Quy trình phát triển và triển khai dự án tại các chi nhánh viettel tỉnh

QUY TRÌNH PHÁT TRIỂN VÀ TRIỂN KHAI DỰ ÁN TẠI CÁC
CHI NHÁNH VIETTEL TỈNH
Quản trị sản xuất và tác nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến
việc quản trị các yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp các yếu tố đó nhằm chuyển hóa
chúng thành các sản phâm vật chất hoặc dịch vụ với hiệu qủa cao nhất.
Có thể nói rằng quản trị sản xuất và tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt
trong hoạt động của doanh nghiệp. Nếu quản trị tốt, ứng dụng các phương pháp
quản trị khoa học thì sẽ tạo khả năng sinh lợi lớn cho doanh nghiệp. Ngược lại nếu
quản trị kém sẽ làm cho doanh nghiệp bị thua lỗ, thậm chí có thể bị phá sản.
Với ý nghĩa cực kỳ quan trọng của Quản trị hoạt động, cá nhân chọn chủ đề:
Quy trình phát triển dự án mà tôi đang trực tiếp tham gia tại đơn vị đang công
tác là Chi nhánh Viettel Hà Nội 1 - Tập đoàn viễn thông quân đội để trình bày.
 Giới thiệu về Tập đoàn Viễn thông Quân đội (VIETTEL):
• Tên giao dịch

: Tập đoàn Viễn thông Quân đội

• Tên viết tắt

: VIETTEL

• Tên quốc tế

: Viettel Group

• Trụ sở chính

: Số 1, Giang Văn Minh, Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội

• Cơ quan chủ quản : Bộ Quốc phòng
Quy mô 63/63 Tỉnh/thành tại Việt Nam và ra nước ngoài (Campuchia, Lào,

Myanma, … sắp tới là Haiti, Cuba, Bắc Triều tiên, …).
• Chi nhánh Viettel Hà Nội 1 được thành lập theo Quyết định số: 2716/QĐTCT-TCLĐ ngày 08 tháng 10 năm 2009 V/v thành lập 64 Chi nhánh trên cơ
sở sáp nhập 64 Chi nhánh Kinh doanh và 64 Chi nhánh Kỹ thuật tại 63
tỉnh/thành phố thuộc Tổng Công ty Viễn thông Quân đội (nay là Tập đoàn
Viễn thông Quân đội).
Là đơn vị hoạt động hạch toán phụ thuộc Tập đoàn và chịu sự điều hành trực
tiếp của Tập đoàn và các các Công ty ngành dọc.


Hiện nay, tại Chi nhánh Viettel Hà Nội 1 - Tập đoàn Viễn thông Quân đội có
rất nhiều các quy trình tác nghiệp khác nhau như Quy trình xuất nhập hàng hoá;
Quy trình cấp phát vật tư; Quy trình cung cấp dịch vụ điện thoại cố định, Internet,
di động; Quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự, ... Nhưng bản thân tôi đã và
đang trực tiếp tham gia vào Quy trình phát triển dự án tại đơn vị.
Mục đích của quy trình: Thống nhất trình tự các bước, thủ tục hồ sơ và đầu
mối chịu trách nhiệm phát triển và triển khai Dự án tại các Chi nhánh Viettel
tỉnh/thành phố trong toàn Tập đoàn.
Chữ viết tắt:
- CSDL

: Cơ sở dữ liệu;

- HĐNT/BBTT

: Hợp đồng nguyên tắc/Biên bản thoả thuận;

- CNVT Tỉnh/TP

: Chi nhánh Viettel Tỉnh, Thành phố;

- P.XDHT - VT

: Phòng xây dựng hạ tầng - Viettel Telecom;

- P.TC - VT

: Phòng Tài chính - Viettel Telecom;

- TT DA&KHDN

: Trung tâm Dự án và Khách hàng doanh nghiệp.

1.1. Nội dung lưu đồ:


Trách nhiệm

Lưu đồ

Mục
Giám đốc Công
ty tiêu chiến lược
phát triển DA quang
Viettel Telecom
hoá

Mô ta
1.2.1

Xây dựng cơ chế chính sách, quy trình

quy định về phát triển dự án, Giao chỉ
tiêu phát triển dự án
T.Tâm DA&KHDN

1.2.2

Thu thập thông tin DA, lập CSDL DA
tiềm năng, lập kế hoạch triển khai
Tiếp xúc đàm phán
CNVT Tỉnh/TP
Ký kết hợp đồng nguyên tắc/Hợp đồng
hợp tác đầu tư

1.2.3

CNVT Tỉnh/TP
Trình ký tờ trình xin kinh phí phát triển
dự án

1.2.4

CNVT Tỉnh/TP

1.2.5

Thực hiện triển khai
Thi công dự án
CNVT tỉnh/TP
T.TâmDA&KHDN
Bàn giao năng lực hạ tầng cho KD

P.TC - VT

1.2.6

Khai thác dịch vụ
CNVT Tỉnh/TP
Phòng XDHT - VT

1.2.7

Đối tác thi công
1.2.8
CNVT Tỉnh/TP


CNVT Tỉnh/TP

1.2.9

1.2. Mô ta
1.2.1. Mục tiêu chiến lược phát triển dự án
Giám đốc Công ty Viễn thông Viettel căn cứ vào định hướng chiến lược
chung của Ban Giám đốc Tập đoàn về việc triển khai quang hoá đến tất cả các dự
án Khu đô thị, khu công nghiệp, toà nhà trên toàn quốc, đưa ra các mục tiêu, chiến
lược cụ thể nhằm chỉ đạo các đơn vị thực hiện.
1.2.2. Xây dựng cơ chế chính sách, quy trình quy định về phát triển dự án, giao
chỉ tiêu phát triển dự án, kiểm tra kết quả thực hiện của CNVT tỉnh/TP
Trung tâm dự án và khách hàng doanh nghiệp căn cứ vào tình hình thay đổi
mô hình chức năng nhiệm vụ của các phòng ban chức năng thuộc Viettel Telecom,
căn cứ vào biến động về thị trường, chính sách của đối thủ cạnh tranh xây dựng,

điều chỉnh cơ chế chính sách, quy trình quy định về phát triển dự án cho phù hợp
với tình hình thực tế.
Căn cứ vào chỉ đạo của Ban giám đốc Công ty Viễn thông Viettel về việc
phát triển Dự án, định hướng chiến lược phát triển cung cấp dịch vụ, tối ưu hóa
mạng lưới, tối ưu hóa đầu tư, nâng cao chất lượng dịch vụ, TT DA&KHDN lập kế
hoạch, giao chỉ tiêu phát triển Dự án cho các CNVT tỉnh/TP định kỳ theo từng
tháng, năm. Định kỳ hướng dẫn, kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của
các CNVT.
1.2.3 Thu thập thông tin Dự án, lập CSDL Dự án tiềm năng
Thông tin Dự án được chia làm 2 loại:
Chủ đầu tư tự liên hệ.
Tìm kiếm chủ đầu tư qua nhiều nguồn thông tin:
• Danh sách các Dự án tiềm năng do nhân viên trực tiếp khảo sát tìm
kiếm tại địa bàn;


• Các nguồn thông tin dự án từ Sở Kế hoạch đầu tư, UBND Tỉnh/tp ...;
• Các nguồn thông tin qua mối quan hệ cá nhân ...
Khi đã thu thập thông tin về dự án, về chủ đầu tư, CNVT Tỉnh/TP lập CSDL Dự án
tiềm năng.
1.2.4 Tiếp xúc, đàm phán
- Dựa trên CSDL dự án tiềm năng CNVT Tỉnh/TP soạn công văn gửi chủ đầu tư
đề nghị hợp tác trong lĩnh vực dịch vụ đầu tư hạ tầng cung cấp dịch vụ viễn thông
và công nghệ thông tin tại dự .
- Tìm cách tiếp cận tiếp xúc đàm phán với chủ đầu tư nhằm giới thiệu về Tập
đoàn, năng lực hạ tầng mạng lưới, sản phâm đa dịch vụ của Viettel, trình bầy quan
điểm hợp tác kinh doanh và các hình thức đầu tư hạ tầng cung cấp dịch vụ viễn
thông tại dự án. Đồng thời thực hiện thu thập thông tin về Dự án bao gồm:
Kế hoạch triển khai, tình trạng, mục đích sử dụng của Dự án
Thông tin về đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực Viễn thông (VNPT, EVN,

FPT…) có định đầu tư vào Dự án không.
Thông tin về các Dự án khác mà Chủ đầu tư đang và sẽ triển khai trong
tương lai.
Đề nghị chủ đầu tư cung cấp File Auto Cad thiết kế của dự án để có cơ sở
thiết kế kỹ thuật, lập dự toán kinh phí.
- Sau khi được sự chấp thuận hợp tác của Chủ đầu tư CNVT Tỉnh/TP:
Chuyển sang bước ký kết hợp đồng nguyên tắc;
Lập thiết kế kỹ thuật sơ bộ, khái toán kinh phí trình chủ đầu tư xem xét
(Nếu chủ đầu tư yêu cầu).
1.2.5 Ký kết hợp đồng nguyên tắc
- CNVT Tỉnh/TP soạn thảo Hợp đồng nguyên tắc/Hợp đồng hợp tác đầu tư,
chuyển Chủ đầu tư xem xét, thống nhất các điều khoản trong hợp đồng, trong
trường hợp có thay đổi các điều khoản trong hợp đồng (Biểu mẫu đã ban hành)
CNVT Tỉnh/TP có trách nhiệm lập báo các các nội dung thay đổi chuyển phòng dự


án Trung tâm DA&KHDN kiểm tra báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của Ban Giám đốc
Công ty.
- Giám đốc CNVT Tỉnh/TP ký kết HĐNT/BBTT (theo nội dung uỷ quyền
của Tổng Giám đốc), chuyển đối tác ký (có thể để đối tác ký trước tùy theo yêu
cầu).
- Trường hợp một số dự án trên địa bàn Tỉnh/TP mà chủ đầu tư có trụ sở làm
việc nằm trên địa bàn Tỉnh/TP khác (thường có trụ sở làm việc tại 2 thành phố lớn
Hà Nội và thành phố HCM) thực hiện triển khai dự án như sau:
CNVT Tỉnh/TP tại địa bàn đó có trách nhiệm lập báo cáo chi tiết về thông
tin, quy mô dự án, đầu mối liên hệ (nếu có) gửi về Trung tâm DA&KHDN;
Trung tâm DA&KHDN có trách nhiệm chỉ đạo CNVT Tỉnh/TP tiếp cận
chủ đầu tư trên địa bàn đàm phán tiếp xúc dự án,
Trung tâm DA&KHDN là đầu mối trực tiếp ký kết HĐNT, chỉ đạo các chi
nhánh Tỉnh có liên quan thực hiện triển khai dự án;

Kết quả thực hiện dự án sẽ được chia đều cho hai Tỉnh/TP bao gồm CN
Tỉnh có dự án trên địa bàn và CN Tỉnh có chủ đầu tư nằm trên địa bàn;
1.2.6. Lập tờ trình xin cấp kinh phí đàm phán dự án:
- Sau khi hợp đồng được ký kết, CNVT tỉnh/TP soạn thảo tờ gửi TT DA&KHDN
kèm 1 bản hợp đồng gốc.
- TT DA&KHDN căn cứ vào hợp đồng và tờ trình sẽ kiểm tra, trình ký và bàn giao
tờ trình đã được phê duyệt cho CNVT tỉnh/TP.
- CNVT Tỉnh/TP có trách nhiệm thanh quyết toán bằng hóa đơn tiếp khách.
1.2.7. Thực hiện triển khai dự án:
Các CNVT tỉnh/TP triển khai thi công theo Quy trình Xây dựng hạ tầng
ADSL + PSTN và Quang hoá.
1.2.8. Thông báo, bàn giao hạ tầng cho phòng kinh doanh tỉnh/TP.
Sau khi hoàn tất thi công Phòng phát triển mạng ngoại vi có trách nhiệm lập
biển bản bàn giao năng lực hạ tầng, quy mô của dự án cho Phòng kinh doanh
Tỉnh/TP thực hiện khai thác dịch vụ.


1.2.9. Khai thác hạ tầng cung cấp dịch vụ .
Sau khi tiếp nhận năng lực hạ tầng tại dự án Phòng kinh doanh Tỉnh/TP có
trách nhiệm lập kế hoạch truyền thông quảng cáo thực hiện tổ chức khai thác cung
cấp dịch vụ tại dự án. Yêu cầu:
Khai thác 100% thuê bao thuộc dự án đầu tư độc quyền của Viettel;
Khai thác 70% thuê bao tại các dự án đầu tư song song cùng các nhà cung
cấp dịch vụ khác.


Như vậy, Quy trình phát triển dự án mà bản thân tham gia vào có thể tóm tắt
lại theo dòng chảy công việc như sau: Tìm kiếm dự án (xây dựng CSDL) =>
Tiếp xúc, đàm phán => Ký kết hợp đồng => Triển khai thi công (nghiệm thu,
hoàn công, thanh quyết toán, đưa vào khai thác) => Phát triển khách hàng,

cung cấp dịch vụ.
Với dòng chảy công việc như trên cũng chưa có biểu hiện gì bất cập hay khó

khăn đáng kể cho công tác quản lý bởi vì người quản lý có thể nhìn nhận ra ngay
những khó khăn bất ổn trong khâu nào để có chỉ đạo kịp thời.
Tuy nhiên cũng còn một hạn chế nhỏ sau cần khắc phục, đó là:
Trong bước Thực hiện triển khai, Thi công dự án: mặc dù có quy trình riêng
nhưng nó cũng có bất cập ở chỗ thực hiện uỷ quyền của Tổng Giám đốc cho Giám
đốc Chi nhánh được ký kết những Hợp đồng thi công có giá trị đầu tư về nhân
công và vật tư phụ nhỏ hơn 100 triệu đồng, còn nếu lớn hơn 100 triệu đồng thì
chuyển lên Công ty Viettel Telecom để thâm định, ra quyết định đầu tư và ký kết
Hợp đồng đối tác thi công. Việc này có thể gây ra sự chậm chễ trong việc thi công
đảm bảo tiến độ chung của Dự án, hoặc làm mất thời cơ trong kinh doanh. Ví dụ
như có hai nhà cung cấp dịch vụ cùng đầu tư vào một Dự án là Viettel và VNPT thì
nếu nhà cung cấp dịch vụ nào có thể triển khai thi công trước, hoàn thiện trước thì
có thể chiếm lĩnh được nhiều khách hàng hơn và tạo được uy tín tốt hơn.
Để khắc phục được hạn chế trên, theo tôi có thể sử dụng biện pháp sau:
+ Thứ nhất là Tổng Giám đốc có thể uỷ quyền riêng cho Giám đốc Chi nhánh
Viettel Hà Nội 1 (và Thành phố Hồ Chí Minh - là 2 chi nhánh lớn nhất của Tập


đoàn) có thể được ký những Hợp đồng thi công có giá trị đầu tư về nhân công và
vật tư phụ nhỏ hơn 200 hoặc 300 triệu đồng. Như vậy Chi nhánh có thể chủ động
hơn trong công tác phát triển và quản lý.
+ Thứ hai là vẫn giữ mức uỷ quyền cũ (100 triệu đồng) nhưng sẽ bố trí thêm
nhân sự cho Công ty Viettel Telecom để chuyên hướng làm các Dự án của Hà Nội
và Thành phố Hồ Chí Minh để đảm bảo kịp thời với tiến độ chung của dự án.
Tuy nhiên việc lựa chọn biện pháp nào thì cũng cần phải cân nhắc tính toán
kỹ lưỡng trước khi ra quyết định hoặc có thể áp dụng đồng thời hai biện pháp trên
sao cho đạt được mục đích và lợi ích cao nhất.

I.

Những áp dụng của môn học quan trị Tác nghiệp vào công việc:
Sau khi được học môn học Quản trị hoạt động, bản nhân tôi cũng đã có cái

nhìn tổng quan về quá trình tác nghiệp sản xuất của đơn vị mình, tùy từng trường
hợp, thời điểm cụ thể sẽ áp dụng các nội dung vào trong công việc hàng ngày, hiểu
rằng để doanh nghiệp mình thành công cần phải có những quyết định đúng đắn
trong khâu tổ chức sản xuất một cách hiệu quả hợp lý nhất, loại bỏ những loại lãng
phí trong tất cả các khâu. Chuân hoá qui trình sản xuất tiết kiệm thời gian tăng
năng suất lao động. Bố trí nhân lực sắp xếp hợp lý hạn chế sản xuất thừa, hạn chế
sản xuất hỏng. Quản trị Sản xuất và tác nghiệp, giúp tôi nắm được những kiến thức
cơ bản trong quản trị hoạt động của doanh nghiệp, phát triển khả năng nhận dạng,
phân tích các quyết định sản xuất của người quản lý, quá trình chuyển hoá các
nguồn lực đầu vào thành các sản phâm đầu ra, cách thức giải quyết các vấn đề
trong sản xuất; đặc biệt là việc kiểm soát và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực,
đặc biệt là việc loại bỏ các chi phí không cần thiết theo hệ thống sản xuất LEAN.
Phương pháp san xuất LEAN gồm:
1. Phế phẩm và sự lãng phí: Giảm phế phâm và các lãng phí hữu hình không cần
thiết, bao gồm sử dụng vượt định mức nguyên vật liệu đầu vào, phế phâm có thể
ngăn ngừa, chi phí liên quan đến tái chế phế phâm và các tính năng trên sản phâm
vốn không được khách hàng yêu cầu.


2. Chu kỳ san xuất: Giảm thời gian quy trình và chu kỳ sản xuất bằng cách giảm
thiểu thời gian chờ đợi giữa các công đoạn, cũng như thời gian chuân bị cho quy
trình và thời gian chuyển đổi mẫu mã hay quy cách sản phâm.
3. Mức tồn kho: Giảm thiểu mức hàng tồn kho ở tất cả công đoạn sản xuất, nhất là
sản phâm dở dang giữa các công đoạn. Mức tồn kho thấp hơn đồng nghĩa với yêu
cầu vốn lưu động ít hơn.

4. Năng suất lao động: Cải thiện năng suất lao động, bằng cách vừa giảm thời
gian nhàn rỗi của công nhân, đồng thời phải đảm bảo công nhân đạt năng suất cao
nhất trong thời gian làm việc.
5. Tận dụng thiết bị và mặt bằng: Sử dụng thiết bị và mặt bằng sản xuất hiệu quả
hơn bằng cách loại bỏ các trường hợp ùn tắc và gia tăng tối đa hiệu suất sản xuất
trên các thiết bị hiện có, đồng thời giảm thiểu thời gian dừng máy.
6. Tính linh động: Có khả năng sản xuất nhiều loại sản phâm khác nhau một cách
linh động hơn với chi phí và thời gian chuyển đổi thấp nhất.
7. San lượng: Nếu có thể giảm chu kỳ sản xuất, tăng năng suất lao động, giảm
thiểu ùn tắc và thời gian dừng máy, công ty có thể gia tăng sản lượng một cách
đáng kể từ cơ sở vật chất hiện có. Hầu hết các lợi ích trên đều dẫn đến việc giảm
giá thành sản xuất.
Đối với Viettel lãng phí lớn nhất là chưa khai thác hết hạ tầng, tài nguyên
mạng lưới: khi đầu tư để chiếm lĩnh và dẫn dắt thị trường, Viettel phải tập trung
phát triển hạ tầng mạng lưới như triển khai hạ tầng mạng cáp rộng lớn, thời gian từ
lúc triển khai đến khi có khách hàng để cung cấp dịch vụ là dài dẫn đến ứ đọng
vốn, thời gian thu hồi vốn chậm. Ví dụ như khi đầu tư vào một khu đô thị với diện
tích rộng thì do Dự án kéo dài từ 5 đến 10 năm mới có khách hàng đến ở, trong khi
phải đầu tư hạ tầng ngay từ ban đầu. Hay như mạng Di động thì phải phủ sóng
rộng, dàn trải, phải có dung lượng lớn. Như vậy khi số lượng thuê bao ít, không
phát sinh lưu lượng, sản lượng thoại cuộc gọi đi gọi đến (hoặc lưu lượng phát sinh
ít) thì dẫn đến lãng phí tài nguyên.
Giai pháp nhằm làm giam thiểu những lãng phí:


Đầu tư hạ tầng Viễn thông theo giai đoạn và tiến độ chung của Dự án. Vú dụ
như Dự án hoàn thiện đến đâu Viettel triển khai làm hạ tầng cung cấp dịch vụ
đến đấy. Khi lượng khách hàng trong dự án còn thấp (thường là trong giai đoạn
dự án mới đi vào hoạt động) thì có thể tận dụng những hạ tầng gần dự án để
cung cấp dịch vụ cho khách hàng, khi nào lượng khách hàng đủ nhiều thì mới

triển khai Node trạm....
Phát triển nhanh số lượng thuê bao làm giảm chi phí khấu hao trên đơn vị sản
phâm sẽ làm giảm suất đầu tư/thuê bao do đó giảm giá thành dịch vụ. Như vậy
có thể phát triển thêm được khách hàng.
Sử dụng ngay người trong Ban quản lý dự án (của Chủ đầu tư) để làm cộng tác
viên phát triển khách hàng trong dự án cho Viettel. Làm như vậy có thể tiếp cận
dễ dàng hơn với khách hàng và phát triển được nhiều khách hàng. ...
Thực hiện các chương trình kích thích tiêu dùng, phát sinh lưu lượng bằng các
gói sản phâm, gói cước khác nhau; các chương trình khuyến mãi hấp dẫn; Có
các chính sách hấp dẫn mang lại nhiều quyền lợi cao cho khách hàng.
Thực hiện chương trình điện thoại cố định không dây cho các hộ nông dân để
tăng lưu lượng sử dụng cho các trạm phát sóng di động đã đầu tư xây dựng.
Trên đây mới chỉ là một vài giải pháp nhỏ mang tính vi mô trong một hai
dịch vụ cơ bản của Viettel mà bản thân tôi đang trực tiếp tham gia tại đơn vị. Tuy
nhiên, tại đơn vị tôi đang công tác còn có rất nhiều bộ phận phụ trách các công
việc, các quy trình tác nghiệp khác nhau mà mỗi quy trình đều có những ưu điểm
và nhược điểm khác nhau. Nên với những kiến thức đã được học, với những tài
liệu thu thập được trong quá trình học tập tôi sẽ cố gắng để truyền đạt lại với các
đầu mối phụ trách các quy trình tác nghiệp khác để cùng vận dụng, cùng nghiên
cứu ánh xạ vào công việc sao cho đạt hiệu quả cao nhất cho bản thân và doanh
nghiệp và tất và vì “NGÔI NHÀ CHUNG VIETTEL“.
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Tài liệu tham khao:


1. Quy trình phát triển dự án của Công ty viễn thông Viettel và Chi nhánh
Viettel Hà Nội – Tập đoàn Viễn thông Quân đội.
2. TS. Nguyễn Danh Nguyên: Bài giảng “Quản trị Sản suất & Tác nghiệp” Chương trình đạo tạo MBA.
3. Sách Quản trị sản xuất và tác nghiêp - Global Advanced Master Bussiness
Aministration - Hà Nội tháng 11/2008.