TIEU LUAN CONG TAC SOAN THAO VAN BAN tại UBND XA TRUNG THU

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề
soạn thảo và quản lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và
cần được quan tâm một cách đúng mức. Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ
đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn
nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành
chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình. Chính vì vậy việc
quan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào
việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước
nói chung.
Là một học viên lớp Quản trị văn phòng, đồng thời được tiếp cận với cán
bộ, công chức tại Ủy ban nhân dân xã Trung Thu, ý thức được tầm quan trọng và
sự cần thiết của việc tìm hiểu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản nên khi
học xong Môn: “Phương pháp nghiên cứu học”, em đã chọn đề tài "thực trạng
và giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại
Ủy ban nhân dân xã Trung Thu, huyện Tủa Chùa" làm đề tài tiểu luận thi hết
học phần. Việc làm này không ngoài mục đích tìm hiểu thực tế về công tác soạn
thảo và ban hành văn bản tại cơ quan, đánh giá thực trạng và tìm hiểu nguyên
nhân đồng thời bước đầu đưa ra một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu
quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ủy ban nhân dân xã Trung Thu,
huyện Tủa Chùa, tỉnh Điện Biên.
2. Mục tiêu, nhiệm vụ đề tài
Trên cơ sở nghiêm cứu quy trình soạn thảo văn bản theo đúng trình từ, thủ
tục do luật định, đảm bảo đúng nội dung, mục đích yêu câu.
Nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các biện pháp nhằm khắc phục
những hạn chế trong quá trình thực hiện công tác soạn thảo văn bản tại ủy ban
nhân dân xã Trung Thu. Đây cũng là dịp để bản thân tôi vận dụng những kiến
thức đã học tại trường vào lĩnh vực phục trách tại bộ phận một cửa trong việc
giải quyết các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của ủy ban nhân dân xã khi
nhân dân và các cơ quan, đơn vị đến giao dịch.

3. Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu
+ Đối tượng nghiên cứu
Nghiên cứu các loại văn bản do ủy ban nhân dân xã Trung Thu ban hành.
Đề tài tập trung nghiên cứu về công tác soạn thảo văn bản của Công chức Văn
phòng - Thống kê tại Ủy ban nhân dân xã Trung Thu về lý luận và thực tiễn
Nghiên cứu và xây dựng quy trình, ban hành văn bản tại ủy ban nhân dân
Trung Thu
Nghiên cứu và áp dụng vào những quy định, kỹ thuật soạn thảo văn bản tại
ủy ban nhân dân Trung Thu cần những yêu cầu sau:
1


Yêu cầu về nội dung, thể thức, cách diễn đạt, ngôn ngữ sử dụng trong văn bản
+ Phạm vi nghiên cứu
Không gian tại ủy ban nhân dân xã Trung Thu
Thời gian từ ngày 15 tháng 01 năm 2016 đến ngày 30 tháng 4 năm 2017
+ Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu của khoa học chủ yếu là:
Quy trình soạn thảo văn bản chủ yếu sử dụng phương pháp phân tích, khảo
sát thực tiễn, so sánh, tổng hợp dựa trên tài liệu thu thập được
Phương pháp nghiên cứu thực tiễn, trên cơ sở thu thập tài liệu tại ủy ban
nhân dân phường về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản kết hợp với các tài
liệu, giáo trình về xây dựng và soạn thảo văn bản. Từ đó đưa ra quy trình xây
dựng và ban hành văn bản khoa học, đúng quy định của pháp luật.
4. Bố cục
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của tiểu luận được chia thành ba
chương, gồm:
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ KHÁI
QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG THU – HUYỆN TỦA CHÙA
– ĐIỆN BIÊN

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN
HÀNH VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG THU.
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC SOẠN
THẢO BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG
THU.

Chương 1

2


CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN VÀ
KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG THU – HUYỆN TỦA
CHÙA – ĐIỆN BIÊN
1.1. Những vấn đề lý luận về công tác soạn thảo văn bản
1.1.1. Khái niệm văn bản
Theo nghĩa rộng, văn bản là “bản viết hoặc in, mang nội dung là những
gì cần được ghi để lưu lại làm bằng”, hoặc “chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói
chung những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang
một nội dung ý nghĩa trọn vẹn”; tác phẩm văn học hoặc khoa học, kỹ thuật;
công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ… ở cơ quan, tổ chức được gọi
chung là văn bản. Khái niệm này được sử dụng một cách phổ biến trong nghiên
cứu về văn bản, ngôn ngữ học, văn học, sử dụng từ trước đến nay ở nước ta.
Theo nghĩa hẹp, văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ sơ,
tài liệu,… được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước,
các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ
dùng để quản lý, điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức như Nghị quyết,
Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Báo cáo, Tờ trình, Đề án… đều được gọi là văn
bản. Khái niệm này được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, tổ chức.
1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành
văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm
quyền, trình tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ
quản lý nhà nước qua lại giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa cơ quan
nhà nước với các tổ chức và công dân.
1.1.3. Khái niệm văn bản hành chính
Theo nghĩa rộng từ hành chính “thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý việc chấp
hành luật pháp, chính sách của Nhà nước”. Với nghĩa này, văn bản hành chính
là văn bản viết hoặc in, chứa đựng những thông tin có nội dung thuộc phạm vi
3


chỉ đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, chính sách của Nhà nước. Trong thời
đại hiện nay, văn bản hành chính có thể là bản viết hoặc in trên giấy, trên phim
nhựa, trên băng từ hoặc trong các file điện tử; nhưng hình thức phổ thông nhất là
in trên giấy.
1.1.4. Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước.
Văn bản quản lý Nhà nước là hệ thống những văn bản hình thành trong
hoạt động quản lý xã hội của Nhà nước, là công cụ biểu thị ý chí và lợi ích của
Nhà nước, đồng thời là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật. Theo Điều 4
của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
Văn thư, có thể phân loại văn bản quản lý Nhà nước gồm các hình thức như sau:
1.1.5. Văn bản quy phạm pháp luật.
“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự
chung, được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội
theo định hướng xã hội chủ nghĩa”. (Điều 1, Luật Ban hành văn bản quy phạm
pháp luật ngày 03/6/2008 thay thế Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật
năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy
phạm pháp luật năm 2002).

1.1.6. Văn bản hành chính.
- Văn bản hành chính cá biệt:
Văn bản hành chính cá biệt (VBHCCB) là phương tiện thể hiện quyết
định quản lý do các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban
hành trên cơ sở những quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan
cấp trên hoặc của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể;
VBHCCB thường gặp là quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm,
miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức; chỉ thị về việc phát động
phong trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt…

4


- Văn bản hành chính thông thường:
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin
điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải
quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép
công việc trong các cơ quan, tổ chức.
Đây là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm hai loại
chính:
- Văn bản không có tên loại: công văn;
- Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương
trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy
nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu
trình…).
- Văn bản chuyên ngành:
Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban
hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật.
Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thì
phải theo quy định của các cơ quan đó, không được tùy tiện thay đổi nội dung và

hình thức của chúng.
Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác
nhau như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa…

1.2. Nội dung, quy trình công tác soạn thảo và ban hành văn bản
1.2.1. Nội dung
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực,
hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền
với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành văn bản của các
cơ quan hành chính nhà nước nói chung và công tác soạn thảo văn bản của Ủy
ban nhân dân xã nói riêng.
5


Trên thực tế công tác soạn thảo và quản lý văn bản trong hoạt động của
các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích
đáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực
của đời sống kinh tế - xã hội. Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý
nhà nước nói chung còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung
trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về
thể thức và trình tự thủ tục ban hành; văn bản có tính khả thi chưa cao và những
văn bản đó đã và đang sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt
của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành
chính nhà nước.
1.2.2. Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản:
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước được sắp
xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công
tác xây dựng và ban hành văn bản. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực
pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tương
ứng.

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản nói chung phải đảm bảo các nội
dung: đề xuất văn bản, khởi thảo văn bản, sửa chữa dự thảo, duyệt dự thảo, đánh
máy văn bản, chỉnh lý bản đánh máy, ký duyệt văn bản, vào sổ, gửi văn bản đi
và lưu văn bản. Trong trình tự này, công tác sửa chữa, chính lý và đánh máy có
thể được thực hiện nhiều lần vào giai đoạn tiến hành thông qua. Riêng công
đoạn đánh máy là công đoạn thuần túy và không có ý nghĩa quyết định đối với
trình tự ban hành. Cũng có thể thấy là từng công đoạn còn có các tiểu công đoạn
nhất định.
- Xác định vấn đề, nội dung văn bản hóa
- Lựa chọn thông tin, tài liệu
- Lựa chọn tên loại, xác định thể thức
- Xây dựng đề cương bản thảo
- Viết dự thảo
- Trao đổi ý kiến và sửa chữa dự thảo
6


- Hoàn thiện văn bản
Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản qua các công đoạn của
trình tự ban hành một văn bản cụ thể được chi tiết hóa tùy theo tính chất, nội
dung của từng văn bản cụ thể.
1.3. Vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn bản:
Thứ nhất, đánh giá khả năng tác động của dự thảo Quy phạm pháp luật
nhằm dự báo những tác động tích cực, tiêu cực của dự thảo văn bản. Việc dự báo
những tác động tích cực hay tiêu cực của dự thảo văn bản là rất cần thiết bởi vì
tùy vào từng thời điểm xã hội, tình hình kinh tế, giáo dục mà xem xét có nên hay
không ban hành văn bản quy phạm pháp luật và khi nó ra đời thì có những mặt
nào đáp ứng được, mặt nào còn có vướng mắc. Nếu không có hoạt động đánh
giá tác động của dự thảo văn bản thì việc ban hành những văn bản không cần
thiết sẽ dẫn đến sự lãng phí công sức, tiền bạc,... mà đôi khi những bất cập của

xã hội thì chưa được giải quyết triệt để.
Thứ hai, Việc soạn thảo văn bản về dự thảo Văn bản quy phạm pháp luật và
văn bản hành chính nhằm đưa ra những biện pháp khắc phục trước và sau khi
ban hành. Không thể đòi hỏi một cách tuyệt đối đối với hiệu quả của Văn bản
quy phạm pháp luật, cho dù đã cố gắng hết sức để nghiên cứu, tìm ra những
phương án tối ưu nhất song ít nhiều có những hạn chế nhất định là điều không
thể tránh khỏi. Để văn bản quy phạm pháp luật ban hành có hiệu quả thì trước
hết phải chú trọng tới việc dự liệu những phương án giải quyết các vấn đề trước
và sau khi Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành. Trong đó có những vấn
đề cần giải quyết, phương hướng giải quyết, cơ quan thực hiện, cơ chế phối hợp
giữa các cơ quan và các vấn đề khác như đội ngũ cán bộ, kinh phí thực hiện,…
Việc hoạch định ra những dự liệu này không chỉ phù hợp với chủ trương, đường
lối của Đảng, sự đồng bộ trong hệ thống pháp luật mà còn phải dựa trên những
nhu cầu khách quan và đòi hỏi của thực tế cuộc sống. Có như vậy, khi văn bản
quy phạm pháp luật ra đời, văn bản quy phạm pháp luật mới đáp ứng được yêu
cầu, đòi hỏi của xã hội, có tính khả thi và hiệu quả trong cuộc sống. Ngoài ra,
đối với đề nghị, kiến nghị xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, phải nêu lên
7


được những tác động kinh tế - xã hội, nội dung, chính sách cơ bản của văn bản,
… Cùng với đó, phải xác định rõ trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong
việc lập và thực hiện chương trình bằng cách quy định chặt chẽ hơn về trách
nhiệm đối với các cơ quan tham gia xem xét dự kiến chương trình; với cơ quan
đề nghị xây dựng văn bản thì cần phải có trách nhiệm giải trình và bảo vệ dự
kiến chương trình do mình đề xuất.
Thứ ba, Trong công tác soạn thảo dự thảo Văn bản quy phạm pháp luật,
Văn bản hành chính thông thường là cơ sở để so sánh, đánh giá tác động của văn
bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính thông thường đối với xã hội trước
và sau khi ban hành.

Đây là yếu tố quan trọng mà các nhà làm luật phải cố gắng đạt được khi
tiến hành soạn thảo Văn bản quy phạm pháp luật bởi vì điều người dân quan tâm
không phải là việc quá trình các nhà làm luật soạn thảo Văn bản quy phạm pháp
luật như thế nào, họ đã làm những gì để tạo nên một Văn bản quy phạm pháp
luật mà quan trọng đối với họ là việc sau khi Văn bản quy phạm pháp luật ra đời
nó đem lại những lợi ích gì cho xã hội, khắc phục được vẫn đề gì so với trước
đó. Cụ thể, các nhà làm luật phải nhìn nhận, so sánh khả năng Văn bản quy
phạm pháp luật sẽ có những tác động tích cực hay tiêu cực gì đến những mặt cụ
thể nào.
1.4. Khái quát về Ủy ban nhân dân xã Trung Thu
1.4.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Ủy ban nhân dân xã
Trung Thu
- Lịch sử hình thành:
Xã Trung Thu được thành lập ngày 18 tháng 10 năm 1955. Trong suốt 62
năm qua kể từ khi ra đời cho đến nay Trung Thu đã trải qua biết bao thăng trầm,
biến cố lịch sử, trước sự quan tâm giúp đỡ của TW, của Tỉnh, Đảng bộ và nhân
dân các dân tộc xã Trung Thu đã phát huy truyền thống đoàn kết, tự lực, tự
cường, khắc phục vượt khó đi lên, không ngừng làm thay đổi bộ mặt của xã. Đó
chính là một chặng đường không đơn giản, không bằng phẳng và đầy khó khăn

8


thử thách, một chặng đường mà Đảng bộ và nhân dân các dân tộc trong xã đã đi
từ không đến có, từ ít đến nhiều, từ chưa phát triển đến dần phát triển.
- Vị trí địa lý:
Trung Thu là một xã vùng cao thuộc diện đặc biệt khó khăn của huyện
Tủa Chùa.
- Phía Bắc giáp huyện Lao Xả Phình;
- Phía Nam giáp xã Sính Phình;

- Phía Đông giáp xã Tả Phìn;
- Phía Tây giáp xã Pa Ham, huyện Mường Chà.
Tổng diện tích đất tự nhiên là 5.348,02 ha.
- Khí hậu:
Trung Thu nằm trong vùng ôn đới gió mùa được chia thành 2 mùa rõ rệt:
- Mùa mưa: Từ tháng 4 đến tháng 8.
- Mùa khô: Từ tháng 9 đến tháng 3.
Xã có tất cả 3 sông, suối lớn nhỏ. Trong đó có 1 con sông và một số suối
chính như: Sông Nậm Mức; suối Đề Bâu; suối Chiếu tính. Nhìn chung các sông,
suối đều có đặc điểm như: Độ dốc cao, lưu vực nhỏ. Lắm ghềnh, nhiều thác, lưu
lượng thay đổi theo mùa.
1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân xã
Trung Thu
* Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ,
quyền hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ
chức thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán
điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán
ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
9


- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và
báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các

nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, Trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy
định của pháp luật;
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự
nguyện.Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm
soát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp
luật.
* Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu
thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau
đây:
- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển
sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi
trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối
với cây trồng và vật nuôi;
- Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,
bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão
lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo
vệ rừng tại địa phương;
- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy
định của pháp luật;
- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền
thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát
triển các ngành, nghề mới.

10


* Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân xã thực

hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trên địa bàn
xã theo phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm
dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật
về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp
luật;
- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, Uỷ
ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối
hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện
các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;
- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên
quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;
- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao;
tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình
liệt sỹ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp
đỡ các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi

11

nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính
sách ở địa phương theo quy định của pháp luật;
* Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành
pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền
hạn sau đây:
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây
dựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng
ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân ở địa phương;
- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây
dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện
pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm
pháp luật khác ở địa phương;
- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, tạm vắng, quản lý việc đi
lại người nơi khác đến.
* Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:
Uỷ ban nhân dân xã có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện
chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân
dân ở địa phương theo quy định của pháp luật.
* Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp
luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền;
1.4.3. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND:
- Văn phòng Uỷ ban nhân dân (UBND) là cơ quan tham mưu giúp UBND
trong việc quản lý nhà nước tại địa phương. Là một bộ máy làm việc của cơ

quan có chức năng tham mưu phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của UBND xã, là
12


nơi đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho mọi hoạt động của Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân (HĐND-UBND).
- Giúp UBND xã xây dựng chương trình, lịch công tác, lịch làm việc và
theo dõi thực hiện chương trình, lịch làm việc đó; tổng hợp báo cáo tình hình
kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng, tham mưu giúp UBND trong việc chỉ đạo
thực hiện.
- Giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; làm báo cáo gửi
lên cấp trên.
- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu
mẫu báo cáo thống kê; theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công
chức cấp xã.
- Giúp HĐND tổ chức các kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp
khách, nhận đơn khiếu nại của nhân dân chuyển đến HĐND và UBND hoặc lên
cấp trên có thẩm quyền giải quyết.
- Đảm bảo bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của HĐND và
cho công việc của UBND; Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng ở xã.
- Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa UBND với cơ quan,
tổ chức và công dân theo cơ chế " một cửa"
1.4.4. Cơ cấu tổ chức của ủy ban nhân dân xã Trung Thu
Bộ máy của Ủy ban nhân dân xã hoạt động theo Quyết định số 159/QĐUBND ngày 19 tháng 6 năm 2016 của Ủy ban nhân dân xã Trung Thu về ban
hành quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân xã Trung Thu, khóa XX, nhiệm kỳ
2016-2021.
Ủy ban nhân dân xã hoạt động theo nguyên tắc tập dân chủ, lãnh đạo tập
thể, đi đôi với trách nhiệm của từng thành viên, thảo luận tập thể và quyết định
theo đa số. Ủy ban nhân dân xã Trung Thu phát huy quyền làm chủ của nhân
dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa và chống các biểu hiện

quan liêu tiêu cực khác trong cơ quan.
Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân xã Trung Thu: Người đứng đầu là
Chủ tịch Ủy ban nhân dân, giúp việc cho chủ tịch là 2 phó chủ tịch phụ trách các
13


lĩnh vực: 1 phó chủ tịch Phụ trách kinh tế - xã hội và 01 phó chủ tịch phụ trách
về khối văn xã. [Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân xã Trung Thu – Phụ
lục 1 Trang 34].
1.4.5. Cơ sở vật chất, trang thiết bị.
Hiện nay, khi trình độ khoa học ngày càng phát triển và được ứng dụng
vào nhiều lĩnh vực hoạt động, trong đó có công tác Văn phòng. Được sự quan
tâm của UBND huyện đã trang bị cho Văn phòng UBND xã một dàn máy vi tính
và một số phương tiện khác như: máy in, máy điện thoại, máy Fax, máy
photocoppy, tủ đựng hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác Văn phòng. Tuy so với
yêu cầu nhiệm vụ vẫn còn thiếu song cũng tương đối đảm bảo được yêu cầu
phục vụ nhiệm vụ đối với Văn phòng cấp xã.
1.4.6. Tình hình thực hiện công tác Văn phòng ở cơ quan:
Trong quá trình thực hiện chức năng điều hành quản lý của mình, UBND
xã đã tiếp nhận ban hành và thực hiện một khối lượng văn bản quản lý Nhà nước
rất lớn nhằm thực hiện thắng lợi các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật
của Nhà nước ở địa phương gồm: các văn bản của cơ quan hành chính cấp trên,
các văn bản giải quyết những vấn đề phát sinh trong thực tế tại địa phương. Với
mục tiêu là phục vụ cho nhiệm vụ kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng ở địa
phương và công tác quản lý điều hành của UBND xã.
Trong quá trình hoạt động của mình, UBND xã thường ban hành các loại
văn bản và sử dụng các loại văn bản đó làm phương tiện lãnh đạo, chỉ đạo, quản
lý mọi mặt hoạt động của địa phương, của nội bộ cơ quan.
Tiểu kết
Trong Chương 1 em đã trình bày cơ sở lý luận về công tác soạn thảo văn

bản hành chính Nhà nước và vài nét khái quát về Ủy ban nhân dân xã Trung
Thu. Những nội dung này là cơ sở để triển khai nội dung thực trạng công tác
dsaoj thảo văn bản tại Ủy ban nhân dân xã Trung Thu tại chương 2.

14


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG THU
2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tịa Ủy ban nhân dân xã
Trung Thu.
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Ủy ban nhân dân xã
cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự, thủ tục
soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật, luôn tác động
đến mọi mặt của đời sống xã hội và là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt
động cụ thể của Ủy ban nhân dân xã.
Uỷ ban nhân dân là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương bởi: uỷ
ban nhân dân thực hiện hoạt động quản lý hành chính trên phạm vi toàn lãnh thổ
địa phương trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội về chính trị, kinh tế, văn
hoá – xã hội, an ninh quốc phòng…; Cơ cấu tổ chức của uỷ ban nhân dân được
quy định tại Chương IX “Hiến pháp năm 1992 (từ Điều 123 đến Điều 125) và
cụ thể hoá tại Điều 119 Mục 4 Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003”; Ủy
ban nhân dân xã gồm: Chủ tịch, phó chu tịch và có 7 bộ phận chuyên môn giúp
việc, mỗi bộ phận chuyên môn phụ trách những lĩnh vực, công việc, nhiệm vụ
15


riêng. Trong quá trình giải quyết công việc của mình, các bộ phận sẽ có nhiệm
vụ tham mưu, giúp việc và hậu cần cho Chủ tịch, phó chủ tịch, nên các văn bản

được soạn thảo chủ yếu là các văn bản hành chính. Các văn bản hành chính
thường soạn thảo là bao gồm các văn bản sau: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá
biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo,
biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ
nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận
hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển…
2.1.1. Những yêu cầu về nội dung:
- Tính mục đích : khi bắt tay vào soạn thảo văn bản cần xác định mục đích
mục tiêu và giới hạn tiêu chuẩn của nó, tức là cần phải trả lời các vấn đề. Văn
bản này ban hành để làm gì? giải quyết các việc gì? mức độ giải quyết đến đâu?
kết quả của việc thực hiện ở sự đồng nhất nội dung và hình thức văn bản.
- Tính khoa học : Văn bản có tính khoa học phải đảm bảo có đủ lượng
thông tin quy phạm và thông tin thực tế.Các thông tin được sử dụng để đưa vào
văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính xác.
+ Đảm bảo sự logic về mặt nội dung sự nhất quán về mặt chủ đề, bố cục
chặt chẽ
+ Đảm bảo các yêu cầu về mặt thể thức.
+ Sử dụng tốt ngôn ngữ pháp luật hành chính.
+ Đảm bảo tính hệ thống cúa văn bản.
- Tính đại chúng: Thể hiện văn bản có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ phù hợp
với trình độ dân trí, phải đảm bảo tới mức tối đa, tính phổ cập, song không ảnh
hưởng đến nội dung nghiêm túc và chặt chẽ của văn bản.
- Tính quy phạm: Cho thấy tính cưỡng chế của văn bản, tức là văn bản thể
hiện quyền lực của nhà nước dòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản
ánh địa lý của chủ thể pháp luật, đảm bảo tính quy phạm, văn bản sẽ dược ban
hành đúng thẩm quyền quy định và được trình bày dưới dang quy phạm pháp
luật.
16

- Tính khả thi: Một yêu cầu đối với văn bản đồng thời là hiệu quả, kết hợp
đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nói trên ngoài ra để các nội dung của văn bản
được thi hành đầy đủ và nhanh chóng văn bản cần phải hợp đủ các điều kiện
sau:
+ Nội dung phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý,
nghĩa là phải phù hợp với trình độ năng lực khả năng vật chất của chủ thể thi
hành.
+ Khi quy định các quyền cho chủ thể được hưởng phải kèm theo các điều
kiện để đảm bảo thực hiện các quyền đó.
+ Phải nắm vững được khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn
bản, nhằm xác lập trách nhiệm của các trường hợp cụ thể.
2.1.2. Những yêu cầu về thể thức:
Căn cứ vào những quy định của pháp luật, hiện nay công tác soạn thảo
văn bản được áp dụng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNVngày 19/01/2011 của
Bộ Nội vụ được trình bày như sau:
Bao gồm 9 thành phần thể thức văn bản :
+ Quốc hiệu.
+ Tên cơ Quan ,tổ chức ban hành văn bản.
+ Số, ký hiệu của văn bản.
+ Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
+ Nội dung văn bản.
+ Quyền hạn, chúc vụ, họ và tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
+ Dấu cơ quan, tổ chức.
+ Nơi nhận.
Thể thức văn bản là một tập hợp các thành phần cấ thành văn bản, bao
gồm những thành phần áp dụng đối với các loại văn bản và thành phần bổ sung
trong những trường hợp cụ thể. [Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản –
Phụ lục 2 Trang 35].

17


Như vậy hoạt động soạn thảo văn bản cần thực hiện đúng những quy
định trên đây chính là cơ sở lý luận của công tác soạn thảo văn bản thực trạng
giải pháp tại Ủy ban nhân dân xã Trung Thu.
2.2. Quy trình soạn thảo văn bản hành chính
Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Nhà trường đã
đảm bảo được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư. Qua đó Văn phòng đã cụ thể hóa quy định vào
trong hoạt động của mình, quá trình soạn thảo văn bản hành chính của Nhà
trường bao gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Khi cán bộ được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xác định
hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo
Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông
tin quá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật).
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Đảm bảo thể thức theo quy định về soạn thảo văn bản của Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Trong trường hợp cần thiết người
soạn thảo có thể đề xuất với người lãnh đạo cơ quan việc tham khảo ý kiến các
cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu để hoàn
chỉnh bản thảo.
Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan
Bản thảo do người có thẩm quyền (người ký văn bản) duyệt. Trường hợp
có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt
xem xét, quyết định.
Bước 4: Đánh máy, nhân bản
Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn

bản. Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản. Người đánh
máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng
thời gian quy định của người lãnh đạo cơ quan. Trong trường hợp nếu phát hiện

18


có lỗi của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn
bản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh.
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải
kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mình
soạn thảo.
Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan
quản lý công tác văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể
thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Bước 6: Ký chính thức văn bản
Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theo
quy định phân công của người đứng đầu cơ quan (người đã duyệt bản thảo).
Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan
Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, cán bộ văn
thư thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký
hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản.
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
- Đăng ký vào sổ công văn đi.
- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn
bản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký,
chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
- Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: một

bản lưu tại văn thư cơ quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn
thảo.
- Ủy ban nhân dân xã soạn thảo các văn bản hành chính trong thời gian
qua đã đảm bảo được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bước khi soạn thảo.
Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà các văn bản soạn thảo
ra trong quá trình ban hành văn bản của mình. Việc soạn thảo văn bản của Ủy
ban nhân dân xã cũng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như: “nguyên tắc đảm
bảo tính pháp lý; nguyên tắc đảm bảo tính khoa học; nguyên tắc đảm bảo tính
đại chúng; nguyên tắc đảm bảo tính khả thi”.
2.3. Thực trạng trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản của
Ủy ban nhân xân xã Trung Thu.
19


Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản của Ủy ban nhân dân xã đã nêu ở
trên một phần thấy được những kết quả đáng chú ý trong hoạt động ban hành, ra
quyết định của Ủy ban nhân dân xã. Đạt được những thành tựu như trên trong
công tác soạn thảo và quản lý văn bản là những bước tiến mới, hướng đi mới
trong quá trình quản lý, điều hành của Ủy ban nhân dân trong việc thực hiện các
nhiệm vụ cơ bản của mình. Qua đó sẽ nâng cao hơn nữa hiệu quả giải quyết
công việc khi soạn thảo và ban hành văn bản, việc quản lý văn bản là một yếu tố
quan trọng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan. Một văn bản
được soạn thảo và quản lý một cách chặt chẽ, thống nhất tại Văn phòng Ủy ban
nhân dân xã. Trong thời gian qua Văn phòng Ủy ban nhân dân xã làm tốt nhiệm
vụ này, văn bản giấy tờ đều được xử lý nhanh chóng, đảm bảo không để sót, thất
lạc văn bản, phục vụ kịp thời công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Ủy ban
nhân dân xã.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác soạn thảo văn bản
của công chức Văn phòng – thống kê vẫn còn tồn tại nhiều thiếu sót, hạn chế
sau:

* Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản: cả về nội dung lẫn hình
thức của cơ quan soạn thảo của Ủy ban nhân dân xã còn chưa thống nhất. Nội
dung quy định trong các văn bản đã được soạn thảo có tính khả thi cao, tuy
nhiên còn một số văn bản do quá trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi
còn bị hạn chế.
* Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản: văn bản được soạn thảo
của Ủy ban nhân dân nhìn chung đã tuân thủ theo các bước của quy trình xây
dựng và ban hành văn bản. Bên cạnh đó, do yêu cầu của công việc, tính giải
quyết nhanh một vấn đề nào đó mà nhiều khi các bước không được tiến hành
hoàn chỉnh. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng một phần đến chất lượng của văn bản
được soạn thảo.
* Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: lỗi sai chủ yếu về thể thức của
văn bản là số, ký hiệu văn bản, ở phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn bản còn
20


chưa thống nhất về cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… Có nhiều văn bản sai về
thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Ủy ban nhân dân xã chủ yếu vì chưa có
sự thống nhất của các chủ thể, cơ quan soạn thảo trong việc thực hiện theo quy
định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Thông tư 01/2011/TT-BNV
của Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính. Đồng thời, Văn phòng cần tiến tới tiêu chuẩn hóa các
văn bản quản lý của mình.
* Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản: công tác soạn thảo văn bản của
Ủy ban nhân dân xã là do các công chức chuyên môn soạn thảo, mỗi công chức
phụ trách về các lĩnh vực cụ thể. Việc soạn thảo văn bản cũng phụ thuộc vào
nhiệm vụ của các lĩnh vực đó nên mỗi công chức sẽ soạn thảo văn bản liên quan
đến nhiệm vụ của mình dưới sự, điều hành của người lãnh đạo. Do đó, sẽ tồn tại
những lỗi chủ quan của người soạn thảo đến nội dung của văn bản như: sử dụng
từ không đảm bảo tính chất văn phong hành chính; tiếng lóng, từ địa phương; tự

tiện ghép từ, ghép nghĩa; hành văn không được rõ ràng… Bên cạnh đó còn một
số lỗi như: lỗi về vần, thanh điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không khoa học…
Cần quan tâm đến văn phong hành chính trong quá trình soạn thảo văn bản của
mình và sử dụng đúng đắn, chuẩn mực.
* Nguyên nhân của những hạn chế
- Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho quá trình soạn thảo và quản lý văn bản:
các phương tiện được sử dụng vào quá trình cơ giới hóa và tự động hóa việc
soạn thảo và quản lý văn bản chưa đáp ứng yêu cầu trong giai đoạn hiện nay.
Thiết bị phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhân bản; thiết bị để truyền đạt thông
tin trong văn bản; thiết bị phục vụ cho việc bảo quản, lưu trữ văn bản; thiết bị
tìm kiếm văn bản còn thiếu và đang ở mức lạc hậu.
- Lề lối làm việc trong cơ quan nhà nước của chúng ta thể hiện rõ của cơ
chế quan liêu, bao cấp cho nên những sản phẩm của hoạt động quản lý này là
những văn bản được ban hành thiếu quy củ, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng

21


lớn nhưng chất lượng thông tin chứa trong đó thấp, nhiều văn bản trùng lặp,
thừa, không có hiệu lực.
- Hệ thống thuật ngữ, các nghiên cứu về văn phong trong văn bản hành
chính của chúng ta cũng còn nhiều điều chưa được làm sáng tỏ. Ảnh hưởng đến
việc sử dụng từ ngữ, văn phong tùy tiện, khó hiểu, không được giải thích rõ
ràng, làm cho văn bản hạn chế tính khả thi.
- Sự nhận thức chưa đầy đủ của nhiều ngành, nhiều cấp, nhiều cán bộ
quản lý, soạn thảo về vai trò, chức năng của văn bản và hệ thống các văn bản.
Năng lực, trình độ của cán bộ công chức nhằm đáp ứng công tác soạn thảo, thẩm
định, kiểm tra và xử lý văn bản còn nhiều hạn chế; việc mở các lớp tập huấn về
nghiệp vụ soạn thảo, kiểm tra, quản lý và xử lý văn bản chưa đạt hiệu quả cao,
chưa được chú trọng.

Tiểu kết
Trong chương 2 em đã trình bày công tác soạn thảo và ban hành văn bản,
yêu cầu về thể thức và thực trạng công tác soạn và ban hành văn bản. Em đã làm
rõ thực trạng và những nguyên nhân hạn chế công tác soạn thảo văn bản tại cơ
quan hành chính Nhà nước nói chung và công tác soạn thảo và ban hành văn bản
của cán bộ, công chức xã tại Ủy ban nhân dân xã Trung Thu nói riêng. Nội dung
này làm cơ sở để triển khai phần giải pháp nâng cao công tác soạn thảo và ban
hành văn bản tại ủy ban nhân dân xã Trung Thu trong chương 3.

22


Chương 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN
HÀNH VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG THU
3.1. Đánh giá
Quá trình khảo sát tại Ủy ban nhân dân xã Trung Thu, bằng phương pháp
quan sát trực quan, phỏng vấn trực tiếp một số cán bộ, công chức tại Ủy ban
nhân dân xã Trung Thu, em xin mạnh dạn đưa ra một số nhận xét về ưu điểm,
hạn chế cũng như một số giải pháp nhằm nâng cao kỹ thuật soạn thảo và ban
hành văn bản tại các cơ quan hành chính Nhà nước nói chung và công tác hoạt
đông soạn thảo và ban hành văn bản tại Ủy ban nhân dân xã Trung Thu nói
riêng.
3.1.1. Ưu điểm Về công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cán
bộ, công chức:
Công tác soạn thảo văn bản là một hoạt động thường xuyên của Ủy ban
nhân dân xã trong việc thực hiện công cuộc đổi mới hiện nay.
Dưới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, cấp trên luôn thường xuyên mở
lớp đào tạo cho cán bộ văn thư, kịp thời ban hành những văn bản chỉ đạo hướng
dẫn về nghiệp vụ chuyên môn đổi mới công tác soạn thảo văn bản và văn thư để

soạn thảo và ban hành đúng theo quy định, đảm bảo về nội dung, hình thức, thể
loại văn bản.
Tinh thần đoàn kết trong đội ngũ cán bộ và công chức ngày được nâng
cao, công tác tuyên truyền, vận động được thường xuyên nên từ đó nhân dân đã
có ý thức thực hiện tốt những nội dung văn bản nhà nước đã chuyển tải đến nhân
dân.
Nhìn chung các ban ngành, đoàn thể tại Ủy ban nhân dân xã Trung Thu
đều được trang bị đầy đủ máy tính, máy photocoppy, điện thoại... nhằm đảm bảo
cho cán bộ, công chức xã làm việc thuận tiện, giải quyết công việc được nhanh
chóng, chính xác, kịp thời.

23


3.1.2. Khuyết điểm:
Trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật để phục vụ cho công tác soạn thảo
văn bản đối với Ủy ban nhân dân xã còn nhiều hạn chế nên ảnh hưởng đến chất
lượng công việc.
Đội ngũ cán bộ làm công tác soạn thảo văn bản và văn thư chưa được đào
tạo đúng về chuyên môn nghiệp vụ nên việc thực hiện nhiệm vụ công việc còn
nhiều hạn chế, thiếu sót.
Đối với một số ban ngành khác tham mưu, giúp việc cho Ủy ban nhân dân
xã đôi lúc tự soạn thảo văn bản nên có một số văn bản chưa đảm bảo đúng theo
quy định của Nhà nước, có khi văn bản thiếu tác giả, địa danh, ngày tháng năm,
không ghi số vào sổ văn thư, chưa đảm bảo nội dung, hình thức, tên loại văn bản
nhưng vẫn trình ký lưu hành làm trở ngại cho việc theo dõi giải quyết văn bản
của văn thư.
Xã Trung Thu là xã đặc biệt khó khăn, cách trung tâm huyện 30 km về
phía bắc, toàn xã có 9 thôn, bản với 100% dân H’mông với trình độ dân trí
không đồng đều, công tác tuyên truyền các chính sách của đảng, pháp luật của

nhà nước gặp nhiều khó khăn. Một số đối tượng còn xem nhẹ kỷ cương pháp
luật Nhà nước nên việc thực thi văn bản của Ủy ban nhân dân xã có những trở
ngại đến công tác quản lý điều hành Nhà nước.
3.2. Giải pháp
3.2.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành
văn bản tại Ủy ban nhân dân xã trung Thu.
Chất lượng, hiệu quả của văn bản quản lý hành chính nhà nước thông qua
nhiều tiêu chí khác nhau, song cơ bản vẫn là các tiêu chí như: văn bản phải được
phản ánh được nhiệm vụ chính trị của địa phương; được ban hành đúng thẩm
quyền; điều chỉnh được thực tiễn xã hội; hợp với lòng dân. Việc soạn thảo và
quản lý văn bản cũng đóng một ý nghĩa quan trọng trong quá trình quản lý, điều
hành của cơ quan khi soạn thảo và ban hành ra một văn bản quản lý hành chính

24


nhà nước. Dưới đây là một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả soạn
thảo và quản lý văn bản của Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Trung Thu.
* Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản:
Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Trung Thu chủ yếu ban hành các văn bản
hành chính thông thường trong giải quyết các công việc của mình. Chính vì vậy,
chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây
dựng và ban hành văn bản của Văn phòng UBND xã là rất cần thiết và quan
trọng bởi vì một mặt, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của của văn bản, mặt
khác đây là điều kiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn bản.
Tại Ủy ban nhân dân xã, cho đến nay chưa có một văn bản nào quy định
cụ thể, chi tiết về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quản lý nhà nước, hầu hết
các văn bản quản lý nhà nước được ban hành chủ yếu dựa trên quy định pháp
luật của cơ quan nhà nước cấp trên. Việc các cơ quan nhà nước phải xác định
một trình tự, thủ tục cho việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước

nói chung là rất khó. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng
loại văn bản mà có thể xây dựng một quy trình ban hành sao cho thích hợp.
Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây
dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái
quát quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác
định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản;
Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn
thiện bản thảo về thể thức, ngôn ngữ;
Bước 3: Thông qua lãnh đạo;
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy
định.
Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo,
báo cáo, công điện… Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần chú ý một số bước quan
trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua

25