Luận văn thạc sỹ - Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại trường Đại học Kỹ thuật Công Nghiệp Thái Nguyên

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI
------------

HOÀNG THỊ THÚY

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP
THÁI NGUYÊN
CHUYÊN NGÀNH

: KẾ TOÁN

MÃ SỐ

: 60.34.03.01

Người hướng dẫn khoa học:
TS. LÊ THỊ THANH HƯƠNG

HÀ NỘI - 2015


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của cá
nhân tôi. Các số liệu, tài liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và có nguồn
gốc rõ ràng
Ngày 15 tháng 9 năm 2015
Tác giả luận văn

Hoàng Thị Thúy


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC
DANH MỤC SƠ ĐỒ
DANH MỤC PHỤ LỤC
LỜI MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
Chương 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ
TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP........................................4
1.1. Khái niệm, đặc điểm, phân loại, vai trò của đơn vị hành chính sự nghiệp...............4
1.1.1. Khái niệm của đơn vị hành chính sự nghiệp:...............................................4
1.1.2. Đặc điểm của đơn vị hành chính sự nghiệp.................................................4
1.1.3. Vai trò của đơn vị hành chính sự nghiệp......................................................5
1.2. Tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp...............7
1.2.1 Bản chất, yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị
hành chính sự nghiệp.............................................................................................7
1.2.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp...............10
1.2.3. Tổ chức bộ máy kế toán.............................................................................37
Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG
ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP THÁI NGUYÊN........................................43
2.1. Tổng quan về Trường Đại học kỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên..........43
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trường Đại học Kỹ thuật Công
nghiệp Thái Nguyên............................................................................................43
2.1.2. Đặc điếm tổ chức hoạt động và quản lý của Trường Đại học kỹ thuật
công nghiệp Thái Nguyên...................................................................................47
2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý tài chính của trường Đại học kỹ thuật công
nghiệp Thái Nguyên............................................................................................52
2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Trường Đại học kỹ thuật Công

nghiệp Thái Nguyên.............................................................................................57
2.2.1. Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán tại trường Trường Đại học kỹ thuật
công nghiệp Thái Nguyên...................................................................................57
2.2.2. Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán Trường Đại học kỹ thuật
công nghiệp Thái Nguyên...................................................................................59


2.2.3.Thực trạng tổ chức công tác kiểm tra kế toán.............................................67
2.2.4. Thực trạng tổ chức áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán...............69
2.3. Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Trường Đại học kỹ
thuật công nghiệp Thái Nguyên...........................................................................69
2.3.1.Ưu điểm......................................................................................................69
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân............................................................................71
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG
TÁC KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP
THÁI NGUYÊN.........................................................................................................75
3.1. Yêu cầu của việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trường Đại
học kỹ thuật công nghiệp Thái Nguyên...............................................................75
3.2. Các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trường Đại học
kỹ thuật công nghiệp Thái Nguyên.....................................................................76
3.2.1.Giải pháp thứ nhất, phân công lao động kế toán họp lý, nâng cao trình đô
chuyên môn, nghiệp vụ của kế toán viên.............................................................76
3.2.2. Giải pháp thứ hai, hoàn thiện tổ chức vận dụng chứng từ kế toán và ghi
chép ban đầu........................................................................................................77
3.2.3. Giải pháp thứ ba, hoàn thiện việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán....80
3.2.4 Giải pháp thứ tư, hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán...........81
3.2.5. Giải pháp thứ năm, hoàn thiện tổ chức lập và phân tích báo cáo tài chính
............................................................................................................................ 81
3.2.6. Giải pháp thứ sáu, hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán:..........................88
3.2.7. Giải pháp thứ bảy, hoàn thiện ứng dụng công nghệ thông tin vào

công tác kế toán.................................................................................................89
3.3. Một số kiến nghị với cấp trên.......................................................................89
3.3.1. Kiến nghị với Nhà nước............................................................................90
3.3.2. Kiến nghị với Bộ Tài chính.......................................................................90
3.3.3. Kiến nghị với Bộ Giáo dục đào tạo...........................................................91
3.4. Hạn chế trong quá trình nghiên cứu và phương hướng phát triển...............92
KẾT LUẬN................................................................................................................93
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................94


PHỤ LỤC...........................................................................................................57


DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1:

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung....................26

Sơ đồ 1.2:

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái...............27

Sơ đồ 1.3:

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ...................29

Sơ đồ 1.4:

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy...............................35

Sơ đồ 1.5:

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung...........................................39

Sơ đồ 1.6:

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán............................................40

Sơ đồ 1.7:

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán.....................42

Sơ đồ 2.1:

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Kỹ thuật Công nghiệp
Thái Nguyên.........................................................................................49

Sơ đồ 2.2

Tổ chức bộ máy kế toán của Trường đại học kỹ thuật công nghiệp
Thái Nguyên..........................................................................................59


DANH MỤC PHỤ LỤC
PHỤ LỤC 1: DANH MỤC CHỨNG TỪ KỂ TOÁN
PHỤ LỤC 2:

DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KỂ TOÁN

PHỤ LỤC 3: DANH MỤC HỆ THỐNG SỔ KỂ TOÁN

LỜI MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài luận văn
Những năm gần đây nền kinh tế nước ta đang trong quá trình hội nhập kinh tế
quốc tế, trong xu thế đó tất yếu phải từng bước hoàn thiện hệ thống pháp lý phù hợp
với các nước trên thế giới. Hiện nay, hệ thống pháp lý kế toán Việt Nam không
ngừng được đổi mới và phát triển, từng bước đáp ứng được yêu cầu của nền kinh tế
thị trường và xu hướng mở cửa, hội nhập kinh tế. Để chuẩn hóa công tác kế toán
trong cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp phù hợp với tiến trình đổi mới, nhà
nước đã ban hành chế độ kế toán hành chính sự nghiệp theo Quyết định số
19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006.
Với sự ra đời của đại học vùng - Đại học Thái Nguyên theo Nghị định
31/CP/1994 của Chính phủ, Đại học Công nghiệp Thái Nguyên trở thành một thành
viên của Đại học Thái Nguyên và mang tên Đại học Kỹ thuật Công Nghiệp - Đại
học Thái Nguyên.
Đây là giai đoạn đánh dấu một bước ngoặt lớn về sự phát triển mạnh mẽ của
Nhà trường với cơ sở vật chất được nâng cao và đội ngũ cán bộ giảng viên không
chỉ tăng lên về số lượng mà còn nâng cao cả về chất lượng. Đến năm 2014, bộ máy
tổ chức Nhà trường đã phát triển thành 25 đơn vị trong đó có 12 khoa và trung tâm
đào tạo với 37 bộ môn chuyên môn, 05 phòng thí nghiệm và xưởng thực tập, 12
phòng và trung tâm chức năng, 01 viện nghiên cứu và 01 công ty TNHH chuyển
giao công nghệ và phát triển các kết quả nghiên cứu ra thị trường. Đội ngũ của Nhà
trường gồm 594 CBVC với 416 giảng viên với 78% giảng viên có trình độ trên đại
học, 10% giảng viên có trình độ tiến sỹ, 93% giảng viên giảng dạy lý thuyết thành
thạo ngoại ngữ hoặc có trình độ tiếng Anh trên 450 TOEFL ITP… đang phục vụ đào
tạo trên 11.000 sinh viên trong nước và quốc tế với 28 chuyên ngành đào tạo đại
học và sau đại học, trong đó có 02 chương trình tiên tiến và 02 chương trình liên kết
đào tạo quốc tế.

1


Sẵn sàng đón nhận những cơ hội và thách thức mới trong thời kỳ hội nhập và
phát triển, Nhà trường đang không ngừng đầu tư cơ sở vật chất, xây dựng bồi dưỡng
và phát triển đội ngũ, quyết tâm thực hiện thắng lợi mục tiêu trở thành một trung
tâm đào tạo kỹ thuật có uy tín trong nước và ngang tầm quốc tế.
Với yêu cầu vừa phát triển quy mô, vừa đảm bảo nâng cao chất lượng đào tạo
vừa phải huy động và sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn lực từ ngân sách nhà
nước và các nguồn thu sự nghiệp, tổ chức công tác kế toán của nhà trường đòi hỏi
phải hết sức khoa học và phù hợp với tình hình thực tiễn hoạt động của đơn vị. Vì vậy
để phát huy hơn nữa vai trò của tổ chức công tác kế toán tại nhà trường thì việc
nghiên cứu lý luận và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán nhằm đưa ra một
số giải pháp hoàn thiện giúp cho việc tổ chức công tác kế toán ngày càng tốt hơn. Bởi
những lý do trên, tác giả đã chọn chủ đề “ Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại
trường Đại học Kỹ thuật Công Nghiệp Thái Nguyên” làm đề tài luận văn thạc sỹ kinh
tế của mình.
2. Mục đích nghiên cứu của luận văn
- Đề tài sẽ hệ thống hoá và làm rõ những lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế
toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp;
- Thông qua việc tìm hiểu, phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại
trường Đại học Kỹ thuật Công Nghiệp Thái Nguyên, từ đó đưa ra những nhận xét,
đánh giá về thực trạng tổ chức công tác kế toán làm căn cứ đưa ra các giải pháp cơ
bản nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại trường Đại học Kỹ thuật Công
Nghiệp Thái Nguyên.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu việc vận dụng cơ chế
chính sách của Nhà nước để tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị hành chính sự
nghiệp nói chung và trong việc tổ chức công tác kế toán tại trường Đại học Kỹ thuật

Công Nghiệp Thái Nguyên nói riêng.
- Pham vi nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu việc tổ chức công tác kế
toán tại trường Đại học Kỹ thuật Công Nghiệp Thái Nguyên.

2


4. Ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn của đề tài
- Về mặt lý luận: Luận văn đã trình bày hệ thống và toàn diện, bổ sung các ý
kiến nhằm làm rõ hơn lý luận chung về tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị hành
chính sự nghiệp.
- Về mặt thực tiễn: Luận văn đã phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ
chức kế toán tại trường Đại học Kỹ thuật Công Nghiệp Thái Nguyên nêu ra được
những ưu điểm và những mặt còn tồn tại cũng như những nguyên nhân dẫn đến kết
quả đó, từ đó đưa ra những phương hướng, giải pháp để hoàn thiện tổ chức kế toán
tại trường Đại học Kỹ thuật Công Nghiệp Thái Nguyên .
5. Kết cấu của luận văn
Ngoài lời mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, Luận văn
được chia làm 3 chương, gồm:
Chương 1: Một số lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị
hành chính sự nghiệp
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại trường Đại học Kỹ thuật
Công Nghiệp Thái Nguyên
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại
trường Đại học Kỹ thuật Công Nghiệp Thái Nguyên

3


Chương 1

MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC
KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.1. Khái niệm, đặc điểm, phân loại, vai trò của đơn vị hành
chính sự nghiệp
1.1.1. Khái niệm của đơn vị hành chính sự nghiệp:
Đơn vị HCSN là đơn vị do Nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện một
nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý nhà nước về một hoạt động nào đó
(Các cơ quan chính quyền, cơ quan quyền lực Nhà nước, cơ quan quản lý Nhà nước
theo ngành, các tổ chức đoàn thể...). Đặc trưng cơ bản của đơn vị HCSN là được
trang trải các chi phí hoạt động và thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao bằng
nguồn kinh phí từ ngân quỹ Nhà nước hoặc từ quỹ công theo nguyên tắc không bồi
hoàn trực tiếp những tổ chức được thành lập để thực hiện các hoạt động sự nghiệp.
1.1.2. Đặc điểm của đơn vị hành chính sự nghiệp
Theo tính chất hành chính sự nghiệp đơn vị HCSN bao gồm các loại hình hoạt
động sau: Các đơn vị hành chính thuần túy (chủ yếu là các cơ quan công quyền
trong bộ máy hành chính của Nhà nước), các đơn vị hành chính sự nghiệp (Sự
nghiệp văn hóa, sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp y tế), các đơn vị sự nghiệp kinh tế,
các tổ chức đoàn thể, xã hội, nghề nghiệp quần chúng.
Đối với các đơn vị sự nghiệp do Nhà nước thành lập, tùy theo nguồn thu trong
quá trình hoạt động lại được chia thành đơn vị sự nghiệp không có thu và đơn vị sự
nghiệp có thu: Đơn vị sự nghiệp không có thu là đơn vị được NSNN bảo đảm toàn
bộ kinh phí hoạt động.
Đơn vị sự nghiệp có thu là đơn vị tự bảo đảm một phần hay toàn bộ kinh phí
hoạt động thường xuyên, ngân sách nhà nước không phải cấp kinh phí hay chỉ cấp
một phần kinh phí bảo đảm hoạt động thường xuyên cho đơn vị. Các đơn vị sự
nghiệp có thu thường hoạt động trong các lĩnh vực giáo dục, đào tạo, y tế, khoa học
- công nghệ, văn hóa – thông tin, thể dục – thể thao, dịch vụ việc làm như: các cơ sở

4

giáo dục công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, các cơ sở khám chữa bệnh,
điều dưỡng và phục hồi chức năng, các đơn vị sự nghiệp kinh tế (nông, lâm, ngư
nghiệp, giao thông, công nghiệp, địa chính,....), các đoàn nghệ thuật, thư viện, bảo
tàng, đài phát thanh – Truyền hình, trung tâm thông tin báo chí, các đơn vị sự
nghiệp có thu trực thuộc các tổng công ty, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội.
Các đơn vị HCSN là cơ quan của Nhà nước, vì vậy hoạt động theo đúng các
quy định của Nhà nước về kế toán, thống kê. Mọi khoản chi phải thực hiện việc
hạch toán theo đúng niên độ ngân sách, cấp ngân sách và mục lục NSNN. Hoạt
động của các đơn vị HCSN không vì mục tiêu lợi nhuận, ngày nay hoạt động của
các đơn vị HCSN đang tiến dần đến các mức khoán chi để đảm bảo tiết kiệm chi
phí, nâng cao hiệu quả sử dụng kinh phí NSNN. Với việc tự chủ về tài chính ngày
càng được mở rộng, các đơn vị HCSN đang tiến tới trở thành các doanh nghiệp hoạt
động sự nghiệp.
1.1.3. Vai trò của đơn vị hành chính sự nghiệp
Trong điều kiện kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ngày càng
phát triển, cùng với quá trình hội nhập của nền kinh tế, các hoạt động sự nghiệp
ngày càng phong phú và đa dạng, góp phần quan trọng vào sự phát triển kinh tế - xã
hội. Tuy nhiên, để các hoạt động sự nghiệp thực sự vận hành theo cơ chế thị trường
thì phải có phương hướng và giải pháp phát triển phù hợp. Một trong những biện
pháp được quan tâm đó là hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị.
Với vai trò đó, công tác kế toán trong các đơn vị HCSN phải có kế hoạch tổ
chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và để kiểm soát nguồn kinh phí;
Tình hình sử dụng quyết toán kinh phí; Tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư
tài sản công; Tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn định
mức của Nhà nước ở đơn vị. Đồng thời, kế toán HCSN với chức năng thông tin mọi
hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành NSNN được Nhà nước sử
dụng như một công cụ sắc bén trong việc quản lý NSNN, góp phần đắc lực vào việc

5

sử dụng vốn một tiết kiệm và hiệu quả cao.
Để thực sự có hiệu lực trong công tác quản lý kinh tế tài chính, kế toán trong
các đơn vị HCSN phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Ghi chép và phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hệ thống
tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình hình thành kinh
phí và sử dụng nguồn kinh phí, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
tại đơn vị.
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi; Tình
hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà
nước; Kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư tài sản ở đơn vị; Kiểm tra việc
chấp hành kỷ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và chế độ chính
sách của Nhà nước.
- Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới,
tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị cấp dưới.
- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên
và cơ quan tài chính theo quy định, cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ
cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu; Phân tích và đánh giá
hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí ở đơn vị.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, kế toán đơn vị HCSN phải đáp ứng được
những yêu cầu sau:
- Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ, kinh
phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị.
- Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và phương
pháp tính toán.
- Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà quản
lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị.
- Tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả.
Trong quá trình hoạt động, các đơn vị này phải có trách nhiệm chấp hành quy

định của Luật NSNN, các tiêu chuẩn định mức, các quy định về chế độ kế toán

6


HCSN do Nhà nước ban hành. Cụ thể là đáp ứng yêu cầu về quản lý kinh tế - tài
chính, tăng cường quản lý kiểm soát chi quỹ NSNN, quản lý tài sản công, nâng cao
chất lượng công tác kế toán và hiệu quả quản lý trong các đơn vị HCSN. Vì thế,
công tác kế toán trong đơn vị HCSN phải đảm bảo được tính thống nhất giữa kế
toán và yêu cầu quản lý của nhà nước và đơn vị; Đảm bảo sự thống nhất về nội
dung, phương pháp của kế toán với các chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước;
Đảm bảo sự phù hợp với đặc thù của đơn vị...
1.2. Tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp:
1.2.1 Bản chất, yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán tại các đơn
vị hành chính sự nghiệp
1.2.1.1. Bản chất tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực kế toán và
chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh; tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu
kế toán, cung cấp tài liệu, thông tin kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán. Tổ
chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN là sự thiết lập mối quan hệ qua lại giữa
các yếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế toán để phát huy tối đa vai trò của kế
toán trong công tác quản lý nói chung và quản lý tài chính nói riêng. Chính vì vậy,
tổ chức kế toán khoa học sẽ góp phần quan trọng vào việc thu thập, xử lý thông tin,
giúp lãnh đạo đơn vị đưa ra những quyết định đúng đắn và kịp thời, có ảnh hưởng
đến kết quả sử dụng các nguồn lực nhằm hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ
được giao của các đơn vị sự nghiệp.
1.2.1.2. Yêu cầu của tổ chức công tác kế toán
Công tác kế toán trong các đơn vị HCSN phải có kế hoạch tổ chức hệ thống
thông tin bằng số liệu để quản lý và để kiểm soát nguồn kinh phí; Tình hình sử dụng

quyết toán kinh phí; Tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư tài sản công; Tình
hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước
ở đơn vị. Đồng thời, kế toán HCSN với chức năng thông tin mọi hoạt động kinh tế
phát sinh trong quá trình chấp hành NSNN được Nhà nước sử dụng như một công

7


cụ sắc bén trong việc quản lý NSNN, góp phần đắc lực vào việc sử dụng vốn một
tiết kiệm và hiệu quả cao. Để thực sự có hiệu lực trong công tác quản lý kinh tế tài
chính, kế toán trong các đơn vị HCSN phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Ghi chép và phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hệ thống
tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình hình thành kinh
phí và sử dụng nguồn kinh phí, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
tại đơn vị.
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi; Tình
hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà
nước; Kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư tài sản ở đơn vị; Kiểm tra việc
chấp hành kỷ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và chế độ chính
sách của Nhà nước.
- Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp
dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị cấp dưới.
- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên
và cơ quan tài chính theo quy định, cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ
cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu; Phân tích và đánh giá
hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí ở đơn vị.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, kế toán đơn vị HCSN phải đáp ứng được
những yêu cầu sau:
- Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ, kinh
phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị.

- Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và phương
pháp tính toán.
- Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà
quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị.
- Tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả.
1.2.1.3 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán
Trong quá trình tổ chức hạch toán kế toán phải quán triệt các nguyên tắc nhất
định. Các nguyên tắc đưa ra là những hướng dẫn làm nền tảng cho quá trình tổ chức

8


hạch toán kế toán, đó là:
Nguyên tắc thống nhất: Việc tuân thủ nguyên tắc này nhằm thu thập số liệu,
thông tin kế toán có chất lượng, có tính hữu ích cao trong sử dụng cho quản lý và có
tính kiểm tra, đối chiếu của thông tin kế toán. Theo nguyên tắc này việc hạch toán
kế toán phải:
- Thống nhất giữa đơn vị hạch toán và đơn vị quản lý.
- Thống nhất về chỉ tiêu hạch toán và chỉ tiêu quản lý trên các mặt: Loại chỉ tiêu,
nội dung kết cấu, phương pháp tính toán, cơ sở tính toán các chỉ tiêu đó.
- Thống nhất trong hệ thống kế toán: Thống nhất giữa chế độ chung và việc vận
dụng chế độ trong thực tế, thống nhất về phương pháp thực hiện hạch toán cho mỗi
đối tượng kế toán trong kỳ hạch toán, thống nhất về đơn vị đo lượng trong kế toán.
Nguyên tắc phù hợp:Nguyên tắc này thể hiện ở chỗ tổ chức hạch toán kế toán
phải phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động, tổ chức quản lý và phải thực hiện
được tính đặc thù riêng của đơn vị. Mỗi đơn vị có những đặc điểm riêng do đó không
thể có một mô hình tổ chức hạch toán kế toán chung cho tất cả các đơn vị. Do vậy để
hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trong mỗi đơn vị cần phải căn cứ vào:
- Đặc thù về quy mô và loại hình hoạt động: Chức năng, nhiệm vụ, tính chất
hoạt động và quy mô của đơn vị hạch toán.

- Cơ chế và sự phân cấp quản lý.
- Trình độ và khả năng quản lý.
- Phương tiện vật chất, trang thiết bị hiện có của doanh nghiệp phục vụ cho
quản lý và kế toán.
Nguyên tắc chuẩn mực: Khi xây dựng các quy định thực hành các mô hình kế
toán phải vận dụng các chuẩn mực kế toán quốc tế và quốc gia nhằm đảm bảo tính
thống nhất về ngôn ngữ kế toán quốc tế và trong nước.
Các văn bản pháp lý và tác nghiệp kế toán cũng như trang thiết bị kỹ thuật
phải hướng đến trình độ và chuẩn mực quốc tế của kế toán.
Phải tôn trọng các quy ước và chuẩn mực kế toán quốc tế.
Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Hiệu quả về mặt quản lý các đối tượng hạch

9


toán kế toán. Hiệu quả về mặt nghiệp vụ: đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra
chất lượng thông tin kế toán cung cấp phải có được các tính chất chính xác, khách
quan, đầy đủ , kịp thời, bảo đảm tính cạnh tranh.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm phát sinh từ yêu cầu
quản lý an toàn công quỹ nhà nước và phân công lao động hợp lý.Theo nguyên tắc
này, tổ chức hạch toán kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp đòi hỏi phải tách
rời chức năng chuẩn chi, chuẩn thu với chức năng thực hiện chi, thực hiện thu của
cán bộ, không được để một cán bộ kiêm nhiệm cả hai chức năng này.Việc tách 2
chức năng chuẩn chi (chuẩn thu) với chức năng thực hiện chi (thu) chính là cơ sở để
Nhà nước tạo lập ra sự kiểm soát lẫn nhau giữa hai chức năng này.
1.2.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp
Tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN là tổ chức thu nhận, hệ
thống hóa và cung cấp toàn bộ thông tin về tình hình sử dụng tài sản, kinh phí của
đơn vị nhằm phục vụ công tác quản lý tài chính và công tác nghiệp vụ của đơn vị
đó, bao gồm:

1.2.2.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Nội dung và mẫu chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp phải thực hiện
theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán
và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp
luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong chế độ này.
Đơn vị hành chính sự nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù chưa
có mẫu chứng từ quy định tại danh mục mẫu chứng từ trong chế độ kế toán này thì
áp dụng mẫu chứng từ quy định tại chế độ kế toán riêng trong các văn bản pháp luật
khác hoặc phải được Bộ Tài chính chấp thuận.
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán:
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự
nghiệp, gồm:
Chứng từ kế toán chung cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, gồm 4 chỉ tiêu:

10


- Chỉ tiêu lao động tiền lương;
- Chỉ tiêu vật tư;
- Chỉ tiêu tiền tệ;
- Chỉ tiêu TSCĐ.
Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác (Các mẫu và
hướng dẫn phương pháp lập từng chứng từ được áp dụng theo quy định các văn bản
pháp luật khác).
Lập chứng từ kế toán:
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị hành
chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho
một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế,

tài chính phát sinh;
- Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt;
- Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số;
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ.
Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng
một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp
đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì
có thể viết hai lần nhưng nội dung tất cả các liên chứng từ phải giống nhau.
Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy
định và tính pháp lý cho chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán dùng làm căn cứ
trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có định khoản kế toán.
Ký chứng từ kế toán:
Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ
mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định
của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc
bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, hoặc dấu khắc sẵn chữ ký, chữ
ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng
từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo

11


quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải thống nhất với
chữ ký các lần trước đó.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử
người phụ trách kế toán để giao dịch với KBNN, Ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng
được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách
kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán
trưởng.
Chữ ký của Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền), của kế toán

trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với
mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại KBNN hoặc Ngân hàng. Chữ ký của
kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký trong sổ đăng ký mẫu chữ ký. Kế toán
trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của Thủ
trưởng đơn vị. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ,
thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Thủ
trưởng đơn vị (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số
trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý
để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.
Không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung
chứng từ theo trách nhiệm của người ký. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do
Thủ trưởng đơn vị quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm
soát chặt chẽ, an toàn tài sản.
Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán:
Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều
phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ
chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì
mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế
toán bao gồm các bước sau:
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;

12


- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Thủ
trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ (nếu có);
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán:

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép
trên chứng từ kế toán;
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên
chứng từ kế toán; Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế
độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện
(xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho Thủ
trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành. Đối với những
chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người
chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều
chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
Dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt:
Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán
ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt. Những chứng từ ít phát sinh hoặc
nhiều lần phát sinh nhưng có nội dung không giống nhau thì phải dịch toàn bộ
nội dung chứng từ kế toán. Những chứng từ phát sinh nhiều lần, có nội dung
giống nhau thì bản đầu tiên phải dịch toàn bộ nội dung, từ bản thứ hai trở đi chỉ
dịch những nội dung chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị và cá nhân lập, tên
đơn vị và cá nhân nhận, nội dung kinh tế của chứng từ, chức danh của người ký
trên chứng từ. Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội
dung dịch ra tiếng Việt. Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản
chính bằng tiếng nước ngoài.
Sử dụng, quản lý và in biểu mẫu chứng từ kế toán:
Tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu

13


chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong chế độ kế toán này. Trong quá

trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt
buộc. Đối với mẫu chứng từ kế toán thuộc loại hướng dẫn thì ngoài các nội dung
quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình
thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng,
mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.
Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán, các đơn vị có thể mua hoặc tự thiết kế
mẫu (Đối với những chứng từ kế toán hướng dẫn), tự in, nhưng phải đảm bảo các
nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán và quy định về
chứng từ trong chế độ kế toán này.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp có sử dụng chứng từ điện tử cho hoạt động
tài chính và ghi sổ kế toán thì phải tuân thủ theo quy định của các văn bản pháp luật
về chứng từ điện tử.
1.2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính
quy định để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị. Đơn vị phải tuân thủ
các quy định về hệ thống tài khoản kế toán, kể cả mã số và tên gọi, nội dung, kết
cấu và phương pháp kế toán của từng tài khoản kế toán. Cơ sở lựa chọn hệ thống tài
khoản kế toán áp dụng:
Lựa chọn hình thức sổ kế toán: Hiện các đơn vị HCSN đều phải mở sổ kế
toán, ghi chép, quản lý, bảo quản và lưu trữ sổ kế toán theo quy định của Luật kế
toán và Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài
chính. Tùy vào từng đặc điểm của đơn vị có thể lựa chọn một trong các hình thức kế
toán: Kế toán nhật ký, kế toán chứng từ ghi sổ…
a. Về tài khoản (TK) kế toán
Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa
các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời
gian. Tài khoản kế toán phản ảnh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống
tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và

14


các nguồn kinh phí khác cấp, thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản
khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế
riêng biệt. Toàn bộ các tài khoản kế toán sử dụng trong đơn vị kế toán hình thành hệ
thống tài khoản kế toán. Bộ Tài chính quy định thống nhất hệ thống tài khoản kế
toán áp dụng cho tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nước. Hệ thống tài
khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy
định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu, tên gọi và nội dung
ghi chép của từng tài khoản.
b. Về Hệ thống tài khoản kế toán:
Tổ chức hệ thống tài khoản chính là quá trình thiết lập một hệ thống tài khoản
hạch toán kế toán cho các đối tượng hạch toán nhằm cung cấp các thông tin tổng
quát về từng loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của đơn vị hạch toán.
Hệ thống tài khoản kế toán HCSN bao gồm: các tài khoản trong Bảng cân đối
tài khoản và các tài khoản ngoài Bảng cân đối tài khoản.
Các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tài sản, nguồn hình thành
tài sản và quá trình sử dụng tài sản tại đơn vị HCSN. Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản
trong Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi kép” nghĩa là
khi ghi vào bên Nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên có của một hoặc
nhiều tài khoản khác hoặc ngược lại.
Các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản phản ánh những tài sản hiện có ở
đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị (như tài sản thuê ngoài, nhận
giữ hộ, nhận gia công, tạm giữ....), những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài
khoản trong Bảng Cân đối tài khoản nhưng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu
quản lý như: Giá trị công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, nguyên tệ các loại, dự
toán chi hoạt động được giao.....Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài Bảng Cân

đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi đơn” nghĩa là khi ghi vào một
bên của một tài khoản thì không phải ghi đối ứng với bên nào của các tài khoản

15


khác. Đơn vị HCSN áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo hệ thống tài khoản kế
toán trong chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành theo quyết định số:
19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. (Phụ lục số: 1.2Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị HCSN, áp dụng cho các đơn vị
HCSN như: Kế toán quá trình tiếp nhận và sử dụng kinh phí ở các đơn vị sự nghiệp
thực hiện chế độ tự chủ tài chính và các cơ quan Nhà nước thực hiện chế độ tự chủ,
tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính; Kế toán
hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động đầu tư tài chính ngắn hạn, dài hạn; Kế
toán hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước...
c. Phân loại hệ thống tài khoản kế toán:
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do
Bộ Tài chính quy định gồm 7 loại, từ Loại 1 đến Loại 6 là các tài khoản trong Bảng
Cân đối tài khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản.
- Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân;
- Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản
cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2);
- Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp
1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tài khoản cấp 3);
- Tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được đánh số từ 001 đến 009.
d. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản:
Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán
ban hành tại Quyết định này để lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho
đơn vị. Đơn vị được bổ sung thêm các Tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài
khoản kế toán mà Bộ Tài chính đã quy định trong hệ thống tài khoản kế toán) để
phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị.

Trường hợp các đơn vị cần mở thêm Tài khoản cấp 1 (các tài khoản 3 chữ số)
ngoài các Tài khoản đã có hoặc cần sửa đổi, bổ sung Tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3
trong Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định thì phải được Bộ Tài
chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.
1.2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống Sổ kế toán và hình thức kế toán
a. Hệ thống Sổ kế toán:

16


Sổ kế toán là phương tiện vật chất cơ bản để hệ thống hóa các số liệu kế toán
trên cơ sở chứng từ gốc và các tài liệu kế toán khác.
Căn cứ vào quy mô, điều kiện hoạt động và các hình thức tổ chức sổ kế toán,
đơn vị sẽ lựa chọn cho mình một hình thức sổ kế toán cho phù hợp. Tổ chức sổ kế
toán về thực chất là việc kết hợp các loại sổ sách có kết cấu khác nhau theo một
trình tự hạch toán nhất định nhằm hệ thống hóa và tính toán các chỉ tiêu theo yêu
cầu quản lý của từng đơn vị HCSN.
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên
quan đến đơn vị hành chính, sự nghiệp.
Đối với các đơn vị kế toán cấp I và cấp II (Gọi tắt là cấp trên) ngoài việc mở
sổ kế toán theo dõi tài sản và sử dụng kinh phí trực tiếp của cấp mình còn phải mở
sổ kế toán theo dõi việc phân bổ dự toán, tổng hợp việc sử dụng kinh phí và quyết
toán kinh phí của các đơn vị trực thuộc (đơn vị kế toán cấp II và cấp III) để tổng
hợp báo cáo tài chính về tình hình sử dụng kinh phí và quyết toán với cơ quan quản
lý cấp trên và cơ quan tài chính đồng cấp.
Các loại sổ kế toán:
Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ
kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Tuỳ theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế

toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng các quy định của
hình thức kế toán về nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng
mẫu sổ kế toán. Nhà nước qui định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương
pháp ghi chép đối với các loại sổ tổng hợp (Sổ Cái, Sổ Nhật ký) qui định mang
tính hướng dẫn đối với các loại sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết. Theo quy
định các đơn vị HCSN có thể lựa chọn áp dụng một trong ba hình thức tổ chức sổ
kế toán sau đây:
Sổ kế toán tổng hợp:
Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo

17


trình tự thời gian. Trường hợp cần thiết có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự
thời gian với việc phân loại, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát
sinh theo nội dung kinh tế.
Số liệu trên Sổ Nhật ký phản ảnh tổng số các hoạt động kinh tế, tài chính phát
sinh trong một kỳ kế toán.
Sổ Nhật ký phải có đầy đủ các nội dung sau:
+ Ngày, tháng ghi sổ;
+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
+ Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội
dung kinh tế (theo tài khoản kế toán). Số liệu trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình
hình tài sản, nguồn kinh phí và tình hình sử dụng nguồn kinh phí. Trên Sổ Cái có
thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của
nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
+ Ngày, tháng ghi sổ;

+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
+ Tóm tắt nội dung chủ yếu của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo từng nội dung kinh tế
(Ghi vào bên Nợ, bên Có các tài khoản).
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính
phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý mà Sổ Cái chưa
phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin chi tiết phục
vụ cho việc quản lý trong nội bộ đơn vị và việc tính, lập các chỉ tiêu trong báo cáo
tài chính và báo cáo quyết toán.
Sổ kế toán chi tiết có các nội dung sau:
+ Tên sổ;

18