khảo sát, đánh giá thực trạng công tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư tại UBND huyện Ninh Giang, tỉnh HD

LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, để có được kết quả này tôi xin tỏ lòng biết ơn tới thầy (cô)
bộ môn đã giảng dạy trang bị kiến thức và hướng dẫn để tôi có thể hoàn thành
được bài tiểu luận này.
Trong quá trình thực hiện bài tiểu luận mặc dù đã cố gắng song vẫn
không tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận được sự nhận xét và
đóng góp ý kiến từ quý thầy (cô) để bài tiểu luận của tôi hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài: “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác kiểm
tra, giám sát về nghiệp vụ văn thư của các đơn vị tại Ủy ban nhân dân huyện
Ninh Giang, tỉnh Hải Dương” là do chính cá nhân tôi thực hiện. Mọi thông tin
thể hiện trong bài là hoàn toàn trung thực.
Nếu có bất kỳ sự gian lận, không trung thực trong bài viết của tôi, tôi xin
hoàn toàn trách nhiệm với lời cam đoan trên của mình.
Hà Nội, ngày 20 tháng 01 năm 2019


DANH MỤC VIẾT TẮT
STT

Từ viết tắt

Nội dung

1

UBND

Ủy ban nhân dân

2

HĐND

Hội đồng nhân dân

3

CNTT

Công nghệ thông tin


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN.........................................................................................................................
LỜI CAM ĐOAN...................................................................................................................
DANH MỤC VIẾT TẮT........................................................................................................
PHẦN I. PHẦN MỞ ĐẦU...................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài...........................................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu.......................................................................................................1
3. Đối tượng nghiên cứu, mục đích nghiên cứu.............................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu.............................................................................................2
5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn.........................................................................................3
6. Kết cấu bài tiểu luận.....................................................................................................3
PHẦN II. PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................4
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC KIỂM
TRA, GIÁM SÁT.................................................................................................................4
1.1. Công tác văn thư....................................................................................................4

1.1.1. Khái niệm.........................................................................................................4
1.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư...............................................................4
1.1.3. Yêu cầu của công tác văn thư.........................................................................6
1.1.4. Nội dung của công tác văn thư......................................................................7
1.2. Công tác kiểm tra, giám sát..................................................................................8
Tiểu kết.............................................................................................................................10
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA, GIÁM SÁT NGHIỆP VỤ
VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN NINH GIANG, TỈNH HẢI DƯƠNG.........................11
2.1. Khái quát chung về UBND huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương........................11
2.1.1. Cơ cấu tổ chức....................................................................................................11
2.1.2. Chức năng..........................................................................................................12
2.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn.........................................................................................13
2.2. Thực trạng công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư tại UBND huyện
Ninh Giang, tỉnh Hải Dương.........................................................................................14
2.2.1. Công tác kiểm tra, giám sát về soạn thảo và ban hành văn bản......................14
2.2.2. Kiểm tra, giám sát về quản lý văn bản..............................................................16
2.2.3. Kiểm tra, giám sát công tác quản lý và sử dụng con dấu.................................19
2.2.4. Kiểm tra, giám sát về công tác lập và lưu hồ sơ...............................................20
2.3. Nhận xét, đánh giá...................................................................................................22
2.3.1. Ưu điểm..............................................................................................................22
2.3.2. Nhược điểm........................................................................................................23
2.3.3. Nguyên nhân......................................................................................................24
Tiểu kết.............................................................................................................................25
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
CÔNG TÁC KIỂM TRA, GIÁM SÁT NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN
NINH GIANG, TỈNH HẢI DƯƠNG................................................................................26
3.1. Đối với lãnh đạo cơ quan........................................................................................26
3.2. Đối với cán bộ, nhân viên........................................................................................27
3.3. Nâng cao cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư......................27
Tiểu kết.............................................................................................................................29

KẾT LUẬN.........................................................................................................................30
TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................................................................31


PHẦN I. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức văn thư nắm giữ vai trò vô
cùng quan trọng. Văn thư góp phần đảm bảo thông tin và cung cấp các tài liệu
kịp thời để các nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định đúng đắn cho hoạt động
quản lý. Hoạt động tổ chức của cơ quan, tổ chức có đạt hiệu quả hay không
phụ thuộc vào công tác tổ chức, quản lý cũng như kiểm tra, giám sát nghiệp
vụ văn thư tại cơ quan, tổ chức đó. Chính vì vậy công tác kiểm tra, giám sát
nghiệp vụ một cách khoa học, chặt chẽ, hiệu quả trong mỗi cơ quan là vô
cùng cần thiết.Tôi nhận thấy việc tìm hiểu những vấn đề lý luận chung cũng
như việc khảo sát thực tế công tác kiểm tra giám sát nghiệp vụ văn thư tại một
cơ quan, tổ chức cụ thể sẽ là cơ hội tốt để tôi củng cố những kiến thức cá
nhân, học hỏi thêm những kinh nghiệm thực tế.
Chính vì những lý do trên, tôi quyết định chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá
thực trạng công tác kiểm tra, giám sát về nghiệp vụ văn thư của các đơn vị tại
Ủy ban nhân dân huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương” làm đề tài cho bài tiểu
luận của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu
Đây là nội dung nhận được rất nhiều cá nhân quan tâm và tìm hiểu. Có
thể kể đến một số nội dung nghiên cứu về đề tài trong một số tài liệu như:
- Giáo trình Công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, xuất
bản năm 2016. Cuốn sách tập trung vào phân tích và làm rõ những nội
dung quản lý công tác văn thư song chưa đi sâu vào nội dung tổ chức
công tác văn thư.
- Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình
Quyền, xuất bản năm 2011 bàn về tổ chức quản lý công tác văn thư và

đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ lâu dài.
- Nguyễn Thị Hiền, 2016, Khóa luận tốt nghiệp, Tổ chức công tác Văn
thư, lưu trữ tại UBND huyện Thiệu Hóa, Đại học Nội vụ Hà Nội.
1


- Trần Thị Hường, 2017, Khóa luận tốt nghiệp, Nâng cao hiệu quả tổ
chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng Bộ Nội Vụ, Đại học
Nội vụ Hà Nội.
Trên đây là một số tài liệu nghiên cứu về đề tài, nhìn chung tất cả các bài
nghiên cứu đều tập trung nghiên cứu về công tác văn thư tại một cơ quan cụ
thể và cũng đưa ra những giải pháp về vấn đề song tôi nhận thấy chưa có sự đi
sâu vào phân tích công tác kiểm tra, giám sát. Do vậy, bài nghiên cứu của tôi
sẽ kế thừa và phát huy những thành tựu có trước để phát triển nội dung, phân
tích làm rõ đề tài.
3. Đối tượng nghiên cứu, mục đích nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư.
Mục đích nghiên cứu: nhằm tổng hợp được cơ sở lý luận về công tác văn
thư. Kiểm tra, giám sát, khảo sát, đánh giá thực trạng kiểm tra, giám sát
nghiệp vụ văn thư tại UBND huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương. Từ đó đưa
ra những giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra, giám sát
nghiệp vụ văn thư tại UBND huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương.
4. Phương pháp nghiên cứu
Trong bài viết có sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin;
- Phương pháp so sánh, đối chiếu: so sánh giữa thực tiễn với lý luận và
các quy định của Nhà nước và UBND huyện về hoạt động kiểm tra,
giám sát nghiệp vụ văn thư;
- Phương pháp phân tích, tổng hợp.
5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn

- Ý nghĩa lý luận: đề tài góp phần làm sáng tỏ, bổ sung, nâng cao kiến
thức, đồng thời khẳng định tầm quan trọng của công tác kiểm tra, giám
sát các nghiệp vụ văn thư trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Ý nghĩa thực tiễn: bài tiểu luận đánh giá được tầm quan trọng của công
tác kiểm tra, giám sát về các nghiệp vụ văn thư trong hoạt động của cơ
quan, tổ chức. Giải pháp đưa ra có thể ứng dụng vào thực tế góp phần
2


nâng cao hiệu quả trong công tác này tại công ty. Sản phẩm đề tài là
nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho các nghiên cứu sau đó cùng chuyên
đề.
6. Kết cấu bài tiểu luận
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, bài tiểu luận gồm 03 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư và công tác kiểm tra, giám
sát.
Chương 2. Thực trạng công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư tại
UBND huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương.
Chương 3. Một số giải pháp góp phần nâng cao chất lượng công tác kiểm
tra, giám sát nghiệp vụ văn thư tại UBND huyện Ninh Giang, tỉnh Hải
Dương.

3


PHẦN II. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG
TÁC KIỂM TRA, GIÁM SÁT
1.1. Công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm

Có rất nhiều quan điểm khác nhau về công tác văn thư. Theo PGS.
Vương Đình Quyền thì công tác văn thư “là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ
việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết
văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động
quản lý của cơ quan, tổ chức”.
Theo Nghị định của BNV về Công tác văn thư thì công tác văn thư được
hiểu “bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản
và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức,
quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”.
Công tác văn thư là hoạt động liên quan trực tiếp đến văn bản, giấy tờ
của một cơ quan, tổ chức, nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản quản lý của
cơ quan, tổ chức đó, nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản quản lý của cơ
quan, tổ chức đó. Công tác văn thư cần bao gồm công tác soạn thảo và ban
hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ và nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu.
1.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư
a) Vị trí của công tác văn thư
Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của cơ qua, tổ chức.
Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ. Các cơ
quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng
văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình
lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện
tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.
4


Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị - xã
hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ chức
điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo
thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác

văn phòng.
b) Ý nghĩa của công tác văn thư
Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần
nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức
chính trị - xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ.
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương,
chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình
hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên chỉ đạo cơ quan cấp dưới
hoặc triển khải, giải quyết công việc,.. đều phải dựa vào các nguồn thông tin
có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của
cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung
cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính
xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền
đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý. Công tác văn thư bao gồm nhiều
việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận.
Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:
- Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội chỉ
đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn
quan liệu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính;
- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ
trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật
đều được phản ánh trong văn bản. Việc giữ bí mật của Đảng, Nhà nước
và cơ quan là rất quan trọng. Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn
bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là
góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan;
5


- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ
chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội cũng như của các đồng chí lãnh

đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh
trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan;
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội là
nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ
cấp ủy, lưu trữ tổ chức chính trị - xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác
văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hóa.
Giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào
lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến
hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống
kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu
hàng ngày và lâu dài về sau.
1.1.3. Yêu cầu của công tác văn thư
- Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc
nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn
bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết nhanh chóng
mọi công việc của cơ quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến
độ giải quyết công việc của mọi cơ quan, giảm ý nghĩa của sự việc
được đề cập trong văn bản. Đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức
và thời gian của các cơ quan.
- Chính xác: Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý,
tức là phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định
của cơ quan nhà nước cấp trên. Chính xác về thể thức văn bản, văn bản
ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định. Mẫu
trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành.
- Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều
vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ
6

việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí
phòng làm việc của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư
của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định trong Pháp
lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Ủy ban thường vụ quốc hội.
- Hiện đại: Yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong
những tiền đề đảm bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và
của mỗi cơ quan nói riêng và có năng suất, chất lượng cao. Hiện đại
hóa công tác văn thư phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ
khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của
mỗi cơ quan. Cần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường
việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên
quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư. Công tác văn
thư trong các cơ quan Đảng, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã
hội bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản,
quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
1.1.4. Nội dung của công tác văn thư
a) Soạn thảo và ban hành văn bản: Soạn thảo văn bản là căn cứ vào tính
chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan tổ
chức giao cho đơn vị, cá nhân người soạn thảo hoặc chủ trì soạn
thảo.Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn của văn bản cần soạn
b)
-

thảo;
Thu thập và xử lý thông tin về vấn đề có liên quan;
Thảo văn bản
Quản lý và giải quyết văn bản đi: Quản lý văn bản đi gồm các bước
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

Ghi số ngày tháng năm;
Đăng ký;
Nhân bản, đóng dấu cơ quan và mức độ mật, khẩn;
Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển giao văn
bản
7


c)
d)
e)
1.2.

Quản lý và giải quyết văn bản đến: Quản lý văn bản đến gồm các bước
Tiếp nhận, kiểm tra văn bản;
Phân loại, bóc loại văn bản;
Chuyển giao văn bản;
Giải quyết, theo dõi tiến độ giải quyết công việc
Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Xây dựng danh mục hồ sơ;
Lập hồ sơ;
Giao nộp hồ sơ
Quản lý và sử dụng con dấu
Quản lý con dấu chặt chẽ;
Sử dụng con dấu đúng quy định
Công tác kiểm tra, giám sát

Kiểm tra được hiểu là việc xem xét, đánh giá việc thực hiện các quy định
của pháp luật về một lĩnh vực nhất định của các cá nhân, đơn vị trong tổ chức
đó. Việc kiểm tra được thực hiện bởi người có thẩm quyền theo trình tự và thủ

tục theo quy định của pháp luật.
Kiểm tra, giám sát trong nghiệp vụ văn thư chính là việc xem xét, đánh
giá tình hình thực tế việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác
văn thư của các cá nhân, đơn vị trong tổ chức theo một trình tự và thủ tục
pháp luật quy định.
Công tác kiểm tra, giám sát đối với mỗi cơ quan, tổ chức có ý nghĩa vô
cùng quan trọng trong việc đánh giá ưu điểm, hạn chế còn tồn đọng trong việc
tổ chức hực hiện từ đó đưa ra những giải pháp phù hợp nhằm khắc phục
những hạn chế đó.
Ngoài ra còn giúp cho các cá nhân, đơn vị ý thức hơn trong việc chấp
hành những quy định của Nhà nước và cơ quan về nghiệp vụ văn thư. Đồng
thời giúp nhìn nhận những thiếu xót của mình để sửa chữa nhằm hoàn thiện
hơn công tác văn thư cơ quan nói chung.

8


 Tiểu kết
Trên đây tôi đã trình bày cơ sở lý luận về công tác văn thư và kiểm tra,
giám sát bao gồm khái niệm của công tác văn thư, vị trí, ý nghĩa của công tác
văn thư, nội dung của công tác văn thư và công tác kiểm tra, giám sát. Qua đó
giúp ta có cái nhìn khái quát và rõ nét hơn về vấn đề.
Những thông tin trên là cơ sở giúp tôi định hướng và triển khai nghiên
cứu hoạt động này tại UBND huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương. Từ đó đánh
giá những ưu, nhược điểm của hoạt động này và đề xuất các giải pháp để
nâng cao chất lượng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại đây.

9

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA, GIÁM SÁT
NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN NINH GIANG, TỈNH HẢI
DƯƠNG
2.1. Khái quát chung về UBND huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương
2.1.1. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức UBND huyện Ninh Giang bao gồm:
- 01 Chủ tịch UBND huyện: Nguyễn Tiến Tầng
- 02 Phó Chủ tịch UBND huyện: Đồng chí Hà Văn Nghị và Đồng chí
Nguyễn Thái Thuận.
- Các cơ quan chuyên môn :
 Văn phòng HĐND và UBND huyện ;
 Phòng Nội vụ ;
 Phòng Tư pháp;
 Thanh tra huyện;
 Phòng Tài chính – Kế hoạch;
 Phòng Tài nguyên môi trường;
 Phòng Lao động thương binh và Xã hội;
 Phòng Văn hóa và Thông tin ;
 Phòng Giáo dục và đào tạo;
 Phòng Y tế;
 Phòng Kinh tế và hạ tầng;
 Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

10


Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương
2.1.2. Chức năng
Ủy ban nhân dân huyện Ninh Giang do Hội đồng Nhân dân cùng cấp
bầu, là cơ quan chấp hành của Hội đồng Nhân dân, cơ quan hành chính nhà

nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương, hội đồng
nhân dân cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên.
UBND Huyện Ninh giang có những chức năng cụ thể như sau:
- Quản lý tập trung, thống nhất theo pháp luật các hoạt động trên mọi
lĩnh vực của đời sống kinh tê – xã hội ở địa phương, nhằm đảm bảo
quyền lợi và nghĩa vụ của công dân và tổ chức xã hộ của mình.
- Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết công việc theo quy
định của pháp luật và quy chế hoạt động của UBND huyện.
- Xây dựng phát triển kinh tế trên địa bàn huyện, tạo điều kiện phát triển
trên mọi lĩnh vực phù hợp với yêu cầu khả năng của từng cá nhân, tổ
chức trong khuôn khổ pháp luật của tổ chức,

11


- Đề cao phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công
việc,
- Xây dựng kết cấu hạ tầng, cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho việc
phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo an ninh quốc phòng trên địa bàn
huyện.
2.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn
UBND Huyện Ninh giang là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương
đại diện cho nhà nước trong mọi lĩnh vực: kinh tế, nông nghiệp, lâm nghiệp,
ngư nghiệp, thủy điện và đất đai, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế,
môi trường, thể dục thể thao, truyền hình - truyền thanh..
- Trong lĩnh vực kinh tế: xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã
hội, phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của thị trấn thị xã.
- Trong lĩnh vực nông – lâm – ngư nghiệp: xây dựng các quy
hoạch thủy lợi, các chương trình khuyến khích phát triển và xét duyệt
kế hoạch sử dụng đất đai của UBND cấp xã, thị trấn.

- Trong lĩnh vực công nghiệp, thủ công nghiệp: xây dựng các cơ sở
công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ trên địa bàn.
- Trong lĩnh vực xây dựng giao thông vận tải: tổ chức lập trình,
trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền xây dựng thị trấn, điểm dân
cư nông thôn trên địa bàn huyện, quản lý việc thực hiện quy hoạch xây
dựng đã phê duyệt. Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao
thông và kết cấu hạ tầng cơ sở theo sự phân cấp. Quản lý xây dựng, cấp
giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng,
tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở, quản lý đất đai và quỹ nhà
thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn.
- Trong lĩnh vực thương mại, du lịch và dịch vụ: xây dựng kiểm tra
mạng lưới và việc chấp hành quy định nhà nước về hoạt động thương
mại, du lịch, dịch vụ trên địa bàn huyện. Kiểm tra thực hiện các quy tắc
12


an toàn vệ sinh và việc chấp hành quy định nhà nước trong hoạt động
thương mại, du lịch, dịch vụ.
- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa – xã hội, thông tin, thể dục
thể thao: xây dựng, tổ chức, kiểm tra, chương trình đề án phát triển
văn hóa, giáo dục, y tế, xã hội, thông tin thể dục thể thao trên địa bàn
và thực hiện khi có các cấp có thẩm quyền phê duyệt.Thưc hiện kế
hoạch phát triển y tế, quản lý các trug tâm y tế.Tổ chức chỉ đạo dạy
nghề, giải quyết việc làm cho người lao động, tổ chức thực hiện việc
xóa đói giảm nghèo, hướng dẫn hoạt động từ thiện nhân đạo.
- Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường: thực
hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản
xuất và đời sống nhân dân tại địa phương. Tổ chức thực hiện bảo vệ
môi trường, phòng chống thiên tai bão lũ.
- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội: tổ

chức phong trào quần chung tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân. Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự,
quyết định việc gia nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành
quyết định nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi phạm theo quy
định của pháp luật.
- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc – tôn giáo: tuyên truyền,
giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo. Tổ
chức các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch, dự án phát
triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,
vùng sâu, vùng xa, vùng đặc biệt khó khăn.
2.2. Thực trạng công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư tại UBND
huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương
2.2.1. Công tác kiểm tra, giám sát về soạn thảo và ban hành văn bản
Công tác soạn thảo văn bản của văn phòng UBND huyện Ninh Giang
được thực hiện bởi bộ phận Chuyên viên và văn bản của phòng nào thì do
13


chính phòng đó soạn thảo. Việc soạn thảo văn bản của văn phòng UBND
huyện chấp hành nghiêm theo quy định Nhà nước:
- Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ;
- Nghị định số 161/2005/NĐ ngày 27/12/2005 của Chính phủ quy định
chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản
quy phạm pháp luật;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác Văn thư;
Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản được tóm tắt như sau:
- Bước 1: Xác định mục đích, tính chất và tầm quan trọng của văn bản,
xác định rõ văn bản có tầm quan trọng hay không. Công việc này được

xác định ngay tại phòng chuyên môn, chuyên viên của văn phòng.
- Bước 2: Thu thập và xử lý thông tin. Bước này quyết định đến chất
lượng và nội dung văn bản. Thông tin cần thu thập gồm thông tin pháp
lý, thông tin thực tiễn, yêu cầu phải xử lý thông tin chính xác và loại ra
những tài liệu không đạt yêu cầu.
- Bước 3: Xác định tên loại văn bản. Tên loại văn bản phải phù hợp mục
đích, tính chất của văn bản và vấn đề sự việc đề cập.
- Bước 4: Xây dựng đề cương và viết bản thảo. Đề cương là những gợi ý
khái quát các phần, mục, ý trong văn bản, đề cương càng chi tiết thì
việc soạn thảo vawnbanr càng thuận lợi. Đối với những văn bản quan
trọng như Nghị quyết, Quyết định quy phạm pháp luật,... khi soạn thảo
thì nhất thiết phải thông qua đề cương.
- Bước 5: Duyệt văn bản. Bước này được người có thẩm quyền thực
hiện. Sau khi soạn thảo xong, trình lên Thủ trưởng cơ quan đơn vị
duyệt về nội dung, sau đó trình Chánh văn phòng để duyệt về mặt thể
thức và tính pháp lý của văn bản và tính pháp lý của văn bản.
Sau khi văn bản đã được duyệt về nội dung, thể thức thì trình lên lãnh
đạo HĐND ký ban hành.
14


- Bước 6: Hoàn thiện các thủ tục ban hành
Văn bản khi có đầy đủ chữ ký của Thủ trưởng cơ quan sẽ được chuyển
đến bộ phận văn thư để hoàn thiện về mặt thể thức: đóng dấu, ghi số
ngày, tháng, năm ban hành, đánh máy, in văn bản,...)
Quy trình soạn thảo, ban hành văn bản của UBND huyện Ninh Giang
đã thực hiện đúng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
của Bộ Nội vụ quy định.
UBND huyện Ninh Giang luôn thực hiện đúng đường lối, chủ trương
chính sách của Đảng và Nhà nước trong công tác quản lý chỉ đạo điều

hành kiểm tra, giám sát quy trình soạn thảo và ban hành văn bản theo
đúng quy định của Nhà nước.
Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số văn bản sai thể thức như: kích thước,
cỡ chữ văn bản,.. chưa đúng với Thông tư 01/2011/TT-BNV.
2.2.2. Kiểm tra, giám sát về quản lý văn bản
a) Kiểm tra, giám sát về quản lý văn bản đi
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày:
Chánh văn phòng HĐND và UBND huyện Ninh Giang giúp Chủ tịch
kiểm tra lần cuối, chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban
hành văn bản của UBND huyện.
Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối theo đúng quy định của pháp
luật. Nếu phát hiện sai sót cần yêu cầu soạn thảo chỉnh sửa, hoàn thiện trước
khi phát hành.
- Ghi số và ngày, tháng, năm văn bản: ghi số theo hệ thống số do Văn thư
thống nhất quản lý, trừ trường hợp có quy định khác. Mỗi loại văn bản
được lập riêng một sổ đồng thời được đánh một hệ thống số riêng trên
phần mềm quản lý. Sau khi được phê duyệt cần có trách nhiệm đăng lý
văn bản vào phần mềm quản lý.
- Đăng ký văn bản đi: ngoại trừ văn bản mật thì các văn bản khác đều
được đăng ký trên cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính.
15


- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và mức độ dấu khẩn, mật:
 Nhân bản: sau khi đăng ký sẽ được đem đi nhân bản theo đúng
số lượng, được xác định ở phần “Nơi nhận” của văn bản. Nếu
thừa cần hủy bỏ theo quy định .
 Đóng dấu cơ quan: sau khi nhân bản xong sẽ được chuyển lại bộ
phận văn thư để đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác nếu cần.
Cán bộ văn thư là người trực tiếp đóng dấu lên văn bản.

Dấu cơ quan đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Dấu phải ngay ngắn, đúng chiều, đúng mực dấu màu đỏ tươi theo
quy định.
Dấu đóng phụ lục đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan
hoặc phụ lục.
- Gửi văn bản đi:
 Những văn bản có mức độ “khẩn”, “mật”, văn thư đóng dấu
“khẩn”, “mật” lên bì văn bản. Văn bản khẩn phải gửi đi ngay
trong ngày làm việc;
 Những văn bản có cán bộ đến nhận trực tiếp thì ký nhận vào sổ
bàn giao công văn;
 Những văn bản thông thường khác phải gửi chậm nhất trong thời
hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày ký;
 Đối các phòng ban có nối mạng Lan văn thư có trách nhiệm scan
văn bản đã ký đóng dấu và gửi đi theo chương trình phần mềm
wed chỉ đạo. Khi văn bản đã có hiệu lực thì sẽ được lưu 01 bản
gốc tại bộ phận văn thư và 01 bản tại đơn vị soạn thảo để theo
dõi và số lượng văn bản theo nơi nhận.
c) Kiểm tra, giám sát văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản: Đối với văn bản “mật” văn bản gửi đích danh tên
phòng, ban tên cá nhân thì văn thư sẽ chuyển thẳng vào hộp thư của
phòng đó. Đối với văn bản “khẩn” hoả tốc văn thư bóc bì và chuyển
ngay đến Lãnh đạo Văn phòng. Đối với loại công văn khác thì văn thư
bóc bì, phân loại, ghi vào phiếu xử lý văn bản đến và kẹp phiếu vào văn
16


bản để chuyển tới Lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến xử lý giải quyết Văn
bản.
- Ý kiến đề xuất của lãnh đạo văn phòng: Các văn bản do văn thư chuyển

đến, Lãnh đạo Văn phòng xem xét những văn bản thuộc phạm vi, thẩm
quyền được phân công và đề xuất lên Chủ tịch và các phó Chủ tịch theo
lĩnh vực quản lý ngay trong ngày làm việc.
- Đăng ký văn bản đến: Văn bản sau khi có ý kiến đề xuất của Lãnh đạo
Văn phòng sẽ được chuyển lại cho văn thư đề cập nhật vào chương
trình quản lý văn bản đi, đến lấy số đến, ngày, tháng văn bản đến và
chuyển lên Lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo. Dấu văn bản đến được đóng lề
bên trái, trang đầu của văn bản dưới số ký hiệu của văn bản.
- Xem xét, cho ý kiến giải quyết: Căn cứ nội dung văn bản đến Lãnh đạo
UBND tỉnh xem xét và ghi ý kiến chỉ đạo, phân công phòng, ban, thực
hiện vào phiếu xử lý văn bản đến;
- Cập nhật ý kiến xử lý của Lãnh đạo UBND.
 Đối với các phòng, ban nối mạng Lan văn thư có trách nhiệm
scan văn bản và gửi đi qua chương trình web chỉ đạo;
 Đối với các phòng, ban, đơn vị không nối mạng Lan văn thư có
trách nhiệm nhân bản và gửi tới nơi nhận theo ý kiến chỉ đạo của
Lãnh đạo UBND tỉnh ký vào sổ bàn giao công văn với bên giao
thông khi cán bộ đến nhận văn bản trực tiếp thì ký nhận bàn giao
văn bản vào sổ bàn giao công văn.
2.2.3. Kiểm tra, giám sát công tác quản lý và sử dụng con dấu
Hiện tại, tại UBND huyện Ninh Giang đang bảo quản và sử dụng các
loại dấu sau:
-

Dấu của UBND huyện, HĐND huyện;
Dấu văn phòng HĐND và UBND;
Dấu chỉ mức độ mật, khẩn.
Dấu họ tên, chức danh của Lãnh đọa cho UBND huyện và lãnh đạo văn

phòng

- Dấu của công đoàn
- Dấu đến
17


Chánh văn phòng HĐND và UBND huyện chịu trách nhiệm trước Chủ
tịch UBND huyện về quản lý, sử dụng con dấu của HĐND, UBND huyện.
Lãnh đạo các phòng, ban chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện việc
quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị.
Nhân viên văn thư là người trực tiếp bảo quản và sử dụng con dấu. Các
con dấu được bảo quản tại phòng văn thư và được đảm bảo an toàn trong giờ
cũng như ngoài giờ làm việc. Không giao con dấu cho người khác khi chưa
được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
- Sử dụng con dấu:
 Nhân viên văn thư là người tự tay đóng dấu vào các văn bản;
 Chỉ đóng dấu vào các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký
người có thẩm quyền;
 Không đóng vào giấy không có nội dung, đóng trước khi ký, đóng dấu
sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người
không có thẩm quyền.
- Bảo quản con dấu
 Được bảo quản ở hai vị trí. Dấu HĐND, UBND, Văn phòng, Công
đoàn được bảo quản rất cẩn thận trong hộp đựng dấu và để trong tủ có
khóa, dưới bàn làm việc của nhân viên văn thư, hết giờ sẽ khóa tủ cất
cẩn thận. Dấu chức danh, dấu họ tên, chỉ mức độ khẩn mật thì được cất
trên giá đựng dấu đặt trên góc ngoài cùng bên phải của bàn văn thư.
 Khi cần thì bỏ ra sử dụng sau đó trả về vị trí ban đầu.
2.2.4. Kiểm tra, giám sát về công tác lập và lưu hồ sơ
a) Lập hồ sơ: công tác lập hồ sơ tại UBND huyện Ninh Giang thực hiện
theo quy định tại Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 12 năm 2012 của

Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan.
Quy trình lập hồ sơ được thực hiện như sau:
Bước 1: Mở hồ sơ

18


Tại UBND huyện Ninh Giang, hằng năm đều tổ chức xây dựng danh
mục hồ sơ cho cơ quan. Theo quy định, căn cứ vào Danh mục hồ sơ đó cũng
như thực tế công việc được giao, cán bộ văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ và ghi tiêu
đề hồ sơ. Trong quá tình giải quyết công việc sẽ tiếp tục cập nhật các văn bản
hình thành có liên quan vào hồ sơ.
Cán bộ văn thư tại UBND huyện Ninh Giang phân chia nhau lập các tập
lưu văn bản đi và văn bản đến theo năm. Các tập lưu văn bản đi chỉ chứa văn
bản đi của UBND huyện và Văn phòng, không chứa văn bản của các phòng
ban khác. Tập lưu văn bản đến thì lưu chung của tất cả các cơ quan gửi đến.
Bước 2: Thu nhập văn bản vào hồ sơ
Trong quá trình giải quyết công việc, cán bộ, công chức có trách nhiệm
thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ
sơ.
Sắp xếp các văn bản đến, văn bản đi đã xử lý xong gọn gàng. Tránh và
hạn chế tối đa trường hợp hồ sơ bị tồn đọng vì như vậy sẽ mất rất nhiều thời
gian.
Các văn bản được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm
khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp.
Bước 3: Kết thúc hồ sơ
Khi công việc được giải quyết xong thì hồ sơ kết thúc. Bổ sung các văn
bản, giấy tờ còn thiếu. Đồng thời xem xét và loại ra những văn bản trùng,
thừa, bản nháp, văn bản hết giá trị, tài liệu tham khảo xét thấy không cần lưu

trữ.
Sau khi tiến hành phân chia. Nếu một hồ sơ có ít văn bản thì được lập
thành một đơn vị bảo quản, còn nếu hồ sơ dày thì phân chia thành nhiều đơn
vị bảo quản.
b) Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
- thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu:
19




thời hạn: theo quy định của cơ quan thì cán bộ, công chức,

viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND huyện trong
thời hạn như pháp luật quy định là 01 năm kể từ ngày công việc kết
thúc và sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toàn đối với tài
liệu xây dựng cơ bản. Trên thực tế, do diện tích kho còn quá nhỏ nên
chỉ dành để lưu trữ hồ sơ của HĐND, UBND huyện, Văn phòng còn
các hồ sơ khác thì các đơn vị tự lưu trữ riêng.


Thành phần hồ sơ, tài liệu: thực hiện theo đúng quy định là

tiến hành nộp vào lưu trữ cơ quan những tài liệu, hồ sơ được xác định
thời hạn bảo quản từ 05 trở lên.


Thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu: do chưa có sự thống nhất

về việc nộp lưu nên các phòng ban khác thuộc UBND huyện Ninh

Giang không tiến hành nộp tài liệu về kho nên không thể tiến hành các
thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu. Còn các hồ sơ, tài liệu của HĐND,
UBND huyện và Văn phòng do chính cán bộ văn thư đảm nhận nên khi
đến thời hạn sẽ chủ động mang lên kho lưu trữ chứ không phải qua đơn
vị nào cả.
2.3. Nhận xét, đánh giá
2.3.1. Ưu điểm
Cơ quan luôn thực hiện đúng các quy định của nhà nước về công tác
soạn thảo văn bản, đã thực hiện tốt chức năng kiểm tra, giám sát về thể thức
văn bản.
UBND huyện Ninh Giang đã áp dụng sự tiến bộ khoa học vào hoạt động
của cơ quan nói chung và hoạt động văn thư nói riêng.
Việc quản lý văn bản bằng phần mềm quản lý văn bản, thao tác trên máy
tính giúp việc tra cứu văn bản được thuận tiện, dễ dàng hơn, tăng hiệu quả
công việc.

20


Về sử dụng và quản lý con dấu, Chánh văn phòng luôn là người giám sát
trong việc quản lý và sử dụng con dấu để tránh tình trạng con dấu bị lợi dụng
để sử dụng vào việc tư lợi cá nhân, vi phạm pháp luật. Việc đóng dấu luôn do
văn thư cơ quan tự tay đóng dấu vào các văn bản được ban hành. Nguyên tắc
quản lý và sử dụng con dấu tại UBND huyện Ninh Giang rất chặt chẽ, cẩn
trọng đặc biệt việc quản lý không mang con dấu ra khỏi phạm vi cơ quan để
giảm thiểu tối đa dấu bị mất, sử dụng dấu không đúng mục đích.
Mọi văn bản, giấy tờ liên quan tới công việc được thu thập khá đầy đủ và
được sắp xếp một cách khoa học, rõ ràng. Đối với các tập lưu thì được sắp
xếp theo trật tự quy định giúp công tác tra cứu được thuận tiện, nhanh chóng
hơn.

UBND huyện Ninh Giang chú trọng trong việc nghiên cứu các văn bản
quy định về công tác văn thư của Nhà nước cũng như quan tâm đến thực tiễn
công tác văn thư tại cơ quan để ban hành các quy chế phù hợp với tình hình
thực tiễn. Điều này giúp cho công tác văn thư được thực hiện thống nhất các
nhiệm vụ của mình trong hoạt động hàng ngày. Thực hiện nghiệp vụ thuận lợi
và khả thi hơn, góp phần nâng cao chất lượng văn bản của cơ quan để phục vụ
công tác quản lý Nhà nước của UBND huyện.
2.3.2. Nhược điểm
Vẫn còn tồn tại những lỗi sai về mặt thể thực và kỹ thuật trình bày văn
bản. Một số trình bày không đúng theo quy định.
Việc quản lý văn bản đến, văn bản đi bằng phần mềm vẫn còn nhiều hạn
chế ảnh hưởng nhiều tới hiệu quả công việc của UBND huyện Ninh Giang,
Việc thu thập hồ sơ từ các đơn vị vẫn chưa được thực hiện nghiêm chỉnh
do cơ sở vật chất, kho lưu trữ không đủ chỗ để lưu trữ tất cả các tài liệu ở các
phòng ban khác.
Các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư đầy đủ song vẫn còn những
thiết bị cũ chưa được thay mới. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác quản lý, tổ chức vẫn chưa thực sự triệt để. Vẫn dùng các phần mềm cũ
21