Quy trình quản lý chất lượng tại công ty cổ phần phân phối bán lẻ VNF1

QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
PHÂN PHỐI - BÁN LẺ VNF1

Công ty Cổ phần Phân phối - Bán lẻ VNF1 (Công ty VNF1) là một công ty
còn non trẻ. Công ty được thành lập và đi vào hoạt động từ tháng 7/2008 theo chỉ
đạo của Thủ tướng Chính phủ và Tổng Công ty Lương thực Miền Bắc (TCty) về
việc nâng cao sức cạnh tranh của ngành thông qua việc phát triển hệ thống phân
phối - bán lẻ chuyên nghiệp, hiện đại trên địa bàn các tỉnh phía Bắc từ Thừa thiên
- Huế trở ra.
Theo điều tra của Tổng công ty thực hiện năm 2008, một trong những khâu
yếu kém nhất trong lĩnh vực kinh doanh gạo của Việt Nam là khâu phân phối.
Đây chính là nguyên nhân dẫn đến những cơn sốt gạo trên thị trường trong nhiều
năm qua.
Thị trường phân phối gạo nội địa có đặc điểm là có rất nhiều người mua
bán,“trăm người bán, vạn người mua”. Riêng Tổng công ty đã có tới gần 30 công
ty cổ phần, kinh doanh lương thực nằm rải rác từ Thừa thiên-Huế trở ra, đó là
chưa kể các công ty tư nhân và các hộ kinh doanh cá thể. Để tồn tại và phát triển
trong bối cảnh như vậy, Công ty đang không ngừng nghiên cứu để tìm ra và
chiếm lĩnh những “khoảng trống” của thị trường. Một trong những khâu mà công
ty quan tâm nhất là chất lượng sản phẩm. Để từng bước nâng cao chất lượng sản
phẩm, Công ty đã xây dựng và đưa vào áp dụng các quy trình sản xuất, quản lý
nhằm kiểm soát được chất toàn bộ quá trình sản xuất của công ty. Một trong các
quy trình công ty đã xây dựng và đang áp dụng đó là:
I. QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG.
1. Đối tượng áp dụng
- Chi nhánh SXCB LTTP VNF1 và các nhà máy khác trong tương lai


- Các nhà máy chế biến là vệ tinh của VNF1
- Các phòng ban phối hợp: Phòng Kế toán, Phòng kinh doanh 1, Phòng kinh
doanh 2, Phòng Marketing, Phòng Đầu tư, Phòng Tổng hợp,...

2. Những khái niệm, định nghĩa và chữ viết tắt
- Công ty

: Công ty CP Phân phối bán lẻ VNF1

- Chi nhánh

: Chi nhánh SXCB LTTP VNF1

- KCS

: Kiểm tra chất lượng sản phẩm

- QC

: Quality control(Kiểm soát chất lượng)

- Thủ kho

: Người thực hiện việc nhập,xuất và bảo quản hàng hoá

- Giám sát sản xuất: : Người trực tiếp giám sát mợi hoạt động sản xuất trong
dây chuyền

3. SƠ ĐỒ VÀ THUYẾT MINH QUY TRÌNH


`
Nguyờn liu

-Độ ẩm
- Tạp chất
- Côn
trùng,mọt
- Khác

Kim
tra

Xay

- Tỷ lệ bóc
vỏ
- Tỷ lệ lúa
lẫn
- Khác

Kim
tra

Xỏt

- Độ trắng
- Tỷ lệ lúa
còn
- Cám ,bổi

Kim
tra

ỏnh búng

- Độ bóng
- Cám tinh
- Khác

Kim
tra

Trả lại nhà
cung cấp


Nguyờn liu

-Độ ẩm
- Tạp chất
- Côn
trùng,mọt
- Khác

Kim
tra

Xay

- Tỷ lệ bóc
vỏ
- Tỷ lệ lúa
lẫn

- Khác

Kim
tra

Xỏt

Kim
tra

ỏnh búng

- Độ bóng
- Cám tinh
- Khác

Kim
tra

Trả lại nhà
cung cấp


Tách đá

- Tỷ lệ sạn
- Tỷ lệ tấm
- Khác

Kiểm

tra

Đấu trộn

- Độ đồng đều
- Công thức trộn
- Khác

Kiểm
tra


Nhặt tạp chất

- Tỷ lệ tạp chất
- Tỷ lệ hạt vàng
- Cát sạn
- Khác

- Kiểm tra mã vạch
- Kiểm tra bao bì
-Kiểm tra hạn sử
dụng
- Khác.

Kiểm
tra

Đóng gói

Thành Phẩm

- trọng lượng
- Quy cách
- hạn sử dụng

Kiểm
tra

Bảo quản
Thành phẩm

4.1.1 Kiểm tra gạo nguyên liệu (KCS chịu trách nhiệm )
4.1.1.1Kiểm tra ngoại quan : Bao bì, sàn xe:
- Nếu có dính hoá chất như xăng dầu, phân, các hoá chất độc hại, thuốc
nhuộm...vv thì báo cáo Giám đốc chi nhánh, lãnh đạo công ty hoặc trả về nhà
cung cấp.
- Nếu có mốc, ẩm mục, quá ẩm, tạp chất lạ...báo ngay Ban Lãnh đạo có hướng
giải quyết.
- Tất cả các sự cố trên được ghi vào biểu mẫu xử lý sản phẩm không phù hợp (
BM01-VNF1-QLCL-CNSX) và báo cáo Giám đốc chi nhánh hoặc Ban lãnh đạo
Công ty


4.1.1.2 Lấy mẫu nguyên liệu:
- Đối với lúa nhập về: lấy tối thiểu 10% số bao của lô hàng, mỗi mẫu khoảng
0.5kg và ghi chép vào bảng theo dõi lấy mẫu (BM02-VNF1-QLCL-CNSX).
- Đối với các loại gạo khác : KCS dùng xiên lấy mẫu 100% số bao hoặc lấy theo
xác suất nhưng ít nhất là 10% tổng số bao, đổ ra trộn đều, ngoài ra các bao khác

có thể rạch đầu hoặc giữa bao kiểm tra cảm quan.
4.1.1.4 Xử lý và phân tích mẫu:
4.1.1.4.1 Xử lý mẫu:
- Mẫu trên đưa về phòng thí nghiệm trộn đều và chia làm 02 phần, một phần để
lưu và một phần đem đi phân tích hoá lý, kiểm tra dung trọng, tạp chất, thuỷ
phần, lúa lẫn..vv. theo các chỉ tiêu đã thoả thuận trong hợp đồng mua bán. Các
mẫu được chia làm 05 lô khác nhau, phân tích từng lô sau đó tính giá trị trung
bình cho từng chỉ tiêu.
- Thời gian xử lý mẫu từ 30 phút đến 60 phút tuỳ theo tính chất của mỗi loại
nguyên liệu.
4.1.1.5 Báo cáo:
- Kết quả được KCS ghi chép vào biểu mẫu kiểm tra nguyên liệu nhập (BM03VNF1-QLCL-CNSX).
- Báo cáo kết quả lên Giám đốc chi nhánh và Ban lãnh đạo Công
4.1.2 Hướng dẫn kiểm tra gạo trên dây chuyền
4.1.2.1. Kiểm hàng, lấy mẫu trong dây chuyền chế biến
4.1.1.2.1 Các yêu cầu kiểm tra:
* Sau máy xay:
- Công nhân vận hành chịu trách nhiệm kiểm tra công đoạn này.


- Kiểm tra: Tỷ lệ bóc vỏ trấu (phải đạt 97%), kiểm tra độ nát của gạo, lượng trấu
còn trong gạo...vv.
- Khi bắt đầu chạy máy phải kiểm tra và sau khoảng 30 phút hoặc 60 phút sau
kiểm tra tiếp, nếu có vấn đề phải báo ngay với vận hành máy hoặc người quản lý
dây truyền để điều chỉnh kịp thời.
- KCS dây chuyền kiểm tra, giám sát công đoạn này. Nếu bằng cảm quan không
xác định tỷ lệ lúa trong gạo yêu cầu KCS lấy mẫu và phân tích tại chỗ kết quả ghi
vào sổ theo dõi chất lượng.
- Thời gian cho việc phân tích này không quá 30 phút và báo cho vận hành máy
điều chỉnh kịp thời.

*Sau máy xát:
- Công nhân vận hành chịu trách nhiệm kiểm tra công đoạn này.
- Kiểm tra độ trắng của gạo, kiểm tra lượng lúa còn lại (tối đa 02 hạt trong 10kg),
kiểm tra xem gạo có bị vỡ nhiều không.
- Nếu chưa đạt yêu cầu nhân viên vận hành máy chạy lại và điều chỉnh máy cho
hợp lý.
- Thời gian kiểm tra ngay ban đầu chạy gạo để hiệu chỉnh kịp thời để tránh tổn
thất không cần thiết.
- KCS dây chuyền kiểm tra , giám sát công đoạn này
*Sau máy tách đá và máy đánh bóng
- Công nhân vận hành chịu trách nhiệm kiểm tra công đoạn này
- Hàng không được còn đá, sạn và các chất hữu cơ khác. Đạt độ bóng cần thiết
không còn gân trên hạt gạo.
- Tiếp tục kiểm tra lượng tấm ra và độ sạch, kích thước lỗ của sàng tách đá.


- Nếu hàng không đạt yêu cầu (tỷ lệ cát sạn vượt quá 0.05%), báo ngay cho vận
hành máy hoặc người quản lý dây truyền cho chạy lại.
- Lấy mẫu chuyển lên phòng thí nghiệm để kiểm tra các chỉ tiêu vật lý: Tỷ lệ
tấm,tỷ lệ sạn, độ bóng…
- KCS dây chuyền kiểm tra ,giám sát công đoạn này.
* Phối trộn, nhặt tạp chất, đóng bao:
- Công nhân đóng túi có trách nhiệm kiểm tra công đoạn này.
- Tuỳ theo yêu cầu khách hàng, KCS đưa ra công thức phối trộn và báo cho người
điều hành sản xuất để thực hiện phối trộn.
- Kiểm tra bao bì, mã vạch , marking, trọng lượng tịnh của bao hàng ghi kết quả
vào Biểu mẫu kiểm tra trọng lượng(BM04-VNF1-QLCL-CNSX). Sự tăng
giảm trọng lượng tịnh nằm trong quy định cho phép của nhà nước.
-Lấy mẫu kiểm tra tạp chất, tỷ lệ tấm và độ ẩm ghi kết quả vào biểu mẫu Báo cáo
chất lượng thành phẩm(BM05-VNF1-QLCL-CNSX).

- KCS dây chuyền kiểm tra, giám sát công đoạn này.
4.2 Hướng dẫn kiểm tra bao bì và nguyên phụ liệu
4.2.1 Kiểm tra bao bì, kệ gỗ các loại ...
4.2.1.1 Đối với bao bì và đề can,palet
* Kiểm tra các chỉ tiêu cụ thể như sau:
- Kiểm tra về mặt quy cách, kích thước so với quy cách đặt hàng
- Kiểm tra chất liệu làm bao bì
- Kiểm tra mã số mã vạch
- Kiểm tra tình trạng vệ sinh bên trong và bên ngoài bao bì
- Kiểm tra xem bao bì có mùi vị lạ không


- Kiểm tra theo xác xuất ít nhất là 20% hoặc 100% tuỳ từng yêu cầu cụ thể, nếu
có vấn đề phải báo ngay với người có trách nhiệm để có biện pháp xử lý kịp thời.
Kết quả được ghi vào biểu mẫu kiểm tra bao bì, đề can(BM06-VNF1-QLCLCNSX).
- KCS có trách nhiệm kiểm tra công đoạn này và kết quả thông báo cho thủ kho
phụ trách .
4.2.1.2 .Đối với các nguyên phụ liệu
- Các nguyên phụ liệu bao gồm các loại hoá chất thí nghiệm và các loại hương
phụ liệu được phép sử dụng trong quá trình sản xuất thực phẩm.
* Kiểm tra các chỉ tiêu cụ thể như sau:
- Kiểm tra về các chỉ tiêu kỹ thuật theo yêu cầu đặt hàng đối với từng loại cụ thể
- Kiểm tra hạn sử dụng và các hướng dẫn sử dụng an toàn
- Kiểm tra xem bao bì có mùi vị lạ không, có bị rách vỡ không

- Kiểm tra theo xác suất ít nhất là 20% hoặc 100% tuỳ từng yêu cầu cụ thể, nếu
có vấn đề phải báo ngay với người có trách nhiệm để có biện pháp xử lý kịp
thời .Kết quả được ghi vào Biểu mẫu kiểm tra nguyên phụ liệu (BM07-VNF1QLCL-CNSX).
- KCS có trách nhiệm kiểm tra công đoạn này và kết quả thông báo cho thủ kho
phụ trách.

Ghi chú :Mọi công đoạn sản xuất trong dây chuyền có yêu cầu cụ thể như sau:
- Công nhân trược tiếp sản xuất kiểm tra theo tần xuất 30 phút một
- KCS kiểm tra với tuần xuất 2h một lần


- Mỗi khi chuyển đổi sang loại khác yêu cầu công nhân trực tiếp sản xuất và
KCS kiểm tra ngay để khắc phục kịp thời.
- Những điểm có biểu mẫu đính kèm được xác định là những điểm quan trọng
nhất nên yêu cầu KCS ghi chép đầy đủ và đúng quy trình.
* Các chỉ tiêu cho gạo đóng túi của VNF1 đã đăng ký:
- Độ ẩm ≤14.0%
- Tỷ lệ tấm ≤15%
- Thóc lẫn ≤ 15hạt/kg
- Tạp chất vô cơ ≤ 0.05%
Tùy thuộc vào từng loại hợp đồng và đối tượng khách hàng mà các chỉ tiêu trên
có thể thay đổi. Phòng KCS sẽ đưa ra chỉ tiêu và biện pháp kiểm soát riêng cho
phù hợp.
II. NHỮNG BẤT CẬP TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ:
- Khi ban hành quy trình và đưa vào áp dụng, Công ty không tổ chức tập huấn
cho các bộ phận thừa hành dẫn tới có những hiểu sai hoặc hiểu không hết nên
không áp dụng quy trình một cách triệt để. Cụ thể:
+ Cán bộ KCS hiểu sai việc lấy mẫu tại 10% số bao thành lấy mẫu 10% trọng
lượng, dẫn tới số lượng mẫu phải lấy quá nhiều, gây lãng phí về thời gian và nhân
công trong một thời gian dài (30 ngày). Khi Lãnh đạo công ty kiểm tra mới phát
hiện được và yêu cầu điều chỉnh.
+ Bộ phận KCS và các bộ phận khác tham gia vào quá trình sản xuất đều là
những người chưa có nhận thực cao về sản xuất thực phẩm, đây cũng là những
bất cập và khó khăn trong việc áp dụng các tiêu chuẩn, quy trình vào sản xuất của
công ty.

+ Hiện công ty chưa xây dựng được phòng phân tích mẫu chuẩn để chủ động
trong các khâu phân tích mẫu cũng như giảm chi phí, giảm thời gian chờ đợi cho
khách hàng, nâng cao uy tín của công ty mà mới chỉ có một số máy móc thiết yếu
lên các cán bộ quản lý gặp rất nhiều khó khăn.
- Hiện công ty chưa triển khai chương trình 5S để phân loại và loại bỏ những thứ
không cần thiết, nâng cao tính kỷ luật, ngăn nắp cho người lao động cũng như tạo
tính tự giác cho người lao động
- Hiện công ty đang triển khai xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn HACCP để quản
lý chất lượng sản phẩm được tốt hơn.

III. NHỮNG GIẢI PHÁP CÔNG TY CẦN ÁP DỤNG ĐỂ CẢI THIỆN ĐỂ
VIỆC THỰC HIỆN ĐƯỢC TỐT HƠN:
Giải pháp về đào tạo, đầu tư trang thiết bị, xây dựng quy trình hoàn thiện:
- Yếu tố con người luôn đóng vai trò quan trọng trong mọi quá trình, vì vậy công
ty cần tổ chức huấn luyện, đào tạo cho các cấn bộ quản lý sản xuất, công nhân
tham gia vào quá trình sản xuất một cách kỹ lưỡng về các kiến thức vệ sinh an
toàn thực phẩm. Hiểu bản chất của quy trình và hướng dẫn áp dụng cụ thể trong
quá trình sản xuất. Khẩn trương triển khai trương trình 5S để từng bước nâng cao
ý thức cho người lao động, cần nhanh chóng hoàn thiện các quy trình, cải tạo nhà
xưởng, máy móc theo tiêu chuẩn HACCP để được cấp chứng chỉ trong thời gian
sớm nhất, nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng uy tín cho sản phẩm công ty giúp
công ty đạt được lòng tin của người tiêu dùng.
- Đầu tư đồng bộ phòng thí nghiệm để giúp cho việc nâng cao hiệu quả và độ tin
cậy, nhanh chóng trong quá trình kiểm tra chất lượng theo quy trình đã ban hành.
- Trong quá trình quản lý sản xuất, quản lý chất lượng sản phẩm, việc xây dựng
quy trình và đưa vào áp dụng chỉ là giai đoạn ban đầu, việc duy trì một cách hiệu


quả thường xuyên mới là vấn đề cần quan tâm nhất, việc này đòi hỏi từ cac cấp

lãnh đạo tới các cấp quản lý chung gian và người công nhân lao động đều phải có
quyết tâm cao độ, kiên trì và được bồi dưỡng các kiến thức thường xuyên lien tục
mới có thể quy trì chất lượng sản phẩm một cách lâu dài, tạo vị thế cũng như long
tin với người tiêu dùng, giúp công ty phát triển một cách bền vững được.
Với kiến thức được học môn quản trị hoạt động, còn nhiều nội dung có thể áp
dụng vào việc cải thiện hiệu quả quản trị công ty, trong khuôn khổ bài tập này chỉ
có thể đề cập những nội dung quan trọng và thiết thực có tác dụng củng cố quản
lý, nâng cao nhận thức cho ngời lao động,giúp tăng năng suất lao động và chất
lượng sản phẩm cho công ty mà thôi.

Câu 2:
Theo anh/chị những nội dung nào trong môn học Quản trị tác nghiệp này là
có thể áp dụng vào công việc của Anh/chị hoặc doanh nghiệp của anh/chị hiện
nay? Anh/chị dự định sẽ áp dụng những kiến thức đó vào những hoạt động gì
và sẽ áp dụng như thế nào?

Bài làm:
a, Là một doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực: Phân phối – Bán lẻ,
Sản xuất và kinh doanh phân phối sản phẩm gạo chất lượng cao. Sauk khi học
xong môn Quản trị hoạt động, với kiến thức đã được tiếp thu, bản thân tôi thấy
đây là một môn học rất bổ ích, thông kiến thức của môn học có thể áp dụng vào
thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty tôi rất nhiều, cụ thể như:
- Dự báo nhu cầu: Thông qua kiến thức đã học giúp cho tôi cơ sở kiến thức
để dự báo nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của công ty, từ đó có kế hoạch dự trữ
nguyên liệu, tổ chức sản xuất phù hợp nhằm mục tiêu tiết kiệm chi phí, loại bỏ


những chi phí không mang lại lợi ích cho doanh nghiệp như: Lãng phí do dự trưc
hàng tồn kho chưa hợp lý, lãng phí trong quá trình sản xuất do máy móc thiết bị
không phù hợp, người lao động chưa thành thạo về kỹ năng và ý thức chưa cao,

nguyên nhân gây ra tỷ lệ sản phẩm hỏng cao. Hoặc trong lĩnh vự Siêu thị thì tìm
ra các nguyên nhân để giảm tỷ lệ thất thoát trong bán lẻ từ 1% hiện nay xuống
còn 0,25% trong thời gian từ 2 đến 3 năm tới…
- Tăng năng xuất lao động: Tìm hiểu, xác định được các nguyên nhân làm
giảm năng xuất lao động để từ đó tìm ra các giải pháp loại bỏ, thay đổi tạo cơ sở
cho việc tăng năng xuất lao động của đơn vị.
- Vấn đề quản lý chất lượng sản phẩm: Giúp cho chúng tôi cơ sở lý luận để
tiếp tục củng cố, bổ xung các quy trình sản xuất, quản lý chất lượng nhằm mục
tiêu nâng cao chất lượng cho sản phẩm do công ty sản xuất như: Bố trí dòng chảy
sản xuất, áp dụng các phương thức sản xuất hiện đại JIT/LEAN vào sản xuất,
thực hiện các chương trình 5S, hay quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn HACCP…
Ngoài ra còn rất nhiều vấn đề khác do chương trình của môn học mang lại có thể
giúp chúng tôi tìm ra các giải pháp tốt cho doanh nghiệp trên con đường đi tới
mục tiêu trở thành một doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực phân phối – Bán Lẻ
và cung cấp sản phẩm Gạo chất lượng cao cho người tiêu dung.
b, Ngay khi kết thúc môn học, nhận thấy tầm quan trọng và lợi ích mang
lại khi thực hiên các quy trình quản lý trong hoạt động của doanh nghiêp, Chúng
tôi đã tiến hành chương trình hành động 5S vào ngày 26/9/2009 tại văn phòng
công ty và ngày 1/10/2009 tại nhà máy sản xuất của công ty.
- Khẩu hiệu 5S:
 VNF1 QUYẾT TÂM SẼ THÀNH CÔNG !
HÀNH ĐỘNG SẼ PHÁT TRIỂN !
ĐỘNG LỰC LÀ 5S


Tiếp tục xây dựng hệ thống các quy trình trong quản lý, sản xuất để giúp
doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.
Đẩy nhanh việc cải tạo cơ sở vật chất, hoàn thiện quy trình, tại nhà máy,
đào tạo, huấn luyện cho người lao động để có thể đạt được chứng chỉ HACCP
trong sản xuất tại nhà máy sản xuất gạo chất lượng cao VNF1 của chúng tôi tại

Bần – Yên nhân.
Dự báo nhu cầu tiêu thụ sản phẩm quý 4 năm 2009 và năm 2010 để đưa ra
mức dự trữ nguyên liệu phục vụ cho sản xuất của nhà máy. (Thông tin có thể
tham khảo tại Web của chúng tôi: WWW.VNF1jsc.vn.

Tài liệu tham khảo
1. Hệ thống quy trình HACCP, Chương trình hành động 5S của VNF1.
2. Tài liệu học tập “Quản trị hoạt động và sản xuất ” – Global Advanced
3. Operationns Management – Barry Render Jay Heizer
Các Websites:
/>
/>www.vnf1jsc.vn