Phân tích quy trình hoạt động tại công ty truyền tải điện 1

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG TẠI CÔNG TY TRUYỀN
TẢI ĐIỆN 1

Công ty Truyền tải điện 1 là một Công ty lớn trong hệ thống ngành điện
Việt Nam. Được thành lập từ những năm 80, trải qua hơn 20 năm xây dựng
và trưởng thành; đến nay Công ty Truyền tải điện 1 đã có một đội ngũ cán
bộ công nhân viên đông đảo trên 3 ngàn người. Công ty quản lý một hệ
thống đường dây tải điện có cấp điện áp từ 220 kV đến 500 kV, các Trạm
biến áp trải rộng khắp các tỉnh phía Bắc, từ Hà Tĩnh trở ra.
Do quản lý trên một địa bàn rộng lớn với nhiều vùng heo hút, đi lại rất
khó khăn; chính vì thế việc giao việc, quản lý cán bộ công nhân viên cũng
khá phức tạp, đòi hỏi Ban lãnh đạo Công ty phải có những biện pháp rất
khoa học mới có thể làm cho công việc được diễn ra trôi chảy. Để công việc
được giao đến tận tay người lao động sao cho đúng người đúng việc. Điều
này làm lãnh đạo Công ty trăn trở không ít, cuối cùng Lãnh đạo Công ty
cũng đã có được giải pháp để khắc phục được tình trạng này; đó là giao công
việc qua mạng internet.
II. NỘI DUNG.
1.Mục đích: Nhằm quản lý cán bộ công nhân viên, cũng như giao việc đến
bộ phận cán bộ công nhân viên được đầy đủ và kịp thời.
2. Phạm vi áp dụng: Phương pháp này được áp dụng trong tất cả các lĩnh
vực từ: công tác Tài chính, vật tư, kế hoạch…là các phòng ban của Công ty
cho đến các Truyền tải địa phương và các Trạm biến áp phụ thuộc.
3. Quy trình:


Phòng Kế hoạch

Phòng Thông tin- viễn thông

↕

Ban Giám đốc

↓

↓

Phòng Tài chính

Phòng Vật tư

↓

↓

↓

Phòng Đấu thầu

↓

Phòng Lao động
tiền lương

Phòng Tổ chức

Phòng dự toán

↓

↓

↓
Phòng Thanh tra

Phòng An toàn

↓

↓

Phòng Kỹ thuật trạm
↓

Phòng Kỹ thuật
đường dây

Phòng Công đoàn

Đội ngũ văn phòng

↓

↓

↓

Truyền tải điện
Truyền tải điện Nghệ An
↓

Hà Tĩnh

Truyền tải điện Ninh Bình

↓

↓

Truyền tải điện Thanh

Truyền tải điện Hà

Tuyền tải điện Quảng

Hóa

Nội

Ninh

↓

↓

↓

Truyền tải điện Thái

Truyền tải điện Hải

Nguyên

Phòng

↓
Truyền tải điện Hòa Bình

Truyền tải điện Tây Bắc

↓
Các Trạm biến áp trực thuộc


↓
Đội vận tải – cơ khí

↓
Xưởng thí nghiệm

4. Các bước thực hiện:
* Bước 1: Cuối buổi chiều thứ 6 mỗi tuần, Ban Giám đốc Công ty đưa ra
những công việc chính (có tầm quan trọng nhất), sau đó phòng Kế hoạch
tiếp tục lên kế hoạch những công việc cụ thể khác. Khi được Ban Giám đốc
Công ty duyệt, phòng Kế hoạch chuyển tất cả những kế hoạch đó cho Phòng
Thông tin- viễn thông.
* Bước 2: Phòng Thông tin- viễn thông đưa tất cả lên trang chủ của Công ty;
Phòng Kế hoạch và phòng Thông tin là 02 phòng phụ trách chính nhiệm vụ
đưa tất cả kế hoạch lên mạng Lan; do đó Tôi mới để 02 phòng này ở trên
cùng so với tất cả các phòng ban khác.
* Bước 3: Sáng thứ 2 đầu tuần tiếp theo, trưởng các phòng ban, trưởng các

truyền tải địa phương có nhiệm vụ mở mạng và đọc xem phòng mình, đơn vị
mình có những công việc nào, từ đó về phân công cụ thể nhiệm vụ cho từng
người do mình phụ trách.
* Bước 4: Những người được phân công công việc có trách nhiệm hoàn
thành những gì đã được giao; họ còn có nghĩa vụ phải báo cáo lại những khó
khăn mà mình gặp phải cho lãnh đạo phòng, để từ đó có hướng giải quyết.
* Bước 5: Cuối tuần lãnh đạo các phòng ban tổng hợp công việc thực hiện
được trong tuần, báo cáo lên Ban Giám đốc Công ty những mặt được và
chưa được của công việc, từ đó rút ra kinh nghiệm để không còn gặp phải
những điều không hay.
Với 05 bước triển khai và thực hiện công việc như trên, đã giúp cho
những nhà quản lý rút ngắn được thời gian cũng như công sức khi không


phải đến tận nơi, tận từng người mà giao việc; mà công việc vẫn diễn ra trôi
chảy và đạt hiệu quả cao. Tuy vậy, phương pháp giao việc qua mạng cũng có
những bất cập của nó.
Thứ nhất: Như ta đều biết hệ thống mạng là một bộ máy hiện đại, chúng có
thể giúp ta rất nhiều trong công việc cũng như trong rất nhiều lĩnh vực khác.
Tuy nhiên nếu chúng ta lệ thuộc vào nó quá sẽ có ngày gặp hậu quả; mà điều
này ở Công ty của tôi đã từng gặp . Vì dù sao máy móc cũng chỉ là máy
móc, nếu như hỏng hóc một bộ phận quan trọng nào đó, cả hệ thống sẽ
ngừng hoạt động, lúc đó làm cho công việc bị đình trệ.
Thứ hai: Giao việc qua mạng chỉ có thể là những công việc có tính chất
quan trọng nổi trội; còn những công việc diễn ra hàng ngày, ví dụ như :
phòng dự toán hàng ngày phải lập dự toán cho hàng chục công trình lớn nhỏ.
Và những công việc này được diễn ra thường xuyên từ ngày này qua ngày
khác. Do đó trên mạng không thể đưa hết tất cả các dự toán này lên được,
không những thế còn có nhiều công việc của các phòng ban và các truyền tải
địa phương nữa.

Để khắc phục tình trạng này theo ý kiến của cá nhân Tôi Công ty nên làm
như sau:
* Đầu tiên , phân quyền cho các Trưởng phòng ban và trưởng các truyền tải
địa phương. Giao cho họ toàn quyền quyết định mọi công việc trong phạm
vi họ quản lý; và họ sẽ chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc Công ty về
những công việc đó. Có như vậy các trưởng phòng ban và trưởng truyền tải
mới tự sắp xếp kế hoạch công việc cho nhân viên của mình. Hơn nữa ở mõi
truyền tải địa phương đề có phòng Kế hoạch như ở Công ty. Phòng Kế hoạch
này hàng tuần, hàng tháng thậm chí hàng quý phải lập được kế hoạch như:
mua sắm trang thiết bị, kế hoạch cắt điện… mà không cần phải chờ đến chỉ


thị của Ban giám đốc. Chỉ những công việc nào quan trọng mới cần trình lên
Công ty để chờ phê duyệt.
Câu 2: Với những gì đã được học trong môn Quản trị sản xuất và tác nghiệp
, Tôi cho rằng có rất nhiều nội dung có thể áp dụng vào trong Doanh nghiệp;
tuy nhiên tùy vào đặc điểm của từng Doanh nghiệp mà chúng ta lựa chọn
cho mình những nội dung phù hợp nhất. Đối với Công ty Truyền tải điện 1
của Tôi việc áp dụng chính sách quản lý chất lượng theo Tôi là phù hợp
nhất. Chúng ta biết rằng chất lượng là một trong 4 mục tiêu then chốt của tác
nghiệp, cùng với chi phí, tính linh hoạt và giao hàng. Hay nói cách khác hoạt
động tác nghiệp có một trách nhiệm đặc biệt để sản xuất sản phẩm chất
lượng cho khách hàng. Điều này đòi hỏi sự nỗ lực và phối hợp cua toàn bộ
tổ chức để quản lý và kiểm soát chất lượng ( trang 82- sách Quản trị sản xuất
và tác nghiệp).
Với bản thân mình, Tôi sẽ áp dụng chính sách chất lượng ISO 9000 cho
công tác in ấn. Là một Công ty lớn, hàng ngày chúng tôi đánh ra không biết
bao nhiêu công văn, quyết định…gửi đến các đơn vị trực thuộc hay đến các
cấp cao hơn. Do đó cần phải có một những mẫu giấy tờ thật chuẩn để tất các
các phòng ban cũng như các truyền tải địa phương theo đó mà thực hiện.

Để thực hiện được điều này, đầu tiên Giám đốc Công ty phải có quyết
định thành lập Ban ISO của Công ty và trực tiếp bầu một người đứng đầu
ban này. Những người trong ban có nhiệm vụ thu thập tất cả những ý kiến
phẩn hồi của tất cả cán bộ công nhân viên; thu thập tất cả những tài liệu liên
quan đến chính sách chất lượng ISO 9000… Sau đó mời ban chính sách chất
lượng của một tổ chức có uy tín về giúp đỡ và kiểm tra công tác chuẩn bị
của mình. Trước đó có tổ chức một lớp học nói về tầm quan trọng và hướng
dẫn họ về cách thức thức áp dụng chính sách chất lượng vao đơn vị của


mình. Học xong có tổ chức thi và cấp chứng chỉ cho những học viên này; để
khi về đơn vị của mình họ có thể thực hiện được. Ban giám đốc có quyết
định chỉ đạo cho toàn thể các phòng ban, các truyền tải địa phương cùng
thực hiện và ra thời hạn; nếu đơn vị nào không thực hiện đúng và kịp thời sẽ
chịu hình thức kỷ luật của Công ty, còn những đơn vị thực hiện tốt sẽ được
khen thưởng, động viên. Cối năm tổ chức đánh giá xem những mặt được và
chưa được của chương trình để có biện pháp xử lý kịp thời.