báo cáo thực tập văn phòng công chứng

LỜI MỞ ĐẦU
Trong cuộc sống thường ngày chúng ta thiết lập nhiều các loại giao dịch dân
sự từ những giao dịch có giá trị nhỏ (mua thức ăn, mua các nhu yểu phẩm
hàng ngày…) đến các loại giao dịch có giá trị lớn hơn (mua điện thoại, mua
xe máy…) đến các giao dịch có giá trị lớn hơn nữa (mua bán nhà, mua bán
đất…) Mỗi giao dịch kể trên được các chủ thể của quan hệ pháp luật dân sự
thiết lập đều nhằm một mục đích nhất định để đáp ứng nhu cầu của con người
về ăn, mặc, ở , đi lại,….Chính vì những mục đích khác nhau đó mà các chủ thể
đã xác lập những giao dịch khác nhau có đối tượng là các loại tài sản khác nhau
( vật, tiền, giấy tờ có giá , quyền tài sản…). Các tài sản đó có thể là vô hình hay
hữu hình, có thể đang tồn tại hoặc cũng có thể sẽ hình thành trong tương lai mà
cụ thể hơn nữa các đối tượng đó có thể từ những thứ nhỏ bé ít có giá trị như cây
kim, cuộn chỉ đến những thứ có giá trị hơn như là cái điện thoại di động, chiếc
xe máy đến những thứ cần thiết để duy trì cuộc sống như là nhà ở, đất đai.
Trong số các đối tượng đó có một loại đối tượng đặc biệt mà trong cuộc sống
chúng ta ít nhất một lần sẽ phải thiết lập giao dịch có liên quan đến nó, đó chính
là đất đai. Bởi vì, đất đai là tư liệu sản xuất chủ yếu và quan trọng nhất của con
người. Bên cạnh vai trò của đất đai thì yêu cầu về hình thức của giao dịch đã
được nhà nước quy định cụ thể trong pháp luật cũng như đối tượng thật sự của
giao dịch ở đây chính là quyền sử dụng đất chứ không phải là đất đã làm cho
giao dịch này trở nên đặc biệt hơn các loại giao dịch khác trong đời sống hàng
ngày. Các giao dịch liên quan đến đất đai thường thể hiện dưới dạng hợp đồng
hoặc là hành vi pháp lý đơn phương và có rất nhiều loại như:
- hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất; hợp đồng chuyển nhượng
quyền sử dụng đất; hợp đồng thuê, thuê lại quyền sử dụng đất; hợp đồng
thế chấp quyền sử dụng đất; hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất; hợp
đồng góp vốn bằng giá trị quyền sử dụng đất và thừa kế quyền sử dụng
đất .
Tuy nhiên, việc ký kết các loại hợp đồng giao dịch đó lại tổn tại rất nhiều rủi
ro về mặt pháp lý bởi vậy mà chúng ta cần phải có việc công chứng các loại hợp
đồng giao dịch có giá trị cao nhằm tăng tính pháp lý thêm cho hợp đồng giao

dịch bất động sản.
Với tự cách là một hoạt động bổ trợ cho tư pháp, thiết chế công chứng đã xuất
hiện và tham gia vào nhiều giao dịch có đối tượng là bất động sản. Hàng loạt
các văn bản quy phạm pháp luật đã chính thức ghi nhận vai trò của công chứng
trong các giao dịch mua bán, chuyển nhượng, tặng cho….bất động sản.


Cụ thể theo khoản 3 điều 167 Luật đất đai 2013 “ Quyền chuyển đổi, chuyển
nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho, thế chấp, góp vốn quyền sử dụng
đất ”; khoản 1 Điều 459 Bộ Luật Dân Sự 2015 “ Tặng cho bất động sản ” ; Điều
122 Luật Nhà Ở 2014 “Công chứng, chứng thực hợp đồng và thời điểm có
hiệu lực của hợp đồng về nhà ở” ; Điều 17 Luật kinh doang bất động sản
“Hợp đồng kinh doanh bất động sản”…và còn nhiều điều luật liên quan khác cho
thấy vai trò của công chứng trong đó.
Do đó, việc công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc xác lập giá trị pháp
lý trong hợp đồng giao dịch mà đối tượng chủ yếu là bất động sản . Sau thời gian thực
tập tại văn phòng công chứng Nghĩa Hưng . Được sự giúp đỡ nhiệt tình của anh (chị)
trong cơ quan . Đồng thời với sự hướng dẫn tận tình của cô giáo TS. Nguyễn Thị Thu
Hương để em có thể hoàn thiện bài báo cáo này.
Nội dung báo cáo gồm 3 phần như sau:
Phần 1: Tổng quan về văn phòng công chứng Nghĩa Hưng.
Phần 2: Trình tự thủ tục công chứng hợp đồng giao dịch ở văn phòng công
chứng Nghĩa Hưng
Phần 3: Thực tiễn tại văn phòng công chứng Nghĩa Hưng

hiện nay.

Do thời gian hạn hẹp và lượng kiến thức thu thập còn nhiều hạn chế nên chuyên đề
này chắc chắn không tránh khỏi nhiều sai sót. Em mong cô giáo TS. Nguyễn Thị Thu
Hương và các bạn quan tâm tới đề này thêm lời đóng góp cho em để báo cáo này hoàn

thiện hơn.
Em xin chân thành cám ơn.


Chương I: Tổng quan về văn phòng công chứng Nghĩa Hưng
1.Giới thiệu chung về văn phòng công chứng Nghĩa Hưng
Số điện thoại : 033590770

Địa chỉ email:
Văn phòng công chứng Nghĩa Hưng được thành lập và hoạt động theo luật
công chứng năm 2006 (thời điểm luật công chứng năm 2014 chưa có hiệu lực) do 1
công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư
nhân. Người đại diện theo pháp luật của văn phòng là trưởng Văn phòng: CCV Bùi
Thị Hạnh. Văn phòng công chứng Nghĩa Hưng đăng ký hoạt động từ ngày 20/11/2014
có địa chỉ tại khu phố 3, TT Liễu Đề, huyện Nghĩa Hưng, tỉnh Nam Định. Dưới sự
điều hành của Công chứng viên kiêm trưởng văn phòng Bùi Thị Hạnh – cử nhân đại
học luật Hà Nôi, nguyên là Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân huyện Nam Trực,
tỉnhNam Định.
Ngoài ra, văn phòng được tổ chức quản lý với đội ngũ cán bộ nghiệp vụ có
trình độ chuyên môn cao bao gồm: 02 thư ký công chứng viên, 01 nhân viên hành
chính –kế toán, 01 nhân viên lưu trữ.
Đánh giá: Hiện nay, theo quy định tại Điều 22 của luật công chứng năm 2014
Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của pháp luật với
loại hình công ty hợp danh. Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên
hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn. Người đại
diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn
phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và
đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên. Tuy nhiên luật công chứng năm 2014
cũng cho phép các văn phòng công chứng do 1 công chứng viên thành lập có thời hạn
để chuyển đổi thành văn phòng công chứng có từ hai công chứng viên hợp danh trở

lên và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh. Cụ thể tại khoản 1 Điều 79 Điều
khoản chuyển tiếp : “Trong thời hạn 24 tháng kể từ ngày Luật công chứng 2014 có
hiệu lực thi hành, Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập theo quy
định của Luật công chứng số 82/2006/QH11 phải chuyển đổi thành Văn phòng công
chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định tại Điều 22 của Luật này. Văn phòng
công chứng do một công chứng viên thành lập không thực hiện xong việc chuyển đổi
trong thời hạn này thì Ủy ban nhân dân cấp ỉnh thu hồi quyết định cho phép thành lập,
Sở Tư pháp thu hồi giấy đăng ký hoạt động công chứng”
Như vậy, Văn phòng công chứng Nghĩa Hưng thành lập từ ngày 20/11/2014 do 1
công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư


nhân theo. Do đó, Trong thời hạn 24 tháng kể từ ngày Luật công chứng 2014 có hiệu
lực thi hành tức là chậm nhất vào ngày 31 tháng 12 năm 2016 Văn phòng công
chứng Nghĩa Hưng phải chuyển đổi sang loại hình công ty hợp danh. Hết thời hạn đó
mà chưa chuyển đổi xong thì Ủy ban nhân dân tỉnh thu hồi Quyết định cho phép
thành lập và Sở Tư pháp thu hồi giấy đăng ký hoạt động công chứng. Vì vậy, trong
thời gian ngắn nhất, Văn phòng phải nhanh chóng làm các thủ tục để chuyển đổi sang
loại hình công ty hợp danh.
Về cơ cấu tổ chức nhân sự của văn phòng công chứng Nghĩa Hưng so với các văn
phòng công chứng khác trên địa bản tỉnh và các thành phố khác như Hà Nội, Thành
phố Hồ Chí Minh về cơ bản là ít hơn về số lượng, đơn giản hơn về cơ cấu tổ chức,
văn phòng chỉ có 05 người bao gồm cả công chứng viên – trưởng phòng. Tuy nhiên,
xét về tình hình địa phương nơi văn phòng đặt trụ sở là 1 huyện nằm phía nam tỉnh
Nam Định (diện tích: 250,47 km², dân số khoảng 207.281 người) dân cư vốn quen
thuộc với việc công chứng, chứng thực tại UBND cấp xã nên văn phòng công chứng
gặp nhiều khó khăn khi tiếp cận và phổ biến luật công chứng mới tới người dân. Do
vậy, người yêu cầu công chứng tìm tới văn phòng yêu cầu công chứng hợp đồng giao
dịch, di chúc,… còn khá ít. Vì thế, vấn đề nhân sự của văn phòng như hiện tại về cơ
bản đáp ứng đủ nhu cầu của văn phòng.

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng chứng Nghĩa Hưng
Văn phòng công chứng Nghĩa Hưng có chức năng :
- công chứng hợp đồng giao dịch
- chứng thực bản sao đúng với bản chính.
- công chứng bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng
nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.
1.2 Quyền và nghĩa vụ của văn phong công chứng Nghĩa Hưng


Quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng được quy định tại
Điều 32 và Điều 33 Luật công chứng năm 2014.
Văn phòng công chứng Nghĩa Hưng đã thực hiện đầy đủ các quyền và
nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật,
cụ thể :
- Văn phòng đã ký hợp đồng hợp đồng lao động với các nhân viên làm
việc tại văn phòng theo quy định. Cụ thể 4 nhân viên văn phòng, không có
công chứng viên làm theo hợp đồng.
- Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác theo đúng quy
định.
- Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan
hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân.
- Chưa được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng do
địa phương chưa hỗ trợ sử dụng thông tin từ phần mềm quản lý thông
tin ngăn chặn và hợp đồng công chứng uchi.
- Văn phòng thực hiện tổ chức, quản lý công chứng viên trong việc tuân
thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
- Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống
kê.
- Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành
chính nhà nước. Làm việc từ thứ hai tới thứ sáu trừ sáng ngày nghỉ lễ,

tết theo quy định, sang từ 7h30’ tới 11h30’, chiều từ 1h30’ tới 5h30’
- Niêm yết đầy đủ lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người
yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí
khác tại văn phòng.
- Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ
chức.
- Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi và quản lý người tập sự hành nghề
công chứng trong quá trình tập sự tại tổ chức mình. Hiện tại văn phòng
đang tiếp nhận 01 Công chứng viên tập sự.
- Hằng năm, văn phòng đều tạo điều kiện cho công chứng viên tham gia
bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng.
- Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo
cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản
dịch đã công chứng.
- Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng.


2. Giới thiệu chung về hoạt động công chứng
2.1 khái niệm và vai trò của công chứng
Công chứng được hiểu là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực hợp
pháp của các hợp đồng giao dịch theo quy định của pháp luật phải công chứng
hoặc do người yêu cầu công chứng tự nguyện yêu cầu
2.2 vai trò của công chứng
- công chứng sẽ giúp bảo đảm tính hợp pháp của nội dung các giao dịch.
Thực tiễn cho thấy, ít người dân Việt có sự hiểu biết rõ ràng các quy định của
pháp luật về quyền sử dụng đất. Việc công chứng sẽ giúp cho các bên hiểu rõ
hơn về quyền và nghĩa vụ của mình trong giao dịch về quyền sử dụng đất qua
việc tư vấn, giải thích của các công chứng viên.
- việc công chứng còn góp phần hạn chế các giao dịch “bất động sản ma”
(không có thật), góp phần hạn chế các yếu tố lừa đảo, lừa dối trong các giao

dịch về quyền sử dụng đất, nhất là trong các trường hợp thừa kế theo di chúc,
chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Ví dụ: với sự tham gia của công chứng, các
vấn đề như lừa dối khi lập di chúc, cưỡng ép lập di chúc sẽ không xảy ra trừ
phi có sự thông đồng giữa một bên với công chứng viên.
- việc công chứng sẽ nâng cao giá trị chứng minh của chứng cứ (hợp đồng)
khi có tranh chấp. Rõ ràng, khi xảy ra tranh chấp, các bên tham gia giao dịch
phải đưa ra chứng cứ để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Tòa án sẽ
dễ xem xét và chấp nhận hơn nếu các giao dịch đó đã được công chứng.
- hoạt động công chứng còn đem lại nguồn thu lớn cho ngân sách nhà nước.
2.3 sơ đồ tổ chức văn phòng công chứng


Chương II : TRÌNH TỰ THỦ TỤC CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG
GIAO DỊCH Ở VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGHĨA HƯNG
1.Công chứng hợp đồng chuyển nhượng, mua bán, tặng cho,
thế chấp nhà đất.
1.1. Thủ tục công chứng hợp đồng giao dịch
1.1.1. Thủ tục công chứng chuyển nhượng đất
1.1.1.1 Hồ sơ chuyển nhượng đất
* Hồ sơ bán gồm