BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ CÁC LOẠI TIỆC

0

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG
BỘ MÔN DU LỊCH

BÀI GIẢNG

QUẢN TRỊ CÁC LOẠI TIỆC

Người biên soạn: Thạc sỹ Đỗ Thiện Dụng

Hà Nội, năm 2017


LỜI NÓI ĐẦU
Tổ chức kinh doanh phục vụ tiệc là một loại hình dịch vụ đã chiếm được chỗ
đứng quan trọng trong dịch vụ ẩm thực. Xã hội ngày càng có nhiều sự kiện có nhu
cầu phục vụ ăn uống ở mức sang trọng thì loại hình kinh doanh tiệc càng được các
doanh nghiệp du lịch quan tâm.
Một số nhà hàng, khách sạn đã thật sự thành công với dịch vụ tiệc, thu được lợi
nhuận cao, song cũng có nhiều nhà hàng, khách sạn không được khách hàng lựa
chọn. Điều này phụ thuộc vào nhiều yếu tố, song yếu tố quyết định vẫn là khả năng
nhận biết nhu cầu khách hàng và cách thức tổ chức, quản lý hiệu quả.
Môn học Quản trị tiệc là một môn học trong chương trình khung đào tạo chuyên
ngành quản trị khách sạn và nhà hàng tại trường Đại học Thăng Long Hà Nội. Thông
qua môn học, người học có khả năng nhận biết một cách cơ bản về bản chất của dịch
vụ tiệc, được trang bị những kiến thức, kỹ năng tổ chức, điều hành và quản lý tiệc.
Với những kiến thức tổng hợp từ các tài liệu khác nhau kết hợp với kinh
nghiệm thực tiễn, chúng tôi biên soạn cuốn giáo trình Quản trị tiệc nhằm đáp ứng nhu
cầu dạy và học của các cán bộ quản lý nhà hàng và sinh viên đại học.
Chúng tôi rất mong nhận được sự góp ý của các giảng viên, giáo viên, các nhà

quản trị khách sạn, nhà hàng để cuốn giáo trình được bổ sung hoàn thiện hơn.
Mặc dù đã có nhiều cô gắng trong quá trình biên soạn, tuy nhiên tập bài giảng
này chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Chúng tôi rất mong nhận được
những ý kiến góp ý của các chuyên gia trong ngành và bạn đọc để tài liệu này ngày
càng được hoàn thiện hơn.

Tác giả

1


MỤC LỤC

Trang

Lời nói đầu…….......………………………………………………………….1
Chƣơng 1: Tổng quan về dịch vụ Tiệc
1.1. Khái niệm về Tiệc………. ..................................................................... 4
1.2. Lợi ích của loại hình kinh doanh Tiệc .................................................. ..5
1.3. Sơ đồ tổ chức bộ phận Tiệc……………………. .......................... ……9
1.4. Chức năng của các chức danh bộ phận Tiệc .......................................... 11
1.5. Trách nhiệm phục vụ Tiệc .................................................................... 15
1.6. Các yếu tố quyết định của bữa Tiệc ...................................................... 17
1.7. Các loại hình phục vụ Tiệc .................................................................... 18
1.8. Các sự kiện tổ chức Tiệc ...................................................................... 26
Chƣơng 2: Kế hoạch tổ chức Tiệc
2.1. Mục đích lập kế hoạch tổ chức Tiệc ...................................................... 29
2.2. Nội dung kế hoạch tổ chức Tiệc ............................................................ 30
2.3. Nhận đặt Tiệc ........................................................................................ 31
2.4. Đàm phán và ký hợp đồng ..................................................................... 33

2.5. Dự toán ngân sách bữa Tiệc .................................................................. 33
2.6. Lựa chọn địa điểm tổ chức Tiệc ............................................................ 34
2.7. Kế hoạch cơ sở vật chất ........................................................................ 35
2.8. Trang trí phòng Tiệc ............................................................................ 37
2.9. Lựa chọn loại hình phục vụ .................................................................. 40
2.10. Lựa chọn dạng bàn Tiệc .................................................................... 41
2.11. Bố trí chỗ ngồi khách dự Tiệc ............................................................ 49
2.12. Thực đơn Tiệc .................................................................................... 51
2.13. Lựa chọn đồ uống cho bữa Tiệc .......................................................... 55
2.14. Kế hoạch nhân sự ................................................................................ 57
2.15. Kế hoạch phục vụ tiệc ........................................................................ 59

2


Chƣơng 3: Quản lý điều hành Tiệc
3.1. Quản lý chi phí ........................................................................................ 64
3.2. Quản lý doanh thu Tiệc ............................................................................ 72
3.3. Dự toán lợi nhuận

................................................................................ 76

3.4. Quản lý và điều hành bữa Tiệc ................................................................ 77
3.5. Hệ thống báo cáo thu ngân ....................................................................... 79
Chƣơng 4: Tổ chức phục vụ Tiệc
4.1. Tổ chức phục vụ tiệc Buffet .................................................................... 82
4.2. Tổ chức phục vụ tiệc ngồi ...................................................................... 104
4.3. Tổ chức phục vụ tiệc hội nghị, hội thảo, tiệc trà ................................... 127
4.4. Tổ chức phục vụ tiệc cưới ...................................................................... 137
4.5. Tổ chức phục vụ tiệc Cocktail ................................................................ 147

4.6. Tổ chức phục vụ tiệc ngoài trời .............................................................. 151
4.7. Quốc yến ................................................................................................. 156
Tài liệu tham khảo………………...……………………………………………... 161

3


CHƢƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ DỊCH VỤ TIỆC
Sau khi học xong chương này, học viên có khả năng:
- Hiểu được những lợi ích do kinh doanh tiệc mang lại.
- Trình bày và phân tích được cơ cấu tổ chức của bộ phận tiệc.
- Nhận biết được các chức năng cơ bản của bộ máy tổ chức tiệc.
- Phân biệt được các loại hình tiệc và hiểu được các đặc điểm của từng loại hình
tiệc.
- Biết khai thác các cơ hội sự kiện để tổ chức kinh doanh tiệc.
1.1. Khái niệm tiệc
Song song với việc phát triển của nền kinh tế xã hội là sự nâng cao chất lượng
cuộc sống của con người trong đó nhu cầu về thưởng thức ẩm thực ở mức cao là một
trong những nguyên nhân khiến dịch vụ phục vụ ăn uống phát triển. Các mối quan hệ
xã hội trong sản xuất, kinh doanh, giao tiếp…đã tạo ra các sự kiện mà trong quá trình
diễn ra sự kiện hoặc kết thúc một sự kiện bằng việc tổ chức các bữa ăn chiêu đãi long
trọng, cao sang.
Về bản chất, Tiệc là một hình thức ăn uống ở mức cao hơn bữa ăn bình thường
về mọi mặt và thường gắn liền với một sự kiện dù lớn hay nhỏ. Tiệc được xem là bữa
ăn long trọng, thịnh soạn, lượng khách đông hơn, thực đơn tối thiểu từ 5 món trở lên
và có chương trình nghi lễ được ấn định.
Ngày nay dịch vụ kinh doanh Tiệc đã chiếm được chỗ đứng quan trọng trong
dịch vụ ẩm thực. Các khách sạn nhà hàng có đẳng cấp rất chú trọng về việc phát triển
loại hình kinh doanh Tiệc. Có những doanh nghiệp chuyên tổ chức phục vụ Tiệc mà

hầu như không phục vụ bữa ăn thường ngày. Điều đó chứng tỏ rằng loại hình dịch vụ
Tiệc đã có chỗ đứng trong làng ẩm thực. Các khách sạn, nhà hàng ngày nay không
chỉ phục vụ đơn thuần món ăn, đồ uống mà còn khéo léo khoác lên vai thực khách cái
mác “đẳng cấp” khi đến ăn uống ở những bữa tiệc sang trọng.

4


Nhiều người trong xã hội kinh tế phát triển ngày nay có mức sống cao đòi hỏi
hưởng thụ những dịch vụ đắt tiền sang trọng đã kích thích các chủ khách sạn, nhà
hàng lao vào cuộc đua tìm kiếm sự khác biệt nơi kinh doanh để thu hút khách, đó là
loại hình kinh doanh tiệc.
1.2. Lợi ích của kinh doanh tiệc
1.2.1. Tăng nguồn thu và lợi nhuận
Khi hoạt động kinh doanh buồng cạnh tranh ngày càng gay gắt, một số khách
sạn đạt công suất sử dụng buồng không cao, thì kinh doanh ẩm thực chiếm một vị trí
quan trọng và là chiến lược nhằm tạo ra nguồn thu và lợi nhuận. Trong đó đóng góp
của dịch vụ tiệc là rất lớn, có khách sạn doanh thu này đạt đến 35% tổng doanh thu.
Kinh doanh dịch vụ tiệc là loại hình kinh doanh ẩm thực mà khách sạn hoặc nhà
hàng chủ động định giá dựa trên đẳng cấp của doanh nghiệp, chi phí và chất lượng
dịch vụ. Thường thì giá cả những bữa tiệc do nhà cung cấp đưa ra, ít có sự mặc cả.
Do quy mô tổ chức và phục vụ tiệc long trọng, hấp dẫn nên giá suất ăn, bữa ăn cao
hơn nhiều so với bữa ăn bình thường, cộng thêm lượng khách tham gia bữa tiệc đông
nên doanh thu có được từ phục vụ tiệc cao hơn. Xuất phát từ đặc điểm của tiệc là
thực đơn có nhiều món, nhiều đồ uống, đặc biệt là những món ăn và đồ uống đắt giá,
cao sang, nên doanh thu và lợi nhuận có được từ dịch vụ này là rất lớn.
1.2.2. Chi phí đầu tư ban đầu thấp
Thực chất kinh doanh dịch vụ tiệc là một hoạt động trong hoạt động kinh doanh
của nhà hàng, khách sạn. Đối với các khách sạn có quy mô từ 50 buồng ngủ trở lên
thường có bộ phận nhà hàng phục vụ khách ăn uống. Tùy theo điều kiện về

diện tích mà nhiều khách sạn thiết kế nhà hàng đủ diện tích để phục vụ các bữa tiệc
dưới nhiều hình thức và lượng khách khác nhau.
Do có sự tính toán ban đầu khi thiết kế, nên chi phí đầu tư cho dịch vụ tiệc nằm
trong chi phí đầu tư cho nhà hàng và chủ yếu đầu tư một lần sử dụng trong thời gian
dài mới cần thiết đầu tư trở lại. Những thiết bị đầu tư cho nhà hàng hay dịch vụ tiệc

5


thường là thiết bị có chi phí không cao lắm, thời gian khấu hao nhanh, sau thời gian
khấu hao vẫn có thể sử dụng nhiều năm.
1.2.3. Dễ kiểm soát giá thành
Giá của một thực đơn tiệc thường do nhà cung cấp lập ra. Các khách sạn, nhà
hàng lập ra nhiều thực đơn với những mức giá khác nhau. Giá một bữa Tiệc do sự lựa
chọn của khách hàng nằm trong khung giá do nhà cung cấp quy định. Giá của một
thực đơn tiệc là giá trọn gói cho tất cả các món ăn có trong thực đơn, Như vậy khi
khách đặt một thực đơn tiệc là khách sạn, nhà hàng bán được các món ăn đồng bộ
trọn gói. Trong trường hợp khách hàng không đồng ý với tất cả các món trong thực
đơn trọn gói thì họ có thể đề xuất sự lựa chọn của mình và khách sạn, nhà hàng sẽ
tính lại giá của thực đơn tiệc phù hợp với các món ăn. Khi tính giá thực đơn khách
sạn, nhà hàng chủ động căn cứ vào chí phí phù hợp với đặc điểm riêng của mình. Do
vậy khách sạn, nhà hàng đã dự toán và kiểm soát được chi phí.
Một số thí dụ về thực đơn tiệc trọn gói:
Thực đơn 1
Đơn giá: 2.690.000VND/bàn 10 người
1 - Súp bắp, gà
2 - Gỏi rau tiến Vua
3 - Tôm sú bóc vỏ chiên ngự thiện
4 - Gà hấp lá chanh, xôi
5 - Đà điểu lúc lắc, khoai tây chiên

6 - Cá tai tượng chiên xù
7 - Rau xào thập cẩm
8 - Bò ragou, bánh mì
9 - Bưởi Năm roi
Thực đơn 2
Đơn giá: 2.900.000VND/bàn 10 người
1 - Súp hải sản
2 - Salat trộn
6


3 - Tôm hấp bia
4 - Gà xối mỡ, xôi chiên
5 - Cá mú chưng tương
6 - Nho Mỹ
Thực đơn 3
Đơn giá: 2.890.000VND/bàn 10 người
1 - Gỏi hoa chuối
2 - Tôm sú nướng muối ớt
3 - Gà hấp lá chanh, xôi gấc
4 - Bò sốt tiêu, bánh bao
5 - Cá lóc nướng chui
6 - Rau hấp thập cẩm
1.2.4. Kinh doanh đảm bảo bằng hợp đồng
Một bữa tiệc được tổ chức thường có số đông khách tham dự với giá cả cao hơn
bữa ăn bình thường, công việc trang trí tốn kém nên không thể giữa nhà tổ chức và
khách hàng thỏa thuận với nhau bằng miệng mà phải có hợp đồng chính thức bằng
văn bản. Hợp đồng tiệc được lập sau khi hai bên đã thống nhất về các điều kiện và
yêu cầu liên quan. Thường thì hợp đồng do nhà tổ chức soạn sẵn và được điền các chi
tiết của bữa tiệc vào bản hợp đồng đó. Sau khi ký hợp đồng khách hàng được yêu

cầu đặt cọc một số tiền theo quy định. Một số khách sạn, nhà hàng yêu cầu khách
hàng đặt cọc lần 1khi hợp đồng được ký. Sau đó từ 5 đến 7ngày trước khi tiệc diễn ra
người đặt tiệc đến báo lại chính thức số lượng khách hoặc điều chỉnh những điều cần
thiết để nhà tổ chức tiến hành công tác chuẩn bị cho bữa tiệc. Lúc này nhà tổ chức có
thể yêu cầu khách hàng đặt cọc lần hai để khẳng định giá trị chắc chắn của hợp đồng.
1.2.5. Quảng bá thương hiệu
Xây dựng và quảng bá thương hiệu là vấn đề quan trọng hàng đầu cho tất cả các
doanh nghiệp. Có một thương hiệu độc đáo và biết cách quảng bá sẽ khiến doanh
nghiệp nổi bật trên thị trường và thu hút được sự chú ý của khách hàng. Các chương
7


trình quảng cáo, trong đó thông qua việc tổ chức phục vụ các bữa tiệc là hình thức
làm tăng giá trị thương hiệu và chia sẻ thị phần.
Để một thương hiệu thành công và nổi tiếng trên thương trường, các doanh
nghiệp cần phải triển khai rất nhiều kế hoạch cụ thể trong hiện tại cũng như tương lai.
Việc đầu tư thích đáng cho công tác thiết kế thương hiệu và quảng bá sẽ mang lại sự
tự tin, tạo ra được ấn tượng ban đầu tốt đẹp về sản phẩm, dịch vụ của của doanh
nghiệp trong tâm trí khách hàng.
Quảng bá thương hiệu có nhiều hình thức nhưng hình thức rẻ tiền và hiệu quả
nhất là thông qua các bữa tiệc. Bởi vì thông qua những bữa tiệc thương hiệu của
doanh nghiệp tức khách sạn, nhà hàng sẽ được nhiều người biết đến. Tuy nhiên để
quảng bá hiệu quả phải cần nhiều yếu tố để tạo nên một ấn tượng đẹp, hấn dẫn. Tất cả
các yếu tố cấu thành thương hiệu phải được kết hợp sinh động và hài hòa với nhau.
Nó phải truyền tải cùng một thông điệp, thể hiện cùng một phong cách, và cùng gây
một ấn tượng đối với khách hàng. Làm sao khi khách hàng nhìn thấy thương hiệu của
bạn ở bất cứ đâu, trên đường phố, trong các cửa hiệu, đồ dùng văn phòng hay sách và
tạp chí… nó đều tạo cho họ một cảm giác quen thuộc.
Những người đến dự tiệc là nguồn khách tiềm năng của khách sạn, nhà hàng. Họ
sẽ đặt tiệc với những doanh nghiệp nào họ yêu mến và có cảm giác tin cậy về năng

lực kinh doanh. Các doanh nghiệp đều mong muốn rằng khách hàng sẽ nghĩ đến
doanh nghiệp khi họ có nhu cầu giao dịch kinh doanh và sẽ chọn doanh nghiệp làm
đối tác. Một bữa tiệc được tổ chức hiệu quả sẽ là thông điệp bán hàng hướng tới khả
năng thích ứng với khách hàng. Sự tin tưởng của khách hàng luôn luôn có ý nghĩa
quan trọng nhất đối với doanh nghiệp dịch vụ. Những nhu cầu của họ cần được đặt
lên hàng đầu. Trong khi diễn ra và sau khi bữa tiệc kết thúc chúng ta cần phải lắng
nghe những ý kiến phản hồi từ khách hàng và những người tham dự, biết rõ những lợi
ích họ quan tâm tới, những lo lắng của họ là gì để tập trung vào các nhân tố này. Hãy
luôn linh động và thích nghi với các khách hàng, đừng mong đợi họ thích nghi với
doanh nghiệp. Và chúng ta cũng cần nhớ rằng nếu doanh nghiêp du lịch của chúng ta
không đáp ứng các nhu cầu của khách hàng, thì một ai đó trong thị trường du lịch sẽ
8


thay chúng ta làm tốt điều này. Và như vậy thương hiệu của doanh nghiệp sẽ trở
thành một điều dễ quên đối với khách hàng.
1.3. Sơ đồ tổ chức bộ phận tiệc
Thông thường phục vụ tiệc nằm trong dịch vụ nhà hàng và do bộ phận nhà hàng
đảm trách. Tuy nhiên những khách sạn lớn, dịch vụ tiệc được tổ chức thường xuyên
với quy mô chuyên nghiệp thì việc tổ chức một bộ phận tiệc chuyên biệt là
điều cần thiết. Bộ máy bộ phận tiệc về cơ bản có những chức danh sau đây:

Giám đốc/Trưởng
bộ phận Tiệc

Thư ký Tiệc

Quản đốc Tiệc

Quản đốc

phục vụ

Quản đốc Bar

Bếp trưởng

Kế toán

Nhân viên kỹ
thuật

Dẫn chương
trình viên

Đầu bếp

Nhân viên phục
vụ rượu

Nhân viên
phục vụ đồ ăn

Nhân viên phụ
việc

Các bộ phận tham gia

Phòng kinh
doanh

Bộ 9phận
buồng

Bộ phận dịch
vụ


1.4.

Chức năng của các chức danh bộ phận tiệc

1.4.1. Giám đốc bộ phận tiệc
Giám đốc bộ phận tiệc hay một số khách sạn còn gọi là trưởng bộ phận tiệc dưới
sự chỉ đạo của giám đốc khách sạn có những chức năng và nhiệm vụ sau đây:
- Chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động kinh doanh của bộ phận tiệc.
- Xây dựng kế hoạch nhân sự, kế hoạch ngân sách, chi phí, kế hoạch tiền
lương, kế hoạch quảng cáo, kế hoạch thiết bị, dụng cụ và các kế hoạch khác.
- Tìm và quản lý nguồn khách cho dịch vụ tiệc.
- Chỉ đạo việc xây dựng thực đơn tiệc, lập giá bán món ăn, bữa tiệc.
- Quản lý nguồn nhân lực bộ phận tiệc.
- Quản lý chi phí, doanh thu, lợi nhuận của bộ phận tiệc.
- Hạch toán lợi nhuận của từng bữa tiệc, từng suất ăn và từng kỳ kinh doanh.
- Tạo sự phối hợp tốt với các bộ phận trong khách sạn và trong bộ phận.
- Chịu trách nhiệm chính điều hành diễn biến, chương trình bữa tiệc.
1.4.2. Thư ký bộ phận tiệc
Thư ký bộ phận tiệc hay còn gọi là nhân viên bán hàng là người chịu sự chỉ
đạo trực tiếp của giám đốc tiệc,chịu trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan
đến bán hàng. Cụ thể:
- Tiếp đón khách đến đặt tiệc.
10

- Cung cấp thông tin về năng lực kinh doanh, các thông tin về điều kiện tổ chức
tiệc, về các yếu tố liên quan đến các dịch vụ, sản phẩm của khách sạn, nhà hàng.
- Tiếp nhận các thông tin từ khách đặt tiệc và xử lý các thông tin đó trong chức
năng được giao. Trường hợp vượt quá khả năng báo cáo cấp trên xin ý kiến chỉ đạo
hoặc xử lý.
- Thỏa thuận các điều khoản với khách hàng đến đặt tiệc như thực đơn, giá cả,
dịch vụ kèm theo, cách thức trang rí phòng tiệc, v.v….
- Soạn thảo hợp đồng tiệc. Thường thì hợp đồng tiệc đã được khách sạn nhà
hàng in sẵn theo mẫu thống nhất.
- Thư ký tiếp nhận và thỏa thuận các điều khoản với khách hàng và điền vào
hợp đồng.
- Khi có yêu cầu từ khách hàng, thư ký điều chỉnh thông tin liên quan đến hợp
đồng phù hợp với nhu cầu khách hàng và quy định của khách sạn, nhà hàng. Có thể
trước khi bữa tiệc diễn ra từ 5 đến 7 ngày khách sẽ điều chỉnh một số yêu cầu iên
quan như số lượng khách, thực đơn thay đổi, v.v… thì thư ký tiệc điều chỉnh hợp
đồng và báo cáo giám đốc tiệc.
- Sau khi đã ký hợp đồng với khách hàng, thư ký báo cáo cấp trên về hợp đồng
tiệc.
- Thông báo cho các bộ phận liên quan khi có những yêu cầu liên quan đến
những bộ phận đó.
1.4.3. Quản đốc tiệc
Quản đốc tiệc là người giúp việc, người tham mưu, là cánh tay phải của giám
đốc tiệc. Quản đốc tiệc là người thường xuyên gặp gỡ các bộ phận và nhân viên để
thảo luận về các chi tiết liên quan đến phục vụ tiệc. Những chức năng chủ yếu của
quản đốc tiệc là:
-

Lập kế hoạch, giám sát, tổ chức phục vụ bữa tiệc.

-

Tiếp thị, giải quyết các yêu cầu của khách hàng đặt tiệc.

-

Đặt ra các tiêu chuẩn phục vụ các món ăn, đồ uống cho nhân viên.

-

Bố trí nhân viên phục vụ phù hợp với yêu cầu và tính chất của bữa tiệc.
11


-

Chỉ đạo các trưởng nhóm chuẩn bị phòng tiệc, bàn tiệc chu đáo.

-

Bố trí bàn tiệc., cách thức xếp bàn, lựa chọn loại bàn, dạng bàn tiệc phù hợp

với tính chất bữa tiệc, phù hợp với thiết kế của phòng tiệc.
-

Lập kế hoạch, giám sát, tổ chức phục vụ bữa tiệc.

-

Tiếp thị, giải quyết các yêu cầu của khách hàng.

1.4.4. Tổ trưởng phục vụ tiệc
Tổ trưởng phục vụ tiệc phụ trách trực tiếp nhân viên phục vụ và chịu sự chỉ
đạo của quản đốc tiệc. Tổ trưởng phục vụ là người đóng vai trò quan trọng trong các
hoạt động quản lý và hoạt động tác nghiệp. Tổ trưởng phục vụ có những chức năng
sau:
- Chịu trách nhiệm về nhân viên phục vụ.
- Chịu trách nhiệm về việc đặt bàn, bố trí bàn.
- Quan sát, chỉ dẫn nhân viên chuẩn bị phòng tiệc.
- Hỗ trợ nhân viên đặt bàn.
- Có kiến thức về thức ăn, đồ uống.
- Điều hành nhân viên phục vụ trong quá trình bữa tiệc diễn ra.
1.4.5. Nhân viên phục vụ tiệc
Nhân viên phục vụ tiệc thường là nhân viên phục vụ ăn uống của khách sạn, nhà
hàng. Nhân viên phục vụ tiệc có những nhiệm vụ như sau:
- Chịu sự chỉ đạo của tổ trưởng phục vụ, quản đốc tiệc và giám đốc tiệc.
- Thực hiện công tác chuẩn bị phòng tiệc như làm vệ sinh phòng tiệc, vệ sinh
dụng cụ, đặt bàn tiệc…
- Đón tiếp và hướng dẫn khách vào phòng tiệc, bàn tiệc.
- Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ phục vụ món ăn, đồ uống có trong bữa tiệc.
1.4.6. Nhân viên đón tiếp khách
Nhân viên đón tiếp khách dự tiệc thường là nhân viên phục vụ của bộ phận nhà
hàng. Trong kế hoạch phục vụ bữa tiệc họ được bố trí làm công tác tiếp đón khách
12


đến dự tiệc, thực hiện các hoạt động theo kế hoạch đón tiếp của giám đốc, quản đốc
tiệc. Chức năng cơ bàn của nhân viên đón tiếp bao gồm:
- Chào đón khách đến dự tiệc theo kế hoạch. Có mặt tại vị trí đón tiếp 10 phút

trước giờ khách đến.
- Thực hiện nghi lễ đón tiếp theo kế hoạch đã định.
- Hướng dẫn khách vào phòng ăn và về bàn ăn đối với những nhân viên đón
tiếp trong phạm vi phòng tiệc.
- Thông tin cho quản đốc về tình hình khách đến dự tiệc như tỷ lệ khách đến dự
tiệc theo giờ quy định là bao nhiêu?
1.4.7. Quản đốc Bar
Những khách sạn, nhà hàng chuyên nghiệp thường có quầy bar để cung cấp các
loại thức uống cho bữa tiệc. Bộ phận này có một người quản lý đó là quản đốc. Chức
năng của quản đốc bar là:
- Chịu trách nhiệm chính về đố uống
- Lập dự trù các loại đồ uống
- Chỉ đạo việc cung cấp đồ uống cho bữa tiệc
- Mua hàng hóa, quản lý, kiểm kê những mặt hàng còn đạt tiêu chuẩn.
- Xác định mức chi phí thức uống căn bản, và đưa ra ngân sách hoạt động cho
bộ phận.
- Kiểm số rượu còn tồn ở quầy.
- Xác định doanh thu quầy bar
- Xuất bổ sung thức uống quầy bar
1.4.8. Nhân viên kỹ thuật
Nhân viên kỹ thuật thường là nhân viên phụ trách về thiết bị âm thanh, ánh sáng,
điện, điện tử của khách sạn, nhà hàng. Nhiệm vụ chính của nhân viên kỹ thuật là:
- Dự trù thiết bị kỹ thuật cần cho bữa tiệc
- Lắp đặt các thiết bị kỹ thuật điện, âm thanh, ánh sáng

13


- Chịu trách nhiệm về hoạt động của thiết bị kỹ thuật trong suốt thời gian bữa
tiệc diễn ra.

1.4.9. Nhân viên thu ngân
Nhân viên thu ngân là nhân viên kế toán của nhà hàng hay bộ phận tiệc. Nhiệm
vụ chính của nhân viên thu ngân liên quan đến những công việc sau:
- Tổng hợp hàng hóa khách đã sử dụng trong bữa tiệc
- Lập hóa đơn thanh toán
- Thu tiền khách thanh toán cho bữa tiệc
- Lập báo cáo doanh thu
1.5. Trách nhiệm phục vụ tiệc
1.5.1. Bán dịch vụ tiệc
Để nhận bán một bữa tiệc, tùy thuộc vào quy mô, kích thước của phòng tiệc và
danh tiếng của khách sạn mà người chịu trách nhiệm, được phân công để cung cấp
dịch vụ tiệc có thể là tổng giám đốc, giám đốc ẩm thực, giám đốc kinh doanh hay
quản đốc điều phối tiệc đảm trách.
Để bán một buổi tiệc thành công, người chịu trách nhiệm về tiệc phải biết phân
khúc thị trường là gì, khách hàng tiềm năng muốn gì, làm thế nào để khách sạn có thể
cung cấp tốt nhất những dịch vụ thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, và làm thế nào để
thương lượng một hợp đồng cho phù hợp với sản phẩm, dịch vụ và giá cả. Một trong
những cách thức kinh doanh hiệu quả nhất là dịch vụ tuyệt hảo của bộ phận kinh
doanh tiệc có kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng quản lý.
Trưởng bộ phận tiệc có thể bắt đầu dịch vụ bàn tiệc bằng cách liên hệ với khách
hàng tiềm năng bằng điện thoại, thư, thăm viếng hoặc thông qua các tổ chức cộng
đồng để thiết lập mối quan hệ.
1.5.2. Giữ chỗ trước cho bữa tiệc
Để xác định liệu có chổ trống cho một buổi tiệc cụ thể nào không và để giữ
phòng cho buổi tiệc mà nhân viên thư ký hay những người quản lý đã bán, người điều
14


phối hay trưởng bộ phận tiệc cần thiết kế một sổ tiệc để ghi nhớ phòng tiệc mỗi ngày,
trong đó liệt kê tất cả những phòng tiệc trống, những ngày trống cần bán và

chia ra thành những thời điểm cụ thể trong ngày như buổi trưa, buổi chiều để biết
được phòng nào, buổi nào đã có tiệc đặt hay chưa. Khi khách hàng đã có quyết định
cuối cùng cho ngày và loại phòng tiệc cụ thể, người điều phối tiệc xác nhận là đã ghi
chép vào sổ tiệc.
Một khoản tiền đặt cọc xác nhận có chữ ký của khách có thể dùng như một giấy
phép chính thức cho sự kiện của họ.
1.5.3. Chỉ định công việc trong phòng tiệc:
Chuẩn bị phòng tiệc là khâu không kém phần quan trọng. Để triển khai công tác
này, cần trả lời những câu hỏi như sau khi chỉ định công việc:
- Những công việc nào cần thực hiện trong phòng tiệc?
- Không gian trong phòng tiệc có đủ cho tất cả các dịch vụ hỗ trợ, vui chơi giải
trí và sắp đặt trang thiết bị không?
- Buổi tiệc yêu cầu bao nhiêu bàn, ghế?
- Có bất kỳ sự kiện nào đang được xem xét để chuẩn bị ngay trước hay sau buổi
tiệc không?
- Phòng tiệc có thuận tiện cho khách và nhân viên phục vụ không?
- Kích thước của bàn, ghế, và những dụng cụ dự tính sẽ sử dụng cho buổi tiệc
như thế nào?
Sau khi đã trả lời được những câu hỏi trên, một bảng danh mục công việc sẽ
được lập và phân công người thực hiện.
1.5.4. Chuẩn bị tiệc
Tùy vào quy mô của bộ phận quản lý tiệc mà nhân sự như: giám đốc kinh
doanh, giám đốc ẩm thực, giám đốc tiệc, quản lý dịch vụ hội nghị, quản lý dịch vụ
tiệc, quản lý dịch vụ nước uống cho tiệc, bếp trưởng và những người quản lý khác
sắp xếp phòng tiệc hoặc đại diện của những nhân sự này phải họp mặt thường xuyên
để thảo luận về chi tiết của buổi tiệc sắp tới.
15


Trưởng bộ phận tiệc hoàn thành bản kế hoạch theo dõi tiệc cụ thể, liệt kê tất cả

những chi tiết cần thiết cho buổi tiệc. Photo ra thành nhiều bản và phát cho tất cả
những trưởng

bộ phận có liên quan trong quá trình

tổ

chức tiệc.

1.5.5. Bài trí phòng tiệc
Cách thức và quy tắc bày trí phòng tiệc sẽ thay đổi tuỳ theo yêu cầu của buổi
tiệc cụ thể. Nói chung, sau khi đã xếp đặt bàn ghế và những thiết bị khác như âm
thanh, ánh sáng, máy chiếu, bảng sơ đồ, mi crô, bục phát biểu, v.v. vào đúng vị trí,
quản lý tiệc, trưởng ca, hay những nhân viên khác phải thực hiện những công việc cụ
thể để đảm bảo việc bày trí phòng tiệc đã thật sự hoàn tất. Cũng cần liên hệ lại với
khách để xác nhận là không có sự thay đổi nào phát sinh về số lượng khách, cách bố
trí chổ ngồi, hay thời gian diễn ra bữa tiệc.
1.5.6. Chuẩn bị thức ăn, đồ uống cho bữa tiệc
Người quản lý tiệc phải thật nhạy cảm với những mối quan tâm của bếp trưởng
và những nhân viên chế biến khác, những người trực tiếp nấu ăn, chia phần, và nói
cách khác là chuẩn bị thức ăn cho buổi tiệc.
Những nhà hàng, khách sạn chuyên đảm nhận tổ chức sự kiện và những bữa tiệc
lớn thường sử dụng một dây chuyền chế biến và phân chia thức ăn cho tiệc. Bếp
trưởng là người được giao nhiệm vụ tổ chức chuẩn bị tất cả món ăn trong thực đơn
tiệc. Trưởng bar là người tổ chức chuẩn bị các loại đồ uống đã được ấn định.
Căn cứ vào ngày giờ diễn ra bữa tiệc, khả năng lưu trữ và bảo quản để quyết
định thời điểm nhập hàng và nơi tập kết hàng.
1.6.

Các yếu tố quyết định của bữa tiệc

Để một bữa tiệc có thể tổ chức thành công tốt đẹp, các nhà quản trị cần quan tâm

đến những yếu tố quyết định như:
- Lượng khách
- Đối tượng khách
- Địa điểm và diện tích phòng tiệc
- Cảnh quan, không gian lưu không
16


- Loại hình và cung cách phục vụ
-

Chất lượng món ăn

- Cách bài trí
- Khả năng lựa chọn thực đơn
- Giá cả
- Cách sắp xếp bàn tiệc
- Nơi giữ xe
1.7.

Các loại hình phục vụ tiệc

1.7.1. Tiệc Ngồi
Tiệc ngồi là loại tiệc phổ biến ở Việt Nam và cả trên thế giới. Tiệc ngồi thường
nguyên tắc và phức tạp hơn tiệc đứng, khách sẽ được phục vụ những món theo thực
đơn đã được thống nhất trước giữa chủ tiệc và khách sạn, nhà hàng.
Tiệc ngồi có những đặc điểm như sau:
-

Thực đơn ăn, uống phong phú. Được xem là một thực đơn tiệc, nếu tiệc đó

có ít nhất 5 món ăn. Tuy nhiên ngày nay ở Việt nam một bữa tiệc ngồi thường có từ 6
đến 7 món. Các món ăn được chế biến cầu kỳ từ những thực phẩm và cách chế biến
khác nhau và trang trí đẹp mắt, hấp dẫn.
-

Khách sạn, nhà hàng thường xây dựng thực đơn chọn sẵn với giá cả cố định

theo từng thực đơn với cấu trúc món ăn và dinh dưỡng cân đối.
-

Thực đơn, thời gian phục vụ, chương trình nghi lễ được ấn định trước.

-

Khách được mời ngồi hoặc bố trí chỗ ngồi trong bữa ăn

-

Khách VIP có thẻ tên. Để thuận tiện cho việc nhận biết chỗ ngồi, giao tiếp

thuận lợi, những vị khách quan trọng được bố trí ngồi ở những vị trí trang trọng và có
thẻ tên, ghi chức vụ hay học vị.
-

Trang trí, phục vụ sang trọng, chu đáo. Tùy theo quy mô, tính chất mà mỗi

bữa tiệc được trang trí với những hình thức khác nhau.

-

Các món ăn được phục vụ theo thực đơn do chủ tiệc lựa chọn. Thực đơn bữa

tiệc được lựa chọn cố định và phục vụ theo trình tự từ các món khai vị đến các

17


món chính và cuối cùng là các món tráng miệng. Có nhân viên phục vụ tại bàn ăn.
Do khách được bố trí chỗ ngồi trong suốt bữa tiệc diễn ra, nên các món ăn và đồ uống
được đội ngũ nhân viên phục vụ tại bàn ăn của khách. Để bữa tiệc trở nên hấp dẫn
hơn, nên phục vụ mỗi món ăn khách nhau bằng những loại hình phục vụ khác nhau.
-

Thường tổ chức vào giờ ăn chính trong ngày (trưa từ 12h, tối từ 18h, đêm từ

-

Sang trọng hơn tiệc đứng, do trong tiệc ngồi khách được bố trí chỗ ngồi ổn

21h)
định, việc trang trí, chương trình nghị sự, nghi lễ đón tiếp và cách thức phục vụ tỉ mỷ,
hấp dẫn hơn.
-

Khách dự tiệc khó tiếp xúc với người quen do chỗ ngồi khác nhau.

1.7.2. Tiệc Buffet
Loại hình buffet là loại tiệc của phương Tây, bắt nguồn từ Thụy Điển ít ra phổ

biến từ đầu thế kỉ XIX. Song mãi đến năm 1939, từ buffet, từ tiếng Anh bắt đầu xuất
hiện khi Thụy Điển tổ chức triển lãm về thực phẩm Thụy Điển ở NewYork, người
Pháp đọc là buýp - phê.
Hiện nay, việc ăn buffet đã không còn xa lạ đối với mọi người. Thế nhưng, hiểu
buffet là gì để ăn cho đúng cách là điều không ít người băn khoăn, kể cả những người
đã thấy, đã ăn.
Tiệc Buffet là loại tiệc tự chọn có thể được tổ chức đứng hay ngồi. Cái lợi của
tiệc buffet là có thể phục vụ cho nhiều người cùng một thời gian, một diện tích so với
tiệc ngồi.
Buffet có cái hay vì nó tạo rất nhiều cơ hội để thực khách giao tiếp với nhau, vì
nhất là những buổi tiệc có tính chất xã giao. Thời gian ăn buffet có thể kéo dài là vì
vậy.
Tiệc buffet được sử dụng cho cả tối (Buffet dinner) và bữa trưa (Buffet-lunch).
Tiệc buffet đứng, có nhiều món ăn. Các món ăn nóng được để trong lồng hấp nóng,
khách tự lấy thức ăn. Có khi tiệc buffet đứng nhưng có thể kê bàn ghế để khách lấy
thức ăn đến ngồi tại bàn, không cần xếp chỗ.

18


Một kiểu biến tấu thú vị là buffet kinh doanh. Thay vì phải phục vụ khách hàng
bằng nhiều món ăn khác nhau vừa tốn thời gian, vừa tốn nhân lực, một số nhà hàng
kinh doanh theo nhiều dạng buffet trưa, buffet chiều, buffet sáng, buffet dạ tiệc Do là
một tiệc theo kiểu phương Tây nên thức ăn cũng có các món đặc trưng, đa số là các
món Tây, món Âu. Tuy nhiên dần dần buffet cũng được biến thể thành tiệc của người
việc như có những tiệc buffet chay, buffet ngọt, buffet các món Việt….
1.7.2.1. Tiệc ngồi Buffet
Buffet ngồi là loại tiệc sang trọng và vì thế phổ biến ở các nước. Đặc điểm quan
trọng nhất của tiệc ngồi Buffet là khách dự tiệc được bố trí, sắp xếp chỗ ngồi trong
suốt bữa tiệc. Khách tự lên quầy lựa chọn thức ăn và đồ uống mang về bàn ăn. Chính

vỉ được bố trí chỗ ngồi, nên khách có thể giao tiếp với nhau khi lấy thức ăn và có thể
ngồi lại ở một bàn khác khi muốn giao lưu với người quen. Trong những trường hợp
đặc biệt, khách VIP có thể được nhân viên phục vụ một số món ăn tại bàn mà không
nhất thiết phải lên quầy lấy thức ăn. Thời gian tiệc ngồi thường dài hơn tiệc đứng.

1.7.2.2. Tiệc đứng buffet
Trong trường hợp phải phục vụ một số lượng lớn thực khách với thời gian ngắn
thì loại hình tiệc đứng là rất thích hợp. Đặc diểm quan trọng của loại tiệc này là thực
khách tự phục vụ lấy, tự chọn thức ăn mà mình thích. Các thức ăn được bày ra tất cả
19


cùng lúc trên một quầy cố định và thường gọi là quầy Buffet. Thực khách có thể tự
do đi lại gặp gỡ, nói chuyện với nhau và tự chọn món ăn nào mình thích và ăn nhiều
ăn ít tùy mình, chứ không áp đặt theo khẩu phần (ration) như truyền thống ăn phương
Tây.
Điều tiện lợi nhất là không bị lãng phí thời gian, ai đến trước ăn trước, ai đến
sau ăn sau, chứ không bắt mọi người cùng ăn và phải phục vụ cùng một lúc.
Điều tiện lợi thứ hai là không cần người phục vụ hay đúng ra là không cần nhiều
người phục vụ khi thực khách ăn mà chỉ cần người phục vụ làm thức ăn, đồ uống sao
cho kịp thời, và như thế việc nấu hoặc mua đồ ăn sẵn là quan trọng nhất.
Ngày nay tiệc đứng giành được chỗ của loại hình tiệc ngồi long trọng do nó giải
quyết được nhu cầu năng động, tiết kiệm thời gian của mỗi cá nhân thời hiện đại.
Trong bữa tiệc, các khách mời có cơ hội gặp gỡ tay bắt mặt mừng với nhau; quyền
chủ động thuộc về cá nhân, muốn đến, muốn đi bất cứ lúc nào.
Món ăn dùng trong các bữa tiệc đứng phải đáp ứng được 3 yêu cầu: nhỏ, gọn, dễ
ăn; gia vị nêm nếm không phức tạp; đẹp, ngon, bắt mắt.Một bữa tiệc đứng cần có 3
loại món hoàn chỉnh: món mặn, món ngọt và nước uống (thường là cocktail). Trong
tiệc đứng, người phục vụ rất ít do đó các dụng cụ ăn uống cũng thật đơn giản để mỗi
khách tham dự tự phục vụ dễ dàng.

Trung bình, một bữa tiệc đứng có khoảng 10 món với 7 món mặn, 3 món ngọt
và khoảng từ 3 – 5 loại nước giải khát. Sang và cao cấp có thể đến hơn 20 món với tỷ
lệ các món mặn – ngọt phù hợp.
Có ba loại tiệc đứng chủ yếu là:
-

Tiệc đứng dùng dao và nĩa (tiệc đứng tại bàn) - có chỗ ngồi xung quanh: đây

là bàn khách quay lại ngồi sau khi đã lựa chọn thức ăn cho mình.
-

Tiệc đứng dùng nĩa đứng ăn: thường là tiệc mà các món ăn được chuẩn bị

theo cách mà khách không cần dao (có thể có một số ghế ngồi).
-

Tiệc đứng dùng tay – đứng ăn: khách tự lấy đồ ăn không dùng tới dụng cụ

dao nĩa (thức ăn được chuẩn bị thành những miếng có kích thước nhỏ, và có thể có
một số ghế ngồi)
20


Tóm lại, Tiệc đứng còn gọi là loại hình tiệc tự phục vụ (self service). Đồ ăn
được sắp đặt rất hấp dẫn trên những bàn ăn dài trang trí bắt mắt, các món ăn được
phân loại và xếp theo thứ tự từ món khai vị đến tráng miệng. Món súp thường chuẩn
bị trong âu lớn (soup tureen) và món khai vị nóng thì đặt trong các đĩa hâm (chaffing
dishes) để giữ nóng. Các dụng cụ khác như: đĩa, chén,… đặt ngay trên bàn buffet.
Thay vì nhân viên nhà hàng phục vụ khách, khách phải tự tới bàn buffet lấy đĩa, dụng
cụ ăn và khăn,… để tự lựa chọn theo ý mình.

1.7.2.3. Tiệc Buffet Việt hóa
Ngày nay ở các khách sạn lớn Việt nam tiệc Buffet thường được tổ chức nhân
dịp các sự kiện.
Cách dọn món ăn sẵn đầy đủ cho thực khách tự chọn là cách dọn mâm cỗ hay
mâm cơm của Việt Nam.Thay vì dọn từng món hay theo từng khẩu phần ăn phương
Tây, buffet rất giống cách dọn cỗ hay cơm của Việt Nam, tất cả các món ăn đều
được bày ra.Thực khách thích ăn món nào chọn gắp món ăn đó. Đây là đặc điểm
chung rất quan trọng Đông và Tây gặp nhau.
Ở Việt Nam, các món ăn nên mang tính Việt cao. Số lượng món ăn có thể là 15,
18 hay 33 hay bội số, ước số của 3. Đây chỉ là con số quy ước, có thể lấy các con số
mang nhiều ý nghĩa trong lịch sử, trong truyền thuyết dùng 15 bộ và 18 đời Hùng
Vương hay 15 cánh ngôi sao của trống đồng Cổ Loa cũng là con số lẻ hợp với nam
(dương) hay số chẵn họp với nữ (âm) hoặc cộng 2 số 15 và 18 bằng 33 là số lẻ với 2
số giống nhau.
Các món ăn là món ăn Việt Nam hoặc thuần Việt hoặc được Việt hóa cao, lấy tự
nhiên làm gốc, vừa ngon vừa lành. Cụ thể:
- Trước hết các món ăn chủ yếu được chế biến từ gạo.
- Các món ăn chủ yếu dùng nước mắm để nêm và chấm.
- Các món ăn ít dầu mỡ.
- Các món ăn chủ yếu là luộc, hấp, tươi sống, phần lớn xắt nhỏ, nhiều chất,
nhiều vị.

21


- Các món ăn dùng gia vị tự nhiên như hành, tỏi, sả, nghệ, rau thơm, có tính bài
thuốc, tính lành.
- Các món ăn nhiều rau, củ.
Cách trình bày trang trí trong bữa tiệc Việt thường đậm đà bản sắc dân tộc.
Chẳng hạn:

- Nên dùng các đồ bếp Việt, những hình ảnh nồi đất, đũa cả, đũa mun, muỗng,
thìa, rổ, rá, mẹt, chày, cối…
- Nên dùng các đồ dùng ăn uống của Việt Nam, nên dùng bát đĩa, đũa Việt
cùng các ấm tích Việt, sản xuất tại Việt Nam.
- Trang trí khu buffet sao mang tính Việt.
- Ẩm thực Việt lấy tự nhiên làm gốc, nên khi trang trí khu buffet cũng thể hiện
tính tự nhiên làm gốc, hoặc thay bằng một góc đồ bếp Việt, ít dùng đồ kim khí, chủ
yếu dùng nồi đất, ấm tách, chai lọ, rổ rá hoặc dùng các các đồ dùng để ăn từ nồi đất,
mẹt, rổ rá… với lá chuối lót.
Trang trí góc bếp của tiệc buffet và người phục vụ buffet Việt như:Trưng bày
các hương vị, gia vị tự nhiên, như củ hành, củ tỏi, củ nghệ, củ
1.7.3. Tiệc Cocktail
Là loại tiệc sang trọng, nhẹ nhàng, tiệc cocktail thích hợp cho những buổi chiêu
đãi họp mặt.
Tiệc Cocktail đã ngày càng được phổ biến và trở thành một nét sống mới trong
các nhà hàng, khách sạn lớn. Sang trọng và nhẹ nhàng, một buổi tiệc Cocktail thông
thường là loại hình tiệc đứng, số lượng khách đông. Trong các khách sạn, trong nhà
hay trong sân vườn rộng là những không gian lý tưởng cho một buổi tiệc Cocktail.
Tiệc Cocktail là loại tiệc đơn giản, thân mật, thưởng thức đồ uống nhiều hơn ăn,
không đặt dao, muỗng, nĩa. Thức ăn chủ yếu là đồ nguội và tất cả đều được cắt thành
từng miếng vừa vặn. Thông thường các bữa tiệc được tổ chức vào buổi trưa hay tối,
với số khách tối thiểu 12 người, và từ 6 món trở nên.
Tiệc Cocktail không cần thiết phải có diện tích rộng, vì lượng khách dự tiệc
thường không đông như những loại tiệc khác. Nên xếp đặt khu vực thức ăn và thức
22


uống riêng để khách dễ dàng chọn lựa. Tuy đây là buổi tiệc đứng nhưng nên xếp vài
chiếc ghế sát vách tường cho khách ngồi khi cần thiết. Sử dụng loại bàn tròn, cao để
khách có thể đặt thức ăn và đứng trò chuyện.

Đặc điểm của tiệc cocktail là tiệc nhẹ với thức uống là các loại cocktail và thức
ăn là các loại finger food (thức ăn dùng tay). Có ba loại cocktail cơ bản dùng trong
tiệc: uống khai vị, uống giải khát (khi ăn) và uống sau khi ăn.
Cocktail khai vị thường là các loại có vị chua để kích thích vị giác. Cocktail giải
khát là loại được pha chế từ nước trái cây. Uống sau khi ăn là loại cocktail có vị ngọt
ngào, béo và giúp tiêu vị.
1.7.4. Tiệc Trà, tiệc hội nghị
Tiệc trà (tea party): được coi là tiệc ngọt, có thể tổ chức vào buổi chiều hoặc
buổi sáng ( buổi chiều là phổ biến). Thực đơn tiệc trà nhẹ nhàng, đơn giản, gồm bánh
kẹo, hoa quả, trà, cà phê, nước giải khát. Tiệc này thường được xếp theo hình thức
ngồi xa-lông. Nội dung trong tiệc trà là để gặp gỡ, giao lưu, nói chuyện về những vấn
đề văn hoá, xã hội, mỹ thuật.
Tiệc trà thường được tổ chức phục vụ hội nghị, hội thảo, hay phu nhân các vị
quan chức cấp cao chiêu đãi ngoại giao các vị khách nữ. Là một loại nhẹ được diễn ra
trước khi hội nghị bắt đầu thức đơn chủ yếu là trà, café, sữa, bánh ngọt, trái cây …
phục vụ tiệc buffet dạng này công việc rất nhẹ nhàng chỉ có đi thu dọn đồ dơ của
khách rồi đem vào bên trong. Một số nhân viên đứng tại chỗ rót café, sữa cho
khách,…
Các phòng họp với đầy đủ các trang thiết bị đáp ứng được các yêu cầu tổ chức
hội nghị từ 12 đến hàng nghìn người. Giá phục vụ hội nghị có thể tính trọn gói hoặc
từng phần tùy theo yêu cầu của quý khách.
Giá trọn gói hội nghị bao gồm:
1.Phòng họp
2.Giấy, bút viết
3.Nước lạnh và kẹo bạc hà
4.Bảng kẹp giấy, bảng viết, mic không dây
23


5.Giải khát giữa giờ (trà, cà phê, bánh ngọt, và trái cây theo mùa)

6.Ăn trưa/tối tự chọn
Cách bày bàn cho tiệc hội nghị không giống như tiệc Buffet hay tiệc cưới, tiệc
hội nghị mang tính chất thảo luận, gặp gỡ đàm phán nên phải chuẩn bị, bố trí bàn
theo cách phù hợp nhất với tính chất buổi tiệc.
Cách set up cho phòng hội nghị như sau: lấy hai tờ giấy A4 có in logo khách sạn
tròng lên nhau đặt ngay ngắn canh ngay giữa ghế ngồi đặt trên bàn, lấy cây viết đặt
chéo lên tờ giấy bên phải đuôi viết đặt ngay dưới logo khách sạn để tạo ấn tượng, mũi
viết đặt sát mép giấy, giấy cách mép bàn khoảng nữa đốt tay. Phía trên tờ giấy đặt hai
miếng lót ly ngang nhau cách đều tờ giấy khoảng một đốt tay logo của lót ly ngay
trước mặt khách. Lót ly bên trái đặt nước suối, bên phải đặt ly nước úp xuống (nếu
hội nghị bắt đầu ngày sau).
Trong những cuộc hội nghị lớn nhiều người sắp xếp ghế ngồi cho phù hợp với
số lượng khách là đều quan trọng mà phải hợp tính thẫm mĩ có thể chia ra hai dãy
hoặc ba dãy.
1.7.5. Quốc yến
Ngoại các loại hình trên, còn có Quốc yến là loại Tiệc chiêu đãi. Loại tiệc này
là một loại hình hoạt động ngoại giao quan trọng và phổ biến. Tiệc ngoại giao không
những mang tính chất chính trị mà còn thể hiện tính văn hoá. Tổ chức một bữa tiệc
chiêu đãi khách là một dịp để bày tỏ sự trọng thị, mến khách nhằm tăng cường mối
quan hệ và giới thiệu văn hoá ẩm thực.
Đây là hình thức tiệc chiêu đãi trọng thể nhất. Tiệc này thường do Nguyên thủ
quốc gia chiêu đãi trong các dịp Nguyên thủ quốc gia nước ngoài đến thăm nhà nước,
thăm chính thức hoặc những ngày quốc lễ quan trọng. Quốc yến thường là tiệc ngồi,
được tổ chức chu đáo, trọng thị; nhiều nước cử quốc thiều trước khi tiệc bắt đầu; thực
đơn được lựa chọn kỹ lưỡng gồm những món ăn đặc sắc bao gồm món khai vị, súp,
món chính, tráng miệng; đồ uống gồm rượu sâm- panh, rượu dân tộc, truyền thống,
rượu vang, rượu thơm (lúc kết thúc); phòng tiệc, bàn tiệc được sắp xếp trang trọng;

24