báo cáo kiến tập chứng thực bản sao từ bản chính

Lời cảm ơn!
Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với sự hỗ trợ,
giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của mọi người xung
quanh. Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học
đến nay, em đã nhận được nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia
đình và bạn bè. Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô
trong khoa Pháp Luật Hành Chính- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã cùng
với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho
chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường. Và đặc biệt, trong kỳ này,
Khoa đã tổ chức cho chúng em đợt kiến tập để được hiểu thêm, áp dụng kiến
thức chúng em đã được học trên ghế nhà trường để được làm việc thật mà
theo em là rất hữu ích đối với sinh viên ngành Dịch vụ pháp lý. Bài báo cáo
kiến tập được thực hiện trong khoảng thời gian 3 tuần. Bước đầu đi vào kiến
tập, tìm hiểu về lĩnh vực hoạt động chứng thực tại UBND xã Xuân Mãn,
kiến thức của em còn hạn chế và còn nhiều bỡ ngỡ. Do vậy, không tránh
khỏi những thiếu sót là điều chắc chắn, em rất mong nhận được những ý
kiến đóng góp quý báu của quý Thầy Cô trong Khoa để kiến thức của em
trong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn. Một lần nữa, em xin kính chúc quý
Thầy Cô trong khoa Pháp Luật Hành Chính- trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của
mình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau. Em cũng xin cảm ơn Đảng
ủy, HĐND, UBND, và các ban ngành đoàn thể của UBND xã Xuân Mãn
huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn đã giúp đỡ em trong suốt quá trình thu thập
thông tin để hoàn thiện bài báo cáo này.

Xuân Mãn, ngày 20 tháng 12 năm 2018
Sinh Viên
Lý Thị Chiều
1

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
CHỮ VIẾT TẮT
A.PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
2. Thời gian, địa điểm thu thập và xử lý số liệu
3. Phương pháp thu thập thông tin
4. Kết cấu của đề tài
B. NỘI DUNG
PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ KIẾN TẬP
1. Lịch sử hình thành phát triển
2. Cơ cấu tổ chức của UBND
3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND
PHẦN II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA ĐƠN VỊ KIẾN TẬP VỀ
CÁC VẤN ĐỀ CÓ LIÊN QUAN ĐẾN KIẾN THỨC CHUYÊN NGÀNH
DỊCH VỤ PHÁP LÝ
Chương 1: Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực
1.1. Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực
1.1.1. Khái niệm chung
1.1.2. Gía trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được
chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực
1.2. Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực của UBND
cấp xã
1.2.1. Thẩm quyền chứng thực
1.2.2. Người thực hiện chứng thực của UBND cấp xã
1.3. Thủ tục chứng thực
1.3.1 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
1.3.1.1. Quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản
chính
1.3.1.2. Quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp

xã
1.3.1.3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
1.3.1.4. Địa điển chứng thực bản sao từ bản chính
1.3.1.5. Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính
1.3.1.6. Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính
1.3.2. Thủ tục chứng thực chữ ký
1.3.2.1. Thủ tục chứng thực chữ ký
1.3.2.2. Thời hạn chứng thực chữ ký
1.3.3. Thủ tục chứng thực hợp đồng
2


1.3.3.1. Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn
1.3.3.2. Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực
soạn thảo giúp
Chương 2: Thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND xã Xuân Mãn
huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn
2.1. Thực trạng về công tác chứng thực tại UBND xã Xuân Mãn
2.1.1. Thực trạng về cấp bản sao từ sổ gốc
2.1.2. Thực trạng về chứng thực bản sao từ bản chính
2.1.3. Thực trạng chứng thực chữ ký
2.1.4. Kết quả đạt được
2.2. Đánh giá
2.2.1. Ưu điểm
2.2.2. Hạn chế
Chương 3: Công việc được giao và kết quả thực hiện công chứng chứng
thực tại UBND xã Xuân Mãn huyện Lộc Bình Tỉnh Lạng Sơn
3.1. Công việc được giao tại đơn vị kiến tập
3.2. Đánh giá kết quả công việc thực hiện trong quá trình kiến tập
3.2.1. Về mặt ưu điểm

3.2.2. Về mặt hạn chế và thiếu sót
3.2.3. Nhận xét của cá nhân về đơn vị kiến tập
PHẦN III: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ
1. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định của pháp luật liên quan
đến hoạt động chứng thực
1.1. Một số quy định về thẩm quyền, thủ tục chứng thực các việc cụ thể
còn chưa phù hợp
1.2. Một số giải pháp đối với thực trạng chứng thực tại UBND xã Xuân
Mãn
C. KẾT LUẬN
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

3


CHỮ VIẾT TẮT
1. UBND: Uỷ ban nhân dân
2. HĐND: Hội đồng nhân dân
3. NĐ 23/2015/NĐ- CP: Nghị định 23/2015/NĐ- CP về cấp bản sao từ sổ
gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp
đồng, giao dịch
4. SCT/BS: Sổ chứng thực/ bản sao
5. CMDN: Chứng minh nhân dân về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản
sao từ bản chính, chứng thực chữ ký
6. NĐ 79/2007/NĐ-CP: Nghị định 79/2007/NĐ-CP dân về cấp bản sao từ sổ
gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

4

A.PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong những năm trở lại đây, nhu cầu về bản sao, kể cả bản sao chứng thực
là rất lớn. Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 05 năm 2007 của
Chính phủ về công chứng, chứng thực ra đời đã có những đóng góp to lớn
trong việc đáp ứng yêu cầu chứng thực của nhân dân. Tuy nhiên, trong quá
trình thực hiện Nghị định 79/2007/NĐ-CP còn bộc lộ những hạn chế như
tình trạng ùn tắc, quá tải trong hoạt động công chứng, chứng thực bản sao
giấy tờ, chữ ký tại Phòng Công chứng và UBND huyện. Nhận thấy sự cần
thiết phải ban hành ra một số văn bản mới để thay thế cho văn bản cũ, Nghị
định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 về cấp bản sao từ sổ
gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký ( sau đây gọi là
NĐ 23/2015/NĐ-CP). Nghị định này ra đời cùng với sự ra đời Luật công
chứng 2014 đã đáp ứng kịp thời những yêu cầu của nhân dân về cấp bản sao
từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thể hiện tinh
thần cải cách hành chính theo cơ chế một cửa, một dấu, đáp ứng được mong
mỏi của nhân dân về vấn đề cấp bản sao. Nghị định đã thực hiện việc phân
cấp, đặc biệt là phân cấp về thẩm quyền chứng thực bản sao cho UBND cấp
xã đối với các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, tạo điều kiện thuận lợi cho
nhân dân và mở ra hệ thống rộng rãi cho các UBND cấp xã, phường, thị trấn
có thẩm quyền, chứng thực thay vì chỉ có Phòng Công chứng và UBND cấp
huyện như nghị định trước đây.
Sau gần 3 năm thực hiện Nghị định số 23, ngoài những kết quả đã đạt được
thì cũng bộc lộ những hạn chế, bất cập về mặt tổ chức lẫn hoạt động. Do
nhận thức về lý luận cũng như trong quy định của pháp luật còn có sự lẫn
lộn giữa hai hoạt động công chứng và chứng thực. Sự lẫn lộn này dẫn tới
việc chứng thực không đúng thẩm quyền, UBND cấp xã, phường cũng
chứng thực các hợp đồng giao dịch.
Việc chứng thực bản sao theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP tuy đã thực
hiện được gần 3 năm nhưng vẫn còn thiếu những hướng dẫn cụ thể. Chứng

thực được giao cho ban Tư pháp cấp xã, phường đây cũng là một thách thức
bởi đội ngũ các bộ Tư pháp xã, phường không được trang bị các công cụ hỗ
trợ để nhận biết được các văn bản giả mạo trong khi các văn bản giấy tờ giả
mạo ngày càng tinh vi, rất khó phân biệt, phát hiện ra.
Trong thời gian về kiến tập tại địa phương, nhận thấy hoạt động chứng
thực, nhất là chứng thực bản sao được người dân quan tâm, đặc biệt là nơi
tôi kiến tập – UBND xã Xuân Mãn huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn thì nhu
5


cầu chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký là rất lớn. Với mong muốn phản
ánh chính xác và thực tế nhất thì trong quá trình thực hiện hoạt động này tại
UBND xã nơi tôi đã kiến tập nên tôi đã chọn đề tài: “Thực trạng và giải
chứng thực bản sao từ bản chính” để làm chuyên đề kiến tập của mình. Để
làm rõ hơn những mặt làm được, chưa làm được tại UBND xã Xuân Mãn,
bản thân tôi có thể rút ra bài học kinh nghiệm và có những kiến nghị khắc
phục, đặc biệt là trong điều kiện đẩy mạnh cải cách hành chính, cải cách tư
pháp và hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước ta hiện nay.
2. Thời gian và địa điểm thu thập thông tin và xử lý số liệu
Được sự phối hợp của Ban cán sự lớp cao đẳng Dịch vụ pháp lý 16A, theo
nguyện vọng tôi được về UBND xã Xuân Mãn kiến tập. Trải qua 3 tuần tại
UBND xã từ ngày 10/12/2018 đến ngày 30/12/2018, được sự giúp đỡ của
của cán bộ công chức Tư pháp xã tôi đã tiến hành thu thập được các thông
tin cần thiết phục vụ cho chuyên đề.
3. Phương pháp thu thập thông tin
Nhận thức rõ tầm quan trọng của các thông tin phục vụ cho việc viết
chuyên đề, trong suốt quá trình kiến tập tôi đã xác định rõ định hướng và
mục tiêu cụ thể để có thể có những thông tin có độ chính xác cao nhất.
Được sự giúp đỡ tận tình của của cán bộ Ban Tư pháp nơi kiến tập, mặc dù
điều kiện thời tiết, đi lại chưa phải thuận tiện nhất, tuy nhiên với những cố

gắng hết mình tôi cũng đã có những kiến thức cho riêng mình để hoàn thành
bài báo cáo này.
Những tài liệu phục vụ cho việc viết chuyên đề nằm rải rác ở nhiều nguồn
khác nhau, đó là trong sách vở, trong các tài liệu giấy tờ cũng như trong thực
tiễn công việc. Nó đòi hỏi người làm chuyên đề phải sử dụng kết hợp nhiều
phương pháp thu thập khác nhau. Các phương pháp chủ yếu được tôi sử
dụng đó là: phương pháp điều tra, phương pháp thống kê, phương pháp phân
tích, phương pháp so sánh...
3.1. Phương pháp tổng hợp, thống kê
Phương pháp này dựa trên những số liệu tờ các báo cáo, tờ trình, các đề tài
nghiên cứu khoa học, sau đó tổng hợp những số liệu liên quan đến chuyên
đề, từ đó phân loại các số liệu cho mỗi mục nhỏ để làm dẫn chứng. Phương
pháp này giúp người nghiên cứu hiểu được khái quát các hoạt động chứng
thực trên địa bàn xã Xuân Mãn. Đây là một phương pháp quan trọng không
thể thiếu trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu chuyên đề này.
3.2. Phương pháp so sánh
Từ số liệu đã được thống kê, tổng hợp đem so sánh qua từng thời kỳ, từng
năm... đề thấy được nhu cầu thực tế cũng như tốc độ gia tăng của nhu cầu
chứng thực. Ngoài ra chúng ta còn so sánh quy định các văn bản pháp luật
qua từng thời kỳ để tìm ra điểm mới, điểm tiến bộ của pháp luật đồng thời
6


thấy được những tồn tại chưa thể khắc phục. Trên cơ sở đó đưa ra đánh giá
khách quan chính xác về thực tiễn cũng như những ý kiến đề xuất hợp lý
nhằm khắc phục những hạn chế, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân.
3.3. Phương pháp phân tích
Đi sâu vào phân tích hoạt động chứng thực để thấy những tác động tích
cực, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân, nguyên nhân chủ quan,
nguyên nhân khách quan.

3.4. Phương pháp điều tra khảo sát thực tế
Qua thực tế tìm hiểu hoạt động chứng thực tại UBND xã Xuân Mãn lấy ý
kiến của người dân đến chứng thực cũng như ý kiến của cán bộ làm công tác
chứng thực tại đây để đánh giá khách quan về hoạt động chứng thực cũng
như hiểu được tâm tư nguyện vọng của nhân dân. Đồng thời tham khảo thêm
báo cáo của Phòng Tư pháp huyện Lộc Bình để có thể đánh giá chính xác
nhất thực trạng chứng thực trên toàn huyện Lộc Bình.
3.5. Phương pháp khác
Lấy ý kiến của các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao cũng như kinh
nghiệm trực tiếp làm việc trong lĩnh vực chứng thực để giúp người nghiên
cứu hiểu sâu hơn về tác động của chứng thực đến đời sống nhân dân.
4. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, nội dung, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham
khảo thì trong phần nội dung được chia làm 3 phần và trong các phần cũng
được chia nhỏ thành các chương:
Phần 1: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ KIẾN TẬP
Phần2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA ĐƠN VỊ KIẾN TẬP VỀ
CÁC VẤN ĐỀ CÓ LIÊN QUAN ĐẾN KIẾN THỨC CHUYÊN NGÀNH
DỊCH VỤ PHÁP LÝ
Chương 1: Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực
Chương 2: Thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND xã Xuân Mãn
huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn
Chương 3: Công việc được giao và kết quả thực hiện công chứng
chứng thực tại UBND xã Xuân Mãn huyện Lộc Bình Tỉnh Lạng Sơn
Phần 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ

7


B. NỘI DUNG

Phần I:Tổng quan về đơn vị kiến tập
1.Lịch sử hình thành và phát triển
a. Về vị trí, địa lý
Xã Xuân Mãn là một xã thuộc huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn, Việt Nam.
Là xã có tuyến đường quốc lộ 4B chạy qua trung tâm xã. Xã Xuân Mãn có
diện tích 10,36 km2 , dân số năm 1999 là 1058 người, mật độ dân số đạt 102
người/km2 , có 4 dân tộc anh em cùng sinh sống. Xuân Mãn là một xã thuần
nông, kinh tế chủ yếu dựa và sản xuất nông lâm nghiệp. Chỉ gần chục năm
về trước, nơi đây vẫn còn rất nhiều gia đình phải lo cái ăn, cái mặc hàng
ngày
Xã Xuân Mãn nằm ở phía Tây Nam của huyện Lộc Bình, cách thị trấn Lộc
Bình 5km.
Phía Đông giáp với xã Đồng Bục,
Phía Nam giáp với xã Vân Mộng,
Phía Tây giáp với xã Bằng Khánh,
Phía Bắc giáp với xã Mẫu Sơn.
Xuân Mãn là một xã của huyện Lộc Bình nằm ở vùng biên giới với Trung
Quốc là 31,69 km.
b. Lịch sử hình thành
UBND xã Xuân Mãn được hình thành từ những năm 1963, trong thời kỳ
kháng chiến chống Mỹ cứu nước. Cơ quan hoạt động từ ngày thành lập cho
đến nay đã trải qua nhiều thế hệ lãnh đạo như ông Hoàng Xuân Bạo, ông
Hoàng Văn Vinh từ năm 1990-2000, tiếp đến ông Hoàng Văn Nghịch từ năm
2000-2010, và tiếp đến ông Vi Văn Kiên từ năm 2010 cho đến nay. Trong
những năm qua, theo đà phát triển chung của huyện Lộc Bình nói riêng và
các địa phương của tỉnh Lạng Sơn nói chung, kinh tế của xã đã có những
bước tăng trưởng và phát triển khá toàn diện theo hướng chuyển dịch cơ cấu
cây trồng; chuyển dịch cơ cấu kinh tế xã hội. Tính đến hết tháng 11 năm
2018 Đảng bộ xã Xuân Mãn có 7 chi bộ với 75 đảng viên ( nữ 35 đồng chí),
miễn sinh hoạt 6 đồng chí, trong đó có 8 cán bộ nghỉ hưu. Trải qua nhiều

năm hoạt động xã đã có nhiều đổi mới. Những con đường liên thôn trong xã
cơ bản được bê tông hóa, xã cũng đang phấn đấu để xây thêm nhà văn hóa
thôn trong thời gian tới. Cùng với sự phát triển về kinh tế, đời sống văn hóa,
tinh thần của nhân dân cũng rất phong phú và lành mạnh. Năm 2012 toàn xã
có có hơn 70% số hộ gia đình đạt danh hiệu văn hóa, 3/5 khu đạt khu dân cư
văn hóa. Ngày 23/01/2016, xã Xuân Mãn, huyện Lộc Bình long trọng tổ
chức lễ đón nhận Bằng công nhận đạt chuẩn nông thôn mới năm 2015. Để
có được kết quả đó, Đảng bộ, chính quyền và nhân dân các dân tộc trong xã
8


đã cùng nhau đoàn kết thực hiện các phong trào thi đua, các cuộc vận động,
giúp đỡ nhau tạo việc làm, nâng cao thu nhập. Công tác an ninh trật tự và an
toàn xã hội luôn được giữ vững. (Do UBND xã Xuân Mãn đã được hình
thành từ lâu và cũng trải qua nhiều thế hệ lãnh đạo nên thông tin về xã tôi
thu thập được còn rất hạn chế, cũng không còn ai nhớ rõ lịch sử hình thành
chỉ còn nhớ được năm 1963 là UBND được thành lập).
2. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Xuân Mãn
Căn cứ vào luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm
2015, tại kỳ họp của HĐND xã Xuân Mãn nhiệm kỳ 2016-2021 đã bầu ra
các đồng chí vào vị trí lãnh đạo của UBND xã gồm 4 thành viên:
- Đồng chí Chủ tịch UBND xã: Vi Văn Kiên
- Đồng chí Phó Chủ tịch UBND xã: Hứa Văn Dũng
- Đồng chí Trưởng công an xã: Hoàng Văn Minh
- Đồng chí Chỉ huy trưởng quân sự: Hứa Văn Tùng
Cán bộ, công chức giúp việc cho UBND xã gồm: 1 công chức văn phòngthống kê; 1 chức danh kế toán tài chính ngân sách; 2 địa chính: 1 đất đai và
xây dựng, 1 về giao thông thủy lợi; 1 chức danh công chức Tư pháp - Hộ
tịch, Tư pháp tuyên truyền; 2 công chức văn hóa xã hội: 1 công chức phụ
trách về lao động thương binh, 1 phụ trách về văn hóa thể thao và du lịch.
Trưởng công an xã; Chỉ huy trưởng quân sự. UBND mỗi tháng họp ít nhất 1

lần.
Các quyết định của UBND được quá nửa tổng số thành viên UBND biểu
quyết tán thành. UBND thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề
sau đây:
- Chương trình làm việc của UBND;
- Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, dự toán ngân sách, quyết toán
ngân sách hàng năm và quỹ dự trữ của địa phương trình HĐND quyết
định;
- Kế hoạch đầu tư, xây dựng các công trình trọng điểm ở địa phương
trình HĐND quyết định;
- Kế hoạch huy động nhân lực, tài chính để giải quyết các vấn đề cấp
bách của địa phương trình HĐND quyết định;
- Các biện pháp thực hiện nghị quyết của HĐND về kinh tế - xã hội;
thông qua báo cáo của UBND trước khi trình HĐND;
- Đề án thành lập mới, sát nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND và việc thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương.
3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Xuân Mãn

9


- Có trách nhiệm quản lý về kinh tế bao gồm các ngành: nông nghiệp,
công nghiệp, dịch vụ, thương mại, tài chính, địa chính. Quản lý các
trường, chợ, giao thông, thủy lợi và các cơ sở hạ tầng kỹ thuật khác.
- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,
pháp luật các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, Nghị quyết của
HĐND xã trong cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, an
ninh quốc phòng. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công chức cấp
xã, tăng cường công tác đầu tư vào xây dựng vào tủ sách pháp luật.

- Giữ gìn trật tự an ninh trật tự xã hội, đảm bảo an ninh chính trị, thực
hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng
toàn dân, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương, quản lý việc cư trú
của công dân, đi lại của người nước ngoài ở địa phương.
- Phòng, chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức xã hội,
bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, tài sản và các quyền, lợi ích khác
của công dân; chống buôn lậu, ma túy, tham nhũng, bài trừ mê tín dị
đoan trong nhân dân.
- Tuyên truyền vận động nhân dân tham gia tích cực vào công tác xã hội
địa phương.
Phần II: Thực trạng hoạt động của đơn vị kiến tập về các vấn đề có
liên quan đến kiến thức chuyên ngành Dịch vụ pháp lý
Chương 1: Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực
1.1. Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực
1.1.1. Khái niệm chung
Theo quy định của pháp luật hiện hành trong lĩnh vực chứng thực có những
thuật ngữ như sau:
- “ Bản chính” là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu
tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực
bản sao.
- “ Bản sao” là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính
hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản
chính.
- “ Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập
ra khi thực hiện việc cấp bản chính, trong đó có ghi đầy đủ những nội
dung như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.
- “ Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc,
căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung
đúng với nội dung ghi trong sổ gốc.
- “ Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan nhà nước có thẩm

quyền theo quy định tại Khoản 2 Điều 2của Nghị định 23/2015 căn cứ
vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
10


- “ Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, nhà nước có thẩm quyền theo
quy định tại Khoản 3 Điều 2 của Nghị định 23/2015 về chứng thực
chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng
thực.
1.1.2. Gía trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được
chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực.
Theo quy định của pháp luật thì bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền cấp làn đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để để đối
chiếu và chứng thực bản sao. Bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được
chứng thực từ bản chính theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP có giá
trị pháp lý để sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Trong các
giao dịch, cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao
được chứng thực từ bản chính, không được yêu cầu xuất trình bản chính để
đối chiếu, trừ trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có
quyền xác minh.
Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực
đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung
của giấy tờ, văn bản.
1.2. Thẩm quyền chứng thực người thực hiện chứng thực của UBND
cấp xã.
1.2.1. Thẩm quyền chứng thực.
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng
Việt, cụ thể là:
- Chứng thực các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng Việt hoặc do cơ quan,
tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng Việt, có xen một

số từ bằng tiếng nước ngoài ( ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của
người Việt Nam và người nước ngoài, trong đó có ghi tên, địa chỉ của
người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài).
- Chứng thực các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ ( ví dụ: Hộ
chiếu của công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại
học Việt Nam liên kết với trường đại học của nước ngoài trong đó có
ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài).
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng việt.
c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch cụ thể như sau:
Theo Luật Đất đai 2013 thì:
- Điều 7. Người chịu trách nhiệm trước Nhà nước đối với việc sử dụng
đất
+ Người đứng đầu của tổ chức, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại
giao, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đối với việc sử dụng đất của
tổ chức mình.
11


+ Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn đối với việc sử dụng đất nông
nghiệp vào mục đích công ích; đất phi nông nghiệp đã giao cho UBND
xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là UBND cấp xã) để sử dụng vào
mục đích xây dựng trụ sở UBND, các công trình công cộng phục vụ hoạt
động văn hóa, giáo dục, y tế, thể dục thể thao, vui chơi, giải trí, chợ, nghĩa
trang, nghĩa địa và công trình công cộng khác của địa phương.
+ Người đại diện cho công đồng dân cư là trưởng thôn, làng, ấp, bản,
buôn, phum, sóc, tổ dân phố hoặc người được cộng đồng dân cư thỏa
thuận cử ra đối với việc sử dụng đất đã giao, công nhận cho cộng đồng
dân cư.
+ Người đứng đầu cơ sở tôn giáo đối với việc sử dụng đất đã giao cho cơ
sở tôn giáo.

+ Chủ hộ gia đình đối với việc sử dụng đất của hộ gia đình.
+ Cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài đối với việc sử dụng đất
của mình.
+Người có chung quyền sử dụng hoặc người đại diện cho nhóm người có
chung quyền sử dụng đất đối với việc sử dụng đất đó.
Điều 25. Công chức địa chính ở xã, phường, thị trấn
- Xã, phường, thị trấn có công chức làm công tác địa chính theo quy
định của Luật cán bộ, công chức.
- Công chức địa chính ở xã, phường, thị trấn có trách nhiệm giúp UBND
cấp xã trong việc quản lý đất đai tại địa phương.
1.2.2. Người thực hiện chứng thực của UBND cấp xã.
- Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn thực hiện
chứng thực các việc nêu trên và đóng dấu của UBND cấp xã.
- Công chức Tư pháp – Hộ tịch xã, phường, thị trấn giúp Chủ tịch hoặc
Phó Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn thực hiện chứng thực. Công
chức Tư pháp – Hộ tịch được bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực.
1.3. Thủ tục chứng thực.
1.3.1. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá
trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao. Tuy
nhiên, trong thực tế có một số trường hợp người dân được cấp lại bản chính
do bản chính được cấp lần đầu bị mất, bị hư hỏng...ví dụ: Giấy khai sinh
được cấp lại, đăng ký lại... Những bản chính cấp lại này được thay cho bản
chính cấp lần đầu. Do vậy, bản chính được dùng để đối chiếu và chứng thực
bản sao bao gồm:
- Bản chính cấp lại lần đầu;
- Bản chính cấp lại; bản chính đăng ký lại;

12

- Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc
bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính.
Nghị định số 23/2015/NĐ – CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Về cấp bản sao
từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng
thực hợp đồng, giao dịch.
1.3.1.1. Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản
chính.
- Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền nào thuận tiện nhất, trừ trường hợp quy
định tại Điều 8 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Trong trường hợp bị từ
chối chứng thực thì có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức từ chối giải
thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy định của pháp
luật.
- Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp
lệ, hợp pháp của văn bản, giấy tờ mà mình yêu cầu chứng thực hoặc
xuất trình khi làm thủ tục chứng thực theo quy định của Nghị định này.
1.3.1.2. Nghĩa vụ và quyền của Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND cấp
xã.
- Đảm bảo trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình.
- Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có
liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người
thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha
mẹ nuôi của của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể;
ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em một của vợ hoặc chồng; cháu là
con của con đẻ, con nuôi.
- Từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định tại các Điều 22, 25
và Điều 32 của Nghị định này.
- Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần

thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng
thực.
- Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý
theo quy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng
thực được cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung quy định tại
Khoản 4 Điều 22 của Nghị định này.
- Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng
thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm
quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.
Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải
giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
13


1.3.1.3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính.
- Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản
làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Trong
trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được
hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu
chứng thực bản sao; trừ trường hợp được được miễn hợp pháp hóa
lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo
nguyên tắc có đi, có lại.
- Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ
quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ
trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.
- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao,
nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản
không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định này
thì thực hiện chứng thực như sau:

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy
định;
+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và
ghi số vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ 02( hai) trang trở lên thì
ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 ( hai) tờ trở lên thì phải
đóng dấu giáp lai. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ,
văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
1.3.1.4. Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính.
Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở UBND cấp xã.
UBND cấp xã phải bố trí cán bộ để tiếp nhận yêu cầu chứng thực hằng
ngày.
Cán bộ tiếp dân phải đeo thẻ công chức.
Tại trụ sở của UBND cấp xã phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm
quyền, thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực.
1.3.1.5. Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính.
1. Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ
2. Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
3. Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc
không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
4. Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền
kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân
phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

14


5. Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp,
công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo
quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.

6. Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng
dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
1.3.1.6. Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính.
Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại
bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều
bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp có kiểm tra, đối chiếu mà cơ
quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy
định tại Điều 7 của Nghị định này thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm
không quá 02( hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng
văn bản với người yêu cầu chứng thực.
1.3.2. Thủ tục chứng thực chữ ký.
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định
tại Điều 24. Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 nêu
trên chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu
cầu chứng thực.
Ví dụ:
MẪU LỜI CHỨNG THỰC
(Ban hành kèm theo Thông tư số 20/TT-BTP ngày 29 tháng 12 năm 2015
của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về
cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký
và chứng thực hợp đồng, giao dịch).
Lời chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một
cửa, một cửa liên thông theo quy định tại Khoản 3 Điều 24 của Nghị định số
23/2015/NĐ-CP.
Tại (1)......................................................................giờ......phút.
Tôi (2)........................................là (3)...............................................................
Chứng thực Ông/bà........................................... Giấy tờ tùy thân (4)
số......................................., cam đoan đã hiểu và tự chịu trách nhiệm về nội
dung của giấy tờ, văn bản và đã ký vào giấy tờ, văn bản trước mặt Ông/

bà......................................là công chức tiếp nhận hồ sơ. Số chứng
thực............... quyển số..............(5) – SCT/CK, ĐC Ngày .... tháng ... năm...
Người thực hiện chứng thực chữ ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (6)
Chú thích:
- (1) Ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực ( ví dụ: UBND xã Xuân
Mãn, huyện Lộc Bình); chỉ cần ghi giờ, phút trong trường hợp chứng
thực ngoài trụ sở.
15


- (2) Ghi rõ họ và tên của người thực hiện chứng thực.
- (3) Ghi rõ chức danh của người thực hiện chứng thực, kèm theo tên cơ
quan thực hiện chứng thực ( ví dụ: Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã Xuân
Mãn, huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn, Trưởng phòng Tư pháp huyện
Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn).
- (4) Ghi rõ loại giấy tờ là Chứng minh nhân dân/ Thẻ căn cước công
dân/ Hộ chiếu.
- (5) Ghi số quyển, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu sổ chứng thực
(ví dụ: quyển số 02/2018- SCT/BS); trường hợp sổ sử dụng cho nhiều
năm thì ghi số thứ tự theo từng năm ( ví dụ: quyển số 01/2017 +
01/2018 – SCT/BS).
- (6) Nếu thực hiện tại Phòng Tư pháp thì Trưởng phòng/ Phó Trưởng
phòng ký, đóng dấu Phòng Tư pháp; nếu thực hiện tại UBND cấp xã
thì Chủ tịch/ Phó Chủ tịch UBND ký, đóng dấu UBND cấp xã.
1.3.2.1. Thủ tục chứng thực chữ ký.
- Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy
tờ sau đây:
+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc
Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
+ Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.

- Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu
thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, tại thời điểm
chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm
chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các
trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định này thì yêu cầu người
yêu cầu chứng thực chữ ký trước mặt và thực hiện chứng thực như
sau:
+ Ghi đầy đủ lời chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực
và ghi vào sổ chứng thực. Đối với giấy tờ, văn bản có từ 02 ( hai) trang
trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02
( hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
- Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ
kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ
điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều này thì đề nghị người yêu cầu
chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có
thẩm quyền ký chứng thực.
- Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2, và 3 Điều này
cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:
+ Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
16


+ Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
+ Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy
định của pháp luật;
+ Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền
không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền
và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng
bất động sản.

1.3.2.2. Thời hạn chứng thực chữ ký.
Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện theo quy định tại
Điều 7 của Nghị định này hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn
bản với người yêu cầu chứng thực.
1.3.3. Thủ tục chứng thực hợp đồng, băn bản thực hiện quyền của của
người sử dụng đất.
- Trách nhiệm của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản:
+ Tính hợp pháp của các giấy tờ do mình xuất trình;
+ Bảo đảm các nguyên tắc giao kết hợp dồng hoặc xác lập văn bản theo
quy định của pháp luật về dân sự.
Trách nhiệm của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã, phường, thị
trấn: Khi thực hiện chứng thực thì Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã,
phường, thị trấn phải chịu trách nhiệm về: Thời gian, địa điểm chứng thực;
Năng lực hành vi dân sự của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản
tại thời điểm chứng thực;
- Nội dung thỏa thuận của các bên giao kết hợp đồng hoặc nội dung văn
bản không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội;
- Chữ ký của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản.
Việc chứng thực hợp đồng, văn bản được thực hiện trong hai trường
hợp:
+ Chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn;
+ Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn
thảo giúp.
1.3.3.1. Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn.
a) Thủ tục chứng thực
Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm;
- Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản( Mẫu số 3 I/PYC);
- Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; bản sao giấy tờ
chứng minh thẩm quyền của của người đại diện ( nếu là người đại
diện);

- Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp theo quy định
của Luật Đất đai năm 2013, Luật Đất đai năm 2013, bản sao Giấy
chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử đất ở được cấp theo quy
17


định của pháp luật về nhà ở ( sau đây gọi là Giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất); Hợp đồng, văn bản về bất động sản. Ngoài các giấy tờ nêu
trên, tùy vào từng trường hợp nhận chuyển đổi quyền sử dụng đất
nông nghiệp hoặc nhận chuyền đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp
hoặc nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất ở, đất
nông nghiệp trong phân khu bảo vệ nghiêm ngặt, phân khu phục hồi
sinh thái thuộc rừng đặc dụng, trong khu vực rừng phòng hộ;
- Đơn xin tách thửa, hợp thửa trong trường hợp thực hiện quyền của
người sử dụng đất đối với một phần thửa để; Bản sao Giấy chứng tử
của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại
di sản và người được hưởng di sản, nếu là người được hưởng di sản
theo quy định của pháp luật;
- Bản sao Di chúc, Giấy chứng tử của người để lại di sản, nếu là người
được hưởng di sản theo di chức mà trong di chúc đó không xác định rõ
phần di sản được hưởng của từng người; Bản sao Giấy chứng tử của
người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di
sản và người được hưởng mà người nhận thừa kế là người duy nhất;
Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở được cấp theo quy định
của pháp luật về nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và Giấy
chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng được cấp theo quy định
của Nghị định 46/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 05 năm 2015 hướng dẫn
Luật Xây dựng về quản lý chất lượng công trình xây dựng trong công
tác khảo sát, thiết kế, thi công xây dựng; về bảo trì công trình xây
dựng và giải quyết sự cố công trình xây dựng – Văn bản xác nhận tiền

sử dụng đất, tiền nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất đã trả không
có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước đối với trường hợp bên có quyền
sử dụng đất là tổ chức kinh tế được Nhà nước giao đất có thu tiền sử
dụng đất; tổ chức kinh tế được Nhà nước cho thê đất trả tiền thuê đất
hàng năm mà đã trả trước tiền thuê đất hàng năm; Bản sao giấy phép
xây dựng hoặc dự án đầu tư đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền
phê duyệt đối với trường hợp thế chấp tài sản hình thành trong tương
lai mà theo quy định của pháp luật thì tài sản đó phải được cấp phép
xây dựng hoặc phải lạp dự án đầu tư. UBND xã, thị trấn không dược
đòi hỏi người yêu cầu chứng thực nộp thêm giấy tờ ngoài các giấy tờ
trong hồ sơ yêu cầu chứng thực nêu trên.
b) Trình tự chứng thực
- Người yêu cầu chứng thực nột một (01) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực
và xuất trình bản chính của giấy tờ đã nộp bản sao để đối chiếu; cán bộ
Tư pháp – Hộ tịch xã, thị trấn tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu
chứng thực. Trường hợp người có bất động sản không có Giấy chứng
18


nhận quyền sử dụng đất trong nhưng có một trong các loại giấy tờ về
quyền sử dụng đất quy định tại các Khoản 1, 2, và 5 Điều 50 của Luật
Đất đai hoặc có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có dấu hiệu đã bị
sửa chữa hoặc giả mạo, nếu cần thiết phải xác minh thù UBND xã,
phường, thị trấn gửi Phiếu yêu cầu (Mẫu số 33/PYCCC) đến Văn
phòng đăng ký quyền sử dụng đất để yêu cầu cung cấp thông tin về
thửa đất. Thời gian cung cấp thông tin về thửa đất của Văn phòng đăng
ký quyền sử dụng đất không tính vào thời hạn chứng thực.
- Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp lệ thì cán bộ Tư pháp – Hộ
tịch xã, thị trấn ghi vài Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch ( Mẫu sổ
61/SCT) và trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã, thị trấn thực

hiện ký chứng thực hợp đồng, giao dịch và viết phiếu hẹn ( Mẫu số
32/PH) trao cho người yêu cầu chứng thực. Nếu hồ sơ không hợp lệ
khi giải quyết yêu cầu chứng thực mà phát hiện người có bất động sản
không đủ điều kiện thực hiện quyền của người có bất động sản theo
quy định của phấp luật thì cán bộ Tư pháp – Hộ tịch xã, thị trấn trả lại
hồ sơ và thông báo rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng
thực văn bản phân chia thừa kế, văn bản nhận tài sản thừa kế thì thời
hạn niêm yết từ 15 đến 30 ngày đối với việc phân chia tài sản thừa kế,
nhận tài sản thừa kế không tính vào thời hạn chứng thực. Việc chứng
thực hợp đồng, văn bản về bất động sản được thực hiện trong trong
ngày nhận hồ sơ; nếu nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau ba giờ (03)
chiều thì việc chứng thực được thực hiện chậm nhất trong ngày làm
việc tiếp theo; trường hợp hợp đồng, văn bản có tình tiết phức tạp thì
thời hạn chứng thực không quá ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận
đủ hồ sơ hợp lệ.
- Việc thu, nộp, quản lý và sử dụng phí lệ phí chứng thực của UBND xã,
thị trấn thực hiện theo quy định của pháp luật về phí lệ phí.
c) Ký chứng thực.
Trong trường hợp hợp đồng được sử đổi, bổ sung, thì trước khi ký, người
yêu cầu chứng thực phải tự đọc lại hợp đồng hoặc người thực hiện chứng
thực đọc cho họ nghe. Nếu họ đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong hợp đồng
thì ký tắt vào từng trang của hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ; sau đó
người thực hiện công chứng, chứng thực ký tắt vào từng trang của hợp đồng,
trừ trang cuối phải ký đầy đủ và đóng dấu vào hợp đồng. Văn bản chứng
thực có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ
ký tắt của những người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực,
riêng trang cuối phải có chữ ký đầy đủ; số lượng trang phải được ghi vào
cuối văn bản; văn bản chứng thực có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu
giáp lai. Trong trường hợp người có thẩm quyền giao hết hợp đồng của tổ
19

chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan chứng thực
thì có thể cho phép người đó ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng
thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng vơi chữ ký mẫu, trước khi
thực hiện việc chứng thực. Việc điểm chỉ được thay thế cho việc ký trong
các giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu người yêu cầu chứng thực không ký
được do khuyết tật hoặc không biết ký. Việc điểm chỉ cũng có thể được thực
hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp sau đây:
- Theo đề nghị của người yêu cầu chứng thực;
- Theo yêu cầu của người thực hiện chứng thực, khi xem xét các giấy tờ
xuất trình, nếu xét thấy chưa rõ ràng về nhận dạng người yêu cầu
chứng thực; người yêu cầu chứng thực chữ ký khi ký hoặc xét thấy
cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu chứng thực. Khi điểm
chỉ, người yêu cầu chứng thực sử dụng ngón trỏ phải; nếu không thể
điểm chỉ bằng ngón phải, thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp
không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó, thì điểm chỉ bằng ngón
khác; sau khi điểm chỉ phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào,
của bàn tay nào. Hướng dẫn nêu trên cũng được áp dụng đối với việc
điểm chỉ của người làm chứng. Hồ sơ chứng thực bao gồm: Phiếu yêu
cầu chứng thực hợp đồng, văn bản, bản chính văn bản chứng thực,
kèm theo /bản chụp các giấy tờ mà người yêu cầu chứng thực đã xuất
trình các giấy tờ liên quan khác, nếu có. Mỗi hồ sơ phải được đánh số
theo thời gian phù hợp với việc ghi trang Sổ chứng thực hợp đồng,
giao dịch, bảo đảm dễ tra cứu.
d) Chứng thực ngoài trụ sở và ngoài giờ làm việc.
Việc chứng thực phải được thực hiện tại trụ sở cơ quan chứng thực, trừ các
trường hợp sau đây có thể được thực hiện ngoài trụ sở: Việc chứng thực hợp
đồng, giao dịch và chữ ký của người đang bị tạm giam hoặc thi hành án phạt
tù, người bị bại liệt, người già yếu không thể đi lại được hoặc có lý do chính

đáng khác không thể đến trụ sở cơ quan chứng thực. Đối với mọi trường hợp
đều phải ghi địa điểm chứng thực; riêng việc chứng thực được thực hiện
ngoài giờ làm việc thì phải ghi thêm giờ, phút mà người thực hiện chứng
thực chữ ký vào văn bản chứng thực.
đ) Việc sửa lỗi kỹ thuật.
Theo yêu cầu của các bên giao kết hợp đồng, người thực hiện chứng thực
được sửa các lỗi kỹ thuật trong hợp đồng đã được chứng thực mà chư được
thực hiện, với điều kiện việc sửa đó không ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ
của các bên giao kết.
Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi chép, đánh máy, in ấn trong văn bản
chứng thực. Để xác định lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực có trách
nhiệm đối chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ chứng thực. Khi
20


sửa lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực gạch chân chỗ cần sửa, sau đó
ghi chú, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình
và đóng dấu cơ quan. Người thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản
chứng thực phải là người đã thực hiện việc chứng thực đó. Trong trường hợp
người đã thực hiện việc chứng thực không còn làm công tác đó nữa thì
người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật đó.
1.3.3.2. Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực
soạn thảo giúp.
Người yêu cầu chứng thực có thể đề nghị người thực hiện chứng thực soạn
thảo hợp đồng. Người yêu cầu chứng thực nêu nội dung của hợp đồng trước
người thực hiện chứng thực. Người thực hiện chứng thực phải ghi chép lại
đầy đủ nội dung mà người yêu cầu chứng thực đã nêu; việc ghi chép có thể
là đánh máy, viết tay hoặc đánh bằng vi tính, nhưng phải dảm bảo nội dung
tuyên bố không trái đạo đức xã hội thì người thực hiện chứng thực soạn thảo
hợp đồng.

a) Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng.
Đối với hợp đồng đã được chứng thực thì việc sửa đổi, bổ sung một phần
hoặc toàn bộ hợp đồng đó cũng phải được chứng thực và việc chứng thực đó
có thể được thực hiện tại bất kỳ cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng
thực nào, trừ trường hợp việc công chứng hợp đồng có liên quan đến bất
động sản thuộc thẩm quyền địa hạt của Phòng Công chứng. Vấn đề trên
cũng được áp dụng đối với việc hủy bỏ hợp đồng, nếu các bên giao kết yêu
cầu chứng thực việc hủy bỏ hợp đồng đó.
b) Chế độ lưu trữ.
Hồ sơ chứng thực phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài tại UBND
xã, thị trấn phải thực hiện các biện pháp an toàn, phòng chống cháy, ẩm ướt,
mối, mọt. Người thực hiện chứng thực phải giữ bí mật về nội dung chứng
thực và những thông tin liên quan đến việc chứng thực, trừ trường hợp cơ
quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ
về việc chứng thực phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy t, xét
xử liên quan đến việc đã chứng thực, thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền
chứng thực có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản chứng thực và các giấy
tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản chứng thực với bản
chính chỉ được thực hiện tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực
nơi đang lưu trữ hồ sơ.
c) Chế độ báo cáo.
UBND xã, thị trấn phải thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo, thống kê số
liệu về chứng thực định kỳ 6 tháng và hàng năm. Nội dung báo cáo phải thể
hiện đầy đủ tình hình tổ chức, cơ sở vật chất, phương tiện làm việc và kết
quả hoạt động chứng thuwjctaji địa phương mình, đồng thời nêu rõ những
21


khó khăn, vướng mắc phát sinh và những kiến nghị (nếu có). Kèm theo báo
cáo có biểu thống kê số liệu về chứng thực. Số liệu thống kê kèm theo báo

cáo 6 tháng được tính từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến hết ngày 31 tháng
3 của năm báo cáo; số liệu thống kê kèm theo báo cáo hàng năm được tính
từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến hết ngày 19 tháng 9 của năm báo cáo.
Thời hạn gửi báo cáo được thực hiện như sau: báo cáo 6 tháng đầu năm
được gửi cho UBND huyện Lộc Bình ( qua Phòng Tư pháp) trước ngày 10
tháng 4 hàng năm; báo cáo hàng năm được gửi trước ngày 10 tháng 10 của
năm.
d) Giải quyết khiếu nại.
Người yêu cầu chứng thực có quyền khiếu nại việc từ chối chứng thực
không đúng với quy định của pháp luật. Thẩm quyền và thời hạn giải quyết
khiếu nại đói với UBND xã, thị trấn như sau:
- Chủ tịch UBND xã, thị trấn giải quyết khiếu nại lần đầu đối với việc từ
chối chứng thực thuộc thẩm quyền của UBND xã, thị trấn trong thời
hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết khiếu
nại.
- Người yêu cầu chứng thực không đồng ý với việc giải quyết khiếu nại
của Chủ tịch UBND xã, thị trấn thì có quyền khếu nại tiếp lên Chủ tịch
UBND huyện. Trong trường hợp khiếu nại tiếp, người yêu cầu chứng
thực phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết định giải quyết khiếu nại
của Chủ tịch UBND cấp xã và các tài liệu liên quan ( nếu có) đến Chủ
tịch UBND cấp huyện. Trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc, kể
từ ngày thụ lý để giải quyết tiếp đơn khiếu nại, Chủ tịch UBND cấp
huyện phải giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại
và Chủ tịch UBND cấp xã đã giải quyết khiếu nại trước đó được biết.
Người yêu cầu chứng thực không đồng ý với giải quyết khiếu nại của
Chủ tịch UBND cấp huyện thì có quyền khiếu nại tiếp lên Chủ tịch
UBND cấp tỉnh. Trong trường hợp này, người khiếu nại phải gửi đơn
kèm theo bản sao quyết định giải quyết của Chủ tịch UBND cấp huyện
và có tài liệu liên quan ( nếu có) đến Chủ tịch UBND cấp tỉnh. Trong
thời hạn không quá 20 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết

tiếp đơn khiếu nại, Chủ tịch UBND cấp tỉnh phải giải quyết và thông
báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Chủ tịch UBND cấp huyện
đã giải quyết khiếu nại trước đó biết. Quyết định giải quyết khiếu nại
của Chủ tịch UBND cấp tỉnh là quyết định cuối cùng.
Chương 2: Thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND xã Xuân Mãn
huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn
2.1. Thực trạng về công tác chứng thực tại UBND xã Xuân Mãn

22


Trong những năm qua, hoạt động chứng thực đã thể hiện vai trò quan trọng
trong đời sống kinh tế xã hội của đất nước, góp phần thúc đẩy nền kinh tế,
đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế của các tổ chức cá
nhân trong và ngoài nước. Luật Công chứng năm 2014 cũng có một số điểm
mới như tách chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn chứng thực ra khỏi chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn công chứng. Giao việc chứng thực, xác nhận chữ
ký cho UBND cấp xã và được thực hiện theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Nghị định 23/2015/NĐ-CP ra đời thể hiện tinh thần cải cách hành chính một
cách mạnh mẽ đáp ứng được mong mỏi của nhân dân trong vấn đề bản sao.
Nghị định được đưa về UBND cấp xã, tuy nhiên mỗi nơi có một cách thực
hiện khác nhau và cách làm khác nhau.
2.1.1. Thực trạng về cấp bản sao từ sổ gốc.
UBND xã Xuân Mãn là một cơ quan lưu trữ sổ hộ tịch, thực hiện việc cấp
bản sao các giấy tờ hộ tịch. Vì hiện nay Sổ hộ tịch được lưu trữ ở hai cấp
UBND huyện Lộc Bình và cấp xã. Khi tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao từ sổ
gốc thì theo quy định của pháp luật phải thực hiện đúng thời hạn cấp bản sao
trong ngày khi tiếp nhận yêu cầu. Trên thực tế tại UBND xã Xuân Mãn thì
việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đúng theo những quy định của
pháp luật. Cán bộ tư pháp đảm bảo được nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên bên

cạnh những mặt đã đạt được thì đôi lúc vẫn còn những vướng mắc bởi bên
trên thực tế có khi Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND xã bận họp không có
mặt tại trụ sở làm việc để ký giấy tờ hộ tịch do tư pháp xã thực hiện tiếp
nhận nên không thể những yêu cầu của người dân ngay được mà phải hẹn
sang ngay hôm sau mới giải quyết. Bên cạnh đó thì đội ngũ cán bộ Tư pháp
xã có 01 người. Đối với những yêu cầu được gửi qua đường bưu điện thì
chậm nhất là trong ba ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu của cơ
quan, tổ chức tiếp nhận bản sao, phải gửi cho người yêu cầu. Trên thực tế
hoạt động này tại UBND xã Xuân Mãn rất ít nên nên khi có yêu cầu thì đều
được cung cấp đúng thời hạn theo quy định của pháp luật.
2.1.2. Thực trạng về chứng thực bản sao từ bản chính.
Theo quy định của pháp luật thì UBND cấp xã chứng thực bản sao từ bản
chính các giấy tờ bằng tiếng Việt và văn bản song ngữ. Tại UBND xã Xuân
Mãn, công tác chứng thực được thực hiện một cách trung thực, khách quan,
chính xác đáp ứng đủ số lượng bản sao theo yêu cầu của người yêu cầu
chứng thực. Tuy nhiên công tác chứng thực bản sao từ bản chính theo Nghị
định 23/2015/NĐ-CP do thiếu hướng dẫn cụ thể nên công tác thực hiện tại
địa phương cũng gặp nhiều khó khăn, lúng túng. Hiện nay lời chứng thực đã
được khắc dấu nên việc chứng thực được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng
hơn, đảm bảo được thời gian và hình thức. Theo quy định thì việc tiếp nhận
yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian làm việc buổi sáng
23


hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc
đó. Nhìn chung tai UBND xã Xuân Mãn đã thực hiện tốt quy định này tuy
nhiên vẫn còn một số trường hợp để lại sang ngày hôm sau. Điều này không
đảm bảo được quy định của pháp luật. Theo quy định của pháp luật thì cán
bộ tiếp dân phải mang thẻ cán bộ về vấn đề này tại UBND xã Xuân Mãn
chưa được thực hiện tốt. Cán bộ Tư pháp - Hộ tịch khi tiếp dân chưa mang

thẻ cán bộ, điều này chưa đảm bảo quy định của pháp luật. Đối với vấn đề
bản chính cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo thì không được chứng thực
nhưng tại UBND xã Xuân Mãn do đội ngũ cán bộ tư pháp còn thiếu các
dụng cụ hỗn trợ, đôi khi không nhận biết được những văn bản cấp sai thẩm
quyền hoặc giả mạo khi mà các văn bản giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi
khó phát hiện nên dẫn tới việc chứng thực những giấy tờ giả mạo này. Về
vấn đề này không thể đổ lỗi cho cán bộ tư pháp được. Vì ngày nay giấy tờ
giả mạo rất khó phát hiện, hơn thế nữa không thể phát hiện bằng mắt thường
được. Thực tế công tác chứng thực bản sao từ bản chính là một công tác
chiếm số lượng yêu cầu nhiều và các giấy tờ, văn bản chứng thực thì đa
dạng. Trong công tác chứng thực cán bộ tư pháp thể hiện tinh thần trách
nhiệm cao, khách quan, trung thực, chính xác. Bên cạnh đó thì cán bộ tư
pháp hộ tịch phải đảm nhiệm tới 15 công việc hộ tịch, nay Nghị định
23/2015/NĐ-CP ra đời cán bộ tư pháp phải đảm nhiệm thêm công tác chứng
thực, công việc đó thật sự quá tải đối với cán bộ tư pháp, chưa nói là quá
tầm. Tại UBND xã Xuân Mãn, công tác chứng thực vẫn đảm bảo thực hiện
theo yêu cầu của người dân đúng thời gian, trình tự theo pháp luật, đây là
điều đáng biểu dương.
2.2.3. Thực trạng chứng thực chữ ký.
Chứng thực chữ ký là một công tác mà người dân yêu cầu cơ quan tư pháp
chứng thực chữ ký của họ đúng với văn bản, giấy tờ mà họ yêu cầu được
chứng thực. Tại UBND xã Xuân Mãn, công tác này được cán bộ Tư pháp
thực hiện việc chứng thực đảm bảo những quy định của pháp luật. Các cá
nhân khi đến yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình CMND, giấy tờ tùy
thân của mình và giấy tờ văn bản mình sẽ ký vào. Người yêu cầu chứng thực
phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Trong công tác này tại
UBND xã Xuân Mãn cán bộ Tư pháp được thực hiện việc chứng thực ghi rõ
ngày, tháng, năm chứng thực, địa điểm chứng thực, số giấy tờ tùy thân của
người yêu cầu chứng thực. Về vấn đề chứng thực chữ ký của người nước
ngoài thì chưa có trường hợp nào thực hiện tại UBND xã Xuân Mãn.

Tại UBND xã Xuân Mãn luôn thực hiện đúng thời hạn chứng thực khi cán
bộ tư pháp tiếp nhận yêu cầu chứng thực vào buổi nào thì được thực hiện
chứng thực ngay trong buổi đó. Đối với một số trường hợp cần phải xác
minh nhân thân của người yêu cầu chứng thực, thì cán bộ Tư pháp hẹn lại
24


thời gian chứng thực nhưng không quá ba ngày làm việc. Trong trường hợp
người yêu cầu chứng thực chữ ký nhưng vì lý do nào đó không thể ký tên thì
sẽ thực hiện chứng thực điểm chỉ. Riêng đối với các trường hợp người
chứng thực chữ ký do già yếu hay bệnh tật phụ nữ mới sinh con... không thể
đến trụ UBND xã Xuân Mãn cán bộ Tư pháp sẽ đến tận địa chỉ người yêu
cầu để tiến hành công tác chứng thực chữ ký. Như vậy công tác này trên địa
bàn thị trấn được thực hiện nghiêm túc, khách quan.
2.2.4. Kết quả đạt được.
Trong những năm qua, cùng với quá trình đổi mới, phát triển đất nước, hoạt
động chứng thực ở xã Thanh Xuân đã và đang có những thay đổi. Hoạt động
chứng thực ngày càng được hình thành và đang được hoàn thiện, tác động
tích cực đối vơi sự phát triển kinh tế - xã hội. Trên cơ sở chấp hành các văn
bản pháp luật của trung ương ban hành các quy định, hướng dẫn về công tác
chứng thực, UBND xã Xuân Mãn đã xây dựng từng bước hoàn thiện thể chế
và tiếp tục chỉ đạo, quản lý nhà nước về công tác chứng thực, tổ chức thực
hiện Nghị định số 23/2015/NĐ – CP: Nghị định 23/2015/NĐ- CP về cấp bản
sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng
thực hợp đồng, giao dịch. Bên cạnh đó, công tác tuyên truyền, phổ biến pháp
luật về pháp luật chứng thực, văn bản pháp luật khác liên quan chứng thực
được quan tâm. Để pháp luật về chứng thực được tuyên truyền, phổ biến với
nhiều hình thức phong phú, đa dạng với nhiều hình thức tuyên truyền theo
chiều rộng, lẫn chiều sâu, nội dung cần truyền tải được đến với người dân,
UBND xã Xuân Mãn đã chỉ đạo bộ phận Tư pháp với vai trò tham mưu trực

tiếp nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác chứng thực, đã chủ động triển
khai thực hiện cụ thể, về kết quả tuyên truyền Nghị định 23/2015/NĐ-CP,
Thông tư 20/2015/TT-BTP...
Về tổ chức bộ máy làm công tác quản lý và thực hiện chứng thực ngày
càng được kiện toàn. UBND xã Xuân Mãn có 01 cán bộ Tư pháp - Hộ tịch
và 01 cán bộ Văn phòng – Thống kê trực tiếp thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ
tại Bộ phân 1 cửa của UBND xã và trình lãnh đạo ký chứng thực.
Mặt khác, hoạt động chứng thực đã góp phần đáng kể vào đời sống kinh tế
- xã hội, thúc đẩy phát triển nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ
nghĩa, bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của tổ chức, cá
nhân có nhu cầu chứng thực, góp phần tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý
nhà nước đối với hoạt động chứng thực trên địa bàn xã.
Qua 8 năm thực hiện kết quả cụ thể như sau:
1. Trong năm 2010 đã có 9 trường hợp chứng thực chuyển nhượng
quyền sử dụng đất; 3 trường hợp chứng thực tặng cho quyền sử dụng
đất, 3 trường hợp chứng thực di chúc, có 1.523 trường hợp chứng
thực bản sao từ bản chính và 0 trường hợp chứng thực chữ ký.
25