Quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ nhà nước

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI
------o0o------

LÊ THỊ LIÊN HƯƠNG

QUẢN LÝ NGUỒN LỰC TÀI CHÍNH CHO
PHÁT TRIỂN LĨNH VỰC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ KINH TẾ

HÀ NỘI - 2018


VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI

------o0o------

LÊ THỊ LIÊN HƯƠNG

QUẢN LÝ NGUỒN LỰC TÀI CHÍNH CHO
PHÁT TRIỂN LĨNH VỰC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

Chuyên ngành: Quản lý kinh tế
Mã số: 8340410

LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ KINH TẾ

Người hướng dẫn khoa học: TS. LÊ XUÂN SANG

HÀ NỘI - 2018


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÝ NGUỒN
LỰC TÀI CHÍNH CHO PHÁT TRIỂN LĨNH VỰC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
.................................................................................................................. 6
1.1. Những vấn đề chung về quản lý nguồn lực tài chính ........................... 6
1.2. Quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ nhà nước.17
Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ QUẢN LÝ NGUỒN LỰC TÀI CHÍNH CHO
PHÁT TRIỂN LĨNH VỰC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC ................................. 28
2.1. Thực trạng về nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ nhà
nước giai đoạn 2013 -2017..................................................................... 28
2.2. Thực trạng quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ
nhà nước tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ....................................... 33
2.3. Đánh giá về thực trạng quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh
vực lưu trữ nhà nước.............................................................................. 45
Chương 3: CÁC GIẢI PHÁP ĐỔI MỚI QUẢN LÝ NGUỒN LỰC TÀI
CHÍNH CHO PHÁT TRIỂN LĨNH VỰC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC ............ 51
3.1. Phương hướng đổi mới quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh
vực lưu trữ nhà nước.............................................................................. 51
3.2. Các giải pháp đổi mới quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh
vực lưu trữ nhà nước.............................................................................. 53
KẾT LUẬN.............................................................................................. 76


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong quá trình phát triển của xã hội loài người, tài liệu lưu trữ không

những có ý nghĩa lớn lao trong các hoạt động thực tiễn của các thế hệ hiện
tại mà còn có ý nghĩa quan trọng đối với các thế hệ tương lai. Ở Việt Nam, tài
liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin có giá trị trong quá khứ của lịch sử
dân tộc Việt Nam, tài liệu lưu trữ đã và đang có những đóng góp thiết thực
trong công cuộc bảo vệ Tổ quốc và ngày nay, trong công cuộc xây dựng và
phát triển đất nước, Luật Lưu trữ ra đời càng khẳng định: Tài liệu lưu trữ
quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng
và bảo vệ đất nước. Vai trò quan trọng đó của tài liệu lưu trữ được thể hiện
trong mọi hoạt động của đời sống xã hội. Việc gìn giữ tài liệu lưu trữ là gìn
giữ di sản đặc biệt của dân tộc cho muôn đời sau. Ngày nay, nước ta đang
trong quá trình đổi mới, phát triển lĩnh vực lưu trữ cần phải có các bước đi
phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế - xã hội của cả nước. Với mục tiêu
phục vụ công chúng trong hiện tại và của nhiều thế hệ mai sau, lĩnh vực lưu
trữ cần phải được đầu tư phát triển. Trong đó, đầu tư nguồn lực tài chính cho
phát triển trong lĩnh vực lưu trữ là rất cần thiết.
Trong nhiều năm qua, Chính phủ Việt Nam đã và đang dành một phần
nguồn lực tài chính từ ngân sách cho phát triển lĩnh vực lưu trữ. Nhờ đó, công
tác bảo quản tài liệu lưu trữ ngày càng được cải thiện về môi trường bảo quản,
khắc phục hạn chế các nguy cơ huỷ hoại và ngày càng phát huy giá trị trong
đời sống xã hội. Nguồn lực tài chính là một trong những yếu tố đóng vai trò
quan trọng đối với sự phát triển của mỗi quốc gia. Căn cứ vào nguồn lực tài
chính có được sẽ quyết định đầu tư bao nhiêu cho hoạt động lưu trữ, từ đó
phân bổ sao cho hợp lý và đạt hiệu quả cao nhất. Kết quả đó đã góp phần
quan trọng vào công tác quản lý nhà nước trên các lĩnh vực: kinh tế, hành
chính nhà nước, quốc phòng, an ninh, văn hoá, xã hội,…Tuy nhiên, việc nhận
1


thức về tầm quan trọng của công tác quản lý lưu trữ nhà nước đến nay vẫn
còn nhiều bất cập, đặc biệt công tác quản lý nguồn lực tài chính trong lĩnh

vực lưu trữ nhà nước còn nhiều hạn chế như: chưa phát triển đồng bộ trong
toàn bộ hệ thống lưu trữ nhà nước, nhiều nơi tình trạng tài liệu đang bảo quản
trong môi trường chưa bảo đảm do thiếu điều kiện cơ sở vật chất; tài liệu lưu
trữ chưa phát huy đầy đủ giá trị trong thực tiễn …
Vì vậy, để góp phần tăng cường quản lý chặt chẽ và có hiệu quả nguồn
lực tài chính trong lĩnh vực lưu trữ - một trong các lĩnh vực được đầu tư từ
nguồn ngân sách và một số các nguồn nguồn lực tài chính hợp pháp khác, tôi
chọn đề tài: "Quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ
nhà nước" làm luận văn tốt nghiệp.
Quản lý nguồn lực tài chính đã được một số công trình nghiên cứu
khoa học nghiên cứu dưới các góc độ khác nhau. Nhưng lần đầu tiên đề tài về
quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển trong lĩnh vực lưu trữ nhà nước
được nghiên cứu, phân tích và luận giải một cách có hệ thống và có sử dụng
kết quả của một số công trình khoa học trước đây.
2. Tình hình nghiên cứu
Nguồn lực tài chính là một trong những nguồn lực quan trọng, thúc đẩy
sự phát triển kinh tế - xã hội, vì vậy nó luôn thu hút sự quan tâm, chú ý của
nhiều tác giả, của các cấp, các ngành. Đã có rất nghiều công trình nghiên cứu
đề cập đến vấn đề này ở các góc độ và hình thức khác nhau.
Những vấn đề lý luận cơ bản giới thiệu một cách có hệ thống về lý luận và
thực tiễn, các nội dung cơ bản của nguồn lực tài chính nói chung được trình
bày ở cuốn Giáo trình Quản lý Công tác giả PGS.TS Phan Huy Đường, Giáo
trình lý thuyết phát triển bền vững tác giả PGS. TS Bùi Văn Dung, Nguyễn
Hoài Nam, Hoàng Thị Thúy Vân, Giáo trình Phân tích chính sách kinh tế tác
giả PGS.TS Phạm Văn Dũng.

2


Ngoài ra còn rất nhiều đề tài nghiên cứu đối với các đối tượng khác nhau

của nhiều tác giả khác nhau về nguồn lực tài chính cho các lĩnh vực như giáo
dục, y tế, lao động, xây dựng….
Nhìn chung các công trình nói trên đã nêu lên được tầm quan trọng, thực
trạng và đề xuất giải pháp, kiến nghị góp phần nâng cao hiệu quả quản lý
nguồn lực tài chính phù hợp với các đối tượng mà các tác giả đã đề cập. Tuy
nhiên, cho đến nay chưa có công trình nào nghiên cứu về đề tài "Quản lý
nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ nhà nước" vì vậy đề tài tôi
chọn hoàn toàn không trùng lắp với bất cứ công trình nào đã có trước đó.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực trạng cơ chế quản lý nguồn lực tài
chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ nhà nước, trên cơ sở đó luận văn đã đề
xuất các giải pháp đổi mới quản lý nguồn lực tài chính, về kế hoạc hóa lĩnh
vực lưu trữ, huy động nguồn lực tài chính, giao quyền tự chủ, tự chịu trách
nhiệm đối với đơn vị sự nghiệp công lập, kết quả sử dụng nguồn lực tài chính
cho phát triển lĩnh vực lưu trữ góp phần bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu
lưu trữ.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu: quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển
lĩnh vực lưu trữ nhà nước.
4.2. Phạm vi nghiên cứu: hoạt động quản lý nguồn lực tài chính cho
công tác lưu trữ của các tổ chức lưu trữ nhà nước thuộc các cơ quan trung
ương, địa phương trong bộ máy hành chính nhà nước Việt Nam. Đặc biệt, số
liệu thu thập trong quá trình nghiên cứu được sử dụng nhiều từ nguồn thông
tin tại cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực lưu trữ ở cấp trung ương là Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước – Bộ Nội vụ giai đoạn 2013-2017.

3


5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

Luận văn được nghiên cứu trên cở sở vận dụng các lý thuyết về quản lý
nhà nước về kinh tế, kinh tế học của các chuyên gia trong và ngoài nước và
các quy định của pháp luật Việt Nam.
Phương pháp nghiên cứu: dùng lý luận để đánh giá thực tiễn, ứng dụng
lý luận và nhận thức thực tiễn vào khoa học quản lý nhà nước; phương pháp
phân tích, tổng hợp, dự báo, thống kê số liệu được sử dụng trong quá trình
nghiên cứu.
Dữ liệu sử dụng vào luận văn bao gồm những thông tin về quản lý
nhà nước về lĩnh vực lưu trữ, về tài liệu lưu trữ và nguồn lực tài chính cho
phát triển lĩnh vực lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước giai đoạn
2013 - 2017.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Ý nghĩa khoa học:
6.1. Luận văn đã hệ thống hoá lý luận cơ bản về nguồn lực tài chính
phát triển từ nguồn lực tài chính, hoạt động lưu trữ và quản lý nguồn lực tài
chính từ nguồn lực tài chính để phát triển trong lĩnh vực lưu trữ nhà nước.
6.2. Luận văn đã nghiên cứu kinh nghiệm của một số triều đại trước và
một số nước trên thế giới về quản lý nguồn lực tài chính từ nguồn lực tài
chính để phát triển cho lĩnh vực lưu trữ nhà nước.
6.3. Về mặt thực tiễn, luận văn đánh giá một cách khách quan thực
trạng về quản lý nguồn lực tài chính phát triển trong lĩnh vực lưu trữ nhà
nước.
6.4. Luận văn cũng đã đề xuất một số giải pháp quản lý nguồn lực tài
chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ nhà nước, nhằm mục tiêu bảo quản an
toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đối với đời sống xã hội.

4


7. Kết cấu của luận văn

Tên luận văn: "Quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh vực
lưu trữ nhà nước"
Ngoài các mở đầu, kết luận, phụ lục, Luận văn gồm 3 chương:
Chương 1 - Cơ sở lý luận và thực tiễn về quản lý nguồn lực tài chính
và nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ nhà nước
Chương 2 - Thực trạng về quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển
lĩnh vực lưu trữ nhà nước
Chương 3 - Các giải pháp đổi mới về quản lý nguồn lực tài chính cho
phát triển lĩnh vực lưu trữ nhà nước

5


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÝ NGUỒN LỰC
TÀI CHÍNH CHO PHÁT TRIỂN LĨNH VỰC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
1.1. Những vấn đề chung về quản lý nguồn lực tài chính
1.1.1. Khái niệm về nguồn lực tài chính
Trên thế giới, để thúc đẩy kinh tế - xã hội phát triển, các nước sử dụng
song song hai nguồn lực là nhân lực và vật lực. Trong đó vật lực bao gồm
nhiều nguồn lực cụ thể hơn như nguồn lực về đất đai, nguồn lực về tài chính,
nguồn lực công nghệ... Tùy theo từng phạm vi, các nguồn lực được xác định
theo những tiêu chí khác nhau.
Trong xã hội hiện đại, công nghệ phát triển mạnh mẽ, tài chính trở
thành một trong những nguồn lực quan trọng, để thúc đẩy sự phát triển xã hội.
Nguồn lực tài chính luôn được xem là nguồn lực chủ đạo trong mọi phạm vi
của đời sống kinh tế, xã hội.
Tài chính là phạm trù kinh tế, phản ánh các quan hệ phân phối của cải
xã hội dưới hình thức giá trị, phát sinh trong quá trình hình thành, tạo lập,
phân phối các quỹ tiền tệ của các chủ thể trong nền kinh tế nhằm đạt mục tiêu

của các chủ thể ở mỗi điều kiện nhất định. Tài chính thể hiện sự vận động của
vốn tiền tệ, diễn ra ở mọi chủ thể trong xã hội. Nó phản ánh tổng hợp các mối
quan hệ kinh tế nảy sinh trong phân phối các nguồn tài chính thông qua việc
tạo lập hoặc sử dụng các quỹ tiền tệ nhằm đáp ứng các nhu cầu khác nhau của
các chủ thể trong xã hội.
Nguồn lực tài chính là tổng thể các vấn đề của tài chính phục vụ cho
nhu cầu phát triển. Do đó nói tới nguồn lực tài chính là nói tới các nguồn tài
chính khác nhau và sự phân bổ các mối quan hệ kinh tế nảy sinh nói trên
nhằm đáp ứng nhu cầu của các chủ thể trong xã hội.

6


Nguồn lực tài chính được hiểu theo nhiều cách. Chúng ta có thể hiểu
nguồn lực tài chính là lượng vốn thực tế dưới dạng tiền tệ và quy đổi ra tiền tệ
đã và đang được huy động để phục vụ cho sự phát triển kinh tế - xã hội của
một quốc gia. Đồng thời cũng có thể hiểu theo nghĩa rộng, nguồn lực tài chính
là các nguồn tài chính khác nhau, sự phân bổ các mối quan hệ kinh tế nảy sinh
từ các nguồn tài chính ấy hoặc theo nghĩa hẹp, nói tới nguồn lực tài chính là
nói tới các nguồn vốn. Những nguồn vốn ấy đến từ ngân sách nhà nước, tư
nhân, đầu tư nước ngoài, quỹ đầu tư, các quỹ tín thác...
Trong sự phát triển của mỗi quốc gia, nguồn lực tài chính hay nguồn
lực vốn tài chính đóng vai trò trung tâm, cơ bản. Sở dĩ như vậy vì những lý
do: Thứ nhất, khi có vốn, các quốc gia sẽ có điều kiện đầu tư mạnh mẽ cho
việc đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực, đặc biệt là nguồn nhân lực có trình
độ cao, đáp ứng được những đòi hỏi khắt khe của nền kinh tế tri thức hiện
nay. Thứ hai, các quốc gia có thể hoặc đầu tư cho việc nghiên cứu, tạo ra các
kĩ thuật mới, công nghệ mới, trang bị máy móc hiện đại thông qua nhập khẩu
hoặc tự chế tạo để từ đó tạo ra nhiều sản phẩm mới có chất lượng tốt, có năng
lực cạnh tranh cao trên thị trường quốc tế, đem lại thặng dư kinh tế quốc gia.

Thứ ba, các quốc gia có điều kiện để xây dựng và hiện đại hóa nhanh hệ
thống cơ sở hạ tầng phục vụ phát triển kinh tế - xã hội. Thứ tư, có thể chuyển
dịch cơ cấu các ngành trong nền kinh tế của mình theo hướng hiệu quả, phù
hợp với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế.
Trong điều kiện hiện nay, thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế, nguồn lực
tài chính thường đến từ hai nguồn: Nguồn vốn trong nước và nguồn vốn nước
ngoài.
- Nguồn vốn trong nước: bao gồm phần tích lũy của ngân sách nhà
nước, của các doanh nghiệp và của mọi tầng lớp dân cư.
- Nguồn vốn nước ngoài: gồm phần tài trợ bằng tiền hoặc bằng vật chất
như máy móc, công nghệ… của các quốc gia bên ngoài, của các tổ chức quốc
7


tế, ngân hàng quốc tế, quỹ tín thác quốc tế, cá nhân người nước ngoài hoặc
kiều bào xa tổ quốc.
Trong cơ cấu nguồn lực, nguồn lực tài chính chiếm vị trí trọng yếu,
thúc đẩy phát triển cũng như là động lực phát triển của các quốc gia. Do đó
việc huy động nguồn vốn và việc sử dụng hợp lý nguồn vốn luôn là ưu tiên
hàng đầu của các nền kinh tế hiện nay.
1.1.2. Vai trò và yêu cầu của quản lý nguồn lực tài chính trong các
lĩnh vực do nhà nước quản lý
Một là, quản lý nguồn lực tài chính vừa có tác dụng điều tiết vĩ mô về
đầu tư phát triển, vừa có tác dụng trong quản lý thực hiện chức năng chăm lo
lợi ích cho toàn thể cộng đồng với tầm nhìn không chỉ thế hệ hôm nay mà còn
cả mai sau, có tác dụng giữ vững sự ổn định của nền kinh tế, bảo đảm phát
triển bền vững.
Hai là, quản lý nguồn lực tài chính có vai trò khuyến khích các thành
phần kinh tế đầu tư sản xuất, tạo môi trường kinh doanh cạnh tranh lành
mạnh, áp dụng công nghệ tiên tiến, phù hợp với chiến lược phát triển kinh tế xã hội của đất nước trong từng thời kỳ để chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo

hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đẩy nhanh tốc độ tăng trưởng kinh tế,
nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân.
Ba là, quản lý nguồn lực tài chính nhà nước có vai trò tác động mạnh
đến hiệu quả quản lý nền hành chính nhà nước. Như vậy, quản lý nguồn lực
tài chính có vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động quản lý của bộ máy
nhà nước nói chung và bộ máy hành chính nhà nước nói riêng. Ngày nay, các
quốc gia trên thế giới coi cải cách tài chính, trong đó có cải cách quản lý tài
chính là một trong những nội dung của cải cách hành chính nhà nước. Và do
đó, quản lý nguồn lực tài chính nhằm mục đích đạt hiệu quả của hoạt động
quản lý nhà nước.
Quản lý nguồn lực tài chính cần tuân thủ các yêu cầu:
8


- Quản lý theo quy hoạch, kế hoạch:
Để thực hiện vai trò của mình, Nhà nước sử dụng công cụ kế hoạch một trong hệ thống các công cụ quản lý để quản lý nền kinh tế - xã hội nhằm
đạt mục tiêu đảm bảo phát triển ổn định và bền vững. Đặc trưng của công cụ
này là quản lý kinh tế của quốc gia theo mục tiêu, theo ngành, theo vùng và
địa phương diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định. Chất lượng thực
hiện chức năng này quyết định lớn đến chất lượng phát triển toàn xã hội.
Trong từng quốc gia, mỗi giai đoạn, thời kỳ phát triển đều có các chiến lược
phát triển kinh - tế xã hội phù hợp với trình độ phát triển của thời kỳ. Quy
hoạch phát triển kinh tế - xã hội là bước đi cụ thể của chiến lược và là văn
bản thể hiện một cách hệ thống các luận chứng phát triển kinh tế - xã hội, lựa
chọn phương án phát triển và tổ chức không gian các đối tượng kinh tế, xã hội
và môi trường cho thời kỳ dài hạn (ít nhất là 5 năm) trên lãnh thổ xác định
hoặc cho một ngành, lĩnh vực. Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội là văn bản
thể hiện một cách hệ thống những hoạt động nhằm phát triển kinh tế - xã hội
theo những mục tiêu, chỉ tiêu trong một thời gian nhất định. Quy hoạch phát
triển để nhằm tạo ra khuôn khổ cho các bộ, ngành và các địa phương đầu tư

phát triển phù hợp với chiến lược và quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã
hội của quốc gia trong từng thời kỳ.
- Quản lý theo pháp luật:
Nguồn lực tài chính cho phát triển các lĩnh vực thuộc quản lý của nhà
nước là nguồn lực tài chính được sử dụng từ đóng góp của dân (bằng nhiều
hình thức khác nhau, đặc biệt là từ thuế). Vì thế, tuân thủ pháp luật là yêu cầu
cơ bản đối với hoạt động quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển các lĩnh
vực. Nhà nước sử dụng công cụ pháp luật để quản lý xã hội và trong đó các
hoạt động quản lý nguồn lực tài chính được Nhà nước quy định bằng hệ
thống luật và các văn bản quy phạm pháp luật, xác định phạm vi, quyền hạn
và trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động quản lý nguồn lực
9


tài chính trong toàn bộ các nội dung từ chuẩn bị (huy động) nguồn lực, thực
hiện (sử dụng) nguồn lực đến giai đoạn kết thúc các hoạt động, đánh giá hiệu
quả nguồn lực tài chính và những tác động đến quá trình hoạt động/phát triển
trong mỗi lĩnh vực.
- Công khai và minh bạch
Trong nền hành chính hiện đại, công khai trong quá trình làm quyết
định và chính sách công nói chung sẽ tạo điều kiện giảm bớt sự không chắc
chắn và hỗ trợ tích cực cho công cuộc chống tham nhũng trong các cơ quan
công quyền. Trong quá trình quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển các
lĩnh vực, cần phải đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch và phải được
thực hiện xuyên suốt trong toàn bộ các khâu, các nội dung của quản lý nguồn
lực tài chính. Theo quy trình thực hiện các dự án, kế hoạch hoặc chương trình;
nguyên tắc công khai, minh bạch còn được thể hiện từ giai đoạn chuẩn bị (chủ
trương) đến kết thúc các hoạt động.
Đối với các chương trình, dự án lớn, sự công khai sẽ đạt tới sự thống
nhất cao trong các bộ phận, các dự án thành phần, cũng như các nội dung

công việc chi tiết. Đồng thời, đi đến sự thống nhất với các chương trình mang
tính chiến lược. Nguyên tắc công khai, minh bạch trong quản lý nguồn lực tài
chính tạo điều kiện tốt nhất cho việc lựa chọn phù hợp các nhà thầu, các thành
viên tham gia thực hiện các nội dung có liên quan đến các hoạt động trong
lĩnh vực; bảo đảm tạo cơ hội cho các bên liên quan, trong quá trình thực hiện
tham gia tích cực vào tiến trình phát triển chung. Bởi vì, công khai minh bạch
tạo cơ hội cho các đối tượng tiếp cận dễ dàng vào việc tham gia các hoạt động
và có trách nhiệm cao trong việc thực thi trách nhiệm của mình cũng như
trách nhiệm đối với hiệu quả của quản lý. Công khai, minh bạch còn tạo điều
kiện cho công chúng, nhất là các đối tượng trực tiếp liên quan đến việc sử
dụng các thành quả, sản phẩm đã hình thành do sử dụng nguồn tài chính có

10


điều kiện tham gia quản lý, sử dụng có hiệu quả tài sản phục vụ quá trình
quản lý nhằm đạt hiệu quả cao trong thực tiễn.
- Nguyên tắc phân cấp trong quản lý nguồn lực tài chính đối với phát
triển các lĩnh vực nhà nước quản lý
Mọi hoạt động quản lý của Nhà nước đều thông qua hệ thống tổ chức
bộ máy với các chức năng, quyền hạn được quy định bởi pháp luật. Để bảo
đảm quản lý nguồn lực tài chính có hiệu quả, cần phải tôn trọng các nguyên
tắc về phân cấp quản lý trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước.
Việc quản lý nguồn lực tài chính bao gồm nhiều nội dung, tuân thủ theo
quy trình, đồng thời thực hiện qua nhiều cấp khác nhau từ trung ương đến địa
phương, từ cấp quản lý phân bổ đến cấp thụ hưởng. Mỗi cấp chính quyền
trung ương, địa phương đều phải được quy định rõ ràng thẩm quyền về huy
động, phân bổ và sử dụng nguồn lực tài chính. Tương ứng với thẩm quyền là
các quy định về trách nhiệm thực thi công vụ nói chung và quản lý nguồn lực
tài chính nói riêng. Phân cấp quản lý nguồn lực tài chính phải được thực hiện

trên những nguyên tắc cơ bản: Phù hợp với phân cấp quản lý kinh tế - xã hội
và năng lực quản lý của các cấp quản lý từ trung ương đến địa phương; Giữ
vai trò chủ đạo của quản lý nhà nước để bảo đảm thực hiện các nhiệm vụ
quan trọng của quốc gia, có tác dụng điều phối hoạt động vĩ mô của đất nước;
Bảo đảm chủ động thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của địa phương, ngành, lĩnh
vực và các đơn vị thực hiện chức năng cụ thể của từng đơn vị.
1.1.3. Nội dung quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển các lĩnh
vực nhà nước quản lý
- Công tác kế hoạch nguồn lực tài chính đối với phát triển các lĩnh vực
do nhà nước quản lý
Như đã nêu ở trên, chức năng kế hoạch hoá của quản lý nhà nước có
tầm cỡ toàn xã hội, có vị trí của một chức năng quan trọng nhất của quản lý
nhà nước. Vì thế, lập kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội nói chung và kế
11


hoạch nguồn lực tài chính cho phát triển cũng phải tuân theo những nguyên
tắc chung của quản lý nhà nước như: phù hợp với chiến lược phát triển kinh tế
- xã hội, phù hợp quy hoạch ngành, vùng; đảm bảo tính khoa học và tính hiệu
lực của hoạt động quản lý nhà nước; kết hợp đồng bộ các yếu tố kinh tế, chính
trị, xã hội, phát triển khoa học công nghệ, an ninh, quốc phòng và bảo đảm sự
kết hợp hài hoà giữa phát triển bền vững kinh tế với công bằng xã hội và bảo
vệ môi trường; bảo đảm lợi ích hiện tại và lợi ích lâu dài, lợi ích tổng thể và
lợi ích cục bộ; đảm bảo những cân đối lớn của nền kinh tế quốc dân kết hợp
giữa kế hoạch và điều tiết của thị trường trong từng thời kỳ; phù hợp với yêu
cầu hợp tác quốc tế, kết hợp tốt giữa nội lực và ngoại lực, giảm bớt sự phụ
thuộc vào nước ngoài.
Việc xây dựng kế hoạch nguồn lực tài chính phải có quy trình chặt chẽ
và các căn cứ khoa đầy đủ để các cấp tiến hành đồng bộ việc cụ thể hoá chiến
lược phát triển kinh tế - xã hội của cả nước cũng như bảo đảm đúng quy

hoạch.
Quy trình lập kế hoạch nguồn lực tài chính cho phát triển các lĩnh vực
nhà nước quản lý được bắt đầu từ việc giao số kiểm tra về nguồn lực tài chính
thời kỳ trung hạn cho các bộ, ngành và địa phương. Trên cơ sở đó, các bộ
ngành, địa phương giao số kiểm tra cho các đơn vị thuộc phạm vi quản lý phù
hợp với tiến độ thực hiện đã được duyệt.
- Xây dựng và phân bổ nguồn lực tài chính từ ngân sách nhà nước và huy
động các nguồn lực hợp pháp cho nhu cầu phát triển các lĩnh vực
Quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển các lĩnh vực là một nội dung
của quản lý nhà nước ở tầm vĩ mô, nên việc xây dựng và phân bổ nguồn lực
tài chính cho nhu cầu phát triển từng lĩnh vực cũng tuân thủ các nguyên tắc
chung của quản lý nhà nước. Ở tầm vĩ mô, nguồn lực tài chính cần phải được
xây dựng trên cơ sở chiến lược phát triển kinh tế - xã hội và các mục tiêu tăng

12


trưởng. Phân bổ nguồn lực tài chính là việc đảm bảo nhu cầu cho các hoạt
động trong thời kỳ trung hạn (5 năm) hoặc ngắn hạn (một năm).
Trong từng lĩnh vực, nguồn lực tài chính nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt
động thường xuyên và nhu cầu đầu tư phát triển. Trong đó, chi cho đầu tư
phát triển mang tính chiến lược lâu dài, nguồn lực tài chính lớn, cho nên quy
trình xây dựng và phân bổ nguồn lực tài chính có những đặc điểm riêng phù
hợp với từng loại hoạt động sự nghiệp cũng như dự án đầu tư. Việc phân loại
các hoạt động sự nghiệp hoặc các dự án đầu tư theo tiêu chí "nhóm, ngành" là
cần thiết để phân chia theo tổng số nguồn lực tài chính cho các hoạt động theo
các ngành, lĩnh vực. Và việc phân loại các hoạt động theo nhóm ngành còn
phải gắn với các quy định về các nội dung công việc liên quan đến quá trì nh
quản lý nguồn lực tài chính như: thẩm quyền quyết định việc phân bổ, huy
động nguồn lực tài chính, phê duyệt (thiết kế, dự toán), tổ chức thực hiện,

quyết toán và đánh giá hiệu quả...
- Quy trình phân bổ và huy động nguồn lực tài chính cho nhu cầu phát
triển các lĩnh vực:
Trên cơ sở các căn cứ về kế hoạch về nguồn lực tài chính hàng năm và
của thời kỳ trung hạn (3 năm, 5 năm) các đơn vị cấp cơ sở trong bộ máy nhà
nước xây dựng nhu cầu sử dụng nguồn tài chính của đơn vị mình để trình các
cấp quản lý tài chính. Trong đó bao gồm, nguồn tài chính cho nhu cầu về chi
thường xuyên, cho nhu cầu chi đầu tư phát triển được tổng hợp vào nhu cầu
sử dụng nguồn lực tài chính hàng năm của các đơn vị trong cùng một “bản kế
hoạch tài chính”. Kế hoạch tài chính tổng thể được trình từ cấp cơ sở nhằm
đảm bảo phù hợp với các nguồn lực khác cũng như điều kiện của mỗi cấp,
đảm bảo tính khả thi trong quá trình triển khai sử dụng nguồn lực, từ đó nâng
cao hiệu quả quản lý lĩnh vực cũng như toàn bộ nền kinh tế - xã hội.

13


Ngoài ra, quá trình phân bổ và huy động nguồn lực tài chính từ các cấp
quản lý địa phương hoặc lĩnh vực còn để bảo đảm cân đối nguồn lực trong
phạm vi quản lý đã được phân cấp về hành chính.
Điểm quan trọng nữa, việc phân bổ và huy động nguồn tài chính cho
phát triển phải bảo đảm thứ tự ưu tiên của các nội dung công việc cũng như
các chương trình hoặc dự án theo tính chất quan trọng, cấp bách và tiến độ
của các dự án đã được lập và phê duyệt.
- Phối hợp kế hoạch và dự toán nguồn lực tài chính trong quá trình xây
dựng và phân bổ, huy động nguồn lực tài chính cho phát triển các lĩnh vực
Lập kế hoạch gắn với nguồn lực tài chính là sự gắn kết giữa các mục
tiêu kế hoạch và nguồn lực tài chính để đảm bảo khả năng thực hiện kế hoạch
đó. Bởi vì, trên cơ sở chúng ta thừa nhận rằng các nguồn lực nói chung và
nguồn lực tài chính nói riêng là có hạn và không thể tăng trong thời kỳ trung

hạn. Do đó, cần tập trung vào việc đạt được các kết quả cao hơn từ những
nguồn lực hiện có. Hay nói cách khác, trên cơ sở nguồn lực có hạn, cần phải
đạt được yêu cầu của quản lý chi tiêu công là: kỷ luật tài khoá tổng thể, hiệu
quả phân bổ, huy động nguồn tài chính, hiệu quả hoạt động. Mục tiêu tổng thể
của việc lập kế hoạch gắn với nguồn lực tài chính là nhằm khắc phục các yếu
kém của hệ thống soạn lập dự toán chi tiêu thường xuyên tách rời chi cho đầu
tư phát triển, đầu tư dàn trải, cơ sở phân bổ hoặc huy động tài chính không rõ
ràng. Phối hợp kế hoạch với nguồn lực tài chính có những tác dụng:
+ Tạo cơ sở chiến lược cho việc soạn lập dự toán nguồn lực tài chính
nhằm hướng các khoản chi tiêu đạt tới các mục tiêu đề ra;
+ Xây dựng một dự toán nguồn lực tài chính thống nhất, bao gồm cả
chi đầu tư và chi thường xuyên, từ nguồn lực của nhà nước và các nhà tài
trợ và đóng góp hợp pháp của nhân dân;
Để có một hệ thống nguồn lực tài chính thống nhất được triển khai bền
vững, cần củng cố cơ chế phối hợp giữa kế hoạch và dự toán nguồn tài chính,
14


giữa chi đầu tư phát triển và chi thường xuyên, giữa các chức năng tài chính
và chức năng kế hoạch tại mỗi cấp chính quyền và trong toàn bộ quy trình lập
kế hoạch và lập dự toán. Quá trình lập kế hoạch (dự toán) nguồn lực tài chính
được bắt đầu từ kế hoạch phát triển kinh tế vĩ mô trung hạn. Hạn mức tài
chính chặt chẽ, thống nhất với kế hoạch kinh tế - xã hội vĩ mô có ý nghĩa quan
trọng ngay từ giai đoạn đầu của quá trình lập lập kế hoạch, tạo điều kiện cho
các bộ, ngành dự toán chi tiêu của mình phù hợp và thống nhất với chính
sách, chương trình của từng ngành. Trong từng thời kỳ trung hạn, kế hoạch
hàng năm phải gắn với nguồn lực tài chính, đặc biệt là các khoản chi cho phát
triển có tính dài hạn.
Quá trình lập kế hoạch và dự toán nguồn lực tài chính cần phải được
phối hợp chặt chẽ giữa chi thường xuyên hàng năm với chi đầu tư phát triển;

xác định giới hạn nguồn tài chính trong thời kỳ trung hạn đối với các hoạt
động được đề ra trong kỳ kế hoạch đó. Trong khuôn khổ nguồn tài chính
trung hạn, các địa phương cũng như các bộ, ngành chủ động trong việc cân
đối nguồn lực với việc quyết định các dự án cần đầu tư đồng thời có thứ tự ưu
tiên của các dự án và các nghiệm vụ cần thực hiện trong thời kỳ. Từ đó, việc
thực thi các nhiệm vụ hàng năm sẽ được các đơn vị đưa vào kế hoạch đảm có
quyết định chắc chắn với nguồn tài chính khả thi.
- Phân cấp trong quản lý nguồn lực tài chính:
Để bảo đảm các nguyên tắc về phân cấp quản lý nguồn lực tài chính
cho phát triển các lĩnh vực như đã nêu trên, quá trình phân cấp phải có các
quy định bằng văn bản pháp luật nhằm tạo hành lang pháp lý đầy đủ cho các
chính quyền địa phương chủ động, sáng tạo trong việc huy động các nguồn
lực để phát triển trong phạm vi quản lý.
Thẩm quyền phân bổ và huy động nguồn lực tài chính được trao tương
xứng với cấp quyết định đầu tư và quyết định nhiệm vụ chủ yếu. Đồng thời
với các quy định chặt chẽ về điều kiện phân bổ và huy động nguồn lực tài
15


chính cũng như thời hạn thực hiện của các dự án, chương trình và nội dung
nhiệm vụ chỉu yếu là căn cứ pháp lý quan trọng để các cấp chủ động với
nguồn lực thuộc thẩm quyền của mình để ra các quyết định thục hiện nhiệm
vụ phù hợp. Tương ứng với quá trình phân cấp quản lý về phân bổ, huy động
nguồn lực tài chính, việc quyết định các chủ trương đầu tư, kế hoạch thực
hiện các nhiệm vụ cũng phải được quy định nhằm gắn trách nhiệm và quyền
hạn của người quyết định, nhằm bảo đảm bố trí nguồn lực tài chính để thực
hiện các dự án, nhiệm vụ theo thời hạn được quy định. Phân bổ nguồn lực tài
chính trong thời gian 5 năm đối với nguồn lực tài chính cho phát triển là cơ sở
quan trọng để các bộ, ngành và địa phương xác định nguồn lực tối đa và từ đó
việc quyết định đầu tư các dự án đầu tư được các nhà quản lý cân nhắc cẩn

thận và xếp thứ tự ưu tiên theo tính cấp bách, cần thiết. Trong khuôn khổ dự
toán chi tiêu thời kỳ trung hạn được phân bổ từ ngân sách nhà nước, việc phê
duyệt của các cấp quyết định đầu tư luôn luôn gắn với trách nhiệm xem xét và
tính toán kỹ lưỡng các yếu tố về nguồn lực tài chính, bảo đảm và tiến độ thực
hiện của dự án. Đồng thời, các cấp có kế hoạch huy động các nguồn lực tài
chính hợp pháp để bổ sung vào kế hoạch tài chính tổng thể đảm bảo tính khả
thi cho việc thực hiện các nhiệm vụ.
Trong quá trình thực hiện phân cấp, các cấp chính quyền địa phương
được giao tự chủ, tự chịu trách nhiệm về các nguồn lực, do đó quyền tự quyết
của các nhà quản lý ở địa phương cao hơn. Vì thế, song song với việc xây
dựng các cơ chế về phân cấp, việc xác lập các điều kiện về năng lực của các
cấp cơ sở và trực tiếp là các đơn vị cơ sở để thực hiện các điều kiện về phân
cấp là việc hết sức quan trọng để bảo đảm hiệu quả nguồn lực tài chính. Điều
kiện năng lực của từng cấp quản lý phải được quy định tương xứng với các
quy định về phân cấp quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng.
- Cấp phát, thanh toán và quyết toán nguồn lực tài chính cho phát
triển các lĩnh vực nhà nước quản lý
16


Tạo lập một hệ thống nguồn lực tài chính hoàn chỉnh, khoa học nhưng
đồng thời quản lý quá trình sử dụng nguồn lực đó cũng rất quan trọng. Mục
tiêu của quản lý hành chính về nguồn lực đòi hỏi phải sử dụng các nguồn lực
có hiệu quả và hiệu suất cao trên thực tế. Hiệu quả của hoạt động quản lý
không thể nâng cao nếu không được thực hiện trong môi trường kỷ luật tài
chính cao và lành mạnh. Vì thế, kỷ luật tài chính đòi hỏi phải có sự kiểm soát
ở tất cả các cấp. Công tác cấp phát, thanh toán nguồn lực tài chính - một trong
các hoạt động của quản lý nhà nước cần phải được thống nhất và quy định
bằng pháp luật. Hệ thống văn bản pháp luật là điều kiện để các cấp kiểm soát
quá trình sử dụng nguồn lực tài chính từ ngân sách nhà nước.

Quy trình, thủ tục cấp phát, thanh toán nguồn lực tài chính cho phát
triển các lĩnh vực nhà nước phải bảo đảm thống nhất với các quy định chung
về quản lý tài chính. Đồng thời, các thủ tục cần thiết trong quá trình thực hiện
thanh toán phải phù hợp với quá trình cải cách thủ tục hành chính. Các thủ tục
về cấp phát thanh toán phải đầy đủ nhưng gọn, nhẹ, tương thích với các quy
định về phân cấp quản lý nguồn lực tài chính.
1.2. Quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ nhà
nước
1.2.1. Khái quát về hoạt động lưu trữ nhà nước
- Khái niệm về tài liệu lưu trữ và hoạt động lưu trữ nhà nước
Khi loài người phát minh ra chữ viết, biết làm văn tự và sử dụng văn tự
làm phương tiện thông tin; ghi lại những kinh nghiệm quý báu trong lao động,
sản xuất, chiến đấu bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, làm phương tiện quản lý... thì
lúc đó tài liệu lưu trữ xuất hiện. Cùng với sự phát triển của xã hội loài người,
mỗi hình thái kinh tế - xã hội mà loài người trải qua đều có các loại hình tài
liệu lưu trữ và những biện pháp tổ chức quản lý, sử dụng tài lưu trữ phù hợp
với tính chất, đặc điểm của trình độ phát triển của xã hội đương thời.

17


Tuỳ theo mục đích nghiên cứu, có nhiều khái niệm khác nhau về tài
liệu lưu trữ. Ở Việt Nam, với góc nhìn của các nhà quản lý, khái niệm đã
được Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia (trước đây) và Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13 định nghĩa: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt
động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. tài liệu
lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính”.
Hoạt động lưu trữ là toàn bộ các quy trình, biện pháp, tác nghiệp liên
quan đến tổ chức quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Hoạt
động lưu trữ có tính hệ thống, các hoạt động lưu trữ bao gồm nhiều giai đoạn,

nhiều khâu: phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu, tổ
chức sử dụng tài liệu. Mỗi nội dung đó bao gồm nhiều bước công việc được
hình thành theo một quy trình khoa học và chặt chẽ.
- Đặc điểm của tài liệu lưu trữ
+ Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp
+ Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ trên tất cả các lĩnh vực
hoạt động đời sống xã hội.
+ Tài liệu lưu trữ phản ánh mọi mặt hoạt động của cá nhân, cơ quan,
tổ chức
- Đặc điểm của hoạt động lưu trữ nhà nước
+ Đặc điểm về hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là loại tài sản vô giá của dân tộc nhưng bản thân tài
liệu lưu trữ cũng được tồn tại bởi các vật mang tin dưới dạng vật thể như gỗ,
giấy, phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình … Những vật mang tin đó có thể bị
hư hỏng dưới nhiều dạng khác nhau: tự thân những vật mang tin bị mục nát,
mực viết bị phai mờ, có thể bị huỷ hoại do côn trùng, nấm, mốc…Và những
kiểu hư hỏng đó do nhiều nguyên nhân khác nhau như: do quá trình chế biến
các sản phẩm để sử dụng ghi tin (giấy, mực, phim điện ảnh, ảnh) có những

18


hoá chất có thể gây huỷ hoại tài liệu theo thời gian; điều kiện thiên nhiên (độ
ẩm, nắng nóng…); vi sinh vật và sinh vật v.v..
Các hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm bảo vệ an toàn và kéo dài
tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Các hoạt động thuộc nhóm này không những chỉ
bảo vệ tài liệu không bị mất mát mà còn hàng loạt biện pháp phòng ngừa sự
hư hại, xuống cấp của tài liệu do sự tự huỷ hoại. Ngoài ra, tác nhân gây hư
hỏng tài liệu nhiều nhất là do môi trường tự nhiên như khí hậu, địa lý. Đặc
biệt, ở Việt Nam trong điều kiện khí hậu nhiệt đới gió mùa luôn tác động gây

hư hỏng tài liệu. Nếu không có các phương pháp bảo quản và các phương tiện
vật chất kỹ thuật thích ứng thì các giá trị của tài liệu có thể bị huỷ hoại cùng
với sự huỷ hoại của các vật thể chứa đựng các giá trị cao đó. Các tài sản khác
nếu bị hư hỏng chỉ thiệt hại về mặt vật chất của thế hệ hiện tại, và trong tương
lai gần có thể tái chế, nâng cấp, cải tạo, hoặc hơn thế còn có thể sản xuất thay
thế. Còn tài liệu lưu trữ nếu bị mất mát, hư hỏng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến
nhiều giá trị khác cả về vật chất lẫn tinh thần của các thế hệ mai sau. Tài liệu
lưu trữ là bản chính, bản gốc nên nếu mất đi sẽ không thể làm lại được, nếu bị
hư hỏng thì việc phục chế các tài liệu đó sẽ tốn kém rất nhiều và tác dụng
cũng không cao. Vì sự huỷ hoại tài liệu là thường xuyên hàng ngày, hàng giờ
nên đặt ra yêu cầu cho công tác bảo quản là thường xuyên để ngăn ngừa
những tác động huỷ hoại tài liệu.
Ngoài ra, do điều kiện phát triển kinh tế của từng giai đoạn, do chiến
tranh kéo dài, tình trạng tài liệu lưu trữ ở các cơ quan lưu trữ bị hư hỏng
nhiều. Do đó, cần thiết phải có các họat động tu bổ phục chế các tài liệu bị hư
hỏng nặng nhằm khôi phục lại những thông tin trên các tài liệu đó. Vì vậy,
các hoạt động về bảo quản tài liệu có những nét đặc thù và có ý nghĩa vô cùng
quan trọng.
+ Đặc điểm về hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhà nước

19


Tài liệu lưu trữ dù quan trọng đến đâu và được bảo quản tốt đến đâu
cũng chưa thể phát huy giá trị của nó nếu không được tổ chức sử dụng khoa
học và đem lại giá trị đích thực cho công chúng. Mục tiêu cuối cùng của hoạt
động lưu trữ là tổ chức sử sụng và khai thác tài liệu lưu trữ.
Nét đặc thù riêng có của hoạt động sử dụng tài liệu lưu trữ là việc sử
dụng loại dịch vụ này khác hẳn với bất kỳ việc sử dụng sản phẩm vật chất
khác. Khi sử dụng tài liệu lưu trữ không những không làm giảm về số lượng

hoặc giá trị mà còn càng làm tăng thêm giá trị của nó.
Sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm nhiều hình thức khác nhau, tuỳ thuộc
vào đặc điểm của tài liệu và mục đích sử dụng. Các hình thức, phương thức
sử dụng tài liệu phát triển thích ứng với trình độ phát triển kinh tế - xã hội của
từng giai đoạn.
+ Đặc trưng về mặt giá trị của hoạt động lưu trữ nhà nước
Để thấy rõ đặc trưng của hoạt động lưu trữ, cần phải xác định kết quả
đầu ra của các hoạt động lưu trữ là gì? hay nói cách khác hàng hoá mà các
hoạt động lưu trữ cung cấp cho nhu cầu xã hội là loại hàng hoá nào? Trong
nền kinh tế - xã hội, các loại hàng hoá sản xuất ra và cung cấp cho nhu cầu xã
hội được các nhà quản lý chia thành 2 loại: hàng hoá công và hàng hoá tư.
Hàng hoá công là loại hàng hoá có tính tiêu dùng chung, không có cạnh tranh
trong tiêu dùng. Khác với hàng hoá tư được trao đổi trên thị trường trên cơ sở
ngang giá, mang tính kinh doanh và chủ yếu do khu vực tư nhân thực hiện. Từ
những đặc tính đó của hàng hoá công, chúng ta thấy rõ ràng rằng trong lĩnh
vực lưu trữ, hàng hoá đầu ra của các hoạt động lưu trữ là một loại hàng hoá
công. Và hơn thế nữa, sản phẩm đầu ra của hoạt động lưu trữ là hàng hoá
công đặc biệt, kết quả của các hoạt động lưu trữ mang lại giá trị cho xã hội
ngoài lĩnh vực kinh tế, tài liệu lưu trữ còn mang lại nhiều giá trị khác khó có
thể lượng hoá được như: văn hoá, xã hội, lịch sử, bí mật quốc gia, an ninh...
- Vai trò của công tác lưu trữ nhà nước
20


Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Như vậy, lưu trữ không phải là cất giữ mà
mục đích cuối cùng của lưu trữ là tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ được sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau của đời sống xã
hội: lịch sử, văn hoá, xã hội, kinh tế, chính trị, khoa học kỹ thuật... Công tác

tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong thực tiễn phục vụ cho hoạt động hàng
ngày của nhân dân trên nhiều lĩnh vực. Trong toàn bộ các quy trình nghiệp vụ
quản lý tài liệu lưu trữ, việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là giai đoạn cuối
cùng, thể hiện kết quả của toàn bộ công tác lưu trữ.
Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ là gìn giữ những giá trị lịch sử của
dân tộc, củng cố quốc phòng, gìn giữ an ninh và bảo vệ chủ quyền dân
tộc... Công tác lưu trữ không những đóng góp tích cực vào việc gìn giữ những
giá trị lịch sử, giá trị về văn hóa tinh thần của dân tộc mà còn phục vụ cho các
hoạt động quản lý cũng như các giá trị kinh tế.
Lĩnh vực lưu trữ- một trong các lĩnh vực cần thiết phải do Nhà nước quản
lý và cần được đảm bảo hoạt động bằng các nguồn lực quan trọng, trong đó
nguồn lực tài chính đóng vai trò hết sức quan trong trong quá trình phát triển.
1.2.2. Quản lý nguồn lực tài chính đối với phát triển lĩnh vực lưu
trữ nhà nước
- Huy động nguồn lực tài chính đối với phát triển trong lĩnh vực lưu trữ
nhà nước
Nguồn vốn quyết định tới cấp độ và quy mô của mục tiêu đặt ra, do đó
nguồn lực tài chính là yếu tố luôn có mặt trong chiến lược phát triển. Như đã
nói ở trên, huy động nguồn lực tài chính là hoạt động động viên nguồn vốn từ
trong nước hoặc ngoài nước, từ cá nhân hoặc tập thể, từ doanh nghiệp hoặc
các quỹ đầu tư tín thác, các quỹ phát triển cho mục tiêu phát triển. Vì thế nếu

21


việc huy động nguồn lực tài chính không được làm tốt, nguồn vốn huy động
sẽ không thể đạt mức yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đề ra
Nguồn lực tài chính không chỉ đến từ một nguồn mà nó phải được cung
cấp từ nhiều nguồn nhằm duy trì cho mục tiêu trong suốt quá trình thực hiện.
Trong phát triển quốc gia, hoạt động huy động vốn tài chính đảm bảo cho quá

trình phát triển và tăng trưởng liên tục, bền vững.
Tài liệu lưu trữ mang tính chính trị, an ninh của mỗi quốc gia. Hơn thế
nữa, các dịch vụ do ngành lưu trữ cung cấp cho xã hội không chỉ cho thế hệ
hiện tại mà còn cho cả các thế hệ mai sau. Đó là giá trị lịch sử, văn hoá của
mỗi dân tộc, quốc gia trong quá trình phát triển. Đầu tư phát triển lĩnh vực lưu
trữ không những là đầu tư cho thế hệ này mà còn là đầu tư cho muôn đời sau.
Hiệu quả của các hoạt động lưu trữ mà chúng ta nhìn thấy hôm nay chỉ là một
phần vô cùng nhỏ so với tiến trình phát triển của xã hội.
Tất cả các lý do trên cho chúng ta thấy rằng, huy động, sử dụng và quản
lý nguồn lực tài chính phát triển lĩnh vực lưu trữ nhà nước là rất quan trọng
đối với quản lý nhà nước trong quá trình phát triển chung cũng như quản lý
tài chính trong bộ máy hành chính nhà nước.
Với ý nghĩa đó, việc quản lý nguồn lực tài chính đối với phát triển lĩnh
vực lưu trữ một mặt là sự cần thiết khách quan của yêu cầu quản lý nhà nước.
Đó là quản lý quá trình huy động nguồn lực tài chính vào phát triển lĩnh vực
lưu trữ, mà "nhà đầu tư" là nhân dân. Mặt khác, nguồn lực tài chính phát triển
lĩnh vực lưu trữ còn mang tính đặc thù của hoạt động lưu trữ, hoạt động phục
vụ công chúng trong hiện tại và cho nhu cầu phát triển bền vững của quốc gia.
- Phân bổ, huy động và sử dụng nguồn lực tài chính đơi với phát triển
lĩnh vực lưu trữ nhà nước
Trong quá trình phát triển sản xuất cũng như phát triển chung của xã
hội loài người, nhu cầu vô hạn của con người luôn gặp phải giới hạn về nguồn
lực. Việc phân bổ các nguồn lực cho quá trình sản xuất và tái sản xuất cũng
22