Quy trình mua hàng theo tiêu chuẩn ISO

CÔNG TY CỔ PHẦN EDRIC

Trụ sở: Số 33, Liền kề 9, Khu đô thị Văn Khê, phường La Khê, Hà Đông, Hà N
Nhà máy: Km 17, Quốc Lộ 6, Phường Đồng Mai, Hà Đông, Hà Nội
Email: * Điện thoại: 090 346 5986

QUY TRÌNH MUA HÀNG

Mã hiệu

ED-MH-QT01

Lần ban hành/sửa đổi

Trách nhiệm

1/0

Ngày hiệu lực

01/05/2018

Tổng số trang

07

Soạn thảo

Xem xét

Phê duyệt

Họ tên
Chữ ký

Chức vụ

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
0


STT

Mục sửa đổi/
Trang sửa

Mô tả nội dung sửa đổi

Lần sửa đổi

Ngày sửa đổi

Ghi chú:
1. Những các nhân có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng theo qui định này
của Quy trình
2. Nội dung trong qui trình này có hiệu lực áp dụng như sự chỉ đạo của Ban Lãnh đạo
3. Bộ phận được phân phối chỉ được nhận duy nhất 01 bản (có đóng dấu kiểm soát), các
bản sao hoặc bản lỗi thời phải được loại bỏ ngay, tuyệt đối không được sử dụng.

1

1.Mục đích
-

Quy định việc mua vật tư, hàng hóa và thiết bị hoặc dịch vụ bên ngoài . . . nhằm đảm
bảo chất lượng của chúng đáp ứng được các yêu cầu đối với các hoạt động sản xuất
kinh doanh của Công ty cũng như các yêu cầu của khách hàng.

2.Phạm vi áp dụng
-

Quy trình này áp dụng cho việc mua các vật tư, hàng hóa và thiết bị hoặc dịch vụ bên
ngoài có ảnh hưởng tới các quá trình tạo sản phẩm do công ty sản xuất ra.

3.Định nghĩa, thuật ngữ và từ viết tắt
Nhà cung ứng: là các tổ chức hoặc cá nhân có khả năng và năng lực cung ứng vật tư,
hàng hóa, trang thiết bị hoặc dịch vụ có tác động hoặc ảnh hưởng đối với quá trình tạo
sản phẩm, dịch vụ của Công ty.
Hàng hóa/dịch vụ chính: Bao gồm các vật tư, hàng hóa, trang thiết bị, máy móc có tác
động hoặc ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm/dịch vụ và hoạt động kinh doanh
của Công ty.
Hàng hóa/ dịch vụ phụ: Bao gồm các vật tư, phụ tùng ít ảnh hưởng tới chất lượng sản
phẩm/dịch vụ của Công ty.
Thuật ngữ
GĐ
BP.MH
CBMH
ĐVSD
TĐVSD

Giải nghĩa
Giám đốc
Bộ phận Mua hàng
Cán bộ mua hàng
Đơn vị sử dụng
Trưởng đơn vị sử dụng

4.Tài liệu tham khảo
Mã hiệu
ED-KSCL-QT04
ED-ISO-QT03
HTQLCL

Tên tài liệu
QT Kiểm soát sản phẩm không phù hợp.
QT Khắc phục
Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 &
ISO 15378:2017

5.Mô tả
5.1.Lưu đồ

2


Trách nhiệm

Các bước thực hiện

-ĐVSD, cá nhân được

giao
-BP.MH

Nhu cầu mua hàng,
dịch vụ bên ngoài

Tổng hợp nhu cầu mua hàng

-Giám đốc
Phê duyệt

-BP.MH

Biểu mẫu áp dụng
Phiếu yêu cầu mua hàng EDMH-QT01-BM01
Kế hoạch mua hàng
ED-MH-QT01-BM02
Kế hoạch mua hàng
ED-MH-QT01-BM02

Nhận báo giá từ các nhà
cung cấp

Phiếu đánh giá nhà cung cấp
-BP.MH
- TĐVSD

ED-MH-QT01-BM03
Lựa chọn, đánh giá nhà
cung cấp

Sổ đánh giá chất lượng hàng hóa
ED-MH-QT01-BM04
Danh sách nhà cung cấp được

Phê duyệt

-Giám đốc

phê duyệt
ED-MH-QT01-BM05

-Giám đốc

-BP.MH
-TĐVSD

Ký kết hợp đồng

Tiến hành mua và
nhập kho

Hợp đồng theo mẫu của nhà
cung cấp
Sổ theo dõi hàng hóa nhập kho
ED-MH-QT01-BM 06

5.2. Diền giải chi tiết
Tên công đoạn
Trách nhiệm

Mô tả công đoạn
Hồ sơ lưu trữ
Nhu cầu mua hàng ĐVSD, cá nhân Các đơn vị/ bộ phận, Phiếu yêu cầu mua
3


hóa

được giao

cá nhân được giao hàng
ED-MH-QT01nhiệm vụ mua vật
BM01
tư, hàng hóa và/
hoặc có nhu cầu
phải lập phiếu yêu
cầu mua hàng hóa

Tổng hợp nhu cầu Bộ phận mua hàng
mua hàng

và gửi BP.MH
Căn cứ vào

kế Kế hoạch mua hàng

hoạch sản xuất. Căn ED-MH-QT01BM02
cứ vào nhu cầu mua
vật tư của các bộ
phận

chuyển

lên

phục vụ cho hoạt
động

chung

toàn

công ty. Bộ phận
mua hàng tiến hành
lập

kế hoạch mua

vật tư hàng hóa trình
Phê Duyệt

Giám đốc

giám đốc phê duyệt
Căn cứ định mức Kế hoạch mua hàng
tiêu

hao

nguyên

nhiên, ED-MH-QT01BM02
vật liệu

giám đốc phê duyệt
kế hoạch mua hàng.
Và chuyển lại cho
Nhận báo giá từ các Bộ phận mua hàng

bộ phận mua hàng
Bộ phận mua hàng

nhà cung cấp

liên hệ với các nhà
cung cấp và yêu cầu
họ chuyển báo giá
mặt hàng mà công

ty đang có nhu cầu.
Lựa chọn, đánh giá Bộ phận mua hàng Với những nhà cung Phiếu đánh giá nhà
nhà cung cấp

và

cấp

truyền

thống cung cấp

4


Trưởng đơn vị sử BP.MH căn cứ vào ED-MH-QT01BM03
dụng
phiếu đánh giá nhà
cung cấp để lựa
chọn.

Sổ đánh giá chất
lượng hàng hóa

Với những nhà cung

ED-MH-QT01cấp mới căn cứ vào BM04
hồ sơ năng lực, hàng
mẫu được phía nhà
cung cấp gửi để
TĐVSD tiến hành
kiểm tra tiêu chuẩn
chất lượng kết quả
kiểm tra được ghi
vào sổ đánh giá chất
lượng

hàng

hóa.

Nếu nhà cung cấp

mới có ưu điểm hơn
nhà cung cấp truyền
thống, TĐVSD đề
xuất với BP.MH tiến
hành thêm mới hoặc
thay đổi nhà cung
Phê duyệt

Giám đốc

cấp truyền thống.
Kết quả lựa chọn Danh sách nhà cung
nhà cung cấp được cấp được phê duyệt
BP.MH

ghi

nhận ED-MH-QT01-BM
05
vào biểu mẫu “
Danh sách nhà cung
cấp được phê duyệt”
Ký kết hợp đồng

Giám đốc

để trình giám đốc
BP.MH và nhà cung
cấp phối hợp soạn
thảo hợp đồng mua

5


hàng.

Trong

hợp

đồng phải ghi rõ tiêu
chuẩn chất lương,
mô tả, số lượng
hàng hóa.
Giám đốc ký hợp
đồng mua hàng và
chuyển

lại

cho

BP.MH tiến hành
thủ tục mua hàng và
Mua hàng và nhập BP.MH và TĐVSD

nhập kho.
Khi hàng về tới Sổ theo dõi hàng

kho

BP.MH và TĐVSD hóa nhập kho
kiểm

tra

và

đối ED-MH-QT01-BM
06
chiếu với sổ đánh
giá chất lượng hàng
hóa.
Nếu hàng đạt chất
lượng thì ghi chép
vào sổ theo dõi hàng
hóa nhập kho và làm
thủ tục nhập kho
theo quy trình quản
lý kho (ED-KHOQT 01)
Nếu hàng không đạt
chất lượng

phải

được xếp riêng và
có dấu hiệu nhận
biết. Đồng thời liên
hệ lại nhà cung cấp
để có phương án xử
lý phù hợp.

6


6.Tài liệu, biểu mẫu
Stt
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Tên biểu mẫu
Phiếu yêu cầu mua hàng
Kế hoạch mua hàng
Phiếu đánh giá nhà cung cấp
Sổ đánh giá chất lượng hàng hóa
Danh sách nhà cung cấp được phê duyệt
Sổ theo dõi hàng hóa nhập kho

Mã số
ED-MH-QT01-BM 01
ED-MH-QT01-BM 02
ED-MH-QT01-BM 03
ED-MH-QT01-BM 04
ED-MH-QT01-BM 05
ED-MH-QT01-BM 06

7.Hồ sơ
STT

Tên Biểu mẫu

Nơi lưu

Thời gian

Cách hủy hồ
sơ
Xé bỏ
Xé bỏ
Xé bỏ

1
2
3

Phiếu yêu cầu mua hàng
Kế hoạch mua hàng
Phiếu đánh giá nhà cung

Bộ phận mua hàng
Bộ phận mua hàng
Bộ phận mua hàng

lưu
3 năm
3 năm
3 năm

4

cấp
Sổ đánh giá chất lượng

Bộ phận mua hàng

3 năm

Xé bỏ

5

hàng hóa
Danh sách nhà cung cấp

Bộ phận mua hàng

3 năm

Xé bỏ

6

được phê duyệt
Sổ theo dõi hàng hóa nhập

Bộ phận mua hàng

3 năm

Xé bỏ

kho

PHIẾU YÊU CẦU MUA HÀNG
Số: ……12…/YCMH/ 2018

Mã hiệu: ED-MHQT01-BM01

Lần ban hành/ sửa
đổi: 01/00
Ngày hiệu lực:
01/05/2018

Hà Nội Ngày 01 tháng 11
năm 2018
Kính gửi: Nguyễn Hồng Ngân
Đơn vị/ bộ phận: Bộ phận Mua hàng
Phục vụ cho nhu cầu: Sản xuất lô hàng 18110006
Danh mục Vật tư - Hàng hóa – Thiết bị đề nghị mua vào:
7


TT

Tên Vật tư, hàng hóaMã hiệu- Quy
cách kỹ thuật

ĐVT

SL

1

Silical gel

Kg

1.000

Đơn
gi
á
d
ự
t
o
á
n

Thành tiền

Ghi chú/
Thời
gian
YC

30.00

30.000.00

11/11/20

0

0

18

2
3
4
5
6

NGƯỜI ĐỀ XUẤT
ĐỐC

BP MUA HÀNG

(Ký và ghi rõ họ tên)
tên)

(Ký và ghi rõ họ tên)

KẾ HOẠCH MUA HÀNG HÓA
Số: 08 KHVT/ 2018

TL/ GIÁM

(Ký và ghi rõ họ

ED-MH-QT01-BM02

Lần ban hành/sửa
đổi: 01/00
Ngày hiệu lực:
01/05/2018

Từ ngày 01/11/2018 Đến ngày 05/11/2018
Danh mục vật tư hàng hóa mua vào:

STT

Tên, quy cách, ký mã
hiệu vật tư, hàng hóadịch vụ

Đơn
vị

Số
lượng

Mục đích sử
dụng

Thời gian
cung ứng

1

2

3

4

5

6
8


01

Silical gel 2-4mm

Kg

2018

NGƯỜI LẬP BIỂU

1.000

Sản xuất sp
lô
180110006

11/11/2018

Hà Nội, ngày 05 tháng 11 năm

BP. MUA HÀNG

TL/ GIÁM ĐỐC

ED-MH-QT01-BM03

PHIẾU ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG
CẤP

Lần ban hành/sửa đổi:
01/00
Ngày hiệu lực: 01/05/2018

Số: 1502/NCC/ 2018
1.Tên nhà cung ứng: Công ty Cổ phần Cung Ứng công nghiệp C.I.F.F.O.B
2. Địa chỉ: Số 21 nghách 113/26 Vĩnh Hồ, Phường Thịnh Quang, Quận Đống Đa, Hà Nội
3. Sản phẩm, dịch vụ cung cấp:
-

Hạt chống ẩm silicalgel
9


-

Chai lọ nhựa PET , PETG, PE, HDPE, LDPE
Chai lọ thủy tinh trung tính, thủy tinh thường, thủy tinh cao cấp

-

4. Bảng giá đánh giá dịch vụ
Stt
1

Tên, quy cách
sản phẩm, dịch vụ
Hạt chống ẩm
silicalgel

Đvt
Kg

Đơn giá

Chất
lượng
Đạt

30.000

Giao
hàng

Thanh
toán
Sau

Chấp
nhận

Ghi chú
Nhà cung
cấp chính

2
3
4
5
6
7
8
5. Nhận xét: Thông qua kiểm tra hàng mẫu của công ty CP Cung ứng Công nghiệp CIFFOB, độ
ẩm của hạt silical gel dưới 5%. Hàng đạt chất lượng, giá cả rẻ hơn so với công ty TNHH hóa
chất Ngọc Việt. Đây sẽ là nhà cung cấp mặt hàng silicalgel chính của công ty
Hà nội, ngày 10 tháng 08 năm 2018
NGƯỜI LẬP

BP.MUA HÀNG

GIÁM ĐỐC

SỔ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG HÀNG HÓA

N Nhà cung
gày
ứng

1

2

Tên hàng
hóa

3

Đơn
vị
tính

Số
lượn
g

Nội dung
kiểm tra

4

5

6

Kết Ngườ
quả
i
kiể kiểm

m
tra/
tra theo
dõi
7
8
10


1 Công ty CP Hạt chống
0/08

Cung ứng

ẩm

Công

Silicalgel 2-

nghiệp

4mm

Kg

1.000 Độ ẩm, hình ĐẠT
dạng hạt

CIFFOB

11