Công tác văn thư- lưu trữ ở uỷ ban nhân dân phường hòa khê, thực trạng và giải pháp

LỜI CẢM ƠN

Sau gần hơn hai tháng thực tập ở Uỷ ban nhân dân phường, mặc dù thời gian
không lâu lắm,nhưng nhờ sự giúp đỡ tận tình chỉ dẫn của các anh chị trong cơ quan,
tôi đã học hỏi và biết thêm được những kiến thức cơ bản về quản lý Nhà nước trong
vấn đề công tác văn thư- lưu trữ. Một trong những lĩnh vực quan trọng trong công tác
văn phòng mà sau này tôi muốn ra trường sẽ được làm việc theo đúng chức vụ đó.
Vì vậy, tôi muốn gửi lời tri ân đến những người đã hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong
thời gian qua tới những cô chú lãnh đạo ở Phường Hòa Khê. Đặc biệt là chị Nguyễn
Thị Tô Hiền và anh Nguyễn Lương Hoàng đã truyền đạt lại cho tôi nhiều điều bổ ích,
những kỷ năng, kinh nghiệm cần thiết của nghiệp vụ văn thư.
Cùng với đó, tôi xin cảm ơn sâu sắc đến thầy Trần Văn Sáng đã góp ý, hướng
dẫn tận tình để tôi hoàn thành tốt đề tài báo cáo của mình.
Trong thời gian thực tập, do trình độ của tôi còn kém và thời gian hạn hẹp nên
bản báo cáo này còn nhiều thiếu sót, rất mong sự góp ý của thầy cô và các bạn.


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, thực
trạng là do quá trình thực tập mà thu thập được. Nếu có sai sót, tôi xin chịu hoàn toàn
trách nhiệm.
Đà Nẵng, ngày 24 tháng 03 năm 2017
Người viết báo cáo


MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1.Tính cấp thiết của vấn đề:...................................................................................1
2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:.....................................................................1
3.Mục đích nghiên cứu:.........................................................................................1

4.Phương pháp nghiên cứu:...................................................................................1
5.Cấu trúc bài khóa luận:.......................................................................................2
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ..3
1.1 Công tác văn thư..............................................................................................3
1.1.1 Khái niệm công tác văn thư:........................................................................3
1.1.2 Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư................................................3
1.1.3 Tổ chức công tác văn thư:............................................................................8
1.1.4 Yêu cầu và ý nghĩa của công tác văn thư:....................................................9
1.2 Công tác lưu trữ:............................................................................................10
1.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ:.......................................................................10
1.2.2 Nội dung và nhiệm vụ công tác lưu trữ:.....................................................11
1.3 Mối quan hệ và tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ:...................14
1.3.1 Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ...................................14
1.3.2 Mối quan hệ của công tác văn thư- lưu trữ:..............................................14
1.3.3 Tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ:.......................................15
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ Ở
PHƯỜNG HÒA KHÊ.......................................................................................16
2.1. Khái quát chung về phường Hòa Khê:.........................................................16
2.2. Khái quát chung về Ủy ban nhân dân phường Hòa Khê..............................16
2.2.1. Vị trí, chức năng của Ủy ban nhân dân phường.......................................16
2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường................................16
2.2.3. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Hòa Khê..........................17


2.3. Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường Hòa
Khê:.....................................................................................................................18
2.3.1. Văn băn đến...............................................................................................19
2.3.2. Văn bản đi.................................................................................................24
2.3.3. Lập hồ sơ...................................................................................................29
2.3.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu.......................................................31

2.4. Ưu điểm và hạn chế trong công tác văn thư- lưu trữ ở UBND phường Hòa
Khê......................................................................................................................32
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT
LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ...............................................34
3.1. Một số kiến nghị:..........................................................................................34
3.2. Một số giải pháp:..........................................................................................34
PHẦN KẾT LUẬN............................................................................................36
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................37


CÁC TỪ VIẾT TẮT
UBND: Uỷ ban nhân dân
CBCC: Cán bộ công chức
HĐND: Hội đồng nhân dân
CV: Công văn
VB: Văn bản
HCNN: Hành chính nhà nước



1

PHẦN MỞ ĐẦU
1.
Tính cấp thiết của vấn đề:
Trongxu thế hội nhập kinh tế quốc tế, đời sống kinh tế xã hội của đất nước có
nhiều bước phát triển đặc biệt. Cùng với sự phát triển đó các giao dịch kinh tế, thương
mại, dân sự ngày càng phổ biến và mang tính tất yếu. Nó diễn ra hàng ngày và không
ngừng phát triển bởi nhu cầu sống bất tận của con người. Sự phát triển như vũ bão của
khoa học, kĩ thuật làm nên những bước tiến mới trong xã hội loài người, cùng với đó

đòi hỏi cần có những cơ quan, tổ chức để lãnh đạo, quản lý một cách hợp lý. Và trong
mỗi cơ quan, tổ chức ấy văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan trọng để liên kết giữa các
bộ máy chính quyền, những doanh nghiệp, giữa nhà nước với nhân dân...Vì vậy, công
tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý, giải quyết công
việc ở các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp...nhờ đó mà giúp đảm bảo cung cấp đầy đủ
thông tin chuẩn xác, giúp giải quyết công việc nhanh chóng, đúng quyền lợi.
Chính tầm quan trọng của công tác văn thư- lưu trữ đã thúc đẩy tôi chọn đề
tài “ Công tác văn thư-lưu trữ ở Uỷ Ban Nhân Dân Phường Hòa Khê, thực trạng và
giải pháp”.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Trong đề tài này, tôi muốn đề cập đến lĩnh vực công tác văn thư- lưu trữ ở văn
phòng Uỷ Ban Nhân Dân Phường Hòa Khê, Quận Thanh Khê, Thành Phố Đà Nẵng.
Với việc đưa ra những cơ sở lý luận về văn thư- lưu trữ, cùng với việc tìm
hiểu về cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, chức năng ở nơi thực tập, tham gia công tác để nắm
được những thực trạng trong quản lý văn thư- lưu trữ, sau đó đánh giá hiệu quả với
những ưu, khuyết điểm và nêu ra giải pháp khắc phục.
3. Mục đích nghiên cứu:
- Tìm hiểu thêm về công tác văn thư- lưu trữ.
- Nắm được những kỷ năng, thao tác thực tế về công tác văn thư- lưu trữ.
- Thấy được thực trạng và đưa ra giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện hơn về
công tác văn thư- lưu trữ.
4. Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp quan sát.
- Phương pháp điều tra, khảo sát.
- Phương pháp thống kê.
- Phương pháp so sánh.
- Phương pháp hệ thống.
5. Cấu trúc bài khóa luận:
Bài khóa luận nghiên cứu về đề tài “Công tác văn thư- lưu trữ ở Uỷ Ban Nhân
Dân Phường Hòa Khê- Thực trạng và giải pháp” ngoài phần mở đầu và kết luận

thìgồm 3 chương:


2

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư- lưu trữ.
Chương 2: Thực trạng về công tác văn thư- lưu trữ ở Uỷ Ban Nhân Dân Phường
Hòa Khê.
Chương 3: Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn
thư- lưu trữ.

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
1.1.
1.1.1.

Công tác văn thư
Khái niệm công tác văn thư:

Công tác văn thư là tất cả các công việc liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu
từ khi thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với tài liệu đến) đến
khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.


3

Đây là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý
của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, các đợn vị vũ trang.Là
toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và
giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan. Các văn bản hình thành
của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.

1.1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư
1.1.2.1. Vị trí của công tác văn thư:
Nói đến công tác văn thu là nói đến những công việc liên quan đến văn bản giấy
tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản; tổ chức quản lý, giải quyết văn bản; lập
hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các cơ quan, tổ
chức. Nếu thiếu một trong những nội dung trên thì công tác văn thư chưa thể nói là
hoàn thiện và điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của cơ
quan.
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung là nội dung trong hoạt động văn phòng. Trong văn phòng, công tác văn thư
không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một
mắt xích trong hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị. Như vậy công tác văn thư gắn
liền với hoạt động của cơ quan được xem như là một bộ phận quản lý Nhà nước.
1.1.2.2. Nội dung của công tác văn thư:
Công tác văn thư gồm 03 nội dung sau:
- Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh
máy văn bản, ký và ban hành văn bản.
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản bao gồm: quản lý, tổ chức giải quyết văn
bản đến và quản lý, tổ chức giải quyết văn bản đi, văn bản mật, văn bản nội bộ, quản
lý hồ sơ.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
Trong các cơ quan, tổ chức nhà nước, văn bản sử dụng như một phương tiện để
ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lí hoặc thông tin cần thiết hình thành trong cơ
quan, tổ chức, đảm bảo sự điều hành, nó phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động,
quản lí của cơ quan, tổ chức đó.
Để đảm bảo công tác văn thư đem lại hiệu quả cao, nhân viên văn thư đã phải
thực hiện những nhiệm vụ sau:
+ Nhận, bóc bì, đóng dấu vào sổ công văn đi, đến.

4

+ Sơ bộ phân loại văn bản, trình giám đốc phê duyệt, chuyển giao theo dõi việc
giải quyết văn bản đến.
+ Làm thủ tục gửi công văn đi, chuyển giao công văn, tài liệu.
+ Quản lí giấy mời họp, giấy giới thiệu.
+ Sử dụng và quản lí con dấu.
1.1.2.2.1. Xây dựng và ban hành văn bản:
Văn bản nói chung là phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay
kí hiệu nhất định.
Văn bản là cánh tay giúp đỡ đắc lực cho hoạt động quản lí của cơ quan, tổ chức
phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động quản lí của cơ quan.
Để làm tốt công tác văn bản khi xây dựng và soạn thảo văn bản nhân viên văn
thư phải đảm bảo thực hiện theo đúng thể thức văn bản được quy định, sử dụng đúng
ngôn ngữ, câu tư của văn bản , nắm vững chức năng , nhiệm vụ và quyền hạn của cơ
quan ban hành văn bản.
Tùy từng trường hợp cụ thể mà nhân viên văn thư tiến hành xây dựng văn bản
theo các phương pháp soạn đề cương hoặc soạn trực tiếp trên máy vi tính.
Trong các cơ quan thường ngày, tiếp nhận xử lí và ban hành nhiều văn bản để
việc quản lí văn bản trong cơ quan được thống nhất, tuân theo một quy trình chặt chẽ
từ khâu tiếp nhận, phân loại, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành bảo đảm yêu cầu
chung là kịp thời, chuẩn xác và an toàn.Các cơ quan doanh nghiệp xây dựng quy chế
quản lí văn bản căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã thực hiện và điều kiện
thực tế về cơ cấu tổ chức cơ quan, tổ chức.Quy chế đó đã được phổ biến rộng rãi tới
từng bộ phận, đơn vị, nhân viên trong cơ quan có liên quan đến công văn giấy tờ biết
để thực hiện.
Quy trình soạn thảo văn bản:
Bước 1: Xác định mục đích yêu cầu đối tượng và hình thức văn bản.
Bước 2: Thu thập thông tin và xử lí thông tin.
Bước 3: Xây dựng dàn bài, lập đề cương chi tiết, viết bản thảo.

Bước 4: Duyệt và ký văn bản.
Bước 5: Ban hành triển khai văn bản.
Qúa trình xử lý văn bản phải đảm bảo được các nguyên tắc chung đó là:
- Quản lí chặt chẽ: nguyên tắc này đảm bảo phát hành được sử dụng làm công cụ
đắc lực cho quản lý, cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cơ quan, tổ chức. Văn bản


5

phải đăng ký không để mất mát trong quá trình lưu chuyển và sử dụng văn bản, khi đã
sử dụng xong văn bản phải đưa vào sổ lưu trữ.
- Văn bản phải đảm bảo bí mật.
- Văn bản phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác.
1.1.2.2.2. Quản lý văn bản đến:
Văn bản đến là văn bản, tài liệu, thư từ do tổ chức tiếp nhận từ các nơi khác đến
bao gồm văn bản pháp quy, công văn thư mới, báo cáo, hồ sơ, đề án, đơn hàng...
Theo quy định của Nhà nước, văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải tập
trung tại văn thư cơ quan, tổ chức làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Cán bộ văn thư sau
khi tiếp nhận văn bản phải tiến hành phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản đối với loại
văn bản được bóc bì theo đúng quy định của Nhà nước. Tất cả văn bản đến thuộc diện
đăng ký tại văn thư đều phải đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến. Ssu khi được đóng
dấu đến, văn bản được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến
trên máy tính. Mẫu số đăng ký văn bản đến được thực hiện theo mẫu hướng dẫn tại
công văn 425/VTLTNN-NVTW, đăng ký văn bản bằng máy tính thông qua phần mềm
quản lý văn bản.
Sau khi đăng ký, văn bản đến được gắn phiếu xử lý và trình lên cho người đứng
đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân
phối, chỉ đạo giải quyết. Khi có ý kiến giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản
được chuyển trở lại bộ phận văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết căn cứ

vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến phải đảm bảo
nhanh chóng, đúng đối tượng. Các đơn vị, cá nhân nhận được văn bản đến từ cán bộ
văn thư có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc
theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
1.1.2.2.3. Giải quyết văn bản đi:
Văn bản đi là văn bản do cơ quan ban hành và gửi đi cho các cơ quan khác bao
gồm cả cơ quan cấp trên, cấp dưới và đồng cấp.
Theo nghị định 110/2004/NĐ-CP và công văn số 425/VTLTNN-NVTW, trước
khi phát hành, văn bản đi phải được cán bộ văn thư kiểm tra về hình thức, thể thức và
kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày, tháng của văn bản. Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ
chức đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống


6

nhất quản lý. Số văn bản được đánh bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào
ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Văn bản đi sau khi lấy số sẽ được đóng dấu và nhân bản theo đúng số lượng và
thời gian quy định.
Văn bản đi phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn
bản đi trên máy tính. Căn cứ vào tổng số và số lượng văn bản đi hằng năm, các cơ
quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập hồ sơ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
Sau khi hoàn thành thủ tục văn thư, văn bản đi được chuyển phát ngay trong
ngày văn bản đó được ký hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo thông qua
hình thức fax hay chuyển qua mạng thông tin nhanh hoặc chuyển theo đường bưu
điện.
Mỗi văn bản đi đều phải lưu ít nhất 2 bản chính. Một bản lưu tại văn thư cơ quan,
tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ. Việc lưu văn bản thực hiện theo quy định Điều 19
của Nghị định 110/NĐ-CP.
1.1.2.2.4. Xử lý văn bản mật:

Các mức độ mật: + Mật
+ Tối mật
+ Tuyệt mật
Văn bản mật chia thành: + Văn bản mật đi
+ Văn bản mật đến
Quản lí văn bản mật đến:
- Văn bản mật đến: bộ phận văn thư bóc bì ngoài và đăng ký vào sổ những thông
tin được ghi trên bì; văn thư không được bóc bì bên trong mà phải chuyển ngay văn
bản đến người có trách nhiệm giải quyết.
- Đối với những văn bản mặt được gửi đến không đúng quy định phải báo cáo và
chuyển đến người có trách nhiệm để giải quyết.
Quản lý văn bản mật đi:
STT

Số kí Ngày
hiệu

Trích yếu nội Nơi

tháng dung

nhận

Ngườ

Độ

Độ

Ghi

i kí

mật

khẩn

chú


7

- Lập phiếu gửi: phiếu gửi ghi rõ nơi gửi, số phiếu, nơi nhận, số và kí hiệu của
văn bản mật gửi đi, đóng dấu độ mật của văn bản vào góc bên phải tờ phiếu. Phiếu gửi
sẽ được cơ quan nhận văn bản mật kí xác nhận và gửi trả lại cho cơ quan gửi.
- Làm phong bì: văn bản mật khi gửi đi được bỏ vào hai phong bì: phong bì bên
ngoài như phong bì văn bản bình thường; phong bì thứ hai ghi rõ số, kí hiệu văn bản,
tên cơ qan, đơn vị hoặc người nhận. Đóng dấu chỉ mức độ mật: A là tuyệt mật; B là tối
mật: C là mật.
1.1.2.2.5. Xử lý văn bản nội bộ:
Văn bản nội bộ là những văn bản do cơ quan ban hành và sử dụng trong nội bộ
cơ quan.
Phương thức tổ chức và quản lí văn bản nội bộ: văn bản nội bộ được soạn thảo và
ban hành như văn bản đi và tiếp nhận, giải quyết như văn bản đến.
1.1.2.2.6. Quản lý và sử dụng con dấu:
Con dấu cùng với chữ kí của người có thẩm quyền là những bộ phận cấu thành
thể thức văn bản, khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.
Con dấu có ý nghĩa đảm bảo tính hợp pháp, chân thực của văn bản; biểu hiện
quyền lực của cơ quan tạo lập văn bản; giúp chống giả mạo văn bản.
Nguyên tắc đóng dấu:

- Chỉ được đóng dấu vào các văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Nhân viên văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản.
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa có chữ ký của người có thẩm
quyền, giấy in sẵn tiêu đề, giấy trắng chưa có nội dung, giấy giới thiệu hoặc công lệnh
chưa điền nội dung.
Lưu ý khi đóng dấu:
- Không đóng dấu ngược, nhòe.
- Không đóng dấu khi chưa có chữ ký của người thẩm quyền.
Vị trí đóng dấu:
- Đối với văn bản có phần đề kí văn bản: đóng dấu của cơ quan ở phần chữ ký
trong văn bản. Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía tay trái.
- Đối với bảng phụ lục và bản không có phần đề kí: đóng dấu ở trang đầu, trùm
lên một phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục.
- Đối với những văn bản quan trọng, tránh việc các trang trong văn bản có thể bị
thay đổi cần đóng dấu giáp lai.
Bảo quản con dấu:


8

- Dấu của cơ quan phải được để tại trụ sở cơ quan, đúng nơi quy định, trong
trường hợp đặc biệt, lãnh đạo cơ quan có thể mang con dấu ra khỏi trụ sở nhưng phải
chịu trách nhiệm về việc giữ và đóng dấu.
- Dấu phải giao cho một cán bộ văn thư đủ tin cẩn giữu và đóng dấu.
- Không được dùng vật cứng để cọ và rửa dấu. Có thể ngâm vào xăng và dùng
chổi lông để rửa.
- Khi dấu bị mòn thì phải xin phép khắc dấu mới để thay thế và nộp lại dấu cũ.
Trong trường hợp mất dấu phải báo ngay cho cơ quan gần nhất; đồng thời báo
cáo cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.
1.1.3.

Tổ chức công tác văn thư:

Khi xem xét tổ chức công tác văn thư có thể nghiên cứu 2 vấn đề sau:
1.1.3.1.Biên chế công tác văn thư:
Để nghiên cứu bố trí hợp lý biên chế công tác văn thư phải dựa vào 3 yếu tố chủ
yếu: Cơ cấu tổ chức của cơ quan, khối lượng công việc công tác văn thư và số lượng
văn bản, tài liệu cơ quan. Trong đó bao gồm văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ.
Trong công tác văn thư ngoài việc xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, việc bố trí
cán bộ cũng có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao năng suất và chất lượng hoạt động
của cơ quan. Những cán bộ có trình độ cao, có năng lực thì bố trí những công việc
khó, phức tạp như: Dự thảo văn bản, đọc soát văn bản, lập hồ sơ… Các cán bộ có trình
độ thấp hơn thì đảm nhận những công việc đơn giản như: Vào sổ văn bản, viết phong
bì.
Nhân viên văn thư ngoài yêu cầu về trình độ chuyên môn, trình độ văn hoá, phải
có những phẩm chất như: Trung thực, điềm đạm, cẩn thận, lịch sự và luôn giữ bí mật
trong công việc, năng suất và chất lượng công tác không cao và ảnh hưởng đến việc
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nói chung.
1.1.3.2. Hình thức tổ chức công tác văn thư:
Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản đi, văn bản đến và
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để có thể tổ chức công tác văn thư theo một hình
thức phù hợp. Các hình thức này bao gồm:
- Hình thức văn thư tập trung: Theo hình thức này, hầu hết các tác nghiệp chuyên
môn văn thưđược tập trung giải quyết ở một đơn vị chuyên môn. Hình thức này
thường được áp dụng ở các cơ quan, xí nghiệp, đơn vị nhỏ, cơ cấu tổ chức ít phức tạp,
số lượng văn bản ít.


9

- Hình thức văn thư phân tán: Theo hình thức này, hầu hết các khâu nghiệp vụ
công tác văn thưđược giải quyết ở các đơn vị cơ sở, tổ chức trực thuộc. Hình thức này
được áp dụng ở các cơ quan, đơn vị, tổ chức có cơ cấu phức tạp, nhiều văn bản đi, đến
có nhiều cơ sở ở cách xa nhau.
- Hình thức văn thư hỗn hợp: Đây là hình thức tổ chức mà trong đó có một số
khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư như: Đánh máy, in, đăng ký văn bảnđược
tổ chức chung ở một nơi. Còn khâu nghiệp vụ khác như: theo dõi giải quyết văn bản,
lưu văn bản được thực hiện ở các bộ phận, các đơn vị nhỏ. Hình thức văn thư hỗn hợp
thường được áp dụng ở các cơ quan trong hệ thống hành pháp và quản lý hành chính
Nhà nước.
1.1.4. Yêu cầu và ý nghĩa của công tác văn thư:
1.1.4.1. Yêu cầu của công tác văn thư:
Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải đảm bảo những yêu cầu
sau:
- Nhanh chóng, kịp thời, đúng kỳ hạn.
- Phải đảm bảo tính chính xác cao.
- Mức độ bí mật của văn bản.
- Sử dụng trang thiết bị hiện đại.
1.1.4.2. Ý nghĩa của công tác văn thư:
Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết, phục vụ
nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị nói chung. Thông tin phục vụ
quản lýđược cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đónguồn thông tin chủ yếu
nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung có thể xếp công tác
văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là
phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý của
Nhà nước.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa đảm bảo chất lượng, đúng
chếđộ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những vi phạm trong việc sử
dụng các văn bản giấy tờđể làm trái pháp luật.

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của cơ
quan. Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của
các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bên cạnh đó nó sẽ là những
bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ra trong quá trình hoạt động.


10

Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữđược toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn bản tạo
điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan. Đây là nguồn bổ sung chủ yếu,
thưòng xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị. Trong các quá
trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ
tài liệu vào lưu trữ quốc gia.Nếu chất lượng hồ sơ không tốt, văn bản giữ lại không đầy
đủ thì chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan thấp, nếu không sẽ gây khó khăn rất
nhiều cho công tác lưu trữ.
Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệm được
công sức và tiền của cho cơ quan. Đồng thời công tác này giữ gìn đầy đủ những hồ sơ,
tài liệu cần thiết có giá trịđể phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt
và nộp vào lưu trữđể nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
1.2.
1.2.1.

Công tác lưu trữ:
Khái niệm công tác lưu trữ:

Lưu trữ trong khoa học lưu trữ và công tác lưu trữ được hiểu theo hai nghĩa: một
là giữ lại, lưu lại; hai là cơ quan bảo quản và sử dụng tài liệu.
- Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả những
vấn đề lí luận, thực tiễn có pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và
tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công

tác nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức,
cá nhân.
- Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản.
Tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi (bản chính) và những
hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc.
1.2.2. Nội dung và nhiệm vụ công tác lưu trữ:
1.2.2.1. Vị trí của công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quy trình xử lý thông tin, là
một nội dung quan trọng trong hoạt động văn phòng.Công tác này ảnh hưởng trực tiếp
đến hoạt động quản lý của cơ quan.
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức
sử dụng tài liệu. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý
xã hội, quản lý sản xuất kinh doanh... công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng
đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại


11

thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý và tính chất
làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định.
1.2.2.2. Nhiệm vụ của công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ gồm những nhiệm vụ chính sau đây:
- Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tài liệu .
- Đánh giá tài liệu .
- Thống kê tài liệu .
- Bảo quản tài liệu .
- Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
1.2.2.3. Nội dung của công tác lưu trữ:
1.2.2.3.1. Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ:
Bổ sung tài liệu lưu trữ bao gồm việc sưu tầm và thu thập tài liệu lưu trữ vào các

phông lưu trữ của cơ quan Nhà nước Trung ương và địa phương theo nguyên tắc quản
lý thống nhất.
Sau khi thu thập bổ sung dung các biện pháp nghiệp vụ để phân loại tài liệu trong
các phông lưu trữ.
Bổ sung tài liệu là công tác nghiên cứu các biện pháp để giao nộp một cách có
chủđộng hợp lý và khoa học các tài liệu trong các phòng, các kho lưu trữ bảo quản và
sử dụng theo quy định chung, theo các nguyên tắc đặt ra trong ngành lưu trữ.
1.2.2.3.2.Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đó tài liệu lưu trữ được hệ
thống hoá theo một phương pháp thích hợp và được cố định trật tự sắp xếp trong các
phòng, kho lưu trữ nhằm mục đích bảo quản hoàn chỉnh và sử dụng có hiệu quả tài
liệu lưu trữ.
- Bước 1: Viết lịch sử hình thành phông.
- Bước 2: Chỉnh lý tài liệu trong hồ sơ.
- Bước 3: Viết bìa hồ sơ.
- Bước 4: Viết chứng từ kết thúc.
1.2.2.3.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ:
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là phương pháp nghiệp vụ chuyên môn, xem xét
hồ sơ tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các gía trị
khác để xác định tài liệu nào có giá trị cần lưu trữ bao lâu và hồ sơ tài liệu nào không
cần lưu giữ (như xác định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ).
Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa vào 3 nguyên tắc cơ bản sau:
- Tính lịch sử: Xem xét tài liệu trong điều kiện xã hội và việc hình thành.


12

- Tính chính trị: Xem xét ý nghĩa chính trị của tài liệu để xác định thời hạn bảo
quản hay tiêu huỷ.
- Tính tổng hợp và toàn diện: Xem xét tài liệu không chỉ ở một mặt mà xét nó ở

tính đa dạng.
1.2.2.3.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ:
Là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ chống hư hại đối
với tài liệu lưu trữ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ tốt hơn yêu cầu
nghiên cứu khai thác tài liệu trước mắt và lâu dài.
Tài liệu lưu trữ được hình thành từ những vật liệu chủ yếu như: giấy, phim... tuổi
thọ của chúng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện tự nhiên và kĩ thuật bảo quản. Không
chỉ bảo quản tài liệu lưu trữ tránh ảnh hưởng xấu từ điều kiện tự nhiên mà còn phải
bảo vệ được chúng không bị lộ các tài liệu có liên quan tới các bí mật an ninh, chính
trị, quốc gia bên ngoài.
Vì vậy hệ thống kho lưu trữ phải đáp ứng được:
- Bảo quản tài liệu lưu trữ chống lại sự phân hủy tự nhiên.
- Chống lại sự đánh cắp, phá hủy tài liệu lưu trữ của kẻ thù.
1.2.2.3.5. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu
phục vụ các yêu cầu nghiên cứu. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của các cơ quan, tổ
chức, nội dung chủ yếu là tổ chức phòng đoch phục vụ độc giả, công bố, giới thiệu
trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ. Với mục đích cao nhất của công tác lưu trữ là bảo
quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Sử dụng tài liệu lưu trữ có thể có những hình thức cơ bản sau:
- Mở các phòng đọc.
- Giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng như sách, báo, đài,
internet...
- Tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu.
1.2.2.3.6. Tiêu hủy tài liệu lưu trữ:
Tiêu hủy tài liệu trong trường hợp tài liệu không còn bất cứ giá trị nào đối với cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp.Mục đích chính của công tác này nhằm giải phóng chỗ để
giảm bớt số lượng hồ sơ lưu trữ phải bảo quản.
Trước khi tiêu hủy hồ sơ, tài liệu cần phải được đánh giá theo tiêu chí:

13

- Gía trị chính trị: hồ sơ, tài liệu có tác dụng trong công tác lãnh đạo, định hướng
hoạt động của cơ quan để xây dựng và phát triển kinh tế xã hội của đất nước và địa
phương.
- Gía trị khoa học: là chứng cứ tài liệu cho các công trình nghiên cứu cho việc
xây dựng đề án và các kế hoạch.
- Gía trị thực tiễn: phục vụ tra cứu hàng ngày.
Khi đánh giá tài liệu cần xem xét nội dung, tác giả ban hành, địa điểm và hoàn
cảnh hình thành...đánh giá những hồ sơ, tài liệu không cần thiết, hết giá trị, hết thời
hạn sẽ đưa vào tiêu hủy.
Khi tiêu hủy phải đốt hoặc dùng máy nghiền có sự chứng kiến của những người
có trách nhiệm, tuyệt đối không được xé bỏ sơ sài hoặc bán giấy vụn.
Sau khi tiêu hủy phải lập biên bản tiêu hủy có chữ ký của cán bộ lưu trữ, chữ ký
của đại diện hội đồng xác định giá trị tài liệu và xác định của lãnh đạo cơ quan.
1.2.2.4. Ý nghĩa của công tác lưu trữ:
- Việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản có thể từ nhiều
nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng vì tính
chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm.
- Dựa trên những thông tin được lưu trữ để nghiên cứu tìm ra quyy luật vận động,
từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai. Tìm ra cách thức phù
hợp với quy luật vận động của xã hội.
- Công tác lưu trữ giúp cho việc đối chiếu, so sánh những số liệu, những việc làm
cũ từ đó rút ra những mặt thuận lợi, khó khăn để áp dụng hoặc phòng tránh, rút kinh
nghiệm.
1.3.
1.3.1.

Mối quan hệ và tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ:

Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ

Tính chất cơ mật: Tài liệu chứa đựng nhiều bí mật của Đảng, Nhà nước, của
ngành, của cơ quan... đòi hỏi công tác văn thư – lưu trữ phải tuân theo những nguyên
tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ; cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ phải luôn luôn nêu
cao tinh thần trách nhiệm, cảnh giác, ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh
các quy chế về bảo vệ tài liệu.
Tính chất khoa học: Tài liệu chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn, để tổ
chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ văn thư và lưu trữ phải được
tiến hành theo phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng.
1.3.2.

Mối quan hệ của công tác văn thư- lưu trữ:


14

Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt
chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình soạn
thảo, ban hành, quản lý văn bản lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử.
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, tài liệu đã xử lý trước đó rất
quan trọng để hình thành nên văn bản.Các tài liệu lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp
những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn
bản.

1.3.3.

Tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ:

Trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu

hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản,
cũng có nghĩa là gắn với việc soạn thảo, ban hành, tổ chức sử dụng văn bản nói riêng,
với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu
trữ là rất quan trọng:
- Góp phần đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, tư
liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan.
- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết
xử lý nhanh chóng đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân
- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá
nhân. Góp phần giữu gì những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ
kiểm tra, thanh tra giám sát.
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.


15

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ Ở
PHƯỜNG HÒA KHÊ
2.1. Khái quát chung về phường Hòa Khê:
Phường Hòa Khê được thành lập năm 2005 trên cơ sở một phần diện tích và dân
số của phường An Khê, quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng. Về vị trí địa lý phường
Hòa Khê nằm ở trung tâm quận Thanh Khê:
- Phía Đông giáp phường Chính Gián;
- Phía Tây giáp phường An Khê;
- Phía Nam giáp sân bay quốc tế Đà Nẵng;
- Phía Bắc giáp phường Thanh Khê Đông.
Phường Hòa Khê nằm trên trục đường chính Điện Biên Phủ, là cửa ngõ ra vào
trung tâm Thành phố Đà Nẵng.có diện tích: 1,4 km 2, chiếm 0,1% diện tích toàn thành
phố. Dân số 16000 người, chiếm 1,6% số dân toàn thành phố, mật độ dân số 11428

người/km2.
Phường Hòa Khê được chia thành 145 tổ dân phố. Có 1 trường trung học cơ sở,3
trường tiểu học.
2.2. Khái quát chung về Ủy ban nhân dân phường Hòa Khê
2.2.1. Vị trí, chức năng của Ủy ban nhân dân phường
- Uỷ ban nhân dân phường do Hội đồng nhân dân phường bầu, là cơ quan chấp
hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên;
– Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của
cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo


16

đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội và thực hiện các chính
sách khác trên địa bàn;
– Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
Trung ương tới cơ sở.
2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường
- Xây dựng, trình HĐND phường quyết định các nội dung quy định tại khoản 1
và khoản 3 Điều 61 của Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 và tổ chức
thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương;
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy
quyền.
2.2.3. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Hòa Khê
Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân phường bao gồm Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân, Uỷ viên Uỷ ban nhân dân và các chức danh chuyên môn thuộc Uỷ ban
nhân dân.

Hiện nay, Uỷ ban nhân dân phường Hoà Khê có 01 Chủ tịch (Phó bí thư Đảng
ủy), là người điều hành chung trong mọi công việc của Uỷ ban nhân dân phường, chịu
trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định tại Điều 36 của
Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, chịu trách nhiệm tập thể về hoạt
động của Uỷ ban nhân dân trước Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường và Uỷ ban nhân
dân quận.
– Giúp việc cho Chủ tịch có 02 Phó Chủ tịch:
+ 01 Phó Chủ tịch phụ trách quản lý Đô Thị - Kinh tế;
+ 01 Phó Chủ tịch phụ trách Văn hóa - Xã hội.
02 Phó Chủ tịch trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch
phân công, chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước Uỷ ban nhân dân phường
và Hội đồng nhân dân phường về lĩnh vực được giao, về những quyết định chỉ đạo,
điều hành của mình. Cùng Chủ tịch và các thành viên khác của Uỷ ban nhân dân
phường chịu trách nhiệm tập thể về toàn bộ hoạt động của Uỷ ban nhân dân phường
trước Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường và Uỷ ban nhân dân quận. Đối với những
vấn đề vượt quá phạm vi thẩm quyền thì phải báo cho Chủ tịch quyết định.


17

– 02 Ủy viên Uỷ ban nhân dân và các chức danh chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân
dân:
+ Uỷ viên Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được phân công trước
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân và Uỷ ban nhân dân phường; cùng Chủ tịch, Phó Chủ tịch
chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Uỷ ban nhân dân phường trước Hội đồng
nhân dân phường và Uỷ ban nhân dân quận.
+ Công chức phường giúp Uỷ ban nhân dân và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở cấp xã, chịu trách nhiệm trước Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân và cơ quan chuyên môn cấp huyện về lĩnh vực được phân công.
2.3. Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường Hòa

Khê:
Công tác văn thư là hoạt động thông tin không thể thiếu trong các cơ quan, tổ
chức. Vì nó đảm bảo được thông tin bằng văn bản, phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo
quản lý, điều hành công việc, có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc nhanh hay
chậm, đến chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Trong những năm gần đây với yêu cầu cải cách nền hành chính Nhà nước và sự
phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ, đặc biệt là hệ thống văn bản quản lý
hành chính Nhà nước. Công tác văn thư- lưu trữ đã góp phần quan trọng đảm bảo
thông tin, cung cấp số liệu, tài liệu, tư liệu một cách chuẩn xác đã giúp cho cán bộ
công chức ở phường Hòa Khê nâng cao hiệu suất làm việc và giải quyết vấn đề nhanh
chóng, thỏa đáng.
Việc tiếp nhận và xử lý các công văn giấy tờ là một trong những nhiệm vụ hàng
đầu của cơ quan UBND phường chú trọng. Nhằm cung cấp những thông tin, những
quyết định, thông tư, nghị quyết cụ thể của các cơ quan, tổ chức Nhà Nước ban hành
một cách chính xác, kịp thời, đúng pháp luật… các cán bộ công chức ở đây cũng có
những quy định về việc tiếp nhận, xử lý, phân phối , giải quyết… đều thực hiên theo
đúng Nghị quyết 110/2004/NĐ-CP của Nhà nước ban hành.
Mỗi năm, UBND phường Hòa Khê tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi đã
đạt được những kết quả cụ thể nhờ vào công tác văn thư và lưu trữ chặt chẽ, hợp lý
theo đúng quy định của Nhà nước, nhờ vậy mà việc lãnh đạo, quản lý giấy tờ, với
những phong trào thi đua luôn thực hiện chính xác, hợp lý, đem lại nhiều hiệu quả cao.


18

Ý thức được tầm quan trọng của công tác công văn giấy tờ, UBND phường Hòa
Khê đã tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ nhân viên văn thư nâng cao nghiệp vụ
chuyên môn của mình, mua sắm trang thiết bị cho văn phòng như máy vi tính, máy
in..., góp phần giải quyết công việc của ủy ban được thuận lợi và nhanh chóng hơn.
Trong việc đào tạo cán bộ, cơ quan thường xuyên cử cán bộ đi học để nâng cao

nghiệp vụ, hiện nay cơ quan đang chuẩn bị cho cán bộ học thêm lớp trung cấp để nâng
cao trình độ chuyên môn.
Các văn bản quy định về chế độ làm việc một cách chặt chẽ, nghiêm túc. Mọi
đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân được cán bộ văn thư giải quyết nhanh chóng tại
cơ quan với mô hình làm việc "một cửa".
Với thời đại công nghiệp hóa hiện đại hóa cùng với sự phát triển của khoa học
công nghệ việc áp dụng công nghệ thông tin trong mỗi cơ quan đơn vị là điều rất cần
thiết vì bằng công cụ tin học giúp cho hoạt động của cơ quan trong mọi công việc
được tiến hành nhanh chóng, chính xác và tối ưu hóa nhằm giúp cho hoạt động cơ
quan đạt hiệu quả cao trong công việc.
Thực tế qua khảo sát em thấy việc áp dụng công nghệ thông tin để quản lý văn
bản ở cơ quan được áp dụng phổ biến. Việc đăng ký văn bản đi – đến và lưu trữ vẫn
thực hiện trên sổ sách thì nay đã nhập hẳn vào phần mềm quản lý của Nhà Nước qua
trang Web, việc này giúp thuận tiện hơn trong việc quản lý giấy tờ, rút ngắn thời gian,
lưu trữ tài liệu lâu dài.
2.3.1. Văn băn đến
Văn bản đến qua hằng năm ngày càng nhiều, đòi hỏi cán bộ công chức phải giải
quyết nhanh chóng, hiệu quả, đưa ra những quyết định đúng đắn.
Trong quá trình thực tập ở ủy ban, quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản đến của phường gồm những bước cơ bản sau:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản và đăng ký văn bản
Tất cả các văn bản đến dưới bất kỳ hình thức nào đều được thực hiện các thủ tục
tiếp nhận tại văn thư. Để văn thư kiểm tra lại, số lượng bì công văn trước khi ký nhận
nếu thiếu hoặc bị mất dấu niêm phong hoặc văn bản bị rách nát, có dấu hiệu bị bóc
trước đó thì phải lập biên bản trước sự chứng kiến của nhân viên chuyển giao. Cơ quan
sẽ không chịu trách nhiệm giải quyết văn bản nếu không qua văn thư làm thủ tục tiếp
nhận. Sau khi kiểm tra nếu không thấy có dấu hiệu nào của văn bản bị bóc,... nhân


19

viên văn thư sẽ tiếp nhận văn bản. Nhân viên văn thư phải ký nhận vào sổ chuyển giao
bưu điện hoặc nhân viên chuyển giao.
* Phân loại sơ bộ : là bóc bì văn bản
Sau khi kiểm tra số lượng bì, công văn thì nhân viên văn thư tiến hành phân loại
bì, công văn được phân làm 02 loại:
+ Loại phải đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến gồm: gửi cho các đơn vị, cá
nhân trong cơ quan.
+ Loại không đăng ký như: báo chí, tư liệu, thư riêng.
Trong đó loại phải đăng ký được chia làm 02 loại:
+ Loại không bóc bì gởi cho các cơ quan Đảng, đơn vị trực thuộc như: Đảng,
Thanh niên, Công đoàn, không bóc bì, chuyển thẳng.
+ Loại văn bản gởi cho cơ quan gồm:
. Loại đích danh (chủ tịch, phó chủ tịch) hoặc cá nhân cán bộ trong cơ quan, chỉ
đăng vào sổ các thông tin bên ngoài.
. Loại văn bản gởi cho cơ quan, bóc bì và đăng ký những thông tin cần thiết vào
sổ.
Trường hợp văn bản đến có dấu "Chỉ người có tên mới được bóc bì" hoặc văn
bản có dấu chỉ mức độ mật thì nhân viên văn thư chỉ được phép vào sổ những thông
tin ngoài bì rồi chuyển ngay cho người có tên trên bì và chuyển văn bản cho người có
thẩm quyền giải quyết đối với văn bản mật.
Khi bóc bì văn bản nhân viên phải bóc đúng theo qui định của cơ quan nhà
nước nghĩa là không cắt mất tên cơ quan, dấu bưu điện, tem, dấu niêm phong, không
làm rách nát văn bản. Những văn bản có dấu "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN", "HỎA
TỐC" phải được ưu tiên bóc trước để kịp thời giải quyết.
* Xử lý khi mở bì
Sau khi bóc bì lấy văn bản ra nhân viên văn thư cần thực hiện một số công việc
sau:
+ Đối chiếu số lượng văn bản thực tế có trong bì và số lượng văn bản ghi ngoài
bì.Đối chiếu số ký hiệu trên văn bản và số ký hiệu ghi trên bì xem có trùng khớp

không, nếu không trùng khớp phải chuyển ngay cho người có thẩm quyền kịp thời xử
lý.