Báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng tại công ty CP Bưu chính Viettel

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng
MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU
LỜI CẢM ƠN
PHẦN 1KHẢO SÁT CÔNG TÁC PHÒNG CỦA TỔNG CÔNG TY CỔ
PHẦN BƯU CHÍNH VIETTEL.........................................................................1
I. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng
công ty cổ phần bưu chính VIETTEL.............................................................1
II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính
VIETTEL........................................................................................................1
III. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty..3
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng và hoạt động hành
chính của văn phòng.......................................................................................3
2. Cơ cấu tổ chức của phòng Chính trị Tổng hợp.........................................6
IV.KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG
TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU
CHÍNH VIETTEL.........................................................................................10
1.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp,
giúp việc và đảm bảo hậu cần trong công ty.................................................10
1.1 Vai trò trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hơp...................10
1.2. Vai trò trong công tác giúp việc hậu cần:...............................................11
1.3 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ
của Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel........................................................11
1.4. Công tác tổ chức một cuộc họp của Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel..12
1.5. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo...............13
1.6 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước
về văn hóa công sở của cơ quan....................................................................13
2.Khảo sát về công tác văn thư.....................................................................13

2.1.Mô hình văn thư của công ty...................................................................13
2.2.Trách nhiệm của Trưởng phòng Chính trị Hành chính trong việc chỉ đạo
thực hiện công tác Văn thư của công ty........................................................14
3.Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.................................................15
3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ..............................................16
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ..........................................................16
3.3 Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ :.......................................................16

SVTH: Trịnh Thị Thu Huế

Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

PHẦN II : CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA
CÔNG TY CỔ PHÀN BƯU CHÍNH VIETTEL............................................19
1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần kế hoạch công tác tháng và tháng
của Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel........................................................19
2. Mẫu hóa một số văn bản :.......................................................................19
3. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan....................19
4. .Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại .Nhận xét ưu nhược điểm của
văn phòng này...............................................................................................19
5. . Đánh giá vê cơ cấu tổ chức, bộ máy hoặc phòng hành chính của cơ
Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel. Nhận xét ưu nhược điểm của cơ cấu tổ
chức bộ máy văn phòng này..........................................................................19
CHỦ ĐỀ 1 : XÂY DỰNG BỘ MẪU LỊCH CÔNG TÁC TUẦN, KẾ
HOẠCH CÔNG TÁC THÁNG VÀ NĂM CỦA CÔNG TY..........................20

CHỦ ĐỀ II: MẪU HÓA MỘT SỐ VĂN BẢN CỦA CÔNG TY...................27
1. MẪU HÓA 1 QUYẾT ĐỊNH HÀNH CHÍNH.........................................27
2.XÂY DỰNG “QUY CHẾ VĂN THƯ LƯU TRỮ” CỦA CÔNG TY.......28
3.MẪU HÓA KẾ HOẠCH HỘI NGHỊ TỔNG KẾT NĂM.........................44
CHỦ ĐỀ 3: MẪU HÓA CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ CHO CÔNG TY....46
CHỦ ĐỀ 4.XÂY DỰNG MÔ HÌNH HIỆN ĐẠI CHO CƠ QUAN.NHẬN
XÉT ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA MÔ HÌNH NÀY...........................................47
CHỦ ĐỀ 5. ĐÁNH GIÁ VỀ CƠ CẤU, BỘ MÁY TỔ CHỨC VĂN PHÒNG
CỦA CÔNG TY. NHẬN XÉT ƯU NHƯỢC ĐIỂM.......................................49
PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.....................................50
I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu nhược điểm trong công tác hành
chính văn phòng của Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel............................50
1.Ưu điểm......................................................................................................50
1.1.Hoạt động của văn phòng........................................................................50
1.2. Công tác văn thư....................................................................................51
1.3. Công tác lưu trữ.....................................................................................51
2. Nhược điểm...............................................................................................52
2.1. Công tác văn phòng................................................................................52
2.2. Công tác văn thư....................................................................................53
2.3 Công tác lưu trữ......................................................................................53
2.4. Công tác hành chính văn phòng.............................................................53

SVTH: Trịnh Thị Thu Huế

Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

II. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những
nhược điểm....................................................................................................53
KẾT LUẬN........................................................................................................56
PHỤ LỤC
LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời đại phát triển theo xu hướng toàn cầu hóa như hiện nay. Chúng ta
đang sống trong thời kỳ đất nước đi lên theo hướng công nghiệp hóa – hiện đại hóa
song song cùng với đó là một môi trường sống hiện đại và chuyên nghiệp. Chính
điều đó khiến chúng ta cần phải trang bị cho mình những điều kiện tốt nhất để làm
tốt những công việc đòi hỏi tính chuyên môn và tính nghiệp vụ cao
Cùng với sự phát triển của đất nước, đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm cho mình
một hướng đi đúng, một chỗ đứng vững chắc trên thị trường, cần phải nhạy bén
thay đổi sao cho phù hợp với nền kinh tế của nước ta. Vậy doanh nghiệp muốn
quản lý, lãnh đạo tốt nhất thì nhất thiết doanh nghiệp phải có một bộ máy hoàn
thiện, khâu hành chính năng động sáng tạo và không ngừng đổi mới.
Hoạt động quản lý hành chính là một hoạt động vô cùng quan trọng trong
đời sống xã hội. Nó đặc trưng bởi hoạt động điều hành và chấp hành giữ cơ quan
cấp trên với cơ quan cấp dưới, giữa lãnh đạo với các nhân viên trong nội bộ cơ
quan. Do đó bộ máy giúp việc hành chính trong cơ quan là vô cùng quan trọng,
là yếu tố được quan tâm như một điểm trọng tâm trong việc nâng cao hiệu quả
hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Trong mục tiêu đào tạo con người thì việc
đào tạo cán bộ, công nhân viên trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đóng
một vai trò quan trọng thiết yếu bởi đó là nguồn nhân lực lâu dài giúp các cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp thực hiện tốt các nghiệp vụ về công tác văn thư –
lưu trữ, các thủ tục Hành chính, hoạt động giao tiếp đối nội, đối ngoại, các quy
chế làm việc, công tác hậu cần, quản lý cơ sở …. trong cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp đó.
Nhận thấy được tầm quan trọng của hoạt động quản lý Hành chính trong
xu thế phát triển hiện nay và tương lai của đất nước. Trường Đại học Nội Vụ Hà

Nội đã đào tạo khối lượng sinh viên khá lớn về công tác Hành chính, trong đó
SVTH: Trịnh Thị Thu Huế

Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

có nghành Quản trị văn phòng để đáp ứng nhu cầu xã hội. Trong thời gian đào
tạo của các trường chuyên nghiệp nói chung và Trường Đại học Nội Vụ nói
riêng, thực tập nghành nghề là một khâu vô cùng quan trọng không thể thiếu, vì
đây là quá tích luỹ kiến thức, hiểu hơn về chuyên nghành mình đang theo học.
Chính vì vậy với phương châm giáo dục của Đảng “ Học đi đôi với hành, lý luận
gắn với thực tiễn”.Nhà trường đã giành một khoảng thời gian để tổ chức cho
sinh viên đi thực tập nghành nghề nhằm giúp sinh viên – cán bộ văn phòng trong
tương lai vận dụng một cách tốt nhất, hiệu quả nhất những kiến thức lý thuyết đã
học vào công việc thực tiễn tại các xí nghiệp, các cơ quan Hành chính Nhà
nước…..
Thực hiện Quyết Định số :99/QĐ- ĐHNV ngày 01 tháng 02 năm 2016
của Hiệu trưởng trường Đại học Nội Vụ về việc Quyết định cử sinh viên đi thực
tập tốt nghiệp. Căn cứ Quyết định và được sự đồng ý của giám đốc cơ quan thực
tập em đã đến thực tập tại Tổng Công ty Cổ Phần Bưu Chính VIETTEL với thời
gian từ ngày 29/02/2016 đến ngày 29/04 năm 2016 với nội dung tìm hiểu công
tác văn phòng của cơ quan
Những ngày đầu thực tập không tránh khỏi những bỡ ngỡ, lúng túng
nhưng em đã nhanh chóng hoà nhập được với môi trường công sở trong quá
trình kiến tập em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của nhà trường dưới sự
hướng dẫn nhiệt tình và chi tiết của Th.S Lâm Thu Hằng - Giảng viên Khoa

Quản trị văn phòng, đồng thời được sự chỉ đạo tận tình của cán bộ hướng dẫn
Anh Cao Huy Giáp và các cô chú, anh chị trong Phòng Chính trị Hành chính của
Tổng Công ty cổ phần bưu chính Viettel đã giúp em làm quen nhanh chóng với
công việc cũng như trong giao tiếp, giúp em thấy tự tin hơn và em cũng hoàn
thành tốt kì thực tập ngành nghề.
Sau hai tháng thực tập em đã học và tích luỹ cho mình được nhiều kiến
thức, kinh nhiệm, có được cái nhìn khách quan, đầy đủ và trung thực nhất. Giúp
em rèn luyện tốt tư duy khoa học trong khâu giải quyết công việc, đòng thời
phát triển được các kĩ năng trong giao tiếp qua những cuộc họp và đón tiếp
SVTH: Trịnh Thị Thu Huế

Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

khách đến cơ quan. Được làm việc trong môi trường thân thiện, năng động nên
em có cơ hội tiếp xúc , học hỏi sự sáng tạo của các nhân viên trong công ty
Qua đây Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý Nhà trường, thầy cô
giáo và toàn thể các cô chú, anh chị đã giúp đỡ em hoàn thành tốt kỳ thực tập
ngành nghề của mình./.

SVTH: Trịnh Thị Thu Huế

Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng
LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian hai tháng thực tập tại công ty em đã dần hoàn thiện về
các kĩ năng các nghiệp vụ văn phòng. Để được như vậy em xin gửi lời cảm ơn
đến Cô Lâm Thu Hằng – Giảng viên khoa Quản trị văn phòng đã hướng dẫn em
trước khi em đi thực tập tại cơ quan tạo cho em sự tự tin cần thiết khi bước chân
vào môi trường mới. Em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Qúy Công ty nơi
em kiên tập, các anh chị trong công ty và đặc biệt là các anh chị trong phòng
Chính trị – Hành chính đã nhiệt tình giúp đỡ em trong suốt quá trình em thực tập
tại đây.
Sau khi kết thúc thời gian thực tập, đã thu thập thông tin, tài liệu dựa trên
những yêu cầu của nhà Trường của Khoa đề ra cũng như sự hướng dẫn của Cô
Lâm Thu Hằng - Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng cùng với những trải
nghiệm thực tế trong thời gian thực tập. Em đã tổng kết lại thành bài báo cáo
này với các nội dung như sau:
Phần I. Khảo sát công tác văn phòng của Tổng Công Ty Cổ phần Bưu
Chính VIETTEL
Phần II: Chuyên đề thực tập : Nghiệp vụ hành chính của Tổng công ty cổ
phần bưu chính VIETTEL
Phần III. Kết luận và đề xuất kiến nghị.
Phần IV. Phụ lục
Trong thời gian thực tập, mặc dù em đã rất cố gắng tìm hiểu và thu thập
thông tin, tài liệu nhưng do sự giới hạn về thời gian và hiểu biết về lý luận cũng
như thực tiễn còn nhiều hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy,
em rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô để em có thể hoàn thiện và rút
kinh nghiệm từ bài báo cáo.
Em xin chân thành cảm ơn .
Hà Nội, ngày 29 tháng 04 năm 2016

Sinh viên

SVTH: Trịnh Thị Thu Huế

Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng
Trịnh Thị Thu Huế

SVTH: Trịnh Thị Thu Huế

Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng
PHẦN 1

KHẢO SÁT CÔNG TÁC
PHÒNG CỦA TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU CHÍNH VIETTEL
I. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Tổng công ty cổ phần bưu chính VIETTEL
Giới thiệu vài nét về công ty
Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính VIETTEL thành lập ngày 1 tháng 7
năm 1997 là một đơn vị thành viên của Tập đoàn Viễn thông Quân đội
VIETTEL. Công ty được thành lập ban đầu là một trung tâm Bưu chính với 5

người, 1 dịch vụ và 10 khách hàng đầu tiên là các đơn vị quân đội. Sau 18 năm
xây dựng và phát triển cùng đội ngũ công nhân viên nhiệt huyết vị thế của Bưu
chính Viettel ngày càng được khẳng định trên thị trường trong nước và ngoài
nước.
Là đơn vị kinh doanh các dịch vụ : Chuyển phát nhanh trong nước à quốc
tế; Vận tải hành khách –hàng hóa chuyên tuyến quốc tế; Phát hàng thu tiền
(COD); Cho thuê kho bãi; Viễn thông; Văn phòng phẩm; Vé máy bay, dịch vụ
Logistics….. Năm 2009, với một Công ty thành viên đang kinh doanh tại
Campuchia Bưu chính VIETTEL trở thành doanh nghiệp bưu chính Việt Nam
đầu tiên mạnh dạn đầu tư kinh doanh ra thị trường nước ngoài. Là doanh nghiệp
tiên phong mở đường cho nghành bưu chính phát triển mạnh mẽ tại thị trường
nước ngoài khốc liệt.
II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Công ty Cổ phần Bưu
SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

1
Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

chính VIETTEL
a.Chức năng
˗ Kinh doanh dịch vụ chuyển phát nhanh bưu phẩm, bưu kiện hàng hóa
˗ Đại lý kinh doanh dịch vụ phát hành báo
Trực tiếp tổ chức triển khai, phát triển kinh doanh dịch vụ bưu chính và
các dịch vụ gia tăng trên mạng bưu chính trên toàn quốc
b. Nhiệm vụ - quyền hạn

˗ Khai thác các ngồn báo chí trong và ngoài nước từ khâu nhận đặt mua,
tổng hợp nhu cầu, phân phối, cung cấp cho các bưu cục, phát báo đến tay người
đọc nhanh chóng, chính xác .
˗ Tìm kiếm các cơ hội và các đối tác kinh doanh, kinh doanh đa lĩnh vực
˗ Ngiên cứu xây dựng phương án, tìm kiếm các cơ hội kinh doanh ở các
thị trường nước ngoài
˗ Xây dựng kế hoạch tài chính trong lĩnh vực kinh doanh chuyển phát tổ
chức và theo dõi thực hiện các hoạt động tà i chính theo kế hoạch đã được tập
đoàn phê duyệt
˗ Quản lý các chi nhánh, bưu cục trực thuộc Tổng công ty hoạt động
trong lĩnh vực bưu chính trên toàn quốc
˗ Khảo sát đánh giá ý kiến khách hàng thông qua hệ thống chăm sóc
khách hàng
˗ Thực hiện thanh toán, quyết toán các hợp đồng
1. Cơ cấu tổ chức của công ty
˗ Tên công ty : TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU CHÍNH VIETTEL
˗ Tên

dao

dịch

quốc

tế

:VIETTEL

POST

JOINT

STOCK

CORPORATION
˗ Tên công ty viết tắt: VTP
SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

2
Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

˗ Trụ sở chính : Số 1 Giang Văn Minh , Kim Mã, Ba Đình , Hà Nội
˗ Trụ sở làm việc: Tòa nhà N1, Km số 2 Đại lộ thăng long, Mễ Trì , Từ
Liêm, Hà Nội
Tổ chức bộ máy quản lý
Do đặc điểm của công ty hoạt động trên địa bàn rộng, số lượng công nhân
viên sản xuất kinh doanh đông, thời gian nhanh chóng, chính xác, nên việc tổ
chức sản xuất, tổ chức bộ máy quản lý cũng có đặc điểm riêng. Công ty bố trí
tương đối hợp lý theo mô hình tổ chức sản xuất trực tuyến chức năng
Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm.
˗ Tổng giám đốc
˗ Ban giám đốc, phó giám đốc
˗ 5 phòng ban giúp việc gồm: Phòng Tài chính – Kế toán, Phòng Kinh
doanh, Phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ, Phòng Tổ chức Lao động, Phòng Chính trị
Hành chính

˗ 5 đơn vị tham gia sản xuất: Bưu cục thư phát , Bưu cục trung tâm khai
thác, Bưu cục ngoại dịch, Trung tâm phát hành, Đội xe
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính VIETTEL (
phụ lục 1)
III. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
công ty
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng và hoạt động hành
chính của văn phòng

SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

3
Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

Văn phòng ( Phòng Chính trị Hành chính) là bộ máy không thể thiếu
trong một cơ quan, tổ chức; ở đó nhân viên văn phòng có trách nhiệm thu thập,
xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo – cán bộ văn phòng, là bộ máy giúp cho
các nhà quản lý điều hành công việc; đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ
thuật cho hoạt động chung của toàn thể cơ quan
a. Phòng Chính trị Hành chính có chức năng tham mưu – tổng hợp,
giúp việc và đảm bảo hậu cần cho toàn thể cơ quan :
+ Đóng góp ý kiến mang tính chất chỉ đạo, giúp lãnh đạo trong việc đặt
và tổ chức thực hiện kế hoạch;
+ Tham mưu trong việc tổ chức triểm khai thực hiện công tác Văn thư –
Lưu trữ;

+ Tham mưu trong việc tổ chức hệ thống thông tin liên lạc qua điện thoại,
giao tiếp với khách hàng ….
+ Tham mưu trong việc tổng hợp và báo cáo tình hình hoạt động của các
đơn vị đoàn thể cơ quan như công tác thi đua khen thưởng, lao đọng tiên tiến
+ Tham mưu trong công việc soạn thảo văn bản trình lãnh đạo cơ quan
duyệt ban hành
+ Giúp công ty xây dựng các chương trình, kế hoạch; lịch làm việc tuần,
tháng, quý, năm đôn đốc theo dõi các đơn vị thực hiện kế hoạch. Điều phối các
hoạt động chung của cơ quan như: tổ chức các cuộc họp , hội nghị hội thảo …
Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo và cán bọ trong cơ quan
Giúp giám đốc nắm bắt và tổng hợp, xử lý thông tin phản ánh tình hình
hoạt động của công ty
b.Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng chính trị hành chính
SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

4
Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

+ Trình ban Giám đốc công ty các chương trình làm việc công tác theo
tuần, tháng, quý, năm.
+ Quản lý, xử lý công văn đi, công văn đến, tổ chức thực hiện công tác
văn thư và lưu trữ tài liệu, quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà
nước, quản lý hồ sơ pháp nhân và hồ sơ, tài liệu của Công ty.
+ Xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của Công ty và đôn đốc thực
hiện chương trình, kế hoạch đó, sắp xếp chương trình, lịch làm việc hàng tuần,

tháng, năm của Công ty.
+ Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng cho cán
bộ nhân viên trong công ty nâng cao tay nghề công nhân kỹ thuật. Phối hượp với
các phòng ban kiểm tra tổ chức thi nâng bậc
+ Quản lý và tổ chức cán bộ nhân viên trong công ty.
+ Phục vụ tốt trong công tác hành chính để Ban Giám đốc thuận tiện
trong việc chỉ đạo, điều hành, các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt.
+ Đề xuất và tổ chức thực hiện quy hoạch cán bộ , đề bạt, bổ nhiệm, miễn
nhiệm, nâng lương cho cán bộ nhân viên theo phân cấp của Công ty theo Quy
định của nhà nước.
+ Nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện phương án sắp xếp, cải tiến tổ
chức sản xuất và quản lý theo yêu cầu sản xuất kinh doanh.
+ Dự trù kinh phí hàng năm, quý; dự kiến phương pháp hạn mức kinh
phí, cân đối chi phí hàng quý, năm; chi trả tiền lương, thưởng cho cán bộ nhân
viên trong công ty .
+ Phối hợp với các bộ phận khác tổ chức các cuộc họp, lễ nghi, tiếp
khách trong Công ty.
+ Quản lý việc mua sắm và bảo vệ các loại tài sản, cơ sở vật chất của
Công ty....
+ Nghiên cứu, đề xuất phương án cơ cấu tổ chức Công ty: Tổ chức bộ
máy, thành lập mới , giải thể, sát nhập, tách chia .... các đơn vị, bộ phận phù hợp
tình hình của Công ty .
+ Tiếp nhận, vào sổ theo dõi và phát hành công văn đi, đến, thư từ báo chí
theo địa chỉ quy định về quản lý văn bản.
+ Thực hiện đóng dấu các văn bản theo chức năng của từng bộ phận theo
đúng quy định quản lý văn bản và quản lý con dấu của Công ty và Pháp luật .
+ Cấp phát văn phòng phẩm cho các bộ phận, thực hiện quản lý VPP theo
SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

5

Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

đúng chế độ.
+ Soạn thảo văn bản và photo tài liệu phục vụ công tác HC – NS của
Công ty .
+ Tổ chức công tác y tế, tạp vụ và các công tác khác thuộc phạm vi hành
chính quản trị. Thực hiện công tác chăm sức khỏe khám sức khỏe định kỳ cho
cán bộ công nhân viên trong Công ty, cấp phát thuốc đối với các bênh thông
thường
+ Xây dựng, quản lý công tác an ninh, tự vệ, bảo vệ nội bộ của Công ty.
+ Quản lý các hồ sơ tài liệu về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn ISO- 2008, các Hồ sơ pháp lý của công ty theo chức năng quy định của
phòng.
+ Chuẩn bị hội trường, phòng họp phục vụ cho các cuộc đại hội, hội họp;
chuẩn bị phòng làm việc cho lãnh đạo Công ty làm việc, tiếp khách hàng ngày .
+ Tổ chức các chỉ đạo, giám sát các hoạt động của các lực lượng bảo vệ
nhằm đảm bảo trật tự an toàn của các đơn vị trong công ty.
+ Phối hợp làm việc với các cơ quan hữu quan trong công tác giữ gìn trật
tự an ninh khu vực và toàn xã hội trên địa bàn hoạt động của các đơn vị trực
thuộc công ty.
+ Theo dõi, đôn đốc các phòng thưc hiện các nhiệm vụ mf lãnh đạo giao
phó
+ Thông báo kết luận các cuộc họp do lãnh đạo Công ty chủ trì
+ Triển khai, thực hiện công tác tiết kiệm chống lãng phí trong Công ty
2. Cơ cấu tổ chức của phòng Chính trị Tổng hợp

Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty bao gồm:
 Trưởng phòng
 Phó phòng
 Cán bộ nhân viên văn phòng
Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng ( phụ lục 2)
Việc phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân trong phòng như sau:
+ Trưởng phòng Chính trị Hành chính: Là người lãnh đạo mọi hoạt
động của văn phòng, thực hiện các nhiệm vụ của phòng theo đúng pháp luật của
nhà nước quy định và quy chế hoạt động của Công ty:
˗ Giúp ban giám đốc xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý,
SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

6
Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

năm, tổng hợp xây dựng báo cáo năm cho công ty
˗ Giúp ban giám đố công ty tổ chức và giám sát mọi hoạt động chung của
công ty
˗ Quản lý và chịu trách nhiệm trong việc phát hành văn bản do các
Phòng, Ban chuyên môn trong công ty cung cấp
˗ Thừa lệnh giám đốc ký kết luận thông báo của công ty đối với một số
công việc cụ thể: ký các công văn hành chính giao dịch, giấy giới thiệu, giấy đi
đường, giấy mời dự họp …. Được ký vào các văn bản trình giám đốc , phó giám
đốc ký ban hành
˗ Quản lý và chịu trách nhiệm về hiệu quả sử dụng cán bộ, nhân viên văn

phòng theo chế độ. Tổ chức thực hiện đầy đủ các chính sách, chế độ cho công
chức, viên chức trong văn phòng, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần và nâng
cao trình độ cán bộ, nhân viên văn phòng
+ Phó phòng chính trị hành chính
˗ Phụ trách hành chính, giúp trưởng phòng đảm bảo các điều kiện vật
chất phục vụ cho hoạt động của công ty
˗ Thay trưởng phòng điều hành các hoạt động của Văn phòng Công ty,
thực hiện nhiệm vụ quyền Trưởng phòng khi trưởng phòng đi vắng
˗ Giúp trưởng phòng đề xuất tham mưu từng bước xây dựng cơ sở vạt
chất hạ tầng, nơi làm việc, trang thiết bị, tài sản của các Phòng, Ban đổi mới
khang trang trụ sở làm việc, đảm bảo chất lượng, thẩm mỹ có hiệu quả
˗ Lập kế hoạch dự trù kinh phí các cuộc họp, hội nghị, hội thảo trình
giám đốc phê duyệt
˗ Được Trưởng phòng giao cho phụ trách các công việc khi cần thiết, ký
thay trưởng phòng các công văn, giấy tờ, chuẩn bị thông tin, báo cáo phục vụ
cho hoạt động của Công ty và Ban Giám đốc
+ Cán bộ nhân viên văn phòng
 Nhân viên phụ trách lưu trữ
˗ Là nhân viên chịu trách nhiệm chính sách về công tác văn thư – lưu trữ
của công ty
- Tham gia phục vụ các cuộc họp, hội nghị của công ty bao gồm của các
công việc chuẩn bị cuộc họp, hội nghị.
- Quản lý và sử dụng các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho công tác
văn thư – lưu trữ.
- Quản lý và sử dụng con dấu của công ty.
SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

7
Lớp CĐ QTVP K13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

- Kiểm tra, rà soát văn bản của công ty; lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu
của công ty.

SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

8
Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

 Nhân viên phụ trách chế độ đãi ngộ.
- Là nhân viên Trưởng phòng quản lý công tác chế độ cho người lao
động.
- Quản lý hồ sơ tài liệu của cán bộ nhân viên trong công ty
- Tham mưu cho Trưởng phòng các hình thức khen thưởng, khuyến
khích tinh thần cán bộ công nhân viên cũng như hình thức xử lý những trường
hợp vi phạm kĩ thuật luật
 Nhân viên lễ tân
- Chịu trách nhiệm đón tiếp khách và tiếp khách trước khi đưa khách đi
làm việc với lãnh đạo công ty.
- Có nhiệm vụ mua các dụng cụ phục vụ cho công việc làm của văn
phòng...

- Quản lý các trang thiết bị được tranng bị trong phòng.
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHO TRƯỞNG PHÒNG CHÍNH TRỊ
HÀNH CHÍNH

Chức danh

Trưởng phòng

Bộ phận

Phòng Hành chính

Cán bộ quản lý trực tiếp

Giám đốc

Thời gian làm việc

Giờ Hành chính

Ngày nghỉ

Chủ nhật, ngày lễ theo quy định
của pháp luật

I.MỤC ĐÍCH CỦA CÔNG VIỆC
Tham mưu cho giám đốc và tổ chức thực hiện công việc hành chính của
công ty diễn ra thông suốt và tạo dựng được hình ảnh tích cực đối với các đối tác
và tổ chức bên ngoài của công ty. Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước
giám đốc về toàn bộ hoạt động của văn phòng

SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

9
Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

II.CÁC TRÁCH NHIỆM CHÍNH
1.Tham mưu cho giám đốc xây dựng cải tiến và tổ chức áp dụng cơ chế
quản lý hành chính của Công ty
2. Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng, nhiệm vụ và
theo yêu cầu của ban giám đốc
3. Chỉ đạo công tác Văn thư – lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ trong
công ty
4. Chỉ đạo, tổ chức quản lý trang thiết bị, phương tiện và cơ sở hạ tầng
công ty; Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài
sản trang thiết bị của công ty
5. Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát thực hiện về tật tự an toàn lao
động, vệ sinh an toàn lao dộng và phòng chống cháy nổ
6. Tham mưu đề xuất cho giám đốc về công tác hành chính của công ty
8. Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính
9. Quản lý toàn bộ nhân viên trong phòng hành chính
10. Sắp xếp kế hoạch lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân
viên trong văn phòng
11. Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của công nhân viên trong
phòng, đánh giá thực hiện công nhân viên trực thuộc

12. Đề xuất, khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển đối với nhân viên trong
phòng
13.giải quyết các đề xuất của các cá nhân trong bộ phận của các cá nhân
trong bộ phận khác dựa trên nội quy quy định Công ty và pháp luật hiện hành
14. Thừa uỷ nhiệm của Ban giám đốc truyền đạt những chủ trương, chỉ thị
của ban giám đốc để nhân viên trong công ty thực hiện
15. Ký, sao y một số giấy tờ hành chính được ban giám đốc ủy quyền
16. Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của phòng
hành chính
17. Thừa ủy quyền của ban giám đốc truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến
các bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện đúng theo đúng
nội dung chỉ đạo, chỉ thị của Ban giám đốc
III. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
1.Hệ thống thông tin liên lạc,thông tin quản lý trong nội bộ công ty được
quản lý, vận hành đúng theo quy trình, quy định
2. Tình hình an ninh trật tự, bảo vệ tài sản của Công ty được kiểm soát
3.Công ty y tế, khám chữa bệnh phục vụ cho nhân viên, khám chữa bệnh
SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

10
Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

đầy đủ
4. Các phương tiện, trang thiết bị văn phòng luôn được hoạt động ổn định
phát hiện và sữa chữa đúng tiêu chuẩn theo quy định

5. Nhân viên hiểu và tuân thủ đúng nội quy và chế độ báo cáo của phòng
IV.KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
BƯU CHÍNH VIETTEL
1.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần trong công ty
1.1 Vai trò trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hơp
˗ Phòng Chính trị hành chính là bộ phận tham mưu giúp việc cho thủ
trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, điều hành, là nơi thu thập sử lý thông
tin hỗ trợ cho những hoạt động quản lý đồng thời đảm bảo các điều kiện về cơ
sở vật chất kỹ thuật toàn bộ hoạt động của cơ quan
˗ Thu thập xử lý, quản lý và sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo
cáo. Thực hiện vai trò tư vấn cho giám đốc về nội dung và thể thức của văn bản.
Ghi chép, quản lý hồ sơ, tài liệu cho các phiên họp
˗ Thực hiện các công tác Văn thư – Lưu trữ, giải quyết các văn bản, giấy
tờ Quản lý tổ chức công tác nhân sự trong nội bộ công ty
˗ Giữ vai trò trong việc tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, xử lý và
tổng hợp thông tin đảm bảo cung cấp cho lãnh đạo nguồn thông tin chính xác,
tin cậy
Ví dụ:
Giám đốc ban hành quyết định về công tác thi đua khen thưởng thường
kỳ, phòng Chính trị Hành chính sẽ có trách nhiệm tham mưu giúp lãnh đạo lấy
đề xuất của bộ phận phụ trách về nhân sự và lập danh sách 03 nhân viên xuất sắc
nhất để khen thưởng
1.2. Vai trò trong công tác giúp việc hậu cần:
˗ Giúp lãnh đạo trong công việc thực hiện công tác Lễ tân phục vụ trong
hội nghị, hội họp
˗ Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý tu sửa cơ sở
SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

11
Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

vật chất kỹ thuật, phương tiện đảm bảo cho quá trình hoạt động của Công ty
˗ Tổ chức và thực hiện công tác y tế bải vệ sức khỏe cho cán bộ công
nhân viên; đảm bảo trật tự an toàn trong công ty
˗ Tổ chức các cuộc họp, hội thảo, tổ chức các chuyến đi công tác cho
lãnh đạo. giúp lãnh đạo xây dụng các kế hoạch, chương trình công tác để tiến
hành triển khai công việc được đồng nhất tránh việc trồng chéo, theo dõi các
đơn vị thực hiện kế hoạch
Ví dụ:
Khi công ty có các cuộc họp quan trọng thì phòng hành chính Tổng hợp
phải chuẩn bị trước các văn bản có liên quan đến cuộc họp đó, chuẩn bị kinh
phí, tài liệu, cơ sở vật chất, chuẩn bị công tác lễ tân, văn nghệ.... cho cuộc họp
1.3 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel
˗ Chương trình công tác thường kỳ là văn bản của Công ty nó thể hiện
các mục tiêu đề ra các phương pháp để hoàn thiện mục tiêu đó. Chương trình
công tác thường kỳ là cơ sở để kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt động của Công ty
˗ Nó giúp cho thủ trưởng cơ quan chủ động trong công tác quản lý từ đó
cơ quan sẽ hoạt động tốt hơn và dễ hơn. Chương trình công tác phải phù hợp với
khả năng chuẩn bị và thời gian. Khi lập chương trình cần có quỹ thời gian dự
phòng đột xuất.
 Quy trình xây dựng Công tác thường kỳ của Công ty Cổ phần Bưu
chính Viettel nhau sau:

+ Thu thập và xử lý thông tin : thu thập các thông tin các chủ trương,
chính sách của Nhà nước; các thông tin từ Phòng, Ban, đơn vị trực thuộc Công
ty và thông tin từ nguồn thực tế của công ty.
+ Xử lý thông tin
+ Xây dựng bản thảo
+ Lấy ý kiến đóng góp các văn bản gửi đến các đơn vị trong Công ty
+ Chỉnh sửa bản thảo
+ Trình Trưởng phòng duyệt
+ Trình giám đốc Công ty ký, ban hành.
 Đánh giá:
 Ưu điểm: Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
Công ty Cổ phân Bưu chính Viettel nhìn chung là tương đối phù hợp với quá
SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

12
Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

trình hoạt động của Công ty và tình hình phát triển chung của xã hội, việc xây
dựng chương trình công tác đã tạo tiền đề thúc đẩy cho sự phát triển của công
ty. Chương trình công tác thường kỳ giúp công ty xác định được mục tiêu
phương hướng, mục đích để triển khai công việc. Phối hợp cho việc hoạt động
giữa các phòng, ban chức năng trong công ty và sự quản lý chỉ đạo của giám đốc
 Hạn chế : Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn cò một số hạn chế cơ bản như các
công việc được đưa vào chương trình công tác thường kỳ vẫn còn đôi chút
chồng chéo, các thông tin thu thập để xây dựng báo cáo thường kỳ vẫn chưa

hiệu quả cụ thể vẫn còn trùng lặp, nhiều công việc vãn còn tồn đọng chưa giải
quyết xong ..
Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công
ty
(Phụ lục 3 kèm theo)
1.4. Công tác tổ chức một cuộc họp của Công ty Cổ phần Bưu chính
Viettel
Công tác tổ chức Hội họp là một hình thức của hoạt động quản lý Nhà
nước, là một khâu quan trọng của nghiệp vụ hành chính. Đó là một cách thức
giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan có thể trực tiếp thực hiện
lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc thuộc chức năng, thẩm quyền
theo quy định của pháp luật
Công tác tổ chức cuộc họp được phòng Chính trị Hành chính chuản bị chu
đáo, lập kế hoạch trình giám đốc phê duyệt
Phòng Chính trị Hành chính tổng hợp có trách nhiệm phối hợp với các
phòng, ban có liên quan, chuẩn bị các tài liệu có liên quan, chuẩn bị các cơ sở
vật chất kỹ thuật trong các cuộc họp, chương trình đại hội
Sơ dồ hóa công tác tổ chức hội nghị
(phụ lục 04 kèm theo)
1.5. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan. Các chuyến đi công tác của thủ trưởng cơ quan cần phải chuẩn bị
trước một cách cẩn thận chu đáo
Phụ lục 05 kèm theo
SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

13
Lớp CĐ QTVP K13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

1.6 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở của cơ quan
Tổng Công ty cổ phần bưu chính Viettel là một công ty trực thuộc tập
đoàn viễn thông quân đội Viettel do Bộ quốc phòng trực tiếp quản lý và điều
hành. Là một công ty có tác phong quân đội nên tình hình triển khia và thực hiện
nghi thức nhà nước về văn hóa công sở rất được chú trọng :
˗ Nhân viên trong công ty phải chấp hành theo nội quy đã quy định về
văn hóa giao tiếp ứng sử
˗ Tác phong chuyên nghiệp và chấp hành đúng về trag phục đeo thẻ khi
và cơ quan
˗ Thực hiện giờ hành chính theo quy định chung của cơ quan
˗ Được nghỉ những ngày lễ theo quy định của nhà nước và đươc thưởng
chế độ những ngày lễ của thuộc đặc thù của nghành
2.Khảo sát về công tác văn thư
2.1.Mô hình văn thư của công ty
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định văn bản và tổ chức quản lý,
sử dụng các loại văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước. Công tác văn thư là
bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ
chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức phụ thuộc vào công
tác Văn thư làm tốt hay không. Vì vậy công tác Văn thư là một trong những
trọng tâm được tập trung đổi mới.
Công tác Văn thư của Công ty cổ phần Bưu chính viễn thông Viettel được
đặt dưới sự quản lý Phòng Chính trị Hành chính với mục đích nâng cao hiệu quả
của công tác văn thư tổng quá trình giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu thực
tế của Công ty, công tác văn thư đã được sự quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn
đốc của lãnh đạo và trưởng phòng chính trị hành chính đã làm tốt công tác này

Công tác văn thư được tổ chức dưới hình thức tập trung, tất cả các văn
bản đến văn bản đi đều được tập trung tại bộ phận Văn thư công ty, sau đó cán
bộ văn thư sẽ làm các khâu nghiệp vụ như tiếp nhận, kiểm tra, đăng ký, văn
bản ..., xin chữ ký và đóng dấu ...( đối với văn bản đi )
Trong quá trình hoạt động Công ty đã ban hành các văn bản nhằm chỉ
đạo hướng dẫn công tác Văn thư, đặc biệt là ban hành các văn bản ở lĩnh vực
SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

14
Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

này. Thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội
Vụ về hướng dẫn thể hức và trình bày văn bản Hành chính
2.2.Trách nhiệm của Trưởng phòng Chính trị Hành chính trong việc
chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của công ty
Công tác Văn thư của Công ty được đặt dưới sự quản lý phòng chính trị
hành chính và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng với mục đích nâng
cao hiệu quả của công việc Văn thư công ty trong quá trình giải quyết công việc
Mục đích chính của công tác Văn thư là tạo nên văn bản – công cụ quan
trọng để thiết lập thể chế hành chính, đảm bảo thông tin cho việc quản lý, chỉ
đạo điều hành công việc của công ty. Những văn bản quy định về những vấn đề
lớn cơ bản đã được thảo luận thông qua nội dung vấn đề và do giám đốc công ty
ký văn bản hoặc phó giám đốc ký thay khi được giám đốc ủy quyền
˗ Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản: lãnh đạo văn phòng chỉ
đạo nhân viện trong văn phòng soạn thảo văn bản theo đúng thể thức, nội dung

theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội Vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
như :Quốc hiệu, Tiêu ngữ, Tên cơ quan chủ quản, số ký hiệu, địa danh .... Thực
hiện tốt việc kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký ban
hành; quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của công ty phải thực hiện theo
đúng thẩm quyền quy định, tránh tình trạng sai về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản
˗ Quản lý và giải quyết văn bản: Thực hiện quản lý văn bản đến – văn
bản đi của cơ quan theo đúng hướng dẫn của Công văn số 425/VTLTNNNVTW ngày 18/07/2005 của cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng
dẫn quản lý văn bản đi văn bản đến. Việc quản lý và giải quyết văn bản của công
ty, văn phòng và các dơn vị khác luôn được bảo quản tốt, đúng quy trình; đảm
bảo đúng về thẩm quyền, nội dung, hình thức văn bản trước khi ký ban hành đáp
ứng phù hợp với như cầu công việc
˗ Quản lý con dấu: được thực hiện theo quy định tại Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của chính phủ vê việc quản lý và sử dụng con
dấu và Thông tư liên tịch số 07/08/2001/TTLT-LT ngày 06/05/2002 của Bộ
SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

15
Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

Công An và ban tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định
tại Nghị định số 58. Con dấu của công ty được cất giữ cẩn thận trong cũng như
ngoài giờ làm việc, dấu được để trong ngăn kéo đặt tủ và khóa chắc chắn.
˗ Lập hồ sơ hiện thành: Mặc dù đã được lãnh đạo văn phòng hướng dẫn

về cách lập hồ sơ nhưng một số phòng, ban vẫn chưa thực hiện tốt
 Đánh giá: Nhìn chung trong quá trình thực hiện việc quản lý, chỉ đạo
công tác Văn thư trong Công ty đã được tổ chức thực hiện rất tốt. Tuy nhiên để
công tác Văn thư trong cơ quan được vận hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra,
đôn đốc và chỉ đạo về nghiệp vụ cho cán bộ Văn thư nhiều hơn nữa
3.Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của Công ty được giám đốc và
lãnh đạo văn phòng rất quan tâm. Để bảo quản tài liệu được tốt và thuận tiện cho
việc tra cứu tìm tài liệu, lãnh đạo cơ quan có quy định trong bản Nội quy, quy
chế chức năng nhiệm vụ phân cấp quản lý và chế độ làm việc của Công ty yêu
cầu tại các phòng ban lưu trữ văn bản, tài liệu của đơn vị mình một cách cẩn
thận.
3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Công tác Lưu trữ của Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel được tổ chức
dựa theo nguyên tắc tập trung, thống nhất dưới sự lãnh đạo của Trưởng phòng
Chính trị Hành chính. Tài liệu trong công ty chủ yếu là tài liệu sản sinh trong
quá trình hoạt động của công ty theo đúng chức năng, nhiệm vụ; tài liệu chủ yếu
là do các phòng, ban soạn thảo và được bổ sung vào lưu trữ của Công ty
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức khai thác tài liệu theo phông theo một
phương án phân loại. Công ty lựa chọn theo phương án chỉnh lý “thời gian – mặt
hoạt động”
Các bước chỉnh lý tài liệu của Công ty được tiến hành như sau :
˗ Phân chia tài liệu chỉnh lý
˗ Lập hồ sơ
Quá trình phân loại hồ sơ phải ghi rõ tiêu đề hồ sơ và ghi vào mảnh gài
gắn vào hồ sơ. Biên mục trên cơ sở tiêu đề dự kiến sau đó biên mục chính thức
SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

16

Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

vào bìa hồ sơ nôi dung trên bìa hồ sơ phải ghi rõ : tên phông lưu trữ, tên đơn vị
tổ chức, tên tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu và kết thúc, số lượng bì và thời hạn
bảo quản, số lưu trữ, sắp xếp tài liệu trên giá tủ
3.3 Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ :
Bảo quản tài liệu lưu trữ là biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dà tuổi thọ
và đảm bảo an toàn cho tài liệu. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ là công việc rất
quan trọng và cần thiết nhằm tránh cho tài liệu bị hư hỏng và mất mát
Ở công ty tài liệu sau khi được sắp xếp xong thì Trưởng phòng Chính trị
Hành chính có trách nhiệm giao cho chuyên viên văn phòng bảo quản tài liệu
vào cặp, hồ sơ để trên giá hoặc tủ. Đối với những tài liệu quan trọng thì phải bảo
quản cẩn thận và đưa vào tủ khóa cẩn thận tránh tình trạng mất mát, lạc hồ sơ.
Ngoài ra, để bảo quản và bảo vệ tài liệu lưu trữ thì công ty cần có những thiết bị
chuyên dụng, thiết bị phòng cháy nổ, thiết bị chống ẩm mốc
Cơ quan đã dựa vào Luật Lưu Trữ, Thông tư 04/3013/TT- BNV ngày 16
tháng 4 năm 2013 để xây dựng lên một quy chế riêng và áp dụng trên toàn bộ
Tổng công ty .
 Nhận xét và giải pháp kiến nghị về công tác Văn thư Lưu trữ của Công
ty:
Trong quá trình thực tập tại công ty em thấy công tác Văn thư Lưu trữ của
công ty được tổ chức một cách rất khoa học, có những mặt tích cực đang dần đi
vào nề nếp. Mọi hoạt động được thực hiện theo đúng quy định, chỉ thị của cấp
trên một cách nghiêm chỉnh, cán bộ phụ trách có tinh thần trác nhiệm cao có tình
độ chuyên môn vững vàng góp phần thúc đẩy công tác Văn thư- Lưu trữ ngày

càng ổn đinh
Bên cạnh đó em xin được nêu ra một vài ý kiến góp ý kiến và nhận xét về
Công tác Lưu trữ của công ty như sau:
 Ưu điểm :
˗ Nhận thức rõ vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác Văn thư lưu
trữ và củng cố, hoàn thiện tổ chức làm công tác văn thư Lưu trữ một cách thống
nhất và đi vào hoạt động có nề nếp
˗ Công ty đa có đầu tư vào thiết bị phục vụ công tác Văn thư – Lưu trữ,
SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

17
Lớp CĐ QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng

đầu tư kinh phí vào việc xây dựng phần mềm quản lý chuyên dụng để đảm bảo
phục vụ yêu cầu cơ bản cho công tác thu nhập tài liệu của các phòng ban trong
những năm tiếp theo
˗ Đội ngũ cán bộ Văn thư – Lưu trữ đa được quan tâm và được bồi
dưỡng nghiệp vụ chuyên môn đáp ứng nhu cầu làm việc và tinh thần trách
nhiệm trong công việc của cán bộ và nhân viên trong Văn phòng
˗ Đầu tư xây dựng thiết bi ngày càng coi trọng, đa xây dựng các quy chế
xử lý công tác văn thư lưu trữ theo đúng quy định của nhà nước và quy định của
Cục Văn thư – lưu trữ của Nhà nước
 Hạn chế: Mặc dù công tác Văn thư – lưu trữ của công ty đa được thực
hiện theo đúng quy định nhưng bên cạnh những ưu điểm thì vẫn còn một số
những hạn chế sau.

˗ Chưa chú trọng đào tạo cán bộ có nghiệp vụ vững vàng để bảo quản Tài
liệu lưu trữ, nhất là việc khôi phục tài liệu, nghiên cứu xử lý những sự cố đối
với kho lưu trữ tài liệu
˗ Việc thu thập bổ sung tài liệu thực hiện chưa triệt để, một số tài liệu
giao nộp chưa được lập hồ sơ hoặc lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu về chất
lượng
˗ Công tác phân loại tài liệu tiến hành chậm và hạn chế, đối tượng tham
gia vào việc chỉnh lý tài liệu còn hạn chế nên không thể làm được các bước theo
yêu cầu nghiệp vụ
˗ Việc xây dựng các hệ thống công cụ tra cứu chưa đầy đủ, vì vậy rất khó
khăn trong việc tra cứu sử dụng tài liệu và thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu có
trong kho lưu trữ
˗ Việc hiện đại hóa công tác Văn thư lưu trữ, nhất là việc đưa ứng dụng
công nghệ thong tin hiện đại vào việc quản lý hồ sơ tài liệu nhưng vẫn còn gặp
một số khó khăn nhất định

SVTH:Trịnh Thị Thu Huế

18
Lớp CĐ QTVP K13A