KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH HƯNG YÊN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG
TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI SỞ NỘI VỤ
TỈNH HƯNG YÊN

Học phần: Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Hân

QUẢNG NAM – 2018

Nguyễn Thị Ngọc Hân


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU .............................................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................ 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ............................................................................. 2
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài ............. 2
4. Mục đích nghiên cứu ....................................................................................... 3
5. Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài ............................................................................ 3
6. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 3
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài .......................................................... 4
8. Cấu trúc đề tài: ................................................................................................ 4
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN .............................................................................. 5
1.1.Tìm hiểu về Văn phòng ................................................................................. 5
1.1.1.Khái niệm “Văn phòng” ............................................................................. 5

1.1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng ...................................................................... 6
1.1.2.1. Vị trí của văn phòng ................................................................................. 6
1.1.2.2. Vai trò của văn phòng .............................................................................. 7
1.2. Tìm hiểu về hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Văn phòng ............................................................................................ 7
1.2.1. Khái niệm .................................................................................................... 7
1.2.2. Căn cứ hoạch định ..................................................................................... 8
1.3. Khái quát vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên.................................................................................... 8
Nguyễn Thị Ngọc Hân


1.3.1.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên .. 8
1.3.2. Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên ......................................... 9
1.4. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên ...................................................................... 12
1.4.1. Chức năng ................................................................................................ 12
1.4.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ........................................................................... 12
1.4.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên .................... 14
Chương 2 KHẢO SÁT VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG
TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH HƯNG YÊN ......................... 16
2.1. Khảo sát thực trạng công tác hoạch định tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Hưng Yên ........................................................................................................... 16
2.1.1. Tiến trình thực hiện công tác hoạch định tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Hưng Yên ............................................................................................................ 16
2.1.1.1. Xác định chủ thể hoạch định công việc.................................................. 16
2.1.1.2. Tìm kiếm, thu thập thông tin và các căn cứ ........................................... 16
2.1.1.3. Tiến hành xử lý, chọn lọc thông tin và xác định mục tiêu ..................... 18
2.1.1.4. Xây dựng các giải pháp thực hiện mục tiêu ........................................... 19
2.1.1.5. Tổ chức thực hiện mục tiêu hoạch định ................................................. 21

2.1.2. Một số công tác hoạch định tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên. 22
2.2. Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại Sở Nội vụ tỉnh
Hưng Yên ........................................................................................................... 23
2.2.1. Công tác tìm kiếm, thu thập thông và các căn cứ .................................. 23
2.2.2. Công tác xử lý thông tin và xác định mục tiêu ....................................... 24
2.2.3. Công tác xây dựng các giải pháp thực hiện mục tiêu ............................ 25
2.2.4. Công tác tổ chức thực hiện mục tiêu hoạch định................................... 25

Nguyễn Thị Ngọc Hân


Chương 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG
TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH HƯNG YÊN ......................... 28
3.1. Đánh giá chung ........................................................................................... 28
3.1.1. Ưu điểm..................................................................................................... 28
3.1.1.1. Về nhân sự công tác văn phòng ............................................................. 28
3.1.1.2. Về công tác chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng ........................................ 29
3.1.1.3. Về nghiệp vụ công tác văn phòng .......................................................... 29
3.1.1.4. Về cơ sở vật chất .................................................................................... 30
3.1.2. Nhược điểm .............................................................................................. 31
3.1.2.1. Về nhân sự công tác Văn phòng ............................................................. 31
3.1.2.2. Về nghiệp vụ công tác Văn phòng .......................................................... 32
3.1.3. Nguyên nhân ............................................................................................ 32
3.1.3.1. Nguyên nhân của những thành tựu đạt được ......................................... 32
3.1.3.2. Nguyên nhân của những hạn chế, khuyết điểm...................................... 33
3.2. Một số kiến nghị nhằm nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác
hoạch định tại Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên ........................................................ 34
3.2.1. Đối với công tác đảm bảo và cung cấp thông tin phục vụ hoạt đông của
lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên ................................................................... 34

3.2.2. Đối với công tác soạn thảo văn bản ........................................................ 34
3.2.2.1. Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản ................ 34
3.2.2.2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản ........................................... 35
3.2.2.3. Đảm bảo hiệu lực pháp lý ...................................................................... 35
3.2.2.4. Xử lý, soạn thảo kịp thời và nhanh chóng những văn bản quan trọng .. 35

Nguyễn Thị Ngọc Hân


3.2.2.5. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức văn phòng làm công tác soạn
thảo và quản lý văn bản ...................................................................................... 36
3.2.3. Hoàn thiện cơ sở vật chất và trang thiết bị cho văn phòng.................... 37
3.2.4. Đẩy mạnh áp dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào hoạt động quản lý
trong văn phòng.................................................................................................. 37
KẾT LUẬN ........................................................................................................ 39
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 40
PHỤ LỤC

Nguyễn Thị Ngọc Hân


Nguyễn Thị Ngọc Hân
LỜI CẢM ƠN
Sau một thời gian khảo sát tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên, em
đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú, anh, chị trong cơ quan, sự
hướng dẫn của thầy cô trong trường, cùng với quá trình nỗ lực, cố gắng học hỏi
kiến thức kinh nghiệm em đã hoàn thành bài tiểu luận của mình. Nhân cơ hội
này em xin bày tỏ sự biết ơn tới những người đã hướng dẫn chỉ dạy tận tình để
tôi có thể hoàn thiện bài tiểu luận này.
Lời đầu tiên cho phép em xin được gửi lời cảm ơn đến ThS. Lâm Thu

Hằng – giảng viên bộ môn Kỹ năng Hoạch định trong Quản trị văn phòng. Em
là Hân, nhờ có sự đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo của cô mà em có thể hoàn
thành bài tiểu luận này.
Tiếp theo, em xin được gửi lời cám ơn đến Ban Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh
Hưng Yên đã tạo điều kiện cho em được đến khảo sát thực tế tại cơ quan. Mặc
dù thời gian không có nhiều nhưng em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình từ các
cô, chú, anh, chị tại Sở Nội vụ để hoàn thiện được bài tiểu luận này.
Em xin chân thành cảm ơn!

Nguyễn Thị Ngọc Hân


Nguyễn Thị Ngọc Hân
LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em. Mọi số liệu
và nội dung có được từ chính quá trình nghiên cứu của em, tất cả đều khách
quan, trung thực.

Nguyễn Thị Ngọc Hân


Nguyễn Thị Ngọc Hân
DANH MỤC VIẾT TẮT
Số thứ tự

Từ (cụm từ)

Từ viết tắt

1

Ủy ban nhân dân

UBND

2

Thi đua – khen thưởng

TĐKT

3

Về việc

V/v

4

Bộ Nội vụ

BNV

Nguyễn Thị Ngọc Hân


Nguyễn Thị Ngọc Hân
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn phòng có vai trò hết sức quan trọng, đóng vai trò là then

chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả và chất lượng hoạt động của cơ quan, tổ
chức, đặc biệt là trong thời đại thông tin như hiện nay.
Văn phòng là một bộ phận quan trọng gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc của các cơ quan, tổ chức; là cơ sở để triển khai phổ biến công
việc, lưu trữ thông tin và tài liệu của một cơ quan; là khâu trung gian kết nối
giữa các đơn vị, các bộ phận phòng ban trong và ngoài cơ quan; giúp cho ban
lãnh đạo giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, tiết kiện thời gian, đảm
bảo giải quyết đúng thẩm quyền; đảm bảo thông tin các chủ trương, đường lối,
chính sách của Đảng, quản lý điều hành của Nhà nước. Có thể nói, văn phòng là
một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức của cơ quan nhà nước.
Trong thời kỳ Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước cùng chủ trương
đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
của cơ quan, công tác văn phòng trở thành một trong những yêu cầu có tính cần
thiết. Đứng trước những thách thức đó, cùng với sự đi lên và phát triển của đất
nướ, quản lý công tác văn phòng không ngừng được tăng cường, áp dụng ứng
dụng công nghệ nhằm hướng đến một nền hành chính đủ mạnh, giải quyết
nhanh gọn, đảm bảo tính chính xác, hiệu quả công việc trong nhiều mặt của đời
sống kinh tế, xã hội.
Công tác hoạch định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của văn phòng giữ vai trò định hướng cho hoạt động của văn phòng, đồng thời
rất cần thiết để nhà quản trị văn phòng hình thành một bộ máy làm việc được
vận hành thông suốt, hiệu quả.
Vì thế, để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả cho công tác quản
lý cần phải có những nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của văn phòng
trong công tác hoạch định, tránh việc cung cấp thông tin chậm, thiếu chính xác
1
Nguyễn Thị Ngọc Hân


Nguyễn Thị Ngọc Hân

làm cản trở cho việc quản lý và tổ chức hoạt động của lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh
Hưng Yên. Nhận thức được điều đó nên em xin mạnh dạn lựa chọn đề tài “Khảo
sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của Sở Nội vụ
tỉnh Hưng Yên” làm đề tài tiểu luận môn Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn
phòng.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác hoạch định là một trong những chức năng quan trọng của nhà
quản trị, nó ảnh hưởng to lớn đến sự thành bại của cơ quan, tổ chức. Chính vì
thế mà ở nước ta, đã có rất nhiều Đề án, công trình nghiên cứu về tầm quan
trọng của công tác hoạch định. Không chỉ đối với các tổ chức doanh nghiệp, các
cơ quan, tổ chức nhà nước ngày càng đặc biệt quan tâm về vấn đề này, chứng tỏ
công tác hoạch định đang ngày càng được Đảng, Nhà nước, lãnh đạo các cơ
quan, đơn vị quan tâm nhiều hơn. Và có thể nói những công trình nghiên cứu
trước đây đã cho chúng em cái nhìn tổng quan hơn về tình hình lý luận và thực
tiễn công tác hoạch định tại các cơ quan nhà nước ở nước ta.
Tuy nhiên, để hiểu rõ hơn về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch
định thì không phải cơ quan nào cũng thật sự để tâm. Do đó, với đề tài này em
hy vọng nó có thể là một hướng dẫn để các cơ quan, đơn vị có thể hiểu hơn về
vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định, từ đó có những biện pháp nâng
cao chất lượng hiệu quả công tác hoạch tại văn phòng các cơ quan, tổ chức.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của cơ quan, thực trạng công tác hoạch định tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng
Yên.
Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên.

2
Nguyễn Thị Ngọc Hân

Nguyễn Thị Ngọc Hân
4. Mục đích nghiên cứu
Hiểu rõ vai trò của văn phòng trong công tác phục vụ hoạt động quản lý,
điều hành, tổ chức của lãnh đạo nói chung và tầm quan trọng của văn phòng trong
công tác hoạch định nói riêng của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên.
Phản ánh được thực trạng công tác hoạch định tại Văn phòng Sở Nội vụ
tỉnh Hưng Yên. Thấy được những điểm mạnh và yếu trong công tác hoạch định
tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên để tìm ra cách khắc phục thiết thực, phù
hợp với tình hình hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở đây.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài
Đề tài nhằm thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nội
vụ và Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên.
- Khảo sát thực trạng công tác hoạch định tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Hưng Yên.
- Đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác hoạch định
tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên.
6. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
Cơ sở phương pháp luận: Dựa trên việc nghiên cứu về thực trạng công tác
hoạch định tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên và đưa ra những đánh giá,
từ đó đề xuất biện pháp nâng cao vai trò của Văn phòng trong công tác hoạch
định tại Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên.
Phương pháp nghiên cứu:
-

Phương pháp điều tra quan sát.

-

Phương pháp so sánh và đối chiếu.

-

Phương pháp phân tích và tổng hợp.

-

Phương pháp thống kê.
3

Nguyễn Thị Ngọc Hân


Nguyễn Thị Ngọc Hân
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Ý nghĩa lý luận:
Xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác tham mưu - tổng hợp
cũng như vai trò khác của văn phòng.
Góp phần làm phong phú hơn hệ thống lý luận về công tác công tác hoạch
định ở nước ta hiện nay.
Ý nghĩa thực tiễn:
Đề xuất một số giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác
hoạch định tại Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên.
Đề xuất kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng xây dựng chương trình công
tác, chế độ thông tin báo cáo; ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cao chất
lượng đội ngũ,…
8. Cấu trúc đề tài:
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung bài tiểu luận gồm có 03 chương
Chương 1: Cơ sở lý luận
Chương 2: Khảo sát vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định

tại Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên.
Trong chương này, em trình bày những thực tiễn mà em quan sát cũng
như tiếp xúc tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên về thực trạng công tác
hoạch định. Từ đó rút ra đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch
định đối với hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Hưng
Yên.
Chương 3: Một số đề xuất nhằm nâng cao vai trò của văn phòng
trong công tác hoạch định tại Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên.
Chương 3 được tổng kết dựa trên cơ sở thực tiễn ở chương 2. Từ đó em
rút ra những đánh giá chung và đưa ra một số kiến nghị để hoàn thiện và nâng
cao hiệu quả công tác hoạch định tại ở Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên.
4
Nguyễn Thị Ngọc Hân


Nguyễn Thị Ngọc Hân
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.1.

Tìm hiểu về Văn phòng
Văn phòng là một đơn vị trong một cơ quan, tổ chức. Trong một thời gian

dài, văn phòng thường được coi là nơi thuần túy chỉ thực hiện những công việc
giấy tờ, giải quyết những công việc hành chính đơn giản, có tính chất phục vụ và
những người làm việc tại văn phòng chỉ được coi là “bưng, bê, kê, dọn” thì ngày
nay, trong kỷ nguyên thông tin và những yêu cầu mới của quá trình hội nhập thì
văn phòng đã trở lại vị thế mà nó vốn có: là trung tâm điều hành của tổ chức, là
bộ mặt của tổ chức. Nếu như văn phòng trước đây chỉ là nơi giải quyết những
công việc hành chính sự vụ, hay chỉ là nơi tiếp nhận những người mà một lý do

nào đó không thể làm được ở những đơn vị khác thì hiện nay văn phòng là bộ
phận có vị trí quan trọng, không thể thiếu của cơ quan, tổ chức. Đó là: bộ máy
điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu thập, xử lý thông tin; thực
hiện, đảm bảo công tác hậu cần, cơ sở vật chất nhằm hỗ trợ, phục vụ cho sự điều
hành, chỉ đạo của lãnh đạo và hoạt động của cơ quan, tổ chức. Chính vì thế văn
phòng được coi là một trong những bộ phận quan trọng nhất trong cơ quan, tổ
chức.
1.1.1. Khái niệm “Văn phòng”
Với những cách tiếp cận khác nhau sẽ có những định nghĩa khác nhau về
văn phòng, tuy nhiên đều dựa trên cơ sở nhận thức về sự tồn tại tất yếu khách
quan của văn phòng:
- Tiếp cận theo phương diện tổ chức: văn phòng là một đơn vị cấu thành
của tổ chức bao gồm các yếu tố cấu thành phù hợp với việc thực hiện chức năng,
nhiệm vụ được giao theo định hướng hoạt động chung của tổ chức.
- Tiếp cận theo chức năng tổ chức: văn phòng là một thực thể tồn tại để
thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà
quản trị tổ chức.
5
Nguyễn Thị Ngọc Hân


Nguyễn Thị Ngọc Hân
- Tiếp cận theo tính chất hoạt động: văn phòng là một thực thể tồn tại để
thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho điều hành của nhà quản trị.
Có thể thấy cách tiếp cận theo chức năng là bao quát nhất, vì thế khái
niệm văn phòng được hiểu khái quát như sau:
“Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực
hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó”.
1.1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng
1.1.2.1. Vị trí của văn phòng

Trong hoạt động quản lý hành chính của Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên luôn
có những mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua những văn bản giao dịch.
Mỗi năm số lượng văn bản lên đến hàng nghìn văn bản. Với lượng văn bản
nhiều như vậy nhất thiết phải có văn phòng để thực hiện việc quản lý và lưu
chuyển các văn bản này. Tương tự như vậy các hoạt động tổng hợp, tham mưu,
hậu cần cho công tác quản trị cũng do văn phòng đảm nhiệm.
Văn phòng là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo Sở Nội
vụ trong mọi hoạt động. Do văn phòng trợ giúp cho lãnh đạo về công tác thông
tin điều hành nên mối quan hệ giữa họ rất mật thiết và mang tính thường xuyên.
Mối quan hệ này một phần quan trọng xuất phát từ đặc điểm của quản lý thông
tin, phần khác là do việc cunng cấp các điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ cho
quấ trình quản lý điều hành tổ chức.
Là bộ phận trung gian thực hiện việc nối ghép các mối quan hệ trong quản
lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức. Đây là hoạt động
diễn ra thường xuyên và rất phong phú, nên nhà lãnh đạo không chỉ giao cho
văn phòng làm nhiệm vụ tiếp nhận, xếp đặt các mối quan hệ mà có nhiều việc
lãnh đạo ủy nhiệm cho văn phòng trực tiếp xem xét giải quyết theo yêu cầu của
lãnh đạo.
Là bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục trong tổ
chức. Văn phòng không chỉ đảm nhận việc thu thập, xử lý, quản lý và cung cấp
6
Nguyễn Thị Ngọc Hân


Nguyễn Thị Ngọc Hân
thông tin cho lãnh đạo ra quyết định điều hành tổ chức, mà còn cung cấp các
điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quát trình quản lý, nên hoạt động
của văn phòng cũng phải gắn liền liên tục với hoạt động quản trị tổ chức.
Qua đó có thể thấy rằng văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nối
hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức.

1.1.2.2. Vai trò của văn phòng
Sự tồn tại của văn phòng, từ nguyên lý cho đến thực tế, là không thể thiếu
trong quá trình quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức. Kẳng định như vậy vì
văn phòng có những vai trò to lớn đối với các nhà lãnh đạo như sau:
- Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành tổ chức.
- Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại.
- Là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo.
- Là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý điều hành tổ chức.
- Là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài tổ
chức.
- Là người dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của đơn vị nói chung và
các nhà lãnh đạo nói riêng.
1.2. Tìm hiểu về hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Văn phòng
1.2.1. Khái niệm
Hoạch định là quá trình ấn định mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất
để thực hiện mục tiêu đó.
Như vây, có thể hiểu hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Văn phòng là quá trình ấn định các mục tiêu về chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng và xác định biện pháp tốt
nhất để hoạt động của văn phòng được hiệu quả, chất lượng, hướng tới thực hiện
mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức.
7
Nguyễn Thị Ngọc Hân


Nguyễn Thị Ngọc Hân
1.2.2. Căn cứ hoạch định
- Quy mô, đặc điểm hoạt động của cơ quan;
- Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng theo quy định;

- Nguồn nhân sự;
- Cơ sở vật chất;
1.3. Khái quát vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên
Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh
Hưng Yên được quy định tại Quyết định số 561/QĐ-UBND ngày 26 tháng 02
năm 2015 của UBND tỉnh Hưng Yên V/v Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên.
1.3.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên
Sở Nội vụ Hưng Yên là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Hưng
Yên, có chức năng tham mưu, giúp UBND quản lý nhà nước về tổ chức bộ máy;
vị trí việc làm; biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan,
tổ chức hành chính; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề
nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập; tiền
lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan,
tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hành chính, cải cách chế
độ công vụ, công chức; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ,
công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,
công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã, những người hoạt động
không chuyên trách ở cấp xã; tổ chức hội, tổ chức phi Chính phủ; văn thư, lưu
trữ nhà nước; tôn giáo; TĐKT và công tác thanh niên.
Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chấp hành
sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức và hoạt động của UBND tỉnh; sự chỉ đạo, kiểm
tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của BNV.

8
Nguyễn Thị Ngọc Hân


Nguyễn Thị Ngọc Hân

Trụ sở chính của Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên: Số 06, đường Chùa Chuông,
thành phố Hưng Yên, tỉnh Hưng Yên và 01 cơ quan trực thuộc là Chi cục Văn
thư – lưu trữ: hiện đang nhờ tại tầng 05 của Văn phòng UBND tỉnh Hưng Yên
(số 10, đường Chùa Chuông, phường Hiến Nam, thành phố Hưng Yên, tỉnh
Hưng Yên).
Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Điều 2,
Quyết định số 561/QĐ-UBND ngày 26 tháng 02 năm 2015 của UBND tỉnh
Hưng Yên về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên.
1.3.2. Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên
Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên bao gồm:
- 01 Giám đốc và 03 Phó Giám đốc do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định bổ
nhiệm theo quy định của Đảng, Nhà nước và theo phân cấp quản lý cán bộ của
UBND tỉnh.
- Các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Sở Nội vụ
a) Các đơn vị thuộc Sở Nội vụ:
- Văn phòng Sở;
- Thanh tra Sở;
- Phòng Tổ chức, biên chế và tổ chức phi Chính phủ;
- Phòng Công chức, viên chức;
- Phòng Xây dựng chính quyền và công tác thanh niên;
- Phòng Cải cách hành chính.
b) Các cơ quan trực thuộc Sở Nội vụ:
- Ban Thi đua - Khen thưởng;
- Ban Tôn giáo;
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ;
c) Đơn vị sự nghiệp công lập:
9
Nguyễn Thị Ngọc Hân

Nguyễn Thị Ngọc Hân
- Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh thuộc Chi Cục Văn thư – Lưu trữ.
Ban Thi đua - Khen thưởng, Ban Tôn giáo, Chi cục Văn thư - Lưu trữ;
Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh thuộc Chi Cục Văn thư – Lưu trữ có tư cách pháp
nhân, có con dấu và tài khoản riêng, có trụ sở, phương tiện, biên chế, kinh phí
hoạt động do ngân sách nhà nước cấp theo quy định của pháp luật; có trách
nhiệm quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính, tài sản được giao; thực
hiện chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức và người lao động thuộc
thẩm quyền quản lý theo ủy quyền của Giám đốc Sở Nội vụ và theo phân cấp
quản lý cán bộ, công chức, viên chức của UBND tỉnh. Cụ thể như sau:
- Bà Trần Thị Tứ - Giám đốc Sở: Phụ trách chung, điều hành Sở Nội Vụ;
Phụ trách Phòng Công chức viên chức; phòng Tổ chức Biên chế và Tổ chức phi
Chính phủ và Thanh tra Sở.
- Ông Phạm Văn Tuệ - Phó giám đốc Sở: Phụ trách Văn phòng Sở; phòng
Xây dựng chính quyền và công tác thanh niên; Chi cục Văn thư – Lưu trữ;
phòng Cải cách hành chính.
- Ông Hoàng Thế Oanh - Phó Giám đốc Sở kiêm Trưởng Ban Thi đua Khen thưởng: phụ trách công tác thi đua khen thưởng.
- Ông Đoàn Văn Vang - Phó giám đốc Sở kiêm Trưởng Ban Tôn giáo,
phụ trách công tác Tôn giáo.
* Về các phòng
- Bà Trần Thị Tuyết - Chánh Văn phòng Sở: Là người tham mưu, giúp
Giám đốc Sở về công tác thông tin, tổng hợp, điều phối hoạt động của Sở Nội vụ
theo chương trình, kế hoạch công tác; công tác tổ chức cán bộ, pháp chế, cải
cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức, bình đẳng giới, thi đuakhen thưởng của Sở; công tác văn thư, lưu trư, tài chính, kế toán, quản lý tài sản
và hành chính quản trị của Cơ quan Sở.

10
Nguyễn Thị Ngọc Hân

Nguyễn Thị Ngọc Hân
- Ông Hoàng Xuân Hào - Chánh Thanh tra Sở: Là người tham mưu, giúp
Giám đốc Sở tiến hành thanh tra hành chính và thanh tra chuyên ngành, giải
quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật.
- Ông Cù Trọng Khang - Trưởng phòng Tổ chức biên chế và Tổ chức phi
Chính phủ: Là người tham mưu giúp Giám đốc Sở về: Tổ chức bộ máy hành
chính, sự nghiệp công lập; biên chế công chức, số lượng người làm việc trong
các đơn vị sự nghiệp công lập; vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên
chức; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ.
- Ông Lê Bạt Hổ - Trưởng phòng Xây dựng chính quyền và công tác
Thanh niên: Là người tham mưu giúp Giám đốc Sở về: Chính quyền địa
phương, địa giới hành chính; cán bộ, công chức cấp xã; những người hoạt động
không chuyên trách ở cấp xã và công tác thanh niên.
- Bà Nguyễn Thị Thiều Hương - Trưởng phòng Công chức, viên chức: Là
người tham mưu giúp Giám đốc Sở về: Cán bộ, công chức, viên chức; cải cách
chế độ công vụ, công chức; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và
cán bộ, công chức cấp xã; chế độ tiền lương và các chế độ đãi ngộ đối với cán
bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính,
đơn vị sự nghiệp công lập.
- Ông Nguyễn Anh Tuấn- Trưởng phòng Cải cách Hành chính: Là người
tham mưu giúp Giám đốc sở về công tác cải cách hành chính; cải cách chế độ
công vụ, công chức của tỉnh.
*Các Ban
- Đứng đầu 02 Ban là 02 Phó giám đốc kiêm nhiệm Trưởng Ban là ông
Đoàn Văn Vang - PGĐ kiêm nhiệm Trưởng Ban Tôn giáo và ông Hoàng Thế
Oanh - PGĐ kiêm nhiệm Trưởng Ban Thi đua - Khen thưởng.
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ: Đứng đầu Chi cục là ông Đỗ Đức Luyện –
Chi cục trưởng: Là người tham mưu giúp Giám đốc Sở về văn thư, lưu trữ của
11

Nguyễn Thị Ngọc Hân


Nguyễn Thị Ngọc Hân
tỉnh; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh và thực hiện các hoạt động
dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Ngoài ra, cơ cấu bộ máy của Sở còn có các Phó Chánh, Phó phòng, ban,
chi cục và đội ngũ chuyên viên, văn thư có trách nhiệm giúp ban lãnh đạo thực
hiện công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên
(Xem phụ lục 1)
1.4. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên
Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên được quy
định tại Quyết định số 124/QĐ-SNV ngày 19 tháng 6 năm 2015 của Giám đốc
Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên V/v Quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng,
ban, chi cục và chế độ làm việc của Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên.
1.4.1. Chức năng
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên có chức năng tham mưu, giúp Giám
đốc Sở về công tác thông tin, tổng hợp, điều phối hoạt động của Sở Nội vụ theo
chương trình, kế hoạch công tác; công tác tổ chức cán bộ, pháp chế, cải cách
hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức, bình đẳng giới, thi đua-khen
thưởng của Sở; công tác văn thư, lưu trư, tài chính, kế toán, quản lý tài sản và
hành chính quản trị của Cơ quan Sở.
1.4.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên giúp Giám đốc Sở thực hiện các
nhiệm vụ sau:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tháng, quý, năm
của Sở trình Lãnh đạo Sở, đôn đốc các phòng chuyên môn và các đơn vị liên
quan thực hiện chương trình, kế hoạch công tác đã được Lãnh đạo Sở phê duyệt;

12
Nguyễn Thị Ngọc Hân


Nguyễn Thị Ngọc Hân
- Xây dựng báo cáo công tác tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, năm và báo
cáo chuyên đề giúp Lãnh đạo Sở báo cáo với BNV và UBND tỉnh; phối hợp với
các phòng chuyên môn theo dõi, tổng hợp báo cáo với các cơ quan có thẩm
quyền về tổ chức thực hiện công tác dân vận và thực hiện Quy chế dân chủ trong
cơ quan;
- Thực hiện chức năng nhiệm vụ về công tác pháp chế, công tác cải cách
hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức, bảo vệ bí mật nhà nước bình
đẳng giới tại Sở. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc Sở, rà soát, thống kê, hệ
thống hoá các văn bản QPPL báo cáo Sở Tư pháp và các cơ quan có thẩm
quyền;
- Phụ trách bộ phận tiếp nhận, trả kết quả theo cơ chế một cửa; duy trì hệ
thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008; quản lý công
tác tổ chức và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong Sở; đôn đốc
các phòng chuyên môn thực hiện chế độ chính sách, quản lý lao động theo quy
định; thường trực, theo dõi công tác thi đua, khen thưởng của ngành và
của cơ quan;
- Thực hiện các quy định về phòng chống tham nhũng, tiêu cực, các quy
định về hực hành tiết kiệm, chống lãng phí, bồi thường Nhà nước trong phạm vị
Sở Nội vụ;
- Thực hiện hợp tác quốc tế về công tác nội vụ và các lĩnh vực được giao
theo quy định của pháp luật và theo phân công hoặc ủy quyền của UBND tỉnh;
Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ
thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn,
nghiệp vụ được giao;

- Đón khách đến làm việc với cơ quan và hướng dẫn khách đến các đơn
vị chuyên môn liên quan hoặc Lãnh đạo cơ quan, thông báo lịch công tác
hàng tuần và đột xuất của Lãnh đạo Sở tới các đơn vị thuộc Sở;

13
Nguyễn Thị Ngọc Hân


Nguyễn Thị Ngọc Hân
- Bảo đảm các điều kiện làm việc, phối hợp với BCH công
đoàn chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ, công chức, viên
chức và nhân viên của Sở theo quy định;
- Tổ chức thực hiện các biện pháp phòng gian, bảo mật, phòng hoả và
giữ gìn vệ sinh môi trường trong cơ quan;
- Xây dựng văn bản quy định cụ thể về mối quan hệ công tác và trách
nhiệm của trưởng các phòng, ban, chi cục theo quy định của pháp luật;
- Quản lý tài chính, tài sản, kế toán, mua sắm và sử dụng tài sản của cơ
quan theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và của tỉnh, cung cấp văn
phòng phẩm phục vụ công tác chuyên môn của các phòng thuộc Sở; tổ chức Hội
nghị cán bộ, công chức và người lao động hàng năm, báo cáo công khai chi tiêu,
nguồn kinh phí do ngân sách cấp và nguồn khác;
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng kế hoạch sử dụng
kinh phí hàng năm và kế hoạch sử dụng kinh phí đột xuất phục vụ công tác
chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan và của ngành, đồng thời đôn đốc, kiểm tra
việc thực hiện;
- Thực hiện công tác văn thư: kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn
bản trước khi trình Giám đốc sở xem xét, quyết định. Sao chụp, phát hành tài liệu.
Thực hiện công tác lưu trữ: thu thập, bảo quản an toàn, phục vụ công tác tra cứu,
sao lục và cung cấp các thông tin, tài liệu, văn bản QPPL phục vụ công tác chuyên
môn;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Sở giao.
1.4.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên gồm có:
01 Chánh Văn phòng và 02 Phó Chánh Văn phòng. 01 Chuyên viên tổng
hợp; 01 chuyên viên Quản trị mạng và 03 Nhân viên hợp đồng theo Nghị định
số 68/2000/NĐ-CP (gồm: Tạp vụ và lái xe). Cụ thể:
14
Nguyễn Thị Ngọc Hân


Nguyễn Thị Ngọc Hân
- Bà Phạm Thị Tuyết – Chánh Văn phòng: Điều hành hoạt động chung
của Văn phòng Sở;
- Ông Nguyễn Đình Tuệ - Phó Chánh Văn phòng: Phụ trách tổng hợp và
Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa;
- Bà Trần Thị Lý – Phó Chánh Văn phòng: Phụ trách công tác Hành
chính.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên
(Xem phụ lục 2)
Tiểu kết
Chương 1 khái quát về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Sở Nội
vụ tỉnh cũng như của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên. Dựa vào các văn
bản quy phạm pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ
quan từ đó nắm bắt những thông tin cơ bản về vai trò của văn phòng trong công
tác hoạch định của cơ quan.

15
Nguyễn Thị Ngọc Hân

Nguyễn Thị Ngọc Hân
Chương 2
KHẢO SÁT VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG
TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH HƯNG YÊN
Hoạch định là một chức năng của quản trị, nó bao gồm quá trình ấn định
những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó.
Kết quả của hoạch định là một bản kế hoạch xác định rõ ràng các chuỗi hoạt
động mà cơ quan hay tổ chức sẽ thực hiện.
2.1. Khảo sát thực trạng công tác hoạch định tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Hưng Yên
2.1.1. Tiến trình thực hiện công tác hoạch định tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Hưng Yên
2.1.1.1. Xác định chủ thể hoạch định công việc
Khi chuẩn bị giải quyết, xử lý một vấn đề, trước hết Văn phòng Sở Nội vụ
tỉnh Hưng Yên sẽ xác định rõ vấn đề đó thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của phòng, ban, cá nhân nào. Việc xác định đối tượng giải quyết vấn
đề sẽ dễ dàng trong việc tìm kiếm những nguồn thông tin chính xác và đảm bảo
nội dung phù hợp với quy định của nhà nước.
Ví dụ: Khi giải quyết công việc có liên quan đến vấn đề TĐKT, Văn
phòng sẽ chuyển cho Ông Hoàng Thế Oanh – Phó Giám đốc kiêm trưởng ban
TĐKT.
2.1.1.2. Tìm kiếm, thu thập thông tin và các căn cứ
Sau khi xác định chủ thể hoạch định, dựa vào mục đích và yêu cầu của
vấn đề cần giải quyết, chuyên viên văn phòng đó phải tiến hành thu thập các
thông tin cần thiết phục vụ cho quá trình xử lý công việc của lãnh đạo cơ quan.
Các chuyên viên văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên thu thập thông tin
từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm:

16
Nguyễn Thị Ngọc Hân

Nguyễn Thị Ngọc Hân
- Thông tin về các chủ trương, chính sách, đường lối của Đảng và pháp
luật của Nhà nước.
- Thông tin từ các văn bản đến, bao gồm: Văn bản từ các cơ quan cấp trên
hoặc các cơ quan, tổ chức từ các nơi khác gửi đến (còn gọi là công văn đến) và
văn bản do Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên ban hành (còn gọi là công văn đi). Đây là
nguồn thông tin chính thức, đáng tin cậy và quan trọng nhất;
- Thông tin, tài liệu từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, vô tuyến truyền
hình, internet,…;
- Thông tin truyền miệng (qua các ý kiến đóng góp hoặc phản ánh từ các
cuộc họp), qua điện thoại, qua trao đổi trực tiếp; các thông tin do người đi dự hội
nghị mang về (ghi chép, ghi âm, thu hình,…)
- Thông tin qua hoạt động khảo sát, quan sát, phân tích, tổng hợp và phân
loại sơ bộ các số liệu,…
Phương pháp thu thập thông tin tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên
bao gồm:
- Sao lưu, nhân bản hoặc ghi hình một phần hoặc toàn bộ văn bản, tài liệu;
- Ghi chép thông tin hoặc ghi âm, quay phim tại các buổi hội họp, hội nghị;
- Phân tích số liệu và chọn lọc những thông tin đáng tin cậy và chính xác;
- Khảo sát, phỏng vấn, đo đạc, so sánh và đối chiếu thông tin;
Dù áp dụng phương pháp nào thì nguồn thông tin được thu thập tại Văn
phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên luôn có xuất xứ rõ ràng để tiện cho lãnh đạo
hoặc các phòng, ban, cá nhân thuận tiện trong việc điều tra, xác minh khi cần
thiết.

17
Nguyễn Thị Ngọc Hân