Tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ cho hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn (Luận văn thạc sĩ)

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM

DƯƠNG LÂM HÀ

TỔ CHỨC BỒI DƯỠNG NĂNG LỰC SỬ DỤNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ
CHO HIỆU TRƯỞNG CÁC TRƯỜNG THPT TỈNH BẮC KẠN

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC GIÁO DỤC

THÁI NGUYÊN - 2018


ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM

DƯƠNG LÂM HÀ

TỔ CHỨC BỒI DƯỠNG NĂNG LỰC SỬ DỤNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ
CHO HIỆU TRƯỞNG CÁC TRƯỜNG THPT TỈNH BẮC KẠN

Ngành: Quản lý giáo dục
Mã số: 8.14.01.14

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC GIÁO DỤC

Người hướng dẫn khoa học: 1. PGS.TS. Phí Thị Hiếu
2. PGS.TS. Đỗ Hồng Thái

THÁI NGUYÊN - 2018


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các kết quả
nghiên cứu trong Luận văn là trung thực, chưa từng được công bố trong bất kì công
trình nghiên cứu nào của tác giả khác.
Tác giả luận văn

Dương Lâm Hà

i


LỜI CẢM ƠN
Tôi xin bày tỏ lòng kính trọng và lời cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS. Phí Thị Hiếu,
PGS.TS. Đỗ Hồng Thái người hướng dẫn khoa học đã tận tình chỉ dẫn, giúp đỡ tôi
trong suốt quá trình nghiên cứu và thực hiện luận văn.
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến các Thầy, Cô và cán bộ Trường Đại học Sư
phạm Thái Nguyên đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình
học tập và nghiên cứu.
Tôi xin tri ân sự động viên, khích lệ và ủng hộ của gia đình, người thân, bạn bè
và đồng nghiệp đã giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn này.

Tác giả luận văn

Dương Lâm Hà

ii

MỤC LỤC
Lời cam đoan .................................................................................................................. i
Lời cảm ơn .....................................................................................................................ii
Mục lục ........................................................................................................................ iii
Danh mục các ký hiệu, các chữ viết tắt ........................................................................ iv
Danh mục các bảng ........................................................................................................ v
MỞ ĐẦU ...................................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu ....................................................................... 1
2. Mục đích nghiên cứu ................................................................................................ 2
3. Khách thể và đối tượng nghiên cứu .......................................................................... 2
4. Giả thuyết khoa học .................................................................................................. 3
5. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................................ 3
6. Phạm vi nghiên cứu .................................................................................................. 3
7. Phương pháp nghiên cứu .......................................................................................... 4
8. Cấu trúc luận văn ...................................................................................................... 5
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC BỒI DƯỠNG NĂNG LỰC SỬ
DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ CHO
HIỆU TRƯỞNG CÁC TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG ......................... 6
1.1. Sơ lược lịch sử nghiên cứu vấn đề ......................................................................... 6
1.1.1. Trên thế giới ........................................................................................................ 6
1.1.2. Ở Việt Nam ......................................................................................................... 7
1.2. Một số khái niệm cơ bản........................................................................................ 9
1.2.1. Tổ chức ............................................................................................................... 9
1.2.2. Bồi dưỡng ......................................................................................................... 10
1.2.3. Năng lực ............................................................................................................ 10
1.2.4. Công nghệ thông tin và ứng dụng CNTT trong nhà trường ............................. 11
1.2.5. Hiệu trưởng ....................................................................................................... 12
1.2.6. Hồ sơ và quản lý hồ sơ ..................................................................................... 12
1.2.7. Năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ .................................................. 13

iii


1.2.8. Bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng ...... 13
1.3. Một số vấn đề lý luận về bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý
hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT ................................................................... 13
1.3.1. Nhiệm vụ quản lý hồ sơ của Hiệu trưởng trường THPT .................................. 13
1.3.2. Năng lực sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ của Hiệu trưởng
trường THPT ............................................................................................................... 15
1.3.3. Nội dung bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu
trưởng các trường THPT ............................................................................................. 16
1.3.4. Phương pháp, hình thức bồi dưỡng, chủ thể tham gia bồi dưỡng năng lực
sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT .................... 17
1.4. Nội dung tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ
cho Hiệu trưởng các trường THPT ............................................................................. 21
1.4.1. Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng .......................................................................... 21
1.4.2. Tổ chức hoạt động bồi dưỡng ........................................................................... 22
1.4.3. Chỉ đạo hoạt động bồi dưỡng............................................................................ 23
1.4.4. Kiểm tra, đánh giá hiệu quả của hoạt động bồi dưỡng ..................................... 24
1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong
quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT ...................................................... 25
1.5.1. Các yếu tố khách quan ...................................................................................... 25
1.5.2. Các yếu tố chủ quan .......................................................................................... 26
Kết luận chương 1 ....................................................................................................... 27
Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỒI DƯỠNG NĂNG LỰC SỬ DỤNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ CHO HIỆU TRƯỞNG
CÁC TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG TỈNH BẮC KẠN................................. 29
2.1. Vài nét về khách thể khảo sát .............................................................................. 29
2.2. Tổ chức khảo sát thực trạng ................................................................................. 30

2.2.1. Mục đích khảo sát ............................................................................................. 30
2.2.2. Nội dung khảo sát ............................................................................................. 30
2.2.3. Đối tượng khảo sát ............................................................................................ 31
2.2.4. Cách thức khảo sát và xử lý dữ liệu.................................................................. 31

iv


2.3. Thực trạng sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ của Hiệu trưởng các trường
THPT tỉnh Bắc Kạn .................................................................................................... 32
2.3.1. Thực trạng năng lực sử dụng CNTT của Hiệu trưởng các trường THPT
tỉnh Bắc Kạn trong quản lý hồ sơ ............................................................................... 32
2.3.2. Thực trạng mức độ ứng dụng CNTT trong quản lý hồ sơ ................................ 34
2.4. Thực trạng bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu
trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn ...................................................................... 35
2.4.1. Thực trạng nội dung bồi dưỡng ........................................................................ 35
2.4.2. Thực trạng phương pháp bồi dưỡng ................................................................. 37
2.4.3. Thực trạng hình thức bồi dưỡng ....................................................................... 39
2.4.4. Thực trạng các lực lượng tham gia bồi dưỡng.................................................. 42
2.5. Thực trạng tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ
cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn ....................................................... 44
2.5.1. Thực trạng xây dựng kế hoạch bồi dưỡng ........................................................ 44
2.5.2. Thực trạng tổ chức hoạt động bồi dưỡng.......................................................... 46
2.5.3. Thực trạng chỉ đạo hoạt động bồi dưỡng .......................................................... 49
2.5.4. Thực trạng kiểm tra - đánh giá hiệu quả của hoạt động bồi dưỡng .................. 51
2.6. Thực trạng các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng
CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn ........... 52
2.7. Đánh giá chung thực trạng năng lực và tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng
CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn ........... 55
2.7.1. Điểm mạnh ........................................................................................................ 55

2.7.2. Điểm yếu ........................................................................................................... 56
Kết luận chương 2 ....................................................................................................... 57
Chương 3: BIỆN PHÁP TỔ CHỨC BỒI DƯỠNG NĂNG LỰC SỬ DỤNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ CHO HIỆU
TRƯỞNG CÁC TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG TỈNH BẮC KẠN .... 59
3.1. Các nguyên tắc đề xuất biện pháp ....................................................................... 59
3.1.1. Nguyên tắc đảm bảo tính khoa học và thực tiễn ............................................... 59
3.1.2. Nguyên tắc đảm bảo tính hiệu quả và tính khả thi ........................................... 59

v


3.1.3. Nguyên tắc đảm bảo tính toàn diện, đồng bộ ................................................... 60
3.1.4. Nguyên tắc đảm bảo tính phát triển .................................................................. 60
3.2. Các biện pháp tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ
sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn .................................................. 60
3.2.1. Tổ chức đánh giá nhu cầu bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản
lý hồ sơ của Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn ......................................... 60
3.2.2. Đổi mới quản lý lực lượng giảng viên tham gia bồi dưỡng năng lực sử
dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn .. 63
3.2.3. Tổ chức đa dạng các hình thức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong
quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn ................................ 65
3.2.4. Giám sát chặt chẽ hoạt động đánh giá kết quả và quá trình bồi dưỡng năng
lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh
Bắc Kạn....................................................................................................................... 67
3.2.5. Tăng cường cơ sở vật chất và các điều kiện hỗ trợ tổ chức bồi dưỡng năng
lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh
Bắc Kạn....................................................................................................................... 69
3.3. Mối quan hệ giữa các biện pháp .......................................................................... 71
3.4. Khảo nghiệm mức độ cần thiết và khả thi của các biện pháp đã đề xuất ............ 72

3.4.1. Khái quát chung về khảo nghiệm ..................................................................... 72
3.4.2. Khảo nghiệm mức độ cần thiết của các biện pháp đã đề xuất .......................... 72
3.4.3. Khảo nghiệm tính khả thi của các biện pháp đã đề xuất .................................. 74
3.4.4. Đánh giá tương quan giữa tính cần thiết và tính khả thi của các biện pháp ..... 75
Kết luận chương 3 ....................................................................................................... 77
KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ........................................................................... 78
1. Kết luận ................................................................................................................... 78
2. Khuyến nghị ............................................................................................................ 80
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................ 81

PHỤ LỤC

vi


DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Viết đầy đủ

Viết tắt
CNTT

Công nghệ thông tin

GDTX

Giáo dục thường xuyên

PTDTNT

Phổ thông dân tộc nội trú

THCS

Trung học cơ sở

THPT

Trung học Phổ thông

UBND

Uỷ ban nhân dân

UNESCO

Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa Liên Hợp Quốc

iv


DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1.

Thực trạng năng lực sử dụng CNTT của Hiệu trưởng các trường
THPT tỉnh Bắc Kạn trong quản lý hồ sơ .............................................. 32

Bảng 2.2.

Thực trạng các mức độ ứng dụng CNTT trong quản lý hồ sơ ở các
trường THPT tỉnh Bắc Kạn ................................................................... 34

Bảng 2.3.

Thực trạng nội dung bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản
lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn (theo
đánh giá của 15 Hiệu trưởng) ............................................................... 36

Bảng 2.4.

Thực trạng nội dung bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản
lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn (theo
đánh giá của 23 cán bộ quản lý bồi dưỡng) .......................................... 36

Bảng 2.5.

Thực trạng phương pháp bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong
quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn .......... 38

Bảng 2.6.

Thực trạng hình thức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong
quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn
(theo đánh giá của 15 Hiệu trưởng) ...................................................... 40

Bảng 2.7.

Thực trạng hình thức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong
quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn

(theo đánh giá của 23 cán bộ quản lý bồi dưỡng) ................................. 40

Bảng 2.8.

Thực trạng các lực lượng tham gia bồi dưỡng năng lực sử dụng
CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh
Bắc Kạn ................................................................................................. 42

Bảng 2.9.

Thực trạng xây dựng kế hoạch bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT
trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn ....... 44

Bảng 2.10.

Thực trạng tổ chức hoạt động bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong
quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn................ 46

Bảng 2.11.

Thực trạng chỉ đạo hoạt động bồi dưỡng năng lực sử dụng
CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT
tỉnh Bắc Kạn ........................................................................................ 49

v


Bảng 2.12. Thực trạng kiểm tra - đánh giá hiệu quả của hoạt động bồi dưỡng
năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các
trường THPT tỉnh Bắc Kạn ................................................................... 51

Bảng 2.13.

Thực trạng các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức bồi dưỡng năng lực
sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường
THPT tỉnh Bắc Kạn .............................................................................. 53

Bảng 3.1.

Kết quả khảo nghiệm mức độ cần thiết của các biện pháp ................... 73

Bảng 3.2.

Kết quả khảo nghiệm tính khả thi của các biện pháp ........................... 74

Bảng 3.3.

Tương quan giữa tính cần thiết và tính khả thi của các biện pháp ....... 76

vi


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Trong sự nghiệp xây dựng Tổ quốc, nguồn nhân lực là yếu tố quyết định tốc
độ phát triển và sự phồn vinh của đất nước. Đại hội lần thứ XII của Đảng Cộng sản
Việt Nam đã khẳng định sẽ tiếp tục đổi mới mạnh mẽ, đồng bộ các yếu tố cơ bản của
giáo dục, đào tạo theo hướng coi trọng phát triển phẩm chất, năng lực của người học,
phấn đấu đến năm 2030, nền giáo dục Việt Nam đạt trình độ tiên tiến trong khu vực.
Ở nhà trường phổ thông, Hiệu trưởng có vai trò quan trọng nhất trong quá
trình thiết lập những định hướng, tổ chức các hoạt động dạy học, giáo dục học sinh,

quản lý và thúc đẩy các hoạt động khác tạo sự thành công cho trường học. Việc đổi
mới gắn với vai trò của người Hiệu trưởng là cần xây dựng một người Hiệu trưởng
tốt, luôn kích hoạt cho cơ sở giáo dục của mình phát triển và luôn đảm bảo hiệu quả
nâng cao chất lượng giáo dục.
Trong bối cảnh thế giới đang chuyển mình mạnh mẽ, sự phát triển của công
nghệ, tự động hóa và trí tuệ nhân tạo sẽ đặt ra nhiều thách thức đối với đội ngũ giáo
viên và các nhà quản lý giáo dục. Trong hiện tại và tương lai, công nghệ thông tin là
công cụ đắc lực hỗ trợ đổi mới phương pháp giảng dạy, học tập và quản lý, góp phần
nâng cao hiệu quả, chất lượng giáo dục. Đối với hoạt động quản lý hồ sơ nhà trường,
việc ứng dụng công nghệ thông tin có vai trò quan trọng. Trước đây, việc quản lý hồ
sơ được Hiệu trưởng các nhà trường thực hiện thủ công khiến mỗi lần tìm kiếm, sử
dụng khó khăn và mất nhiều thời gian, công sức. Đôi khi bảo quản không cẩn thận còn
gặp phải trường hợp mất mát hay hư hỏng hồ sơ. Thêm nữa, chi phí về văn phòng phẩm,
diện tích lưu kho cũng là một vấn đề khiến đa số các nhà trường tìm cách khắc phục.
Ngày nay, trong thời đại công nghệ, Hiệu trưởng các nhà trường khai thác và sử dụng
công nghệ thông tin như một công cụ hữu ích để quản lý văn bản, hồ sơ một cách chuyên
nghiệp hơn, khi cần có thể lấy bất cứ lúc nào và tìm một cách nhanh nhất…
Bắc Kạn là một tỉnh miền núi, điều kiện mọi mặt còn nhiều khó khăn. Nhưng
nhận thức được vai trò to lớn của công nghệ thông tin với sự chuyển biến kinh tế - xã
hội nói chung, với ngành giáo dục nói riêng, Bắc Kạn đã sớm có những quan tâm đến
vấn đề ứng dụng CNTT vào giáo dục. Ngày 08/8/2017, UBND tỉnh Bắc Kạn Quyết

1


định số 1144/QĐ-UBND về việc ban hành Kế hoạch triển khai Đề án “Tăng cường
ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và hỗ trợ các hoạt động dạy - học, nghiên
cứu khoa học góp phần nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo giai đoạn 2016 2020, định hướng đến năm 2025” trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn. Với mục tiêu chung
được xác định là "Tăng cường ứng dụng CNTT nhằm đẩy mạnh triển khai chính phủ
điện tử, cung cấp dịch vụ công trực tuyến trong hoạt động quản lý điều hành của cơ

quan quản lý nhà nước về giáo dục và đào tạo; đổi mới nội dung, phương pháp dạy học, kiểm tra, đánh giá, nghiên cứu khoa học và công tác quản lý tại các cơ sở giáo
dục đào tạo trong hệ thống giáo dục quốc dân, góp phần hiện đại hoá và nâng cao
chất lượng giáo dục và đào tạo" [31].
Để thực hiện mục tiêu chung này, một trong những nhiệm vụ cụ thể được Đề
án xác định là phải nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin cho đội ngũ cán
bộ quản lý, giáo viên và nhân viên.
Xuất phát từ những lý do trình bày trên, chúng tôi lựa chọn đề tài "Tổ chức
bồi dưỡng năng lực sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ cho hiệu
trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn" làm luận văn Thạc sĩ Quản lý giáo dục.
2. Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực trạng tổ chức bồi dưỡng năng lực sử
dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT, luận văn đề xuất
các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT
trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn, đáp ứng yêu cầu
đổi mới giáo dục hiện nay.
3. Khách thể và đối tượng nghiên cứu
3.1. Khách thể nghiên cứu
Quản lý hoạt động bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý cho Hiệu
trưởng các trường THPT.
3.2. Đối tượng nghiên cứu
Tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu
trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn.

2


4. Giả thuyết khoa học
Năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường
THPT tỉnh Bắc Kạn còn nhiều hạn chế, mới chỉ dừng ở ứng dụng CNTT để giải
quyết công việc và xử lý thông tin một khâu nào đó trong các hoạt động của nhà

trường. Việc sử dụng phần mềm quản lý một số hoạt động trong nhà trường, hay sử
dụng hệ thống phần mềm để quản lý thống nhất, liên kết toàn bộ các hoạt động trong
nhà trường hầu như chưa được thực hiện do hạn chế về điều kiện cơ sở vật chất và
năng lực đội ngũ.
Nếu có được các biện pháp phù hợp, hiệu quả tổ chức bồi dưỡng năng lực sử
dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn thì sẽ
nâng cao năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT
tỉnh Bắc Kạn, đồng thời góp phần nâng chất lượng quản lý giáo dục của địa phương.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu
5.1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong
quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT.
5.2. Khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng
CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn.
5.3. Đề xuất và khảo nghiệm biện pháp tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT
trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn.
6. Phạm vi nghiên cứu
6.1. Giới hạn nội dung nghiên cứu
Năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ của Hiệu trưởng được thể hiện ở
nhiều năng lực thành phần. Trong luận văn này, chúng tôi tập trung nghiên cứu các
biện pháp của Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Bắc Kạn trong tổ chức bồi
dưỡng cho Hiệu trưởng trường THPT các năng lực sử dụng CNTT để quản lý hồ sơ
như: hiểu biết về CNTT cơ bản; năng lực xử lý văn bản nâng cao; năng lực sử dụng
hệ quản trị cơ sở dữ liệu trong quản lý hồ sơ; năng lực về an toàn, bảo mật thông tin
trong quản lý hồ sơ; năng lực sử dụng phần mềm quản lý kế hoạch.
6.2. Khách thể điều tra
Tổng số 38 người, bao gồm: Ban Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Bắc
Kạn, Cán bộ phòng Tổ chức cán bộ, Cán bộ phòng Giáo dục Trung học - GDTX

3

thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Bắc Kạn, Giảng viên tham gia bồi dưỡng và Hiệu
trưởng của 15 trường THPT tỉnh Bắc Kạn.
7. Phương pháp nghiên cứu
7.1. Nhóm các phương pháp nghiên cứu lý luận
Nghiên cứu các tài liệu, các công trình nghiên cứu về tổ chức bồi dưỡng năng
lực cho Hiệu trưởng các trường THPT nói chung và tổ chức bồi dưỡng năng lực sử
dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT nói riêng.
Nghiên cứu các văn kiện của Đảng, các chỉ thị, chủ trương, quyết định của
Nhà nước, Bộ ngành có liên quan đến tổ chức bồi dưỡng năng lực cho đội ngũ giáo
viên và cán bộ quản lý giáo dục.
Nghiên cứu các tài liệu về mô hình hoạt động của các nhà trường THPT, các
Sở Giáo dục và Đào tạo làm tiền đề cho việc hình thành, xây dựng khung lý luận của
tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các
trường THPT.
7.2. Nhóm các phương pháp nghiên cứu thực tiễn
- Phương pháp điều tra bằng phiếu hỏi:
Xây dựng các mẫu Phiếu khảo sát dành cho cán bộ quản lý giáo dục thuộc Sở
Giáo dục và Đào tạo tỉnh Bắc Kạn, giảng viên tham gia bồi dưỡng và Hiệu trưởng
của 15 trường THPT tỉnh Bắc Kạn. Nội dung phiếu khảo sát về thực trạng sử dụng
CNTT trong quản lý hồ sơ của Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn; thực
trạng tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng
các trường THPT tỉnh Bắc Kạn; thực trạng các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức bồi
dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường
THPT tỉnh Bắc Kạn.
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp:
Phương pháp phỏng vấn được tiến hành với một số khách thể đã được điều tra
bằng phiếu hỏi. Nội dung phỏng vấn là làm rõ thêm những nguyên nhân của thực
trạng đã được thể hiện trên số liệu của phiếu hỏi.
- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm thực tiễn:

Tổng kết kinh nghiệm thực hiện tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT
trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn để tạo cơ sở thực

4


tiễn cho việc đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả tổ chức bồi dưỡng năng lực sử
dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn phù
hợp với điều kiện thực tiễn của ngành giáo dục Bắc Kạn.
- Phương pháp chuyên gia: Xin ý kiến chuyên gia về tính cần thiết, khả thi của
các biện pháp đề xuất.
7.3. Phương pháp xử lý số liệu
Chúng tôi sử dụng các công thức toán thống kê để xử lý số liệu thu được từ
các phương pháp khảo sát.
8. Cấu trúc luận văn
Luận văn gồm Mở đầu, Kết luận - khuyến nghị, Danh mục tài liệu tham khảo,
Phụ lục và 3 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong
quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT.
Chương 2. Thực trạng tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản
lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn.
Chương 3. Biện pháp tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản
lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn.

5


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC BỒI DƯỠNG NĂNG LỰC
SỬ DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ

CHO HIỆU TRƯỞNG CÁC TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG
1.1. Sơ lược lịch sử nghiên cứu vấn đề
1.1.1. Trên thế giới
Ngày nay, nhiều quốc gia trên thế giới quan tâm đến việc bồi dưỡng năng lực
đội ngũ Hiệu trưởng, nhằm đảm bảo đội ngũ Hiệu trưởng có chất lượng nghề nghiệp,
chèo lái cơ sở giáo dục hoạt động hiệu quả, đi đến thành công. Nhiều công trình
nghiên cứu về tổ chức bồi dưỡng giáo viên nói chung, đội ngũ Hiệu trưởng nói riêng
đã ra đời.
Liên minh Châu Âu cho rằng: bồi dưỡng phát triển năng lực cho các lực lượng
giáo dục là vấn đề trọng tâm để nâng cao chất lượng của các trường học. Chất lượng
giáo dục cao chỉ có thể được đảm bảo bằng việc đào tạo, bồi dưỡng một cách liên tục
và bằng chất lượng rèn tay nghề cho giáo viên và các nhân viên phục vụ hoạt động
giáo dục và dạy học trong nhà trường [dẫn theo 19].
Các tác giả Davis S. Darling D, Hammond L., LaPointe M., Mayerson trong
nghiên cứu Developing successful principals đã phân tích về công tác lãnh đạo trường
học, chương trình bồi dưỡng hiệu trưởng, phương pháp bồi dưỡng các vấn đề chính sách
và tài chính. Trong đó, về chương trình bồi dưỡng hiệu trưởng, nghiên cứu chỉ rõ: Việc
xây dựng chương trình bồi dưỡng phải gắn với chuẩn hiệu trưởng [dẫn theo 19].
Trong nghiên cứu Improving the Quality of In-Service Teacher Training
System analysis of the existing Etta Inset system and assessment of the needs for inservice training of teachers (Nâng cao chất lượng đào tạo giáo viên của hệ thống Etta
Inset hiện có và đánh giá nhu cầu đào tạo giáo viên), Gabrscek S, Roeders P cho rằng
về hình thức bồi dưỡng: bồi dưỡng tập trung trong một số ngày và kết hợp lí thuyết
với thực hành nhưng học viên tham gia bồi dưỡng chủ yếu thích thực hành hơn; bồi
dưỡng dưới dạng xêmina hay các hội thảo huấn luyện và thường tổ chức vào mùa hè.
Nếu bồi dưỡng theo hình thức từ xa thì tùy thuộc vào thời gian học viên tham gia bồi

6


dưỡng có thể sắp xếp được. Bên cạnh đó, các hình thức trợ giúp, tư vấn cho học viên

tham gia bồi dưỡng cũng được xem là một hình thức bồi dưỡng [dẫn theo 19].
Trong bài báo "Training teachers for 21st Century Classrooms" (Đào tạo giáo
viên cho các lớp học thế kỷ XXI) đăng trên Tạp chí Chuyển đổi giáo dục thông qua
công nghệ, McCrea nhấn mạnh các hình thức bồi dưỡng trực tuyến và kết hợp trực
tuyến với trực tiếp. Mô hình kết hợp được xem là mô hình hiệu quả nhất để giúp học
viên tham gia bồi dưỡng sử dụng tốt các công cụ dạy học của thế kỉ XXI. Mô hình
này bao gồm cả các phương pháp bồi dưỡng trực tiếp (tư vấn đồng nghiệp, hội thảo,
xêmina…) và phương pháp bồi dưỡng trực tuyến (tư vấn bằng video, các tư liệu học
tập điện tử, thảo luận trên diễn đàn, tương tác, thảo luận online, tư vấn điện thoại,
xem các chương trình truyền hình…) để đáp ứng tốt nhất yêu cầu của học viên tham
gia bồi dưỡng. Hình thức này được cho là tiết kiệm chi phí cho chủ thể tổ chức bồi
dưỡng, nhất là các chi phí cho việc đi lại, ăn ở… trong khi học viên tham gia bồi
dưỡng lại được hưởng chương trình bồi dưỡng tốt nhất do các chuyên gia thiết kế
[dẫn theo 19].
1.1.2. Ở Việt Nam
Hiệu trưởng là chủ thể quản lý trực tiếp và quan trọng trong các nhà trường.
Việc đổi mới giáo dục gắn với vai trò của người hiệu trưởng. Vai trò của hiệu trưởng
nói chung và hiệu trưởng các nhà trường phổ thông nói riêng đã được đề cập tới trong
nhiều nghiên cứu.
Đề tài khoa học “Cơ sở lý luận về năng lực lãnh đạo của hiệu trưởng nhà
trường trung học phổ thông” do tác giả Nguyễn Thế Thắng làm chủ nhiệm đã nghiên
cứu cơ sở lý luận về năng lực lãnh đạo của hiệu trưởng nhà trường THPT hiện nay.
Các tác giả đã làm rõ những vấn đề về khái niệm, lý luận về lãnh đạo giáo dục, năng
lực và năng lực lãnh đạo giáo dục; vai trò lãnh đạo của hiệu trưởng trường THPT và
năng lực lãnh đạo của hiệu trưởng trường THPT [30].
Cuốn Một số vấn đề lí luận và thực tiễn về quản lí đội ngũ hiệu trưởng trường
trung học phổ thông của Nguyễn Hồng Hải đi vào trình bày cơ sở lí luận về quản lí
đội ngũ hiệu trưởng, nghiên cứu về quản lí đội ngũ hiệu trưởng và biện pháp đổi mới
quản lí đội ngũ hiệu trưởng trường trung học phổ thông ở Việt Nam hiện nay [13].

7


Ở thể loại luận án, đội ngũ hiệu trưởng các nhà trường là đề tài của nhiều
nghiên cứu dưới góc độ quản lý giáo dục.
Luận án Quản lý hoạt động bồi dưỡng hiệu trưởng trường tiểu học trong giai
đoạn đổi mới giáo dục của Nguyễn Thị Hiền trình bày cơ sở lý luận và nghiên cứu
thực trạng, đề xuất các giải pháp quản lý hoạt động bồi dưỡng hiệu trưởng trường tiểu
học trong giai đoạn đổi mới giáo dục [18].
Luận án Quản lý bồi dưỡng năng lực quản lý theo chuẩn cho hiệu trưởng các
trường trung học cơ sở thành phố Hà Nội của Đinh Thị Lan Duyên trình bày cơ sở lý
luận quản lý bồi dưỡng năng lực quản lý theo chuẩn cho hiệu trưởng các trường trung
học cơ sở; phân tích thực tiễn. Từ đó, đề xuất biện pháp quản lý bồi dưỡng năng lực quản
lý theo chuẩn cho hiệu trưởng các trường trung học cơ sở thành phố Hà Nội [10].
Ngoài ra, còn có thể kể đến rất nhiều luận án khác như Phát triển đội ngũ hiệu
trưởng trường trung học cơ sở các tỉnh vùng Tây Bắc theo hướng chuẩn hóa của
Nguyễn Huy Hoàng; Luận án Nghiên cứu chức năng của hiệu trưởng trường trung
học phổ thông Việt Nam thời kỳ đổi mới phục vụ công tác bồi dưỡng hiệu trưởng đáp
ứng yêu cầu xã hội của Nguyễn Thị Tuyết Hạnh; Luận án Quản lí đội ngũ hiệu trưởng
trường trung học phổ thông đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục của Nguyễn Hồng Hải;
Luận án Hoàn thiện chính sách phát triển đội ngũ hiệu trưởng trường trung học phổ thông
khu vực Tây Nguyên của Tôn Thị Ngọc Hạnh;... [21], [13], [15], [14].
Từ thập niên 90 của thế kỷ trước, vấn đề ứng dụng CNTT vào nhà trường nói
chung và ứng dụng CNTT vào dạy học nói riêng là một chủ đề lớn được UNESCO
chính thức đưa ra thành chương trình hành động trước ngưỡng cửa của thế kỷ XXI.
UNESCO còn dự báo: CNTT sẽ làm thay đổi nền giáo dục một cách cơ bản vào đầu
thế kỷ XXI.
Từ năm 2003 đến 2005, dưới sự chủ trì của Viện Chiến lược và Chương trình
giáo dục, tác giả Đào Thái Lai làm chủ nhiệm đề tài “Ứng dụng CNTT trong dạy học
ở trường phổ thông Việt Nam”. Đề tài đã đưa ra được những nguyên tắc chung và

phương pháp ứng dụng CNTT và truyền thông trong dạy học một số môn học. Những
kết quả nghiên cứu của đề tài đã được triển khai thực nghiệm ở một số trường phổ
thông và đã thu được kết quả khả quan.

8


Việc ứng dụng CNTT trong nhà trường còn được đề cập tới trong một số công
bố báo chí như "Đẩy mạnh và nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT và truyền thông
trong giáo dục" của Minh Chung (2004); "Ứng dụng công nghệ thông tin tạo phần
mềm quản lý bậc tiểu học" của Trần Linh Quân; "Ngành giáo dục - đào tạo thành
phố Đà Nẵng đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lí, đổi
mới phương pháp dạy học" của Huỳnh Văn Hoa; "Đổi mới việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác quản lí ở Trường cao đẳng Kĩ thuật Lý Tự Trọng - Tp. Hồ
Chí Minh" của Đỗ Tuấn Việt; ...
Như vậy, có nhiều công trình nghiên cứu về năng lực quản lý, bồi dưỡng năng
lực quản lý nói chung và ứng dụng CNTT trong giảng dạy. Tuy nhiên, vấn đề ứng
dụng CNTT trong hoạt động quản lý giáo dục, bồi dưỡng và tổ chức bồi dưỡng năng
lực sử dụng CNTT cho cán bộ quản lý vẫn là một khoảng trống cần được quan tâm
nghiên cứu.
1.2. Một số khái niệm cơ bản
1.2.1. Tổ chức
Tổ chức được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Để có một quan niệm khoa
học về tổ chức cần phải nhận thức nó ở hai góc độ: Tổ chức với tính cách là một thực
thể và tổ chức với tính cách là một hoạt động. Trong luận văn này, khái niệm tổ chức
được xem xét với tính cách là một hoạt động (hay là chức năng tổ chức).
Chức năng tổ chức là một trong những chức năng quan trọng của quy trình
quản lý. Mục đích của chức năng tổ chức là nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời
số lượng và chất lượng nhân lực, phối hợp các nỗ lực thông qua việc thiết kế một cơ
cấu tổ chức hợp lý và các mối quan hệ quyền lực. Nội dung cơ bản của chức năng tổ

chức là thiết kế bộ máy, phân công công việc và giao quyền.
Chức năng tổ chức hướng đến việc phân chia những nhiệm vụ chung thành
những công việc cụ thể cho từng bộ phận với những quyền hạn tương ứng. Như thế,
chức năng tổ chức là sự phân chia các nhiệm vụ thành những công việc, trao quyền
hạn, xác định những nguyên tắc thích hợp cho các bộ phận và quyết định quy mô
thích hợp cho từng bộ phận.
Với những ý nghĩa như trên, hiểu một cách chung nhất tổ chức là quy trình
thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn lực nhằm thực hiện
mục tiêu chung.

9


Từ định nghĩa này, có thể thấy những hoạt động cơ bản của chức năng tổ chức
bao gồm:
- Xác định những nhiệm vụ thực hiện để đạt được mục tiêu.
- Nhóm gộp các hoạt động này thành những bộ phận.
- Phân công người phụ trách các bộ phận và công việc của từng bộ phận đó.
- Giao phó quyền hạn tương ứng để thực hiện nhiệm vụ.
- Xác lập cơ chế cho sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận và trong việc
phối hợp quyền hạn và thông tin, theo cả chiều ngang và chiều dọc của cơ cấu tổ chức
(thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức).
Tóm lại, bản chất của chức năng tổ chức là thực hiện sự phân công lao động
hợp lý (cả lao động quản lý) để phát huy cao nhất khả năng của nguồn nhân lực nhằm
thực hiện hiệu quả mục tiêu chung. Vì thế, tổ chức là một công việc chuyên môn vừa
mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật.
1.2.2. Bồi dưỡng
Bồi dưỡng
Theo Đại từ điển Tiếng Việt, “Bồi dưỡng là làm cho tốt hơn, giỏi hơn” [34, tr.191].
Theo Từ điển giáo dục học, “Bồi dưỡng là quá trình giáo dục, đào tạo thêm

nhằm hình thành nhân cách và những phẩm chất riêng biệt của nhân cách theo định
hướng mục đích đã chọn”, cụ thể hơn: “Bồi dưỡng là trang bị thêm kiến thức, kĩ năng
nhằm mục đích nâng cao và hoàn thiện năng lực hoạt động trong các lĩnh vực cụ thể,
ví dụ như bồi dưỡng kiến thức, bồi dưỡng lí luận, nghiệp vụ sư phạm” [16, tr.30].
Theo tác giả Nguyễn Minh Đường, thì bồi dưỡng “là quá trình cập nhật kiến
thức và kỹ năng còn thiếu hoặc đã lạc hậu trong một cấp học, bậc học và thường được
xác nhận bằng một chứng chỉ” [11, tr.13].
Như vậy, có thể hiểu bồi dưỡng là quá trình bổ sung sự thiếu hụt về tri thức,
năng lực chuyên môn, cập nhật những cái mới để hoàn thiện hệ thống tri thức, năng
lực chuyên môn nghiệp vụ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. Bồi dưỡng là một
khâu tiếp nối quá trình đào tạo.
1.2.3. Năng lực
Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về năng lực.

10


Theo Từ điển bách khoa Việt Nam, “Năng lực là đặc điểm của cá nhân thể
hiện mức độ thông thạo - tức là có thể thực hiện một cách thành thục và chắc chắn một hay một số dạng hoạt động nào đó. Năng lực gắn liền với những phẩm chất về trí
nhớ, tính nhạy cảm, chí tuệ, tính cách của cá nhân” [22, tr.41].
Theo Từ điển Tâm lý học quân sự, “Năng lực là tổng hợp những tính chất, hay
phẩm chất của tâm lý cá nhân phù hợp với những yêu cầu đặc trưng của một hoạt
động nhất định, là điều kiện đảm bảo hoàn thành hoạt động đó nhanh chóng, thành
thạo và đạt kết quả cao” [32, tr.196-197].
Theo tác giả Phạm Minh Hạc, năng lực là “một tổ hợp phức tạp những thuộc
tính tâm lý của mỗi người, phù hợp với những yêu cầu của một hoạt động nhất định,
đảm bảo cho hoạt động đó diễn ra có kết quả” [12, tr.334].
Như vậy, hiểu theo nghĩa thông dụng, năng lực là những đặc điểm cá nhân, là
tổng hợp những phẩm chất nhân cách để mỗi cá nhân thực hiện một cách thành thạo,
nhanh chóng và có hiệu quả một công việc nào đó.

1.2.4. Công nghệ thông tin và ứng dụng CNTT trong nhà trường
Theo Nghị quyết của Chính phủ số 49/CP ngày 04/8/1993, "công nghệ thông
tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện
đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng
có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh
vực hoạt động của con người và xã hội. CNTT phục vụ trực tiếp cho việc cải tiến
quản lý Nhà nước, nâng cao hiệu quả của các hoạt động sản xuất, kinh doanh và các
hoạt động kinh tế - xã hội khác, từ đó góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của
nhân dân. CNTT được phát triển trên nền tảng phát triển của các công nghệ Điện tử Tin học - Viễn thông và tự động hoá" [6].
Theo Luật Công nghệ thông tin do Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa
Việt Nam thông qua ngày 29/6/2006, "công nghệ thông tin là tập hợp các phương
pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu
thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số" [26].
Ứng dụng CNTT là việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động thuộc
lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm
nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt động này [26].

11


1.2.5. Hiệu trưởng
Luật Giáo dục quy định: “Hiệu trưởng là người chịu trách nhiệm quản lý các
hoạt động của nhà trường, do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền bổ nhiệm, công
nhận” [27]. Như vậy, trong nhà trường phổ thông, hiệu trưởng là người đứng đầu nhà
trường có vai trò quan trọng nhất trong quá trình thiết lập những định hướng, tổ chức
các hoạt động dạy học, giáo dục học sinh, quản lý và thúc đẩy các hoạt động khác tạo
sự thành công cho trường học.
Mỗi trường trung học có một Hiệu trưởng. Nhiệm kỳ của Hiệu trưởng là 5
năm, thời gian đảm nhận chức vụ Hiệu trưởng không quá 2 nhiệm kỳ ở một trường
trung học.

1.2.6. Hồ sơ và quản lý hồ sơ
Hồ sơ là một thuật ngữ được dùng khá phổ biến trong công tác hành chính văn
phòng và công tác lưu trữ. Tại Khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ, hồ sơ được định nghĩa
như sau:
Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với
nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một (hoặc một
số) đặc điểm chung về thể loại hoặc tác giả hình thành tài liệu trong quá trình giải
quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá
nhân [28].
Phân tích nội dung của định nghĩa này về hồ sơ cho thấy: Một là, hồ sơ được
hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Ý này khẳng định rằng hồ sơ là sản
phẩm của toàn bộ quá trình giải quyết công việc chứ không phải sau khi công việc kết
thúc, tài liệu tấp thành đống với các bó, gói chờ có đợt chỉnh lý mới được đưa ra để
lập thành hồ sơ. Hai là, công việc được lập hồ sơ phải thuộc phạm vi chức năng,
nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân.
Quản lý hồ sơ là là việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ
trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu
hủy trong sự hoạt động của một tổ chức.
Quản lý hồ sơ nghiêm túc, khoa học sẽ giúp cho việc tra cứu thông tin trong cơ
quan, tổ chức được nhanh chóng, đủ căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp

12


thời, hiệu quả. Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu sẽ góp phần giữ gìn bí mật của Đảng,
Nhà nước, cơ quan, đơn vị. Quản lý hồ sơ khoa học, hiệu quả sẽ là mắt xích gắn liền
công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ.
Đối với từng cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc cần lập đầy đủ
các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao
hiệu suất và chất lượng công tác.

Các công việc quản lý hồ sơ trong cơ quan hành chính nhà nước bao gồm:
- Phân loại hồ sơ
- Đánh giá giá trị tài liệu, hồ sơ
- Chỉnh lý, sắp xếp chuẩn mực tài liệu trong hồ sơ
- Thống kê hồ sơ
- Bảo quản hồ sơ, tài liệu
- Khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu:
1.2.7. Năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ
Năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ là khả năng sử dụng các công cụ
và tài nguyên công nghệ để tạo ra, phổ biến, lưu giữ và quản lí thông tin hiệu quả
trong các hoạt động quản lý nhà trường. Các công cụ và tài nguyên công nghệ bao
gồm thiết bị kĩ thuật (máy tính, máy chiếu, mạng internet…), các phần mềm trên máy
tính và các ứng dụng trực tuyến.
1.2.8. Bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng
Bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng là
quá trình nhà quản lý tiến hành các tác động tới đối tượng quản lý nhằm bổ sung sự
thiếu hụt về tri thức, kỹ năng sử dụng CNTT, cập nhật những cái mới để hoàn thiện
năng lực và nâng cao hiệu quả hoạt động sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho
Hiệu trưởng.
1.3. Một số vấn đề lý luận về bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý
hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT
1.3.1. Nhiệm vụ quản lý hồ sơ của Hiệu trưởng trường THPT
Điều 6 khoản 10 trong Quy định chuẩn Hiệu trưởng trường Trung học phổ
thông quy định: về quản lý hành chính, Hiệu trưởng trường THPT "Xây dựng và cải

13


tiến các quy trình hoạt động, thủ tục hành chính của nhà trường" và "Quản lý hồ sơ,
sổ sách theo đúng quy định" [2].

Ở trường THPT, việc quản lý hồ sơ là quản lý "tài liệu chuyên môn nghiệp vụ"
và "hồ sơ chuyên môn nghiệp vụ". Trong đó, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ là "vật
mang tin hình thành trong quá trình giải quyết công việc để phục vụ cho hoạt động
chuyên môn nghiệp vụ về giáo dục và đào tạo của cơ quan, đơn vị", "gồm văn bản
giấy; phim, ảnh; băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh; tài liệu điện tử và
các vật mang tin khác". Hồ sơ chuyên môn nghiệp vụ là "một tập tài liệu chuyên môn
nghiệp vụ của ngành Giáo dục có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một
đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung" [4].
Có nhiều cách phân loại với hồ sơ quản lý của Hiệu trưởng trường THPT.
Theo cách phân loại chung, hồ sơ quản lý của Hiệu trưởng trường THPT có ba loại
cơ bản: hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự.
- Hồ sơ công việc: là tập tài liệu theo dõi, xử lý một việc nào đó. Trong hồ sơ
công việc thường có tài liệu khởi đầu công việc, cho đến tài liệu (văn bản) kết thúc
công việc. Ví dụ: Hồ sơ về một hội nghị tổng kết, Hồ sơ giải quyết công việc (bình
xét thi đua khen thưởng, xét nâng lương cho cán bộ công chức,…).
- Hồ sơ nguyên tắc: là tập văn bản quy phạm pháp luật về vấn đề, lĩnh vực nào
đó. Mỗi cán bộ, công chức dựa vào chức năng, nhiệm vụ được giao, tuỳ theo từng
mặt nghiệp vụ công tác của mình phụ trách mà thu thập những văn bản quy phạm pháp
luật để lập thành hồ sơ nguyên tắc để phục vụ tra cứu, nghiên cứu giải quyết công việc
hàng ngày. Tài liệu trong hồ sơ nguyên tắc không nhất thiết là bản chính, có thể là bản
sao, hoặc bản chính, nhưng còn hiệu lực pháp lý. Ví dụ: Tập tài liệu là các văn bản quy
phạm pháp luật quy định về chế độ công tác phí cho cán bộ công chức, Tập tài liệu là
những văn bản về chế độ nâng lương cho cán bộ, công chức nhà nước.
- Hồ sơ nhân sự: là một tập tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ
đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh,...)
Đối với việc quản lý hồ sơ, trách nhiệm chung của Hiệu trưởng trường THPT
với tư cách Thủ trưởng cơ quan (người đứng đầu cơ quan, tổ chức) là chịu trách
nhiệm quản lý công tác văn thư trong phạm vi cơ quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ đối

14