Quy trình nghiệp vụ mua bán kỳ hạn chứng khoán

1. Đơn vị lựa chọn: Tổng Công ty Tài chính cổ phần Dầu khí Việt Nam
(PVFC)
2. Quy trình tác nghiệp lựa chọn: Quy trình Nghiệp vụ Mua bán kỳ hạn
chứng khoán.
3. Mô tả quy trình:
CÁC BƯỚC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ
Bước 1: Tiếp nhận thông tin và hướng dẫn khách hàng thực hiện thủ
tục bán kỳ hạn chứng khoán
Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ mua bán kỳ hạn chứng
khoán, cán bộ nghiệp vụ tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, giới thiệu với khách
hàng về dịch vụ mua kỳ hạn chứng khoán tại PVFC. Giới thiệu Danh mục và
giá mua kỳ hạn chứng khoán tại PVFC. Nếu khách hàng đáp ứng đủ điều kiện
theo yêu cầu của PVFC, cán bộ nghiệp vụ hướng dẫn khách hàng hoàn thiện hồ
sơ.
Cán bộ nghiệp vụ kiểm tra hồ sơ trên so với các giấy tờ bản gốc :
- Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cán bộ nghiệp vụ nhận hồ sơ và hẹn ngày
trả lời.
- Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cán bộ nghiệp vụ đề nghị khách hàng bổ sung
các giấy tờ còn thiếu.
Bước 2: Đánh giá khách hàng và Lập tờ trình mua kỳ hạn chứng
khoán
* Cán bộ nghiệp vụ thực hiện kiểm tra, đánh giá khách hàng
* Sau khi thẩm định, cán bộ nghiệp vụ lập Tờ trình mua kỳ hạn chứng
khoán. Trong Tờ trình phải nêu rõ các nội dung đã thẩm định. Cán bộ nghiệp vụ
chuyển Tờ trình và toàn bộ hồ sơ cho phụ trách đơn vị. Phụ trách đơn vị xem
xét, kiểm tra, đánh giá lại việc thẩm định, ký Tờ trình và trình cấp có thẩm
quyền phê duyệt.
Bước 3: Xem xét và phê duyệt mua kỳ hạn chứng khoán


Trên cơ sở Tờ trình của đơn vị, các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết

định mua kỳ hạn chứng khoán theo phân cấp.
Căn cứ quyết định của cấp có thẩm quyền được ghi cụ thể trên Tờ trình,
cán bộ nghiệp vụ thực hiện:
- Trường hợp từ chối, cán bộ nghiệp vụ sao lại toàn bộ hồ sơ và trả lại bản
chính cho khách hàng. Hồ sơ sao lại của khách hàng, cán bộ nghiệp vụ phải lưu
lại và ghi vào sổ nhật ký hồ sơ từ chối mua kỳ hạn chứng khoán.
- Trường hợp chấp thuận, cán bộ nghiệp vụ thông báo cho khách hàng và
thực hiện các thủ tục tiếp theo.
Bước 4: Thực hiện chuyển nhượng chứng khoán sang tên PVFC
Cán bộ nghiệp vụ và phụ trách đơn vị nhận Giấy chứng nhận sở hữu
chứng khoán của khách hàng, Hợp đồng chuyển nhượng chứng khoán và ký vào
phần giao nhận.
* Cán bộ nghiệp vụ làm thủ tục chuyển nhượng sở hữu chứng khoán tại
Tổ chức phát hành hoặc Đại lý chuyển nhượng của Tổ chức phát hành để sang
tên cho PVFC.
* Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán sau khi sang tên PVFC phải được
niêm phong và gửi vào Quỹ. Việc giao nhận túi niêm phong phải lập thành Biên
bản giao nhận Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán và có chữ ký xác nhận
của các bên.
Bước 5: Ký hợp đồng mua kỳ hạn chứng khoán
Trên cơ sở Hợp đồng mua kỳ hạn chứng khoán mẫu, cán bộ nghiệp vụ
soạn Hợp đồng mua kỳ hạn chứng khoán trình Trưởng phòng nghiệp vụ kiểm
tra, chuyển cho khách hàng ký và trình Tổng Giám đốc hoặc người được uỷ
quyền ký. Hợp đồng được lập thành 02 bản, khách hàng giữ 01 bản, PVFC giữ
01 bản.
Bước 6: Giải ngân
Cán bộ nghiệp vụ lập Lệnh giải ngân (02 bản) cùng toàn bộ hồ sơ liên
quan, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt giải ngân.
Bước 7: Theo dõi thực hiện hợp đồng mua kỳ hạn chứng khoán

Trong quá trình thực hiện Hợp đồng mua kỳ hạn chứng khoán, cán bộ
nghiệp vụ phải có trách nhiệm theo dõi tình hình giá mua kỳ hạn chứng khoán
của khách hàng để có biện pháp xử lý phù hợp.
Trước 30 (ba mươi) ngày trước ngày bán lại chứng khoán cho khách
hàng, cán bộ nghiệp vụ liên lạc với khách hàng nhắc nhở về việc đến hạn, thông
báo cho khách hàng chuẩn bị các điều kiện thực hiện việc mua lại chứng khoán.
Bước 8: Thanh lý Hợp đồng mua kỳ hạn chứng khoán
Sau khi khách hàng đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ tài chính với PVFC, cán
bộ nghiệp vụ lập:
- Tờ trình bán lại chứng khoán kiêm lệnh xuất kho Giấy chứng nhận
sở hữu chứng khoán
- Đơn đăng ký chuyển nhượng chứng khoán;
- Phiếu thu hoặc giấy tờ xác nhận việc nộp/chuyển tiền cho PVFC.
Cán bộ nghiệp vụ trình Phụ trách đơn vị kiểm tra và trình cấp có thẩm
quyền phê duyệt.
Sau khi được phê duyệt, cán bộ nghiệp vụ thực hiện:
- Sao 01 bản Tờ trình bán lại chứng khoán kiêm lệnh xuất kho Giấy
chứng nhận sở hữu chứng khoán cho thủ quỹ để nhận lại giấy chứng nhận sở
hữu chứng khoán.
- Làm thủ tục tại tổ chức phát hành hoặc Đại lý chuyển nhượng của Tổ
chức phát hành, yêu cầu chuyển nhượng sở hữu chứng khoán sang cho khách
hàng trình Trưởng phòng kiểm tra và trình cấp có thẩm quyền ký gửi đơn vị phát
hành.
Cán bộ nghiệp vụ cùng phụ trách đơn vị giao nhận Giấy chứng nhận sở
hữu chứng khoán với khách hàng, ký Biên bản giao nhận giấy chứng nhận sở
hữu chứng khoán. Biên bản giao nhận giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán
phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan.
4. Quy trình này có những nhược điểm gì cho công tác quản lý:
Nhược điểm là khâu chuyển nhượng chứng khoán sang tên PVFC. Đây là

điều kiện kiên quyết nhằm tránh rủi ro cho PVFC. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều


khách hàng là cổ đông sáng lập hoặc là người nắm giữ vị trí chủ chốt tại doanh
nghiệp nên việc chuyển nhượng cổ phần không thực hiện được. Khi đó thay vì
thực hiện chuyển nhượng, khách hàng và PVFC thực hiện phong tỏa cổ phiếu.
Tính chất pháp lý và tính chặt chẽ của phong tỏa không thể bằng chuyển nhượng
sang tên cũng như sẽ khiến PVFC mất nhiều thời gian xử lý nếu khách hàng vi
phạm hợp đồng.
5. Quy trình này cần cải thiện để việc thực hiện trở nên tốt hơn:
Điều 7 của quy trình nên quy định rõ hơn và thêm lịch nhắc trả nợ cho
khách hàng, điều này giúp khách hàng có trách nhiệm hơn với khoản vay của
mình. Việc nhắc lịch không chỉ nên quy định 30 ngày trước ngày bán lại chứng
khoán cho khách hàng mà cần thực hiện thêm từ thời điểm 15 ngày và 07 ngày
trước ngày bán lại chứng khoán để nhắc khách hàng nghĩa vụ trả nợ cũng như
nhắc cán bộ nghiệp vụ không quên ngày đáo hạn khoản vay.
6. Những nội dung nào trong môn học Quản trị hoạt động này có thể áp
dụng vào công việc hoặc doanh nghiệp:
Thực tế, tôi đang làm việc tại một đơn vị làm dịch vụ - tài chính, công
việc của tôi thiên về hoạt động đầu tư tài chính. Do vậy, không nhiều những kiến
thức của môn học này giúp tôi áp dụng vào công việc. Tuy nhiên, từ môn học,
tôi hiểu được một số những yếu tố tổng thể như hiểu về 7 loại lãng phí và
nguyên tắc 5S; hiểu về sự quan trọng và cần thiết của việc xây dựng kế hoạch
ngắn hạn/trung hạn/dài hạn để hỗ trợ cho hoạt động của doanh nghiệp. Điều này
sẽ hỗ trợ tôi trong việc áp dụng vào công việc và tư duy tốt trong cách xử lý
công việc của mình.