Phân tích quy trình tác nghiệp của global logistics

Phân tích quy trình tác nghiệp của Global logistics

1. Thế nào là một quy trình tác nghiệp:
Quản trị sản xuất và tác nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc
quản trị các yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp các yếu tố đó nhằm biến đổi
chúng thành các sản phẩm vật chất hoặc dịch vụ với hiệu quản cao nhất. Để tạo
ra sản phẩm hoặc dịch vụ, các doanh nghiệp đều phải thực hiện 3 chức năng cơ
bản: marketing, sản xuất, tài chính. Do đó có thể nói rằng quản trị sản xuất và
tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt trong hoạt động của doanh nghiệp. Nếu
quản trị tốt, ứng dụng các phương pháp quản trị khoa học thì sẽ tạo khả năng
sinh lợi lớn cho doanh nghiệp. Ngược lại nếu quản trị kém sẽ làm cho doanh
nghiệp thua lỗ, có thể dẫn tới phá sản. Hiểu được tầm quan trọng của quản trị
sản xuất và tác nghiệp, các doanh nghiệp không ngừng đưa ra các biện pháp hữu
hiệu để cải tiến hệ thống này.
2. Phân tích quy trình tác nghiệp của Global logistics:
Global logistics là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận
quốc tế. Các hoạt động trong doanh nghiệp theo sơ đồ dưới đây.
Giám Đốc

Sale dept.

Logistics

Oversea

Kế toán

Operation


Mổi một phòng ban, do đặc điểm của mình nên cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm

vụ và phương thức hoạt động khác nhau.
Trong khuân khổ của bài tập, học viên trình bày quy trình tổ chức, tác nghiệp
của phòng thị trường( sale deparment).
Chức năng của phòng sale :
- Xây dựng chiến lược,xây dựng chỉ tiêu,phát triển nhân sự của phòng, lập
kế hoạch khai thác thị trường theo tháng, quý và năm.
- Tìm kiếm, đàm phán hợp đồng với khách hàng
- Phát triển quan hệ tốt với các nhà cung cấp, các carriers.
- Phối hợp, hỗ trợ thông tin cho các bộ phận khác trong quá trình hoạtđộng
* Quy trình của phòng sale được tổ chức tác nghiệp như sau :

Tìm

Đi

a.Tìm

Chuyển

Duy tr ì kh ách h

kiếm,

thực tế

kiếm

hợp

àng c ũ v à t ìm ki

đào tạo

với

kháchàng

đồng

ếm kh ách h àn m

nguồn

nhân

và

và

ới

nhân

viên củ

phán hợp

chứng

lực

để học

đồng

từ cho

hỏi

b.

kinh

phán với

phận

nghiệm

các

Chứng

đàm

đàm
nhà

cung cấp

bộ

từ

và

kế toán
Tìm kiếm, đào tạo nguồn nhân lực: Do đặc thù công việc là ngành dịch
vụ, tỉ lệ nhân viên chuyển công tác là tương đối cao, do đó phòng sale phải có kế
hoạch tìm kiếm và bổ sung nguồn nhân lực, nhằm lấp vào các khoảng trống khi
có một nhân viên nghỉ việc. Mổi một nhân viên trong phòng sale cân được đào


tạo các kỹ năng chuyên môn ít nhất là 3 tháng tại nội bộ công ty, sau đó thâm
nhập thực tế từ 2-3 tháng cùng với các nhân viên củ, có kinh nghiệm.Do đó ,
việc bổ sung nguồn nhân lực của phòng sale làảất quan trọng.
Những kiến thức mà một nhân viên sale cần có ,bao gồm :
- Kiến thức chuyên môn : Luật hàng hải, luật thương mai, các công ước
quốc tế về hàng hải, các thuật ngữ trong lĩnh vực logistics, shipping,
airline, …..
- Kiến thức về thương mại( cả nội địa và quốc tế)
- Kiến thức về Marketing.
- Kiến thức về sữ dụng các công cụ để tìm kiếm khách hàng và các phương
pháp tìm kiếm khách hàng.
- Kiến thức về pháp luật, các văn bản quy phạm pháp luật.
- Kiến thức về ngành hàng, chủng loại hàng, mùa vụ của các mặt hàng,
- Phương pháp thống kê, dự báo.
Đi thực tế với nhân viên củ để học hỏi kinh nghiệm : M ặc dù nhân lực của
các công ty dịch vụ logistics phần lớn là cử nhân, được đào tạo khá bài bản
trong quá trình học trong trường đại học. tuy nhiên, thực tế công việc đòi hỏi

không chỉ kiến thức chuyên môn mà còn đòi hỏi các kiến thức tổng hợp khác,
cũng như kinh nghiệm xữ lý công việc trong thực tế. Do đó, việc các nhân viên
mới phải thông qua quá trình kèm cặp của các nhân viên củ là một bước chuẩn
bị không thể thiếu trong ngành dịch vụ.
Hơn nữa, do đặc điểm của doanh gnhiệp là Logistics, đây là thuật ngữ tương đối
mới đối với nhiều chương trình đào tạo. một mặt , lý thuyết chưa rỏ ràng nên
phần lớn các nhân viên mới ra trường rất khó có thể tiếp cận nhanh với công
việc, mà phải được đào tạo lại.
Những nhân viên mới, đặc biệt là những nhân viên vừa tốt nghiệp đại học, cần
được va chạm thực tế để có kinh nghiệm về : Cách đi đứng, cchào hỏi, đặt câu
hỏi để thu thập thông tin, trả lời các câu hỏi của khách hàng, nghệ thuật Đắc
nhân tâm, tìm hiểu tâm lý của các đối tượng khách hàng, ….


Tìm kiếm khách hàng và đàm phán hợp đồng với khách hàng : Sau khi có
kiến thức chuyên môn và qua vài tháng thực tế, đến gia đoạn tìm kiếm và ký kết
hợp đồng.
Để thực khiện việc tìm kiếm khách hàng mọtt cách có hiệu quả, nhân viên
phòng sale phải có một phường pháp tìm thị trường nhằm đem lại hiệu quả cao
nhất. Thị trưòng của công ty là các công ty xuất nhập khẩu hoặc các công ty, cá
nhân, những người có nhu cầu vận chuyển hàng hoá từ nơi này đến nơi khác, từ
nước này đến nước khác.
Sau khi tiếp cận với khách hàng, có các thoả thuận cơ bản, nhân viên sale phải
trực tiếp soạn thảo hợp đồng, và để hợp đồng được thực hiện , nhân viên sale
phải có các kiến thức như đã trình bày ở trên.
§àm phán hợp đồng với các nhà cung cấp.
Hoạt động dịch vụ là việc mua và bán dịch vụ rồi hưởng hoa hồng và chênh lệch
giữa giá mua và giá bán. Vì vậy việc đàm phán với các nhà cung cấp( các hãng
tàu, các nhà xe, ..) để có giá mua vào thấp ,nhằm tạo lợi thế so với các đối thủ
cạnh tranh là một trong những khâu quan trong đối với lĩnh vực logistics.

Sale manager cùng với ban giám đốc phải xây dựng được mối quan hệ tốt với
các nhà cung cấp, duy trì và phát triển mối quan hệ đó.
Cố gắng chung thuỷ với một vài nhà cung cấp, vì trong lĩnh vực logistics, là hoạt
đồng toàn cầu, các nhà cung cấp hiện tại chủ yếu là các công ty của nước ngoài,
họ quản lý khách hàng dựa vào thông tin trong hệ thống, vì vậy nếu doanh
nghiệp có lượng hợp đồng ký nhiều trên hệ thống thì sẽ được một số ưu tiên
trong quá trình hoạt động.
Chuyển hợp đồng và chứng từ cho bộ phận Chứng từ và kế toán.
Sau khi h ơph đ ồng đ ư ợc k ý k ết, nhân viên sale chuyển hợp đồng cho bộ
phận chứng từ để thực hiện các nghiẹp vu chuyên môn và chuyển cho phòng kế
toán để theo giỏi và thu tiền.
Duy trì khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng mới


Sau khi hợp đồng được ký kết, nhân viên sale thực hiện việc duy trì mối quan hệ
với khách hàng để ký tiếp các hợp đồng mới và tiếp tục tìm kiếm các khách
hàng mới.
Tại đây, chu kỳ được lặp lại : Tìm kiếm, chuyển giao, duy trì và tìm kiếm.
Đối với quy trình tác nghiệp của phòng bán hàng như trên, hiện có một số bất
cập cần được giải quyết, cụ thể.
Việc tuyển và đào tạo nhân viên sẽ tốn rất nhiều thời gian, công sức và chi phí
của doanh nghiệp. Chu trình này cần được nghiên cứu nhằm giảm các lãng phí
trên.
Đối với các nhân viên tốt nghiệp các trường Thương Mại, Ngoại thương hoặc
chuyên ngành thương mại thì quá trình đào tạo sẽ được rút ngắn, còn các nhân
viên ngoài các chuyên ngành trên thì thơi gian đào tạo đôi khi kéo dài hơn dự
kiến.
3. Ứng dụng của môn quản trị hoạt động :
Một trong những ứng dụng quan trọng của môn quản trị hoạt động đó là mô
hình Lean. Lean đã giúp nhiều doanh nghiệp trên thế giới làm nên thành công.

Nguyên tắc chủ đạo của Lean là gia tăng giá trị cho khách hàng thông qua việc
liên tục loại bỏ lãng phí trong suốt quá trình cung cấp sản phẩm và dịch vụ.
Lãng phí ở đây được hiểu là “tất cả các hoạt động của doanh nghiệp không giúp
tạo ra giá trị mong muốn cho khách hàng”. Vì thế, muốn áp dụng Lean, doanh
nghiệp phải hiểu đâu là những điều khách hàng thật sự quan tâm, những giá trị
từ sản phẩm và dịch vụ cung cấp được khách hàng sẵn sàng trả tiền. Trên cơ sở
đó, doanh nghiệp sẽ biết cách giảm thiểu, hoặc loại bỏ, những hoạt động nào
làm phát sinh chi phí và kéo dài thời gian chờ đợi của khách hàng.
Dựa vào mô hình Lean, chúng ta có thể thấy:
A. Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, lãng phí Chờ đợi là
lãng phí vẩn tồn tại trong quá trình tác nghiệp của doanh nghiệp.
Chờ đợi được hiểu là: Thời gian chờ xữ lý thông tin từ bộ phận này qua bộ phận
khác.
B. Loại bỏ lãng phí Chờ đợi bằng cách:


- Đào tạo các kỹ năng xữ lý thông tin cho nhân viên.
- Ứn dụng các phần mềm quản lý trong doanh nghiệp
- Sữ dụng các thiết bị văn phòng có chất lượng tốt, cấu hình cáo
- Xây dựng quy trình truyền thông một cách khoa học.
4. Tài liệu tham khảo
 Giáo trình quản trị hoạt động – ĐH Grigss
 Ward, D. J. Bickford, and G. K. Leong. (1999). Assessing Operations
Management from a Strategic Perspective. Journal mangement. Trích dẫn
ngày 5/7/2009 từ /> Quang, Tran. (2009). Ngành vật liệu xây dựng sẽ phục hồi. Báo điện tử
Đà Nẵng. Trích dẫn ngày 5/7/2009 từ
/> Schonberger, Richard J. (1982), Japanese Manufacturing Techniques:
Nine Hidden Lessons in Simplicity, Free Press, ISBN 0029291003
 Waguespack, Kevin, and Cantor, Bryan (1996), "Oil inventories should be
based on margins, supply reliability", Oil & Gas Journal, Vol 94, Number

28, 8 July 1996.