bài GIẢNG THƯƠNG mại DỊCH vụ Ở DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

Bài 3. TỔ CHỨC VÀ HOẠT
ĐỘNG TMDV Ở DNSX

I.

II.

III.
IV.

V.

Bản chất và nội dung hoạt động TM
ở DNSX
Tổ chức hoạt động mua sắm các
yếu tố đầu vào ở DNSX
Dự trữ SX và phương pháp xác định
Tổ chức hoạt động tiêu thụ sản
phẩm ở DNSX
Tổ chức bộ máy quản lý TMDV
doanh nghiệp


I. Bản chất và nội dung hoạt động TM ở
DNSX

-

1. Hoạt động thương mại là việc thực hiện một
hay nhiều hành vi TM của thương nhân, bao
gồm việc mua bán hàng hoá, cung ứng DVTM

và các hoạt động xúc tiến TM nhằm thu lợi
nhuận
Đối với các DNSX, khi nói đến hoạt động TM chính
là nói đến các hoạt động liên quan đến việc
mua sắm vật tư kỸ thuật cho sản xuất (TM đầu
vào) và quá trình tiêu thụ sản phẩm (TM đầu
ra).
2. Nội dung chủ yếu của hoạt động thương mại
doanh nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động
liên quan và phục vụ quá trình mua sắm vật tư
cho sản xuất và tiêu thụ sản phẩm như tài
chính, luật pháp, dịch vụ, vận tải, kho
tàng.v.v...


II.Tổ chức mua sắm và quản
Nội dung:
vật
- Xác định nhu cầulý
mua
sm t
võt t
- Xác định các phơng thức đảm bảo vật t
Lựa chọn ngời cung ứng
Thơng lợng và đặt hàng
Theo dõi đơn hàng và tiếp nhận vật t
Lập và Tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật t
Xây dựng kế hoạch yêu cầu vật t.
Tổ chức quản lý vật t nội bộ
Quản lý dự tr và bảo quản vật t

Cấp phát vật t nội bộ
Quyết toán vật t
Phân tích đánh giá quá trình quản lý
Sơ đồ 3.1: Mô hình tổ chức mua sắm và quản lý
vật t


Phõn tich
anh gia qua
trinh quan ly
VT

Xac inh
nhu cõu

Quyết toán
vật t

Cấp phát
vật t nội bộ

Quản lý dự
tữ và bảo
quản

Xõy dng kờ
hoach yờu cõu
võt t.

Xác định

các phơng
thức đảm
bảo vật t

Lựa chọn ng
ời cung ứng

Tụ chc
quan ly võt
t nụi bụ

Thơng lợng
và
đặt
hàng

Lập và Tổ
chức thực
hiện kế
hoạch mua
sắm vật t

Theo dõi
đơn hàng
và tiếp
nhận vật t

S ụ 3.1: Mụ hinh tụ chc mua sm va quan ly võt t

1. Xác định nhu cầu vật tư
1.1 Nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm của DN
được xác định theo 4 phương pháp sau:
a-Phương pháp trực tiếp: Theo phương pháp này
việc xác định nhu cầu dựa vào mức tiêu dùng
vật tư và khối lượng sản phẩm sản xuất trong
kỳ. Phương pháp này có 4 cách tính:
- Phương pháp tính theo mức sản phẩm: Nhu cầu
được tính bằng cách lấy mức tiêu dùng vật tư
cho một sản phẩm nhân với số lượng sản phẩm
sản xuất. Công thức tính:
Nsx = Ʃ Qsfi x Msfi.
Trong đó:
Nsx - nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm
trong kỳ.
Qsfi- số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế
hoạch
Msfi- mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản phẩm .
n: - chủng loại sản phẩm (i=1…n )


-

Phương pháp tính theo mức chi tiết sản phẩm:
Nhu cầu được tính bằng cách tổng cộng tích giữa mức tiêu dùng vật
tư cho một chi tiết sản phẩm nhân với số lượng chi tiết sản

phẩm. Công thức tính:
Nct = Ʃ Qcti x Mcti .Trong đó:
Nct - nhu cầu vật tư dùng để sản xuất các chi tiết sản phẩm trong

kỳ.
Qcti - số lượng chi tiết sản phẩm sẽ sản xuất trong kỳ kế hoạch .
Mcti - mức sử dụng vật tư cho một đơn vị chi tiết sản phẩm.
n
- chủng loại chi tiết ( i=1…n )

b.Phương pháp tính theo mức của sản phẩm
tương tự:

Thực chất của phương pháp là lấy những sản phẩm không có mức
đối chiếu với những sản phẩm tương tự về công nghệ chế tạo
đã có mức để tính, đồng thời có tính đến những đặc điểm
riêng của sản phẩm mới mà áp dụng hệ số điều chỉnh. Công
thức tính:
Nsx = Qsf x Mtt x K .Trong đó:
Nsx - nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ.
Qsf - số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch .
Mtt - mức tiêu dùng vật tư của sản phẩm tương tự .
K - hệ số điều chỉnh giữa hai loại sản phẩm.


C.Phương pháp tính theo mức của sản phẩm đại diện :

trường hợp sản phẩm sản xuất có nhiều cỡ loại khác nhau nhưng
khi lập kế hoạch vật tư chưa có kế hoạch sản xuất cho từng cỡ
loại cụ thể mà chỉ có tổng số chung. Trong trường hợp ấy, lấy một
sản phẩm đại diện và mức tiêu dùng vật tư cho sản phẩm đại
diện đó để tính nhu cầu vật tư chung cho các cỡ loại sản phẩm.

Công thức tính:

Nsx =

Qsf x Mđd

.

Trong đó:
Nsx- nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ.
Qsf - số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch .
Mđd - mức sử dụng vật tư của sản phẩm đại diện .
Trong đó: Mđd ( mức sử dụng vật tư của sản phẩm đại diện) được
chọn dựa vào mức bình quân ( Mbq )
Mbq= Ʃmi.Ki / ƩKi .
Trong đó:
mi
- mức tiêu dùng vật tư của loại sản phẩm thứ i (i=1,n)
Ki - tỉ trọng loại sản phẩm thứ i trong tổng số.
n
- chủng loại sản phẩm


d.Phương pháp tính dựa trên cơ sở số liệu về
thành phần chế tạo sản phẩm.
Nhiều loại sản phẩm như sản phẩm của ngành
công nghiệp thực phẩm, sản phẩm đúc, sản
phẩm bê tông...được sản xuất từ nhiều loại
nguyên vật liệu khác nhau. Để có được sản phẩm
với chất lượng cần thiết, đáp ứng nhu cầu khách
hàng, việc sản xuất được tiến hành theo công

thức định sẵn có chỉ rõ hàm lượng % của mỗi
thành phần nguyên vật liệu. Nhu cầu được xác
định theo ba bước:
Bước1: Xác định nhu cầu vật tư để thực hiện kế
hoạch sản xuất sản phẩm trong kỳ .
N t = ƩQi x Hi.
Trong đó:
Qi - khối lượng sản phẩm thứ i theo kế hoạch sản
xuất trong kỳ.
Hi - trọng lượng tinh của sản phẩm thứ i (i=1,n)
n - chủng loại sản phẩm


Bước 2: Xác định nhu cầu vật tư cần thiết
cho sản xuất sản phẩm có tính đến tổn
thất trong quá trình sử dụng.
Nt
Nvt = -----------K
.Trong đó:
Nvt - nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm
trong kỳ kế hoạch.
K - hệ số thu thành phẩm.
Bước 3 : Xác định nhu cầu về từng loại vật
tư
Ni = Nvt x hi
Trong đó:
Ni - nhu cầu vật tư thứ i
hi - tỷ lệ % của loại vật tư thứ i

E. Phương pháp tính nhu cầu dựa trên cơ sở thời
hạn sử dụng.

Nhu cầu vật tư hàng hoá ở mỗi doanh nghiệp, ngoài
những vật liệu chính trực tiếp để sản xuất sản phẩm còn
cả những hao phí vật liệu phụ. Một phần những vật tư đó
hoặc tạo điều kiện cho quá trình sản xuất hoặc là sử
dụng cho các tư liệu lao động, hao phí loại này không
được điều tiết bởi các mức tiêu dùng cho đơn vị sản phẩm
sản xuất mà bằng thời hạn sử dụng. Thuộc số những vật
tư này gồm có phụ tùng thiết bị, dụng cụ tài sản, các loại
dụng cụ bảo hộ lao động...ở đây, thời hạn định mức có
thể quy định không chỉ về mặt thời gian mà cả công việc
thực hiện như Km lăn bánh, Tấn/ km... Nhu cầu được tính
theo công thức:
Pvt
Nsx =-----------T
.Trong đó:
Pvt
- nhu cầu hàng hoá cần có cho sử dụng
T
- thời hạn sử dụng


F. Phương pháp tính theo hệ số
biến động

Tính nhu cầu vật tư theo phương pháp này
cần dựa vào thực tế sản xuất và sử dụng
vật tư trong năm báo cáo, phương án sản

xuất kỳ kế hoạch, phân tích các yếu tố tiết
kiệm vật tư, từ đó xác định hệ số sử dụng
vật tư kỳ kế hoạch so với kỳ báo cáo, cụ
thể theo công thức:
Nsx = Nbc x Tsx x Htk
Trong đó:
Nbc - Số lượng vật tư sử dụng trong năm
b/cáo
Tsx - Nhịp độ phát triển sản xuất kỳ kế
hoạch
Htk - Hệ số tiết kiệm vật tư năm kế hoạch
so với năm báo cáo.


1.2 Nhu cầu vật t cho các sản phẩm dở dang.
ể tính nhu cầu này ngời ta ca thể sử dụng các ph
ơng pháp sau đây:
Một là: Tính theo mức chênh lệch sản phẩm dở
dang cuối ku và đầu ku.
Cn cứ vào mức chênh lệch sản phẩm dở dang
cuối ku và đầu ku kế hoạch cùng vii mức tiêu dùng
vật t cho một đơn vị sản phẩm để xác định nhu
cầu vật t, theo công thức:
Ndd
= (Qdd2 - Qdd1) x M sp
Trong đa:
Ndd - nhu cầu vật t cho sản phẩm dở dang.
Qdd2
- số lợng sản phẩm dở dang cuối ku kế
hoạch.

Qdd1
- số lợng sản phẩm dở dang đầu ku kế
hoạch.
Msp
- mức tiêu dùng vật t cho đơn vị sản
phẩm.


Hai là: Tính theo chu kỳ sản xuất.
Theo phương pháp này, tính nhu cầu vật tư
căn cứ vào thời gian (số ngày) cần thiết để
sản xuất sản phẩm dở dang ở cuối năm kế
hoạch và mức tiêu dùng trong một ngày
đêm để sản xuất hàng chế dở đó.
Công thức tính:
Nsx = (Tdd . M) - Qvt
Trong đó:
Tdd- thời gian cần thiết để sản xuất sản phẩm
dở dang ở cuối năm kế hoạch (số ngày).
M - mức tiêu dùng vật tư một ngày đêm để
sản xuất sản phẩm dở dang.
Qvt - số lượng vật tư của nửa thành phẩm và
hàng chế dở có đầu năm kế hoạch.


Ba là: Tính theo giá trị
Công thức tính:
Qcd2 - Qcd1
Nsx = --------------- x Nkh
Gtp

.Trong đó:
Qcd2 - giá trị SPDD cuối năm kế hoạch.
Qcd1 -giá trị SPDD đầu năm kế hoạch.
Gtp - toàn bộ giá trị thành phẩm năm kế
hoạch
Nkh - số lượng vật tư để SXtp trong năm
KH


Bốn là: Tính theo hệ số biến động.
Theo phương pháp này tính nhu cầu vật tư phải
căn cứ vào giá trị nửa thành phẩm và hàng chế
dở đầu năm kế hoạch và tỷ lệ tăng giá trị tổng
sản phẩm của doanh nghiệp trong năm kế
hoạch mà tính ra giá trị nửa thành phẩm và
hàng chế dở cuối năm kế hoạch và từ đó tính
nhu cầu vật tư. Công thức tính:
(Qcd1 x Tkh) - Qcd1
Nsx=- -----------------------------x Nkh
Gkh
.
Trong
đó:
Qcd1 - giá trị hàng chế dở đầu năm kế hoạch.
Gkh - toàn bộ giá trị sản lượng sản phẩm năm
kế hoạch
Nkh - số lượng vật tư cần dùng trong năm kế
hoạch
Tkh - tỷ lệ tăng (giảm) giá trị tổng sản phẩm năm
kế hoạch so với năm báo cáo.

1.3 Nhu cầu máy móc thiết bị và vật tư cho sửa
chữa , nhà xưởng, cho công tác nghiên cứu khoa
học, cho xây dựng cơ bản... Riêng nhóm máy móc thiết bị

sử dụng ở DN thì việc tính toán nhu cầu có thể được chia
thành 3 nhóm sau:
Nhóm 1: Nhu cầu thiết bị để mở rộng năng lực của doanh nghiệp
được xác định theo công thức:
ƩQi x Mi + Gk
Ntb =------------------------ - A
T.C.G.Ksd.Km
. Trong đó:
Ntb - Nhu cầu máy móc, thiết bị tăng thêm kỳ kế hoạch
Qi - Khối lượng sản phẩm thứ i cần sản xuất trong kỳ kế
hoạch
Mi - Định mức giờ máy để sản xuất một đơn vị sản phẩm thứ i
Gk - Số giờ máy dùng vào những công việc khác.
T - Số ngày máy làm việc trong kỳ kế hoạch
n - Chủng loại thiết bị.
C
- Số ca làm việc
G - Số giờ máy làm việc trong một ca
Ksd
- Hệ số sử dụng thiết bị có tính đến thời gian ngừng
để sửa chữa theo kế hoạch, thời gian điều chỉnh
Km
- Hệ số thực hiện mức.
A - Số máy móc thiết bị hiện có.

Nhóm 2: Nhu cầu máy móc thiết bị để lắp
máy SP Xác định nhu cầu thiết bị cho lắp
máy sản phẩm trong kỳ kế hoạch có thể
sử dụng công thức sau
Ntb = Mtb. Ksp + Tck – Tđk .Trong đó:
Ntb- Nhu cầu thiết bị cho lắp máy sản
phẩm trong kỳ kế hoạch.
Mtb - Mức thiết bị dùng cho một máy sản
phẩm
Ksp - Số lượng máy sản phẩm dự kiến sản
xuất trong kỳ kế hoạch.
Tck - Tồn kho cuối kỳ về thiết bị dùng cho
lắp máy sản phẩm
Tđk -Tồn kho đầu kỳ về thiết bị dùng cho
lắp máy sản phẩm.


Nhóm 3: nhu cầu máy móc thiết bị dùng để thay
thế những máy móc thiết bị loại ra trong quá
trình sản xuất.
Trong quá trình sử dụng, có những máy móc, thiết
bị, hư hỏng do nhiều nguyên nhân gây ra như:
do quá thời hạn sử dụng, do hư hỏng không sửa
chữa được nữa, do tiến bộ kỸ thuật xuất hiện
những máy móc thiết bị tối tân hơn, có năng
suất cao hơn, làm cho thiết bị đang sử dụng trở
thành lạc hậu cần phải thay thế.
Trong trường hợp để thay thế máy móc thiết bị do

hoạt động lâu ngày không còn sử dụng được
nữa, cách tính phải dựa trên yêu cầu về mở rộng
năng lực sản xuất của doanh nghiệp, số lượng
thực tế máy móc thiết bị hư hỏng loại ra và biên
bản của hội đồng giám định kỸ thuật. Trường
hợp để thay thế những máy móc thiết bị lạc hậu
về mặt kỸ thuật, nhu cầu được xác định dựa vào
yêu cầu nâng công suất máy của doanh nghiệp,
mức độ lạc hậu và hiệu quả của việc sử dụng
thiết bị.


2. Lập kế hoạch mua sắm vật t ở
doanh nghiệp. a. Nhằm bảo đảm vật t cho

sản xuất theo đong số lợng, chất lợng và tiến độ của
quá trinh sản xuất, kế hoạch mua sắm vật t của doanh
nghiệp phải trả lời đợc nhng câu hỏi nh: Cần mua cái
gi? Chất lợng ra sao? Số lợng bao nhiêu? Mua loc nào?
Mua ở đâu?
b. Nội dung kế hoạch mua sắm vật t.
Kế hoạch mua sắm vật t thực chất là tập hợp nhng tài
liệu tính toán kế hoạch gồm các biểu tổng hợp nhu
cầu vật t và một hệ thống các biểu cân đối vật t. Nội
dung cơ bản của kế hoạch là:
Thứ nhất, phản ánh toàn bộ nhu cầu vật t của doanh
nghiệp trong ku kế hoạch nh nhu cầu vật t cho sản
xuất, cho xây dựng cơ bản, cho sửa cha, cho dự tr...
Thứ hai, phản ánh các nguồn vật t để thoả mãn các nhu
cầu nai trên bao gồm nguồn tồn kho đầu ku, nguồn

động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp (tự chế tạo)
và nguồn mua trên thị trờng.


c.Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư

Trình tự lập kế hoạch là những bước công việc phải làm để có
được kế hoạch. Đối với các doanh nghiệp, việc lập kế
hoạch mua sắm vật tư chủ yếu là do phòng kinh doanh
lập, nhưng thực tế có sự tham gia của nhiều bộ phận khác
có liên quan trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Trình
tự lập kế hoạch mua sắm vật tư bao gồm những bước công
việc sau đây:
Một là: Giai đoạn chuẩn bị.
Hai là: xác định số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ kế hoạch
và lượng vật tư động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp, số lượng vật tư này thường được
xác định theo phương pháp ̉ước tính tồn kho và phương
pháp định mức.
Ođk = Ott +Nh – X .
Trong đó:
Ođk - tồn kho ước tính đầu kỳ kế hoạch.
Ott
- tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch.
Nh
- lượng vật tư ước nhập kể từ thời điểm lập kế hoạch
đến đầu năm kế hoạch.
X - lượng vật tư ước xuất ra kể từ thời điểm lập kế hoạch đến
đầu năm kế hoạch.

Ba là: Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu vật tư của doanh
nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất, để có được kế hoạch
mua vật tư chính xác và khoa học đòi hỏi phải xác định
đầy đủ các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất. Đây là cơ sở
để xác định lượng vật tư cần mua về cho doanh nghiệp.
Bốn là: Giai đoạn kết thúc của việc lập kế hoạch mua sắm
vật tư và xác định số lượng vật tư hàng hóa cần phải mua
về cho doanh nghiệp.
Sau khi xác định tổng số nhu cầu vật tư cần phải có trong
kỳ kế hoạch và nguồn vật tư tồn kho đầu kỳ kế hoạch
cũng như nguồn động viên tiềm lực nội bộ, doanh nghiệp
cần phải xác định số vật tư mua trên thị trường theo
phương pháp cân đối, nghĩa là:
ƩNij= ƩPij .Trong đó:
ƩNij - tổng nhu cầu về loại vật tư i nhằm thoả mãn mục
đích j của Dn
ƩPij - tổng các nguồn về loại vật tư i được đáp ứng bằng
nguồn j.


3. Công tác KH nghiệp vụ về hậu cần vật tư cho
sản xuất ở DN.
a. ý nghĩa và nội dung công tác KH nghiệp vụ .
Công tác kế hoạch nghiệp vụ về hậu cần vật tư
cho sản xuất ở DN là toàn bộ những hoạt động
diễn ra hàng ngày của phòng kinh doanh nhằm
bảo đảm đầy đủ, kịp thời và đồng bộ vật tư cho
sản xuất . Kế hoạch này có một ý nghĩa rất lớn,

cụ thể:
- Cung ứng vật tư kịp thời, đầy đủ và đồng bộ cho
sản xuất.
- Sử dụng hợp lý và tiết kiệm các nguồn lực của
doanh nghiệp.
- Góp phần nâng cao năng suất lao động và hạ
giá thành sản phẩm.
- Nâng cao trình độ kỸ thuật của sản xuất.v.v...


Nhng nội dung chủ yếu của công tác KH
nghiệp vụ về hậu cần vật t cho sản xuất
gồm:
- Lập kế hoạch hậu cần vật t hàng quý,
hàng tháng
- Lập đơn hàng;
- Tổ chức chuyển đa vật t về doanh
nghiệp và tiếp nhận vật t về số lợng và
chất lợng;
- Tim các biện pháp giải quyết tinh trạng
thoa thiếu vật t trong tiêu dùng sản
xuất;
- Theo dõi thờng xuyên tinh hinh bảo đảm
vật t ở doanh nghiệp


b. Kế hoạch hậu cần vật tư quý.

Cơ sở để lập kế hoạch hậu cần vật tư quý là: KH tiêu thụ
sản phẩm trong quý, khối lượng sửa chữa; KH phát triển

kỸ thuật mới; định mức tiêu hao vật tư cụ thể cho từng
sản phẩm; tồn kho thực tế từng tên gọi vật tư cụ thể ở
thời gian lập kế hoạch; số lượng từng tên gọi vật tư dự
kiến nhập vào và dự kiến xuất ra cho tiêu dùng sản xuất
từ thời điểm lập KH đến ngày đầu quý KH; lượng dự trữ
cuối quý theo từng quy cách vật tư; các tài liệu liên quan
đến phẩm chất vật tư ...
Như vậy, các tài liệu cần thiết để lập KH bảo đảm vật tư
cũng phải đầy đủ như khi lập KH yêu cầu vật tư, có điều
là những tài liệu và số liệu này phải thật cụ thể.
Khác với KH mua sắm vật tư năm của doanh nghiệp, KH hậu
cần vật tư hàng quý là tài liệu làm việc cơ bản của phòng
kinh doanh ở DN. Trên cơ sở KH này, phòng KD tiến hành
đặt mua vật tư, tổ chức hạch toán và kiểm tra mức độ
đảm bảo vật tư cho sản xuất, xác định số tiền mua vật tư,
lập KH vận chuyển và bốc xếp vật tư... Thường KH vật tư
quý được lập cho cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị và
phương pháp lập KH hậu cần vật tư quý cũng tương tự
như kế hoạch vật tư năm của doanh nghiệp.


c. Kế hoạch vật tư tháng và các biện pháp
giải quyết thừa thiếu vật tư.
Đối với nhiều quy cách vật tư, phòng kinh
doanh chỉ cần lập kế hoạch hậu cần vật
tư quý và theo dõi việc thực hiện kế
hoạch đó. Còn đối với những vật tư chính
của DN và những vật tư hay mất cân đối
thì phòng KD cần phải lập KH hậu cần
vật tư hàng tháng. KH này lập sau khi đã

biết được khả năng thoả mãn đơn hàng
của các đơn vị kinh doanh và lập trước
tháng KH khoảng từ 7-10 ngày. KH hậu
cần vật tư hàng tháng khác với KH vật tư
hàng quý là ở chỗ có các cột phản ánh
thừa thiếu vật tư và những biện pháp
giải quyết thừa thiếu đó.