tính thống nhất trong luật pháp lưu trữ của việt nam hiện nay

MỤC LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ có vị trí, vai trò quan trọng trong nhiều
mặt của đời sống xã hội. Ngay sau khi thành lập nước Việt Nam Dân chủ Cộng
hòa, ngày 3/1/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký ban hành Thông đạt số 1C/VP
chỉ đạo việc cấm tự ý tiêu hủy tài liệu, trong đó nêu rõ lý do là “tài liệu có giá trị
đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia". Thông đạt này là một trong những
văn bản đầu tiên của Nhà nước ta về công tác lưu trữ, đặt nền móng quan trọng
cho ngành Lưu trữ Việt Nam.
Từ sau khi thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng (năm 1962), Nhà
nước đã ban hành nhiều văn bản quản lý quan trọng về công tác lưu trữ: Nghị
định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ về công
tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ; Thông tư số 10-BT ngày 22/3/1969 của
Phủ Thủ tướng về việc đẩy mạnh việc thực hiện Điều lệ về công tác công văn
giấy tờ và công tác lưu trữ ở các cơ quan Trung ương và địa phương; Pháp lệnh
Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia (năm 1982); Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia (năm
2001); Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác
Văn thư; Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Chỉ thị 05/2007/CTTTg ngày 2/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy
giá trị tài liệu lưu trữ...
Do những yêu cầu và nhiệm vụ khác nhau trong từng giai đoạn xây dựng
và bảo vệ Tổ quốc, cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương có sự chuyển giao cho các cơ quan, đơn vị khác
nhau.Vì thế tính thống nhất trong hệ thống ngành công tác lưu trữ nước ta đã và
đang được quan tâm tới rất nhiều và chiếm một vị trí khá là quan trọng. Nên tính
thống nhất trong pháp luật lưu trữ cần được quán triệt và thực hiện đúng với quy
định của nhà nước việc ban hành Luật Lưu trữ, quy định, quy chế nó rất cụ thể
để các cơ quan, tổ chức, cũng như cán bộ lưu trữ bắt buộc phải thực hiện đúng

nó có tính pháp lý rất cao. Để hiểu biết sâu hơn về lưu trữ cũng như hiểu biết
2


nhiều hơn về ngành mà em theo học và các văn bản quy định cụ thể và thống
nhất và hiểu biết toàn diện nhiều khía cạnh của lưu trữ vì vậy tôi chọn đề tài
tính thống nhất trong luật pháp lưu trữ của Việt Nam hiện nay để làm hoàn
chỉnh hơn nội dung và tình hình lưu trữ của nước ta hiện nay được quy định rất
chặt chẽ rất cụ thể và đồng nhất.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Trong nhiều năm qua đã có khá nhiều đề tài nghiên cứu khoa học về công
tác lưu trữ đã được thực hiện, ngoài những đề tài cấp ngành, những luận văn tốt
nghiệp, luận văn thạc sĩ có đề liên quan đến công tác lưu trữ, xây dựng luật pháp
lưu trữ. Đề tài “ cơ sở khoa học để xây dựng luật lưu trữ” của nhóm tác giả do
tiến sĩ Dương Văn Khảm làm chủ nhiệm và được nghiệm thu đầu năm 2003 có
giá trị lớn trong việc nghiên cứu khoa học xây dựng cơ sở lý luận khoa học để
xây dựng Luật lưu trữ. Luận văn thạc sĩ khoa học lưu trữ học và tư liệu học
Triệu Văn Cường - Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác
lưu trữ năm 2004 có nội dung về tình hình xây dựng, ban hành văn bản quy
phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ ở nước ta từ năm 1945 đến nay;
nghiên cứu hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và
các biện pháp thúc đẩy việc hoàn thiện đó. Việc nghiên cứu đề tài trên thấy được
nhà nước quản lý về công tác lưu trữ ban hành văn bản hoàn thiện hệ thống luật
pháp về lưu trữ cũng như tính thống nhất công tác lưu trữ phải được thực hiện từ
cấp trung ương đến cấp cơ sở và các cơ quan, tổ chức phải thực hiện đúng với
quy định đề ra.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài tập trung vào các vấn đề : Tìm hiểu
những vấn đề chung về tính thống nhất và ý nghĩa tính thống nhất trong luật
pháp lưu trữ; đặc điểm, nội dung tính thống nhất; và các biện pháp nhằm nâng

cao tính thống nhất trong luật pháp lưu trữ Việt Nam.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu theo Luật lưu trữ phạm vi điều chỉnh
3


về các hoạt động lưu trữ đó là thu thập bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu,
chỉnh lý tài liệu, công cụ tra cứu tài liệu, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ..., các
ngành luật liên quan, các văn bản quy phạm pháp luật khác, các văn bản quy
định, quy chế do cơ quan quản lý lưu trữ ban hành hoặc do cơ quan, tổ chức ban
hành để thực hiện công tác lưu trữ.
- Các quyền và nghĩa vụ của cơ quan tổ chức cá nhân trong hoạt động lưu
trữ
- Đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ đó là:
Bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu
trữ không thuộc danh mục bí mật nhà nước; Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa
học và chuyển giao công nghệ lưu trữ.
5. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu đề tài là sử dụng tổng hợp các phương pháp
phân tích và tổng hợp, lịch sử, logic, hệ thống, so sánh đối chiếu, nhận xét đánh
giá kết hợp lý luận và thực tiễn phương pháp mệnh lệnh cũng được sử dụng là
những quy định được đặt ra trong luật pháp lưu trữ và bắt buộc phải thực hiện
đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
6. Kết cấu đề tài
Đề tài chứng minh tính thống nhất trong luật pháp lưu trữ của Việt Nam
gồm 3 phần: phần mở đầu, phần nội dung và phần kết luận.
- Phần mở đầu
-Phần nội dung gồm 3 chương:
Chương 1: Tìm hiểu chung về tính thống nhất trong luật pháp lưu trữ
Chương 2: Nội dung tính thống nhất trong luật pháp lưu trữ Việt

Nam
Chương 3: Các biện pháp nâng cao tính thống nhất trong luật pháp
lưu trữ Việt Nam hiện nay

4


CHƯƠNG 1:
TÌM HIỂU CHUNG VỀ TÍNH THỐNG NHẤT
TRONG PHÁP LUẬT LƯU TRỮ
1.1. Khái niệm về Pháp luật Lưu trữ
Pháp luật Lưu trữ là tập hợp các luật lệ, các quy chế, quy định liên quan
đến bảo quản, sử dụng, bảo hộ và tổ chức Lưu trữ trong một Quốc gia.
Pháp luật Lưu trữ là hệ thống các quy tắc xử sự do nhà nước ban hành
nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội phát sinh trong quá trình tổ chức lưu trữ và
thực hiện các hoạt động lưu trữ. Các quy tắc sử sự này được đảm bảo thực hiện
bởi sức mạnh cưỡng chế của Nhà nước.
1.2. Khái niệm tính thống nhất trong Pháp Luật lưu trữ
Sự thống nhất tạo ra sự nhất quán trong hệ thống pháp luật từ Trung
Ương đến địa phương trong các ngành và trong phạm vi ngành lưu trữ.
1.3. Vai trò của tính thống nhất trong pháp luật lưu trữ
Tính thống nhất là một trong những đặc điểm quan trọng của pháp luật
lưu trữ.
Nó gắn kết các nghiệp vụ lưu trữ , tránh được những kẽ hở trong pháp luật
lưu trữ lợi dụng kẽ hở làm trái pháp luật, đảm bảo sự đồng bộ và chặt chẽ các
quy định của pháp luật về công tác lưu trữ tránh mọi âm mưu thủ đọan của các
thế lực bên ngoài có những hành vi chống phá Đảng và Nhà nước
Tính thống nhất trong pháp luật lưu trữ nhằm phục vụ cho các hoạt động
nghiệp vụ trong công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ gồm các hoạt động như : thu
thập, bổ sung, xác định giá trị, phân loại, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và tổ chức

sử dụng tài liệu. Các nghiệp vụ này có quan hệ chặt chẽ với nhau, ảnh hưởng lẫn
nhau và mỗi khâu lại có những phương pháp, quy trình khoa học riêng .
* Tiểu kết :
Từ những khái niệm trên ta thấy tính thống nhất được định nghĩa rõ ràng
và là một trong những đặc điểm quan trọng trong pháp luật lưu trữ, đồng thời
thấy được những ý nghĩa mà nó mang lại là vô cùng to lớn, nó góp phần đưa hệ
thống pháp luật lưu trữ nước ta ngày càng phát triển hơn, xác thực hơn đối với
đời sống xã hội.

5


CHƯƠNG 2:
NỘI DUNG TÍNH THỐNG NHẤT TRONG PHÁP LUẬT LƯU TRỮ
Tính thống nhất trong pháp luật Lưu trữ được thể hiện trên các nội dung
sau: thống nhất về khái niệm, thống nhất về hệ thống tổ chức, thống nhất về chế
độ chính sách, thống nhất về chức danh nghề nghiệp lưu trữ và chương trình bồi
dưỡng, thống nhất về qui trình nghiệp vụ, thống nhất về kinh phí phục vụ độc
giả, thống nhất về giải mật và tự giải mật TLLT.
2.1. Thống nhất về khái niệm
Các khái niệm liên quan đến công tác lưu trữ đã được pháp luật thống
nhất, quy định đầy đủ trong văn bản có tính pháp lý cao đó là Luật lưu trữ năm
2011.
Luật Lưu Trữ năm 2011 là văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhất. Luật ra
đời trên cơ sở kế thừa và phát triển những nội dung đã được quy định trong pháp
lệnh lưu trữ Quốc Gia năm 2001. Tại đây, Luật đã thống nhất các khái niệm
được quy định cụ thể, chi tiết tại Điều 2 chương 1 như sau:
Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo
quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình
nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim;
băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ
thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn
phẩm và vật mang tin khác.
3. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên
cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn
bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
6


4. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu
lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
5. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu
lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các
nguồn khác.
6. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.
7. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước
Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính
trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin.
Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản
Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
8. Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được
hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt
Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vật lịch
sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của các tổ chức chính trị xã hội.

9. Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã
hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế,
đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu
khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước...”
- Nguyên tắc là những điều cơ bản đi tổ chức đặt ra dựa trên những quan
điểm tư tưởng nhất định đòi hỏi các tổ chức và cá nhân phải tuân theo.
Tại Thông tư 09/2011 TT-BNV quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài
liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Điều 2 có
quy định như sau:
1. Thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ
sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.
2. Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các
7


cơ quan, tổ chức được quy định gồm hai mức như sau:
a) Bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo
quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi
đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
b) Bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo
quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình
Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ
lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực
hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
2.2. Thống nhất về hệ thống tổ chức
Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, toàn bộ tài liệu lưu trữ quốc
gia được tập hợp lại thành Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam do cơ quản của
Đảng và Nhà nước thống nhất quản lý. Hiện nay, Phông Lưu trữ Quốc gia Việt
Nam gồm hai phông lớn: Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông

Lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Trong đó, Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
do Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng quản lý và Phông Lưu trữ Nhà
nước Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (trực thuộc Bộ Nội vụ)
quản lý. Tuy nhiên, hai phông này đều chịu sự điều chỉnh chung của hệ thống
các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ như: Pháp lệnh Lưu trữ
Quốc gia 2001; Nghị định 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm
2004 quy định thi hành chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Các
thông tư hướng dẫn như: Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ
Tài chính hướng dẫn về chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử
dụng tài liệu lưu trữ… Nói cách khác, toàn bộ tài liệu lưu trữ của các cơ quan
thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam cho dù được bảo quản ở lưu trữ lịch sử,
lưu trữ cố định hay lưu trữ hiện hành đều chịu sự quản lý thống nhất của Đảng
và Nhà nước.
Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, trong thời gian tới cần có một cơ quan
lưu trữ quốc gia quản lý tập trung thống nhất toàn bộ tài liệu của Đảng và Nhà
nước đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng và sự quản lý thống nhất của Nhà nước
(Điều 3).
8


2.2.1 Quản lý tập trung thống nhất về tổ chức và nghiệp vụ lưu trữ.
Trên đây là sơ đồ hệ thống tổ chức Phông lưu trữ Quốc Gia

Phông lưu trữ
Đảng CSVN

Phông lưu trữ Nhà
Phông Lưu trữ Quốc gia
nước

Cục Văn thư Lưu
trữ Nhà nước

Cục Lưu trữ VP
TW Đảng

Kho lưu trữ
TW Đảng

Các kho LT các
tổ chức CT-XH

4 T.Tâm LTQG
I,II,III,VI

Kho Lưu trữ tỉnh ủy

Các T.Tâm LT
TL chuyên môn

Chi cục Văn thư tỉnh,
thành phố (Trung tâm
Lưu trữ lịch sử)

Kho Lưu trữ Huyện
ủy

Kho lưu trữ UBND
Huyện

Lưu trữ Đảng ủy xã

Lưu trữ UBND xã

Để quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ, cần phải thiết lập một hệ
thống các cơ quan lưu trữ từ trung ương tới địa phương bao gồm: các cơ quan
quản lý ngành lưu trữ và mạng lưới các kho, các trung tâm lưu trữ.
– Hệ thống các cơ quan quản lý ngành lưu trữ ở Việt Nam bao gồm:
9


+ Đứng đầu là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (thuộc Bộ Nội vụ): Đây
là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ và
quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo
quy định của Pháp luật.
+ Cơ quan, bộ phận phụ trách công tác lưu trữ ở các Bộ, ngành và các địa
phương được tổ chức thống nhất theo các văn bản hướng dẫn của Nhà nước.
Trước đây, theo Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 20 tháng 01 năm 1998 của
Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) thì tại các Bộ, cơ quan ngang
Bộ, cơ quan thuộc chính phủ thành lập các Phòng Lưu trữ. Phòng Lưu trữ Bộ,
ngành có chức năng quản lý toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, các đơn vị trực thuộc cơ quan và thực hiện các nghiệp
vụ lưu trữ tại cơ quan trong giai đoạn hiện hành trước khi nộp lưu vào lưu trữ
quốc gia. Hiện nay, ở tất cả các Bộ, ngành đều có Phòng Lưu trữ.
+ Tại địa phương: Ở cấp tỉnh có Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn
phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh. Ở cấp huyện có Phòng lưu trữ huyện trực thuộc Uỷ
ban nhân dân huyện.
Sau khi ban hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, năm 2001 và
Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số
điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Việt Nam ngày 08 tháng 4 năm 2004, Bộ

Nội vụ đã ban hành Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005
hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của bộ phận phụ trách
văn thư lưu trữ tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ
ban nhân dân.
Thông tư này quy định như sau:
Tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ thành lập Phòng
Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng. Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ có chức năng
giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng quản lý và tổ chức thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ của Bộ.
Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, là đơn vị trực thuộc Bộ có
Văn phòng thì có thể lập Phòng Văn thư – Lưu trữ hoặc bộ phận chuyên trách
10


làm công tác văn thư, lưu trữ.
Tại cấp tỉnh: Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh kiện toàn, sáp nhập
các phòng, tổ và người làm công tác văn thư, lưu trữ để thành lập Phòng Văn
thư – Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh có chức
năng của lưu trữ lịch sử; Trung tâm Lưu trữ tỉnh là đơn vị sự nghiệp có tư cách
pháp nhân, có con dấu và tài khoản theo quy định của pháp luật.
Như vậy là, hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư –
lưu trữ cũng như hệ thống các kho, trung tâm để bảo quản tài liệu lưu trữ đã
được tổ chức thống nhất trong cả nước.
Để quản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ lưu trữ, Đảng và Nhà nước đã
nghiên cứu và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để hướng dẫn, chỉ đạo
công tác lưu trữ của các cơ quan trong toàn quốc. Chính vì vậy, các nghiệp vụ
lưu trữ như: Thu thập, bổ sung tài liệu; Phân loại tài liệu; Xác định giá trị tài
liệu; Chỉnh lý tài liệu; Bảo quản tài liệu; Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài
liệu, Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ… tại lưu trữ quốc gia và lưu

trữ các cơ quan từ trung ương đến địa phương đều thực hiện theo sự hướng dẫn,
chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các cơ quan chuyên môn trên
cơ sở quy định của các văn bản nói trên.
Tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam có hệ thống các cơ quan
quản lý riêng và hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ riêng của
Đảng Cộng sản Việt Nam song cũng được tổ chức và thực hiện thống nhất từ
trung ương đến địa phương.
Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất trên đây hiện đang được áp dụng
đối với tất cả các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp nhà
nước. Riêng các doanh nghiệp ngoài quốc doanh, nguyên tắc này có một số
điểm cần chú ý. Xét trên tầm vĩ mô, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình
hoạt động của các doanh nghiệp (trong đó có các doanh nghiệp ngoài quốc
doanh) đã được Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 xác định là thuộc thành
phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Vì thế, công tác lưu trữ ở các doanh
11


nghiệp cũng cần phải tuân theo những quy định chung trong Pháp lệnh Lưu trữ
quốc gia như: Việc chuyển tài liệu lưu trữ ra nước ngoài, thu thập, quản lý, bảo
vệ, khai thác, sử dụng và công bố tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc bí mật nhà nước
và tài liệu đặc biệt quý hiếm được thực hiện theo quy định của pháp luật;
Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ quốc
gia hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia vào mục đích trái với lợi ích của nhà
nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân. Song đến nay, nhà nước
vẫn chưa có những quy định cụ thể trong việc quản lý công tác lưu trữ trong các
doanh nghiệp ngoài quốc doanh. Vì vậy, để quản lý thống nhất tổ chức lưu trữ,
tài liệu lưu trữ và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong doanh nghiệp thì
trước mắt các doanh nghiệp cần căn cứ vào những quy định của nhà nước để ban
hành các quy chế, quy định cụ thể về công tác lưu trữ trong doanh nghiệp.
Trong các doanh nghiệp, nguyên tắc tập trung quản lý thống nhất tài liệu

lưu trữ được thể hiện ở việc tập trung toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong
quá trình hoạt động của doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc tạo thành Phông
Lưu trữ của doanh nghiệp đó. Việc quản lý tài liệu lưu trữ trong phông và việc
thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện thống nhất theo những quy định,
quy chế của doanh nghiệp về quản lý tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ, dựa trên
nguyên tắc tuân thủ pháp luật của nhà nước Việt Nam.
2.2.2. Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ
Bộ phận quản lý công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong
cơ cấu tổ chức của một cơ quan. Bộ phận quản lý công tác lưu trữ có chức năng
giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan bằng việc thực hiện các
nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ
trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ
của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ
quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan,
lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới.
Đối với các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã
hội, việc tổ chức bộ phận quản lý lưu trữ được thực hiện theo những quy định cụ
12


thể của nhà nước. Cụ thể là:
2.2.2.1. Ở các cơ quan cấp Bộ
Tại Thông tư số 21/2005/TT-BNV (đã trích dẫn ở trên), bộ phận quản lý
công tác lưu trữ tại các cơ quan cấp Bộ là Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ thuộc
Văn phòng Bộ. Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ có nhiệm vụ:
– Căn cứ vào quy định của pháp luật, giúp Chánh Văn phòng xây dựng
các văn bản của Bộ hướng dẫn thực hiện công tác văn thư – lưu trữ;
– Giúp Chánh văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài
hạn về văn thư, lưu trữ;
– Giúp Chánh văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch ứng dụng khoa học công

nghệ vào văn thư, lưu trữ; phối hợp với các cơ quan, tổ chức khác thuộc Bộ thực
hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ;
– Giúp Chánh văn phòng Bộ phối hợp với Thanh tra Bộ trong việc giải
quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
– Thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về văn thư và lưu trữ theo quy
định của pháp luật.
2.2.2.2.. Ở cấp tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương
Cũng theo Thông tư này, bộ phận quản lý công tác lưu trữ ở cấp tỉnh là
Phòng Văn thư – Lưu trữ tỉnh:
Phòng Văn thư – Lưu trữ tỉnh có chức năng giúp Chánh Văn phòng tỉnh
tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý và tổ chức thực hiện công
tác văn thư lưu trữ của tỉnh.
Phòng Văn thư – Lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ:
– Giúp Chánh văn phòng xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và hàng
năm về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh và hướng dẫn tổ chức thực hiện khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
– Căn cứ vào những văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ và
hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng các văn bản hướng
dẫn thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ để Chánh văn phòng
trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành.
13


– Giúp Chánh văn phòng trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt
kế hoạch tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về công
tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; các
cơ quan, tổ chức có tài liệu là nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
– Giúp Chánh văn phòng xây dựng kế hoạch ứng dụng khoa học công
nghệ vào văn thư, lưu trữ; phối hợp với các cơ quan, tổ chức khác thuộc Ủy ban
thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ;

– Thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về văn thư và lưu trữ theo quy
định của pháp luật;
– Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành của cơ quan Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
2.2.2.3.. Ở cấp huyện
Tại Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện có bộ phận văn thư – lưu trữ
chuyên trách, giúp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện tổ chức thực hiện
và quản lý công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn và các tổ
chức thuộc huyện và đối với Ủy ban nhân dân cấp xã; thu thập, chỉnh lý, bảo
quản và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản ở kho lưu trữ
lịch sử của huyện; thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành tại Văn phòng Ủy
ban nhân dân huyện.
Thông thường bộ phận thực hiện công tác lưu trữ được đặt dưới sự quản
lý của Văn phòng và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh văn phòng cơ quan.
Những cơ quan có bộ phận lưu trữ được đặt ngang với Văn phòng hoặc Phòng
Hành chính của cơ quan thì bộ phận quản lý công tác lưu trữ được đặt dưới sự
chỉ đạo trực tiếp của Thủ trưởng cơ quan hoặc Phó thủ trưởng cơ quan. Ví dụ
Phòng Văn thư Lưu trữ Bộ đặt trong Văn phòng Bộ và dưới sự chỉ đạo trực tiếp
của Chánh Văn phòng Bộ; Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Văn phòng UBND tỉnh
và cũng chịu sự quản lý của Chánh văn phòng tỉnh….
2.2.2.4: Ở cấp xã
Thông tư số 14/2011/TT-BNV quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành
trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn
14


“ Điều 5. Nhiệm vụ của công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại
UBND cấp xã
Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã có nhiệm vụ:
1. Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện chức năng quản lý

nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã, bảo đảm sự thống nhất
quản lý theo lĩnh vực chuyên môn.
2. Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu
của HĐND và UBND cấp xã.
3. Quản lý văn bản đi, đến; quản lý hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ cấp
xã; hướng dẫn cán bộ, công chức UBND cấp xã về lập hồ sơ công việc; tổ chức
sắp xếp có hệ thống, bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn để phục vụ lâu dài cho công
tác của HĐND và UBND cấp xã.
4. Phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các tổ
chức và cá nhân.”
2.3. Thống nhất về chế độ chính sách
Căn cứ vào quy định của Công văn 2939/BNV-TL có quy định về mức
hưởng đối với người làm công việc văn thư lưu trữ như sau:
“ Căn cứ quy định tại Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán
bộ, công chức, viên chức, Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện mức phụ cấp độc hại,
nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm việc trong các kho
lưu trữ thuộc các cơ quan nhà nước và các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước như
sau:
1) Mức 2, hệ số 0,2 tính theo lương tối thiểu đối với cán bộ, công chức,
viên chức trực tiếp làm các công việc lựa chọn, phân loại, bảo quản tài liệu và tổ
chức sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ.
2) Mức 3, hệ số 0,3 tính theo lương tối thiểu đối với cán bộ, công chức,
15


viên chức trực tiếp làm công việc khử trùng tài liệu, tu sửa phục chế tài liệu hư
hỏng.
Cách tính trả phụ cấp độc hại, nguy hiểm được thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực

hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức.
Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị các Bộ, ngành, địa phương
phản ánh về Bộ Nội vụ để xem xét, giải quyết./.”
Căn cứ vào quy định trên, những người trực tiếp làm các công việc lựa
chọn, phân loại, bảo quản tài liệu và tổ chức sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ
thì đều đủ điều kiện để được hưởng hệ số phụ cấp độc hại là 0,2. Hiện nay công
văn 2939/BNV-TL có quy định về mức hưởng đối với người làm công việc văn
thư lưu trữ đã hướng dẫn rất cụ thể và chi tiết cũng như nêu căn cứ pháp lý để
thực hiện chế độ phụ cấp cho nhân viên lưu trữ.
2.4. Thống nhất về chế tài
Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm đến công
tác văn thư - lưu trữ, đã ban hành nhiều văn bản pháp quy về công tác văn thư lưu trữ làm cơ sở cho việc tổ chức và hoàn thiện hệ thống quản lý Nhà nước về
công tác văn thư - lưu trữ. Bộ luật hình sự năm 2015 của nước Cộng hoà xã hội
chủ nghĩa Việt nam đã có một số điều, điều chỉnh các hành vi vi phạm pháp luật
liên quan đến công tác lưu trữ. Sau đây là một số chế tài liên quan đến công tác
lưu trữ:
Tại Điều 110 của Bộ Luật Hình Sự năm 2015 :
“... c, cung cấp hay thu thập, nhằm cung cấp các tài liệu thuộc bí mật nhà
nước hoặc thu thập cung cấp tin tức tài liệu khác cho nước ngoài, để họ sử dụng
các tài liệu này gây nguy hại cho Việt Nam.”
Hình phạt quy định đối với người phạm tội rất nghiêm khắc:
- Người phạm tội bị phạt tù từ 12 năm đến 20 năm, tù chung thân hoặc tử
hình.
- Phạm tội trong trường hợp ít nghiêm trọng thì bị phạt tù từ 5 năm đến 15
năm. Đây là trường hợp những người phạm tội vì bị mua chuộc hoặc bị ép buộc
16


mà nhận làm gián điệp.
- Người chuẩn bị phạm tội này, thì bị phạt tù từ 01 năm đến 05 năm.

- Người đã nhận làm gián điệp, nhưng không thực hiện nhiệm vụ được
giao và tự thú, thành khẩn khai báo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền, thì
được miễn trách nhiệm hình sự về tội này.
Tại Điều 337 của Bộ Luật Hình Sự:
“Tội cố ý làm lộ bí mật nhà nước; tội chiếm đoạt, mua bán, tiêu hủy tài
liệu bí mật nhà nước
1. Người nào cố ý làm lộ hoặc mua bán bí mật nhà nước, nếu không thuộc
trường hợp quy định tại Điều 110 của Bộ luật này, thì bị phạt tù từ 02 năm đến
07 năm.
2. Phạm tội trong những trường hợp sau đây, thì bị phạt tù từ 05 năm đến
10 năm:
a) Bí mật nhà nước thuộc độ tối mật;
b) Lợi dụng chức vụ, quyền hạn;
c) Gây tổn hại về quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, văn hóa.
3. Phạm tội trong các trường hợp sau đây, thì bị phạt tù từ 10 năm đến 15
năm :
a) Có tổ chức;
b) Bí mật nhà nước thuộc độ tuyệt mật;
c) Phạm tội 02 lần trở lên;
d) Gây tổn hại về chế độ chính trị, độc lập, chủ quyền, thống nhất và toàn
vẹn lãnh thổ.
17


4. Người phạm tội còn có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến
100.000.000 đồng, cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc
nhất định từ 01 năm đến 05 năm.”
Tại Điều 338 của Bộ Luật Hình Sự. Tội vô ý làm lộ bí mật nhà nước; tội
làm mất vật, tài liệu bí mật nhà nước
“ 1. Người nào vô ý làm lộ bí mật nhà nước hoặc làm mất vật, tài liệu bí

mật nhà nước, thì bị phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 06
tháng đến 03 năm.
2.Phạm tội trong những trường hợp sau đây, thì bị phạt tù từ 02 năm đến
07 năm:
a) Bí mật nhà nước thuộc độ tối mật, tuyệt mật;
b) Gây tổn hại về quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, văn hóa chế độ
chính trị, độc lập, chủ quyền, thống nhất và toàn vẹn lãnh thổ.
3. Người phạm tội còn có thể bị cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề
hoặc làm công việc nhất định từ 01 năm đến 05 năm.”
2.5. Thống nhất về chức danh, nghề nghiệp lưu trữ; chương trình bồi
dưỡng.
2.5.1. Thống nhất về chức danh, nghề nghiệp lưu trữ.
Tại điều 2, điều 3 chương I của thông tư 13/2014/TT-BNV quy định mã số
và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ do Bộ
trưởng Bộ Nội Vụ ban hành quy định:
Điều 2. Mã số và phân hạng chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên
ngành lưu trữ
1. Lưu trữ viên chính (hạng II)
2. Lưu trữ viên (hạng III)

Mã số: V.01.02.01
Mã số: V.01.02.02
18


3. Lưu trữ viên trung cấp (hạng IV)
Mã số: V.01.02.03
Điều 3. Tiêu chuẩn chung về đạo đức nghề nghiệp của viên chức chuyên
ngành lưu trữ
1. Trung thực, khách quan trong quá trình thực hiện công việc.

2. Cẩn thận và tuân thủ nghiêm các quy định về thẩm quyền, trình tự, thủ
tục trong thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ.
3. Tận tụy, trách nhiệm và có tâm huyết với nghề, với công việc.
4. Đoàn kết, khiêm tốn, phối hợp chặt chẽ với đồng nghiệp trong quá trình
thực hiện nhiệm vụ.
5. Giữ gìn bí mật thông tin tài liệu theo đúng quy định của pháp luật và
quy định của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
6. Chủ động nghiên cứu, đề xuất ứng dụng các thành tựu khoa học công
nghệ, sáng kiến vào công tác lưu trữ.”
Tại điều 2, điều 3 chương I của thông tư 13/2014/TT-BNV quy định mã số
và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành văn thư do Bộ
trưởng Bộ Nội Vụ ban hành quy định:
Điều 3. Chức danh và mã số ngạch công chức chuyên ngành văn thư, bao
gồm:

1. Văn thư chính

Mã số ngạch: 02.006

2. Văn thư

Mã số ngạch: 02.007

3. Văn thư trung cấp

Mã số ngạch: 02.008

Điều 4. Tiêu chuẩn chung về phẩm chất
1. Có bản lĩnh chính trị vững vàng, kiên định với chủ nghĩa Mác - Lênin,
tư tưởng Hồ Chí Minh, nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng; trung thành

19


với Tổ quốc và Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; bảo vệ lợi
ích của Tổ quốc, của nhân dân.
2. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của công chức theo quy định của pháp luật;
nghiêm túc chấp hành sự phân công nhiệm vụ của cấp trên; tuân thủ pháp luật,
giữ vững kỷ luật, kỷ cương, trật tự hành chính; nghiêm chỉnh chấp hành nội quy,
quy chế của cơ quan.
3. Tận tụy, trách nhiệm, trung thực, cẩn thận và gương mẫu trong thực thi
công vụ; cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư; tuân thủ các quy định của pháp
luật về thẩm quyền, quy trình, thủ tục hành chính và tuyệt đối chấp hành nguyên
tắc bảo mật trong thực thi công vụ.
4. Có lối sống và sinh hoạt lành mạnh, khiêm tốn, đoàn kết; lịch sự, văn
hóa, chuẩn mực trong giao tiếp, phục vụ nhân dân.
5. Thường xuyên có ý thức học tập, rèn luyện nâng cao phẩm chất, trình
độ, năng lực.
2.5.2. Thống nhất về chương trình bồi dưỡng
Bộ Nội vụ đã quy định thống nhất chương trình bồi dưỡng cho các lưu trữ
viên qua các văn bản sau:
- Quyết định 161/QĐ-BNV ngày 26 tháng 02 năm 2016 của Bộ Nội vụ
Ban hành chương trình bồi dưỡng theo tiêu chuẩn chức danh Lưu trữ viên Trung
cấp (Hạng IV)
- Quyết định 162/QĐ-BNV ngày 26 tháng 02 năm 2016 của Bộ Nội vụ
Ban hành chương trình bồi dưỡng theo tiêu chuẩn chức danh Lưu trữ viên (Hạng
III)
- Quyết định 163/QĐ-BNV ngày 26 tháng 02 năm 2016 của Bộ Nội vụ
Ban hành chương trình bồi dưỡng theo tiêu chuẩn chức danh Lưu trữ viên chính
20

(Hạng I)
2.6. Thống nhất về các quy trình nghiệp vụ lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,
bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng
khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ
chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được
các nhà nước quan tâm.
Một trong những nội dung quan trọng của công tác lưu trữ là việc thực
hiện các nghiệp vụ lưu trữ như:
– Thu thập, bổ sung tài liệu;
– Phân loại tài liệu;
– Xác định giá trị tài liệu;
– Thống kê trong lưu trữ;
– Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu;
– Chỉnh lý tài liệu;
– Tổ chức bảo quản tài liệu;
– Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu;
2.6.1. Thu thập, bổ sung tài liệu.
21


Luật lưu trữ 2011: Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu,
lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ
lịch sử.
Việc thu thập tài liệu có vai trò quan trọng nhằm bổ sung vào kho những

tài liệu có giá trị lịch sử, thực tiễn để bảo quản nhằm phục vụ cho các nhu cầu
nghiên cứu, sử dụng của độc giả.
Để thống nhất thực hiện quy trình này, các cơ quan có thẩm quyền đã quy
định thực hiện như sau:
- Luật Lưu trữ 2011 quy định thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan tại Điều 11 và Điều 20 quy định việc thu thập, tiếp nhận tài liệu vào lưu trữ
lịch sử.
- Theo Thông tư số 17/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày
20/11/2014 Hướng dẫn xác định cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử các cấp (có hiệu lực từ ngày 01 tháng 02 năm 2015) áp dụng
đối với Trung tâm lưu trữ quốc gia, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương. Quy định tài Điều 3 và Điều 4.
- Thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ của các ngành công an, quốc phòng,
ngoại giao được quy đinh tại Điều 14 – Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính
phủ ngày 03/01/2013 Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
- Thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ chuyên môn nghiệp vụ của các ngành
khác được quy định tại Điều 15 – Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ
ngày 03/01/2013 Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
- Quyết định số 115/QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2009 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II.

22


- Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2009 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
2.6.2. Phân loại tài liệu.
Phân loại tài liệu Phông lưu trữ cơ quan là dựa vào nhưng đặc trưng

chung của tài liệu trong phông để phân chia chúng thành nhóm lớn, nhóm vừa,
nhóm nhỏ. Trong lưu trữ học, cấp độ phân loại tài liệu trong phạm vi một phông
lưu trữ được gọi là hệ thống hóa tài liệu lưu trữ thành các nhóm và các hồ sơ
nhằm phục vụ việc quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng được thuận lợi, hiệu
quả. Đơn vị phân loại nhỏ nhất trong phông lưu trữ là hồ sơ hoặc đơn vị bảo
quản.
Để phân loại tài liệu trong phông cần tiến hành những công việc sau:
- Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và bản lịch sử phông;
- Xác định đặc trưng phân loại tài liệu;
- Lựa chọn và hoàn chỉnh phương án phân loại tài liệu;
- Thực hiện phân loại tài liệu theo phương án.
2.6.3. Xác định giá trị tài liệu.
Xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu tài liệu trên cơ sở các tiêu
chuẩn giá trị của chúng nhằm mục đích xác định thời hạn bảo quản tài liệu và
lựa chọn chúng để bảo quản trong các lưu trữ thuộc Phông lưu trữ Quốc gia Việt
Nam.
Luật lưu trữ 2011 nêu rõ: Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị
tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ
quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo
23


quản và tài liệu hết giá trị.
Để xác định giá trị tài liệu cần dựa vào 3 nguyên tắc, 8 tiêu chuẩn và 4
phương pháp.
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là một trong những công cụ xác định giá
trị tài liệu quan trọng nhất, dùng để chỉ dẫn xác định giá trị tài liệu, trong đó có
việc chỉ dẫn cách ghi thời hạn bảo quản cho các loại hồ sơ tài liệu, chỉ dẫn việc
chọn hồ sơ tài liệu có giá trị lưu trữ để đưa vào bảo quản ở lưu trữ lịch sử. Tại
Thông tư 09/2011 TT-BNV quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình

thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
- Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để tiêu hủy những tài liệu hết
giá trị. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có
tài liệu bị hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
2.6.4.Thống kê trong lưu trữ.
Thống kê tài liệu lưu trữ là xác định thành phần, số lượng tài liệu theo các
đơn vị thống kê đã quy định và được thể hiện trên các loại sổ sách thống kê.
- Bất cứ loại tài liệu nào xuất xứ từ đâu khi thu thập vào kho lưu trữ đều
phải thống kê vào sổ nhập lưu trữ, được lập theo Quyết định số 02/QĐ-QHTK
ngày 12/01/1990 của Cục Lưu trữ Nhà nước.
- Bất cứ một phông hoặc khối tài liệu của phông nài đã được lập hồ sơ,
chỉnh lý hoàn chỉnh đều phải được đăng ký vào mục lục hồ sơ, được thực hiện
theo tiêu chuẩn Ngành do Cục Lưu trữ ban hành tại Quyết định 72/QĐ-KHKT
ngày 02/8/1997.
- Cấu tạo và trình bày chi tiết sổ đăng kí mục lục hồ sơ được thực hiện
theo tiêu chuẩn cấp ngành Quyết định số 73/QĐ-KHKT ngày 04/8/1997 của Cục
Lưu trữ ban hành.
24


- Thông tư 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ
quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
2.6.5. Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu.
Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ là các phương pháp mô tả tài liệu
lưu trữ ở nhiều cấp độ khác nhau bằng phương pháp thủ công truyền thống và tự
động hóa, trên cơ sở phương pháp luận và khoa học nghiệp vụ thống nhất, có sự
liên quan tương hỗ và bổ trợ lẫn nhau tạo thành hệ thống công cụ tra cứu khoa
học, nhằm mục đích phục vụ việc tra tìm và nghiên cứu tài liệu lưu trữ được
hiệu quả.
- Các loại công cụ tra cứu truyền thống bao gồm:

+ Mục lục hồ sơ;
+ Các bộ thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ;
+ Sách chỉ dẫn phông và sách hướng dẫn kho lưu trữ.
- Các loại công cụ tra cứu hiện đại bao gồm:
+ Thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu hồ sơ;
+ Thông tin đầu vào đối với cơ sở dữ liệu văn bản;
+ Thông tin đầu vào đối với cơ sở dữ liệu toàn văn văn bản;
2.6.6. Chỉnh lý tài liệu.
- Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại
khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ;
xác định giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với
phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

25