Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG tây đô
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (218.91 KB, 38 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
A. PHẦN NÓI ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................4
Chương 1. Giới thiệu chung về Văn phòng công chứng Tây Đô.....................4
1.1Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng
công chứng Tây Đô.............................................................................................................4
1.2Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
thư của Văn phòng Công chứng Tây Đô............................................................................6
Chương II. Thực trạng công tác văn thư của Văn phòng công chứng.........14
Tây Đô...............................................................................................................14
2.1 Hoạt động quản lý công tác văn thư............................................................................14
2.2 Hoạt động nghiệp vụ...................................................................................................25
CHƯƠNG III.....................................................................................................29
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP.................................................................29
3.1 Những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được......................29
3.2 ĐỀ XUẤT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ
...........................................................................................................................................31
3.3 Một số khuyến nghị.....................................................................................................33
C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................34
Sinh viên: Vũ Thùy Anh
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. PHẦN NÓI ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động
có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện.
Hòa vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có
những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách
hành chính.
Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quan
Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các
đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác.
Đồng thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ
máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn
phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt
xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều
hành.
Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc
vào một phần của công tác này có được làm tốt hay không. Vì đây là một công
tác vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kỹ thuật và liên quan nhiều
cán bộ, công chức. Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc
cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ, giữ
bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi
dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào
việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đẩt nước của mỗi Quốc gia. Nắm
bắt được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không
ngừng cải cách nền hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn thư được tập
trung đổi mới và sáng tạo hơn.
Vì vậy,để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý
luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn
bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành…
Ngày nay công tác Văn thư có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã
Sinh viên: Vũ Thùy Anh
1
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước,
không ai trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó. Sống trong một xã
hội đang phát triển đòi hỏi mỗi cá nhân phải biết tự vươn lên, nỗ lực phấn đấu
hết mình, đem năng lực kiến thức mà mình đã trau dồi được phục vụ cho xã hội
đất nước.
Đây cũng chính là lý do để em chọn đề tài này để thực tập và viết báo cáo
tốt nghiệp và để có cái nhìn đúng đắn nhất về công tác Văn thư.
Là một sinh viên của lớp nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, sau ba năm học
tập rèn luyện và được trang bị những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhất
định. Nhưng “Học phải đi đôi với hành”, kiến thức, lý thuyết được học ở lớp
phải được áp dụng vào công việc thực tế tại cơ quan, để đáp ứng yêu cầu đó
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã thực hiện Kế hoạch đào tạo tổ chức cho sinh
viên đi thực tập tại các cơ quan, đơn vị. Việc thực tập này giúp cho sinh viên
làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được
học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan. Đây
cũng là dịp để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện
phẩm chất đạo đức của một người cán bộ công chức, là cơ hội cho sinh viên đúc
rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.
Thực hiện Kế hoạch của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc thực tập
tốt nghiệp lớp Văn thư – Lưu trữ Khóa 6 cùng với sự giúp đỡ của Văn phòng
Công chứng Tây Đô đã tạo điều kiện tiếp nhận em về thực tập. Thời gian thực
tập là gần 2 tháng bắt đầu từ ngày 02/3/2015 đến hết ngày 24/4/2015. Thời gian
thực tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ Trưởng Văn phòng, các cô chú trong
từng bộ phận và nhân viên làm công tác Văn thư trong Văn phòng đã tạo cơ hội
cho em áp dụng lý thuyết được trang bị vào thực tiễn công tác, rèn luyện được
kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ,
từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác Văn thư. Đặc biệt dưới
sự hướng dẫn của cô giáo chủ nhiệm Ngô Kiều Oanh đã truyền cho em lòng say
mê công việc, giúp em nhận thức được sâu sắc nghĩa vụ và vai trò của cán bộ
Văn thư. Từ đó em đã rèn luyện phẩm chất đạo đức nghề nghiệp như cẩn thận
Sinh viên: Vũ Thùy Anh
2
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hơn, tỉ mỉ hơn…và nâng cao năng lực của bản thân để hoàn thành tốt công việc.
Bản báo cáo thực tập là kết quả trong thời gian em thực tập tốt nghiệp chuyên
ngành Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng. Đây là lần đầu tiên em tập làm một cán
bộ công chức thực sự nên còn nhiều bỡ ngỡ và thời gian cũng hạn hẹp, vốn kiến
thức còn hạn chế, bản thân em cũng đã cố gắng hoàn thành bài báo cáo, song
trong khuôn khổ của báo cáo này không thể tránh khỏi những hạn chế, sai xót
nhất định. Em viết bản báo cáo này gửi tới nhà trường, Khoa Văn thư – Lưu trữ
và kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thấy cô giáo phụ trách bộ
môn chuyên ngành giúp em hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình để em có cơ
sở, nền tảng bước vào kỳ thi tốt nghiệp sắp tới đạt kết quả cao đồng thời phục vụ
cho công tác sau này với hi vọng góp phần nhỏ trong công cuộc đổi mới, xây
dựng quê hương đất nước.
Em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
và Văn phòng Công chứng Tây Đô đã giúp em hoàn thành đợt thực tập và viết
báo cáo tốt nghiệp này./.
Nội dung báo cáo gồm các phần sau:
A. Phần mở đầu
B. Phần nội dung
C. Phần kết luận
D. Phụ lục
Sinh viên: Vũ Thùy Anh
3
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1. Giới thiệu chung về Văn phòng công chứng Tây Đô
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Văn phòng công chứng Tây Đô
a, Lịch sử hình thành
Văn phòng Công chứng Tây Đô được thành lập theo Quyết định thành lập
số 3788/QĐ-UBND ngày 18/08/2011 của UBND thành phố Hà Nội và hoạt
động theo Giấy đăng ký hoạt động số 64/TP-ĐKHĐ ngày 10/10/2011 của Sở Tư
Pháp Thành Phố Hà Nội.
Văn phòng có trụ sở tại Khu tòa án, thị trấn Trạm Trôi, huyện Hoài Đức,
thành phố Hà Nội (đối diện UBND huyện Hoài Đức).
Với các Công chứng viên, có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực công
chứng và Pháp luật cùng đội ngũ nhân viên đầy nhiệt huyết và tận tâm, Văn
phòng Công chứng Tây Đô luôn đảm bảo sự chính xác và an toàn của Văn bản
công chứng, đáp ứng tốt nhất yêu cầu công chứng hợp đồng giao dịch và luôn
nhận được sự đánh giá cao của khách hàng. Hiện nay, VPCC Tây Đô là một
trong những Văn phòng công chứng được tổ chức hoạt động theo Luật công
chứng 2006 với đội ngũ lãnh đạo, cố vấn từng là Thạc sỹ luật, luật sư có bề dày
kinh nghiệm, chuyên sâu trong lĩnh vực pháp luật. Bên cạnh đó, có được sự hậu
thuẫn và hợp tác chiến lược của các thành viên có đầy tiềm năng và uy tín. Hiện
nay, với đội ngũ nhân sự năng động, vững chuyên môn, tận tình và tràn đầy
nhiệt huyết, VPCC Tây Đô tự tin đối với chất lượng dịch vụ của mình và luôn
đặt ra phương châm khách hàng là mục tiêu để phát triển. Sau một thời gian hoạt
động, Văn phòng công chứng Tây Đô đã củng cố và tạo dựng một lượng khách
hàng và ổn định.
Văn phòng công chứng Tây Đô có đội ngũ công chứng viên, cán bộ,
nhân viên có nhiều kinh nghiệm, kiến thức chuyên sâu và thái độ phục vụ tận
tình, chu đáo. Các mức phí dịch vụ theo quy định và được niêm yết công khai.
Văn phòng Công chứng Tây Đô mở cửa liên tục từ thứ hai đến thứ bảy hàng
Sinh viên: Vũ Thùy Anh
4
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tuần. Ngoài ra, Văn phòng còn đáp ứng các dịch vụ tự nguyện:
- Công chứng tận nơi tại địa chỉ của khách hàng.
- Công chứng ngoài giờ làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ.
Với sứ mệnh nhân danh Nhà nước, xác nhận giá trị pháp lý của các giao
dịch, Văn phòng Công chứng Tây Đô luôn cố gắng thực hiện tốt trọng trách
được giao đồng thời phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, góp phần vào công
cuộc cải cách và giảm tải thủ tục hành chính trên địa bàn huyện Hoài Đức và
thành phố Hà Nội.
Văn phòng công chứng Tây Đô đang đặt mục tiêu trở thành một trong
những Văn phòng công chứng hàng đầu được tin tưởng tín nhiệm trong việc
cung cấp dịch vụ công chứng phục vụ nhân dân đảm bảo ”Nhanh chóng, thuận
tiện, chính xác và an toàn về pháp luật”.
b, Chức năng
Phòng Công chứng Tây Đô là 1 đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp có tư
cách pháp nhân, có con dấu, trụ sở và tài khoản riêng, có chức năng thực hiện
công chứng các loại hợp đồng, giao dịch khi cá nhân, tổ chức có yêu cầu.
Theo Quyết định số 3788/QĐ-UBND của UBND thành phố Hà Nội ngày
18/08/2011, Văn phòng công chứng Tây Đô là Văn phòng công chứng tư, được
phép thực hiện công chứng các hợp đồng giao dịch như các giao dịch liên quan
tới bất động sản, di chúc, văn bản khai nhận di sản thừa kế, hợp đồng thế chấp,
hợp đồng bảo lãnh để đảm bảo cho các khoản vay Ngân hàng… Các văn bản
công chứng này được công nhận và có giá trị pháp lý hoàn toàn giống như văn
bản được công chứng tại Phòng công chứng Nhà nước.
c, Nhiệm vụ, quyền hạn
- Công chứng các hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh,
thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở.
- Công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản.
- Hợp đồng, giao dịch khác bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật
phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Sinh viên: Vũ Thùy Anh
5
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
d, Cơ cấu tổ chức
Văn phòng công chứng Tây Đô được tổ chức và hoạt động theo với người
đứng đầu là Trưởng Văn phòng.
- Trưởng Văn phòng công chứng: Là Công chứng viên có kinh nghiệm
trong nghề công chứng. Là người đại diện theo pháp luật của văn phòng và quản
lý toàn bộ hoạt động của văn phòng.
- Phó trưởng Văn phòng: là người chịu trách nhiệm toàn bộ về mặt hành
chính – kế toán của văn phòng và cố vấn cho Trưởng Văn phòng trong việc
quản lý các hoạt động của văn phòng.
- Chuyên viên nghiệp vụ: phụ trách thực hiện các nghiệp vụ công chứng
và tư vấn về các vấn đề có thể nảy sinh trong quá trình thực hiện giao dịch.
- Kế toán – Thủ quỹ: phụ trách toàn bộ hệ thống sổ sách kế toán, theo dõi
tình hình thu – chi phát sinh trong kỳ và thực hiện các nghiệp vụ kế toán.
- Văn thư: Chịu trách nhiệm lên danh sách, hệ thống một cách khoa học
và bảo quản hồ sơ của những hợp đồng đã được thực hiện tại Văn phòng.
- Bảo vệ - Tạp vụ: chịu trách nhiệm đảm bảo an ninh trật tự, đảm bảo an
toàn về tài sản của các thành viên trong Văn phòng cũng như của khách hàng
đến với Văn phòng. Giữ gìn vệ sinh sạch sẽ trong và ngoài Văn phòng.
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận văn thư của Văn phòng Công chứng Tây Đô.
Trong tất cả các cơ quan, văn phòng là một bộ phận giúp việc quan trọng.
là nơi giao dịch, tiếp khách làm cầu nối giữa lãnh đạo với các mối quan hệ bên
ngoài. Do đó, văn phòng cần được bố trí thích hợp để có thể thực hiện tốt chức
năng, nhiệm vụ được giao
a, Tình hình tổ chức
- Về công chứng viên:
Văn phòng Công chứng Tây Đô hoạt động theo mô hình mới nhất hiện
nay có tất cả 03 công chứng viên, là một trong số ít Văn phòng công chứng ở Hà
Nội có được số lượng công chứng viên trên hai người. Các Công chứng viên tại
văn phòng đều là những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp luật.
Sinh viên: Vũ Thùy Anh
6
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Về tổ chức nhân sự:
Văn phòng công chứng Tây Đô có bộ máy nhân sự hùng hậu, được tổ
chức bài bản và có ý thức kỷ luật cao.
+ Văn phòng có cán bộ nghiệp vụ đã có bằng cử nhân Luật, Thạc sỹ Luật
được trải qua đào tạo chuyên ngành về nghiệp vụ công chứng và thực tế đã tích
lũy được khá nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng. Mọi hợp đồng trước
khi chuyển cho công chứng viên đều được cán bộ nghiệp vụ kiểm tra, rà soát kỹ
tính pháp lý, tính xác thực của hợp đồng.
+ Bên cạnh đó, Văn phòng có một hệ thống tổ chức thống nhất, đồng bộ
với một ban lễ tân, kế toán, thủ quỹ chuyên nghiệp chu đáo. Các bộ phận này
luôn phối hợp ăn ý với nhau để tạo điều kiện cho khách hàng gặp cán bộ nghiệp
vụ và công chứng viên, cũng như để nhận được kết quả công chứng sớm nhất.
+ Ngoài ra, cũng có một bảo vệ chuyên nghiệp đảm bảo an ninh cũng như
tài sản của khách hàng công chứng.
- Ngoài đội ngũ nhân viên chính thức, VPCC Tây Đô còn cộng tác với
nhiều chuyên gia trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính, bất động sản và các giảng
viên luật tại trường Đại học Luật và Học viện Tư pháp.
Như vậy, VPCC Tây Đô tự sẽ cung cấp các văn bản công chứng có giá trị
pháp lý chuẩn xác về cả nội dung và hình thức, phù hợp với quy định của pháp
luật .
b, Chức năng, nhiệm vụ
Văn phòng công chứng Tây Đô là bộ phận có bề dày kinh nghiệm trong
lĩnh vực công chứng và Pháp luật cùng đội ngũ nhân viên đầy nhiệt huyết và tận
tâm, Văn phòng Công chứng Tây Đô luôn đảm bảo sự chính xác và an toàn của
Văn bản công chứng, đáp ứng tốt nhất yêu cầu công chứng hợp đồng giao dịch.
Ngoài ra văn phòng còn tham mưu tổng hợp cho mọi hoạt động điều hành trong
việc quản lý Nhà nuớc.
- Văn phòng là cơ quan tham mưu, tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo
của Nhà nước đề ra.
- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật về cho Văn phòng được thường
Sinh viên: Vũ Thùy Anh
7
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
xuyên liên tục và có hiệu quả.
- Đồng thời thực hiện chức năng Quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ đảm
bảo an toàn, hiệu quả.
* Nhiệm vụ chính
- Công chứng hợp đồng, giao dịch.
+ Hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp của hộ gia
đình, cá nhân.
+ Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền
với đất.
+ Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất.
+ Hợp đồng mua bán tài sản gắn liền với đất.
+ Hợp đồng mua bán căn hộ nhà chung cư.
+ Hợp đồng tặng cho căn hộ nhà chung cư.
+ Hợp đồng tặng cho tài sản gắn liền với đất.
+ Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.
+ Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất.
+ Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.
+ Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất.
+ Hợp đồng thuê tài sản gắn liền với đất.
+ Hợp đồng thuê căn hộ nhà chung cư.
+ Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.
+ Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất.
+ Hợp đồng thế chấp tài sản gắn liền với đất.
+ Hợp đồng thế chấp căn hộ nhà chung cư.
+ Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với
đất.
+ Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất.
+ Hợp đồng góp vốn bằng tài sản gắn liền với đất.
+ Hợp đồng góp vốn bằng căn hộ nhà chung cư.
+ Hợp đồng thuê nhà.
Sinh viên: Vũ Thùy Anh
8
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Hợp đồng mượn nhà.
+ Hợp đồng/văn bản bán đấu giá bất động sản.
+ Hợp đồng vay tài sản.
+ Hợp đồng mượn tài sản.
+ Hợp đồng cho thuê tài sản.
+ Hợp đồng thuê khoán tài sản.
+ Hợp đồng thế chấp tài sản.
+ Hợp đồng cầm cố tài sản.
+ Hợp đồng thương mại
+ Hợp đồng góp vốn.
+ Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần/cổ phiếu.
+ Hợp đồng chuyển nhượng vốn góp.
+ Hợp đồng hợp tác kinh doanh.
+ Hợp đồng hợp tác đầu tư.
+ Hợp đồng xây dựng.
+ Hợp đồng bán doanh nghiệp tư nhân.
+ Hợp đồng bảo lãnh.
+ Hợp đồng mua bán tài sản, hàng hóa.
+ Hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng mua bán tài sản, hàng hóa.
+ Hợp đồng hủy bỏ Hợp đồng mua bán.
+ Hợp đồng mua bán phương tiện thủy nội địa.
+ Hợp đồng mua bán xe: Ôtô, Môtô, xe máy, các loại xe cơ giới...
+ Hợp đồng đặt cọc.
+ Hợp đồng tặng cho tài sản.
+ Hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng tặng cho tài sản.
+ Hợp đồng hủy bỏ Hợp đồng tặng cho tài sản.
+ Hợp đồng tặng cho phương tiện thủy nội địa.
+ Hợp đồng tặng cho xe: Ôtô, Môtô, xe máy, các loại xe cơ giới...
+ Hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng mượn tài sản
+ Hợp đồng hủy bỏ Hợp đồng mượn tài sản.
Sinh viên: Vũ Thùy Anh
9
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Hợp đồng trao đổi tài sản.
+ Hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng trao đổi tài sản.
+ Hợp đồng hủy bỏ Hợp đồng trao đổi tài sản.
+ Hợp đồng thuê tài sản.
+ Hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng thuê tài sản.
+ Hợp đồng hủy bỏ Hợp đồng thuê tài sản.
+ Hợp đồng thanh lý Hợp đồng thuê tài sản.
+ Hợp đồng thuê khoán tài sản.
+ Hợp đồng vay tài sản không có biện pháp bảo đảm.
+ Hợp đồng bảo lãnh bằng động sản.
+ Hợp đồng cầm cố tài sản.
+ Hợp đồng bảo lãnh bằng giá trị quyền sử dụng đất và tài sản gắn
liền với đất.
+ Hợp đồng thuê lại quyền sử dụng đất.
+ Hợp đồng thanh lý hợp đồng thuê nhà.
+ Hợp đồng trao đổi nhà ở.
+ Hợp đồng có yếu tố nước ngoài.
+ Hợp đồng trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, sở hữu trí tuệ.
+ Các loại hợp đồng, giao dịch khác phù hợp với quy định của phát
luật.
- Công chứng di chúc, thừa kế.
+ Di chúc.
+ Văn bản sửa đổi, bổ sung di chúc.
+ Văn bản hủy bỏ di chúc.
+ Nhận giữ di chúc.
+ Công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản.
+ Công chứng văn bản khai nhận di sản.
+ Công chứng văn bản từ chối nhận di sản.
- Công chứng thỏa thuận tài sản vợ chồng.
+ Văn bản thỏa thuận chia tài sản chung của vợ chồng.
Sinh viên: Vũ Thùy Anh
10
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Văn bản xác nhập tài sản chung vợ chồng.
+ Văn bản cam kết về tài sản.
+ Hợp đồng uỷ quyền về tài sản của vợ, chồng.
+ Văn bản thỏa thuận khôi phục chế độ tài sản chung vợ chồng.
+ Văn bản thỏa thuận nhập tài sản riêng vào tài sản chung của vợ
chồng.
- Công chứng ủy quyền.
+ Hợp đồng ủy quyền.
+ Hợp đồng uỷ quyền về bất động sản.
+ Hợp đồng hủy bỏ Hợp đồng ủy quyền.
+ Giấy ủy quyền.
+ Văn bản đơn phương đình chỉ thực hiện Hợp đồng ủy quyền.
+ Hợp đồng ủy quyền lại/ Giấy ủy quyền lại.
+ Văn bản nhận ủy quyền đối với ủy quyền bằng hình thức Giấy
ủy quyền.
+ Hợp đồng ủy quyền mua tài sản.
+ Hợp đồng ủy quyền bán tài sản.
+ Hợp đồng uỷ quyền quản lý, sử dụng nhà ở.
- Cấp bản sao văn bản hợp đồng, giao dịch lưu giữ tại Văn
phòng công chứng.
- Tham mưu tổ hợp
+ Xây dựng các công trình công tác của Văn phòng, chuẩn bị báo cáo về
các hoạt động, biên tập, quản lí hồ sơ biên bản, phối hợp cùng các chức năng
soạn thảo và hoàn chỉnh các đề án Nghị định, Quyết định.
+ Đôn đốc, theo dõi các bộ phận trong việc chuẩn bị các đề án được phân
công để trình các cấp có thẩm quyền. Tổ chức thực hiện truyền đạt của cấp trên
đến các phòng ban và đôn đốc thực hiện.
+ Thường xuyên cung cấp và xử lý thông tin kịp thời, chính xác phục vụ
cho công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo thực hiện các chế độ thông tin báo cáo
lên cấp trên.
+ Thực hiện tốt mối quan hệ làm việc giữa các bộ phận, nhân viên
Sinh viên: Vũ Thùy Anh
11
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Công tác hành chính tổ chức
+ Tổ chức, quản lí công tác văn thư (công văn, giấy tờ, tài liệu…) và lưu
hồ sơ của Văn phòng theo qui định của nhà nước.
- Công tác quản trị tài vụ
+ Bảo đảm các điều kiện vật chất, kĩ thuật phương tiện làm việc cho lãnh
đạo và cán bộ văn phòng.
+ Quản lí tài sản công dân, ngân sách của văn phòng theo chế độ tài
chính.
+ Các hoạt động dịch vụ công.
c, Quyền hạn
- Trực tiếp thực hiện công chứng các loại hợp đồng, giao dịch theo quy
định của pháp luật khi tổ chức, cá nhân có yêu cầu do công chứng viên chịu
trách nhiệm thực hiện.
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực công chứng.
- Thực hiện sơ kết, tổng kết, chế độ báo cáo, thống kê về lĩnh vực được
phân công theo quy định của Pháp luật.
- Giải quyết khiếu nại theo quy định của Luật Công chứng.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Pháp luật.
d, Cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ trong Văn phòng
- Bộ phận Văn thư: Chịu trách nhiệm lên danh sách, hệ thống một cách
khoa học và bảo quản hồ sơ của những hợp đồng đã được thực hiện tại Văn
phòng.
+ Khi nhận được hồ sơ của khách hàng, Công chứng viên sẽ trực tiếp
nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp pháp của nội dung được yêu cầu công chứng.
Công chứng viên sẽ kiểm tra năng lực hành vi dân sự của các bên và tư vấn cho
các bên những biện pháp thuận lợi nhất cho việc giao dịch cũng như công tác
thực hiện công chứng.
+ Sau đó, công chứng viên sẽ chuyển hồ sơ cho các chuyên viên để kiểm
tra thông tin của tài sản. Khi công việc kiểm tra hoàn tất, chuyên viên sẽ soạn
thảo, hoàn thiện hợp đồng và hoàn chỉnh hồ sơ. Khi các bên đã ký đầy đủ vào
Sinh viên: Vũ Thùy Anh
12
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hợp đồng trước sự chứng kiến của công chứng viên, chuyên viên chuyển hợp
đồng lên để công chứng viên ký và hoàn tất hợp đồng.
+ Sau khi hoàn tất hồ sơ và công chứng viên đã ký vào hợp đồng, hợp
đồng sẽ được chuyển cho bộ phận hành chính - kế toán để đóng dấu, tính và thu
phí, vào sổ công chứng và trả hồ sơ cho khách hàng.
+ Hồ sơ của những hợp đồng đã hoàn thiện sẽ được lên danh mục và
chuyển về phòng văn thư để văn thư viên kiểm tra lần cuối trước khi vào sổ lưu
trữ và chuyển vào kho lưu trữ.
Sinh viên: Vũ Thùy Anh
13
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương II. Thực trạng công tác văn thư của Văn phòng công chứng
Tây Đô
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định Văn bản và tổ chức quản
lý, sử dụng các loại văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước. Kết quả của công
tác văn thư là sự khởi đầu công tác Lưu trữ, công tác Văn thư chính là tiền đề
của công tác Lưu trữ. Công tác văn thư được thể hiện tốt có tác dụng đối với
toàn xã hội.
Công tác văn thư tại Văn phòng công chứng Tây Đô đóng vai trò hết sức
quan trọng và được thể hiện ở những điểm sau:
- Công tác văn thư là sợi dây liên hệ giữa các bộ phận vơi nhau, giữa các
bộ phận với các khách hàng. Công tác văn thư góp phần nâng cao chất lượng và
hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản.
- Công tác văn thư được xác định như một hoạt động, một mắt xích quan
trọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của Bộ phận Lưu trữ. Cho
nên làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của Văn phòng
nhanh chóng, chính xác, khoa học đảm bảo được các bí mật.
2.1 Hoạt động quản lý công tác văn thư
a, Công tác xây dựng và ban hành văn bản
- Với chức năng, nhiệm vụ của mình, để đảm bảo quy trình hoạt động của
Văn phòng được thông suốt, Trưởng Văn phòng công chứng Tây Đô luôn chú ý
theo dõi quá trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản. Cụ thể là Trưởng Văn
phòng và Phó trưởng Văn phòng là người trực tiếp chỉ đạo đôn đốc kiểm tra quá
trình soạn thảo và ban hành văn bản. Nhân viên văn thư của Văn phòng là người
soạn thảo văn bản, đánh máy, in, sao, nhận, gửi, đóng dấu, quản lí văn bản đi,
văn bản đến.
- Các loại văn bản do Văn phòng ban hành:
Văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng có
khối lượng tương đối nhiều. Do là Văn phòng hoạt động trong lĩnh vực công
chứng nên Văn phòng đã ban hành các loại văn bản theo quy định của Nhà nước
như:
Sinh viên: Vũ Thùy Anh
14
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Văn bản Quy phạm pháp luật: Quyết định/
+ Văn bản Hành chính: Kế hoạch, Báo cáo, Thông báo/
+ Văn bản chuyên ngành: Hợp đồng, Biên bản, Dự toán, Giấy mời,
Chứng từ, Giấy giới thiệu…
- Trình tự, thủ tục ban hành, thẩm quyền kí văn bản:
+ Thủ tục ban hành văn bản: bao gồm 09 thành phần thể thức mà Nhà
nước quy định cho mỗi văn bản phải có, để đảm bảo tính chân thực, giá trị pháp
lý, giá trị thực tiễn và hiệu lực thi hành văn bản. Nếu một văn bản không đảm
bảo về thể thức sẽ làm giảm hoặc mất đi giá trị của văn bản, đồng thời sai với
quy định của Nhà nước.
+ Thẩm quyền kí ban hành: Chỉ có Trưởng Văn phòng được trực tiếp kí
vào văn bản. Phó trưởng Văn phòng được kí thay một số văn bản (trong trường
hợp đã ủy quyền trong lĩnh vực mà mình phụ trách, dưới hình thức ký thay
Trưởng Văn phòng). Qua khoảng thời gian thực tế, được tiếp xúc với nhiều loại
văn bản nhìn chung thủ tục và thể thức văn bản tại văn phòng được trình bày
tương đối đầy đủ, 9 thành phần thể thức bắt buộc gồm:
1. Quốc hiệu.
2. Tên cơ quan ban hành văn bản.
3. Số, kí hiệu văn bản.
4. Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
6. Nội dung văn bản.
7. Thể thức để ký.
8. Chữ ký của người có thẩm quyền.
9. Dấu cơ quan.
Trong suốt quá trình nghiên cứu và tìm hiểu về công tác văn thư tại Văn
phòng, nhìn chung văn bản ban hành có nội dung phù hợp, ngôn ngữ sử dụng
đúng phong cách, thông tin chính xác. Tuy nhiên vẫn còn một số văn bản bị sai
thể thức
Sinh viên: Vũ Thùy Anh
15
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Ví dụ:
Hợp đồng ủy quyền mua bán tài sản. Trong hợp đồng này có một số vấn
đề sai so với thể thức như: thiếu số của hợp đồng.
- Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư ở Văn phòng:
+ Theo quy định của Nhà nước, mỗi văn bản sau khi được ban hành phải
giữ lại 2 bản, 1 bản được giữ lại ở các phòng ban đã soạn thảo ra văn bản để
kiểm tra nhắc nhở, còn 1 bản giữ lại ở phòng văn thư và được lưu trong tập công
văn lưu được xếp theo số thứ tự, ngày tháng văn bản ban hành nhằm phục vụ
cho việc tra tìm và sử dụng tài liệu.
+ Phòng Văn thư tuy nằm chung tại Văn phòng lớn của Văn phòng nhưng
cũng được trang bị các trang thiết bị khá hiện đại như: máy tính, máy in, máy
photo, máy fax, máy vi tính… giúp nhân viên văn thư thực hiện công tác một
cách nhanh nhất và chính xác nhất. Mặc dù Văn phòng không đủ rộng để có thể
bố trí cho nhân viên văn thư có một phòng riêng nhưng Văn phòng cũng đã cố
gắng để nhân viên văn thư có một không gian và trang thiết bị tốt nhất.
- Các loại sổ theo dõi công tác văn thư tại Văn phòng:
+ Sổ đăng kí công văn đến.
+ Sổ đăng kí công văn đi.
+ Sổ lấy số.
+ Sổ chuyển giao văn bản đi Bưu điện.
b, Công tác quản lí văn bản đi
* Khái niệm: Tất cả các loại văn bản đi bao gồm văn bản Quy phạm pháp
luật, văn bản Hành chính, Văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn
bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan tổ chức phát hành được gọi
chung là văn bản đi.
* Đăng ký văn bản đi.
- Văn bản của Văn phòng được soạn thảo theo đúng quy trình của Pháp
luật, Nhà nước sau đó được nhân bản kiểm tra trình ký. Tất cả văn bản phải có
chữ ký của người có thẩm quyền có dấu của Văn phòng. Văn bản trước khi gửi
đi sẽ được đăng ký vào “Sổ đăng ký văn bản đi” theo đúng quy trình nghiệp vụ
Sinh viên: Vũ Thùy Anh
16
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đảm bảo văn bản được gửi đúng địa chỉ, đúng số lượng, đối với văn bản “mật”
và “khẩn” thì văn thư sẽ đóng dấu “mật”, “khẩn” và phải được chuyển phát
ngay trong ngày.
- Để đảm bảo tổ chức, thực hiện, chuyển giao văn bản đi được hiệu quả và
giữ bí mật văn bản, Phó trưởng Văn phòng đã theo dõi, đôn đốc việc thực hiện
các nhiệm vụ theo đúng quy trình nghiệp vụ. Tất cả các văn bản sau khi có ý
kiển giải quyết đều phải lưu lại văn thư một bản và được đăng ký vào sổ. Nếu
nhân viên văn thư không làm đúng theo các quy trình đó mà để xảy ra bất kì sai
sót nào như: lộ bí mật văn bản, văn bản bị thất lạc… thì nhân viên văn thư đó sẽ
bị hình thức kỷ luât rất nặng bởi đây là Văn phòng mang tính chất tư nhân nếu
công tác văn thư không được chú trọng sẽ gây ra những thiệt hại to lớn.
Ví dụ: Bảng thống kê các loại văn bản, giấy tờ hình thành trong Văn
phòng Công chứng Tây Đô năm 2014
STT
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Tên loại
Quyết định
Kế hoạch
Báo cáo
Thông báo
Công văn chung
Biên bản
Tổng
Năm 2014
90
85
75
40
150
50
490 Văn bản
Tuy đã nỗ lực hết sức để hoàn thành công tác nhưng do số lượng văn bản
của Văn phòng nhiều mà số nhân viên Văn thư hạn chế nên việc quản lý và giải
quyết văn bản đi còn có sai xót như văn bản chuyển đi bị chậm, văn bản ghi sai
địa chỉ làm cho công việc triển khai chậm, mất thời gian, giảm tiến độ công việc.
Công tác quản lý văn bản được nhân viên văn thư trong Văn phòng thực hiện
như sau:
- Trình văn bản đi;
- Kiểm tra thể thức, ghi số, ngày tháng;
- Đóng dấu văn bản;
- Chuyển giao văn bản;
Sinh viên: Vũ Thùy Anh
17
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Sắp xếp văn bản lưu. Hầu hết các văn bản đi của Văn phòng gửi tới các
đối tượng liên quan qua 2 con đường: gửi bưu điện và gửi trực tiếp. Đăng ký văn
bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến
các đối tượng có liên quan. Hiện nay việc đăng ký văn bản đi thường được áp
dụng bằng hai hình thức: đăng kí bằng sổ và đăng kí bằng máy vi tính.
Văn phòng Công chứng Tây Đô đã sử dụng cả 2 phương pháp trên.
Văn phòng Công chứng Tây Đô đã rất nhanh nhạy trong việc nắm bắt
công nghệ thông tin vào việc quản lý nhân viên, quản lý hợp đồng… và công tác
văn thư trong Văn phòng không nằm ngoài chương trình áp dụng những chương
trình ứng dụng tin học hiện đại, Văn phòng đã sử dụng phần mềm Idesk phục vụ
cho công tác Văn phòng, đặc biệt rất thuận tiện cho nhân viên văn thư làm việc
có hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian hơn.
Tuy rất hiện đại và có tính ứng dụng cao nhưng nó không thể thay thế
hoàn toàn sổ đăng ký truyền thống bằng tay được cho nên Văn phòng Công
chứng Tây Đô vẫn kết hợp việc đăng kí sử dụng sổ với phương pháp truyền
thống và sổ đó có tên là: Sổ công văn đi.
Mẫu sổ của Công ty không làm theo Công văn số 425/VTLTNNNVTW.Sổ được chia làm 8 cột như sau:
Số TT
Số và
Ngày
Người
ký hiệu
tháng
ký
công
công
công
Trích
yếu nội
dung
Nơi
Số
Ký
nhận
lượng
nhận
văn
văn
văn
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
Thực tế ở Văn phòng Công chứng Tây Đô cho thấy nhân viên văn thư
không đăng ký cột: Đơn vị người nhận bản lưu và cột ghi chú. Do vậy thiếu đi
những thông tin cần thiết khi tra tìm một văn bản.
Hiện nay, văn thư trong Văn phòng cũng chưa áp dụng hình thức đăng ký
hiện đại. Mặt khác, như sổ đăng ký văn bản đi là một sổ đăng ký đi chung cho
nhiều loại văn bản kể cả Thông báo, Quyết định, Kế hoạch… đều được đăng ký
vào sổ với tên “Công văn đi” là không thích hợp, không đúng quy định.
Tuy rằng hình thức này sẽ giảm đi số lượng sổ cần phải tập trung hàng
Sinh viên: Vũ Thùy Anh
18
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
năm nhưng việc đăng ký nhiều loại văn bản trong mục tên loại, trong đó số của
văn bản được ghi vào cột tên loại tương ứng sẽ gây nhầm lẫn giữa các loại văn
bản, việc tra tìm văn bản cũng trở nên phức tạp hơn. Có lẽ tại đây là Văn phòng
mang tính chất tư nhân nên văn bản “mật”, “khẩn” không nhiều và thường
không có (hoặc có rất ít) nên nhân viên văn thư không lập sổ riêng như ở các cơ
quan khác.
* Chuyển giao văn bản
Các văn bản đi đều đuợc lưu lại bộ phận văn thư 01 bản và 01 bản lưu tại
đơn vị, cá nhân soạn thảo.
Khi chuyển giao văn bản đi phải đăng kí vào sổ chuyển giao. Các văn bản
chuyển giao nội bộ trong Văn phòng sử dụng sổ đăng ký đồng thời làm sổ
chuyển giao nội bộ, khi chuyển giao yêu cầu các bộ phận, người nhận ký nhận
vào cột người ký. Qua thời gian làm việc tại bộ phận văn thư, em thấy việc tổ
chức quản lý văn bản đi của Văn phòng Công chứng Tây Đô có những ưu,
nhược điểm sau:
Ưu điểm:
- Nhân viên văn thư đã tiến hành các khâu nghiệp vụ theo đúng Quy định
của Nhà nước.
+ Đối với văn bản gửi ngoài Văn phòng: Văn thư cũng tiến hành đóng
gói, sau đó văn thư tiến hành đăng ký vào sổ chuyển giao Bưu điện rồi chuyển
giao bằng hình thức: chuyển văn bản ra Bưu điện, cán bộ Bưu điện ký nhận.
+ Đối với văn bản chuyển nội bộ: Nhân viên văn thư cũng tiến hành các
khâu nghiệp vụ và chuyển đến các bộ phận có tên trên bì.
- Chuyển giao văn bản đảm bảo nguyên tắc một đầu mối: Văn thư thực
hiện tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi một cách có hiệu quả, hết sức khoa
học, hợp lý, đảm bảo việc chuyển giao văn bản nhanh chóng, chính xác, kịp
thời, đúng đối tượng.
- Một sáng tạo của văn thư khi lấy sổ đăng kí văn bản làm sổ chuyển giao
văn bản đi nội bộ. Từng cột mục được đăng kí rõ ràng, cụ thể từng nội dung văn
bản. Điều này tiết kiệm được kinh phí không phải lập sổ chuyển giao nội bộ.
Sinh viên: Vũ Thùy Anh
19
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nhược điểm:
- Dấu khi đóng vào văn bản chưa thẳng.
- Đối với việc chuyển giao văn bản ra ngoài cơ quan, khi chuyển giao văn
thư phải mang văn bản ra Bưu điện.
- Văn bản đi đôi khi bị thất lạc do văn thư gửi nhầm.
c, Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
* Khái niệm:
- Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản Hành
chính và văn bản Chuyên ngành (kể cả fax, văn bản được chuyển giao qua mạng
và văn bản mật), và đơn thư được gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là
văn bản đến.
* Việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến của Văn phòng Công
chứng Tây Đô.
- Bên cạnh việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, Văn phòng còn
có rất nhiều mối quan hệ khác, chính vì vậy văn bản trong Văn phòng không
những nhiều mà còn phong phú cả về nội dung, số lượng văn bản đến hàng năm
khá nhiều con đường khác nhau như:
+ Văn bản đến bằng Bưu điện (Đây là con đường chủ yếu).
+ Đến bằng máy fax.
- Mọi thư từ đến Văn phòng đều tập trung tại bộ phận văn thư và nhân
viên văn thư phải thực hiện các bước giải quyết văn bản đến bao gồm
+ Bước 1: Tiếp nhận văn bản: Tại Văn phòng vào buổi sáng nhân viên
bưu điện giao báo và công văn đến phòng Văn thư, nhân viên văn thư tiếp nhận
văn bản và ký vào sổ nhận công văn đến của nhân viên Bưu điện. Điều này đảm
bảo nguyên tắc một đầu mối, thống kê được số liệu văn bản đến, việc có sổ ký
nhận tạo thuận lợi cho nhân viên văn thư.
+ Bước 2: Kiểm tra, phân loại, bóc bì đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến:
Để tránh tình trạng nhầm lẫn địa chỉ, đảm báo sự nguyên vẹn của bì chứa văn
bản và phát hiện kịp thời sự sai lệch giữa thông tin ngoài bì với nội dung thông
tin của văn bản bên trong phong bì.
Sinh viên: Vũ Thùy Anh
20
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
. Văn phòng quy định những văn bản gửi đến dưới bất kỳ hình thức nào
thì: nhân viên văn thư có quyền bóc văn bản có mức độ khẩn, với những văn bản
có mức độ mật thì chuyển giao cho Trưởng Văn phòng và không được phép bóc
bì.
. Làm tốt khâu tiếp nhận, kiểm tra văn bản sẽ tránh được tình trạng lạc,
mất mát văn bản tiết kiệm thời gian, góp phần vào quá trình chuyển văn bản tới
nơi nhanh chóng, kịp thời.
+ Bước 3: Đăng ký văn bản đến. Để tiến hành quản lý văn bản đến chặt
chẽ và tra tìm thuận tiện, văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến.
Dấu đến đươc đóng vào khoảng trống phía trên góc trái của văn bản dưới phần
trích yếu nội dung (đối với văn bản có tên loại) và đóng vào khoảng trống dưới
số và ký hiệu văn bản (đối với văn bản không có tên loại). Hoặc đóng dấu đến
vào khoảng trống dưới phần địa danh, ngày, tháng, năm của văn bản.
Văn phòng có dấu Công văn đến để đóng vào những văn bản là Công văn
đến Văn phòng.
Sau khi đóng dấu đến văn bản sẽ được đăng ký vào sổ, sổ do cán bộ văn
thư làm không giống như sổ trong Công văn số 425/VTLTNN-NVTW
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của Văn phòng được chia làm 9 cột như sau:
Tên
Nơi
Ngày
Số
gửi
Số ký
Ngày
đến
đến
công
hiệu
tháng
văn
(1)
(2)
(3)
loại và
Nơi
trích
người
yếu nội
nhận
Ký
Ghi
nhận
chú
dung
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
+ Buớc 4: Trình văn bản đến: Tất cả văn bản đến sau khi đã đăng kí tùy
theo chế độ công tác của văn thư trong Văn phòng, nhân viên văn thư phải trình
ngay cho Phó trưởng Văn phòng hoặc Trưởng Văn phòng xem xét nghiên cứu.
+ Buớc 5: Chuyển giao văn bản đến: Văn bản đến sau khi đã có ý kiến chỉ
Sinh viên: Vũ Thùy Anh
21
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đạo của Trưởng Văn phòng thì Văn thư phải chuyển văn bản đến đúng đối tượng
có trách nhiệm xử lý giải quyết, người nhận phải ký đầy đủ vào sổ nhận tài liệu
hay sổ chuyển giao văn bản đến.
+ Bước 6: Theo dõi giải quyết văn bản đến: Thường xuyên nhắc nhở đôn
đốc các bộ phận được giao nhiệm vụ giải quyết các vấn đề liên quan đến nội
dung văn bản. Xử lý các thông tin phản hồi để báo cáo cho Trưởng Văn phòng
có biện phái giải quyết. điều chỉnh kịp thời. Theo dõi tiến độ giải quyết văn bản
đến có đóng dấu đúng quy định hay không.
+ Bước 7: Sao văn bản đến: Các văn bản đến sau khi trình lên Trưởng
Văn phòng để lấy ý kiến chỉ đạo, giải quyết thì Văn thư trong Văn phòng căn cứ
vào ý kiến đó để tiến hành sao gửi cho các bộ phận, cá nhân và phòng, ban có
liên quan để thực hiện. Sau khi văn bản đến đã được chuyển tới các cá nhân, bộ
phận nhân viên Văn thư tiếp tục theo dõi thường xuyên để xử lý thông tin và báo
cáo lại cho các phòng, bộ phận hoặc Trưởng Văn phòng để có biện pháp xử lý
kịp thời.
* Ưu điểm:
- Các văn bản đến của Văn phòng đều được Văn thư đăng ký chính xác,
đầy đủ, rõ ràng, rất thuận tiện cho việc tra tìm.
* Nhược điểm
- Nhân viên Văn thư chưa tiến hành lập sổ chuyển giao văn bản đến mà sử
dụng sổ đăng ký làm sổ chuyển giao vì vậy khi tiến hành chuyển giao văn bản,
nhân viên văn thư phải mang cả sổ đăng ký văn bản đến để cá nhân, bộ phận
nhận văn bản ký nhận vào cột ký nhận của sổ đăng ký.
- Chính vì không lập sổ chuyển giao nên nhân viên văn thư không nắm
bắt không theo dõi được tiến độ giải quyết trong Văn phòng.
d, Công tác lập hồ sơ hiện hành
* Khái niệm
- Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản tài liệu có liên quan
với nhau về một vấn đề, một sự kiện, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một
Sinh viên: Vũ Thùy Anh
22
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đặc điểm về thể loại hoặc tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc
thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc một cá nhân.
* Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ
- Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của một công tác Văn thư, là
mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực
tiếp đến công tác lưu trữ.
- Dù biết được tầm quan trọng của việc lập hồ sơ là quan trọng, song Văn
phòng Công chứng Tây Đô vẫn chưa có danh mục hồ sơ, do đó việc lập những
hồ sơ công việc trong năm ở các bộ phận còn gặp nhiều khó khăn. Văn thư trong
Văn phòng phải hướng dẫn các bộ phận lập hồ sơ công việc.
- Vẫn còn có những tài liệu chưa được lập thành hồ sơ do thời gian giải
quyết công việc kéo dài, đây cũng là một điểm thiếu sót cần có phương án giải
quyết.
- Văn phòng chưa quan tâm đúng mức tới việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ lưu
trữ trong Văn phòng làm cho việc quản lý tài liệu không được tốt: tài liệu còn bị
thất lạc, rời lẻ, bó gói.
+ Ví dụ: Một số văn bản như Quyết định, công văn do Văn phòng ban
hành và một số văn bản do đơn vị khác gửi đến cho Văn phòng hoặc liên quan
đến Văn phòng, sau khi công việc được giải quyết, văn bản bị bó gói lại không
lập hồ sơ. Dẫn đến việc tài liệu chỉ là những văn bản rời lẻ đôi khi không còn giá
trị mà vẫn chưa tiêu hủy gây ảnh hưởng tới việc tra tìm thông tin.
e, Công tác quản lý và sử dụng con dấu.
Con dấu là thành phần quan trọng, không thể thiếu của văn bản, để bảo
đảm tính hợp pháp và tính chất thực của văn bản trong Nghị định 58/2001/NĐCP ngày 24/8/2001 của Chính phủ quy định cụ thể về quản lý và sử dụng con
dấu. Nghị định đã nêu rõ “Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và hoạt động giá trị
pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và chức danh Nhà
nước”. Con dấu của cơ quan tổ chức phải được giao cho nhân viên Văn thư giữ
và đóng dấu. Ngân viên Văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản
Sinh viên: Vũ Thùy Anh
23
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
của người có thẩm quyền;
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của
người có thẩm quyền;
- Không được đóng dấu khống chỉ. Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ
chức và con dấu của văn phòng hay đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định
như sau:
+ Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong phạm vi quyền hạn
được giao phải đóng dấu của văn phòng hay của đơn vị.
Căn cứ vào những quy định của Nhà nước để giao việc quản lý và sử
dụng con dấu của Văn phòng Công chứng Tây Đô được thực hiện như sau:
Ở Văn phòng Công chứng Tây Đô hiện nay có các loại con dấu sau:
+Dấu văn phòng
+Dấu chức danh
+Dấu họ tên
+Dấu Công đoàn
+Dấu đến
+Dấu chỉ mức độ
+Dấu của các bộ phận
Dấu được nhân viên văn thư trong Văn phòng bảo quản và sử dụng đúng
mục đích. Không có tình trạng đóng dấu khống, đóng dấu lên giấy trắng. Dấu
được dóng chùm lên 1/4 đến 1/3 chữ ký về phía tay trái. Dấu của Văn phòng
dùng mực đỏ theo đúng quy định. Văn thư chỉ đóng dấu treo khi văn bản có
phần phụ lục hoặc là bản dự thảo trình cấp trên phê duyệt. Dấu sau khi đóng
xong sẽ được văn thư niêm phong lại đưa vào tủ khóa cẩn thận. Là một văn thư
thực tập cho nên em chỉ được phép đóng dấu lên những văn bản không quan
trọng khi có nhân viên văn thư của công ty.
Trưởng Văn phòng là người chịu trách nhiệm quản lý con dấu Văn phòng,
là người chịu trách nhiệm pháp lý với những văn bản mình ký, đóng dấu, là
nguời thường xuyên kiểm tra việc bảo quản sử dụng con dấu trong Văn phòng.
Sinh viên: Vũ Thùy Anh
24
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
