Quy trình tác nghiệp giảng dạy bộ môn giáo dục quốc phòng an ninh đối với các đơn vị liên kết

Mỗi một đơn vị đều có quy trình hoạt động tác nghiệp. Quy trình tác
nghiệp có mục đích nhằm cho các cá nhân trong tổ chức thực hiện đúng những
yêu cầu công việc và đồng thời cũng giúp cho hiệu quả của đơn vị tốt hơn, quy
trình tác nghiệp có thể thể hiện dưới hình thức văn bản hoặc theo thói quen duy
trì từ trước, đơn vị tôi đang công tác – Trung tâm Giáo dục Quốc phòng – An
ninh thuộc đại học Quốc gia Hà Nội, là trường hợp thứ hai. Hoàn thành báo cáo
này, là cơ hội cho tôi nhìn nhận và đánh giá lại quy trình tác nghiệp của đơn vị,
từ đó nhận ra được những bất cập của quy trình này và trên cơ sở đó tôi sẽ trình
bày(với ban giám đốc) cải thiện để việc thực hiện được tốt hơn.
Cũng trên cơ sở lý luận của môn học, tôi sẽ đưa ra các biện pháp nhằm
thực hiện tốt hơn các quy trình tác nghiệp khác của đơn vị.
Các nội dung chính của báo cáo:
- Giới thiệu chung về Trung tâm Giáo dục Quốc phòng – An ninh thuộc
Đại học Quốc gia Hà Nội.
- Giới thiệu quy trình tác nghiệp giảng dạy bộ môn Giáo dục Quốc
phòng cho sinh viên các trường đại học, cao đẳng ngoài Đại học Quốc
gia Hà Nội và những hạn chế và yêu cầu sửa đổi.
- Ứng dụng những kiến thức từ môn Quản trị hoạt động vào thực tiễn
công việc

1. Giới thiệu chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm Giáo dục Quốc
phòng – An ninh, Đại học Quốc gia Hà Nội.
Hiện tại tôi đang làm phụ trách kế toán cho Trung tâm Giáo dục Quốc phòng
An ninh – Đại học Quốc Gia Hà Nội, địa chỉ: 336 Thanh Xuân – Hà Nội. Trung


tâm được thanh lập năm 2004 trên cơ sở các khoa giáo dục quốc phòng của các
trường trực thuộc đại học Quốc gia Hà Nội
Chức năng, nhiệm vụ: Nhiệm vụ của trung tâm là giao dục bộ môn giáo dục
quốc phòng an ninh cho toàn bộ sinh viên, học sinh(khối phổ thông Chuyên) của
Đại học Quốc gia Hà Nội, ngoài ra Trung tâm còn đào tạo liên với các trường

ngoài đại học quốc gia như Đại học lao động xã hội, Học viện Âm nhạc,…
Trung tâm có 05 phòng ban chức năng, bao gồm: Phòng đào tạo, phòng Hành
chính, Phòng Kê toán, Khoa Chính trị và khoa Quân sự, với 3 bộ môn giảng
chính cho sinh viên là: Đường lối Quân sự, Kỹ chiến thuật bộ binh và công tác
quốc phòng.
Trong bài viết có hạn, tôi chỉ đi phân tích một quy trình tác nghiệp, là cung
cấp dịch vụ đạo tạo bộ môn giáo dục quốc phòng tại các đơn vị ngoài đại học
Quốc gia Hà Nội (liên kết)
2. Quy trình tác nghiệp giảng dạy bộ môn giáo dục Quốc phòng an ninh
đối với các đơn vị liên kết.
a. Quy trình tác nghiệp:
Sau khi nhận được hợp đồng giảng dạy:
Bước 1: Lên lịch đào tạo
Phòng đào tạo:
- Căn cứ vào thời gian thực hiện hợp đồng và danh sách sinh viên được
cung cấp thì sắp xếp lên danh sách lớp, mỗi lớp khoảng từ 70-100 SV,
hiện nay việc quản lý sinh viên hoàn toàn bằng thủ công
- Liên hệ để xác định giảng đường(học lý thuyết) và sân bãi (học thực
hành) để học tập.
- Lên lịch thời gian biểu cho từng lớp học và từng giáo viên giảng, giáo
viên chủ nhiệm lớp
- Thu ảnh của sinh viên để phục vụ cho việc in chứng chỉ
Bước 2: Chuẩn bị giáo án, thiết bị và cho sinh viên mượn đồ dùng học tập
Căn cứ vào các thông tin(bằng văn bản) của phòng đào tạo chuyển xuống,
các khoa phòng ban chức năng khác chuẩn bị.
Khoa Chính trị, Quân Sự: chuẩn bị đề cương, giáo án và cho sinh viên
mượn giáo trình


Phòng HC-TC: cho sinh viên mượn áo, mũ bộ đội và chuyển các dụng cụ

giảng dạy tới địa điểm học
Bước 3: Giải dạy và thi
Căn cứ vào lịch giảng dạy hai khoa Quân sự và chính trị tổ chức giáo viên
dạy, ra đề thi và chấm thi
Bước 4: Vào điểm và thu hồi dụng cụ, tài liệu
Căn cứ điểm của hai khoa gửi lên, phòng đào tạo vào điểm cho toàn bộ
sinh viên, trên cơ sở đó, nhưng sinh viên nào đạt thì thực hiện in chứng chỉ,
những sinh viên không đạt thì sắp xếp lịch thi lại và học lại(quay về bước 1)
Các khoa phòng thực hiện việc thu hồi và kiêm kê đồ dùng, dụng cụ phục
vụ học tập(Giáo trình, tài liệu tham khảo, áo, mũ bộ đội, súng tập, la bàn, bản
đồ, …)
Bước 5: In chứng chỉ Giáo dục Quốc phòng và chuyển chứng chỉ cho đối
tác
Những sinh viên đạt thì phòng đào tạo thực hiện việc in chứng chỉ. kết
thúc việc in chứng chỉ, phòng đào tạo chuyển điểm và chứng chỉ cho đối tác.
b. Những bất cập của quy trình này đối với quản lý và biện pháp cải
thiện.
Trên là một quy trình tác nghiệp cung cấp dịch vụ đào tạo cho các đối tác.
Quy trình trên, theo tôi có những điểm bất cấp sau:
Thứ nhất, Ban giám đốc Trung tâm không thiết lập và tài liệu hoá quy
trình tác nghiệp rõ ràng trong đơn vị, nên nhiều khi gây chồng chéo, nhầm lẫn
trong công việc
Biên pháp: Ban giám đốc nên ban hành và chuẩn hoá toàn bộ quy trình
tác nghiệp cho đơn vị.
Thứ hai, Việc quản lý sinh viên bằng thủ công, tốn rất nhiều thời gian và
công sức, đặc biệt là gây nhầm lẫn liên tục trong việc quản lý đối với những sinh
viên phải học lại hay chi học một phần bộ môn giáo dục quốc phòng(những Sinh
viên đã học cao đẳng hoặc trung cấp sẽ được miễn một số môn), nếu Trung tâm
thực hiện theo phương án mới quản lý sinh viên giảng dạy theo tín chỉ, thì việc
sai sót trong việc quản lý và lịch giảng sẽ nhất lớn.

Việc xếp lịch giảng chồng chéo, nhầm lẫn, ví dụ khi phòng đào tạo đưa ra
lịch giảng cho giáo viên, thì xảy ra giáo viên thời gian đó đang có lịch của
trường khác, khi đó lịch giảng phải sửa lại khi đó gây ra rất nhiều lãng phí cho
việc phải sửa lại, in lại và di chuyển giữa các phòng ban và gây ảnh hưởng dây
truyền tới các bộ phận khác
Biện pháp: ứng dụng triệt để công nghệ thông tin toàn bộ phần quản lý
sinh viên và lên lịch giảng, hiện này ban giám đốc trung tâm đã nhìn nhận ra vấn
đề này từ khá lâu, những gặp phải những khó khăn chủ quan và khách quan.
Trung tâm nên lập kế hoạch giảng dạy từng năm cho tứng đối
tượng, để đảm bảo phân bổ nguồn lực của trung tâm cho phù hợp.
Thứ ba, Việc quản lý đồ dùng, dụng cụ học tập đang dàn trải, mỗi khoa
phòng đều cho chức năng quản lý và cho mượn đồ dùng, dụng cụ học tập nên
sinh viên mượn toàn bộ đồ dùng, dụng cụ học tập thì phải qua hết các phòng ban
mới mượn đủ, mỗi phòng ban đều phải có một cán bộ theo dõi. Điểm bất cập
nữa, là khi ban giám đốc cần số liệu tổng hợp về tồn kho thì phải mất rất nhiều
thới gian làm và tổng hợp.Hơn nữa cũng do việc lập lịch giảng dạy còn nhiều
bất cập,nhiều thời điểm lịch giảng dạy nhiều, chống chéo nên đồ dùng, dụng cụ
học tập nhiều thời điểm thiếu trầm trọng, nhiều thời điểm không sử dụng
Biện pháp: Thành lập một bộ phận hoặc phòng ban riêng có chức năng
quản lý và cho mượn, nhắm giảm lãng phí cho đơn vị và cho sinh viên.
Thứ tư, hiện nay Trung tâm không có cơ sở dạy học riêng(Văn phòng
Trung tâm đang được Đại học Quốc Gia Hà Nội cho mượn), toàn bộ các địa
điểm giảng dạy là đi mượn hoặc đi thuê, phòng học lý thuyết Trung tâm thường
mượn phòng học ngay ở các trường, còn sân bãi thực hành, Trung tâm thuê cố
định hàng năm của sân của Ký túc xá Mễ Trì, chính vỳ vậy việc học lý thuyết và
thực hành không tập trung, mà thường ở hai địa điểm khác nhau.
Biện pháp : Liên hệ với các trường tận dụng khoảng diện tích trống hoặc sân
tập thể dục để học thực hành, điều đó giải quyết được vấn đề đi lại của sinh viên,

giáo viên và tiếp kiệm chi phí(đi lại và thuê sân bãi)


3. Những lý thuyết quản trị hoạt động và ứng dụng vào Trung tâm giáo
dục Quốc phòng An ninh.
Những hạn chế của quy trình này như tôi đã nêu ở phần trên, tuy nhiên đây
chỉ là một quy trình trong nhiều quy trình tác nghiệp của đơn vị. Nhìn nhận toàn
bộ quy trình theo quan điểm của tôi, thì toàn bộ các hoạt động của trung tâm gây
ra lãng phí rất lớn như vậy.
Trong hệ thống sản xuất Lean là một phương pháp sản xuất được xem là
mang lại hiệu quả nhất hiện nay. Mục tiêu của phương pháp này là hoàn toàn
loại bỏ lãng phí xảy ra trong quá trình sản xuất, cung ứng dịch vụ từ đó cho phép
cải thiện hệ thống sản xuất tối ưu, tinh gọn.
Sau thời gian được học tập và nghiên cứu môn học Quản trị hoạt động, tôi
nhận thấy có khá nhiều điều có thể áp dụng được cho Trung tâm tôi hiện nay. Để
có thê tứng bước áp dụng được toàn bộ kiến thức đã học, trước mắt tôi lựa chọn
phương pháp loại bỏ các lãng phí thừa.
Như tôi đã đề cập ở phần trên, Trung tâm phát sinh những lãng phí thừa như
lãng phí trong việc theo dõi, lập kế hoạch giảng dạy, chi phí trong quản lý đồ
dùng học tập, chi phí đi lại di chuyển giữa các địa điểm học,…
Vậy tôi sẽ áp dụng ngay vào công việc như thế nào, tôi sẽ:
- Thiết lập và quy trình hoá bằng văn bản quy trình tác nghiệp tại đơn vị
- Chuẩn hoá việc lên thới gian biểu cho giảng dạy, lên danh sách lớp, lịch
giảng dạy, …đây là khới nguồn cho việc gây ra lãng phí nhiều nhất. và việc ứng
dụng công nghệ thông tin vào quản lý sinh viên, quản lý thời gian biểu là việc
cần làm sớm. sau đó mới giải quyết giảm các lãng phí khác.
Để cho làm giảm chi phí thừa này, thì cần cung cấp cho cán bộ giáo viên
nhận thức được về sự lãng phí, về các hoạt động tạo không tạo ra giá trị, trên cơ
sở đó cán bộ giáo viên có ý thức về tiết kiệm lãng phí.
Và điều kiện đầu tiên và quan trọng nhất để từng bước áp dụng Lean là tôi

phải làm cho ban giám đốc Trung tâm hiểu được tầm quan trọng của giảm lãng
phí. Sự tham gia của ban giám đốc là điều kiện tiên quyết cho việc ứng dụng lý
thuyết quản trị hoạt động vào đơn vị thành công.


Kết luận
Qua bài học và nghiên cứu tài liệu môn quản trị hoạt động đã cung cấp cho
bản thân tôi rất nhiều điều bổ ích, trên cơ sở kiến thức đã lĩnh hội được tôi hy
vọng sẽ ứng dụng tốt kiến thức của môn học này vào thực tế tại đơn vị Trung
tâm giáo dục Quốc phòng An ninh, đại học Quốc gia Hà Nội.