Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà

MỤC LỤC
Danh mục bảng, biểu, sơ đồ, hình vẽ
Mở đầu
Chương 1 – Cơ sở lý luận về quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá. .3
1.1 Những vấn để cơ bản về hoạt động nhập khẩu hàng hoá ở Doanh
nghiệp...............................................................................................................3
1.1.1 Nhập khẩu và hợp đồng nhập khẩu..................................................3
1.1.2 Nội dung cơ bản của hợp đồng nhập khẩu hàng hoá.......................3
1.1.3 Các hình thức nhập khẩu .................................................................4
1.1.3.1 Nhập khẩu trực tiếp...................................................................4
1.1.3.2 Nhập khẩu uỷ thác....................................................................4
1.1.3.3 Nhập khẩu tái xuất....................................................................4
1.2 Nội dung quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá..........................4
1.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu.................................................................4
1.2.2 Mở L/C.............................................................................................5
1.2.3 Thuê tàu lưu cước............................................................................6
1.2.4 Mua bảo hiểm.................................................................................7
1.2.5 Làm thủ tục hải quan........................................................................8
1.2.5.1 Thông quan truyền thống..........................................................9
1.2.5.2 Thông quan điện tử...................................................................9
1.2.6 Giao nhận và kiểm tra hàng hoá....................................................10
1.2.7 Thanh toán.....................................................................................10
1.2.8 Giao hàng cho khách (chủ hàng nội địa).......................................11
1.2.9 Khiếu nại và xử lý vi phạm hợp đồng............................................11
1.3 Những nhân tố tác động đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu thiết
bị văn phòng..................................................................................................12
1
1.3.1 Một số quy định nhà nước về việc nhập khẩu thiết bị văn phòng. 12
1.3.2 Đặc điểm của hàng hoá ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ nhập
khẩu thiết bị văn phòng...........................................................................12
1.3.3 Phương thức và điều kiện thanh toán quốc tế................................14

1.3.4 Các điều kiện thương mại quốc tế..................................................14
1.3.5 Đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp nhâp khẩu.....................15
1.3.6 Các yếu tố khách quan...................................................................17
Chương 2 – Phân tích quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công
ty TNHH Tân Hồng Hà................................................................................19
2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Tân Hồng Hà.....................................19
2.1.1 Quá trình hình thành, phát triển của Công ty TNHH Tân Hồng Hà
................................................................................................................19
2.1.2 Cơ cấu tổ chức...............................................................................20
2.1.3 Đánh giá khái quát về tiềm lực của công ty...................................21
2.2 Khái quát về thị trường kinh doanh của công ty.............................24
2.2.1 Sản phẩm và dịch vụ kinh doanh...................................................24
2.2.2 Khách hàng....................................................................................25
2.2.3 Đối thủ cạnh tranh..........................................................................26
2.3 Thực trạng về nghiệp vụ tổ chức thực hiện nhập khẩu thiết bị văn
phòng ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà..................................................29
2.3.1 Mở L/C...........................................................................................29
2.3.2 Mua bảo hiểm hàng hoá.................................................................30
2.3.3 Làm thủ tục hải quan......................................................................32
2.2.4 Giao nhận và kiểm tra hàng hoá....................................................33
2.3.5 Thanh toán.....................................................................................34
2.3.6 Khiếu nại và xử lý vi phạm hợp đồng............................................35
2
2.4 Kết quả của việc tổ chức thực hiện nhập khẩu thiết bị văn phòng ở
Công ty TNHH Tân Hồng Hà.................................................................37
2.5 Đánh giá chung về việc tổ chức thực hiện nhập khẩu thiết bị văn
phòng ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà.................................................. 38
2.5.1 Ưu điểm.........................................................................................38
2.5.2 Tồn tại............................................................................................41
Chương 3 - Một số biện pháp hoàn thiện quy trịnh nghiệp vụ nhập khẩu

hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà..................................................43
3.1 Mục tiêu, phương hướng phát triển của Công ty.............................43
3.1.1 Phương hướng phát triển của Công ty TNHH Tân Hồng Hà.......43
3.1.2 Kế hoạch mục tiêu năm 2008.........................................................45
3.2 Một số biện pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng
hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà....................................................... 45
3.2.1 Một số cải tiến trong quy trình tổ chức thực hiện nhập khẩu hàng
hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà...................................................... 45
3.2.1.1 Trong nghiệp vụ mở L/C........................................................45
3.2.1.2 Trong nghiệp vụ thanh toán....................................................46
3.2.1.3 Trong nghiệp vụ làm thủ tục hải quan....................................47
3.2.2 Biện pháp tổ chức quản lý hợp đồng nhập khẩu ...........................48
3.2.3 Biện pháp khuyến khích động lực làm việc của các nhân viên
nghiệp vụ.................................................................................................50
3.2.4 Biện pháp hạn chế ảnh hưởng tiêu cực xuất phát từ nguyên nhân
khách quan..............................................................................................53
3.2.5 Biện pháp nâng cao trình độ cho nhân viên nghiệp vụ..................53
3.2.6 Biện pháp cải thiện nguồn vốn kinh doanh....................................55
3.2.7 Áp dụng thương mại điện tử vào việc kinh doanh của công ty.....56
3.2.8 Thiết lập bộ phận nghiên cứu thị trường........................................58
3
3.3 Các điều kiện thực hiện..................................................................... 61
3.3.1 Kiến nghị về các chính sách kinh tế đặc biệt là chính sách thuế...62
3.3.2 Kiến nghị với cơ quan hải quan.....................................................62
3.3.3 Kiến nghị với các ban ngành liên quan..............................................
Kết luận..........................................................................................................64
Tài liệu tham khảo........................................................................................66
4
DANH MỤC BẢNG BIỂU
1. Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty

(Nguồn: Phòng kế hoạch - Xuất nhập khẩu )
2. Bảng 2.2: Tình hình tài sản của công ty 3 năm gần đây (đơn vị: triệu
đồng)
(Nguồn: Phòng tài vụ - Công ty TNHH Tân Hồng Hà)
3. Bảng 2.3: Tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty TNHH
Tân Hồng Hà trong giai đoạn 2003-2007
(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt thực hiện hợp đồng nhập khẩu của
phòng Kế hoạch - Xuất nhập khẩu)
5
MỞ ĐẦU
Xu thế phân công lao động quốc tế, vận dụng lợi thế so sánh để sản xuất
hàng hoá bán ra trên thị trường thế giới, phát triển quan hệ kinh tế, làm cho
các nước được tự do trao đổi hàng hoá đã trở thành một xu thế tất yếu ở tất cả
các nước trên thế giới. Việt Nam cũng nằm trong số đấy, không thể nào tồn
tại và phát triển nhanh được khi không có hoặc ít có quan hệ kinh tế với nước
ngoài.
Gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, bên cạnh cơ hội còn có những
thách thức. Nếu công ty thích nghi và có những thay đổi cho phù hợp thì sẽ
đưa lại cho công ty nhiều cơ hội kinh doanh cũng như thuận lợi trong quá
trình kinh doanh của họ.
Thị trường rộng lớn hơn nhưng môi trường cạnh tranh cũng khốc liệt hơn,
đòi hỏi doanh nghiệp phải có năng lực quản lý và điều hành hoạt động nhập
khẩu có hiệu quả, am hiểu các quy trình nghiệp vụ nhập khẩu…
Trên cơ sở nghiên cứu các hoạt động tổ chức nghiệp vụ nhập khẩu hàng
hoá của Công ty TNHH Tân Hồng Hà trong thời gian qua, và sự hướng dẫn
nhiệt tình của ThS. Đặng Thuý Hồng, tôi xin đưa ra đề tài: “Hoàn thiện quy
trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà”.
Hy vọng đề tài tôi đưa ra phù hợp với nhu cầu thực tiễn đất nước, và dùng
một phần kiến thức hữu hạn của mình, đóng góp cho công ty ngày một phát
triền đi lên.

Bài viết của tôi gồm 3 phần chính:
Chương I : Cơ sở lý luận về quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá.
Chương II : Phân tích quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty
TNHH Tân Hồng Hà.
Chương III : Một số biện pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập khẩu
hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà.
6
Vì kiến thức lý luận và thực tế còn nhiều hạn chế, bài viết của tôi chắc chắn
không tránh khỏi sai sót. Mong nhận được sự đóng góp từ thầy cô và các bạn.
7
CHƯƠNG 1 - CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ NHẬP
KHẨU HÀNG HOÁ
1.1 Những vấn để cơ bản về hoạt động nhập khẩu hàng hoá ở Doanh
nghiệp
1.1.1 Nhập khẩu và hợp đồng nhập khẩu
1.1.1.1 Nhập khẩu:
Nhập khẩu là việc quốc gia này mua hàng hóa và dịch vụ từ quốc gia khác.
Nói cách khác, đây chính là việc nhà sản xuất nước ngoài cung cấp hàng hóa
và dịch vụ cho người cư trú trong nước.
1.1.1.2 Hợp đồng nhập khẩu:
Hợp đồng nhập khẩu là sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán ở hai nước
khác nhau.Trong đó quy định, bên bán phải cung cấp hàng hóa và chuyển
giao quyền sở hữu và các chứng từ có liên quan cho bên mua và bên mua phải
thanh toán tiền hàng.
1.1.2 Nội dung cơ bản của hợp đồng nhập khẩu hàng hoá:
Một hợp đồng nhập khẩu hàng hoá thường gồm ba phần: phần mở đầu,
phần nội dung và kết thúc.
Phần mở đầu: các chủ thể của hợp đồng, căn cứ pháp lý, địa điểm ngày
tháng ký kết hợp đồng và mục đích ký kết hợp đồng,
Phần nội dung bao gồm các điều khoản hợp đồng. Các điều khoản chủ yếu

như tên hàng, số lượng, chất lượng, giá cả, thời gian và địa điểm giao hàng,
thanh toán. Thiếu một trong những điều khoản này thì hợp đồng trở nên vô
hiệu. Các điều khoản cần thiết khác như bao bì, đóng gói, ký mã hiệu, trọng
tài…Thiếu một trong các điều khoản này thì hợp đồng chỉ vô hiệu từng phần.
Phần kết thúc: đại diện các bên, chức vụ, ngày tháng và địa điểm ký kêt
hợp đồng, chữ ký.
8
1.1.3 Các hình thức nhập khẩu
1.1.3.1 Nhập khẩu trực tiếp:
Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu mà người ký kết hợp đồng
nhập khẩu là người trực tiếp mua lô hàng đó và thánh toán tiền hàng.
1.1.3.2 Nhập khẩu uỷ thác:
Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu mà theo đó đơn vị đặt hàng gọi
là bên uỷ thác giao cho đơn vị ngoại thương gọi là bên nhận uỷ thác, tiến hành
nhập khẩu một lô hàng nhất định. Bên nhận uỷ thác phải ký kết và thực hiện
hợp đồng nhập khẩu với danh nghĩa của mình nhưng bằng chi phí của bên uỷ
thác.
1.1.3.3 Nhập khẩu tái xuất
Nhập tái xuất là hình thức nhập khẩu mà người nhập khẩu tiến hành nhập
khẩu hàng hoá để phục vụ mục đích xuất khẩu.
1.2 Nội dung quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá
1.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu
Một hàng hoá muốn ra vào biên giới của một quốc gia phải chịu sự quản lý
của chính phủ quốc gia đó. Để kiểm soát được chặt chẽ số lượng và chất
lượng hàng hoá ra vào, chính phủ đã đề ra biện pháp là xin giấy phép nhập
khẩu. Tuy nhiên không phải bất cứ mặt hàng nào cũng phải xin giấy phép, và
ngày nay trong xu thế tự do hoá mậu dịch, số mặt hàng này đã được giảm bớt.
Hàng hoá nhập khẩu phải đảm bảo các quy định liên quan đến kiểm dịch động
thực vật, vệ sinh an toàn thực phẩm và tiêu chuẩn chất lượng, phải chịu sự
kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý chuyên ngành. Đối với mặt hàng

không được phép nhập khẩu thì nhập khẩu là trái phép. Những mặt hàng này
thường liên quan đến vấn đề an ninh, quốc phòng như vũ khí quân sự (súng,
9
đạn,…) hay những văn hoá phẩm đồi truỵ, ảnh hưởng đến thuần phong mỹ
tục của quốc gia. Theo nghị định 12/2006/NĐ-CP, đối với những mặt hàng
nhập khẩu phải xin giấy phép thì đơn vị nhập khẩu phải xin giấy phép của Bộ
Thương mại hoặc các Bộ quản lý chuyên ngành. Còn các hàng hoá khác ngoài
các hàng hoá cấm nhập, tạm ngừng nhập và các hàng hoá không thuộc quy
định tại các khoản mục riêng thì chỉ phải làm thủ tục thông quan tại cửa khẩu.
Đối với hàng hoá thuộc danh mục quản lý theo hạn ngạch, bộ Thương mại sẽ
công bố lượng hạn ngạch và dưới sự chỉ đạo của bộ Tài chính, phối hợp với
các bộ và cơ quan quản lý sản xuất xác định mức thuế nhập khẩu trong hạn
ngạch và ngoài hạn ngạch.
1.2.2 Mở L/C:
Thư tín dụng (L/C): là cam kết của ngân hàng đối với người nhập khẩu sẽ
thanh toán một số tiền nhất định, trong một thời gian nhất định cho người xuất
khẩu nếu họ xuất trình được bộ chứng từ phù hợp với điều khoản và điều kiện
của thư tín dụng.
Nếu hai bên thoả thuận sẽ thanh toán bằng thư tín dụng, thì công việc đầu tiên
của người nhập khẩu là đến ngân hàng viết đơn xin mở L/C và nộp tại ngân
hàng một số giấy tờ sau:
∗ Ðối với L/C at sight:
+ Giấy phép nhập khẩu (nếu hàng hoá được quản lý bằng giấy phép)
Quota (đối với hàng quản lý bằng hạn ngạch)
+ Hợp đồng nhập khẩu (bản sao)
+ Ðơn xin mở L/C at sight (theo mẫu in sẵn của Ngân hàng). Cơ sở viết
đơn là hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký kết.
∗ Ðối với L/C trả chậm:
10
+ Giấy phép nhập khẩu (nếu có) hoặc quota nhập

+ Phương án bán hàng để thanh toán nhập khẩu
+ Ðơn xin mở L/C trả chậm (theo mẫu in sẵn của Ngân hàng). Cơ sở viết
đơn là hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký kết.
+ Ðơn xin bảo lãnh và cam kết trả nợ (theo mẫu của Ngân hàng)
Tuỳ từng trường hợp mà ngân hàng yêu cầu mức ký quỹ để mở L/C khác
nhau. Hiện nay các ngân hàng quy định tỷ lệ ký qũi (100%, dưới 100% hoặc
không cần ký quỹ.
Sau khi ngân hàng phát hành L/C, doanh nghiệp sẽ nhận được một bản sao
L/C đó. Doanh nghiệp nhập khẩu nên xem xét đối chiếu giữa nội dung L/C
với đơn yêu cầu của mình để đảm bảo rằng L/C hoàn toàn phù hợp với hợp
đồng và với yêu cầu của mình, đồng thời thông báo cho ngân hàng ngay
những sai lệch nếu có. Nếu người nhập khẩu có nhu cầu sửa đổi L/C , doanh
nghiệp cần xuất trình Thư yêu cầu sửa đổi L/C (theo mẫu) kèm văn bản thoả
thuận giữa người mua và người bán (nếu có).
1.2.3 Thuê tàu lưu cước
Việc thuê phương tiện vận tải phục vụ quá trình nhập khẩu hàng hoá trước
tiên phụ thuộc vào tính chất hàng hoá. Ví dụ: hàng hoá vận chuyển bằng
đường biển có khối lượng lớn và để trần thì nên thuê tàu chuyến, còn hàng
hoá lẻ tẻ, lặt vặt, đóng trong bao kiện thì thuê tàu chợ. Nếu điều kiện cơ sở
giao hàng thoả thuận trong hợp đồng là điều kiện E, F thì người mua phải tiến
hành thuê phương tiện vận tải, và ngược lại nếu hợp đồng được ký kết vận
chuyển theo điều kiện C, D thì trách nhiệm thuê phương tiện vận tải thuộc về
người bán. Hay hàng hoá vận chuyển trong container để hạn chế thời gian và
chi phí xếp dỡ hàng hoá, có giao nguyên container và giao lẻ container. Giao
11
nguyên container nếu chủ hàng có khối lượng hàng hoá lớn đóng đủ vào một
hay nhiều container. Còn giao lẻ container được áp dụng với những hàng hoá
lẻ không xếp đủ một container.
Việc thuê phương tiện vận tải cũng khá tốn kém thời gian và chi phí, đòi
hỏi phải nghiên cứu tính hình thị trường thuê tàu, am hiểu các điều kiện

thương mại quốc tế. Để quá trình nhập hàng hiệu quả nhất, người thuê
phương tiện vận tải thường uỷ thác cho một doanh nghiệp chuyên kinh doanh
dịch vụ giao nhận. Các doanh nghiệp này chuyên môn trong lĩnh vực giao
nhận có kỹ năng nghiệp vụ hơn và ít tốn kém về chi phí hơn và doanh nghiệp
nhập khẩu sẽ giảm bớt được các bước trong quá trình nhận hàng như lưu kho,
kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hoá…
1.2.4 Mua bảo hiểm
Có ba điều kiện bảo hiểm chính là bảo hiểm mọi rủi ro, bảo hiểm có tổn
thất riêng và bảo hiểm miễn tổn thất riêng. Ngoài ra, còn có một số điều kiện
bảo hiểm phụ như bảo hiểm rò gỉ, mất trộm, mất cắp,…Bên cạnh đó còn một
số điều kiện bảo hiểm đặc biệt như bảo hiểm chiến tranh, bảo hiểm đình công,
bạo loạn…Người mua bảo hiểm phải dựa vào điều khoản hợp đồng, tính chất
hàng hoá, tính chất bao bì và phương tiện vận tải, loại tàu chuyên chở để lựa
chọn điều kiện cho phù hợp. Trong điều kiệm cơ sở giao hàng chỉ có hai điều
kiện là người bán phải có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá là CIF đối với
hàng hoá vận chuyển bằng đường biển, và CIP đối với hàng hoá vận chuyển
đa phương thức. Thường nếu trong hợp đồng không thoả thuận về điều kiện
bảo hiểm, người bán sẽ mua bảo hiểm theo điều kiện C (điều kiện tối thiểu để
tiết kiệm chi phí). Nhưng khi hàng hoá vận chuyển gặp phải rất nhiều rủi ro
không lường trước được, nhất là hàng hoá chuyên chở bằng đường biển như
gặp bão lũ, chiến tranh, cướp biển. Nói chung người nhập khẩu không có
12
trách nhiệm phải mua bảo hiểm cho hàng hoá chuyên chở, nhưng đôi khi để
người nhập khẩu vẫn mua, để phòng tránh rủi ro cho mình. Ví dụ: nhập khẩu
theo FOB hay CFR người mua không có trách nhiệm (đối với người bán) phải
ký hợp đồng bảo hiểm, nhưng vì người mua có thể sẽ có thể phải chịu rủi ro
về mất mát hoặc hư hỏng hàng hoá kể từ thời điểm giao hàng qua lan can tàu,
nên thường người mua vẫn ký hợp đồng bảo hiểm hàng hoá để phòng các rủi
ro đã nói ở trên xảy ra sẽ được công ty bảo hiểm bồi thường một phần tổn
thất. Người nhập khẩu có thể mua bảo hiểm của hãng bảo hiểm nước ngoài

hoặc mua bảo hiểm trong nước. Đối với các doanh nghiệp nhập khẩu Việt
Nam nên lựa chọn công ty bảo hiểm trong nước. Vì khi tổn thất xảy ra, công
ty có thể yếu cầu khiếu nại, bồi thường nhanh chóng hơn do không phải
chuyển bộ hồ sơ khiếu nại sang nước xuất khẩu và chờ các công ty này cử
người sang giám định. Thêm vào đó, sẽ hạn chế được lượng ngoại tệ phải chi
trả cho công ty nước ngoài, điều này rất cần thiết đối với Việt Nam - một đất
nước chưa phát triển, cần nguồn ngoại tệ để phát triển đất nước.
1.2.5 Làm thủ tục hải quan
Thủ tục hải quan là biện pháp một quốc gia cần tiến hành để kiểm soát
hàng hoá ra vào biên giới nước mình. Hiện nay để đơn giản hoá quy trình thủ
tục hải quan, nhà nước cho phép áp dụng thông quan điện tử theo
50/2005/QĐ-BTC. Thông quan điện tử đã được áp dụng ở một số các cửa
khẩu như Hải phòng, Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và hiện nay còn tiếp
tục mở rộng tại một số các cửa khẩu.
1.2.5.1 Thông quan truyền thống:
Gồm 3 bước: Khai báo hải quan, xuất trình hàng hoá, thực hiện các quyết
định hải quan.
13
Công việc đầu tiên đển tiến hành làm thủ tục hải quan là khai báo hải
quan. Người nhập khẩu khai và nộp tờ khai hải quan cùng một số chứng từ
cần thiết liên quan lô hàng nhập khẩu như giấy phép nhập khẩu (đối với mặt
hàng nhập khẩu có giấy phép), hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, bảng kê
chi tiết hàng hoá…Trên tờ khai hải quan, doanh nghiệp nhập khẩu tự động
tính thuế theo biểu thuế xuất nhập khẩu 2001-2006 do Phòng thương mại phát
hành. Sau đó, hàng hoá luồng xanh, hàng hoá được thông quan luôn, bỏ qua
kiểm tra chứng từ giấy và kiểm tra thực tế hàng hoá. Cán bộ hải quan chỉ
kiểm tra lại việc tự tính thuế của doanh nghiệp và xác nhận thông quan hàng
hoá. Đối với hàng hoá luồng vàng: miễn kiểm tra thực tế hàng hóa mà chỉ
kiểm tra bộ chứng từ. Đối với hàng hoá luồng đỏ phải kiểm tra thực tế hàng
hoá, hàng hoá nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự thuận tiện cho việc tra.

Người nhập khẩu phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện
hàng và nộp thủ tục phí hải quan để nhân viên hải quan kiểm tra giám sát
hàng hoá. Sau khi kiểm tra thực tế hàng hoá, các doanh nghiệp nhập khẩu
phải thực hiện các quyết định của hải quan một cách nghiêm túc.
1.2.5.2 Thông quan điện tử:
Thông quan điện tử bao gồm 3 bước. Cũng tương tự như thông quan truyền
thống, nhưng thủ tục khai báo hải quan được đơn giản và nhanh chóng hơn,
do doanh nghiệp nhập khẩu có thể khai báo ở bất cứ đâu, vào bất cứ thời gian
nào, chỉ cần đăng ký tham gia thủ tục hải quan điện tử, và tự tạo thông tin
khai hải quan điện tử trên máy tính theo đúng các tiêu chuẩn và khuân dạng
chuẩn của tổng cục hải quan Hạn chế tình trạng quá tải tại các cửa khẩu, hay
áp lực đối với cán bộ hải quan do số lượng công việc nhiều nhưng số cán bộ
hải quan lại có hạn. Thêm một điểm khác biệt nữa là doanh nghiệp nhập khẩu
phải in và lưu chứng từ điện tử ra giấy trong thời hạn 5 năm (đảm bảo tính
14
chính xác, không bị thay đổi của thông tin do bị hacker phá hoại) thuận tiện
cho công việc kiểm tra sau thông quan hay phúc tập hải quan.
1.2.6 Giao nhận và kiểm tra hàng hoá
- Người nhập khẩu phải nhận được bộ chứng từ do người bán gửi tới và
chuẩn bị kho bãi, phương tiện, đội ngũ xếp dỡ hàng hoá.
- Nhận thông báo sẵn sàng xếp dỡ của hãng tàu và ký chấp nhận.
- Xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tàu để họ thu lại và cấp
cho người mua lệnh giao hàng.
- Kiểm tra hầm tàu, tình trạng hàng hoá sau đó tiến hành dỡ hàng, nhận
hàng và làm quyết toán với tàu.
- Nếu phát hiện hàng bị đổ vỡ hoặc hư hỏng sẽ phải lập biên bản hàng đổ
vỡ.
- Nếu hàng bị thiếu so với xác nhận trên vân đơn thì sẽ lập biên bản chứng
nhận hàng thiếu.
- Nếu thấy nghi ngờ hàng tổn thất, mất mát lập thư dự kháng

1.2.7 Thanh toán
Sau khi nhận được bộ chứng từ do người xuất khẩu gửi tới, ngân hàng mở
L/C sẽ kiểm tra chứng từ không quá 7 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận
chứng từ và thông báo kết quả kiểm tra cho người nhập khẩu bằng văn bản,
yêu cầu người nhập khẩu trả lời trong vòng 2 ngày làm việc. Doanh nghiệp
nhập khẩu sẽ nhận bộ chứng từ giao hàng theo L/C tại trụ sở ngân hàng. Sau
đó, doanh nghiệp cử một nhân viên nghiệp vụ tiến hàng kiểm tra bộ chứng
từ. Kiểm tra xem bộ chứng từ đã đủ về số lượng và nội dung của bộ chứng từ
đã hợp với quy định hay chưa. Trong trường hợp có những khác biệt giữa L/C
với chứng từ trong vòng 03 ngày làm việc, doanh nghiệp cần thông báo gấp
cho ngân hàng để khiếu nại ngân hàng nước ngoài. Doanh nghiệp cần ký quỹ
15
100% trị giá hóa đơn, hoặc ủy quyền cho ngân hàng khoanh số tiền tương ứng
trên tài khoản tiền gửi hoặc ghi nợ tài khoản tiền vay khi thanh toán. Ngân
hàng sẽ trích tiền từ tài khoản đã được chỉ định của doanh nghiệp để thanh
toán cho ngân hàng nước ngoài theo quy định của L/C khi nhận được bộ
chứng từ hoàn toàn phù hợp với các điều kiện, điều khoản của L/C.
1.2.8 Giao hàng cho khách (chủ hàng nội địa)
Sau khi nhận hàng từ người chuyên chở, doanh nghiệp có thể vận chuyển
hàng về kho chờ tiêu thụ, hoặc giao ngay cho đơn vị đặt hàng trong nước do
đã tập hợp sẵn đơn đặt hàng trong nước rồi mới ký hợp đồng nhập khẩu, hoặc
nhập khẩu uỷ thác cho một số doanh nghiệp trong nước. Việc giao hàng ngay
cho khách (chủ hàng nội địa) này sẽ tiết kiệm chi phí lưu kho, bảo quản cho
doanh nghiệp, thêm vào đó vốn được quay vòng nhanh hơn. Khi giao hàng,
doanh nghiệp sẽ tiến hành giao hàng kèm theo các chứng từ sở hữu lô
hàng đó và một số chứng từ liên quan.
1.2.9 Khiếu nại vi phạm hợp đồng (nếu có)
Tất nhiên, khi tiến hành ký kết và nhập khẩu một lô hàng, doanh nghiệp
nhập khẩu bao giờ cũng mong muốn nhận được hàng đúng số lượng, chất
lượng, đúng quy cách chủng loại, bao bì ký mã hiệu, đúng thời gian và địa

điểm…Tuy nhiên, việc thực hiện hợp đồng là do cả hai bên với sự tham gia
của người vận tải, chịu ảnh hưởng của một số điều kiện khách quan. Doanh
nghiệp nhập khẩu sau khi nhận hàng phải tiến hành kiểm tra thực tế hàng hoá.
Nó giúp doanh nghiệp kiểm tra hàng hoá có đúng về chủng loại, số lượng,
chất lượng mà hai bên thoả thuận trong hợp đồng hay không, có mất mát tồn
thất gì trong quá trình vận chuyển hay không. Nếu nhận được hàng hoá không
đúng yêu cầu, để đảm bảo quyền lợi của mình người nhập khẩu có thể khiếu
nại. Trước khi khiếu nại, người nhập khẩu nên xem xét hàng hoá tổn thất mất
16
mát là do nguyên nhân nào, để từ đó tìm được đối tượng khiếu nại. Ðối tượng
khiếu nại là người xuất khẩu nếu giao hàng thiếu về số lượng chất lượng hoặc
không đúng chủng loại, bao bì không phù hợp, hàng giao không đồng bộ,
chậm giao hàng,…Ðối tượng khiếu nại là đơn vị vận tải nếu hàng hoá tổn thất
trong quá trình vận chuyển. Ðối tượng khiếu nại là công ty bảo hiẻm nếu hàng
hoá - đối tượng của bảo hiểm bị tổn thất do thiên tai, cướp biển, tại nạn bất
ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba, khi những rủi ro này nằm trong phạm vi
được bảo hiểm. Nếu tổn thất thuộc những rủi ro được bảo hiểm thì doanh
nghiệp nhập khẩu yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định. Đối với
những trường hợp khác không thuộc rủi ro của bảo hiểm, doanh nghiệp phải
yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá và lập thư giám định,
để có thể khiếu nại người bán, hoặc người chuyên chở. Một bộ hồ sơ khiếu
nại bao gồm: đơn khiếu nại, một số bằng chứng về việc tổn thất hàng hoá
(như biên bản hàng đổ vỡ, biên bản chứng nhận hàng thiếu, thư dự kháng),
hoá đơn thương mại, vận đơn, đơn bảo hiểm (nếu khiếu nại công ty bảo hiểm)
v.v...Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thỏa đáng hai bên có thể kiện
nhau ra toà án hoặc hội đồng trọng tài giải quyết.
1.3 Những nhân tố tác động đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị
văn phòng
1.3.1 Một số quy định nhà nước về việc nhập khẩu thiết bị văn phòng
Mặt hàng nhập khẩu kinh doanh của công ty là các thiết bị văn phòng như

máy in, máy photo, máy fax, máy huỷ tài liệu, máy chiếu…Các mặt hàng này
đều được phép nhập khẩu, không thuộc diện cấm nhập khẩu hay nhập khẩu có
điều kiện. Do đó các mặt hàng này chỉ chịu sự quản lý của nhà nước thông
qua hệ thống các văn bản pháp luật. Bên cạnh là đó là các quy tắc, điều lệ
quốc tế Việt Nam đã ký kết, tham gia. Trong đó đáng chú ý nhất là:
17
∗ Quy tắc thực hành tín dụng chứng từ UCP 600 Quốc tế
∗ Luật Hải quan số 29/2001/QH10 được Quốc hội thông qua ngày
29/06/2001
∗ Biểu thuế xuất nhập khẩu 2001-2006 do Phòng thương mại phát hành
∗ Nghị định số 40/2007/NĐ-CP ban hành 16/03/2007 của Chính Phủ:
Xác định trị giá Hải quan đối với hàng hoá Xuất khẩu, Nhập khẩu
∗ Quyết định số 52/2007/QĐ-BTC ra ngày 22/06/2007của Bộ Tài Chính:
Ban hành quy định về việc thí điểm thủ tục hải quan điện tử.
1.3.2 Đặc điểm của hàng hoá ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu
thiết bị văn phòng:
Thiết bị văn phòng là đối tượng được mua bán trong hợp đồng ngoại
thương được ký kết giữa Công ty TNHH Tân Hồng Hà với đối tác nước ngoài
không thuộc diện cấm nhập khẩu hay nhập khẩu có điều kiện theo quy định
của nhà nước. Cho nên để thực hiện nhập khẩu hàng hoá loại này doanh
nghiệp không cần phải xin giấy phép nhập khẩu, chỉ cần làm thủ tục thông
quan cho lô hàng đó.
Thiết bị văn phòng phần lớn là hàng điện tử, dễ hư hỏng khi ngấm nước,
hút ẩm, nhất là đối với thời tiết khí hậu nóng ẩm mưa nhiều như ở miền Bắc
Việt Nam cho nên cần có chế độ bảo quản, hợp lý, nghiêm ngặc. Hệ thống
kho bãi phải đủ lớn và phải theo tiêu chuẩn quốc tế về nhiệt độ, độ ẩm,
khoảng cách …Hàng hoá phần lớn được vận chuyển trong container, khi thuê
cotainer gửi hàng, cần làm sạch container, có chế độ chất xếp, chèn lót,
khoảng cách đúng quy định. Bên cạnh đó phải bảo đảm độ an toàn của hàng
hoá khi vận chuyển hàng về kho hay giao tận tay khách hàng vì khi hàng hoá

bị ngấm nước hay trầy xướt, chất lượng, giá cả hàng hoá giảm đi rõ rệt. Đòi
hỏi phải có đội ngũ kỹ thuật trình độ cao, có khả năng sửa chữa, bảo hành,
18
bảo dưỡng sản phẩm, thường xuyên được cập nhật thông tin sản phẩm mới và
đào tạo, đào tạo lại trong nước cũng như quốc tế.
Mặt hàng thiết bị văn phòng là mặt hàng chưa sản xuất được, hiện tại vẫn
còn nhập khẩu nước ngoài, cho nên bị động vào khả năng cung ứng của đối
tác nước ngoài.
Hàng hoá thường có giá trị cao cho nên được đối tác giảm giá, cho hưởng
chiết khấu thương mại hay gia hạn thanh toán, thanh toán thành nhiều lần,
hoặc thanh toán theo kỳ.
Do sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, rút ngắn chu kỳ sống
sản phẩm. Ngày càng nhiều các sản phẩm thiết bị văn phòng ra đời, tân tiến
hơn về công dụng, mẫu mã, chất lượng và đặc biệt giá thành hạ. Cho nên đòi
hỏi công ty phải có kế hoạch tiêu thụ chính xác tránh tình trạng bán không
được hoặc bán chậm, gây ứ đọng vốn và sự dụng không hiệu quả đồng vốn.
1.3.3 Phương thức và điều kiện thanh toán quốc tế
Tuỳ từng phương thức và điều kiện thanh toán, mà người nhập khẩu phải
tiến hành các công việc khác nhau. Ví dụ: D/A – ký chấp nhận hối phiếu để
nhận chứng từ, D/P thanh toán tiền hối phiếu để nhận chứng từ. Thanh toán
bằng thư tín dụng: Nếu không ký quỹ hoặc chỉ ký quỹ một tỷ lệ nhất định,
doanh nghiệp phải thanh toán cho ngân hàng mở L/C để họ giao chứng từ và
ký hậu vận đơn. Còn nếu ký quỹ đủ 100% giá trị L/C: thông thường ngân
hàng không kiểm soát bộ chứng từ, người mua có thể nhận bộ chứng từ trực
tiếp từ người bán. Thanh toán bằng CAD: Ngân hàng thanh toán tiền cho
người bán rồi mới tiến hành chuyển bộ chứng từ cho người mua.
1.3.4 Các điều kiện thương mại quốc tế
Incoterm quy định một số nghĩa vụ cụ thể bắt buộc cho hai bên như nghĩa
vụ của người bán là phải đặt hàng dưới quyền định đoạt của người mua hay
19

giao hàng cho người vận tải, hoặc giao hàng tại nơi đến và với sự phân chia
rủi ro giữa các bên trong các trường hợp trên. Tùy thuộc vào điều kiện
Incoterms hai bên thoả thuận trong hợp đồng mà nghĩa vụ của người nhập
khẩu là khác nhau. Ví dụ: Trong hợp đồng nhập khẩu có ghi là “ Coffe beans :
USD 2000/MT, CIF Hải Phòng Port (Incoterm 2000). Cả người xuất khẩu và
người nhập khẩu đều hiểu rằng giá của một tấn café hột là 2000$, bao gồm
tiền hàng, phí bảo hiểm, và cước phí vận tải, hàng được giao ở cảng đến là
cảng Hải phòng. Người nhập khẩu không phải lo ký hợp đồng vận tải với
hãng tàu và phải trả cước vận tải chặng chính, cũng không phải ký hợp đồng
bảo hiểm với bất kỳ công ty bảo hiểm nào để bảo hiểm hàng hoá trong quá
trình vận chuyển hàng hoá từ cảng đi đến cảng đến và không phải trả phí bảo
hiểm. Tất cả nghĩa vụ ấy người mua phải thực hiện và tất cả được tính trong
tiền hàng.
Về hợp đồng bảo hiểm hàng, Incoterm 2000 ghi người mua “không có
nghĩa vụ” (no obligation), phải hiểu là người nhập khẩu mua bảo hiểm hàng
hoá để bảo vệ lợi ích của mình, phòng ngừa rủi ro cho hàng hoá trong chặng
đường vận tải chính .“không có nghĩa vụ” bao hàm ý là người mua không có
nghĩa vụ mua bảo hiểm đối với người bán . Ví dụ: người mua theo FOB hay
CFR không bắt buộc (đối với người bán) phải ký hợp đồng bảo hiểm, nhưng
vì người mua có thể sẽ có thể phải chịu rủi ro về mất mát hoặc hư hỏng hàng
hoá kể từ thời điểm giao hàng qua lan can tàu, nên thường người mua vẫn ký
hợp đồng bảo hiểm hàng hoá để phòng các rủi ro đã nói ở trên xảy ra sẽ được
công ty bảo hiểm bồi thường một phần phí tổn.
Incoterm cũng không quy định người mua phải làm gì sau khi nhận hàng từ
người bán. Ví dụ: Incoterms không quy định rõ một người mua theo điều kiện
E có phải tổ chức vận chuyển hàng hay không, vì chính người mua này có thể
20
quyết định để hàng tại nước người bán, vận chuyển về nước hay vận chuyển
sang nước thứ ba theo nhu cầu thực tế của mình.
Incoterm cũng quy định trách nhiệm khai hải quan để nhập khẩu hàng hoá.

Thông thường thì khai báo hải quan xuất khẩu thuộc về người bán và khai báo
hải quan nhập khẩu thuộc về người mua. Trừ nhập khẩu theo điều kiện E
(giao hàng tại xưởng của người bán) thì người mua phải lo cả thủ tục thông
quan xuất khẩu và điều kiện nhóm D người bán phải lo thủ tục thông quan
hàng nhập.
Hay trong trường hợp người nhập khẩu khi muốn nhập hàng về nhanh
trong một ngày cụ thể nào đó để tung ra thị trường trong nước bán với giá cao
do thị trường nội địa đang khan hiểm hàng, nên quy định trong hợp đồng các
điều kiện sau: DES, DEQ, DDU, DDP vì trong các điều kiện trên người bán
phải giao hàng đến tận nước đến của người mua. Người mua sẽ nhận được
hàng vào một ngày cụ thể quy định trong hợp đồng, nếu không người bán sẽ
phải bồi thường thiệt hại do vi phạm hợp đồng. Nếu người mua muốn hàng về
đúng ngày nhưng lại quy định trong hợp đồng trong hợp đồng nhập khẩu theo
điều kiện nhóm C, người bán giao hàng lên tàu đúng thời hạn (đã hoàn thành
nghĩa vụ giao hàng đúng quy định – không vi phạm hợp đồng), nhưng do tàu
không đủ điều kiện đi biển chuyên chở, dẫn đến giao hàng muộn, gây thiệt hại
cho người mua. Tuy nhiên, trong trường hợp này người mua không thể kiếu
kiện người bán vì người bán đã giao hàng đúng ngày giờ quy định trong hợp
đồng, hay xuất trình bộ chứng từ phù hợp với thư tín dụng
1.3.5 Đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp nhập khẩu
Những đặc điểm ảnh hưởng nhiều nhất đến nghiệp vụ tổ chức thực hiện
hợp đồng nhập khẩu là đặc điểm về phương thức nhập khẩu và đặc điểm về
nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp nhập khẩu.
21
∗ Đặc điểm về phương thức nhập khẩu
Nếu nhập khẩu theo phương thức trực tiếp (nhập khẩu trực tiếp) là chủ yếu
thì trong quá trình thực hiện nghiệp vụ không cần thực hiện công đoạn giao
hàng cho đơn vị đặt hàng trong nước.
Nếu nhập khẩu theo phương thức nhập khẩu uỷ thác là chính thì công ty
phải căn cứ vào hợp đồng uỷ thác được ký kết với khách hàng trong nước để

tính toán nhu cầu, lên kế hoạch về chủng loại cũng như số lượng hàng cần
nhập.
Thường thì các doanh nghiệp nhập khẩu giao hàng ngay cho các đơn vị đặt
hàng trong nước, cho nên trong quy trình nghiệp vụ nhập khẩu, doanh nghiệp
bớt được công đoạn chở hàng về kho, bảo quản trong kho. Sau khi làm thủ tục
thông quan nhập khẩu doanh nghiệp không phải lưu hàng trong kho bãi
nhưng phải giao hàng cho đơn vị đặt hàng trong nước kèm theo chuyển giao
một loạt các chứng từ sở hữu và các giấy tờ liên quan
∗ Đặc điểm về nguồn vốn kinh doanh
Đặc điểm nguồn vốn ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu thông
qua khâu thanh toán. Nếu công ty có nguồn vốn dồi dào, tài khoản ngoại tệ ở
ngân hàng luôn có số dư lớn thì mức ký quỹ để mở L/C nhỏ, thậm chí không
phải ký quỹ. Nếu công ty thanh toán bằng L/C trả ngay thì trong hồ sơ xin mở
L/C không cần phải có phương án kinh doanh hàng nhập khẩu.
1.3.6 Các yếu tố khách quan
Nhóm các yếu tố khách quản ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu
rất phong phú, đa dạng. Đó là các yếu tố doanh nghiệp không thể chi phối hay
kiểm soát được nhưng lại chịu sự tác động trực tiếp của chúng.
Một số nhân tố khách quan quan trọng ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ
nhập khẩu là tình hình cung - cầu trên thị trường quốc tế, sự biến động của tỷ
22
giá hối đoái, quan hệ kinh tế - chính trị giữa Việt Nam và các quốc gia xuất
khẩu…
Nếu tình hình cung - cầu ở thị trường mua có nhiều biến động, giả sử giá
tăng cao hơn so với thời điểm ký kết hợp đồng, người bán (người xuất khẩu)
nảy sinh ý không muốn giao hàng. Vì nếu thực hiện hợp đồng, họ sẽ gặp
nhiều bất lợi, bán với giá thấp hơn so với giá trên thị trường. Họ chần chừ
trong việc giao hàng và có thể gửi đề nghị tăng giá bán, tu chỉnh L/C (tăng giá
trị L/C). Thậm chí họ có thể huỷ hợp đồng nếu như chênh lệch giá bán cho
khách hàng khách bù đắp được khoản tiền bồi thường do vi phạm hợp đồng

do họ gây ra. Dù thế nào đi chăng nữa cũng ảnh hưởng đến việc nhận hàng
của Công ty TNHH Tân Hồng Hà, dẫn tới việc công ty không thể giao hàng
đúng thời gian quy định trong hợp đồng với khách (chủ hàng nội địa).
Nếu tình hình cung - cẩu trên thị trường ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp
đồng trong nước của công ty thì tỷ giá hối đoái lại ảnh hưởng đến khâu thanh
toán. Biến động về tỷ giá sẽ ảnh hưởng đến một loạt các thay đổi trong hoạt
động của ngân hàng, do các giao dịch của ngân hàng liên quan đến ngoại tệ
đều dựa trên cơ sỏ tỷ giá hối đoái hiện hành. Việc điều chỉnh các văn bản
thanh toán cho phù hợp cho tỷ giá mới sẽ tốn nhiều thời gian hơn, do đó sẽ
khiến cho khâu thanh toán bị kéo dài. Như vậy công ty chưa có bộ chứng từ
để nhận hàng và sẽ làm trễ thời gian giao nhận hàng ở cảng. Thêm vào đó,
công ty có thể chịu rủi ro do tỷ giá biến động tỷ giá. Ví dụ: đồng đô la lên giá,
khiến công ty phải thanh toán nhiều hơn dự tính.
Quan hệ kinh tế chính trị giữa Việt Nam và các nước nhập khẩu cũng là
vấn đề cần phải bàn đến vì nó sẽ ảnh hưởng đến khâu vận chuyển hàng hoá
nhiều nhất. Nếu có trục trặc nào đó có thể một tàu chở hàng sẽ bị giữ lại tại
một cảng nước ngoài hoặc ngân hàng nước ngoài sẽ đóng băng tài khoản của
23
phía Việt Nam. Các ảnh hưởng này nghiêm trọng đến mức có thể dẫn đến huỷ
hợp đồng.
24
CHƯƠNG 2 - PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU
HÀNG HOÁ Ở CÔNG TY TNHH TÂN HỒNG HÀ
2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Tân Hồng Hà
2.1.1 Quá trình hình thành phát triển của Công ty TNHH Tân Hồng Hà
Ra đời cùng với sự phát triển của đất nước, Công ty Tân Hồng Hà đã khắc
phục mọi khó khăn, phấn đấu vươn lên bằng chính nội lực của mình, cho đến
hôm nay đã trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung
cấp thiết bị văn phòng và dịch vụ kỹ thuật.
Năm 1994: Thành lập Cửa hàng thiết bị máy văn phòng - Số 4 Ðinh Công

Tráng, có số nhân viên khiêm tốn vỏn vẹn 6 người với sản phẩm kinh doanh
hạn chế, chủ yếu là thiết bị máy văn phòng đơn lẻ.
Ngày 28.08.1996, sau một thời gian chuẩn bị cơ sở vật chất cùng bản lĩnh
thương trường, Công ty Tân Hồng Hà đã bố cáo thành lập với nhân sự ban đầu
là 25 người và doanh thu mới ở mức 15 tỷ/năm, lĩnh vực chuyên doanh là phân
phối sản phẩm Ricoh tại Miền Bắc có trụ sở chính: 80 Hai Bà Trưng - Hà Nội
Năm 1998: Công ty Tân Hồng Hà trở thành nhà phân phối chính thức của
hãng sản xuất thiết bị văn phòng nổi tiếng Fuji Xerox tại miền bắc Việt Nam.
Năm 1999: Là đại lý phân phối máy huỷ tài liệu UCHIDA duy nhất tại miền
Bắc Việt Nam
Năm 2000: Ký hợp đồng và trở thành đại lý phân phối máy in siêu tốc, máy
chia xếp tài liệu, đóng và gấp tài liệu mang nhãn hiệu DUPLO
- Với tốc độ tăng trưởng >30% / năm, về nhân sự - tăng gấp 14,4 lần; Về
doanh số - tăng gấp 8 lần; Số cán bộ chủ chốt – tăng gấp 10 lần. Số đơn vị
thành viên lên đến 5 công ty và 2 cửa hàng cùng hoạt động. Chắc chắn con số
này không dừng lại ở đó…
25