Quan ly hoc chuong v to chuc

TỔ CHỨC


Tổ chức và chức năng tổ chức


•

Sắp xếp nguồn lực con người và các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công kế
hoạch

•

Quá trình triển khai các kế hoạch: Đảm bảo cơ cấu các nguồn lực, chỉ đạo thực hiện, kiểm
soát sự thực hiện

•

Hệ thống gồm nhiều người

Động từ
từ
Động
TỔ CHỨC
CHỨC
TỔ

Động từ
từ
Động
TỔ CHỨC

CHỨC
TỔ

Danh từ
từ
Danh
TỔ CHỨC
CHỨC
TỔ

Tổ chức và chức năng tổ chức


Tổ chức
** Sáng
Sáng tạo
tạo các
các loại
loại hình
hình cơ
cơ cấu
cấu

Phân
Phân chia
chia công
công việc
việc
Sắp
Sắp xếp

xếp nguồn
nguồn lực
lực
Phối
Phối hợp
hợp hoạt
hoạt động
động

Lãnh đạo

Lập kế hoạch

Khởi
Khởi động
động nỗ
nỗ lực
lực

Thiết
Thiết lập
lập định
định hướng
hướng

Kiểm tra
Đảm
Đảm bảo
bảo kết
kết quả

quả


CƠ CẤU TỔ CHỨC

Khuôn khổ, trong đó

•
•
•

các hoạt động của tổ chức được phân chia
các nguồn lực được sắp xếp
con người và các bộ phận được phối hợp

nhằm thực hiện các mục tiêu kế hoạch.


CƠ CẤU TỔ CHỨC

Chính thức

Phi chính
thức

•
•
•
•
•

•

Tập hợp bộ phận, cá nhân
Tương tác, phối hợp với nhau
Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm nhất định
Bố trí theo những cấp khác nhau
Thực hiện các hoạt động hướng tới mục tiêu

Tạo nên bởi các mối quan hệ phi chính thức giữa các thành viên trong tổ
chức: cùng quan điểm, cùng lợi ích, cùng quê quán, cùng sở thích


CƠ CẤU TỔ CHỨC

Bền vững

•
•

Gắn liền với giai đoạn chiến lược của tổ chức
(p512)

•

Tạm thời

Tồn tại trong một thời gian dài

Hình thành để triển khai các kế hoạch tác

nghiệp của tổ chức (p513)


Các thuộc tính của cơ cấu tổ chức
 1. Chuyên môn hóa công việc
 2. Hình thành các bộ phận
 3. Cấp quản lý và tầm quản lý
 4. Quyền hạn và trách nhiệm
 5. Tập trung và phi tập trung
 6. Phối hợp giữa các bộ phận


Các thuộc tính cơ bản của
cơ cấu tổ chức
 1. Chuyên môn hóa
-Chuyên môn hóa thể hiện mức độ phân chia nhiệm vụ thành các công việc
mang tính độc lập tương đối để trao cho các cá nhân.
-Tăng năng suất lao động


Chuyên môn hóa

Tổng hợp hóa

Tăng năng suất lao động
Dễ đào tạo

Tạo tâm lý tốt cho người lao động

Ưu điểm

Có được các chuyên gia giỏi

Tăng khả năng phối hợp
Tăng khả năng sáng tạo

Sự nhàm chán, sự quan tâm và động lực
thấp
Làm giảm khả năng phối hợp
Làm giảm khả năng sáng tạo

Nhược điểm

Gây khó khăn cho đào tạo
Khó có được các chuyên gia giỏi


Các thuộc tính cơ bản của
cơ cấu tổ chức
 2. Hình thành các bộ phận
 Mô hình tổ chức theo chức năng
 Tổ chức theo sản phẩm/khách hàng/địa dư
 Tổ chức ma trận
 Tổ chức theo nhóm
 Tổ chức mạng lưới
 Tổ chức không ranh giới


a) Mô hình tổ chức theo chức năng
là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động trong cùng một chức năng được hợp nhóm trong

cùng một đơn vị cơ cấu

Giám
Giám đốc
đốc

Phó
Phó Giám
Giám đốc
đốc

Phòng
Phòng Kinh
Kinh doanh
doanh

Phòng
Phòng Tài
Tài chính
chính

Phó
Phó Giám
Giám đốc
đốc

Phòng
Phòng kỹ
kỹ thuật
thuật

Bộ
Bộ phận
phận sản
sản xuất
xuất


Mô hình tổ chức theo chức năng
(Functional Organizational Structure)

Ưu điểm:

 Đơn giản, rõ ràng
 Phát huy ưu thế chuyên môn hóa
 Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng cơ bản
 Tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên được chú trọng
 Kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất
Nhược điểm







Mâu thuẫn giữa các đơn vị
Thiếu sự phối hợp
Nhà quản lý có tầm nhìn hạn hẹp, hạn chế phát triển nhà quản lý cấp trung
Chưa tập trung hướng tới sản phẩm, dịch vụ, khách hàng

Đổ trách nhiệm cho cấp cao nhất


b) Mô hình tổ chức theo mục tiêu
(Sản phẩm/Khách hàng/Địa dư)
 Tổ chức theo sản phẩm (Product based organizational structure)
Phát triển, sản xuất và phân phối một sản phẩm, dịch vụ hoặc nhóm sản phẩm, dịch vụ tương đồng


Mô hình tổ chức theo mục tiêu
(Sản phẩm/Khách hàng/Địa dư)
 Tổ chức theo khách hàng (Customer/Market organizational structure): phục vụ một nhóm khách hàng mục tiêu được
hợp nhóm trong một đơn vị cơ cấu

Trung tâm tiếng
Anh

Trẻ em

Sinh viên

Người đi làm


Mô hình tổ chức theo mục tiêu
(Sản phẩm/Khách hàng/Địa dư)
 Tổ chức theo địa dư (Geographical organizational structure): hoạt động trong một khu vực địa lý nhất định


Mô hình tổ chức theo mục tiêu

(Sản phẩm/Khách hàng/Địa dư)
Ưu điểm:










Tập trung vào mục tiêu: sản phẩm, khách hàng, lãnh thổ đặc biệt
Các bộ phận phối hợp hiệu quả vì mục tiêu
Dễ đề xuất đổi mới công nghệ
Thông tin tốt hơn về khách hàng và thị trường
Sử dụng lợi thế nguồn lực của các địa phương
Dễ quy định trách nhiệm giải trình đối với kết quả cuối cùng
Giảm gánh nặng cho nhà quản lý cấp cao
Phát triển đội ngũ quản lý chung

Nhược điểm








Công việc có thể bị trùng lắp
Tranh giành nguồn lực giữa các tuyến
Cần nhiều nhà quản lý chung
Khó thực hiện các dịch vụ hỗ trợ tập trung
Nhà quản lý cấp cao khó kiểm soát
Khó thích ứng với các yếu tố tác động lên toàn tổ chức


Mô hình tổ chức theo mục tiêu
(Đơn vị chiến lược – Divisional Organizational Structure): mang tính độc lập cao, tự tiến hành các hoạt
động thiết kế, sản xuất và phân phối sản phẩm của mình


Mô hình tổ chức theo mục tiêu
(Đơn vị chiến lược – Divisional Organizational Structure)

ƯU ĐIỂM:

•

Xây dựng trên cơ sở phân đoạn chiến lược  giúp đánh giá được vị trí của tổ chức trên thị trường, đối thủ cạnh
tranh và diễn biến của môi trường

•
•

Cho phép tiến hành kiểm soát trên một cơ sở chung thống nhất
Có các đơn vị độc lập với mục tiêu rõ ràng  giảm thiểu nhu cầu phối hợp

NHƯỢC ĐIỂM:

•
•
•
•

Tình trạng cục bộ do lợi ích của đơn vị lấn át lợi ích của tổ chức
Chi phí cho cơ cấu tăng do tính trùng lắp của công việc
Các chuyên gia bị phân tán tại các đơn vị  khó chuyển giao các kỹ năng kỹ thuật
Khó khăn trong quản lý từ cấp cao nhất


c) Mô hình tổ chức ma trận
(Matrix Organizational Structure)

Mỗi người lao động báo cáo cho nhà quản lý bộ phận mà họ là nhân lực cơ hữu, đồng thời báo cáo cho nhà quản
lý chương trình, dự án


Mô hình tổ chức ma trận
(Matrix Organizational Structure)

ƯU ĐIỂM:

•
•
•
•

Định hướng hoạt động theo kết quả cuối cùng

Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu
Kết hợp năng lực của nhiều chuyên gia và nhà quản lý
Đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi trường

NHƯỢC ĐIỂM:

•
•
•
•

‘Song trùng’ lãnh đạo
Trùng lắp quyền hạn và trách nhiệm có thể tạo xung đột
Cơ cấu phức tạp và không bền vững
Có thể gây ra những tốn kém không cần thiết


d) Mô hình tổ chức theo nhóm
(Team-based Organizational Structure)


Mô hình tổ chức theo nhóm
(Team-based Organizational Structure)

Cả nhóm dài hạn và ngắn hạn, giải quyết công việc hàng ngày hoặc dự án đặc biệt

Mục đích: Phá bỏ rào cản giữa các bộ phận, tạo sự liên kết hiệu quả. Triệu tập nhân lực với kỹ năng cần thiết để
giải quyết các vấn đề hoặc tận dụng thời cơ đặc biệt

Lợi ích: loại trừ khó khăn trong truyền thông và ra quyết định do sự tách biệt giữa các bộ phận. Cải thiện tốc độ

và chất lượng ra quyết định do được chia sẻ kiến thức và ý kiến chuyên môn…

Bất lợi: cá nhân trung thành với nhóm hay đơn vị quản lý chính. Quản lý thời gian và quá trình phát triển nhóm…


e) Cơ cấu mạng lưới
(Network-based Organizational Structure)
mối quan hệ giữa các thành viên được thực hiện trên cơ sở bình đẳng

Book
Book Store
Store
1
1

Visa
Visa

Book
Book Store
Store

Card
Card

2
2

Amazon.com
Amazon.com

Master
Master

Book
Book Store
Store

card
card

3
3

FedEX
FedEX

DHL


Cơ cấu mạng lưới
(Network-based Organizational Structure)

Mối quan hệ giữa các thành viên được thực hiện trên cơ sở bình đẳng, liên kết với nhau, tự quản vì lợi ích chung

Ở cấp độ tổ chức, tổ chức chỉ thực hiện các hoạt động có năng lực vượt trội và sử dụng hợp tác chiến lược và thuê ngoài để bù đắp
cho những thiếu hụt

Điểm mạnh: Giảm chi phí, tăng hiệu quả hoạt động, thực hiện chiến lược thuê ngoài  rút lui khỏi những chức năng không có thế
mạnh, CNTT giúp quản lý hợp đồng và cộng tác, tạo công việc cho những người phối hợp hệ thống quan hệ

Điểm yếu: Khó sắp xếp, điều khiển mạng hợp đồng và liên kết khi công việc trở nên phức tạp, hệ thống dễ bị ảnh hưởng bởi 1 mắt
xích nhất định nào đó, khó kiểm soát hoạt động thuê ngoài