KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN

NỘI DUNG
Hướng dẫn kỹ thuật soạn thảo văn
bản hành chánh
________
I. Căn cứ pháp lý: Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ; Văn bản số
4897/VP-HC ngày 12/9/2006 của Văn phòng HĐND-UBND thành phố.
Riêng đối với văn bản của Đảng thực hiện theo Hướng dẫn 11-HD/VPTW
ngày 28/05/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng.
II. Hình thức văn bản.
1/. Khổ giấy A 4; thể thức trình bày văn bản khoảng cách lề phía trên và phía
dưới 20 – 25 mm; lề trái 30-35mm, lề phải 15-20mm. Trường hợp sử dụng mặt sau
trang giấy lưu ý bìa trái và bìa phải được đổi ngược lại như mặt trước nhắm thuận
tiện trong công tác lưu trữ. Phông chữ để trình bày văn bản là Times New Roman,
bộ mã ký tự tiếng Việt Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (các
đơn vị liên hệ Tổ Hành chánh- Văn thư – Lưu trữ và Tin học (điện thoại số
38575007) thuộc Văn phòng UBND Quận để được hướng dẫn cài đặt, chuyển đổi
cho phù hợp).
2/. Tiêu đề; đề mục
- Tên nước: chữ in đậm.
- Đơn vị: Quận, Phường; BCĐ, HĐ…
+ Đối với Văn bản của UBND Quận:
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 6
+ Văn bản của các phòng, ban thuộc Quận:
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 6
(Tên đơn vị, chử in đậm)
+ Văn bản phường:
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – QUẬN 6
ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG……
+ Văn bản đoàn thể:

- Cấp Quận:
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ QUẬN 6
- Cấp phường:
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH-QUẬN 6


HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ PHƯỜNG…
+ Văn bản Ban chỉ đạo, Hội đồng:
- Trường hợp không sử dụng dấu UBND Quận, Phường;
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 6
___________
BAN CHỈ ĐẠO (HỘI ĐỒNG)
Phần ký tên, đóng dấu:
(Chức danh hiện nay)
KIÊM (Chức danh Ban chỉ đạo (Hội đồng))
(Dấu của cơ quan, đơn vị)
- Trường hợp sử dụng con dấu của UBND quận, phường;
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 6
Phần ký tên, đóng dấu:
TM. BAN CHỈ ĐẠO (HỘI ĐỒNG)
(Chức danh Ban chỉ đạo (Hội đồng))
Họ và tên; chức danh hiện nay
3/. Số ký hiệu văn bản; địa danh (Quận, phường)
- Ký hiệu văn bản: số văn bản ghi bằng chử số Ả Rập, bắt đầu từ 01
vào ngày đầu năm và kết thức vào ngày 31/12 hàng năm. Ký hiệu (ngoại trừ văn
bản Quy phạm pháp luật ghi năm ban hành văn bản) văn bản hành chính thông
thường chử viết tắc tên loại văn bản, cơ quan ban hành văn bản và chử viết tắc cơ

quan soạn thảo văn bản;
+ Quận: Số:……UBND, Số:…..UBND/VX; Số:…../UBND-TCKH;
Số:……/P.TCKH; Số: …../UBND-BCĐ PCTPMT.
+ Cấp phường: Số……../UBND/VX; UBND/ĐT.
- Địa danh:
+ Văn bản cấp Quận: Quận 6, ngày…tháng…năm.....
+ Văn bản cấp phường: Phường…, ngày tháng…năm….
(Lưu ý ngày, tháng phải ghi đủ 02 chử số)
- Trích yếu:
+ Văn bản hành chính thông thường: V/v:…………..
+ Báo cáo, Kế hoạch, Quyết định……
(Lưu ý: chử đậm; trong đó tiêu đề Báo cáo, Kế hoạch, chỉ thị, quyết
định ghi chử in hoa, nội dung ghi chử thường)
BÁO CÁO ( 14-15mm)
Về công tác phòng, chống lụt bão năm 2007 (13-14mm)


- Nơi gởi:
+ Gởi một nơi không xuống dòng:
Kính gởi: Ủy ban nhân dân quận 6.
+ Gởi nhiều nơi: Xuống dòng, mội đơn vị có gạch đầu dòng:
Kính gởi:
- Ủy ban nhân dân quận 6;
- Phòng TCKH quận 6.
(Lưu ý thứ tự theo cấp lãnh đạo).
- Nơi nhận:
- Như trên;
- Đơn vị….;
- Luu: VT.
- Ký tên:

+ Thẩm quyền chung: TM.UỶ BAN NHÂN DÂN
+ Thẩm quyền riêng: KT, KT.CHỦ TỊCH; TL.TUQ,TUN...
- Tên họ: chữ in thường,đậm
(Ký tên và đóng dấu UBND, con dấu đóng 1/3 của chử ký)
Chức vụ (Chử in Hoa).
Họ và tên (Chử in thường).
- Trang cuối cùng: nội dung văn bản phải đảm bảo chiếm 1/3 trang giấy
III. Nội dung văn bản.
1/ Vấn đề chung: các vấn đề cần lưu ý;
- Căn cứ: ghi từng dòng dấu chấm phẩy cuối câu, dòng cuối cùng sử dụng
dấu phẩy. Đối với với căn cứ trong nội dung văn bản, phần căn cứ ban đầu phải ghi
rõ số văn bản, ngày tháng năm ban hành, trích yếu của văn bản. Phần căn cứ tiếp
theo có thể ghi tắc số văn bản, cơ quan ban hành văn bản.
- Tên viết tắc: Ghi đầy đủ tên gọi và có ghi chú bằng cách mở, đóng
ngoặc đơn; các tên gọi sau đó được ghi chử tắc.
- Tiếng nước ngoài: không được ghi tiếng nước ngoài trừ trường hợp tên gọi
và từ chuyên môn kỹ thuật.
- Không ngạch dưới: nội dung văn bản không được gạch dưới; có thể dùng
chử đậm để phân biệt các đề mục văn bản.
- Danh từ chung “Ủy ban nhân dân”, không nên sử dụng là Ủy ban Nhân dân
hoặc khác.
- Bỏ dấu phải đúng quy định: ví dụ “hoàn thành” (không đánh máy “hòan
thành”.
- Sau các dấu phẩy, chấm phẩy, chấm, ngoặc đơn, ngoặc kép là khoảng trắng.
Trước không có khoảng trắng.
- Chử viết hoa đầu câu hoặc sau dấu chấm (ngoại trừ tên riêng).


2/ Các văn bản thông dụng:
- Quyết định (Chương, mục, điều, khoản, tiết)

+ Thẩm quyền chung: quy định tại các Điều 97, 98, 99, 100, 101,
102, 103, 104, 105, 106 và 107 đối với Quận và các Điều 111, 112, 113, 114, 115,
116, 117 Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003.
+ Thẩm quyền riêng: quy định tại Điều 127 Luật tổ chức HĐND và
UBND ngày 26/11/2003.
(Lưu ý căn cứ không có gạch đầu dòng, cuối dòng sử dụng dấu chấm phẩy, căn
cứ cuối cùng sử dụng dấu phẩy; sau Quyết định dùng dấu “ : ”
- Kế hoạch (phần, chương, mục, khoản, tiết).
- Báo cáo (phần, chương, mục, khoản, tiết..).
III. Mẫu các lọai văn bản: