Hoàn thiện quản trị khoản phải thu tại công ty TNHH một thành viên cấp nước đà nẵng

LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu,
kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong
bất kỳ công trình nào khác.

Tác giả luận văn

Lê Thị Ngọc Vân


MỤC LỤC
Danh mục các ký hiệu, các chữ viết tắt
Danh mục các bảng
Danh mục các hình
MỞ ĐẦU...........................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài .......................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu .............................................................................2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................3
4. Phương pháp nghiên cứu .....................................................................3
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài ..............................................3
6. Kết cấu của luận văn..............................................................................4
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU
KHÁCH HÀNG ..............................................................................................5
1.1. KHÁI NIỆM, BẢN CHẤT VÀ VAI TRÒ CỦA KHOẢN PHẢI
THU .................................................................................................................5
1.1.1. Khái niệm khoản phải thu ...............................................................5
1.1.2. Bản chất của khoản phải thu ..........................................................5
1.1.3. Vai trò của quản trị khoản phải thu .................................................6
1.1.3.1. Đối với công ty .......................................................................6
1.1.3.2. Đối với khách hàng ................................................................7
1.2. NỘI DUNG QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG. 7

1.2.1. Hoạch định khoản phải thu khách hàng ..........................................8
1.2.1.1. Xây dựng tiêu chuẩn tín dụng ................................................9
1.2.1.2. Thiết lập điều khoản tín dụng ..............................................11
1.2.1.3. Xây dựng chính sách thu nợ .................................................14
1.2.2. Tổ chức thực hiện quản trị khoản phải thu khách hàng ................14
1.2.2.1. Phân tích các yêu cầu tín dụng ............................................14


1.2.2.2. Theo dõi khoản phải thu........................................................19
1.2.2.3. Cách thức thu nợ .................................................................21
1.2.3. Các bộ phận tham gia quản lý khoản phải thu khách hàng ..........23
1.2.4. Kiểm soát và đánh giá công tác khoản phải thu khách hàng .......24
1.3. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI
THU KHÁCH HÀNG ...........................................................................25
1.3.1. Các nhân tố khách quan ................................................................25
1.3.2. Các nhân tố chủ quan ....................................................................27
1.3.3. Các chi phí ảnh hưởng đến quyết định trong khoản phải thu........28
1.3.3.1. Chi phí cơ hội vốn .................................................................28
1.3.3.2. Chi phí biến đổi biên.............................................................29
Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU TẠI
CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG .........30
2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẤP
NƯỚC ĐÀ NẴNG .................................................................................30
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty .............................30
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của công ty ............31
2.1.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty ..............................................31
2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức .........................................................................32
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban ...........................35
2.1.4. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty .................35
2.1.4.1. Tình hình về nguồn lực của công ty .....................................35

2.1.4.2. Tình hình kinh doanh của công ty trong thời gian qua ........37
2.2. THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH
HÀNG DÙNG NƯỚC TẠI DAWACO ................................................47
2.2.1. Hoạch định khoản phải thu khách hàng dùng nước ......................47
2.2.1.1. Tiêu chuẩn tín dụng ..............................................................47


2.2.1.2. Điều khoản tín dụng .............................................................48
2.2.1.3. Chính sách thu nợ ................................................................49
2.2.2. Tình hình thực hiện quản trị khoản phải thu
khách hàng dùng nước ............................................................................50
2.2.2.1. Thực trạng các khoản phải thu của Công ty ........................50
2.2.2.2. Thực trạng khoản phải thu khách hàng dùng nước của Công
ty .............................................................................................................54
2.2.2.3. Phân tích các yêu cầu tín dụng ............................................56
2.2.2.4. Theo dõi khoản phải thu khách hàng dùng nước .................57
2.2.2.5. Cách thức thu nợ ..................................................................60
2.2.3. Các bộ phận tham gia quản lý khoản phải thu khách hàng ...........62
2.2.4. Kiểm soát và đánh giá công tác khoản phải thu khách hàng ........64
2.2.4.1. Tình hình áp dụng các chính sách tín dụng .........................65
2.2.4.2. Kỳ thu tiền bình quân và vòng quay khoản phải thu ............66
3.2.4.3. Số dư trên khoản phải thu ....................................................67
2.2.4.4. Tuổi của các khoản phải thu ................................................69
2.3. ĐÁNH GIÁ CHUNG .....................................................................70
2.3.1. Ưu điểm ........................................................................................70
2.3.2. Nhược điểm ..................................................................................72
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN
TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT
THÀNH VIÊN CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG .....................................................74
3.1. CÁC CĂN CỨ ĐỂ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP .................................74

3.1.1. Mục tiêu của Công ty ....................................................................74
3.1.2. Tình hình sản xuất kinh doanhcủa Công ty...................................74
3.1.3. Đặc điểm sản phẩm của Công ty...................................................75
3.1.4. Khách hàng hiện tại của Công ty..................................................75


3.1.5. Căn cứ vào chính sách tín dụng hiện tại của Công ty ...................76
3.1.6. Căn cứ vào chiến lược dịch vụ khách hàng của Công ty ..............76
3.1.7. Kế hoạch quản trị khoản phải thu ngành nước trong năm tới .......77
3.1.7.1. Kế hoạch về doanh thu .........................................................77
3.1.7.2. Kế hoạch quản trị khoản phải thu.........................................77
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU
KHÁCH HÀNG DÙNG NƯỚC ..........................................................78
3.2.1. Sử dụng tỷ lệ chiết khấu thanh toán sớm như là công cụ để thúc
đẩy việc thanh toán của khách hàng .......................................................78
3.2.1.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng tỷ lệ chiết khấu ...78
3.2.1.2. Phân tích khách hàng............................................................81
3.2.1.3 .Thiết lập điều khoản tín dụng cho nhóm khách hàng B........84
3.2.2. Hoàn thiện chính sách thu tiền để giảm tồn đọng nợ phải thu.......89
3.2.2.1. Đẩy nhanh chu kỳ thu tiền ....................................................89
3.2.2.2. Hoàn thiện thủ tục thu tiền ...................................................93
3.2.2.3. Chuyển hóa đơn đến khách hàng – thu nợ ...........................94
3.2.2.4. Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên dịch vụ khách hàng
........................................................................................................................95
3.2.3. Tăng cường hệ thống kiểm soát khoản phải thu............................97
KẾT LUẬN .................................................................................................101
TÀI LIỆU THAM KHẢO ..........................................................................102


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Các chữ viết tắt

Nội dung đầy đủ

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

MTV

Một thành viên

QĐ

Quyết định

UB

Ủy ban

UBND

Ủy ban nhân dân

XN

Xí nghiệp

SX

Sản xuất

CN

Chi nhánh

KPT

Khoản phải thu

ĐLĐ

Điểm lưu động

DAWACO

Công ty TNHH MTV cấp nước Đà Nẵng

KH

Khách hàng


DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu

Tên bảng

bảng

Trang

1.1

Các biện pháp thu hồi khoản phải thu

23

2.1

Số lượng lao động của Công ty tính đến năm 2011

36

2.2

Thời hạn làm việc của nhân viên của DAWACO

36

2.3

Cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ

36

2.4

Bảng Báo cáo kết quả kinh doanh của DAWACO

38

2.5

Bảng cân đối kế toán của DAWACO

41

2.6

Quy trình thu tiền nước của DAWACO

49

2.7

Giá trị khoản phải thu của DAWACO

51

2.8

Giái trị khoản phải thu khách hàng của DAWACO

54

2.9

Kỳ thu tiền bình quân của DAWACO qua các năm

57

2.10
2.11
3.1
3.2

Bảng doanh thu chưa thu được từ việc cung cấp nước
của DAWACO cuối năm 2011
Bảng phân tích tuổi của khoản phải thu khách hàng dùng
nước của DAWACO cuối năm 2011
Cơ cấu các loại vốn trong công ty
Phân tích quyết định cấp chiết khấu cho khách hàng
nhóm B của DAWACO

68
69
80
87


DANH MỤC CÁC HÌNH
Số hiệu
hình

Tên bảng

Trang

1.1

Sơ đồ tiến trình hoạch định chính sách bán tín dụng

9

1.2

Mô hình tăng tỷ lệ chiết khấu.

18

1.3

Mô hình giảm tỷ lệ chiết khấu

18

2.1

Sơ đồ bộ máy tổ chức của DAWACO

32

2.2

Sơ đồ quá trình lập hóa đơn và thu tiền ở DAWACO

61

2.1.

Biểu đồ kết cấu tài sản của DAWACO

42

2.2.

Biểu đồ kết cấu nguồn vốn của DAWACO

43

2.3

Biểu đồ cơ cấu khoản phải thu khách hàng

54


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Khoản phải thu là khoản mà khách hàng (cá nhân hay công ty) phải trả
cho một doanh nghiệp cho những sản phẩm hay dịch vụ đã được chuyển đến
hay đã được sử dụng mà chưa được trả tiền. Hầu hết mỗi doanh nghiệp khi
tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đều phát sinh các khoản phải thu.
Đây là một loại tài sản của doanh nghiệp, là tài sản mà doanh nghiệp bị chiếm
dụng. Mỗi doanh nghiệp khác nhau lại có giá trị các khoản phải thu khác
nhau, từ mức không đáng kể tới mức không thể kiểm soát được, nó ảnh hưởng
không nhỏ tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Đặc biệt hiện nay,

khoản phải thu là yếu tố quan trọng để tạo nên uy tín của doanh nghiệp đối
với các đối tác của mình và trở thành sức mạnh cạnh tranh cho các doanh
nghiệp.
Trong điều kiện kinh tế thị trường, việc chiếm dụng vốn lẫn nhau trong
hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp là một nét đặc trưng
thương mại. Thậm chí còn được coi như là một “ sách lược” kinh doanh hữu
hiệu của các doanh nghiệp ngang nhiên hoạt động trên thương trường mà
trong tay không hề có một đồng vốn. Do vậy, vấn đề quản lý khoản phải thu
đặc biệt trở nên quan trọng đối với những doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn
với tỷ lệ cao so với vốn kinh doanh.
Kiểm soát khoản phải thu liên quan đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận và
rủi ro. Nếu không có bán hàng trả chậm thì sẽ mất đi cơ hội bán hàng, do đó,
mất đi lợi nhuận. Nếu bán chịu hàng hoá quá nhiều thì chi phí cho khoản phải
thu tăng, có nguy cơ phát sinh chi phí cho các khoản phải thu khó đòi, do đó,
rủi ro không thu hồi được nợ cũng gia tăng. Chính vì vậy, quản lý các khoản
phải thu luôn là mối quan tâm lớn của các doanh nghiệp


2

Công ty TNHH Một thành viên cấp nước Đà Nẵng là một Công ty thuộc
quyền sở hữu của Nhà nước và dưới sự quản lý trực tiếp của Ủy ban nhân dân
thành phố Đà Nẵng, được chuyển đổi từ mô hình doanh nghiệp nhà nước sang
công ty TNHH Một thành viên nhằm nâng cao năng lực hoạt động, chất lượng
và hiệu quả quản lý doanh nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh với 2 lĩnh
vực chính là sản xuất nước và xây lắp, ngoài ra còn hoạt động trong lĩnh vực
sản xuất kinh doanh nước uống tinh khiết đóng chai, kinh doanh vật tư
chuyên ngành cấp nước, tư vấn thiết kế xây dựng công trình cấp thoát nước.
Sản phẩm của công ty có nhiều nét khác biệt so với các sản phẩm dịch vụ
khác, hầu hết các khách hàng đang tiêu dùng sản phẩm dịch vụ của công ty

đều được Công ty chấp nhận cho nợ ( thu tiền sau), sản phẩm thường được
tiêu dùng hằng ngày và cấp thiết đối với khách hàng nên đa số các khách hàng
đều thanh toán đúng hạn, tuy nhiên hiện tại công ty cũng đang gặp một số khó
khăn trong việc thu hồi nợ vì khách hàng thường hay trì hoãn việc thanh toán.
Khoản phải thu có giá trị và chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu tài sản ngắn hạn.
Do đó, quản lý khoản phải thu hiệu quả, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cho
công ty là một vấn đề hết sức cấp thiết hiện nay. Xuất phát từ tình hình đó,
qua quá trình tìm hiểu thực tế tại công ty, tôi quyết định thực hiện đề tài
“Hoàn thiện quản trị khoản phải thu tại công ty TNHH Một thành viên cấp
nước Đà Nẵng”
2. Mục tiêu nghiên cứu
Hệ thống các nội dung liên quan đến công tác quản trị khoản phải thu tại
doanh nghiệp, trên cơ sở phân tích thực trạng khoản phải thu của Công ty
TNHH Một thành viên cấp nước Đà Nẵng, qua đó tìm ra các mặt đã đạt được
và mặt còn hạn chế. Từ đó, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
công tác quản trị khoản phải thu, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh
doanh của công ty trong thời gian tới.


3

3. Đối tượng và phạm vị nghiên cứu
Đề tại tập trung phân tích tình hình tài chính, đánh giá khoản phải thu
của công ty TNHH Một thành viên cấp nước Đà Nẵng – một đơn vị được
chuyển đổi từ loại hình doanh nghiệp nhà nước trước đây, hoạt động trong
lĩnh vực sản xuất, cung cấp nước và xây lắp.
Số liệu và nội dung phân tích trong 3 năm trở lại đây (2009 – 2011)
4. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp tiếp cận điều tra, thu thập thông tin :

+ Phỏng vấn trực tiếp các thông tin liên quan đến đề tài
+ Thu thập số liệu từ bảng cân đối kết toán, báo cáo kết quả kinh doanh,
bảng thuyết minh báo cáo tài chính, số liệu liên quan đến công tác khoản phải
thu hằng tháng, ......
- Phương pháp mô tả, tổng hợp, thống kê, phân tích, mô hình, sơ đồ
+ Dùng các bảng biểu, đồ thị, sơ đồ... để mô tả chỉ tiêu cần thiết cho việc
phân tích...
+ Tổng hợp , thống kê các số liệu cụ thể, phân tích các thông số, chỉ số
- Phương pháp so sánh – đánh giá
+ Xác định mức độ thay đổi , biến động ở mức tuyệt đối tương đối cùng
xu hướng các chỉ tiêu phân tích.
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Đề tài tập trung hệ thống các nội dung lý thuyết về công tác quản trị tài
chính, lý thuyết về khoản phải thu, quản trị khoản phải thu và đánh giá hiệu
quả công tác quản trị khoản phải thu trong doanh nghiệp. Từ đó, vận dụng
phân tích thực trạng công tác quản trị khoản phải thu tại Công ty TNHH Một
thành viên cấp nước Đà Nẵng. Qua đó, đề xuất một số giải pháp giúp công ty
nâng cao hiệu quả công tác quản trị khoản phải thu trong thời gian tới.


4

6. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, đề
tài gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị khoản phải thu
Nội dung chương 1 nêu khái quát lý thuyết chung về khoản phải thu
khách hàng và quản trị khoản phải thu khách hàng. Qua đó giúp nhà quản trị
nắm rỏ nội dung về quản trị khoản phải thu khách hàng từ công tác hoạch
định khoản phải thu cho tới việc kiểm soát và đánh giá công tác quản trị

khoản phải thu khách hàng để dưa ra quyết định quản trị khoản phải thu của
doanh nghiệp mình.
Chương 2: Thực trạng công tác quản trị các khoản phải thu tại công ty
TNHH MTV cấp nước Đà Nẵng
Từ nội dung cơ sở lý thuyết ở chương 1, tác giả đi phân tích thực trạng
quản trị khoản phải thu khách hàng tại DAWACO. Nắm bắt được tình hình
hiện tại của Công ty cũng như chính sách tín dụng khách hàng mà Công ty
đang sử dụng để quản trị khoản phải thu khách hàng. Vì lý do hiện tại Công ty
đang kinh doanh nhiều sản phẩm khác nhau nên tác giả chỉ đi phân tích nội
dung quản trị khoản phải thu khách hàng dùng nước mà công ty đang cung
cấp. Và nội dung của chương này cũng là cơ sở để xây dựng giải pháp ở
chương 3
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị khoản phải thu tại
công ty TNHH MTV cấp nước Đà Nẵng
Dựa trên thực trạng quản trị khoản phải thu khách hàng dùng nước của
Công ty, Tác giả đã nắm bắt được căn cứ để xây dựng giải pháp nhằm hoàn
thiện tình hình quản trị khoản phải thu khách hàng của Công ty. Các giải pháp
trong chương này được Tác giả nêu lên và kiểm định dựa trên thực tiễn tình
hình của Công ty hiện tại.


5

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU
1.1. KHÁI NIỆM, BẢN CHẤT VÀ VAI TRÒ CỦA KHOẢN PHẢI
THU
1.1.1. Khái niệm khoản phải thu
Khoản phải thu là giá trị hàng hoá và dịch vụ mà khách hàng còn nợ và
họ cam kết thanh toán cho công ty. Đây là một loại tài sản của công ty tính
dựa trên tất cả các khoản nợ, các giao dịch chưa thanh toán hoặc bất cứ nghĩa

vụ tiền tệ nào mà khách hàng chưa thanh toán cho công ty. Các khoản phải
thu thường dưới dạng tín dụng và thường trong thời gian ngắn, từ vài ngày
cho đến 1 năm.
Các khoản phải thu được ghi nhận như là tài sản của công ty vì chúng
phản ánh các khoản tiền sẽ được thanh toán trong tương lai. Các khoản phải
thu dài hạn (chỉ đáo hạn sau một khoản thời gian tương đối dài) sẽ được ghi
nhận là tài sản dài hạn trên bảng cân đối kế toán. Hầu hết các khoản phải thu
ngắn hạn được coi như là một phần của tài sản vãng lai của công ty.
Các khoản phải thu được kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên
bảng cân đối kế toán, bao gồm tất cả các khoản nợ công ty chưa đòi được,
tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán. Và khoản phải thu có liên quan
đến các đối tác có quan hệ kinh tế đối với các doanh nghiệp
1.1.2. Bản chất của khoản phải thu
Khoản phải thu không phải được hình thành một cách tự phát, nó là kết
quả của việc công ty tiến hành một cách chủ động bằng chính sách bán chịu
cho khách hàng ( hay chính sách bán tín dụng ). Khoản phải thu của doanh
nghiệp phát sinh nhiều hay ít phụ thuộc vào các yếu tố như tình hình nền kinh
tế, giá cả sản phẩm, chất lượng sản phẩm, và chính sách bán chịu của doanh
nghiệp. Trong các yếu tố này, chính sách bán chịu ảnh hưởng mạnh nhất đến


6

khoản phải thu và sự kiểm soát của giám đốc tài chính. Nhờ bán chịu doanh
nghiệp có thể tăng khả năng cạnh tranh, thu hút thêm được khách hàng, mở
rộng thị trường, tăng được khối lượng hàng bán ra, từ đó sẽ tăng được doanh
thu bán hàng và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Do vậy hình thức này có
thể thu hút thêm các đơn hàng từ khách hàng đến với công ty và doanh nghiệp
cần có chính sách tín dụng phù hợp1.
1.1.3. Vai trò của khoản phải thu

1.2.3.1. Đối với Công ty
Các doanh nghiệp muốn đứng vững và cạnh tranh tốt trên thị trường thì
phải cố gắng tận dụng triệt để mọi khả năng, nguồn lực cũng như các công cụ
mà doanh nghiệp hiện có của mình. Trong đó chính sách tín dụng là một trong
những vũ khí sắt bén nhằm giúp cho công ty đạt được mục tiêu về doanh số.
Vì khi công ty nới lỏng các biến số của bán tín dụng thì ngoài việc tăng số
lượng hàng bán ra còn tiết kiệm được chi phí thu hồi nợ khó đòi và rủi ro mất
mát. Tín dụng thương mại có thể làm cho công ty ngày càng có uy tín, tạo
danh tiếng trên thị trường và làm cho khách hàng mua và sử dụng sản phẩm
của mình thường xuyên hơn. Mặt khác, khi nới lỏng chính sách tín dụng sẽ
giúp cho Công ty giảm được lượng hàng tồn kho, đồng thời giảm các chi phí
liên quan đến tồn kho. Về căn bản tín dụng thương mại đó là sự tin tưởng của
người cấp tín dụng và người hưởng tín dụng nên nó sẽ làm cho khách hàng
hưởng được một khoản tín dụng với các thủ tục tương đối đơn giản. Đây là
thủ tục cấp tín dụng chứ không phải thủ tục vay nợ do đó sẽ kích thích nhu
cầu mua hàng và mở rộng quy mô kinh doanh. Ngoài ra nó còn giúp cho
khách hàng gắn bó với Công ty hơn và duy trì được mối quan hệ thường
xuyên với khách hàng truyền thống và tìm kiếm thêm những khách hàng mới.
TS. Đoàn Gia Dũng - Bài giảng Quản trị tài chính năm 2010 – Đại học Đà
Nẵng
1


7

Bên cạnh đó khi nới lỏng chính sách tín dụng có thể làm cho khoản
phải thu tăng lên, từ đó làm tăng vốn đầu tư nên dễ dẫn đến việc mất đi cơ hội
kiếm lời từ các hoạt động khác. Mặt khác khi mở rộng các điều kiện tín dụng
sẽ làm tăng khả năng mất mát, rủi ro không đòi được nợ. Đồng thời phải tốn
chi phí quản lý nợ của khách hàng cũng như các chi phí khác liên quan.

1.2.3.2. Đối với khách hàng
Khách hàng là người được hưởng tín dụng cũng là người mua hàng sẽ
được một phần lợi nhuận trích ra của công ty đó là các khoản chiết khấu hay
thời hạn trả được kéo dài thêm hoặc khi khách hàng thiều vốn kinh doanh hay
muốn đầu tư vốn vào cơ hội khác thì tín dụng thương mại là biện pháp tài trợ
vốn hữu hiệu. Tuy nhiên cần phải hiểu rằng khi nhận chính sách tín dụng từ
người bán khách hàng cũng sẽ phải trả một phần chi phí trong việc giá hàng
mua sẽ cao hơn so với khi khách hàng mua trả ngay.
1.2. NỘI DUNG QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
Khoản phải thu có mối quan hệ với doanh thu bán hàng và lợi nhuận của
doanh nghiệp. Trong môi trường kinh doanh ngày càng gay gắt hiện nay, nếu
không bán chịu hàng hóa thì doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội bán hàng và gia
tăng lợi nhuận; nếu bán chịu hàng hóa quá nhiều thì chi phí cho khoản phải
thu tăng có nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, do đó rủi ro không thu
hồi được nợ cũng gia tăng. Quản trị khoản phải thu nhằm quản lý các khoản
phải thu đúng hạn, tránh được nguy cơ phát sinh nợ khó đòi làm ảnh hưởng
đến công ty. Quản trị khoản phải thu gắn liền với việc xây dựng và thực thi
chính sách bán tín dụng nhằm đạt được mục tiêu công ty trong từng thời kỳ.
Vì vậy mà quản trị khoản phải thu bao gồm: thiết lập chính sách tín dụng, lập
kế hoạch ( Hoạch định chính sách tín dụng ), tổ chức thực hiện, tổ chức quản
lý, giám sát và kiểm soát toàn diện khoản bán chịu.


8

Kết hợp khái niệm khoản phải thu và mối quan hệ của khoản phải thu với
chính sách bán tín dụng, quản trị khoản phải thu bao gồm những bước sau:
1.2.1. Hoạch định quản trị khoản phải thu khách hàng
Hoạch định quản trị khoản phải thu là tiến trình các nhà quản trị xác định
và lựa chọn mục tiêu của công tác quản trị khoản phải thu và vạch ra những

hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu. Như vậy việc hoạch định quản
trị khoản phải thu thực chất là việc hoạch định chính sách bán tín dụng.
"Chính sách tín dụng là yếu tố quyết định trong quản trị khoản phải thu
của công ty. Quy định về điều kiện khách hàng đủ tiêu chuẩn được nợ, hạn
mức nợ sau khi đã kiểm tra các thang bậc đánh giá cho từng tiêu chí cụ thể về
khả năng thanh toán, doanh thu dự kiến, lịch sử thanh toán, cơ sở vật chất...
của từng khách hàng"2. Chính sách tín dụng bao gồm bốn biến số: tiêu chuẩn
tín dụng, thời hạn tín dụng, chiết khấu nhờ trả sớm, chính sách thu hồi nợ.
Sơ đồ sau có thể giúp chúng ta hình dung tiến trình hoạch định chính
sách bán tín dụng của công ty.

Sơ đồ 1.1. Tiến trình hoạch định chính sách bán tín dụng 3
Đăng tải tại wedsite
TS. Đoàn Gia Dũng - Bài giảng Quản trị tài chính năm 2010 – Đại học Đà
Nẵng
2
3


9

Mục tiêu Cty
Môi trường
- Khách hàng
- Đối thủ cạnh tranh
- Môi trường tài
chính

Mục tiêu tài chính
- Khả năng tài chính

Mục tiêu quản trị
khoản phải thu

Cty
- Đặc điểm sản phẩm

Các phương án
bán tín dụng
Quyết
định

Quyết định

Qua sơ đồ cho thấy để hình thành chính sách bán tín dụng công ty cần
xuất phát từ mục tiêu tài chính cụ thể hoá việc gia tăng giá trị tài sản trong
từng thời kỳ. Kế đến xây dựng mục tiêu bán tín dụng, trong từng thời kỳ bán
tín dụng có thể quan tâm đến các mục tiêu sau: Tăng doanh số, giảm các chi
phí tồn kho, hoặc tăng tốc độc chuyển hoá thành tiền của các khoản đầu tư
vào khoản phải thu ...
Các phân tích về môi trường là những cơ sở hết sức cần thiết khi đề ra
các chính sách bán tín dụng. Những hiểu biết nhu cầu khách hàng như mục
tiêu và chu kỳ kinh doanh; uy tín trong thanh toán, số năm có quan hệ với
công ty; khả năng tài chính; cơ cấu hàng hoá... Bên cạnh đó, việc nắm rỏ khả
năng tài chính và đặc điểm sản phẩm của công ty là điều mà các nhà quản trị
phải quan tâm để đưa ra chính sách bán tín dụng phù hợp.
1.2.1.1. Xây dựng tiêu chuẩn tín dụng
Tiêu chuẩn bán chịu là tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín tín dụng của
khách hàng để được doanh nghiệp chấp nhận bán chịu hàng hóa và dịch vụ.
Tiêu chuẩn bán chịu là một bộ phận cấu thành chính sách bán chịu của doanh

10

nghiệp và mỗi doanh nghiệp đều thiết lập tiêu chuẩn bán chịu của mình chính
thức hoặc không chính thức.
"Các tiêu chuẩn này nhằm bảo đảm khả năng công ty thu được nợ từ phía
khách hàng. Chỉ có những khách hàng thoả mãn những tiêu chuẫn này công ty
mới mở tín dụng cho họ. Những tiêu chuẩn tín dụng của khách hàng được cân
nhắc trên các khía cạnh như: uy tín thanh toán, khả năng tài chính, khả năng
thế chấp của khách hàng. Các tiêu chuẫn này nhằm bảo đảm khả năng hoàn
trả nợ của khách hàng. Khi công ty nới lõng các tiêu chuẫn này có thể đưa đến
việc mở rộng bán hàng trả chậm cho nhiều nhóm khách hàng mới và do đó
gia tăng doanh số. Phần sản lượng tăng thêm không làm tăng thêm chi phí cố
định. Vì thế có thể mang lại khả năng gia tăng lợi nhuận nhờ tiết kiệm định
phí. Tuy vậy, việc nới lõng quá mức tiêu chuẫn khách hàng có thể gia tăng
nguy cơ mở tín dụng cho cả những khách hàng kém chất lượng, vì thế gia
tăng mất mát, tăng chi phí đòi nợ"4.
Tiêu chuẩn bán chịu nói riêng và chính sách bán chịu nói chung có ảnh
hưởng đáng kể đến doanh thu của doanh nghiệp. Nếu đối thủ cạnh tranh mở
rộng chính sách bán chịu, trong khi chúng ta không phản ứng lại điều này, thì
nỗ lực tiếp thị sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, bởi vì bán chịu là yếu tố ảnh
hưởng rất lớn và có tác dụng kích thích nhu cầu.
Về mặt lý thuyết, doanh nghiệp nên hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu đến mức
có thể chấp nhận được, sao cho lợi nhuận tạo ra do gia tăng doanh thu, như là
kết quả của chính sách bán chịu, vượt quá mức chi phí phát sinh do bán chịu.
Ở đây có sự đánh đổi giữa lợi nhuận tăng thêm và chi phí liên quan đến khoản
phải thu tăng thêm, do hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu. Vì vậy mà vấn đề đặt ra là

TS. Đoàn Gia Dũng - Bài giảng Quản trị tài chính năm 2010 – Đại học Đà

Nẵng
4


11

doanh nghiệp nên quyết định khi nào nới lỏng tiêu chuẩn bán chịu và khi nào
không nên nới lỏng tiêu chuẩn bán chịu.
1.2.1.2. Thiết lập điều khoản tín dụng
"Điều khoản tín dụng là điều khoản xác định độ dài thời gian hay thời
hạn bán chịu và tỷ lệ chiết khấu áp dụng nếu khách hàng trả sớm hơn thời
gian bán chịu cho phép. Ví dụ điều khoản bán chịu “2/10 net 30” có nghĩa là
khách hàng được hưởng 2% chiết khấu nếu thanh toán trong thời hạn 10 ngày
kể từ ngày hóa đơn được phát hành và nếu khách hàng không lấy chiết khấu
thì khách hàng được trả chậm trong thời gian 30 ngày kể từ ngày phát hành
hóa đơn.
Chính sách tín dụng không chỉ liên quan đến tiêu chuẩn bán chịu như
vừa xem xét mà còn liên quan đến điều khoản bán chịu. Thay đổi điều khoản
bán chịu lại liên quan đến thay đổi thời hạn bán chịu ( thời hạn tín dụng ) và
thay đổi tỷ lệ chiết khấu."5
- Xác định thời hạn tín dụng:
Thời hạn tín dụng xác định độ dài thời hạn tín dụng và thời hạn trong đó
sẽ chấp nhận một tỷ lệ giảm giá. Và trong quá trình sản xuất kinh doanh, các
công ty có thể thay đổi thời hạn tín dụng cho phù hợp và mang lại hiệu quả
cao trong quản trị khoản phải thu. Việc thay đổi tín dụng theo hai cách đó là
tăng thời hạn tin dụng hoặc giảm thời hạn tín dụng
"Thời hạn tín dụng thường được tính bằng số ngày mà khách hàng cam
kết chậm trả. Khi tăng thời hạn bán tín dung sẽ gia tăng doanh số, giảm một
cách tương đối tài sản dự trử và tăng khoản phải thu. Việc gia tăng doanh số
nhờ nới lõng thời hạn bán tín dung sẽ dẫn đến tiết kiệm tương đối các khoản

TS. Nguyễn Minh Kiều, Tài chính doanh nghiệp, NXB Thống kê, 2008,
Tr183
5


12

chi phí cố định. Tuy vậy, quá trình này thường làm gia tăng các chi phí vốn và
tăng các chi phí quản lý và thu hồi nợ ở khách hàng."6
Khi thiết lập thời hạn tín dụng các doanh nghiệp đều phải xem xét các
yếu tố sau:
- Xác suất về tình trạng khách hàng sẽ không trả tiền: Trong trường hợp
khách hàng là những doanh nghiệp thuộc những ngành có rủi ro cao, hay là
những doanh nghiệp có vị thế tài chính yếu thì cần áp dụng những điều kiện
tín dụng hạn chế nhằm loại bỏ rủi ro.
- Độ lớn của khoản tín dụng: Đối với những khoản tín dụng có giá trị
nhỏ, thì thời gian bán chịu sẽ nhỏ hơn và đây là những giao dịch tốn kém với
những khách hàng kém quan trọng.
- Tính chất đặc trưng của hàng hoá: Nếu hàng hoá có giá trị thấp và thuộc
loại mau hỏng thì không nên áp dụng tín dụng thương mại. Độ dài của thời
gian cấp tín dụng có tác dụng đến giá cả, thời gian càng dài thì giá cả càng
cao và ngược lại. Việc mở rộng thời hạn tín dụng cho khách hàng còn dựa vào
việc xác định thời hạn tín dụng tối thiểu và thời hạn tín dụng tối đa.
- Thời hạn tín dụng tối thiểu: được xác định dựa trên những cơ sở:
+ Thời hạn tín dụng của đối thủ cạnh tranh.
+ Kỳ thu tiền bình quân hiện tại của Công ty .
+ Chu kì kinh doanh của nhóm khách hàng tốt nhất.
- Thời hạn tín dụng tối đa: được xác định dựa trên cơ sở:
+ Đặc điểm kinh doanh sản phẩm, tiêu dùng sản phẩm.

+ Khả năng tài chính của khách hàng.
+ Chức năng của khách hàng.
- Xác định tỷ lệ chiết khấu thanh toán sớm ( k/d ):
TS. Đoàn Gia Dũng - Bài giảng Quản trị tài chính năm 2010 – Đại học Đà
Nẵng
6


13

"Là tỷ lệ giảm giá k% nếu khách hàng chấp nhận thanh toán trong d ngày
đầu tiên (viết tắt là k/d). Việc gia tăng tỷ lệ giảm giá k% cho những khách
hàng trả tiền trong vòng d ngày đầu tiên có thể kích thích khách hàng trả tiền
sớm. Mở ra khả năng đầu tư mới dành cho phần vốn thu hồi sớm."7
Việc đưa ra mức chiết khấu giảm giá đã mang lại cho khách hàng hai cơ
hội lựa chọn.
+ Thứ nhất là thanh toán sớm trong vòng d ngày đầu tiên để được hưởng
chiết khấu. Điều này đồng nghĩa với việc khách hàng phải sử dụng nguồn vốn
sẵn có của mình để thanh toán cho công ty. Như vậy, họ cần cân nhắc chi phí
cơ hội vốn của mình với lợi ích thu được từ giảm giá.
+ Thứ hai trả chậm hơn, tức là thời hạn họ có thể kéo dài hơn là N-d
ngày. Như vậy khách hàng mất đi cơ hội hưởng chiết khấu.
Và cũng như trong quá trình xác định thời hạn tín dụng, chúng ta nên
thay đổi thời hạn cho phù hợp thì việc đưa ra tỷ lệ chiết khấu của công ty
cũng được điều chỉnh sao cho tỷ lệ này vừa mang lại lợi ích cho công ty vừa
mang lại lợi ích cho khách hàng. Thay đổi tỷ lệ chiết khấu ảnh hưởng đến tốc
độ thu tiền đối với các khoản phải thu. Nhưng tỷ lệ chiết khấu sẽ làm giảm
doanh thu ròng, do đó giảm lợi nhuận. Liệu giảm chi phí đầu tư khoản phải
thu có đủ bù đắp thiệt hại do giảm lợi nhuận hay không.
Cần lưu ý rằng chính sách tăng tỷ lệ chiết khấu hay bất kỳ chính sách bán

chịu nào cũng cần được xem xét thường xuyên xem có phù hợp với tình hình
thực tiễn hay không. Sau khi thực hiện chính sách gia tăng tỷ lệ chiết khấu, do
tình hình thay đổi, nếu tiết kiệm chi phí không đủ bù đắp cho lợi nhuận giảm,
khi ấy công ty cần thay đổi chính sách chiết khấu. Việc công ty muốn xem xét

TS. Đoàn Gia Dũng - Bài giảng Quản trị tài chính năm 2010 – Đại học Đà
Nẵng
7


14

có nên quyết định giảm tỷ lệ chiết khấu lại hay không thì phải tiến hành phân
tích cụ thể.
1.2.1.3. Xây dựng chính sách thu nợ
Là những quy định của công ty trong việc thu hồi các hợ đồng trả chậm,
các quy định này có thể chặt chẽ hoặc lỏng lẻo, các biện pháp xử lý đồi với
những khoản nợ quá hạn. Khi khách hàng chậm thanh toán, thủ tục thông
thường là gửi một bản sao kê tài khoản và tiếp theo đó sử dụng thu tín dụng
hay điện thoại nhắc nợ càng ngày càng thúc bách hơn. Nếu các biện pháp này
không có hiệu lực thì các doanh nghiệp sẽ nhờ đến các công ty hồi nợ và thậm
chí kiện khách hàng ra tòa.
- Phân tích ảnh hưởng rủi to bán chịu:
Trong các tình huống đã phân tích trên đây, chúng ta đều ngầm giả định
rằng không có tổn thất do nợ không thể thu hồi. Thật ra chính sách bán chịu
không chỉ liên quan đến tăng hoặc giảm khoản phải thu mà còn liên quan đến
khả năng thu hồi khoản phải thu và đôi lúc chúng ta phải chấp nhận rủi ro
không đòi nợ được. Trong những trường hợp như vậy có thể coi sự mất mát
này như là một chi phí được cộng thêm vào trong quá trình tính toán, thông
thường mất mát được tính bằng tỷ lệ % so với doanh thu.

1.2.2. Tổ chức thực hiện quản trị khoản phải thu khách hàng
Việc tổ chức thực hiện quản trị khoản phải thu bao gồm những công việc
liên quan đến quản trị khoản phải thu sao cho hiệu quả, bao gồm những công
việc sau: Phân tích các yêu cầu tín dụng, theo dõi quá trình quản trị khoản
phải thu, và đưa ra chính sách thu nợ tối ưu nhất.
1.2.2.1. Phân tích các yêu cầu tín dụng ( đối với khách hàng )
Để thiết lập các thời hạn bán hàng, từ chối hoặc chấp nhận mở tín dụng
đối với mỗi yêu cầu tín dụng của khách hàng tiềm năng, công ty phải xem xét


15

khả năng mất mát hoặc chậm thanh toán thông qua một quá trình phân tích tín
dụng. Thủ tục phân tích tín dụng gồm 3 bước :
a) Thu nhập thông tin 8
Nguồn thông tin cho công việc phân tích hiệu quả gồm:
+ Các báo cáo tài chính
+ Tỷ suất tín dụng và kết quả thanh toán trong quá khứ được cung cấp
bởi các cơ quan tư vấn tài chính.
+ Các dữ liệu từ ngân hàng về tình hình kinh doanh của khách hàng: có
thể có các ngân hàng có các tổ chức dịch vụ kiểm soát tín dụng. Họ có lợi thế
trong việc tìm kiếm thông tin từ hệ thống ngân hàng..
+ Các dữ liệu có sẵn của công ty: Nhiều công ty có thể có một số kinh
nghiệm trong việc đánh giá tín dụng từ những nghiên cứu nhanh về các đặc
tính vắn tắt theo nguyên tắc 5C bao gồm :
 Character: đặc điểm, bản chất thể hiện trong những xử sự của khách
hàng trong quá khứ.
 Capacity: năng lực: liên quan đến khả năng của khách hàng trong việc
đáp ứng các nghĩa vụ tài chính.Ngoài ra, yếu tố này còn liên quan đến sức
mạnh tài chính của khách hàng, đặc biệt là giá trị ròng.

 Collateral: thế chấp (đồ ký quỹ) hay có một sự bảo đảm của một nguồn
tài trợ đủ bảo đảm cho các khoản nợ.
 Capital - vốn : tài sản hoặc khả năng sinh lợi của công ty
 Conditions: các yếu tố ngoại sinh ngoài tầm kiểm soát của công ty và
khách hàng của nó.
TS. Đoàn Gia Dũng - Bài giảng Quản trị tài chính năm 2010 – Đại học Đà
Nẵng
TS.Nguyễn Thanh Liêm, ThS. Nguyễn Thị Mỹ Hương, Quản trị tài chính,
NXB Thống kê, năm 2009
8


16

Khi tiến hành phân tích khách hàng cần có sự phân tích các yếu tố môi
trường như: các chính sách bán tín dụng của các nhãn hiệu cạnh tranh, tình
hình về lãi suất và tốc độ lạm phát của nền kinh tế... Sự tìm hiểu này cho phép
người thiết kế chính sách bán tín dụng có thêm các quan điểm cần thiết để có
thể nới lõng hay thu hẹp trong việc lựa chọn khách hàng.
Ngoài những đánh giá trên, người quản trị khoản phải thu cũng cần có
những tìm hiểu về các điều kiện khác từ phía khách hàng (conditions) như
khả năng chuyển quyền sở hữu, hay sự thay đổi vị trí của người đứng đầu
trong tổ chức.. Các khía cạnh này nhằm khẳng định khả năng thu hồi nợ từ
phía khách hàng.
b) Phân tích tín dụng 9
Sau khi công ty thu nhập được đầy đủ những thông tin cần thiết liên
quan đến một đơn vị xin cấp tín dụng, bước kế tiếp là tiến hành phân tích
nguồn thông tin và các số liệu.
Từ các báo cáo tài chính các nhà phải thu thực hiện phân tích các thông
số cần thiết. Đặc biệt chú ý các thông số :

 Thông số khả năng thanh toán nhanh
 Thông số quay vòng tồn kho và quay vòng khoản phải thu
 Thời hạn trả tiền bình quân
 Thông số nợ trên tổng tài sản
 Đặc biệt là khả năng trang trải của ngân quỹ
Thêm vào với báo cáo tài chính có thế là :
 Sức mạnh tài chính của người yêu cầu tín dụng
 Đặc điểm của người yêu cầu và khả năng quản trị của họ.
TS. Đoàn Gia Dũng - Bài giảng Quản trị tài chính năm 2010 – Đại học Đà
Nẵng
9


17

Tất nhiên cần phân tích với một mức độ thích đáng, tránh việc làm rườm
rà không cần thiết. Điều quan trọng là tìm ra khả năng thanh toán, khả năng
trả nợ đúng hạn từ phía người yêu cầu tín dụng.
c) Quyết định tín dụng :
Sau khi các nhà phải thu đã đưa ra các dấu hiệu cần thiết và đã thực hiện
sự phân tích, nhà quản trị cần phải đưa ra các quyết định tín dụng. Ta có mô
hình tổng quát ra quyết định tín dụng như sau:
 Trước hết là quyết định có gởi hàng và mở tín dụng hay không.
Nếu lượng bán lặp lại thì phải thiết lập một thủ tục để đánh giá lại mỗi
khi nhận được đơn đặt hàng. Trong đó cần xác định mức tín dụng đó là giới
hạn giá trị lớn nhất mà công ty có thể với một khách hàng nào đó. Chủ yếu là
mức rủi ro tối đa mà công ty tự cho phép để thực hiện với một khoản tín dụng
nào đó. Mức tín dụng cần phải định kỳ đánh giá lại để giữ một sự phát triển
tương ứng khoản nợ.


Quyết định thời hạn tín dụng:

Công ty quyết định trong việc đưa ra thời hạn tín dụng với thời gian là
bao nhiêu? và công ty có nên thay đổi thời hạn tín dụng hay không? Và khi
quyết định mở rộng thời hạn tín dụng, công ty cần xem xét sự đánh đổi bù trừ
giữa lợi nhuận tăng thêm và các khoản chi phí tăng thêm. Và ngược lại khi
thời hạn tín dụng kéo dài hơn đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư lớn hơn vào
các khoản phải thu, nợ khó đòi sẽ cao hơn và chi phí thu tiền bán hàng cũng
tăng lên. Đổi lại, công ty sẽ thu hút thêm được nhiều khách hàng mới và
doanh thu bán hàng cũng sẽ tăng lên. Đây là một trong những quyết định quan
trọng ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của công ty.


Quyết định về chính sách chiết khấu

Trong quyết định này, công ty đưa ra cho mình một chính sách chiết
khấu hợp lý và chiết khấu bao nhiêu cho khách hàng để mang lại lợi ích tối ưu