1 quy trình nghiệp vụ giao dịch hoán đổi ngoại tệ giao ngay (swap) tại công ty tài chính xi măng (CFC)

Quy trình nghiệp vụ giao dịch hoán đổi ngoại tệ giao ngay (Swap) tại
Công ty Tài chính Xi măng (CFC)
- Sản phẩm giao dịch hoán đổi ngoại tệ (Currency swap): là giao dịch đồng
thời mua và bán cùng một lượng ngoại tệ (chỉ có hai đồng tiền được sử
dụng trong giao dịch), trong đó kỳ hạn thanh toán của hai giao dịch là
khác nhau và tỷ giá của hai giao dịch được xác định tại thời điểm ký kết
hợp đồng. Tỷ giá áp dụng cho giao dịch hiện tại là tỷ giá spot, tỷ giá áp
dụng cho giao dịch tương lai là tỷ giá forward.
Đặc điểm của nghiệp vụ hoán đổi ngoại tệ:
- Giao dịch này tương đương 02 giao dịch đồng thời, một giao dịch mua
bán ngoại tệ giao ngay (spot) và một giao dịch kỳ hạn để mua bán ngoại
tệ tại thời điểm trong tương lai nhưng theo chiều ngược lại (Forward).
- Giao dịch trao đổi này là có kỳ hạn nhất định, hết thời hạn này khách
hàng nhận lại loại tiền dùng để trao đổi và trả cho Công ty loại tiền đã
vay.
Lợi ích của giao dịch:
- Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng một loại tiền tệ cho mục đích thanh
toán, trả nợ… mà không muốn thực hiện giao dịch mua bán ngoại tệ, thì
khách hàng có thể dùng một loại tiền khác đang sẵn có để trao đổi với
Công ty.
- Khách hàng không phải gánh chịu rủi ro tỷ giá như trong những giao dịch
mua bán ngoại tệ giao ngay và kỳ hạn.
Đối tượng tham gia giao dịch: các tổ chức kinh tế, tổ chức tín dụng
Quy trình nghiệp vụ


Lưu đồ thực hiện
TRÁCH NHIỆM

TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN

THAM CHIẾU

P.Nguồn
vốn
Tìm
kiếm khách hàng
(P.NV)

Xem Bước 1

Lựa chọn khách hàng
P.NV

Xem Bước 2

P.NVTrình phương án

Xem Bước 3

TGĐ

N

Phê
duyệt

Xem Bước 3

Y
Lập và trình ký hợp đồng

P.NV

Chuyển tiền đi
P.Kế toán (P.KT)

Xem Bước 4

Xem Bước 5

Hoàn thiện và lưu hồ sơ
P.NV

Xem Bước 6

P.NV Báo cáo NHNN

Xem Bước 7

P.KT Chuyển tiền về

Xem Bước 8

P.KT

Chuyển tiền về

Xem Bước 8


- Bước 1: Tìm kiếm khách hàng: Khi công ty có nguồn vốn nhàn rỗi được

sử dụng cho mục đích kinh doanh theo thông báo của bộ phận cân đối, CVKD
thực hiện việc tìm kiếm khách hàng và thông báo số tiền, thời hạn thực hiện
swap để khách chào điểm swap.
- Bước 2: Lựa chọn khách hàng: Lựa chọn khách hàng trên nguyên tắc
điểm swap cạnh tranh và hoạt động swap có hiệu quả, doanh thu từ hoạt động
swap phải cao hơn chi phí bỏ ra.
- Bước 3: Trình phương án: Thông báo phương án swap (hiệu quả swap,
dòng tiền) cho bộ phận cân đối. Bộ phận cân đối lập phương án dòng tiền trình
TGĐ.
- Bước 4: Xác nhận và trình ký hợp đồng: Sau khi dòng tiền được phê
duyệt, chuyên viên kinh doanh ngoại tệ xác nhận với khách hàng, lập và trình
ký hợp đồng (trực tiếp hoặc qua fax) với khách hàng.
- Bộ phận tổng hợp và kiểm soát rủi ro chịu trách nhiệm kiểm soát giao
dịch (hạn mức của khách hàng, nội dung hợp đồng...) trước khi trình cấp có
thẩm quyền ký.
- Bước 5: Chuyển tiền đi: Chuyên viên kinh doanh (CVKD) chuyển hợp
đồng (bản gốc hoặc bản fax) cùng với phương án dòng tiền được TGĐ phê
duyệt cho P.Kế toán (P.KT) làm căn cứ để tiến hành thực hiện thủ tục chuyển
đồng tiền đem đi hoán đổi theo vế hợp đồng giao ngay. Tùy thuộc tính cấp thiết
của việc chuyển tiền, CVKD có thể đề nghị các bộ phận liên quan (bao gồm
P.Kế toán, bộ phận cân đối tổng hợp) phối hợp để đảm bảo tính kịp thời của việc
chuyển tiền. Sau khi CFC chuyển tiền thành công, CVKD kết hợp với P.KT đốc
thúc khách hàng chuyển tiền đối ứng về tài khoản của Công ty.
- Bước 6: Hoàn thiện và lưu hồ sơ: CVKD nhập hồ sơ vào phần mềm,
chuyển cho P.KT hạch toán kịp thời và lưu các chứng từ liên quan đến giao dịch
theo đúng quy định. CVKD có trách nhiệm hoàn thiện bản gốc hợp đồng không


muộn hơn 14 ngày làm việc. P.NV sẽ chuyển cho P.KT lưu 01 bản gốc hợp đồng
và các văn bản có liên quan (là bộ phận không thể tách rời hợp đồng) sau khi có

đầy đủ hồ sơ.
- Bước 7: Báo cáo Ngân hàng Nhà nước: Lập báo cáo về trạng thái ngoại
tệ theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.
- Bước 8: Chuyển tiền về: Đến ngày giá trị của vế hợp đồng kỳ hạn, trên
cơ sở hợp đồng đã ký và phương án dòng tiền đã được TGĐ phê duyệt, P.NV
thông báo cho P.KT chuyển tiền cho khách hàng để nhận lại tiền về.
1.2 Những bất cập trong quy trình trên
- Quy trình trên chưa thể hiện việc kiểm soát của bộ phận kiểm soát
rủi ro trong các bước thực hiện giao dịch.
- Thời gian hoàn thiện hồ sơ không quá 14 ngày làm việc là quá lâu.
- Chưa có quy định về thời gian thực hiện các bước do Công ty tài
chính bị hạn chế về chức năng thanh toán. Việc chuyển tiền đi,
chuyển tiền về phải phụ thuộc vào các ngân hàng khác.
1.3 Biện pháp cải thiện:
- Quy định về việc bộ phận kiểm soát rủi ro xem xét lại hợp đồng,
việc hạch toán, nhập số liệu vào phần mềm và lập báo cáo gửi ngân
hàng nhà nước.
- Chuyên viên kinh doanh nguồn vốn cần hoàn thiện hồ sơ không quá
5 ngày làm việc.
- Quy định thời gian chuyển chứng từ đến ngân hàng để chuyển tiền
đi và chuyển tiền về phải trước 15h hàng ngày để đảm bảo tiền có
thể chuyển đi hoặc chuyển tiền về được.


Câu 2: Theo anh/chị những nội dung nào trong môn học Quản trị Tác nghiệp
này là có thể áp dụng vào công việc của anh/chị hoặc của doanh nghiệp
anh/chị hiện nay? Anh/chị dự định sẽ áp dụng những kiến thức đó vào những
hoạt động gì và sẽ áp dụng như thế nào?
Trả lời:
Thông qua môn học Quản trị tác nghiệp tôi nhận thấy phương pháp quản lý sản

xuất theo phương pháp LEAN có thể áp dụng trong quy trình hoạt động nghiệp
vụ hoán đổi ngoại tệ của Công ty chúng tôi.
Các nguyên tắc chính của LEAN Manufacturing bao gồm các nguyên tắc cơ bản
sau :
- Nhận thức về sự lãng phí
- Chuẩn hóa công việc
- Quy trình liên tục
- Sản xuất ‘ Full’
- Chất lượng từ ‘gốc ‘
- Liên tục cải tiến
Việc nhận thức được sự lãng phí các yếu tố sản xuất trong quy trình này giúp
Công ty nhận thức về những gì làm tăng và những gì không làm tăng giá trị cho
dịch vụ từ góc độ khách hàng. Từ đó đưa ra các chuẩn hóa trong quy trình
nghiệp vụ để các chuyên viên có thể theo dõi và thực hiện. Điều này giúp loại
bỏ sự khác biệt trong cách các chuyên viên thực hiện nghiệp vụ. Nhằm tiến tới
triển khai một quy trình nghiệp vụ liên tục, không bị ùn tắc gián đoạn hay mất
thời gian chờ đợi.
Quy trình nghiệp vụ trên có 1 số loại lãng phí theo mô hình LEAN như sau:


Thứ nhất là Chờ đợi:
Chuyên viên kinh doanh ngoại hối cần phải hoàn thiện hồ sơ trong thời gian
không quá 14 ngày. Hồ sơ này phòng Kế toán cũng phải lưu. Chứng từ của
phòng Kế toán rất nhiều, sau một tuần phòng Kế toán phải chuyển hồ sơ vào
kho do điều kiện diện tích phòng nhỏ hẹp, không đủ chỗ để để chứng từ tài liệu.
Việc chờ đợi hồ sơ gốc để lưu chứng từ khiến phòng Kế toán phải đi lấy các cặp
hồ sơ chứng từ đã để vào kho để ghép chứng từ. Việc này rất mất thời gian.
Nhiều khi nhân viên Kế toán có thể không nhớ hết các hồ sơ cần hoàn thiện nên
chứng từ kế toán lưu có thể lại chưa phải là bản gốc. Điều này là không phù hợp
với quy định của Bộ Tài chính.

Để khắc phục việc này, chuyên viên kinh doanh ngoại tệ cần thiết phải hoàn
thiện hồ sơ trong vòng 05 ngày làm việc.
Thứ hai là Di chuyển
Nghiệp vụ hoán đổi cần có sự phối hợp giữa phòng Nguồn vốn và phòng Kế
toán, có sự luân chuyển chứng từ giữa 2 phòng. Việc bố trí phòng Kế toán và
phòng Nguồn vốn ở 2 tầng khác nhau là chưa hợp lý. Cả chuyên viên kinh
doanh ngoại tệ và chuyên viên phòng Kế toán phải mất nhiều thời gian để đi lại,
chuyển hồ sơ, tài liệu của mỗi giao dịch. Trong khi việc chuyển tiền đi, tiền về
lại bị hạn chế về mặt thời gian. Do đó, Công ty nên bố trí 2 phòng này ở cạnh
nhau để thuận tiện cho việc đi lại.
Những lãng phí trên trong nghiệp vụ hoán đổi ngoại tệ chủ yếu là về mặt thời
gian, Công ty chưa thể đánh giá được sự lãng phí đó trị giá bao nhiêu tiền.
Nhưng thời gian là tiền bạc, Công ty có thể loại bỏ các lãng phí đó để có thể tiết
kiệm được các chi phí của Công ty.