Quy trình cho vay cầm cố giấy tờ có giá do vietcombank phát hành

Quy trình cho vay cầm cố giấy tờ có giá do Vietcombank phát hành

để trình bày và đưa ra kiến nghị để hoàn thiện quy trình.
QUY TRÌNH CHO VAY CẦM CỐ GIẤY TỜ CÓ GIÁ DO NHNT PHÁT HÀNH
TT

Bước thực

Công việc cụ thể

1

hiện
Tiếp nhận

-

hồ sơ của

tiếp nhận hố sơ đề nghị

- Hồ sơ pháp hàng

khách

vay vốn của khách hàng.

lý

hàng

Hồ sơ pháp lý gồm: Giấy

Phòng khách hàng

Chứng từ liên

Trách nhiệm

quan
- Hồ sơ vay

thực hiên
Phòng khách

CMND/Hộ chiếu pho to
(xuất trình bản chính để
đối chiếu)
hồ sơ vay gồm:
-

03 bản HĐ tín dụng

kiêm giấy đề nghị vay
vốn, kiêm Hợp đồng cầm
cố
2

01 biên bản giao

Tiến hành

nhận hồ sơ
- Đối với GTCG do

-Xác

phong tỏa

NHNT phát hành: phòng

của nơi phát phòng khách

và

KH lập giấy đề nghị xác

hành GTCG

xác

minh

nhận

chuyển

xuống

nguồn

phòng TT và KDDV xác

gốcGTCG

nhận

(nếu cần)

- Nhận bàn giao GTCG từ

nhận Cán
hàng

bộ


3

Lập

tờ

khách hàng (theo mẫu)
Lập tờ trình (Theo

trình

và

mẫu)

hòan thiện

-

hồ sơ giải

kiêm giấy đề nghị vay

ngân

vốn, kiêm Hợp đồng cầm

- Bộ hồ sơ Cán
vay vốn

bộ

phòng KH

Lập HĐ tín dụng

cố, giấy nhận nợ
4

Phê duyệt

Bản gốc GTCG là

TSĐB

- Trưởng /phó phòng KH

- Bộ hồ sơ Trưởng/phó

phê duyệt vào Tờ trình và

vay vốn

ký Hợp đồng

phòng
hoặc

KH
BGĐ

nếu vượt hạn
5

Cập

nhật

-

dữ

liệu

duyệt được chuyển sang

vào

hệ

thống

Tòan bộ hồ sơ phê

Bộ

hồ

vay vốn

múc của TP
sơ Phòng
Quản lý nợ

phòng QLN.
-

Phòng QLN kiểm

tra hồ sơ, nếu khớp đúng
thì tác nghiệp trên hệ
thống: mở TK vay, khai
báo TSĐB và liên kết
TSĐB với HĐ vay để
thực hiện phong tỏa TK,

cài đặt bản ghi thu gốc,
6

Giải ngân

lãi tự động
-Bộ phận QLN chuyển hồ - 01 bản gốc Kế tóan tiền
sơ cần thiết cho Kế tóan HĐ

vay


tiền vay để giải ngân
- Hạch tóan nhập kho
7

Nhập kho

TSĐB (ngoại bảng)
- QLN chuyển bản gốc

- Quản lý nợ,

TSĐB

GTCG và BB bàn giao

thu kho tiền

với khách hàng nhập kho

8

Thu nợ

tại kho tiền
Tự động thu bằng - Bảng kê thu - Kế toán tiền
hệ thống từ Tài khoản tự
tiền gửi của KH

(AFT)

-

Thu bằng TM

-

-

Thu

bằng

Tất

tóan

TK vay

-

Giấy

-

Phiếu

chuyển khỏan
Khách hàng trả hết BB giao nhận -

nợ, có nhu cầu nhận lại TSĐB
TSĐB thì QLN làm phiếu
XK TSĐB giao lại GTCG
cho phòng KH để phòng
KH bàn giao lại cho KH
(theo mẫu)
-

nộp

nguồn tiền

khác
8

đông vay

Sau khi KH trả hết

nợ thì QLN giải tỏa

TSĐB

QLN,

phòng KH


Theo quy định, tổng thời gian tối đa kể từ lúc nhận hồ sơ của khách hàng tới khi
giải ngân là 60 phút. Tuy nhiên, thực tế tại VCB Bắc ninh thường bị kéo dài hơn 60
phút do thời gian phối hợp tác nghiệp giữa các bộ phận liên quan.
Quy trình này đang được thực hiện tại VCB Bắc ninh. Trong quá trình thực hiện,
chúng tôi nhận thấy một số bất cập đặc biệt là thời gian phục vụ khách hàng chưa
đạt yêu cầu, chưa đáp ứng được nhu cầu của KH. Sau khi nghiên cứu lại quy trình,
áp dụng các kiến thức tại môn học Quản trị hoạt động, tôi nhận thấy một số nhược
điểm như sau:
- Thứ nhất, tại chi nhánh Bắc ninh chức năng, nhiệm vụ cho vay Tài sản cầm cố
là GTCG do NHNT phát hành chỉ được thực hiện ở phòng khách hàng nên
khách hàng khó tiếp cận. Khách hàng có nhu cầu vay vốn phải lên trực tiếp trụ
sở chính để thực hiện dẫn đến mất thời gian, công sức đi lại của khách hàng
trong khi đó, VCB Bắc Ninh có nhiều phòng giao dịch thì PGD không được
Giám đốc giao thực hiện nhiệm vụ này.
- Thứ hai, điều kiện vay vốn đối với sản phẩm này rất đơn giản nên trong hồ sơ
vay vốn không cần thiết phải tờ trình. Bỏ tờ trình thì sẽ rút ngắn được thời gian
xử lý khoảng 10 đến 15 phút.
- Thứ ba, bỏ khâu xác nhận phong tỏa tài sản là GTCG do NHNT phát hành tại
phòng thanh tóan và KDDV bởi trong hệ thống thì cán bộ KH, QLN đều có thể
xác minh được trên hệ thống, đồng thời khi liên kết TS với HĐ vay ở khâu tác
nghiệp của QLN thì hệ thống đã phong tỏa TSĐB. Bớt được khâu này sẽ giảm
được từ 5 đến 10 phút.
- Thứ ba, khâu bàn giao TSĐB từ QLN cho Cán bộ phòng KH, sau đó cán bộ KH

bàn giao lại cho Khách hàng (theo mẫu). Bộ phận QLN phải có trách nhiệm
nhận lại giấy bàn giao có ký nhận của khách hàng để lưu hồ sơ. Tuy nhiên phát
sinh thêm việc theo dõi, bàn giao lại từ cán bộ KH với QLN cũng mất nhiều


thời gian và các thao tác không gia tăng lợi ích. Đồng thời việc cán bộ QLN
quên không nhận lại BB bàn giao Hồ sơ TSĐB có chữ ký xác nhận của khách
hàng dẫn đến có thể xảy ra tranh chấp trong trường hợp cán bộ khách hàng
không hòan thành nhiệm vụ (không đưa cho khách hàng, bị mất, thất lạc…).
Vậy, để hòan thiện, cải tiến quy trình đảm bảo thời gian thực hiện rút ngắn, giải
ngân an toàn, hiệu quả, tôi đề xuất biện pháp giải quyết như sau:
- Thứ nhất, Giám đốc giao thêm nhiệm vụ cho Phòng giao dịch được phép cho
vay tài sản cầm cố là Giấy tờ có giá do NHNT phát hành.
- Thứ hai, bỏ tờ trình trong hồ sơ vay vốn: Chỉ cần Hợp đồng kiêm đề nghị vay
vốn kiêm Hợp đồng cầm cố, giấy nhận nợ, Biên bản giao nhận hồ sơ tài sản
cầm cố và GTCG bản gốc, CMND/hộ chiếu bản pho to.
- Thứ ba, bỏ khâu xác nhận phong tỏa tài khỏan
- Thứ tư, việc xuất TSĐB để bàn giao lại cho Khách hàng thực hiện bàn giao ba
bên ngay sau khi khách hàng tất tóan khỏan vay: QLN, cán bộ khách hàng và
khách hàng.

Câu 2.
Quản trị hoạt động là một môn khoa học nghiên cứu tính hiệu quả của quá trình
chuyển hóa từ các nguồn lực đầu vào sản xuấ như nguyên vật liệu, vốn, lao động
thành các sản phẩm đầu ra hữu dụng cho khách hàng như hàng hóa và dịch vụ.
Khách hàng ngày càng đòi hỏi hàng hóa dịch vụ có chất lượng cao với giá cả cạnh
tranh, được liên tục đổi mới và cải tiến. Nghiên cứu về quản trị hoạt động ngày
càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết với các doanh nghiệp từ sản xuất cho đến
dịch vụ và kinh doanh thương mại.

Hiện nay, tôi đang công tác tại Ngân hàng TMCP ngoại thương Việt Nam – chi
nhánh Bắc Ninh với cương vị là Trưởng phòng kế toán. Trước khi nghiên cứu môn
học này, tôi cũng luôn trăn trở tìm tòi các biện pháp để hoàn thiện công tác quản lý
trong phòng kế toán cũng như hoàn thiện các quy trình tác nghiệp tại Ngân hàng
toi đang công tác. Sau khi nghiên cứu môn học Quản trị hoạt động, bản thân tôi đã
nắm được một số khái niệm và kỹ năng cơ bản trong quản trị hoạt động giúp tôi
nhìn nhận các vấn đề trong hoạt động của đơn vị công tác được rõ ràng hơn, có
thêm các công cụ để quản lý, kỹ năng tác nghiệp, góp phần cải tiến và hoàn thiện
các quy trình tác nghiệp tại Ngân hàng TMCP ngoại thương Việt Nam- chi nhánh
Bắc Ninh.
Môn học có rất nhiều nội dung hữu dụng cho Ngân hàng của chúng tôi, trong đó
tôi thấy những nội dung có thể áp dụng ngay vào công việc của tôi và của Ngân
hàng tôi như sau:
Thứ nhất là khái niệm về hệ thống sản xuất just-in-time và LEAN.
Thông qua nguyên tắc của LEAN, tôi nhận thức rõ ràng về sự lãng phí. Đó là quan
điểm: bất kỳ vật liệu hay quy trình, tính năng nào không tạo thêm giá trị theo quan
điểm của khách hàng đều được xem là thừa, lãng phí và nên loại bỏ. Với quan
điểm đó tôi nhìn nhận lại những quy trình thừa trong quy trình tác nghiệp của Ngân
hàng, những thao tác thừa của bản thân để hoàn thiện và làm tăng năng suất lao
động, đem lại sự hài lòng cho khách hàng. Đặc biệt là sự luân chuyển chứng từ, sự
phối hợp giữa các bộ phận trong Ngân hàng là những vấn để tôi có thể cải tiến
được ngay.
Để triển khai LEAN, đầu tiên, chúng tôi đo lường, thống kê thời gian thực hiện các
giao dịch của nhân viên, thống kê thời gian đông khách, thống kê các lỗi, sự cố hay
xảy ra trong quá trình tác nghiệp.


Sau đó, là tiêu chuẩn hóa công việc. Phân định rõ chức năng nhiệm vụ các phòng
ban, quy định rõ yêu cầu công việc và thời gian hoàn thành. Đối với cán bộ xây

dựng bảng mô tả chi tiết và định mức công việc, giúp nhân viên loại bỏ được bớt
các thao tác thừa và tăng năng suất lao động cho nhân viên. Tiếp theo, là liên tục
cải tiến và khuyến khích sự tham gia của cán bộ nhân viên. Mọi cán bộ đều tham
gia vào quá trình cải tiến quy trình, cải tiến phương pháp làm việc. Khuyến khích
mọi nhân viên cải tiến bằng cách chấm điểm sáng kiến, tuyên dương và khen
thưởng kịp thời các sáng kiến có lợi cho Ngân hàng.
Triển khai phương pháp 5S : Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Sẵn sàng, Sâu sát là
phương pháp rất thiết thực và hữu dụng cho tất cả mọi người và áp dụng được
ngay. Để thực hiện được 5S chúng tôi đã dán phương pháp 5S ngay trước bàn làm
việc để nhắc nhở và 5S trở thành thuộc. Bên cạnh đó, 5S là một trong những tiêu
chuẩn để đánh giá chất lượng cán bộ, nhân viên tại Ngân hàng tôi.
Và tiếp theo nữa là bố trí, quy hoạch nhân sự cho phù hợp, linh hoạt. Đồng thời bố
trí lại mặt bằng, vị trí các quầy giao dịch, phòng ban đảm bảo thuận tiện, không bị
tắc nghẽn trong giao dịch.
Ngân hàng TMCP ngoại thương Bắc ninh chúng tôi là một chi nhánh nhỏ với số
lượng nhân viên là 80 người nên việc áp dụng LEAN là khả thi và đây cũng đã là
một trong những mục tiêu chúng tôi hướng tới.
Thứ hai, chương trình 6 Sigma.
Để thực hiện được chương trình này, Ngân hàng chúng tôi cần có sự quyết tâm và
đồng ý của Giám đốc. Tuy nhiên, bản thân các lãnh đạo cấp phòng như tôi cần
nhận thức phải thay đổi phương pháp quản lý,trao quyền cho nhân viên để cải tiến
chất lượng và áp dụng thực hiện trước trong quy mô của phòng để từ đó nhân rộng
ra các phòng khác và tham mưu cho Giám đốc.


Ngoài ra còn rất nhiều nội dung hữu dụng và bổ ích cho quản trị hoạt động ở Ngân
hàng chúng tôi, như: lập kế hoạch tổng hợp, phân tích ABC. Tuy nhiên,
trong phạm vi bài viết này tôi tập trung trình bày phương pháp LEAN bởi
tính khả thi và cần thiết trong quản lý hiện tại của Ngân hàng TMCP ngoại
thương VN – chi nhánh Bắc Ninh.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:
1. Quy trình cho vay cầm cố giấy tờ có giá tại NHNT Việt Nam
2. Giáo trình Quản trị hoạt động
3. Slide bài giảng môn học Quản trị hoạt động