Chuong 4 ke toan nghiep vu ngan quy va cac hinh thuc thanh toan khong dung tien mat

Chơng iV
Kế toán nghiệp vụ ngân quỹ và
các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt
1. Kế toán nghiệp vụ ngân quỹ

1.1. Những vấn đề chung về nghiệp vụ ngân quỹ
1.1.1. Nội dung nghiệp vụ ngân quỹ

Nghiệp vụ ngân quỹ của tổ chức tín dụng bao gồm các
nghiệp vụ thu, chi và điều chuyển tiền mặt.
Mức tồn quỹ tiền mặt ở mỗi tổ chức tín dụng phụ thuộc vào
qui mô hoạt động, vào tính chất thờng xuyên hay thời vụ của các
khoản thu, chi tiền mặt qua quỹ nghiệp vụ của tổ chức tín dụng
đó. Các tổ chức tín dụng luôn phải cân nhắc các yếu tố trên để
tự xác định mức tồn quỹ tiền mặt tối u cho mình để một mặt
đảm bảo thực hiện nhu cầu thu, chi tiền mặt bất cứ lúc nào, mặt
khác không để tồn quỹ tiền mặt quá cao làm ảnh hởng đến khả
năng sinh lời của ngân hàng.
Quỹ tiền mặt do bộ phận ngân quỹ (hay phòng ngân quỹ)
thực hiện và bảo quản trong kho, két tuyệt đối an toàn. Tại bộ
phận ngân quỹ bố trí thủ quỹ và các nhân viên kiểm ngân, thủ
quỹ chịu trách nhiệm về số tài sản trong kho, két.
Việc tổ chức công tác quỹ phụ thuộc vào mô hình giao dịch
mà ngân hàng lựa chọn: mô hình giao dịch nhiều cửa hay mô
hình giao dịch một cửa.
Trong mô hình giao dịch nhiều cửa: quỹ là một bộ phận trực tiếp
giao dịch với khách hàng trong các nghiệp vụ liên quan đến việc thu
(chi) tiền mặt từ (cho) khách hàng.
Với mô hình giao dịch một cửa: đầu ngày, cuối ngày quỹ
chính thực hiện việc giao (nhận) tiền mặt cho các giao dịch viên
(Teller) phù hợp với hạn mức quỹ mà các giao dịch viên đợc nắm giữ.

1


Nh vậy, khi có nghiệp vụ tiền mặt phát sinh, quỹ không phải trực
tiếp thu - chi tiền mặt cho khách hàng (trừ các giao dịch vợt hạn
mức giao dịch của các giao dịch viên).
1.1.2. Tài khoản, chứng từ và sổ sách sử dụng
1.1.2.1. Tài khoản

TK Tiền mặt tại đơn vị - 1011
Tài khoản này dùng để hạch toán số tiền mặt tại quỹ nghiệp vụ
của các Tổ chức tín dụng.
Bên Nợ ghi:

Số tiền mặt thu vào quỹ nghiệp vụ

Bên Có ghi:

Số tiền mặt chi ra từ quỹ nghiệp vụ

Số d Nợ:

Số tiền mặt hiện có tại quỹ nghiệp vụ của

TCTD
Hạch toán chi tiết: Mở 1 tài khoản chi tiết.
TK Tiền mặt đang vận chuyển - 1019
Tài khoản này dùng để hạch toán số tiền mặt xuất từ quỹ tiền
mặt tại đơn vị chuyển cho các đơn vị khác đang trên đờng đi.

Bên Nợ ghi:

Số tiền xuất quỹ để vận chuyển đến đơn

vị nhận tiền
Bên Có ghi: Số tiền đã vận chuyển đến đơn vị nhận
Số d Nợ: Số TM thuộc quỹ nghiệp vụ ở đơn vị đang trên đờng vận chuyển
Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết theo từng đơn vị nhận
tiền vận chuyển đến.
TK Tiền mặt ngoại tệ tại đơn vị - 1031
Tài khoản này dùng để hạch toán giá trị ngoại tệ tại quỹ của Tổ
chức tín dụng.
Bên Nợ ghi:

Giá trị ngoại tệ nhập quỹ

Bên Có ghi:

Giá trị ngoại tệ xuất quỹ

2


Số d Nợ:

Phản ánh giá trị ngoại tệ hiện có tại quỹ của

TCTD
Hạch toán chi tiết: Mở 1 tài khoản chi tiết.
TK Ngoại tệ đang vận chuyển - 1039

Tài khoản này dùng để hạch toán giá trị ngoại tệ chuyển cho
các đơn vị khác đang trên đờng đi.
Bên Nợ ghi:

Giá trị ngoại tệ vận chuyển đến đơn vị

nhận tiền
Bên Có ghi:

Giá trị ngoại tệ đã vận chuyển đến đơn vị

Số d Nợ:

Phản ánh giá trị ngoại tệ ở đơn vị đang vận

nhận

chuyển trên đờng
Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết theo từng đơn vị nhận
ngoại tệ vận chuyển đến.
TK Tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử lý - 3614
TK này dùng để phản ảnh các khoản nợ phải thu phát sinh trong
hoạt động nội bộ của TCTD.
Bên Nợ ghi:

Số tiền TCTD phải thu

Bên Có ghi:

Số tiền đợc xử lý chuyển vào các tài khoản

thích hợp khác
Số d Nợ:

Phản ánh số tiền TCTD còn phải thu

Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết cho từng đơn vị, cá nhân
có quan hệ thanh toán
TK Thừa quỹ, tài sản thừa chờ xử lý 461
TK này dùng để phản ảnh các khoản phải trả phát sinh trong
quá trình hoạt động nội bộ của TCTD.
Bên Có ghi:

Số tiền TCTD phải trả

3


Bên Nợ ghi:

Số tiền TCTD đã trả hoặc đợc giải quyết

chuyển vào TK khác
Số d Có:

Phản ánh số tiền TCTD còn phải trả

Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết cho từng đơn vị, cá nhân
có quan hệ thanh toán
1.1.2.2. Chứng từ

- Nếu thu tiền mặt:
+ Giấy nộp tiền (dùng cho khách hàng nộp tiền vào NH)
+ Phiếu thu (dùng cho nội bộ NH)
- Nếu chi tiền mặt:
+ Séc lĩnh tiền mặt (dùng cho khách hàng lĩnh tiền từ
TKTG)
+ Giấy lĩnh tiền mặt (dùng trong trờng hợp cho vay)
+ Phiếu chi (dùng cho nội bộ NH)
1.1.2.3. Sổ sách

Tại bộ phận kế toán mở các loại sổ sau:
- Sổ nhật ký quỹ (sổ tờ rời): Do kiểm soát tiền mặt giữ để ghi
chép tất cả các khoản thu, chi tiền mặt trong ngày theo các chứng
từ tiền mặt phát sinh. Dùng làm căn cứ lập nhật ký chứng từ và hạch
toán tổng hợp trong ngày. Cuối ngày khoá sổ tìm tổng tiền mặt
thu vào, tổng tiền mặt chi ra trong ngày và tồn quỹ cuối ngày =>
Đối chiếu với thủ quĩ.

Mẫu sổ nhật ký quỹ
Ngân hàng

nhật kỹ quỹ

...........................................

Ngày ..........tháng..............năm..............
Số chứng từ
Thu

Chi

Số

Ký hiệu
tiểu
thống kê
khoản

4

Số tiền
Thu

Chi


...........

............

.............

.....................

..........

..........

.....

.....

......

.........

....

....

...........

............

.............

.....................

..........

..........

...........

............

.............

.....................

..........

..........

..........

..........

............

..................

..........

..........

Cộng ngày

..........

..........

Tồn quỹ hôm

..........

..........

trớc

..........

..........

..........

........

Tồn quỹ hôm
nay
Kiểm soát

Kế toán trởng

Giám đốc Ngân hàng
(kế toán)

(ký tên)

(ký tên)

- Sổ kế toán chi tiết tiền mặt: Sổ này dùng để ghi tổng số tiền
mặt thu, chi trong ngày và tồn quỹ tiền mặt cuối ngày (mỗi ngày
một dòng). Sổ này dùng làm cơ sở cho việc lập báo cáo kế toán
hàng tháng.
Căn cứ để lập sổ kế toán chi tiết tiền mặt là nhật ký quỹ.
Cuối ngày cộng sổ nhật ký quỹ để có tổng thu tiền mặt, tổng
chi tiền mặt trong ngày. Căn cứ vào số tổng thu để vào cột phát
sinh bên Nợ, số tổng chi vào cột phát sinh bên Có. Sau khi vào số

phát sinh bên Nợ và bên Có sẽ rút số d cuối ngày của tài khoản tiền
mặt, số d Nợ tài khoản tiền mặt cuối ngày phải bằng tồn quỹ tiền
mặt cuối ngày trên sổ sách và tồn quỹ thực tế do thủ quỹ quản lý.
Tại bộ phận quỹ nghiệp vụ mở các loại sổ sau:
- Sổ quỹ: Đợc đóng thành quyển (đánh số trang liên tục, đóng
dấu giáp lai): Do thủ quỹ giữ để ghi chép các khoản thu, chi tiền
mặt trong ngày theo các chứng từ thu chi tiền mặt. Hàng ngày,
thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế để đối chiếu
với kế toán và tiền mặt tồn quỹ bảo quản trong kho, két. Nếu thực

5


hiện giao dịch một cửa thì sổ này do nhân viên giao dịch (Teller)
trực tiếp giữ.
- Các loại sổ khác: Sổ theo dõi các loại tiền thu, chi để phục vụ
thống kê các loại tiền.

1.2. Kế toán nghiệp vụ thu, chi tiền mặt
1.2.1. Kế toán thu tiền mặt

Nghiệp vụ thu tiền mặt của ngân hàng thơng mại phát sinh
khi:
- Khách hàng nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gửi; hoặc trả
nợ, trả lãi vay, nộp lệ phí cho ngân hàng bằng tiền mặt.
- Ngân hàng nhận tiền mặt từ ngân hàng khác điều chuyển
đến.
- Nhận từ Ngân hàng Nhà nớc thông qua vay Ngân hàng Nhà
nớc hay rút từ tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nớc.
- v.v...

Khi khách hàng có nhu cầu nộp tiền mặt vào quỹ nghiệp vụ
của Ngân hàng thì tuỳ theo nội dung cụ thể sẽ lập giấy nộp tiền
và nộp trực tiếp tiền mặt cho thủ quỹ ngân hàng để kiểm đếm.
Trờng hợp thực hiện giao dịch một cửa thì nhân viên giao dịch
(Teller) trực tiếp nhận tiền mặt.
Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt đợc thực hiện
đúng nguyên tắc: Thu trớc - Ghi sổ sau.
Căn cứ vào giấy nộp tiền đã đợc xác nhận thu đủ tiền của thủ
quỹ, kế toán hạch toán:
+ Nếu nộp vào tài khoản tiền gửi hay trả nợ ngân hàng, ghi:
Nợ:

TK tiền mặt tại đơn vị (1011).

Có:

TK tiền gửi (nếu nộp vào TK tiền gửi).

6


TK cho vay (nếu nộp tiền mặt để trả Nợ ngân
hàng).
+ Nếu nộp tiền mặt để chuyển đi ngân hàng khác, ghi:
Nợ:

TK 1011

Có:

TK thanh toán vốn giữa các Ngân hàng

1.2.2. Kế toán chi tiền mặt

Tiền mặt chi từ quỹ nghiệp vụ ngân hàng theo các nội dung:
- Chi trả tiền gửi và trả lãi cho khách hàng bằng tiền mặt.
- Cho khách hàng vay bằng tiền mặt.
- Điều chuyển tiền mặt đi ngân hàng khác cùng hệ thống.
- Nộp vào Ngân hàng Nhà nớc.
- Chi trong nội bộ ngân hàng nh chi lơng cán bộ, chi khác.
- v.v.
Khi khách hàng có nhu cầu lĩnh tiền mặt từ tài khoản tiền gửi
thanh toán thì viết Séc lĩnh tiền mặt gửi tới ngân hàng để đợc
lĩnh tiền mặt theo séc. Trờng hợp ngân hàng cho vay bằng tiền
mặt hay chi tiền mặt từ tài khoản tiền gửi tiết kiệm, kỳ phiếu,
trái phiếu thì lập giấy lĩnh tiền mặt.
Đối với nghiệp vụ chi tiền mặt thì ngoài việc kiểm soát chặt
chẽ tính chất hợp pháp, hợp lệ các chứng từ (Séc lĩnh tiền mặt,
giấy lĩnh tiền...), kế toán còn phải kiểm tra số d TKTG, hạn mức tín
dụng, nếu đủ khả năng chi trả kế toán hạch toán vào sổ sách kế
toán, sau đó mới chuyển chứng từ cho thủ quỹ chi tiền cho khách
hàng hoặc mới trực tiếp chi tiền cho khách hàng (trong mô hình
giao dịch một cửa) - Đảm bảo đúng nguyên tắc: Ghi sổ trớc - Chi
sau.
+ Chi từ tài khoản tiền gửi, ghi:
Nợ:

TK tiền gửi của khách hàng.

7

Có:

TK tiền mặt tại đơn vị (1011)

+ Cho vay bằng tiền mặt, ghi:
Nợ:

TK cho vay của khách hàng.

Có:

TK 1011

+ Nếu cán bộ NH lĩnh tiền để chi nội bộ, kế toán lập phiếu
chi và hạch toán:
Nợ:

TK chi lơng, tạm ứng

Có:

TK 1011

8


Phản ánh bút toán thu, chi tiền mặt trên sơ đồ tài khoản
chữ T

TK tiền gửi của KH

TK tiền mặt (1011)

TK

cho vay KH
xxx

xxx

xxx
(1)

(3)

x

x

x

x

TK thanh toán vốn
(5)
x
x

x

x

x

x

(2)
(4)

Chú giải:
1 - Nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gửi.
2 - Chi tiền mặt từ tài khoản tiền gửi.
3 - Cho khách hàng vay bằng tiền mặt.
4 - Khách hàng trả nợ ngân hàng bằng tiền mặt.
5 - Khách hàng nộp tiền mặt để chuyển đi ngân hàng khác.
1.3. Kế toán nghiệp vụ điều chuyển tiền mặt

Điều chuyển vốn tiền mặt giữa các chi nhánh ngân hàng thơng mại với Hội sở chính, hoặc giữa các chi nhánh với nhau thuộc
nghiệp vụ điều hoà vốn nên chỉ điều chuyển tiền mặt trong
phạm vi một hệ thống ngân hàng. Đơn vị điều chuyển tiền mặt
đợc nhận phí và đơn vị nhận tiền mặt phải trả phí. Việc điều
chuyển này chỉ đợc thực hiện khi có lệnh của NH cấp chủ quản.

9


Có hai cách giao nhận tiền mặt, theo đó có hai cách hạch
toán:
Cách 1: Ngân hàng nhận vốn tiền mặt cử ngời và phơng
tiện đến nhận tiền trực tiếp tại ngân hàng điều tiền mặt đi. Trờng hợp này không phải hạch toán qua tài khoản 1019.

Việc xử lý chứng từ và hạch toán đợc thực hiện nh sau:

- Tại Ngân hàng điều tiền mặt đi:
Lập biên bản giao nhận tiền, kế toán lập phiếu chi và chứng từ
thanh toán vốn ghi:
Nợ:

TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng thích hợp

Có:

TK 1011 "tiền mặt tại đơn vị".

- Tại ngân hàng nhận vốn tiền mặt:
Sau khi làm thủ tục nhận tiền mặt nhập kho; kế toán lập
phiếu thu và căn cứ vào chứng từ thanh toán vốn của Ngân hàng
điều vốn đi gửi kèm tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ:

TK 1011 "tiền mặt tại đơn vị".

Có:

TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng thích hợp.

Cách 2: Ngân hàng điều tiền mặt đi cử ngời đại diện mang
tiền mặt giao tại ngân hàng nhận vốn tiền mặt điều đến. Trờng
hợp này tại ngân hàng điều đi phải hạch toán qua TK 1019 "tiền
mặt đang vận chuyển".
Việc xử lý chứng từ và hạch toán đợc thực hiện nh sau:

- Tại Ngân hàng điều vốn tiền mặt đi:
Kế toán lập phiếu chi để chi tiền mặt khỏi quỹ nghiệp vụ
giao cho ngời đại diện. Căn cứ phiếu chi, ghi:
Nợ:

TK 1019 "TM đang vận chuyển"/ tên ngời đại diện

Có:

TK 1011 "tiền mặt tại đơn vị"

10


Khi nhận đợc chứng từ thanh toán vốn từ ngân hàng nhận vốn
tiền mặt gửi đến, kế toán hạch toán để tất toán tài khoản 1019
"tiền mặt đang vận chuyển":
Nợ:

TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng thích hợp

Có:

TK 1019 "tiền mặt đang vận chuyển"

- Tại Ngân hàng nhận vốn tiền mặt:
Sau khi nhận đủ tiền mặt và nhập kho, két; thủ quỹ ký vào
biên bản giao nhận tiền kế toán căn cứ biên bản giao nhận tiền lập
phiếu thu và chứng từ thanh toán vốn. Căn cứ chứng từ hạch toán:
Nợ:

TK 1011 "tiền mặt tại đơn vị".

Có:

TK chuyển tiền đi, hay TK điều chuyển vốn.

11


Phản ảnh các bút toán điều chuyển vốn tiền mặt trên sơ
đồ tài khoản chữ T
Ngân hàng điều chuyển vốn TM đi

Ngân hàng

nhận vốn tiền mặt
Cách 1:

NH

TK 1011
TK 1011
xxx
x

TK T.Toán vốn giữa các NH

TK T.Toán vốn giữa các
xxx

(1)

x

x

(2)

x

Cách 2:
TK 1011
TK 1011
xxx
x
x

1.4.

TK 1019
(1) x

TK T.to vốn giữa các NH
x

(3)

TK T.to vốn giữa các NH

x

x

(2)

Kế toán nghiệp vụ đối chiếu số liệu tiền mặt cuối ngày

Theo quy định, hàng ngày kết thúc giờ giao dịch với khách
hàng, bộ phận quỹ tiến hành khoá sổ quỹ, bộ phận kế toán khoá sổ
nhật ký quỹ, cộng số phát sinh và rút số d trên sổ kế toán chi tiết
tiền mặt rồi đối chiếu số liệu tiền mặt với nhau để đảm bảo:
- Tổng thu tiền mặt, tổng chi tiền mặt, tồn quỹ trên Sổ quỹ
của bộ phận quỹ phải bằng tổng số phát sinh bên Nợ, tổng số phát
sinh bên Có và d Nợ trên sổ nhật ký quỹ của bộ phận kế toán.
- Tồn quỹ tiền mặt trên sổ sách phải bằng tồn quỹ tiền mặt
thực tế trong kho, két.

12


Việc đối chiếu đợc thực hiện theo nguyên tắc: Thủ quỹ công
bố số liệu trớc để kiểm soát tiền mặt (thuộc phòng kế toán) đối
chiếu theo. Khi đối chiếu khớp đúng theo các tiêu thức trên thủ
quỹ, kế toán trởng (hoặc kiểm soát tiền mặt), Giám đốc ngân
hàng cùng ký trên sổ quỹ và nhật ký quỹ. Trờng hợp thực hiện giao
dịch một cửa thì nhân viên giao dịch tự cân đối sổ sách và tiền
mặt tồn quỹ của mình trớc khi nộp lại tiền mặt cho Quỹ chính.
Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ tiền mặt do nhiều lý do
khác nhau có thể xảy ra thừa, thiếu tiền mặt (phát hiện khi đối

chiếu số liệu tiền mặt cuối ngày), phải xử lý theo đúng chế độ.
Xử lý đối với trờng hợp thừa, thiếu quỹ khi đối chiếu cuối
ngày:
Đối với trờng hợp thừa quỹ:
Tồn quỹ thực tế > Tồn quỹ trên sổ sách kế toán (D Nợ TK
Tiền mặt)
- Sau khi kiểm tra lại một lần nữa sổ sách, kế toán và thủ quỹ
cùng lập biên bản xác định thừa quỹ chờ xử lý. Trong biên bản
phải ghi rõ nội dung và ngời chịu trách nhiệm về số tiền thừa
quỹ, biên bản phải có chữ ký của thủ quỹ, kế toán trởng và giám
đốc ngân hàng.
- Số tiền thừa, cha xác minh đợc nguồn gốc nguyên nhân (không
thể hiện trên bảng kê) phải lập biên bản, căn cứ vào đó kế toán
lập phiếu thu và ghi vào TK Thừa quỹ, tài sản thừa chờ xử lý 461 để xem xét xử lý sau:
Nợ TK 1011
Có TK Thừa quỹ, tài sản thừa chờ xử lý - 461
- Định kỳ, ngân hàng thành lập Hội đồng xử lý thừa thiếu tài sản.
Căn cứ vào biên bản kết luận của Hội đồng, kế toán lập chứng từ
để chuyển số tiền thừa quỹ vào tài khoản thích hợp.
13




Nếu không tìm ra nguyên nhân và cũng không có khách
hàng nào khiếu nại thì Hội đồng sẽ quyết định lập phiếu
chuyển khoản để hạch toán:
Nợ TK 461
Có TK thu nhập khác từ hoạt động ngân quỹ 719

Nếu tìm ra nguyên nhân do KH X nộp thừa thì số tiền thừa
đó sẽ trả lại cho KHX, kế toán lập chứng từ để hạch toán:
Nợ: TK 461
Có: - TK tiền gửi KH X (nếu trả bằng CK)
- Hoặc TK 1011 (nếu trả bằng tiền mặt )

Đối với trờng hợp thiếu quỹ:
Tồn quỹ thực tế < Tồn quỹ trên sổ sách kế toán (D Nợ TK
Tiền mặt)
- Tơng tự nh trên, lập biên bản xác định thiếu quỹ chờ xử lý.
- Căn cứ vào biên bản, kế toán lập phiếu chi để hạch toán số tiền
thiếu quỹ vào Tài khoản tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử
lý - 3614/tiểu khoản đứng tên ngời gây ra thiếu quỹ:
Nợ TK 3614/ ngời gây thiếu quỹ
Có TK 1011
- Thành lập Hội đồng xử lý để quy trách nhiệm:
+ Nếu ngời gây thiếu quỹ bồi hoàn ngay 100% số tiền thiếu,
lập giấy nộp tiền mặt:
Nợ TK 1011
Có TK 3614/ngời gây thiếu quỹ
+ Nếu bồi thờng bằng cách trừ lơng hàng tháng:
Nợ TK Chi phí trả lơng
Có TK 3614/ngời gây thiếu quỹ
14


2. Kế toán các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt

2.1. Một số vấn đề chung về thanh toán không dùng tiền mặt
2.1.1. Sự cần thiết, khái niệm của thanh toán không dùng tiền mặt

Tiền tệ đi vào lu thông thực hiện chức năng phơng tiện thanh
toán diễn ra dới hai hình thức là thanh toán bằng tiền mặt và
thanh toán không dùng tiền mặt (hay thanh toán qua tổ chức cung
ứng dịch vụ thanh toán).
Thanh toán bằng tiền mặt là phơng thức thanh toán đơn giản
và tiện dụng nhất đợc sử dụng để mua bán hàng hoá một cách dễ
dàng. Tuy nhiên, nó chỉ phù hợp với nền kinh tế có quy mô sản xuất
nhỏ, sản xuất cha phát triển, việc trao đổi thanh toán hàng hoá
diễn ra với số lợng nhỏ, trong phạm vi hẹp. Vì vậy, khi nền kinh tế
ngày một phát triển với tốc độ cao cả về chất lợng và số lợng thì
việc thanh toán bằng tiền mặt không còn đủ khả năng đáp ứng
đợc

những nhu cầu thanh toán của toàn bộ nền kinh tế. Việc

thanh toán bằng tiền mặt đã bộc lộ một số hạn chế nhất định. Trớc hết là việc thanh toán bằng tiền mặt có độ an toàn không cao.
Với khối lợng hàng hóa, dịch vụ giao dịch lớn thì việc thanh toán
trực tiếp bằng tiền mặt sẽ không an toàn, thuận tiện cho cả ngời
chi trả và ngời thụ hởng. Thứ hai là Ngân hàng Nhà nớc phải bỏ ra
chi phí rất lớn để in ấn vận chuyển và bảo quản tiền mặt. Ngoài
ra, một hạn chế quan trọng của việc thanh toán bằng tiền mặt
nữa là thanh toán bằng tiền mặt làm giảm khả năng tạo tiền của
NHTM, trong khi nền kinh tế luôn có nhu cầu về tiền mặt để
thanh toán chi tiêu gây sức ép giả tạo về sự khan hiếm tiền mặt
trong nền kinh tế, làm cho giá cả có khả năng tăng cao gây khó
khăn cho Ngân hàng Nhà nớc trong việc điều tiết chính sách tiền
tệ. Từ thực tế khách quan trên đòi hỏi phải có sự ra đời của một

phơng thức thanh toán khác tiên tiến hơn, hiện đại hơn đó là phơng thức thanh toán không dùng tiền mặt (KDTM).
15


Thanh toán không dùng tiền mặt là cách thức thanh toán tiền
hàng hoá, dịch vụ không có sự xuất hiện của tiền mặt mà đợc
tiến hành bằng cách trích tiền từ tài khoản của ngời chi trả
chuyển vào tài khoản của ngời thụ hởng hoặc bằng cách bù trừ lẫn
nhau thông qua vai trò trung gian của các tổ chức cung ứng dịch
vụ thanh toán.
Nh vậy, xét về góc độ kế toán, kế toán nghiệp vụ thanh toán
KDTM là thực hiện các bút toán bằng đồng tiền ghi sổ hay bút tệ.
Tham gia vào hoạt động thanh toán có các tổ chức cung ứng
dịch vụ thanh toán và tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ thanh
toán:
- Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán gồm các ngân hàng thơng mại, các tổ chức tín dụng khác và tổ chức khác khi đợc NHNN
cấp phép.
- Tổ chức, cá nhân đợc sử dụng dịch vụ thanh toán là các tổ
chức kinh tế, các doanh nghiệp, các cá nhân trong nền kinh tế có
nhu cầu sử dụng dịch vụ thanh toán để thanh toán tiền hàng hoá,
dịch vụ trong quan hệ thơng mại.
2.1.2. Các quy định mang tính nguyên tắc trong thanh toán không dùng tiền
mặt

Thanh toán KDTM phản ánh mối quan hệ kinh tế pháp lý trong
giao nhận và thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ nên trong quá
trình thực hiện thanh toán các bên tham gia phải tuân thủ những
quy định mang tính nguyên tắc sau:
Thứ nhất: Các chủ thể tham gia thanh toán (kể cả pháp nhân
và thể nhân) đều phải mở tài khoản thanh toán tại tổ chức cung

ứng dịch vụ thanh toán và đợc quyền lựa chọn tổ chức cung ứng
dịch vụ thanh toán để mở tài khoản. Khi tiến hành thanh toán
phải thực hiện thanh toán thông qua tài khoản đã mở theo đúng
chế độ quy định và phải trả phí thanh toán theo quy định của
16


ngân hàng và tổ chức làm dịch vụ thanh toán. Trờng hợp đồng
tiền thanh toán là ngoại tệ thì phải tuân thủ quy chế quản lý
ngoại hối của nhà nớc.
Thứ hai: Số tiền thanh toán giữa ngời chi trả và ngời thụ hởng
phải dựa trên cơ sở lợng hàng hoá, dịch vụ đã giao giữa ngời mua
và ngời bán. Ngời mua phải chuẩn bị đầy đủ phơng tiện thanh
toán (số d trên tài khoản tiền gửi thanh toán tại tổ chức cung ứng
dịch vụ thanh toán hoặc hạn mức thấu chi nếu có) để đáp ứng
yêu cầu thanh toán đầy đủ, kịp thời khi xuất hiện yêu cầu thanh
toán.
Nếu ngời mua chậm trễ thanh toán; hoặc vi phạm chế độ
thanh toán thì phải chịu phạt theo chế độ thanh toán hiện hành.
Thứ ba: Ngời bán hay cung cấp dịch vụ là ngời đợc hởng số tiền
do ngời chi trả chuyển vào tài khoản của mình nên phải có trách
nhiệm giao hàng hay cung cấp dịch vụ kịp thời và đúng với lợng
giá trị mà ngời mua đã thanh toán; đồng thời phải kiểm soát kỹ
càng các chứng từ phát sinh trong quá trình thanh toán.
Thứ t: Là trung gian thanh toán giữa ngời mua và ngời bán, các
tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phải thực hiện đúng vai trò
trung gian thanh toán:
- Chỉ trích tiền từ tài khoản của ngời chi trả chuyển vào tài
khoản của ngời thụ hởng khi có lệnh của ngời chi trả (thể hiện trên
các chứng từ thanh toán). Trờng hợp không cần có lệnh của ngời chi

trả (không cần có chữ ký của chủ tài khoản trên chứng từ) chỉ áp
dụng đối với một số hình thức thanh toán nh uỷ nhiệm thu, hay
lệnh của Toà án kinh tế.
- Các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phải có trách nhiệm
hớng dẫn, giúp đỡ khách hàng mở tài khoản, sử dụng các công cụ
thanh toán phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh, phơng thức

17


giao nhận, vận chuyển hàng hoá. Cung cấp đầy đủ các chứng từ
sử dụng trong quá trình thanh toán cho khách hàng.
- Tổ chức hạch toán, chuyển chứng từ thanh toán một cách
nhanh chóng, chính xác, an toàn tài sản. Nếu để chậm trễ hay
hạch toán thiếu chính xác gây thiệt hại cho khách hàng trong quá
trình thanh toán thì phải chịu phạt để bồi thờng cho khách hàng
theo chế tài chung.

2.1.3. Cơ sở pháp lý của hệ thống các hình thức thanh toán không dùng tiền
mặt ở Việt Nam

Để hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt ngày càng hoàn
thiện hơn, Chính phủ và Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam không
ngừng nghiên cứu và đa ra các văn bản có tính pháp lý, tạo hành
lang pháp lý cho hoạt động thanh toán KDTM nói chung và các
hình thức thanh toán KDTM phát huy tác dụng. Hệ thống các văn
bản pháp quy đó bao gồm:
- Luật NHNN và luật các tổ chức tín dụng ban hành năm 1997,
trong đó có đề cập đến vấn đề thanh toán qua ngân hàng.
- Quyết định 371/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN ban hành ngày

19/10/1999 về quy chế phát hành và thanh toán thẻ ngân
hàng.
- Nghị định 64/2001/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày
20/09/2001 về hoạt động thanh toán qua tổ chức cung ứng
dịch vụ thanh toán.
- Quyết định 226/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN ban hành
ngày 26/03/2002 về việc ban hành quy chế hoạt động thanh
toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.

18


- Quyết định 235/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN ban hành
ngày 01/04/2002 về việc chấm dứt phát hành Ngân phiếu
thanh toán.
- Quyết định 1092/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN ban hành
ngày 08/10/2002 quy định thủ tục thanh toán qua các tổ chức
cung ứng dịch vụ thanh toán.
- Nghị định 159/2003/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày
10/12/2003 về cung ứng và sử dụng Séc có hiệu lực thi hành
ngày 01/04/2004.
Theo các văn bản pháp quy này thì hiện nay có 5 hình thức
thanh toán không dùng tiền mặt đợc sử dụng để thanh toán giữa
các tổ chức kinh tế, cá nhân trong nền kinh tế, đó là:
+ Séc thanh toán: Séc chuyển khoản, Séc đợc bảo chi, Séc đợc bảo lãnh
+ ủy nhiệm thu nhờ thu
+ ủy nhiệm chi lệnh chi
+ Thẻ thanh toán
+ Th tín dụng nội địa
2.1.4. Tài khoản và chứng từ dùng trong kế toán thanh toán không dùng tiền

mặt
2.1.4.1. Tài khoản

Tài khoản tiền gửi không kỳ hạn bằng VNĐ/ngoại tệ (TK
4211/4221)
Dùng để phản ánh số tiền đồng Việt Nam/ngoại tệ của khách
hàng trong nớc gửi không kỳ hạn (chủ yếu phục vụ cho mục đích
thanh toán qua ngân hàng)
Bên Có

: Số tiền KH gửi vào để tạo nguồn vốn thanh

toán
Bên Nợ

: Số tiền KH rút ra để thanh toán
19


D Có

: Số tiền của KH đang gửi tại NH

Hạch toán chi tiết: mở TK chi tiết theo từng KH gửi tiền.
Tài khoản này có thể có số D Nợ trong điều kiện KH đợc NH
cho phép thấu chi, mức d Nợ cao nhất bằng Hạn mức thấu chi.
TK Tiền ký quỹ bằng đồng Việt Nam/ngoại tệ
Trong đó:

TK Tiền gửi đảm bảo thanh toán Séc (TK 4271)



TK Tiền gửi để mở th tín dụng (TK 4272)



TK Tiền gửi để bảo đảm thanh toán thẻ (TK 4273)
Dùng để phản ánh số tiền đồng Việt Nam/ngoại tệ mà Tổ

chức tín dụng nhận ký quỹ, ký cợc của khách hàng để đảm bảo
cho các hoạt động cung ứng dịch vụ thanh toán đợc thực hiện theo
hợp đồng đã ký.
Bên Có

: Số tiền khách hàng gửi để bảo đảm thanh toán

Bên Nợ

: Số tiền ký gửi đã sử dụng để thanh toán cho ngời

hởng
Số tiền ký gửi sử dụng còn thừa trả lại cho
khách hàng
D Có

: Số tiền KH đang ký gửi tại TCTD để đảm bảo

thanh toán

Hạch toán chi tiết: mở TK chi tiết theo từng KH
TK Cho vay ngắn hạn bằng đồng Việt Nam/ngoại tệ (TK
2111/2141)
Dùng trong trờng hợp khách hàng đợc ngân hàng cho vay để
thực hiện nghiệp vụ thanh toán với đối tác.

Bên Nợ

: Số tiền ngân hàng cho các tổ chức, cá nhân

trong nớc vay
20


Bên Có

: Số tiền các tổ chức, cá nhân trong nớc trả nợ
Số tiền chuyển sang nợ quá hạn

D Nợ : Số tiền các tổ chức, cá nhân trong nớc đang nợ trong
hạn
Hạch toán chi tiết: mở TK chi tiết theo từng KH
Sổ theo dõi các chứng từ dới hình thức ngoại bảng
+ STD UNT gửi đi
+ STD UNT gửi đến cha thanh toán (quá hạn)
+ STD th tín dụng đến
1.4.2. Chứng từ

Chứng từ dùng trong nghiệp vụ thanh toán có thể là chứng từ
bằng giấy hoặc chứng từ điện tử. Thích ứng với mỗi hình thức

thanh toán có các chứng từ phù hợp.
Chứng từ giấy dùng trong kế toán dịch vụ thanh toán gồm:
+ Séc thanh toán: Séc chuyển khoản và séc bảo chi
+ Giấy uỷ nhiệm chi (UNC)
+ Giấy uỷ nhiệm thu (UNT)
+ Giấy mở th tín dụng (TTD)
+ Bảng kê nộp séc, bảng kê thanh toán TTD
+ v.v...
Chứng từ điện tử dùng trong kế toán dịch vụ thanh toán gồm:
+ Lệnh chi
+ Nhờ thu
+ Thẻ ngân hàng (Card)
+ Lệnh thanh toán (Lệnh chuyển Nợ, Lệnh chuyển Có...)
+ v.v...
2.2. Kế toán các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt
2.2.1. Kế toán nghiệp vụ thanh toán bằng Séc
21


2.2.1.1. Những vấn đề cơ bản về Séc thanh toán

a. Khái niệm: Séc là phơng tiện thanh toán do ngời kí phát lập dới
hình thức chứng từ theo mẫu in sẵn lệnh cho ngời thực hiện
thanh toán trả không điều kiện một số tiền nhất định cho ngời
thụ hởng có tên trên séc hoặc ngời cầm séc.
b. Một số quy định cơ bản về séc:
- Các chủ thể tham gia thanh toán séc:
+ Ngời ký phát: là ngời lập và ký tên trên Séc để ra lệnh cho ngời thực hiện thanh toán thay mặt mình trả số tiền ghi trên Séc.
+ Ngời đợc trả tiền: là ngời mà ngời ký phát chỉ định có quyền
hởng hoặc chuyển nhợng quyền hởng đối với số tiền ghi trên tờ

séc.
+ Ngời thụ hởng: là ngời cầm tờ séc mà tờ séc đó:


Có ghi tên ngời đợc trả tiền là chính mình; hoặc



Không ghi tên ngời đợc trả tiền hoặc ghi cụm từ Trả cho ngời cầm séc; hoặc:



Đã đợc chuyển nhợng bằng ký hậu cho mình thông qua dãy
chữ ký chuyển nhợng liên tục.

+ Đơn vị thực hiện thanh toán: là tổ chức cung ứng dịch vụ
thanh toán nơi ngời ký phát đợc sử dụng tài khoản thanh toán với
một khoản tiền để ký phát séc theo thoả thuận giữa ngời ký phát
với tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán đó.
+ Đơn vị thu hộ: là tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán làm
dịch vụ thu hộ séc.
+ Trung tâm thanh toán bù trừ séc: là NHNN hoặc TCTD cung
ứng dịch vụ thanh toán đợc NHNN cấp phép để tổ chức, chủ trì
việc trao đổi, thanh toán bù trừ séc và quyết toán các nghĩa vụ tài
chính phát sinh từ việc thanh toán séc cho các tổ chức cung ứng
dịch vụ thanh toán là thành viên.
22


- Ngày ký phát: là ngày mà ngời ký phát ghi trên Séc để làm căn

cứ tính thời hạn xuất trình của tờ séc.
- Thời hạn xuất trình: là 30 ngày theo lịch, kể từ ngày ký phát
đến ngày tờ Séc đó đợc xuất trình tại địa điểm thanh toán
(địa chỉ của ngời thực hiện thanh toán, trụ sở chính của ngời
thực hiện thanh toán hoặc tại Trung tâm TTBT Séc). Trong thời
hạn này, tờ Séc đợc thanh toán vô điều kiện khi xuất trình.
- Thời hạn thanh toán của Séc: là 06 tháng kể từ ngày ký phát,
nếu sau thời hạn xuất trình (30 ngày) ngời thực hiện thanh toán
không nhận đợc thông báo đình chỉ thanh toán đối với tờ séc
đó và ngời ký phát đang có khoản tiền đợc sử dụng đủ để chi
trả cho tờ séc đó.
- Đình chỉ thanh toán: Là việc sau thời hạn xuất trình, ngời kí
phát thông báo bằng văn bản yêu cầu ngời thực hiện thanh toán
không thanh toán tờ séc do mình đã kí phát.
- Séc trả tiền vào tài khoản và séc trả tiền mặt:
+ Séc chỉ trả vào tài khoản, không đợc rút tiền mặt là tờ séc
đợc ghi cụm từ trả vào tài khoản.
+ Séc không ghi cụm từ trả vào tài khoản thì ngời thụ hởng
có thể đợc trả bằng tiền mặt.
- Chuyển nhợng Séc:
+Nếu là Séc có ghi tên ngời đợc trả tiền (Séc ký danh): Ngời đợc trả tiền có quyền chuyển nhợng tờ séc cho ngời khác bằng cách
ghi tên ngời đợc chuyển nhợng, ngày tháng chuyển nhợng, ký và ghi
rõ họ tên, địa chỉ của mình vào nơi quy định cho việc chuyển
nhợng ở mặt sau tờ séc. Ngời chuyển nhợng séc có quyền chấm
dứt việc chuyển nhợng séc tiếp bằng cách ghi trớc chữ ký của
mình cụm từ không tiếp tục chuyển nhợng.

23

+Nếu tờ Séc đợc ký phát không ghi tên ngời đợc trả tiền hoặc
ghi trả cho ngời cầm séc(Séc vô danh): thì ngời thụ hởng có thể
chuyển nhợng bằng cách chuyển giao tờ séc đó cho ngời đợc
chuyển nhợng mà không cần ký hậu.
- Séc phát hành quá số d: là tờ Séc khi xuất trình trong thời
hạn xuất trình mà số tiền trên tài khoản của ngời ký phát không
đủ để thanh toán toàn bộ số tiền trên tờ Séc đó.
- Phạt vi phạm phát hành séc quá số d:
+ Nếu vi phạm lần thứ nhất: ngời thực hiện thanh toán gửi
thông báo cảnh cáo đến ngời ký phát.
+ Nếu tái phạm lần thứ hai: ngời thực hiện thanh toán có trách
nhiệm đình chỉ tạm thời quyền ký phát Séc của ngời tái phạm
trong vòng 03 tháng, không cung ứng Séc trắng cho ngời đó trong
thời hạn nói trên đồng thời thu hồi toàn bộ số séc trắng đã cung
ứng cho ngời đó.
+ Nếu tái phạm lần thứ 3: đình chỉ vĩnh viễn quyền ký phát
séc của ngời tái phạm, thu hồi toàn bộ số Séc trắng đã cung ứng,
đồng thời thông báo mọi thông tin về ngời này cho NHNN.
2.2.1.2. Kế toán phát hành và thanh toán Séc chuyển khoản

Séc chuyển khoản là tờ séc do chủ tài khoản ký phát hành và
trực tiếp giao cho ngời thụ hởng để thực hiện nghĩa vụ thanh toán
của mình.
Nh vậy, khi nhận Séc, ngời thụ hởng không biết chắc chắn
khả năng thanh toán của ngời ký phát đối với tờ Séc đó. Do đó,
Séc chuyển khoản thờng dùng trong trờng hợp 2 bên tín nhiệm
nhau trong thanh toán. Và cũng vì sự không chắc chắn này nên
trong thanh toán Séc chuyển khoản, đơn vị thanh toán phải tuân
thủ nguyên tắc hạch toán: ghi Nợ trớc, ghi Có sau.

24


Ngời thụ hởng Séc có thể nộp séc vào đơn vị thanh toán theo
1 trong 3 trờng hợp sau:
- Ngời ký phát và ngời thụ hởng cùng mở tài khoản tại một tổ chức
cung ứng dịch vụ thanh toán thì ngời thụ hởng trực tiếp xuất
trình Séc tại địa điểm thanh toán xin thụ hởng số tiền trên
séc.
- Nếu ngời ký phát và ngời thụ hởng không cùng mở tài khoản tại
một tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, ngời thụ hởng có thể
trực tiếp nộp hoặc uỷ quyền cho tổ chức cung ứng dịch vụ
thanh toán phục vụ mình thay mặt mình xuất trình và thu hộ
số tiền trên tờ Séc với điều kiện đơn vị thanh toán và đơn vị
thu hộ đã có sự thoả thuận trớc về việc tổ chức thanh toán séc
cho các khách hàng của hai bên.
- Trờng hợp tờ Séc đợc thanh toán qua Trung tâm thanh toán bù trừ
Séc sẽ đợc đơn vị thu hộ xuất trình tại Trung tâm thanh toán bù
trừ Séc. Cuối phiên giao dịch, sau khi đã tiếp nhận và thực hiện
bù trừ séc từ các đơn vị thành viên, Trung tâm sẽ thanh toán số
phải thu (phải trả) về Séc cho các đơn vị thành viên.

a) Kế toán thanh toán Séc chuyển khoản cùng tổ chức cung
ứng dịch vụ thanh toán
- Quy trình thanh toán:
Ngời FH
Séc

(2) giao SCK

Ngời thụ hởng

(1) giao hh, dịch vụ
(4)

(3)

(5)
Ghi Nợ

BKNS +
Tổ chức cung
ứng dịch vụ
thanh
25 toán

Ghi Có