quá trình nhận và xử lý văn bản tại văn phòng tỉnh ủy quảng ninh

QUÁ TRÌNH NHẬN VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG
TỈNH ỦY QUẢNG NINH

Sơ lược về đơn vị và một số hoạt động tác nghiệp chính
Tên Đơn vị: Văn phòng Tỉnh uỷ Quảng Ninh
Địa chỉ : Thành phố Hạ Long, Tỉnh Quảng Ninh.
Nhiệm vụ chính:
- Tham mưu cho Tỉnh uỷ lãnh đạo, chỉ đạo sự nghiệp phát triển kinh tế,
xã hội của tỉnh.
- Chỉ đạo, tổ chức triển khai có hiệu quả công tác Văn phòng cấp uỷ.
1. Tôi lựa chọn quá trình nhận và xử lý văn bản tại cơ quan để phân
tích
Đây là hoạt động chiếm rất nhiều thời gian và công sức của văn thư,
lãnh đạo và các bộ phận trong cơ quan. Hoạt động này tưởng là bình thường,
đơn giản, diễn ra hàng ngày nhưng nó lại có tác động đến tất cả các cán bộ,
nhân viên và quá trình hoạt động của cơ quan, cũng như công tác lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của tỉnh. Hoạt động tác nghiệp này nếu được xử lý tốt thì hoạt
động của cơ quan sẽ hiệu quả và ngược lại nếu nó không được xử lý tốt thì nó
sẽ xảy ra tình trạng trì trệ, bế tắc trong công việc cũng như sự rối loạn trong
lãnh đạo điều hành.
1


1.1- Giới thiệu sơ bộ hoạt động tác nghiệp :

Quy trình nhận và xử lý văn bản tại cơ quan hiện nay diễn ra như sau:
Văn bản
đến
Văn bản đi

Văn thư

phân loại,
chuyển
chánh Văn
phòng

Chánh VP
xử lý
chuyển
phó VP và
các bộ
phận

Phó VP và
trưởng các
bộ phận xử
lý chuyển
các chuyên
viên

Chuyên
viên
nghiên
cứu tham
mưu giải
quyết

Diễn giải nội dung:
Bước 1: Văn thư nhận văn bản sau đó phân loại, vào sổ và chuyển
Chánh văn phòng giải quyết, theo quy trình:
- Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, văn thư nhận

văn bản đến. Trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc
hoặc vào ngày nghỉ, người trực kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng phong bì,
nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có); Đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra,
đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
+ Nếu phát hiện thiếu hoặc mất phong bì, tình trạng phong bì không còn
nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên phong bì
đối với phong bì có đóng dấu ''Hỏa tốc'' hẹn giờ, phải báo cáo ngay cho Phó Văn

2


phòng phụ trách. Trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn
bản.
+ Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng,
nhân viên văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của
mỗi văn bản, … Trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho
nơi gửi hoặc báo cáo Người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
- Phân loại sơ bộ, bóc phong bì văn bản đến. Sau khi tiếp nhận, văn bản đến
được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
+ Loại không bóc phong bì: bao gồm các phong bì văn bản gửi đích danh
người nhận sẽ được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những phong bì văn bản
gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của
các cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để
vào sổ theo dõi.
+ Loại do nhân viên văn thư bóc phong bì: bao gồm tất cả các loại phong bì
còn lại, trừ những phong bì văn bản có đóng dấu ký hiệu các mức độ bảo mật
(phong bì văn bản mật);
- Khi thực hiện phân loại cần lưu ý:
+ Những phong bì có đóng dấu “KHẨN” cần được bóc trước để giải quyết
kịp thời;

3


+ Không gây hư hại đối với văn bản trong phong bì; không làm mất số, ký
hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại phong bì, tránh
để sót văn bản;
+ Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài phong bì với số, ký hiệu của văn bản
trong phong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết
để giải quyết;
+ Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong
phong bì với phiếu gửi. Khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu
gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;
+ Đối với đơn/thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra,
xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày
tháng của văn bản thì cần giữ lại phong bì và đính kèm với văn bản để làm
bằng chứng.
- Đóng dấu ''ĐẾN", ghi số và ngày đến
+ Văn bản đến của tất cả các đơn vị phải được đăng ký tập trung tại văn
thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định khác của Tỉnh
uỷ.
+ Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu
"ĐẾN"; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần
thiết);

4


+ Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu ''ĐẾN''. Đối với văn
bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và

đóng đấu ''ĐẾN".
+ Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì
không phải đóng dấu "ĐẾN" mà được chuyển cho bộ phận hoặc cá nhân có
trách nhiệm theo dõi, giải quyết;
+ Dấu "ĐẾN" được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới
số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung
(đối với Công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban
hành văn bản.
- Đăng ký văn bản đến
+ Văn bản đến được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu
văn bản đến trên máy vi tính;
+ Nhân viên văn thư sử dụng máy vi tính đế quản lý văn bản đến, nhưng
vẫn có Sổ theo dõi văn bản đến để dự phòng xử lý khi cần thiết;
+ Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng
bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
Bước 2: Chánh Văn phòng nghiên cứu chuyển văn bản đến phó Văn
phòng và các Ban, bộ phận liên quan.
Bước 3: Phó Văn phòng nghiên cứu chuyển các bộ phận, trưởng các bộ
phận nghiên cứu chuyển các chuyên viên theo dõi, phụ trách các lĩnh vực.
5


Bước 4: Chuyên viên theo dõi nghiên cứu, tham mưu giải quyết các
công việc theo lĩnh vực được phân công. Sau khi giải quyết xong quy trình văn
bản sẽ đi ngược lại.
- Quy trình quản lý văn bản đi
+ Soạn thảo và đánh máy văn bản: Văn bản của bộ phận nào do bộ phận
đó trực tiếp soạn thảo, đánh máy hoàn thiện.
+ Đối với văn bản của Thường trực Tỉnh uỷ do Phòng tổng hợp, hoặc
chánh, phó Văn phòng trực tiếp soạn thảo.

+ Trường hợp nội dung văn bản dài và do khối lượng công việc nhiều
không thể thực hiện được thì bộ phận liên quan có thể làm phiếu đề nghị để
trình Chánh văn phòng duyệt, sau đó chuyển phòng hành chính thực hiện.
+ Tất cả các văn bản chuyển đi phải được chuyển qua văn thư vào số và
kiểm soát nội dung, thể thức văn bản ( trừ trường hợp đặc biệt có quy định
riêng).
* Trong những trường hợp cần thiết văn bản sẽ không đi theo quy trình
trên, mà có thể trực tiếp từ Chánh văn phòng đến các chuyên viên và ngược lại.

1.2- Nhược điểm của quy trình trên:
- Quá trình giải quyết sẽ chậm vì qua nhiều khâu trung gian;

6


- Vì qua nhiều khâu trung gian nên ý tưởng của người lãnh đạo khi
chuyển tải đến chuyên viên sẽ bị tam sao thất bản;
- Không phát huy được tính sáng tạo của chuyên viên vì chuyên viên
luôn phải thụ động chờ ý kiến chỉ đạo của cấp trên mới giả quyết.
- Chưa tạo được kết nối, phối hợp giữa các chuyên viên vì chuyên viên
nào chỉ biết việc của chuyên viên đó.
1.3- Theo tôi quy trình trên cần được cải tiến như sau:
- Văn bản khi văn thư nhận được ngoài việc làm theo 4 bước như hiện
nay, văn thư quét, mã hoá đưa lên mạng nội bộ và gửi vào hộp thư nội bộ của
tất cả lãnh đạo và các chuyên viên.
- Khi đó lãnh đạo vẫn xử lý bình thường, khi văn bản đến nơi các chuyên
viên đã chủ động nghiên cứu nội dung và biết được mình phải làm gì để tham
mưu giải quyết các nội dung.
- Phát huy được tính chủ động và khả năng sáng tạo của từng chuyên
viên, chuyên viên sẽ có cơ hội bộc lộ và phát triển các ý tưởng của mình để giải

quyết công việc.
- Nó sẽ tạo ra sự kết nối và hiểu biết chung công việc của cơ quan, các
chuyên viên ở các lĩnh vực khác nhau sẽ hiểu được công việc của nhau nhiều
hơn, từ đó sẽ tạo ra sự gắn kết và khả năng phối hợp trong các hoạt động tác
nghiệp

7


- Lãnh đạo có thể phát hiện được khả năng của từng nhân viên nhanh
hơn để từ đó có biện pháp giúp đỡ, hướng dẫn, đào tạo nhân viên.
Nếu giải quyết được đồng bộ các nội dung trên tôi ting rằng các tồn tại
hiện nay trong công tác nhận và xử lý văn bản của cơ quan cơ quan sẽ có
chuyển biến tích cực góp phần vào việc hoàn thành nhiệm vụ chung của cơ
quan, rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng công tác tham mưu chỉ đạo của
cơ quan.
2. Theo tôi đây là một môn học rất bổ ích cho công tác của tôi
Rất nhiều nội dung trong môn học Quản trị hoạt động này có thể áp dụng
vào công việc của tôi, nhưng tôi tâm đắc nhất là mô hình LEAN trong quản trị
hoạt động. Qua mô hình này đối chiếu với các hoạt động của cơ quan tôi đã
phát hiện ra sự lãng phí trong các hoạt động của cơ quan như:
- Dư thừa và phân bổ lao động không hợp lý tại các khâu trong cơ quan
như: bộ phận hành chính, lái xe... Việc quản lý thời gian trong cơ quan, phân
công lao động tại một số bộ phận chưa hợp lý, nơi làm không hết việc, nơi làm
cầm chừng, nhưng chế độ tiền lương không có sự khác biệt.
- Đợi chờ: Việc đợi chờ trong tham mưu giải quyết các công việc, dẫn
đến thời gian giải quyết công việc chậm, tạo ra sức ì của nhân viên ( văn bản
đến phải chờ văn thư vào sổ, chờ lãnh đạo phân công... lãnh đạo đi vắng thì sẽ
bị chậm chễ hơn...).

8


- Quá trình chuyển tải phát hành nhận văn bản ( đi, đến) và xử lý các
thông tin thường bị chậm chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc.
- Văn bản và các nội dung công việc thường bị ngâm tại các khâu trung
gian cấp phòng thậm trí ngay cả trong khâu nhận, chuyển phát văn bản.
- Thao tác thừa: Các thao tác thừa diễn ra khá phổ biến ở tất cả các khâu
trong cơ quan từ khâu nhận, xử lý văn bản, đến nghe điện thoại, trình bày báo
cáo, hội họp...
- Việc xử lý công việc qua nhiều bộ phận trung gian tạo ra nhiều công
đoạn thừa ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình điều hành cơ quan.
- Sản phẩm hỏng : Đây là một hiên tượng diễn ra khá phổ biến đó là:
Chất lượng công tác tham mưu văn bản, tham mưu các chủ trương, chiến
lược... anh hưởng không nhỏ đến công tác lãnh, chỉ đạo của tỉnh.

9


Kết luận
Từ việc học tập nghiên cứu môn quản trị hoạt động tôi đã nhận thức ra
rất nhiều vấn đề hiện nay trong chỉ đạo điều hành của cơ quan, trên cơ sở đó
năm 2011 tôi sẽ áp dụng những kiến thức đã học vào quá trình quản trị tác
nghiệp tại cơ quan. Mở đầu sẽ là hoạt động tác nghiệp tại khâu tiếp nhận xử ký
văn bản. Ngay từ tháng 1 năm 2011 tôi sẽ chó áp dụng công nghệ thông tin vào
quản ký văn bản, mã hoá và chuyển văn bản xứ ký đến các chuyên viên thông
quan mạng máy tính nội bộ kết nối từ tỉnh đến các địa phương. Để từ đó khắc
phục kịp thời những tồn tại bất cập trong công tác quản trị hoạt động của cơ
quan Văn phòng hiện nay. Với việc quan sát quy trình sản xuất tại cơ quan
Tỉnh uỷ và một số doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh hiện nay tôi thấy

việc áp dụng các mô hình quản lý trong môn quản trị hoạt động không chỉ áp
dụng cho các doang nghiệp mà còn rất bổ ích đối với các đơn vị hành chính sự
nghiệp như cơ quan tôi. Đây là điểm mấu chốt và có ý nghĩa ứng dụng cao cua
rmôn học trong thực tế hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp của Việt Nam
chúng ta hiên nay./.

10


11