Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán tại công ty TNHH Thiết Bị Phụ Tùng An phát

Chuyên đề thực tập chuyên ngành

MỤC LỤC
DANH MỤC SƠ ĐỒ.....................................................................3
DANH MỤC KÝ HIỆU VIẾT TẮT.................................................4
LỜI MỞ ĐẦU..................................................................................................1
PHẦN 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI
NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ PHỤ TÙNG AN PHÁT3
1.1 Đặc điểm chung về quan hệ thanh toán tại Công ty TNHH Thiết bị Phụ
tùng An Phát.............................................................................3
1.2 Đặc điểm người bán tại Công ty TNHH Thiết Bị Phụ Tùng An Phát.........4
1.3. Đặc điểm thanh toán với người bán của Công ty...........................6
1.4 Tổ chức quản lý thanh toán với người bán của Công ty TNHH Thiết Bị
Phụ Tùng An Phát.....................................................................10
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI
BÁN TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ PHỤ TÙNG AN PHÁT.........14
2.1 Những đặc điểm kinh tế của Công ty TNHH Thiết bị Phụ tùng An Phát
ảnh hưởng đến kế tóan các nghiệp vụ thanh toán..............................14
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty............................14
2.2 Thực trạng kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty TNHH Thiết bị
Phụ tùng An Phát......................................................................18
Thanh toán bằng tiền mặt.............................................................19
2.2.1 Thanh toán qua ngân hàng...............................................20
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI
BÁN TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ PHỤ TÙNG AN PHÁT.........63
3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán thanh toán với người bán tại công
ty và phương hướng hoàn thiện....................................................63

Lê Thu Trang - Lớp KT1 - K38

Chuyên đề thực tập chuyên ngành

3.1.1 Ưu điểm về tổ chức công tác kế toán...................................63
3.1.2 Nhược điểm mà công tác kế toán gặp phải............................66
3.1.3 Phương hướng hoàn thiện kế toán thanh toán với người bán tại
Công ty TNHH TBPT An Phát..................................................68
3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán thanh toán với người bán tại Công ty
TNHH TBPT An Phát................................................................70
3.2.1 Hoàn thiện về công tác quản lý thanh toán với người bán.........70
3.2.2 Hoàn thiện về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán.........71
3.2.3 Hoàn thiện về chứng từ và luân chuyển chứng từ....................72
3.2.4 Hoàn thiện về sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp...........72
3.2.5 Hoàn thiện báo cáo liên quan đến thanh toán với người bán......73
KẾT LUẬN...............................................................................74
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................75

Lê Thu Trang - Lớp KT1 - K38


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1: Thể hiện các quan hệ thanh toán trong quá trình sản xuất................11
Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy quản lý công ty......................................................15
Sơ đồ 2: Trình tự hạch toán các nghiệp vụ thanh tóan với nhà cung cấp.....28
Sơ đồ 3: Sơ đồ ghi sổ tổng hợp thanh toán với nhà cung cấp theo hình thức
Nhật ký chung..................................................................................30
Sơ đồ 4: Quy trình ghi sổ các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp theo
phần mềm.........................................................................................31
Biểu 1: Đơn đặt hàng....................................................................................33

Biểu 2: Giấy đề nghị tạm ứng.......................................................................34
Biểu 3: Phiếu chi...........................................................................................35
Biểu 4: Giấy thanh toán tạm ứng..................................................................36
Biểu 5: Phiếu thu..........................................................................................36
Biểu 6: Nội dung cập nhật giấy thanh toán tiền tạm ứng vào máy...............38
Biểu 7: Sổ chi tiết công nợ phải trả người bán – Công ty Hòa Phát.............38
Biểu 8: Ủy nhiệm chi....................................................................................40
Biểu9 : Hóa đơn giá trị gia tăng....................................................................41
Biểu 10: Giấy đề nghị thanh tóan....................................................................42
Biểu 11: Ủy nhiệm chi.....................................................................................43
Biểu 12: Sổ chi tiết công nợ phải trả người bán Chi nhánh Công ty TNHH Lê
Ban...................................................................................................44
Biểu 11: Giấy đề nghị mua ngoại tệ................................................................46
Biểu 12: Hợp đồng mua hàng với công ty KOKEN.......................................47
Biểu 13: Hóa đơn.............................................................................................51
Biểu 14: PACKING LIST................................................................................52
Biểu 15: Điện chuyển tiền...............................................................................53
Biểu 16: Sổ chi tiết công nợ phải trả người bán – Công ty KOKEN..............54
Biểu 17. Sổ tổng hợp chi tiết TK 331..............................................................55
Biểu 18: Sổ cái tài khoản 331..........................................................................56
Bảng1: dự toán thanh toán với khách hàng....................................................73

Lê Thu Trang - Lớp KT1 - K38


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

DANH MỤC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
Viết tắt
QĐ

CN
TK
TSCĐ
TK
GTGT
VAT
L/C
T/T
M/T
TLSX
TNHH
TBPT
XDCB

Viết đầy đủ
Quyết định
Chi nhánh
Tài khoản
Tài sản cố định
Tài khoản
Giá trị gia tăng
Thuế giá trị gia tăng
Letter of Credit
Telegraphic Transfer
Mail Transfer
Tư liệu sản xuất
Trách nhiệm hữu hạn
Thiết bị phụ tùng
Xây dựng cơ bản

Lê Thu Trang - Lớp KT1 - K38


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

LỜI MỞ ĐẦU
Kế toán là một trong những công cụ quản lý kinh tế chủ yếu của nhà
nước đối với các doanh nghiệp. Cùng với quá trình đổi mới, mở cửa nền kinh
tế, nhà nước ta đang từng bước hoàn thiện công tác kế toán: Ban hành luật kế
toán, sửa đổi bổ sung chế độ kế toán cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh
toán hiện nay, hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện công tác kế toán đúng
với các quy định của Nhà nước, nói chung và bộ tài chính nói riêng… Song
song với sự nỗ lực của nhà nước, các doanh nghiệp cũng tự tổ chức và hoàn
thiện bộ máy kế toán của doanh ngiệp. Bộ máy kế toán không những góp
phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp mà còn góp phần rất lớn
vào ngân sách nhà nước.
Đối với doanh nghiệp thương mại, việc thực hiện lưu thông hàng hóa là
một trong vấn đề cốt lõi quyết định đến sự phát triển của doanh nghiệp. các
hoạt động mua, bán hàng hóa thường xuyên diễn ra, đi kèm với nó là các
nghiệp vụ thanh toán giữa người mua và người báncũng không ngừng phát
sinh. Vì vậy người quản lý không chỉ quan tâm tới doanh thu, chi phí, lợi
nhuận mà còn luôn luôn phải chú trọng và giải quyết các vấn đề nảy sinh đến
hoạt động thanh toán.. Hoạt động thanh toán phản ánh mối quan hệ giữa
doanh nghiệp với bên mua và bên bán. Nếu giải quyết tốt mối quan hệ này sẽ
tạo thuận lợi cho quá trình thu mua và tiêu thụ hàng hóa và hơn thế nữa nó tạo
được niềm tin rất lớn cho các bên kinh doanh. Như vậy, có thể nói thanh toán
là một phần hành quan trọng trong mọi doanh nghiệp. Thực hiện tốt công tác
hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán không những đảm bảo tình hình
tài chính lành mạnh, giữ vững uy tín với bạn hàng, với các đối tượng liên
quan, mà còn nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.

Tình hình thanh toán khôngchỉ là mối quan tâm của các bên tham gia mà
còn là chỉ tiêu để các nhà đầu tư, ngân hàng và các cá nhân, tổ chức quan tâm.

Lê Thu Trang - Lớp KT1 - K38

1


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

Thông qua tình hình thanh toán, các nhà quan tâm có thể nắm bắt đuwocs tình
hình tài chính của doanh nghiệp, phân tích xem có đảm vốn lưu động cho hoạt
động kinh doanh hay không hoặc có đủ khả năng tài chính để ký kết các hợp
đồng kinh tế hay không để từ đó tìm ra các biện pháp tạo vốn.
Như vậy có thể nói các nghiệp vụ thanh toán có ý nghĩa vô cùng quan
trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, nó góp phần duy trì sự tồn tại và
phát triển của doanh nghiệp. Xuất phát từ vị trí, vai trò của kế toán thanh toán
cùng với quá trình thực tập và nghien cứu ở trường, được trang bị những kiến
thức cơ bản, cùng với thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thiết Bị Phụ Tùng
An Phát Em đã chọn nghiên cứu Đề tài: “Kế toán các nghiệp vụ thanh toán
với người bán tại công ty TNHH Thiết Bị Phụ Tùng An phát”. Em mong
muốn thông qua đề tài này có thể tìm hiểu sâu hơn về các nghiệp vụ thanh
toán, so sánh thực tế hạch toán tại công ty với lý thuyết được học và có cái
nhìn tổng quan nhất về công tác kế toán tại Công ty và ý nghĩa quan trọng của
các nghiệp vụ thanh toán. Đề tài của Em gồm 3 phần chính:
Phần 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý thanh toán với người bán tại
Công ty
Phần 2: Thực trạng kế toán thanh toán với người bán tại Công ty
Phần 3: Hoàn thiện kế toán thanh toán với người bán tại Công ty
Trong suốt quá trình thực tập tốt nghiệp tại Công ty, Em đã nhận được sự

giúp đỡ tận tình của các anh, chị trong Phòng Kế toán cùng với sự chỉ bảo của
GS.TS Nguyễn Quang Quynh đã giúp Em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp
của mình
Em xin chân thành cảm ơn!

Lê Thu Trang - Lớp KT1 - K38

2


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

PHẦN 1
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI
NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ PHỤ TÙNG AN PHÁT

1.1 Đặc điểm chung về quan hệ thanh toán tại Công ty TNHH Thiết
bị Phụ tùng An Phát
Nghiệp vụ thanh toán là quan hệ giữa doanh nghiệp với các khách nợ,
chủ nợ, ngân hàng, các tổ chức tài chính và các đối tác khác về khaỏn phải
thu, phải trả, các khoản vay trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
Các nghiệp vụ thanh toán diễn ra thường xuyên với mật độ khá lớn. Hầu
như trong bất kỳ hoạt động kinh tế nào cũng phát sinh nghiệp vụ thanh toán.
Do đó phải quản lý và theo dõi các nghiệp vụ thanh toán một cách thường
xuyên và liên tục, đảm bảo không bỏ xót khoản phải thu, cũng như khoản
phải trả.
Các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến nhiều đối tượng. Bao gồm: nhà
cung cấp, khách hàng, công nhân viên, nhà nước…Vì vậy việc quản lý các
đối tượng thanh toán phải chi tiết, cụ thể, rõ ràng, khoa học và có hệ thống.

Trong quan hệ thanh toán, vai trò của các nghiệp vụ thanh toán với người
bán, người mua, với công nhân viên và các khoản vay chiếm vị trí quan trọng
và có số lượng phát sinh lớn trong hoạt động thanh toán của doanh nghiệp.
Nghiệp vụ thanh toán với người bán là nghiệp vụ thanh toán phát sinh giữa
doanh nghiệp và nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ… Quan hệ thanh toán
với nhà cung cấp có thể được thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau.
Quan hệ thanh toán không chỉ là một yếu tố trong hoạt động tài chính
của doanh nghiệp mà còn là cơ sở cho công tác quản lý tài chính của doanh
nghiệp.Việc đảm bảo hoạt động thanh toán được tiến hành một cách linh hoạt,

Lê Thu Trang - Lớp KT1 - K38

3


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

hợp lý sẽ góp phần nâng cao khả năng thanh toán và hiệu quả tài chính của
doanh nghiệp.
1.2 Đặc điểm người bán tại Công ty TNHH Thiết Bị Phụ Tùng An Phát
Quan hệ thanh toán không chỉ là một yếu tố trong hoạt đọng tài chính
của Công ty mà còn là cơ sở cho công tác quản lý tài chính của Công ty. Việc
đảm bảo hoạt động thanh toán được tiến hành một cách linh hoạt, hợp lý sẽ
góp phần nâng cao khả năng thanh toán và hiệu quả tài chính của Công ty,
giúp Công ty ổn định tình hình tài chính và đảm bảo cho tình hình tài chính
lành mạnh. Các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến nhiều đối tượng như:
thanh toán với người mua, thanh toán với người bán, với Nhà nước và thanh
toán với công nhân viên…
Phân loại đối tượng thanh toán
Căn cứ vào đối tượng thanh toán, các nghiệp vụ thanh toán có thể chia

thành 6 nhóm cơ bản:
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với Nhà nước: Trong quá trình
hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ của
mình với ngân sách nhà nước về thuế và các khoản khác. Các khoản thanh
toán với ngân sách thuộc quan hệ này có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp
tuy nhiên thông thường đó là các khoản thuế phải nộp như: Thuế GTGT, thuế
tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu, thuế môn bài, thuế thu nhập doanh
nghiệp, thuế nhà đất và các khoản phí, lệ phí khác.
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán: Đây là mối
quan hệ phát sinh trong quá trình mua sắm vật tư, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ
của doanh nghiệp.
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng: Mối quan hệ
này phát sinh trong quá trình doanh nghiệp tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao
vụ, dịch vụ ra bên ngoài. Khi khách hàng chấp nhận mua, chấp nhận thanh
toán khối lượng hàng hóa mà doanh nghiệp chuyển giao hoặc doanh nghiệp

Lê Thu Trang - Lớp KT1 - K38

4


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

đã đặt trước tiền hàng cho doanh nghiệp sẽ phát sinh quan hệ thanh toán này.
Như vậy quan hệ thanh toán này bao gồm: thanh toán với người mua, thanh
toán với người đặt hàng.
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các đối tác liên doanh: Đây
là quan hệ phát sinh khi doanh nghiệp có sự liên doanh với các công ty khác.
Các khoản thanh toán này gồm các khoản chi hộ, thu hộ, các khoản thu, nộp
theo nghĩa vụ, các khoản cấp phát.

- Quan hệ thanh toán nội bộ: Là mối quan hệ thanh toán phát sinh trong
nội bộ doanh nghiệp. Thuộc quan hệ này bao gồm quan hệ thanh toán nội bộ
giữa doanh nghiệp với công nhân viên chức (thanh toán lương, thưởng, tạm
ứng, bồi thường vật chất) và quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các
đơn vị nội bộ trong cùng tổng công ty hoặc giữa doanh nghiệp với đơn vị cấp
trên hoặc cấp dưới về các khoản phân phối vốn, chi hộ, thu hộ lẫn nhau, mua
bán nội bộ.
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các đối tác khác: ngoài các
quan hệ thanh toán trên, trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh,
doanh nghiệp còn phát sinh các mối quan hệ thanh toán khác như quan hệ
thanh toán với ngân hàng, các tổ chức tài chính về các khoản tiền vay, quan hệ
thế chấp, ký cược, ký quỹ, các khoản phải thu, phải trả khác.
Thời hạn thanh toán
Là thời gian từ khi bắt đầu diễn ra cho tới khi kết thúc nghiệp vụ thanh
toán. Tùy vào tính chất của doanh nghiệp, phương thức thanh toán, mối quan
hệ giữa các đối tượng thanh toán … mà thời hạn thanh toán khác nhau.
Nói đến thời hạn thanh toán là nói đến thời hạn mà đơn vị mua hàng thực
hiện thanh toán tiền cho bên bán. Trong quan hệ thanh toán có ba loại hình
thanh toán chủ yếu như sau:

Lê Thu Trang - Lớp KT1 - K38

5


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

- Thanh toán trả trước: Với hình thức thanh toán này, người mua thanh
toán tiền hàng trước khi nghiệp vụ mua- bán hàng thực sự diễn ra. Người bán
sẽ được đảm bảo về mặt tín dụng và khả năng thanh toán của người mua, còn

người mua lại chịu rủi ro hơn khi mà phải trả tiền mà chưa nhận được hàng,
bù lại, sẽ nhận được những ưu đãi về giá mua. Trường hợp này xảy ra khi
nguồn hàng khan hiếm, người mua buộc phải trả trước số tiền mua hàng để
dành được quyền mua.
- Thanh toán trả ngay: Với hình thức thanh toán này, người mua trả tiền
cho người bán ngay sau khi người bán giao hàng. Trường hợp này xảy ra khi
các đối tác còn chưa tin tưởng nhau, hay khi mua những mặt hàng có số lượng
nhỏ. Nếu áp dụng hình thức thanh toán này với tất cả các hóa đơn ở cùng một
thời điểm thì sẽ ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp.
- Thanh toán trả sau: Với hình thức thanh toán này, người mua chỉ giao
tiền cho người bán sau khi đã nhận hàng hóa, dịch vụ được một khoảng thời
gian nhất định. Việc thanh toán sau sẽ làm người bán bị chiếm dụng vốn.
Trường hợp này thường kèm theo một số điều kiện tín dụng, như thời hạn
thanh toán cho phép, thời hạn thanh toán được hưởng chiết khấu, tỷ lệ chiết
khấu thanh toán được hưởng, nhờ đó mà người bán sẽ có thể thu được một
khoản chi phí tài chính… Hơn nữa, với hình thức thanh toán này, người bán
có thể bán được nhiều hàng hơn, khuyến khích người mua mua thêm hàng.
Hiện nay, các doanh nghiệp chủ yếu sử dụng hình thức thanh toán trả sau
và trả trước, trong đó, hình thức trả sau được sử dụng nhiều hơn. Hai hình
thức này đã tạo ra các khoản phải thu, phải trả trong doanh nghiệp.
1.3 Đặc điểm thanh toán với người bán của Công ty
Phương thức thanh toán
Về phưong thức thanh toán, cùng với sự phát triển ngày càng hiện đại
của nền kinh tế, rất nhiều phương thức thanh toán được sử dụng với mục đích

Lê Thu Trang - Lớp KT1 - K38

6

Chuyên đề thực tập chuyên ngành

đơn giản hóa, tạo điều kiện cho hoạt động thanh toán. Trong đó, chia ra làm
hai nhóm cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền
mặt.
* Thanh toán bằng tiền mặt:
Là hình thức thanh toán mà trong đó, bên mua xuất tiền mặt ra khỏi quỹ
để thanh toán trực tiếp cho bên bán khi nhận vật tư, hàng hóa, dịch vụ. Hình
thức thanh toán này có ưu điểm là chi phí giao dịch thấp, nhưng chỉ áp dụng
khi khối lượng thanh toán nhỏ, tính chất nghiệp vụ đơn giản, như thanh toán
lương, các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến các mặt hàng có giá trị nhỏ.
Hình thức thanh toán này bao gồm:
- Thanh toán bằng tiền mặt VNĐ
- Thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ
Thanh toán bằng thương phiếu, hối phiếu, và các loại giấy tờ có giá trị
tương đương tiền
- Thanh toán bằng vàng bạc, đá quý…
* Thanh toán không dùng tiền mặt:
Phương thức này ngày càng trở thành xu hướng thanh toán hiện nay, rất
đa dạng, có thể kể ra đây gồm:
- Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Là hình thức thanh toán mà chủ tài
khoản với tư cách là bên bán ủy nhiệm cho ngân hàng thu tiền từ khách hàng
hoặc đối tượng khác có tài khoản ở cùng ngân hàng hoặc ngân hàng khác.
- Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Là hình thức thanh toán mà bên mua là
chủ tài khoản phát hành lệnh chi yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển
một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp.
- Thanh toán bù trừ: Là hình thức thanh toán mà khi hai bên có quan hệ
mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ với vai trò vừa là người mua, vừa là
người bán. Như vậy, một bên vừa là chủ nợ, vừa là khách nợ của bên kia.

Lê Thu Trang - Lớp KT1 - K38

7


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

Hình thức thanh toán này phải dựa trên cơ sở thỏa thuận, thống nhất giữa hai
bên, và có biên bản đối chiếu công nợ để theo dõi.
- Thanh toán bằng séc: Séc là một loại chứng từ thanh toán do ngân hàng
phát hành cho một số khách hàng có số tiền gửi tại ngân hàng của mình, yêu cầu
ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị được hưởng có tên trên
séc. Sec thanh toán bao gồm: sec chuyển khoản, sec bảo chi, sec định mức.
- Thanh toán chuyển tiền: Là hình thức thanh toán đơn giản nhất, trong
đó, bên mua yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định
cho bên bán ở một địa điểm nhất định trong một thời gian nhất định. Việc
chuyển tiền có thể sử dụng trong cả thanh toán quốc tế và thanh toán trong
nước với hai hình thức chủ yếu là: hình thức điện báo (T/T) và hình thức thư
chuyển tiền (M/T).
- Thanh toán bằng tín dụng thư (L/C): L/C là một bản cam kết trả tiền do
ngân hàng phát hành (ngân hàng mở L/C), để trả một số tiền nhất định cho
người xuất khẩu (người thụ hưởng) với điều kiện người đó phải thực hiện đầy
đủ những quy định trong L/C. Các loại thư tín dụng bao gồm:
+ Thư tín dụng có thể hủy ngang: Là loại thư tín dụng mà nhà nhập khẩu
có thể được sửa đổi bổ sung hoặc hủy bỏ tại bất kỳ thời điểm nào mà không
cần thông báo trước cho nhà xuất khẩu.
+ Thư tín dụng không thể hủy ngang: Là loại thư tín dụng mà sau khi đã
được mở thì ngân hàng mở L/C không được sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ
trong thời hạn hiệu lực L/C, nếu không có sự đồng ý của nhà xuất khẩu
+ Thư tín dụng không được hủy ngang và có xác nhận: Là loại tư tín

dụng ngoài việc không được hủy ngang lại có thêm yêu cầu được ngân hàng
khác trả tiền theo yêu cầu của ngân hàng mở L/C.
Hình thức thanh toán bằng thư tín dụng được áp dụng thông dụng nhất
hiện nay trong thanh toán quốc tế và được coi là phương thức hữu hiệu nhất

Lê Thu Trang - Lớp KT1 - K38

8


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

cho cả bên xuất khẩu và nhập khẩu. Ở Việt Nam ít sử dụng hình thức này
trong thanh toán trong nước.
L/C được mở dựa trên những thỏa thuận từ hợp đồng ngoại thương.
Nhưng khi nó đã được mở thì nó là một giao dịch riêng biệt, độc lập với hợp
đồng ngoại thương, trở thành bản cam kết trả tiền của ngân hàng.
- Thanh toán nhờ thu: nhờ thu là nghiệp vụ xử lý của ngân hàng đối với
các chứng từ theo đúng chỉ thị nhận được nhằm cho các chứng từ đó được
thanh toán hay được chấp nhận, chuyển giao khi chứng từ được thanh toán
hay được chấp nhận, chuyển giao chứng từ theo đúng các điều khoản và điều
kiện khác. Căn cứ vào nội dung chứng từ thanh toán gửi đến ngân hàng nhờ
thu mà có hai loại là nhờ thu trơn và nhờ thu kèm chứng từ.
- Phương thức giao chứng từ nhận tiền: Là phương thức thanh toán mà
trong đó tổ chức nhập khẩu trên cơ sở hợp đồng mua bán yêu cầu ngân hàng
bên xuất khẩu mở cho mình một tài khoản ủy thác để thanh toán tiền cho tổ
chức xuất khẩu khi nhà xuất khẩu đầy đủ chứng từ thỏa thuận.
- Phương thức thư ủy thác mua: Là phương thức trong đó ngân hàng bên
nhà nhập khẩu, theo yêu cầu của nhà xuất khẩu, viết thư cho ngana hàng đại
lý tại nước xuất khẩu để yêu cầu ngân hàng này thay mặt mua hộ hối phiếu

của nhà xuất khẩu ký phát cho bên nhập khẩu, ngân hàng đại lý căn cứ vào
những điều khoản quy định của thư ủy thác mà quyết định việc thanh toán
tiền cho nhà xuất khẩu, tức mua hối phiếu. Thông thường khi thực hiện
phương thức này, nhà nhập khẩu phải ký quỹ tại ngân hàng, ngân hàng bên
nhập khẩu phải có tài khoản tiền gửi hoặc tài khoản ký quỹ tại ngân hàng đại
lý ở nước xuất khẩu.
- Thanh toán bằng phương thức ghi sổ: là phương thức thanh toán mà
trong đó tổ chức xuất khẩu hàng hóa cung ứng dịch vụ thì ghi nợ cho bên
nhập khẩu vào một cuốn sổ riêng của mình và việc thanh toán các khoản nợ
được thực hiện trong một thời kỳ nhất định (hàng tháng, quý).

Lê Thu Trang - Lớp KT1 - K38

9


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

Trên đây là các hình thức thanh toán hiện có tại Việt Nam, các doanh
nghiệp có thể tùy theo điều kiện, đặc điểm của đơn vị mình mà chọn các hình
thức thanh toán sao cho phù hợp, đảm bảo nhu cầu thanh toán an toàn và tiết
kiệm các chi phí lưu thông, bảo quản tiền mặt.
1.4 Tổ chức quản lý thanh toán với người bán của Công ty TNHH
Thiết Bị Phụ Tùng An Phát.
Công ty TNHH Thiết bị Phụ tùng An Phát hoạt động chủ yếu trong lĩnh
vực kinh doanh thương mại các loại máy móc phụ tùng liên quan đến ngành
đóng tàu, xây dựng, cơ khí, ngành lắp ráp và sản xuất ôtô, xe máy…Do đó,
hoạt động thanh toán là hoạt động diễn ra thường xuyên, trong đó hoạt động
thanh toán với người bán chiếm tỷ trọng và quy mô lớn, ảnh hưởng đến kết
quả hoạt động kinh doanh. Hoạt động này quyết định đến tình hình tài chính

của công ty.
Nguyên tắc hạch toán các ngiệp vụ thanh toán
Để theo dõi cính xác kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, kế toán cần quán
triệt các nguyên tắc sau:
Nghiệp vụ thanh toán với người bán phát sinh trong quá trình cung ứng
các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất – kinh doanh. Khi sự vận động của
vật tư và tiền tệ không cùng một thời điểm thì sẽ xuất hiện khoản phải thu,
phải trả với người bán.
Phải chi tiết khoản phải thu, phải trả theo từng người bán, không được
phép bù trừ khoản phải thu, phải trả giữa các đối tượng khác nhau (trừ khi có
sự thỏa thuận giữa các đối tượng thanh toán với doanh nghiệp).
Phải tổng hợp tình hình thanh toán với người bán theo tính chất nợ phải
thu hay nợ phải trả trước khi lập báo cáo kế toán.
Đối với các khoản nợ phải thu và nợ phải trả có gốc ngoại tệ thì kế toán
cần theo dõi cả về nguyên tệ và thực hiện quy đổi theo tỷ giá quy định của

Lê Thu Trang - Lớp KT1 - K38

10


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

doanh nghiệp. Cuối kỳ kế toán phải thực hiện đièu chỉnh số dư theo tỷ giá
thực tế cuối kỳ. Chênh lệch tỷ giá được kết chuyển vào tài khoản chi phí hoặc
doanh thu hoạt động tài chính.
Đồng thời các khoản phải thu và nợ phải trả bằng vàng, bạc, đá quý cần
chi tiết cả về giá trị và hiện vật. Cuối kỳ kế toán cũng phải điều chỉnh số dư
theo giá trị thực tế của vàng, bạc, đá quý.
Tổng hợp chi tiết và báo cáo công nợ cho từng nhà cung cấp, từng khách

hàng được thực hiện theo nguyên tắc không đưộc bù trừ.
* Vai trò của kế toán các nghiệp vụ thanh toán trong công ty
Bất kỳ doanh nghiệp nào hay một cá thể nào khi tiền hành sản xuất kinh
doanh đều nhằm mục đích cuối cùng là tối đa hóa lợi nhuận. Để đạt được mục
đích này phải trải qua nhiều giai đoạn, trong quá trình này xuất hiện các hoạt
động mua bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ. Các quan hệ thanh toán cũng xuất
hiện đồng thời với các hoạt động mua bán. Dưới đây là sơ đồ thể hiện mối
quan hệ trong quá trình sản xuất và lưu thông hàng hóa.
TLSX

Tiền hàng

Thanhhàng
toán tiền
với
người lao động

SLĐ

Sơ đồ 1: Thể hiện các quan hệ thanh toán trong quá trình sản xuất
và lưu thông hàng hóa
Như vậy, các nghiệp vụ thanh toán thể hiện rất rõ trong bất kỳ một giai
đoạn nào của quá trình kinh doanh. Nó đóng vai trò vô cùng quan trọng trong
việc đảm bảo tính ổn định của tùnh hình kinh doanh mà cụ thể hơn là hoạt
động tài chính. Quan hệ thanh toán không đơn thuần chỉ là một hoạt động
trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp mà nó còn là cơ sở co công tác

Lê Thu Trang - Lớp KT1 - K38

11

Chuyên đề thực tập chuyên ngành

quản lý tài chính của doanh nghiệp. Bởi vậy, việc thực hiện tốt các hoạt động
thanh toán sẽ góp phần ổn định nền tài chính và nâng cao hiệu quả sử dụng
vốn của doanh nghhiệp.
Bên cạnh đó, kế toán cũng chính là công cụ quản lý hiệu quả đối với các
nghiệp vụ thanh toán cũng như các khoản phải thu, phải trả. Bởi tất cả các
nghiệp vụ phát sinh đều được biểu hiện trên chứng từ, sổ sách, việc quản lý
các khoản thanh toán tất yếu phải thông qua kế toán ghi chép, phản ánh, phân
tích thường xuyên các hoạt động và tình hình thanh toán diễn ra của một
doanh nghiệp. Vì vậy nó trở thành một công cụ hữu hiệu cho các nhà quản trị
trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp mình. Kế toán các nghiệp vụ
thanh toán sẽ cung cấp các thông tin về tình hình thu, chi, nợ đọng của doanh
nghiệp một cách thường xuyên, chính xác, kịp thời nhằm giúp các nhà quản
trị có được cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp mình.
Tóm lại, vai trò của kế toán các nghiệp vụ thanh toán thể hiện rất rõ: ghi
chép, phản ánh các hoạt động thanh toán diễn ra, phân tích tình hình tài chính,
cung cấp thông tin cho ban giám đốc để có thể đưa ra những quyết định kịp thời
nhằm đảm bảo cho sự lành mạnh và cân đối nền tài chính của doanh nghiệp.
* Nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán
Để làm tốt chức năng thông tin và kiểm tra của mình, kế toán phải thực
hiện các nhiệm vụ sau:
Tổ chức ghi chép nhằm theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả chi
tiết theo từng đối tượng; từng khoản nợ, từng thời gian (ngắn hạn, dài hạn),
đôn đốc việc thanh toán kịp thời, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau.
Đối với những khách nợ có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên
hoặc có số dư lớn hơn định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán cần tiến
hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn

nợ. Nếu cần, có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản.
Tổ chức hệ thống tài khoản, hệ thống sổ chi tiết, sổ tổng hợp để phản ánh

Lê Thu Trang - Lớp KT1 - K38

12


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

công nợ phải thu, công nợ phải trả. Đây là đòi hỏi cơ bản của bất kỳ hệ thống
kế toán nào để đảm bảo theo dõi được các nghiệp vụ một cách đầy đủ và
chính xác.
Kế toán phải thực hiện mở đủ sổ kế toán chi tiết thanh toán để theo dõi
từng đối tượng. Căn cứ để mở sổ chi tiết là số lượng người mua, người bán,
các chủ nợ …ít hay nhiều, mật độ giao dịch của từng đối tượng là thường
xuyên hay vãng lai.
Để đảm bảo theo dõi các khoản công nợ hợp lý, kế toán cần phải xây
dựng nguyên tắc, quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp các nghiệp vụ
thanh toán với người mua, người bán… cho từng lần phát sinh giao dịch cả
về đối tượng, thời hạn và số tiền trong kỳ kế toán nhất định. Nhờ đó đôn
đốc thanh toán nợ và thu hồi các khoản nợ kịp thời, tránh tình trạng chiếm
dụng vốn.
Kế toán cũng cần định kỳ thông tin và kiểm tra tình trạng thanh toán với
khách hàng bằng hệ thống ghi chép trên chứng từ, trên sổ kế toán và trên báo
cáo kế toán. Hơn nữa cũng cần giám sát việc thực hiện các quy định về thanh
toán của doanh nghiệp.
Tổng hợp và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại
cho quản lý để có biện pháp xử lý.
Thực hiện tốt các nhiệm vụ nêu trên sẽ giúp hệ thống kế toán của doanh

nghiệp thực hiện tốt vai trò cung cấp thông tin và kiểm tra của mình.

CHƯƠNG 2

Lê Thu Trang - Lớp KT1 - K38

13


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ PHỤ TÙNG AN PHÁT
2.1 Những đặc điểm kinh tế của Công ty TNHH Thiết bị Phụ tùng
An Phát ảnh hưởng đến kế tóan các nghiệp vụ thanh toán
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty
Công ty TNHH Thiết Bị Phụ Tùng An Phát được thành lập theo quyết
định số 073283 ngày 20 tháng 10 năm 1999 do Sở kế hoạch và Đầu tư thành
phố Hà Nội cấp.
Năm 2007 công ty dăng ký thay đổi lại tăng vốn điều lệ và mở thêm chi
nhánh tại TP Hồ CHí Minh.
Công ty TNHH THiết Bị Phụ Tùng an Phát là Công ty TNHH có hai
thành viên trở lên , có tư cách pháp nhân đầy đủ, Công ty được sử dụng con
dấu riêng theo mẫu quy định của nhà nước.
Sau hơn 10 năm thành lập và phát triển nhờ những cố gắng đáng kể trong
các hoạt động mở rộng thị trường, với những kinh nghiệm và uy tín dạt được
trong kinh doanh công ty đã tạo được cho mình vị trí vững chắc trên thị
trường cũng như trong lòng khách hàng.
Công ty TNHH Thiết bị Phụ tùng An Phát là một doanh nghiệp hoạt
động kinh doanh thương mại hoạt động theo cơ chế thị trường, công ty có

nhiệm vụ nhập khẩu hàng từ các đối tác nước ngoài.
Công ty có địa bàn kinh doanh tiêu thụ rộng lớn gồm các tỉnh từ Bắc vào
Nam. Đây là cơ hội thuận lợi để Công ty quảng bá sản phẩm, tuy nhiên với
địa bàn rộng lớn như thế đã gây không ít khó khăn trong việc quản lý của
Công ty. Công ty có 1 chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh
Với trên 90 cán bộ công nhân viên bộ máy quản lý của Công ty được tổ
chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Đây là một mô hình phù hợp với đặc
điểm hoạt động kinh doanh, chức năng nhiệm vụ của Công ty, giúp quản lý

Lê Thu Trang - Lớp KT1 - K38

14


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

chặt chẽ hơn trong công tác quản lý tiền hàng, công tác báo cáo kết quả kinh
doanh.
Sơ đồ 2:Tổ chức bộ máy quản lý công ty

Giám Đốc

Phòng
nhân
sự

Phòng
kỹ
thuật

Phòng kinh
doanh

Phó Giám
đốc

Phòng
tài
chính

Phòng
xuất
nhập
khẩu

Phòng
bán
hàng

Các phó giám đốc, kế toán trưởng do giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen
thưởng theo đề nghị của giám đốc khi được hội đồng quản trị chấp nhận.
* Ban giám đốc
- Giám đốc Công ty: Là người đại diện của Công ty trước pháp luật, có
quyền điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng chủ trương chính sách
của nhà nước và chịu trách nhiệm trước pháp luật, là người đại diện công ty
quan hệ kinh tế trong và ngoài nước.
- Phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc và chịu trách nhiệm trước

Lê Thu Trang - Lớp KT1 - K38

15


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

giám đốc về công việc được phân, thay mặt điều hành Công ty khi giám đốc
đi vắng.
* Các phòng ban chức năng:
- Phòng tài chính kế toán (TCKT):
Làm nhiệm vụ thu thập chứng từ để lập báo cáo tài chính theo năm tài
chính theo quy định chuẩn mực của Nhà nước.
Quản lý vốn hàng hoá, tièn mặt và sử dụng có hiệu quả không để thất thoát
vốn, hàng
Chỉ đạo về nợ và thu hồi công nợ
Giám sát các chứng từ, chỉ tiêu đảm bảo theo đúng quy định của Nhà nước
Thực hiện công tác hạch toán tài chính của Công ty không bị ách tắc trong
sả Tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực hoạt động tài chính kế toán, huy
động vốn cho việc kinh doanh và xây dựng cơ bản. Quản lý tài chính, thực
hiện quyết toán với nhà nước về nghĩa vụ ngân sách, thanh quyết toán với
khách hàng, cán bộ công nhân viên chức, tổ chức hạch toán độc lập theo chế
độ kế toán, thực hiện báo cáo thống kê, phân tích hoạt động kinh doanh, trực
tiếp xây dựng phương án tiền lương, kế hoạch tiền lương và làm lương cho
công ty. Quản lý công việc nhập, xuất hàng hoá
- Phòng kinh doanh:
Tham mưu cho giám đốc lập các dự án, phương án, kế hoạch sản xuất, chỉ
đạo thực hiện các kế hoạch đã được phê duyệt, kiểm tra thực hiện nhiệm vụ của
các đơn vị trực thuộc, thực hiện cung ứng hàng hóa, tiêu thụ sản phẩm
- Phòng kỹ thuật : tham mưu cho giám đốc về việc quản lý, bảo dưỡng máy
móc, các hoạt động kỹ thuật công tác công ty. Lập và quản lý các thiết kế dự án
xây dựng nội bộ. Quản lý chất lượng sản phẩm, trực tiếp phụ trách, kiểm tra, tham

mưu với tư cách là thành viên hội đồng khoa học kỹ thuật của công ty.
- Phòng tổ chức:

Lê Thu Trang - Lớp KT1 - K38

16


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

Có nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho giám đốc trong lĩnh vực quản trị
nhân lực. Tổ chức lao động hợp lý, thực hiện chế độ chính sách cho cán bộ
công nhân viên toàn Công ty, chăm lo công tác đào tạo con người.
Ban hành quy chế lao động, công tác thi đua tuyên truyền
Công tác bảo vệ an ninh chính trị, an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy.
- Phòng xuất nhập khẩu:
Triển khai các hoạt động xuất nhập khẩu giao nhận hàng hoá cho công ty
và hàng hoá nhận uỷ thác, thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu theo quy
định của pháp luật.
* Phòng kế toán của Công ty gồm 10 người, đứng đầu là kế toán trưởng
kiêm trưởng phòng, kế toán tổng hợp và các kế tóan viên phụ trách các phần
hành kế toán.
1. Kế toán trưởng
2. Kế toán tổng hợp
3. Kế toán tiền mặt và tiền gửi
4. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả
5. Kế tóan thuế
6. Kế tóan bán hàng và công nợ phải thu
7. Kế tóan thanh toán XNK và vay NH
8. Kế tóan theo dõi báo cáo chi nhánh

Kế toán trưởng: Là người làm công tác phụ trách chung, công tác hạch
toán kế toán, công tác tài chính, nhân sự của bộ phận kế toán
Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu từ các phòng ban kế
tóan cho toàn Công ty
Kế toán tiền mặt và tiền gửi: Làm công tác liên quan đến tiền mặt và tiền gửi
Kế toán mua hàng và công nợ phải trả: Theo dõi quá trình mua hàng,
hạch toán chi tiết các khoản phải trả cho nhà cung cấp
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu: Theo dõi quá trình bán hàng do

Lê Thu Trang - Lớp KT1 - K38

17


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

các cửa hàng và chi nhánh gửi chứng từ lên. Hạch toán chi tiết doanh thu, các
khoản phải thu khách hàng.
Kế toán TT XNK và vay NH: Tập hợp các chứng từ để thanh toán hàng
nhập khẩu - xuất khẩu theo quy định của ngân hàng, thực hiện việc trả nợ
ngân hàng theo hợp đồng, theo khả năng tài chính của công ty.
Kế toán theo dõi báo cáo chi nhánh: Cập nhật số liệu giao dịch của chi
nhánh vào máy, xem xét thẩm định các số liệu trên báo cáo của chi nhánh.
Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo QĐ 15/2006/QĐ –
BTC ngày 20/03/2006của Bộ trưởng Bộ Tài Chính
Niên độ kế toán quy định : bắt đầu từ ngày 01/01 năm dương lịch và kết
thúc ngày 31/12 hàng năm.
Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: theo phương pháp khấu trừ.
Phương pháp hàng tồn kho: hàng hoá xuất kho theo phương pháp bình
quân gia quyền. Tình hình xuất, nhập hàng hoá đước kế toán theo dõi chi tiết

theo từng phần phát sinh cả về số lượng và đơn giá.
Phương pháp khấu hao tài sản có định: mỗi loại TSCĐ khác nhau được
xác định tỷ lệ khấu hao khác nhau tuỳ thuộc vào giá trị tài sản nhưng tất cả
đều áp dụng một phương pháp khấu hao duy nhất là phương pháp khấu hao
đường thẳng theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC.
Hình thức kế toán áp dụng: hình thức Nhật Ký Chung kết hợp với kế
toán máy với phần mềm BRAVO
Các loại sổ sách bao gồm: Sổ cân đối phát sinh, Sổ tổng hợp tài khoản,
Sổ chi tiết các tài khoản, Hệ thống Báo cáo tài chính.
2.2 Thực trạng kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty TNHH
Thiết bị Phụ tùng An Phát
Công ty TNHH Thiết bị Phụ tùng An Phát là doanh nghiệp kinh doanh

Lê Thu Trang - Lớp KT1 - K38

18


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

thương mại, các hoạt động mua bán diễn ra liên tục. Các nghiệp vụ thanh toán
với người mua và người bán cũng xảy ra thường xuyên và đóng vai trò quan
trọng, vì vậy đòi hỏi phải có sự tổ chức công tác kế toán một cách hợp lý và
hiệu quả.
Thị trường của công ty rất lớn, các hoạt động mua, bán hàng hóa không
chỉ diễn ra trong nước mà còn mở rộng bên ngoài nên số lượng khách hàng và
nhà cung cấp khá lớn. Nhà cung cấp bao gồm cả nhà cung cấp trong nước và
nhà cung cấp nước ngoài, còn khách hàng chủ yếu là trong nước vì công ty có
rât ít nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài. Công ty sử dụng việc mã
hóa tên các nhà cung cấp để quản lý dễ dàng hơn. Các khách hàng cũng được

quản lý theo vùng và được mã hóa để quản lý thuận tiện.
Các nghiệp vụ mua bán hàng hóa và dịch vụ đầu vào đều được hạch toán
qua tài khoản trung gian là 331 “phải trả nhà cung cấp” (cả trường hợp thanh
toán trả chậm và thanh toán trả ngay)
Các nghiệp vụ bán hàng và dịch vụ đầu ra đều được hạch toán qua tài
khoản 131 “phải thu của khách hàng” (cả trường hợp khách hàng thanh toán
ngay hoặc chưa thanh tóan).
Thanh toán bằng tiền mặt
Nhóm chứng từ thanh toán với người bán: Phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng,
giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn mua hàng.
Phương thức thanh toán này thường được sử dụng đối với các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh số tiền nhỏ. Hiện nay công ty thanh toán bằng tiền mặt là
những giá trị hóa đơn nhỏ hơn 20 triệu và thường là mua lẻ và đó là những
nhà cung cấp không thường xuyên.
Công ty An Phát thanh toán cho nhà cung cấp chủ yếu bằng hình thức
thanh toán qua ngân hàng.
2.2.1 Thanh toán qua ngân hàng

Lê Thu Trang - Lớp KT1 - K38

19


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

Thực chất của phương thức này là thanh toán qua ngân hàng hoặc các tổ
chức tài chính trung gian khách. Khi sử dụng phương thức thanh toán này sẽ
khắc phục được nhiều nhược điểm của phương thức thanh toán dùng tiền mặt,
nó phù hợp với những nghiệp vụ có quy mô lớn.
* Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ và xử lý chênh lệch

Các khoản công nợ bằng ngoại tệ đều được quy đổi ra tiền VNĐ và theo
dõi trên đơn vị tiền tệ là VNĐ, đồng thời cũng được theo dõi giá trị nguyên tệ
trên tài khoản ngoài bảng là TK 007. Việc quy đổi ngoại tệ ra VNĐ đựa trên
tỷ giá thực tế hay tỷ giá bình quân liên ngân hàng. Tỷ giá này được Ngân
hàng ngoại thương Việt Nam thông báo.
Tỷ giá ngoại tệ thường khác nhau giữa thời điểm phát sinh nghiệp vụ và
thời điểm thanh toán, kế toán sẽ tính ra khoản chênh lệch theo công thức sau:
Khoản chênh lệch = (Tỷ giá xuất ngoại tệ - tỷ giá tại ngày phát sinh
giao dịch) *Giá trị của khoản phải trả nhà cung cấp
Khoản chênh lệch tỷ giá này được hạch toán vào doanh thu hoặc chi phí
tài chính. Nếu chênh lệch dương thì ghi chi phí tài chính (Nợ TK 635), nếu
chênh lệch âm thì ghi doanh thu tài chính (Có TK 515).
Cuối kỳ kế toán xem xét lại các khoản phải trả nhà cung cấp và điều
chỉnh chênh lệch tỷ giá ngày cuối kỳ. Khoản chênh lệch được tính theo công
thức sau:
Khoản chênh lệch = (Tỷ giá thực tế thời điểm cuối kỳ - tỷ giá tại ngày
phát sinh giao dịch) * Giá trị của khoản phải trả nhà cung cấp.
Khoản chênh lệch tỷ giá ngày cuối kỳ được ghi vào TK chênh lệch tỷ giá
(TK 4131). Nếu chênh lệch dương thì ghi Nợ TK 4131, nếu khoản chênh lệch
âm thì ghi Có TK 4131.
Chứng từ sử dụng

Lê Thu Trang - Lớp KT1 - K38

20


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

Các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp phát sinh đồng thời với quá

trình mua bán hàng hóa, dịch vụ, xây dựng cơ bản…Vì vậy hệ thống chứng từ
sử dụng trong quá trình hạch toán thanh toán với nhà cung cấp bao gồm:
Nhóm chứng từ mua hàng: Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ, hóa
đơn GTGT (do nhà cung cấp tính VAT theo phương pháp khấu trừ lập giao
cho), hóa đơn bán hàng thông thường (do nhà cung cấp tính VAT theo phương
pháp trực tiếp lập giao cho), biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa, biên bản
giao nhận TSCĐ, phiếu nhập kho, vận đơn…
Nhóm chứng từ thanh toán với người bán: Giấy báo nợ, ủy nhiểm chi,
giấy đề nghị thanh toán, lệnh chuyển tiền, yêu cầu mở thư tín dụng…
Hợp đồng mua bán: là bản hợp đồng đuược ký kết giữa công ty (bên
mua) và nhà cung cấp để xác định quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên trong
quan hệ mua bán. Trong hợp đồng sẽ quy định rõ số lượng, chất lượng, chủng
loại, hàng hóa, phương thức thanh toán, địa điểm thanh toán và những vấn đề
có liên quan khác.
Hóa đơn GTGT của nhà cung cấp: Khi mua hàng, công ty sẽ được nhà
cung cấp giao cho liên 2 của hóa đơn. Đây là hóa đơn phát hành bởi nhà cung
cấp tính VAT theo phương pháp khấu trừ. Nó là bằng chứng chứng minh
nghiệp vụ kinh tế phát sinh và sự tồn tại của hàng hóa trong công ty, là căn cứ
để kế toán ghi sổ nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hóa đơn bán hàng thông thường của nhà cung cấp: cũng có vai trò như
hóa đơn GTGT chỉ khác đây là hóa đơn được phát hành bởi nhà cung cấp tính
VAT theo phương pháp trực tiếp.
Vận đơn ( hóa đơn vận chuyển): Là loại hóa đơn do đơn vị vận chuyển
hàng hóa giao cho công ty khi phát sinh nghiệp vụ vận chuyển hàng mua.
Phiếu nhập kho: Do phòng kinh doanh lập thành 2 liên, có chữ ký của

Lê Thu Trang - Lớp KT1 - K38

21