tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của phòng Nội
vụ thị xã Long Khánh từ năm 1976 cho đến trong khoảng thời gian tôi thực tập từ ngày
02/4/2018 đến ngày 27/4/2018.
3.3. Về nội dung nghiên cứu
Do điều kiện thời gian và một số điều kiện khác, đề tài nghiên cứu chỉ tập trung giải
quyết các vấn đề liên quan đến tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của phòng nội vụ thị xã
Long Khánh. Việc đi sâu nghiên cứu các vấn đề mang tính nghiệp vụ công tác văn thư,
công tác điều hành văn phòng không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài này.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Để hoàn thành bài báo cáo này tôi đã trực tiếp thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu tại
phòng Nội vụ thị xã Long Khánh và tham khảo thêm từ nhiều nguồn tài liện như: sách,
internet....
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác Lưu trữ dưới thời đại dưới triều đại phong kiến Việt Nam là một đề tài
được khá nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu.
Các tác giả khác cũng có một số công trình nghiên cứu nhưng chỉ đề cập đến
một số mặt cụ thể của công tác này. Chẳng hạn như luận văn Tiến sĩ của Vũ Thị Phụng
SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

2


Báo cáo thực tập
Hằng

GVHD: ThS. Lâm Thu

nghiên cứu về “Văn bản Quản lý Nhà nước thời Nguyễn (1802-1884)”, năm 1992.
Hay cuốn sách “Lưu trữ Việt Nam những chặng đường phát triển” của PGS.TSKH
Nguyễn Văn Thâm và TS Ngiêm Kỳ Hồng cũng đã có một phần đề cập tới công tác
lưu trữ, bảo quản văn bản của các triều đại phong kiến.
Ngoài ra trên tạp chí Văn thư Lưu trữ cũng có một số bài viết của các tác giả,
nghiên cứu một số mặt của công tác công văn, giấy tờ dưới các triều đại phong kiến
Việt Nam. Có thể kể ra đây như: Thử tìm hiểu vài nét về công tác công văn, giấy tờ
của một vài triều đại phong kiến Việt Nam của Nguyễn Xuân Nung trên tạp chí Lưu
trữ hồ sơ số 4/1972; Một số loại văn bản của cơ quan nhà nước phong kiến Việt Nam
(Nguyễn Xuân Nung, tạp chí Văn thư Lưu trữ số 1/1973; Mộc bản Hoàng Việt luật lệ bộ luật Gia Long (Phạm Thị Huệ - Nguyễn Huy Khuyến, tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt
Nam số 8/2007, Vài nét về các kho lưu trữ và thư viện trong lịch sử phong kiến Việt
Nam, Nguyễn Thu Hoài, tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 11/2008.
Riêng tác giả Vương Đình Quyền đã có một loạt bài viết trên các tạp chí nghiên
cứu về các mặt của công tác công văn, giấy tờ: Thể chế về văn bản, giấy tờ trong nền
hành chính dưới triều Lê Thánh Tông, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 1/1993; Thể chế về
soạn thảo và ban hành văn bản của Nhà nước phong kiến triều Nguyễn, tạp chí Lưu

trữ Việt Nam số 3/1994; Minh Mệnh – vị hoàng đế khai sáng nền lưu trữ triều
Nguyễn; tạp chí Xưa và Nay số 7/1995, Thông tin liên lạc hành chính dưới triều vua
Minh Mạng, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 4/1994; Phiếu nghĩ – Một phương thức giải
quyết văn bản của các hoàng đế triều Nguyễn, tạp chí lưu trữ Việt Nam số 4/1996.
Những công trình nghiên cứu nói trên là nguồn tài liệu tham khảo quan trọng
trong quá trình thực hiện đề tài. Ngoài ra còn tham khảo nhiều nguồn tài liệu khác
như: Các sách lý luận về công tác văn thư – lưu trữ, các văn bản của Chính Phủ, văn
phòng Chính Phủ, Bộ nội vụ về hoạt động này, Đại cương lịch sử Việt Nam, Lịch sử
Nhà nước Việt Nam...
Tuy nhiên chưa có môt đề tài nào nghiên cứu đầy đủ công tác tổ chức lưu trữ tại
phòng Nội vụ của một UBND huyện.
6. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng các phương pháp sau:
- Phương pháp nghiên cứu lí luận: Phương pháp phân tích tổng hợp, phân loại và hệ
thống hóa tài liệu văn bản và lí luận.
- Phương pháp nghiên cứu thực tiễn: Tình hình thực tế về công tác Lưu trữ của phòng
nội vụ thị xã Long Khánh.
7. Bố cục của đề tài
Đề tài gồm 03 phần và 01 phần phụ lục:
PHẦN I: PHẦN MỞ ĐẦU
SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

3


Báo cáo thực tập
Hằng

GVHD: ThS. Lâm Thu

PHẦN II: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG PHÒNG NỘI VỤ THỊ
XÃ LONG KHÁNH
2.1.

Tình hình thực tế công tác lưu trữ tại phòng Nội vụ thị xã Long Khánh

2.2.

Trực tiếp thực hiện các nội dung nghiệp vụ tại phòng Nội vụ thị xã Long
Khánh.

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
3.1. Đánh giá chung
3.2. Đề xuất kiến nghị.
PHẦN IV: CÁC PHỤ LỤC
PHẦN II: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG PHÒNG NỘI VỤ THỊ
XÃ LONG KHÁNH
2.1. Tình hình thực tế công tác lưu trữ tại phòng Nội vụ thị xã Long Khánh
2.2.1. Khái quát về phòng Nội Vụ UBND thị xã Long Khánh
2.1.1.1. Sự hình thành và phát triển của Phòng nội vụ
* Hoàn cảnh lịch sử nguyên nhân thành lập
Long khánh trước giải phóng là thị xã tĩnh lỵ của tĩnh Long khánh. Sau giải phóng
30/4/1975 vẩn duy trì thị xã Long khánh có 5 phường nội ô và một số xã vùng ven.
Đến tháng 12/1976 thực hiện chủ trương nhập tĩnh nhập huyện theo sự chỉ đạo của
Trung Ương, thị xã Long Khánh được nhập với huyện Xuân Lộc và thống nhất thành
huyện Xuân Lộc. năm 1995 thường vụ huyện Long Khánh được thành lập theo nghị
định số 107/HĐBT ngày 15 tháng 4 năm 1991 của hội đồng Bộ trưởng trên cơ sở diện
tích và dân số của huyện Xuân Lộc. năm 1995 thường vụ huyện Long Khánh đã có tờ
trình số 434/TT xin thường vụ Tĩnh ủy, UBND tĩnh đồng ý. Trong chương trình công
tác 6 tháng cuối năm 1996 của tĩnh ủy có đặt vấn đề: Gắn việc điều chỉnh địa giới hành

chính huyện Long Khánh tiếp tục nghiên cứu trình chính phủ khôi phục thành lập thị
xã Long Khánh
Nghị định số 97/2003/NĐ-CP ngày 21/8/2003 của chính phủ về việc thành lập
thị xã Long Khánh. Địa giới hành chính thị xã Long Khánh. Địa giới hành chính thị xã
Long khánh có 15 đơn vị hành chính trực thuộc gồm 6 phường, 9 xã có diện tích tự
nhiên 19.408 ha. Dân số 130.593 người.
Lịch sử hình thành của phòng nội vụ thị xã Long Khánh, trước năm 1995,
Phòng Nội vụ được sát nhập với Phòng Lao Động Thương Binh Và Xã Hội với tên gọi
phòng tổ chức – lao động xã hội. ngày 13 tháng 4 năm 1995, chủ tịch Ủy ban nhân dân
tỉnh Đồng Nai ra quyết định 664/QĐ.UBT về việc thành lập phòng tổ chức chính
quyền cấp huyện trên cơ sở tách phòng tổ chức – lao động xã hội thành phòng tổ chức
chính quyền và lao động thương binh xã hội.
Năm 2003, với quyết định 3473/2003/QĐ.UBT của UBND tỉnh đồng nai về
việc thành lập các cơ quan chuyên môn thuộc UBND TX Long Khánh, Huyện Cẩm
Mỹ và Huyện Trảng Bom, tỉnh Đồng Nai, phòng tổ chức chính quyền và lao động
SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

4


Báo cáo thực tập
Hằng

GVHD: ThS. Lâm Thu

thương binh xã hội được sát nhập thành phòng tổ chức lao động. phòng này quản lí các
mặt như: công tác tổ chức chính quyền, lao động, thương binh và xã hội.
Năm 2008 với theo quy định của nghị định số 14/2008/NĐ-CP quy định tổ chức
các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ngày
4/02/2008 của chính phủ thì phòng tổ chức- lao động lại được tách thành phòng nội vụ

và phòng lao động, thương binh xã hội. kể từ ngày đó đến nay phòng Nội vụ- thị xã
Long Khánh ổn định về tổ chức và hoạt động.
2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Phòng Nội
Vụ UBND thị xã Long khánh
2.1.1.2.1. Chức năng
Theo quyết định số 03/2001/QĐ-UBND của UBND thị xã Long Khánh, ngày 28
tháng 9 năm 2011 về việc ban hành quy chế về tổ chức và hoạt động của phòng Nội vụ
- thị xã Long Khánh thì chức năng của phòng này như sau.
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND thị xã Long Khánh có chức
năng tham mưu giúp UBND thị xã thực hiện các chức năng quản lý nhà nước về Nội
Vụ, gồm: tổ chức bộ máy, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải
cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức,
viên chức nhà nước; cán bộ, công chức phường, xã; Hội, tổ chức phi chính phủ; văn
thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo; thi dua khen thưởng và công tác thanh niên.
2.1.1.2.2. Nhiệm vụ
Phòng Nội Vụ thị xã long Khánh có các nhiệm vụ sau:
Trình Ủy ban nhân dân thị xã các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ trên địa
bàn thị xã và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
Trình Ủy ban nhân dân thị xã dự thảo các quyết định; chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch
hàng năm, năm năm, dài hạn, chương trình. Biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ
thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi
được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp lật về các lĩnh vực
thuộc phạm vi quản lý được giao.
2.1.1.2.3. Quyền hạn
Phòng Nội Vụ thị xã Long Khánh có quyền hạn quản lý các lĩnh vực sau:
Quản lý về tổ chức bộ máy
Quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp
Quản lý công tác xây dựng chính quyền
Quản lý về cán bộ, công chức, viên chức

Quản lý về quy chế dân chủ
Quản lý về cải cách hành chính
Quản lý về công tác văn thư, lưu trữ
SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

5


Báo cáo thực tập
Hằng

GVHD: ThS. Lâm Thu

Quản lý về công tác tôn giáo
Quản lý về công tác thi đua, khen thưởng
Quản lý về công tác thanh niên.
2.1.1.2.4. Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của phòng Nội Vụ thị xã Long Khánh bao gồm như sau:
Trưởng phòng;
Các phó trưởng phòng;
Các chuyên viên, cán sự phụ trách các lĩnh vực.
-

Quản lý về tổ chức, bộ máy

Tham nưu giúp cho Ủy ban nhân dân thị xã quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn thị xã theo hướng dẫn của UBND tĩnh.
Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân thị xã trình cấp có thẩm quyền quyết định thành
lập, sát nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân.

Xây dựng đề án thành lập, sát nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình cấp có
thẩm quyền quyết định.
Tham mưu giúp chủ tịch Ủy ban nhân dân thị xã quyết định thành lập, giải thể, sát
nhập các tổ chức phối hợp liên nghành thị xã theo quy định của pháp luật.
-

Quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp

Tham mưu giúp chủ tịch UBND thị xã phân bố chỉ tiêu biên chế hành chính, sự
nghiệp hàng năm.
Giúp UBND thị xã hướng dẫn. kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế hành
chính và sự nghiệp ủy ban nhân dân thị xã tổng hợp chung việc thực hiện các quy
SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

6


Báo cáo thực tập
Hằng

GVHD: ThS. Lâm Thu

định về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ
chức sự nghiệp thuộc thị xã và ủy ban nhân dân phường, xã…
-

Về công tác xây dựng chính quyền

Giúp ủy ban nhân dân thị xã và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện
việc bầu cử đại biểu quốc hội; đại biểu hội đồng nhân dân theo phân công của ủy

ban nhân dân thị xã và hướng dẫn của úy ban nhân dân tĩnh.
Thực hiên các thủ tục để chủ tịch ủy ban nhân dân thị xã phê chuẩn các chức
danh lãnh đạo của ủy ban nhân dân phường, xã; giúp ủy ban nhân dân thị xã trình
ủy ban nhân dân tĩnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của páp luật.
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã xây dựng đề án thành lập mới, nhập,
chia, đều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để ủy ban nhân dân trình hội đồng
nhân dân thị xã thông qua trước khi trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.
Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của thị
xã.
Giúp ủy ban nhân dân thị xã trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể. Sát nhập
và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của ấp, khu phố , tổ nhân dân trên địa
bàn thị xã theo quy định; bồ dưỡng công tác cho trưởng, phó ấp, khu phố, tổ nhân
dân.
-

Về cán bộ, công chức, viên chức

Tham mưu giúp ủy ban nhân dân thi xã trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều
động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá, thực hiện chính sách, đào tạo, bổ dưỡng về
chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức.
Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, phường và thực hiện chính
sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách phường, xã theo
phân cấp.
- Về chế độ dân chủ
Giúp Ủy ban nhân dân thị xã trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo
việc thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn vị
sự nghiệp, xã, phường trên địa bàn thị xã.
-

Về cải cách hành chính

Giúp ủy ban nhân dân thị xã triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên
môn và ủy ban nhân dân phường, xã thực hiện công tác cải cách hành chính trên
địa bàn thị xã.
Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân thị xã về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải
cách hành chính trên địa bàn thị xã.
Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo ủy ban nhân dân
thị xã.
-

Về công tác văn thư lưu trữ

SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

7


Báo cáo thực tập
Hằng

GVHD: ThS. Lâm Thu

Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thị xã chấp hành chế độ,
quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
Hướng dẫn kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ tài liệu đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thị xã
và lưu trữ thị xã.
-

Về công tác tôn giáo

Giúp Ủy ban nhân dân thị xã chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện
các chủ trương của đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước về tôn giáo và các
công tác tôn giáo trên địa bàn.
Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn để thực hiện nhiệm vụ quản lý
nhà nước vè tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của ủy ban nhân dân tỉnh và theo
quyđịnh của pháp luật.
-

Về công tác thi đua khen thưởng

Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân thị xã tổ chức các phong trào thi đua và
triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn thị xã;
làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng thi đua – Khen thưởng thị xã.
Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua, khen
thưởng trên địa bàn thị xã; xây dựng, quản lý và sử dụng quỹ thi đua, khen thưởg theo
quy định của pháp luật.
-

Về công tác thanh niên

Trình ủy ban nhân dân thị xã ban hành quyết định, chỉ thị, quy hoạch, kế hoạch dài
hạn, năm năm, hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chưc thực hiện các nhiệm vụ
thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác thanh niên được giao.
Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch về thanh
niên và công tác thanh niên sau khi được phê duyệt.
Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên và công tác
thanh niên được giao.
2.1.2. Tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác lưu trữ tại phòng Nội vụ
thị xã Long Khánh

2.1.2.1. Về công tác lưư trữ
2.1.2.1.1. Tổ chức - cán bộ lưu trữ của Phòng Nội Vụ thị xã Long Khánh
Kho lưu trữ tài liệu Phòng Nội Vụ trực thuộc Văn phòng HĐND và UBND
huyện được thành lập theo Quyết định của UBND thị xã Long Khánh được xây dựng
từ năm 2006 và đưa vào hoạt động năm 2007, tài liệu được sắp xếp theo giá kệ theo
năm và có mục lục hồ sơ để tra tìm tài liệu và đang quản lý khối tài liệu của HĐND,
UBND, Văn phòng HĐND và UBND từ năm 1976.
Về biên chế: Bố trí 02 cán bộ trong đó có 01 cán bộ có trình độ Trung cấp
chuyên ngành Văn thư – lưu trữ và 01 cán bộ có trình độ đại học làm chuyên trách
công tác lưu trữ.
SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

8


Báo cáo thực tập
Hằng

GVHD: ThS. Lâm Thu

- UBND thị xã có sự quan tâm đưa đi đào tạo Đại học Lưu trữ và Quản trị văn
phòng (hệ tại chức) cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời đưa đi tham dự
các lớp tập huấn về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.
Tuy nhiên việc ứng dụng thực tế vào cơ quan vẫn còn hạn chế, bởi vì điều kiện
kinh phí có hạn nên trang bị máy vi tính chưa đầy đủ.
Kho lưu trữ của phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân thị xã được xây dựng trên diện
tích 200m. Diện tích sử dụng 396m gồm có tủ hồ sơ, kệ sắt, bản chỉnh lý tài liệu, bàn
vi tính, máy vi tính, máy in. Tuy nhiên so với kho lưu trữ chuyên dụng kho lưu trữ thị
xã chưa đạt yêu cầu như nhiệt độ, ánh sáng và chưa trang bị được máy hút ẩm, hút bụi,
máy điều hòa, hệ thống phòng cháy chữa cháy…

- Bộ phận lưu trữ được bố trí 2 lầu tách riêng ra một kho lưu trữ dùng để lưu trữ
tài liệu phía trên đối diện kho là phòng làm việc của cán bộ lưu trữ.
Các thiết bị chuyên dùng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ chưa được trang bị
đầy đủ, chỉ mới trang bị các thiết bị như : giá, tủ, cặp 3 dây, bìa hồ sơ. Còn dụng cụ
bảo quản tài liệu như máy hút bụi, máy điều hòa ... chưa trang bị.
2.1.2.1.3. Số lượng, trình độ, năng lực chuyên môn của cán bộ, nhân viên
lưu trữ Phòng Nội Vụ thị xã Long Khánh
Gồm 02 cán bộ trong đó có 01 cán bộ có trình độ Trung cấp chuyên ngành Văn
thư – lưu trữ và 01 cán bộ có trình độ đại học làm chuyên trách công tác lưu trữ.
Nghạch công chức viên chức lưu trữ viên 01 người.
2.1.2.1.3. Tình hình tài liệu được bảo quản ở kho lưu trữ cơ quan
Phòng Nội Vụ là bộ phận hoạt động hành chính Nhà nước thuộc quản lý chỉ đạo
của UBND thị xã Long Khánh trên địa bàn toàn huyện, nên trong quá trình hoạt động
đã sản sinh ra một khối tài liệu rất lớn đó là tài liệu về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản
lý được giao. (tài liệu hành chính), một số ít tài liệu khoa học kỹ thuật của các công
trình xây dựng cơ bản về các dự án trong địa bàn thị xã, không có tài liệu nghe nhìn.
Hiện nay, số lượng tài liệu hiện đang lưu trữ tại kho lưu trữ phòng bao gồm
1.415 mét giá, trong đó số tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh 8.418 hồ sơ tương đương với
129.4 mét giá. Đa số tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, lên danh mục hồ sơ và đã
được bỏ vào hộp và đưa lên giá
Về số lượng phông lưu trữ: Hiện nay Kho lưu trữ Phòng nội Vụ của thị xã Long
Khánh đang bảo quản 76 phông lưu trữ trong đó có 3 phông đã đuợc chỉnh lý hoàn
chỉnh và 01 phông lưu trữ của HĐND và Phòng nội Vụ UBND thị xã Long Khánh
(phông mở) và các phông lưu trữ về lý lịch cá nhân, các công tác, quản lý về các lĩnh
vực thuộc phạm vi quản lý của Phòng nội vụ. thuộc nguồn nộp lưu Lưu trữ của thị xã
đã được xử lý.
Về thành phần tài liệu Phông lưu trữ Phòng nội vụ:
- Là phông lưu trữ mở, tài liệu của phông này chủ yếu là các văn bản sản sinh
trong quá trình hoạt động của phòng và các văn bản chỉ đạo của UBND, HĐND thị xã.
Khối tài liệu này được hình thành từ năm 1976 cho đến nay.

SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

9


Báo cáo thực tập
Hằng

GVHD: ThS. Lâm Thu

- Thành phần tài liệu của phông gồm: Tài liệu về chỉ đạo, lãnh đạo của Chính
phủ, các Bộ - Ngành Trung ương, HĐND, UBND và các phòng ban thuộc UBND gửi
đến; tài liệu của Phòng Nội Vụ và UBND thị xã sản sinh trong quá trình hoạt động của
cơ quan. tài liệu của các Phòng, ban có liên quan.
- Thực trạng vật lý của tài liệu. Trong khối tài liệu này thì tài liệu từ năm 1994
trở về trước do được sản xuất trên chất liệu giấy rơm độ bền thấp nên số tài liệu này
chữ mờ khó đọc và rất dễ bị rách, một số còn bị mối và côn trùng làm hư hại nhiều, do
công nghệ còn lạc hậu nên kỹ thuật trình bày và tính thẩm mỹ chưa cao Còn khối
lượng tài liệu từ năm 1995 trở về sau tài liệu được sản xuất trên chất liệu giấy tốt độ
bền cao, kỹ thuật hiện đại nên tài liệu trình bày thẩm mỹ, đúng thể thức bảo đảm cho
việc lưu trữ lâu dài về sau.
Tình hình tài liệu từ năm 1976 đến 1994 bị thất lạc, mất mát nhiều, số lượng
còn lưư trữ lại trong giai đoạn này ít không đầy đủ về các mặt.
- Nguyên nhân do UBND thị xã cũng như các lãnh đạo chưa có sự quan tâm
đúng mức đến công tác lưu trữ như: Chưa có sự quan tâm chỉ đạo về công tác lưu trữ
đến cán bộ trong cơ quan, mặt khác nhận thức về tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ
chưa đúng, chưa quan tâm đầu tư đầy đủ các trang thiết bị về lưu trữ ...
Khối tài liệu từ 1995 đến nay còn tương đối đầy đủ.
Tóm lại: Nhìn chung tài liệu trong Kho lưu trữ Phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân
thị xã Long Khánh được bảo quản tương đối tốt. Tài liệu đã được tiến hành các biện

pháp. nghiệp vụ, cụ thể như: Đã chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu của nhiều năm.
2.1.3.2. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ chất lượng và
tác dụng
Nhằm từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lưu trữ để phục vụ
tốt cho hoạt động quản lý nhà nước của các nghành các cấp trên địa bàn thị xã Phòng
Nội vụ đã căn cứ vào các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của
bộ Nội vụ, cục Văn thư, lưu trữ nhà nước, UBND tỉnh Đồng Nai, sở Nội vụ và chi cục
tham mưu Lưu trữ tỉnh để tham mưu UBND thị xã triển khai các văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn thực hiện về công tác Lưu
trữ như luật lưu trữ, thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn quản lý văn bản. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan,
thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 06/03/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn
bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức,
nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của chính phủ quy định chi tiết thi hành
một số điều Luật Lưu trữ và ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm;
quy chế công tác văn thư, lưu trữ, xây dựng danh mục hồ sơ và quy định bảng thời hạn
bảo quản hồ sơ, tài liệu tại cơ quan. Chỉ dạo các cơ quan, đơn vị phường, xã lập danh
mục hồ sơ, lập hồ sơ công việc, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ
thị xã; kiểm tra hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ tại các phòng, ban chuyên môn và
HĐND, UBND các phường, xã; đồng thời chỉ đạo các cơ quan, đơn vị, phường, xã
tăng cường công tac phòng cháy, chữa cháy, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ…
Năm 2012, phòng Nội vụ phối hợp với công an thị xã tham mưu UBND thị xã
thành lập đoàn kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ và công tác bảo vệ bí mật nhà
SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

10


Báo cáo thực tập
Hằng

GVHD: ThS. Lâm Thu

nước cho 28 đơn vị trực thuộc phòng, ban chuyên môn và UBND các phường, xã. Do
đó trong những năm gần đó Phòng Nội vụ không tiến hành kiểm tra mà đầu năm 2016
đã tiến hành kiểm tra và hướng dẫn các nghiệp vụ cho các đơn vị.
Bám sát những văn bản chỉ đạo và hướng dẫn đó phòng Nội vụ UBND thị xã
long khánh đã thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin và báo cáo theo quy định công
tác phổ biến, tuyên truyền Luật lưu trữ và các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo, triển khai
kịp thời nâng cao chất lượng hoạt động kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ các công tác
lưu trữ, đánh giá kết quả chỉ đạo kịp thời và sát yêu cầu thực tiễn; biên chế cán bộ lưu
trữ được quan tâm hơn, trình độ cán bộ ngày càng nâng cao, cơ bản đáp ứng yêu cầu
nhiệm vụ của cơ quan. Vậy nên bám sát các văn bản chỉ đạo mà công tác lưu trữ đã có
nhiều chyển biến, hầu hết cơ quan đã xây dựng được quy chế công tác lưu trữ quy định
rõ trách nhiệm, nhiệm vụ của cán bộ, công chức đối với công tác lưu trữ
2.1.3.
Khánh

Thực trạng các nội dung nghiệp vụ tại phòng Nội vụ thị xã Long

2.1.3.1. Công tác thu thập bổ sung
Về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quan tâm và tổ chức
thường xuyên, hàng năm cứ vào quý I của năm sau, cán bộ lưu trữ tổ chức thu thập hồ
sơ, tài liệu từ các phòng lãnh đạo, UBND, HĐND Văn phòng và các bộ phận tham
mưu giúp việc. Nhìn chung, tài liệu được thu về từ các phòng, bộ phận đã được lập hồ
sơ theo sự việc, vấn đề.
Tuy nhiên, công tác lập hồ sơ chưa đáp ứng được yêu cầu như: tài liệu chưa
được sắp xếp khoa học, chưa biên mục hồ sơ và thành phần tài liệu của nhiều hồ sơ
còn thiếu nhưng không tìm được tài liệu bổ sung và vẫn còn tình trạng giữ lâu tài liệu
ở các bộ phận.

Hàng năm Phòng đã ban hành các danh mục cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu
vào Kho Lưu trữ Phòng. Đây là một trong những cơ sở pháp lý quan trọng để tổ chức
thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu ở phòng Nội Vụ.
Nguồn bổ sung tài liệu ở đây chủ yếu: HĐND, UBND, Văn phòng HĐND UBND thị xã, hồ sơ cá nhân cán bộ công viên chức, bộ phận thuộc Văn phòng và các
đơn vị có liên quan. Đối với các phông thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ phòng Nội
Vụ thị xã Long Khánh.
Nội dung cơ bản tài liệu của từng phông trên cơ sở lịch sử đơn vị hình thành
phông và lịch sử phông và dựa theo chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị trên
cơ sở phương án phân loại được xác định, đã tổ chức chỉnh lý hoàn chỉnh. Đa số tài
liệu của các cơ quan thuộc phông nộp lưu.
Khi tiếp nhận tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, đơn vị, cán bộ lưu trữ lập biên bản
giao nhận tài liệu, có sự ký giao nhận giữa cơ quan và Kho lưu trữ phòng thị xã cơ sở
danh mục hồ sơ nộp lưu do cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu lập. Việc nộp lưu tài
liệu vào lưu trữ lịch sử nhìn chung đúng theo quy định của Nhà nước.
Ngoài ra, hàng năm UBND thị xã có kế hoạch nộp lưu tài liệu của các năm tiếp
theo đối với các cơ quan, đơn vị.
SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

11


Báo cáo thực tập
Hằng

GVHD: ThS. Lâm Thu

2.1.3.2. Công tác phân loại tài liệu
Tài liệu lưu trữ của cơ quan đã được chỉnh lý do cơ quan thực hiện theo 3 phương
pháp đó là:
-

Theo tên loại

-

Theo thời gian

-

Theo địa danh.

2.1.3.3. Công tác xác định giá trị tài liệu
Công tác xác định giá trị được tiến hành ở 2 giai đoạn (đối với tài liệu đã được
lập hồ sơ): thứ nhất là xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ hiện hành và thứ hai là lưu trữ
cố định.
Song song với việc thành lập Kho Lưu trữ thì Hội đồng xác định giá trị tài liệu
ở Kho lưu trữ phòng Nội Vụ UBND thị xã Long khánh cũng được lập theo quyết định,
thành phần Hội đồng gồm: Thủ trưởng cơ quan (Chánh Văn phòng), cán bộ chuyên
môn nghiệp vụ lưu trữ và cán bộ các bộ phận có tài liệu chỉnh lý. UBND thị xã cũng
đã ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ, trên cơ sở đó việc xác định giá trị
trong quá trình chỉnh lý được chính xác và hiệu quả.
UBND thị xã đã ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ, trên cơ sở đó
việc xác định giá trị trong quá trình chỉnh lý được chính xác và hiệu quả hơn. Nhìn
chung công tác xác định giá trị tài liệu của Kho lưu trữ phòng Nội Vụ UBND thị xã đã
tiến hành đúng nghiệp vụ. Tuy nhiên, việc xác định giá trị cho từng hồ sơ chưa
có thời hạn cụ thể, chỉ mới dừng lại ở 3 mức: Vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời. Trong khi
đó, việc bảo quản với thời hạn lâu dài chưa quy định là bao nhiêu năm cho từng hồ
tạm thời là bao nhiêu năm có thể loại bỏ đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm
thời
Ngoài ra, trong quá trình chỉnh lý tài liệu một số tài liệu không có giá trị bao

hàm trùng thừa hết giá trị được thống kê và lập danh mục đề nghị lưu trữ thị xã có
thẩm tra và quyết định
Mặc dù vậy cơ quan lại chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho từng loại
tài liệu cụ thể. Cơ quan đã vận dụng để nguyên tức toàn diện và tổng hợp để xác định
giá trị tài liệu. Cơ quan chưa thành lập văn bản hướng dẫn công tác xác định giá trị tài
liệu. Do thực tiễn còn thiếu về cán bộ, chuyên viên lưu trữ nên việc xây dựng các văn
bản hướng dẫn về xác định giá trị tài liệu của toàn cơ quan chưa được lập ra. Do vậy
công tác xác định giá trị tài liệu tại phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân thị xã Long Khánh
còn chưa được thực hiện đầy đủ và thiếu sự hoàn thiện.
2.1.3.4. Công tác chỉnh lý tài liệu
Tài liệu lưu trữ của cơ quan đã được chỉnh lý kịp thời và hoàn chỉnh; kết thúc
mỗi năm công tác, cán bộ lưu trữ tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu từ các bộ phận, cá
nhân trên cơ sở đó tổ chức phân loại dựa trên phương án đã lựa chọn.
Tại phòng Nội Vụ thị xã Long Khánh phương án được chọn để phân loại tài
liệu lưu trữ ở phòng Nội Vụ thị xã Long Khánh là phương án Thời gian - Mặt hoạt
SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

12


Báo cáo thực tập
Hằng

GVHD: ThS. Lâm Thu

động. Với phương án phân loại này được áp dụng bởi vì trong quá trình hoạt động cơ
cấu tổ chức của UBND thị xã có thể thay đổi, hơn nữa chức năng nhiệm vụ của các
đơn vị, tổ chức không rõ ràng, chồng chéo lẫn nhau. Cho nên phương án này là
phương án phân loại tối ưu nhất, phản ánh lịch sử đơn vị hình thành phông theo từng
mặt hoạt động và có khả năng tập trung thành hệ thống tài liệu về từng mặt công tác

của đơn vị hình thành phông. Phương án này thống nhất dùng để phân loại Phông lưu
trữ của phòng Nội Vụ UBND thị xã Long Khánh, tuy nhiên hàng năm cũng có thể bổ
sung một mặt hoạt động phát sinh nhìn chung, việc phân loại tài liệu lưu trữ do cán bộ
lưu trữ chuyên trách đảm nhận. Sau khi thu thập tài liệu hồ sơ, tài liệu từ các bộ phận
trong cơ quan đã hoặc chưa được lập hồ sơ, khi nộp vào lưu trữ mới được cán bộ lưu
trữ tổ chức hoàn chỉnh (đối với những tài liệu đã lập hồ sơ) hoặc lập mới hồ sơ theo
phương án đã chọn.
2.1.3.5. Công tác thống kê bảo quản tài liệu lưu trữ.
Công tác thống kê là công việc diễn ra thường xuyên ở Kho lưu trữ bao gồm:
thống kê tài liệu, phương tiện bảo quản, công cụ tra cứu. Kho lưu trữ phòng Nội vụ Ủy
ban nhân dân thị xã Long Khánh tài liệu lưu trữ được thống kê chủ yếu bằng mục lục
hồ sơ (đối với tài liệu đã được lập hồ sơ), và cặp ba dây (đối với tài liệu chưa được lập
hồ sơ). mục lục hồ sơ được lập theo năm theo từng Phông lưu trữ cụ thể. Tài liệu sau
khi chỉnh lý được hệ thống hóa, thống kê, bỏ vào hộp sắp xếp gọn gàng ngăn nắp theo
tiêu chí đề ra giúp cho việc tra cứu được thuận tiện nhanh chóng. Kho lưu trữ của
Phòng Nội vụ UBND thị xã Long Khánh đã được trang bị các giá, kệ sắt để đựng tài
liệu, hồ sơ được lưu trữ trong các bao đựng bằng nhựa và sắp xếp thành từng hộp theo
từng loại hồ sơ. Ngoài ra trong kho lưu trữ cũng đã được trang bị các hệ thống đèn nên
tình trạng tài liệu của phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân thị xã Long Khánh nói chung
được bảo quản rất cẩn thận.
Theo thống kê thì kho lưu trữ của phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân thị xã Long
Khánh gồm có các loại hồ sơ sau:
-

Hồ sơ hợp thức hóa - kế hoạch

-

Hồ sơ xây dựng

-

Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức

-

Hồ sơ tôn giáo-dân tộc

-

Hồ sơ xây dựng công tác chính quyền

-

Hồ sơ về công tác văn thư – lưu trữ

-

Hồ sơ xác định địa giới hành chính các xã, phường

-

Hồ sơ về công tác thanh niên

-

Các công văn đi - đến

Tất cả các loại hồ sơ trên đều được sắp xếp và nhập máy hoàn chỉnh qua hệ
thống phần mềm , hồ sơ được phân loại rõ ràng và cho vào từng hộp cụ thể cho từng

loại hồ sơ.

SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

13


Báo cáo thực tập
Hằng

GVHD: ThS. Lâm Thu

Hiện nay việc bảo quản tài liệu lưu trữ ở phòng Nội vụ thị xã Long Khánh đã
thực hiện các biện pháp chủ yếu là các biện pháp khoa học kĩ thuật để bảo vệ an toàn
và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, bằng cách áp dụng các biện pháp kĩ thuật khoa học, các
chế độ bảo quản chặt chẽ nên tài liệu không bị sờn, rách, hư hỏng, mất mát bởi tác
động của tự nhiên và con người.
Các biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ mà kho lưu trữ của phòng Nội vụ Ủy
ban nhân dân thị xã Long khánh đã áp dụng.
Xây dựng các chế độ bảo quản: Trong các kho lưu trữ đã có các chế độ bảo
quản rõ ràng và chặt chẽ làm cơ sở cho việc thực hiện các nhiệm vụ bảo quản. các chế
độ bảo quản này đã được thực hiện bằng những văn bản cụ thể như: nội quy ra vào và
làm việc trong kho lưu trữ, quy chế sử dụng tài liệu, chế độ kiểm kê, kiểm tra tài liệu,
chế độ làm vệ sinh kho tài liệu , nội quy phòng hỏa….
Trong nội quy ra vào và làm việc trong kho lưu trữ đã quy định rõ những đối
tượng được ra vào kho chứa tài liệu, thời gian làm việc trong kho, thủ tục mang tài liệu
ra khỏi kho… Đồng thời cán bộ lưu trữ đã lập sổ theo dõi các mặt này.
Chế độ làm vệ sinh kho tài liệu lưu trữ bao gồm chế độ làm vệ sinh thường
xuyên và chế độ làm vệ sinh định kì cho tất cả các tài liệu trong kho. Chế độ làm vệ
sinh thường xuyên gồm các quy định về việc quét dọn, lau chùi kho hàng ngày với

mục đích giữ cho kho luôn sạch sẽ. Còn chế độ làm vệ sinh định kì là quy định về các
đợt làm tổng vệ sinh toàn bộ tài liệu của kho….
Chế độ nhiệt độ và độ ẩm đã được xây dựng phù hợp với từng loại tài liệu cụ
thể.
Sắp xếp các tài liệu trong kho: tài liệu đã được sắp xếp có thứ tự, gọn gàng để
khi đem ra sử dụng được nhanh chóng, dễ dàng, đồng thời giúp cho việc kiểm tra kho
được thuận lợi.
Các giá tài liệu đã được sắp xếp thẳng hàng, vuông góc với cửa sổ để tránh ánh
sáng trực tiếp chiếu vào tài liệu.
Tài liệu sắp xếp trên giá đã được để theo thứ tự thích hợp để tiện lấy ra.Tài liệu
được xếp trong hộp, có đánh số thứ tự và để theo hàng từ trái qua phải và đã có các
bảng chỉ dẫn cụ thể.
Đối với các tài liệu còn bổ sung thì phải để dành chỗ để có thể sắp xếp các tài
liệu bổ sung, tránh nhồi nhét làm hư hỏng tài liệu.
Độ ẩm và nhiệt độ trong kho đã được các nhân viên lưu trữ tùy vào tình hình
thời tiết để điều chỉnh phù hợp.
Phòng chống nấm mốc, côn trùng và các loài gặm nhấm phá hoại tài liệu lưu
trữ: Để phòng chống nấm mốc trong kho luôn được quét dọn sạch sẽ, nếu tài liệu bị
mốc phải được lau hoặc chải hết mốc, trước khi đưa tài liệu vào kho lưu trữ thì tài liệu
đã được làm vệ sinh sạch sẽ, dùng các biện pháp để mối mọt không thể xâm nhập vào
tài liệu, ngoài ra, nếu phát hiện trong kho có côn trùng thì phải dùng các loại thuốc xịt
dể tiêu diệt côn trùng tránh việc côn trùng gây hư hỏng tài liệu.

SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

14


Báo cáo thực tập
Hằng

GVHD: ThS. Lâm Thu

Tuy nhiên tại Kho lưu trữ phòng Nội vụ mới chỉ xây dựng được sổ đăng ký mục
lục hồ sơ, còn các phương tiện thống kê khác chưa xây dựng được và chưa trang bị
được các trang thiết bị như; máy điều hòa, máy hút bụi… nhưng hàng năm cán bộ lưu
trữ có sự kiểm tra vệ sinh kho tàng thường xuyên nhằm tránh cho tài liệu bị mối mọt
gặm nhấm. Vì vậy tài liệu ở kho lưu trữ phòng Nội vụ nhìn chung được bảo quản
tương đối tốt.
2.1.3.6. Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ
- Kho Lưu trữ phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân thị xã Long Khánh đã xây dựng
được quy chế về sử dụng tài liệu và nội quy mượn tài liệu tại Kho Lưu trữ. Trong đó
có quy định rõ trách nhiệm, và quyền của người cung cấp tài liệu và người sử dụng tài
liệu. Có rất nhiều loại hình tổ chức sử dụng tài liệu, nhưng do yêu cầu của độc giả đối
với việc sử dụng tài liệu của Kho lưu trữ phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân thị xã không
đáng kể nên chưa áp dụng các hình thức tổ chức sử dụng như lý thuyết đã học. Hình
thức tổ chức sử dụng chủ yếu là: Tài liệu thường được cung cấp dưới dạng Photocopy
hoặc sao y từ bản chính, không cho mượn bản chính, trường hợp cần bản chính để làm
việc hoặc đem đi công chứng thì phải làm phiếu mượn tài liệu trong đó nêu mục đích
mượn tài liệu, các tài liệu cần mượn và thời gian sử dụng, có ý kiến phê duyệt của
Lãnh đạo Văn phòng thì cán bộ lưu trữ mới cung cấp.
Thực tế ở Kho lưu trữ phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân thị xã Long Khánh chỉ
mới xây dựng được công cụ tra cứu là mục lục hồ sơ. Việc ứng dụng công nghệ thông
tin vào tra tìm tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ thị xã chưa thực hiện.
Nhìn chung công tác tổ chức sử dụng tài liệu của Kho lưu trữ phòng Nội Vụ
UBND thị xã Long khánh đã dần đi vào nề nếp, tuy chưa xây dựng được các công cụ
tra cứu khoa học và chưa bố trí các trang thiết bị đầy đủ cho công tác này, nhưng với
lòng nhiệt tình, tận tụy phục vụ của cán bộ lưu trữ, nên công tác tổ chức tra cứu tài liệu
được tình, tận tụy phục vụ của cán bộ lưu trữ, nên công tác tổ chức tra cứu tài liệu
được nhanh chóng.

Công tác tổ chức sử dụng tài liệu ở kho lưu trữ phòng Nội Vụ thị xã Long
Khánh còn đơn giản vì ở đây chưa có phòng đọc riêng, số lượng độc giả khai thác sử
dụng không nhiều, chủ yếu phục vụ yêu cầu lãnh đạo của cấp ủy, các cán bộ làm công
tác nghiên cứu tổng hợp, lấy tư liệu lịch sử hoặc muốn tham khảo mới có yêu cầu.
2.1.3.7. Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ
Hầu hết các cơ quan chuyên môn và Ủy ban nhân dân thị xã đều được trang bị
đường truyền băng thông rộng (ADLS) để nối mạng Internet và cài đặt sử dụng phần
mềm văn phòng điện tử (M-Office) đã góp phần chuyển tải những thông tin cần thiết
giữa thị xã và cơ sở được nhanh gọn, chính xác, kịp thời, giúp cho sự chỉ đạo điều
hành công việc đạt hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, Văn phòng HĐND và UBND thị xã đã
đưa vào sử dụng phần mềm về quản lý công văn đi, công văn đến do trung tâm tin học
của văn phòng UBND tỉnh Đồng Nai cài đặt riêng về lưu trữ chưa có phần mềm cho
công tác này để quản lý hồ sơ tài liệu.
Nhìn chung do hạn chế kho lưu trữ của phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân thị xã
long khánh còn chật hẹp, các công tác đầu tư chưa cao nên việc ứng dụng công nghệ
tin học vẩn chưa được sát nhập.
SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

15


Báo cáo thực tập
Hằng

GVHD: ThS. Lâm Thu

2.2. Trực tiếp thực hiện các nội dung nghiệp vụ lưu trữ
2.2.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
Phòng Nội Vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thị xã Long Khánh
có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã thực hiện chức năng quản lý nhà

nước về Nội Vụ. Ủy ban nhân dân thị xã đã chỉ đạo phòng Nội Vụ thu nhận tài liệu
của các cơ quan chuyên môn về kho lưu trữ của thị xã để hợp đồng với đơn vị chức
năng chỉnh lý khối tài liệu tồn đọng, đưa vào bảo quản, phục vụ khai thác sử dụng tài
liệu theo quy định.
Nguồn thu thập tài liệu được thu thập từ các phòng ban chuyên môn, Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân thị xã Long Khánh ( Tổ Lưu trữ được tiếp nhận từ Tổ tiếp
nhận và hoàn trả hồ sơ hành chính).
Hàng năm cơ quan đã thường xuyên có kế hoạch tổ chức thu thập, bổ sung hồ
sơ, tài liệu.
- Đối với tài liệu do phòng Nội Vụ thị xã và Văn phòng ban hành hoặc tiếp
nhận giải quyết thì:
+ Nhân viên văn thư có trách nhiệm tổng hợp, lập hồ sơ những tài liệu được
hình thành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn để bàn giao cho bộ phận
lưu trữ.
+ Các nhân viên có trách nhiệm thu thập tài liệu do UBND, HĐND xử lý đồng
thời tập hợp tài liệu do mình quản lý, đã giải quyết xong và giao nộp về bộ phận lưu
trữ để chỉnh lý.
- Đối với tài liệu các cơ quan, đơn vị trực thuộc: Căn cứ thời hạn lưu trữ, nhân
viên lưu trữ phòng có trách nhiệm tổ chức thu thập. Trong quá trình thu thập tài liệu,
nhân viên lưu trữ phải chấp hành đúng nguyên tắc bổ sung thu thập tài liệu, và thực
hiện theo đúng trình tự thủ tục qui định. Cụ thể:
- Xác định nguồn tài liệu bổ sung, lập kế hoạch bổ sung thu thập tài liệu và
thông báo kế hoạch cho các cán bộ các cơ quan chuẩn bị giao nộp tài liệu.
- Tổ chức giúp đỡ hướng dẫn các cán bộ cơ quan chuẩn bị tài liệu để giao nộp.
- Trong quá trình tổ chức thu theo đúng kế hoạch đã dự kiến, kiểm tra chặt chẽ
tài liệu giao nộp, đối chiếu giữa mục lục hồ sơ nộp lưu với danh mục hồ sơ, giữa mục
lục hồ sơ nộp lưu với thực tế tài liệu giao nộp (nhất là tài liệu quan trọng có độ mật
cao) (kèm theo phụ lục 1a)
- Lập biên bản giao nhận tài liệu (có thống kê kèm theo), đăng ký tài liệu vào sổ
thu tài liệu (Phụ lục 1b)

- Nhân viên lưu trữ tiến hành chỉnh lý tài liệu đã thu thập được và xác định
những tài liệu nộp về lưu trữ phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân thị xã.
Với cơ cấu tổ chức khá rộng, vì vậy khối lượng tài liệu trong Kho lưu trữ phòng
Nội Vụ tương đối lớn bao gồm các Phông Lưu trữ của UBND, HĐND và các đơn vị
trực thuộc. Nội dung tài liệu trong các phông : Phản ánh chủ trương chính sách của
SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

16


Báo cáo thực tập
Hằng

GVHD: ThS. Lâm Thu

Nhà nước, thực hiện công tác tháng công tác năm, tình hình sản xuất kinh tế trong địa
bàn thị xã, đề án xây dựng,…
-Về ưu điểm: nhìn chung công tác thu thập và bổ sung tài liệu của phòng Nội vụ
đã có tổ chức thực hiện, tình hình giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ của phòng đã theo
một nguyên tắc chung.
-Về nhược điểm: việc nộp lưu của tài liệu lưu trữ cơ quan chưa thực hiện đúng
quy định của Bộ, tình trạng tài liệu tồn động kéo dài chủ yếu là bó gói và chưa được
lập hồ sơ.
2.2.2. Công tác phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Như đã tìm hiểu ở phần khảo sát, công tác chỉnh lý tài liệu là là tổ chức lại các hồ
sơ, tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn
thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định giá trị tài liệu; hệ thống hóa các hồ sơ tài
liệu và làm công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Do công tác chỉnh lý là nghiệp vụ mang tính tổng hợp của nhiều nghiệp vụ cơ bản
trong công tác lưu trữ. Vì vậy, yêu cầu đặt ra cho công tác chỉnh lý tài liệu là:

-

Thứ nhất: Tài liệu trong phông phải được phân loại và lập thành hồ sơ hoàn
chỉnh.
Thứ hai: Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, từng tài liệu đối với lưu
trữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn, tài liệu hết giá trị cần
đưa ra loại hủy đối với lưu trữ lịch sử.
Thứ ba: hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.
Thứ tư: lập các công cụ tra cứu như mục lục hồ sơ tài liệu, bộ phiếu tin, cơ sở
dữ liệu và các công cụ tra cứu khác để phục vụ việc quản lý và tra tìm tài liệu.

Hiện nay việc chỉnh lý tài liệu hành chính được thực hiện theo hướng dẫn của cục
văn thư và lưu trữ nhà nước, tại công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004.
Theo công văn này, toàn bộ công đoạn chỉnh lý tài liệu hành chính được thực hiện theo
hai giai đoạn cơ bản: chuẩn bị chỉnh lý và thực hiện chỉnh lý.
Trong đợt thực tập em tham gia chỉnh
lý khối tài liệu hình thành trong giai đoạn từ 1976-2009 của Phòng Nội vụ. Và em
cũng đã được thực hiện hai giai đoạn cơ bản
2.2.3. Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý
2.2.3.1. Giao nhận tài liệu
Giao nhận tài liệu là quá trình bàn giao tài liệu giữa nơi bảo quản tài liệu với bộ
phận chỉnh lý. Trong đợt thực tập này em chọn khối tài liệu của giai đoạn 1976-2009
của phòng nội vụ thị xã để chỉnh lý. Tài liệu được hình thành chủ yếu trong các hoạt
động quản lý nhà nước về lĩnh vực Nội vụ và Lao động, Thương binh và Xã hội trên
địa bàn thị xã Long Khánh theo chức năng nhiệm vụ của Phòng Nội vụ.
Khi giao nhận tài liệu em đã được hướng dẫn lập biên bản giao nhận tài liệu theo
mẫu quy định của nhà nước.( phụ lục 1b )
2.2.3.2. Vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý
SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

17


Báo cáo thực tập
Hằng

GVHD: ThS. Lâm Thu

Sau khi hoàn tất thủ tục giao nhận tài liệu cần vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển
tài liệu về nơi tiến hành chỉnh lý. Để hạn chế tác hại do bụi bẩn từ tài liệu gây ra đối
với người thực hiện công việc chỉnh lý, trước khi chỉnh lý em đã vệ sinh sơ bộ tài liệu
bằng cách dùng các loại chổi lông thích hợp để quét, chải bụi bẩn trên cặp, hộp, bao
gói tài liệu, sau đó đến từng tập tài liệu.
Khi vệ sinh và vận chuyển tài liệu em tránh làm xáo trộn trật tự sắp xếp các cặp,
gói tài liệu cũng như các hồ sơ, các cặp tài liệu trong mỗi cặp, hộp đồng thời không hư
hại tài liệu
2.2.3.3. Khảo sát tài liệu
Như đã trình bày ở trên trong đợt thực tập này em đã chọn tài khối tài liệu trong
giai đoạn 1976-2009 của Phòng Nội vụ để chỉnh lý. Để công tác chỉnh lý có hiệu quả
em đã tiến hành khảo sát khối tải liệu trên với những nội dung cơ bản sau:
- Tên phông tài liệu: Phông Phòng Nội vụ thị xã Long Khánh
- Giới hạn thời gian của tài liệu: Giai đoạn 1976-2009
- Khối lượng tài liệu:
+ Tài liệu hành chính:
* Tổng số hộp (cặp):
* Quy ra mét giá:

mét

+ Tài liệu khác: hồ sơ cán bộ

* Tổng số hộp (cặp):
* Quy ra mét giá:
- Thành phần và nội dung của tài liệu: Tài liệu với một số công việc cụ thể ở mỗi
giai đoạn như sau:
+ Thi đua khen thưởng - Kỷ luật: Tài liệu phản ánh các vấn đề về thi đua, khen
thưởng và kỷ luật cán bộ...
+ Tài chính – Kế toán: Tài liệu phản ánh các lĩnh vực như tài liệu chung về tài
chính - kế toán và thực hiện kế hoạch kinh phí, hồ sơ kiểm kê tài sản, các loại sổ sách
kế toán...
+ Văn thư – lưu trữ: Tài liệu chung về văn thư lưu trữ, sổ đăng ký văn bản đi,
đến, tập tài liệu lưu công văn đi, đến...
+ Cán bộ: Tài liệu chung về cán bộ, xét tuyển công chức cán bộ, thuyên chuyển
công tác, kỷ luật, nâng lương cho cán bộ...
- Tình trạng khối tài liệu đưa ra chỉnh lý:
+ Mức độ thiếu đủ của khối tài liệu: Khối tài liệu còn thiếu một số hồ sơ, tài
liệu của các phòng ban chuyên môn.
+ Mức độ xử lý nghiệp vụ: Tài liệu chưa được phân loại, còn ở dạng tổng hợp.

SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

18


Báo cáo thực tập
Hằng

GVHD: ThS. Lâm Thu

+ Tình trạng vật lý của khối tài liệu: Khối tài liệu trong giai đoạn 1976-2009
của Phòng Nội vụ ở trong tình trạng một số tài liệu đã bị mối mọt phá hoại, cũ, ố vàng,

lem mực, phai chữ, mất chữ. Một số tài liệu còn tốt không bị mối, mọt phá hoại, không
bị ố vàng, phai chữ...
2.2.3.4. Thu thập, bổ sung tài liệu
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên
quan tới việc xác định nguồn, thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào phông lưu trữ
cơ quan và phông lưu trữ quốc gia; xác định những tài liệu cần bổ sung hàng năm và
những tài liệu còn thiếu để tiến hành tìm kiếm và bổ sung nhằn hoàn thiện phông lưu
trữ cơ quan và phông ưu trữ quốc gia.
Sau khi xác định tài liệu của một số hồ sơ còn thiếu em đã tiến hành thu thập và
bổ sung tài liệu còn thiếu vào hồ sơ. Nhưng do tài liệu của các đơn vị khi nộp về
phòng nội vụ mà chưa phân loại sơ bộ, còn ở trong tình trạng bó gói, xếp đống hoặc để
lẫn lộn giữa các phòng ban nên tình trang thất lạc tài liệu rất phổ biến và khó thu thập
đầy đủ về một hồ sơ, mặc dù đã cố gắng tìm kiếm và thu thập đầy đủ về một hồ sơ,
mặc dù đã cố gắng tìm kiếm và thu thập nhưng rất nhiều hồ sơ không thể tìm thấy tài
liệu nên ở trong tình trạng chỉnh lý mà không đầy đủ được tài liệu.
2.2.3.5. Lập kế hoạch và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý
a. Lập kế hoạch chỉnh lý
Nhân viên lưu trữ tiến hành chỉnh lý hồ sơ sẽ chuẩn bị văn phòng phẩm như viết
lông đầu lớn – nhỏ, viết bi xanh, đồ bấm và kim bấm, mực dấu và con dấu, viết chì,
băng keo trong, dây thun, giấy A4, hộp đựng hồ sơ, kéo nhỏ, hồ dán…. Kế hoạch
chỉnh lý tài liệu cũng được in sẵn để làm căn cứ tiến hành công tác chỉnh lý tài liệu.
b. Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý
Các văn bản mà em đã được hướng dẫn biên soạn trong quá trình chỉnh lý bao gồm:
Lịch sử đơn vị hình thành phông: Là bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạt động của
đơn vị hình thành phông hoặc khối tài liệu. Bản đơn vị lịch sử đơn vị hình thành phông của
Phòng Nội vụ thị xã Long Khánh.( phụ lục 2)
Long Khánh trước giải phóng là thị xã tỉnh lỵ của tỉnh Long Khánh. Sau giải
phóng 30/4/1975 vẫn duy trì thị xã Long Khánh có 5 phường nội ô và 1 số xã vùng
ven. Đến tháng 12/1976 thực hiện chủ trương nhập tỉnh nhập huyện theo sự chỉ đạo
của Trung Ương, Thị xã Long Khánh được nhập với huyện Xuân Lộc và thống nhất

thành huyện Xuân Lộc. Năm 1995 thường vụ huyện Long Khánh được thành lập theo
Nghị định số 107/HĐBT ngày 15 tháng 4 năm 1991 của Hội đồng Bộ trưởng trên cơ
sở diện tích và dân số của huyện Xuân Lộc; Năm 1995 Thường vụ huyện Long Khánh
đã có tờ trình số 434/TT xin thường vụ Tỉnh ủy, UBND Tỉnh đồng ý. Trong chương
trình công tác 6 tháng cuối năm 1996 của Tỉnh ủy có đặt vấn đề “Gắn việc điều chỉnh
địa giới hành chính huyện Long Khánh tiếp tục nghiên cứu trình Chính Phủ khôi phục
thành lập Thị xã Long Khánh”

SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

19


Báo cáo thực tập
Hằng

GVHD: ThS. Lâm Thu

Nghị Định số 97/2003/NĐ-CP ngày 21/8/2003 của Chính Phủ về việc thành lập thị
xã Long Khánh. Địa giới hành chính thị xã Long Khánh có 15 đơn vị hành chính trực
thuộc gồm: 6 phường, 9 xã, có diện tích tự nhiên 19.408 ha, dân số 130.593 người.
Về lịch sử hình thành của phòng Nội vụ - Thị xã Long Khánh, trước năm 1995,
Phòng Nội vụ được sát nhập với Phòng Lao động, Thương binh và xã hội với tên gọi
Phòng Tổ chức – Lao động xã hội. Ngày 13 tháng 4 năm 1995, Chủ tich Ủy ban nhân
dân tỉnh Đồng Nai ra quyết định số 664/QĐ.UBT về việc thành lập Phòng tổ chức
chính quyền cấp Huyện trên cơ sở tách Phòng Tổ chức – Lao động xã hội thành Phòng
Tổ chức chính quyền và Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội.
Năm 2003 với Quyết định số 3473/2003/QĐ.UBT của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng
Nai về việc thành lập các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Thị xã Long Khánh,
huyện Cẩm Mỹ và huyện Trảng Bom, tỉnh Đồng Nai, Phòng Tổ chức chính quyền và

Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội được sáp nhập thành Phòng Tổ chức – Lao
động. Phòng này quản lý các mặt như: công tác tổ chức chính quyền, lao động, thương
binh và xã hội.
Năm 2008 với theo quy định của Nghị Định số 14/2008/NĐ-CP quy định tổ chức
các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc
tỉnh, ngày 4/02/2008 của Chính Phủ thì Phòng Tổ chức – Lao động lại được tách thành
Phòng Nội vụ và Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội. Kể từ đó đến nay, Phòng
Nội vụ thị xã Long Khánh ổn định về tổ chức và hoạt động.
Lịch sử phông: là bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của phông tài liệu. Ví dụ bản lịch sử
phông của Phòng Nội vụ (phụ lục 2)
 Thành phần và nội dung của tài liệu
-

Thành phần tài liệu

Thành phần tài liệu trong phông chủ yếu là tài liệu hành chính bao gồm các loại
văn bản, giấy tờ như: Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ, Quyết
định, Chỉ thị của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai. Bên cạnh đó còn có các loại văn bản
khác như: Kế hoạch, Báo cáo Thông báo, công văn, Tờ trình, Biên bản, Giấy mời, Hợp
đồng, Phiếu chuyển, công điện, các tài liệu chuyên môn như tài liệu kế toán và các loại
hồ sơ cán bộ...
-

Nội dung của tài liệu

Nội dung tài liệu trong phông chủ yếu phản ánh các hoạt động quản lý nhà nước về
lĩnh vực Nội vụ và Lao động, Thương binh và Xã hội trên địa bàn Thị xã Long Khánh
theo chức năng nhiệm vụ của Phòng Nội vụ. Căn cứ tính chất và nội dung, có thể chia
nội dung của tài liệu trong phông thành 10 vấn đề như sau:
+ Tài liệu về quản lý về tổ chức, bộ máy

Nội dung chủ yếu của nhóm tài liệu này chủ yếu phản ánh các hoạt động tổ chức
bộ máy, tổ chức nhân sự như: quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức các
cơ quan chuyên môn thị xã theo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh; quyết định
thành lập, sát nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân; các bản
SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

20


Báo cáo thực tập
Hằng

GVHD: ThS. Lâm Thu

đề án thành lập, sát nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp; các quyết định thành lập, giải
thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành thị xã theo quy định của pháp luật.
+ Tài liệu về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp
Nội dung chủ yếu của nhóm tài liệu này chủ yếu phản ánh các hoạt động về quản lý
và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp như: các văn bản Chủ tịch Ủy ban nhân
dân thị xã về phân bổ chỉ tiêu biên chế hành chính, sự nghiệp hàng năm; các văn bản
của Ủy ban nhân dân thị xã hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế hành
chính và sự nghiệp; các văn bản báo cáo, tổng hợp chung việc thực hiện các quy định
về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự
nghiệp thuộc thị xã và Ủy ban nhân dân phường, xã…
+ Tài liệu về công tác xây dựng chính quyền
Nội dung chủ yếu của nhóm tài liệu này chủ yếu phản ánh các hoạt động xây dựng
chính quyền như: các văn bản về hoạt động tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu
Quốc hội; đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công của Ủy ban nhân dân thị xã và
hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh; các thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị xã
phê chuẩn các chức danh lãnh đạo của Ủy ban nhân dân phường, xã ; Giúp Ủy ban

nhân thị xã trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định
của pháp luật; các văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã trong việc xây dựng đề án
thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bản đề Ủy ban nhân
dân trình Hội đồng nhân dân thị xã thông qua trước khi trình cấp có thẩm quyền xem
xét, quyết định. Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành
chính của Thị xã; các văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã trong việc hướng dẫn thành
lập, giải thể, sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của ấp, khu phố, tổ
nhân dân trên địa bàn thị xã theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó ấp,
khu phố, tổ nhân dân.
+ Tài liệu về cán bộ, công chức, viên chức
Nội dung chủ yếu của nhóm tài liệu này chủ yếu phản ánh các hoạt động về lĩnh
vực tổ chức tuyển dụng và sử dụng cán bộ, công chức, viên chức như: các loại văn
bản trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá, thực
hiện chính sách, đào tạo, bổi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối
với cán bộ, công chức, viên chức; các văn bản về việc tuyển dụng, quản lý công chức
xã, phường và thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên
trách phường, xã theo phân cấp.
+Tài liệu về quy chế dân chủ
Nội dung chủ yếu của nhóm tài liệu này chủ yếu phản ánh các hoạt động thực hiện
các quy chế dân chủ như: các văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã trong việc hướng
dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các
cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, xã, phường trên địa bàn thị xã.
+ Tài liệu về cải cách hành chính
Nội dung chủ yếu của nhóm tài liệu này chủ yếu phản ánh các hoạt động về các đề
án, chính sách cải cách hành chính như: các văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã triển
khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn và Ủy ban nhân dân phường, xã thực
SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

21