Tăng cường kiểm soát thu bảo hiểm xã hội tại bảo hiểm xã hội tỉnh phú yên
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.03 MB, 131 trang )
BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
LÊ HUY TRUNG
TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT
THU BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI
BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Đà Nẵng – Năm 2013
BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
LÊ HUY TRUNG
TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT
THU BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI
BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN
Chuyên ngành : Kế toán
Mã số
: 60.34.30
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Nguyễn Mạnh Toàn
Đà Nẵng – Năm 2013
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng
được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả
Lê Huy Trung
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài......................................................................... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu .............................................................................. 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ......................................................... 2
4. Phương pháp nghiên cứu ....................................................................... 2
5. Bố cục đề tài........................................................................................... 2
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu ............................................................... 3
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT THU BẢO HIỂM
XÃ HỘI ............................................................................................................ 6
1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT ...................................................... 6
1.1.1. Khái niệm về kiểm soát quản lý ....................................................... 6
1.1.2. Bản chất, vai trò của kiểm soát ........................................................ 7
1.1.3. Phân loại hoạt động kiểm soát.......................................................... 8
1.1.4. Quy trình kiểm soát........................................................................ 10
1.1.5. Mối quan hệ giữa kiểm soát và quá trình quản lý tổng thể: ........... 12
1.1.6. Hệ thống kiểm soát trong tổ chức .................................................. 13
1.2. MỘT SỐ NỘI DUNG CƠ BẢN VỀ BẢO HIỂM XÃ HỘI................... 16
1.2.1. Khái niệm bảo hiểm xã hội............................................................ 16
1.2.2. Vai trò của bảo hiểm xã hội........................................................... 17
1.2.3. Qũy bảo hiểm xã hội và thu bảo hiểm xã hội ................................ 18
1.2.4. Khái niệm, vai trò của thu bảo hiểm xã hội................................... 19
1.3. KIỂM SOÁT THU BẢO HIỂM XÃ HỘI ............................................... 21
1.3.1. Kiểm soát thu bảo hiểm xã hội trong hệ thống quản lý................. 21
1.3.2. Yêu cầu kiểm soát thu bảo hiểm xã hội......................................... 22
1.3.3. Nguyên tắc kiểm soát thu bảo hiểm xã hội.................................... 22
1.3.4. Mục tiêu của kiểm soát thu bảo hiểm xã hội ................................. 23
1.3.5. Quy trình thu bảo hiểm xã hội ....................................................... 24
1.3.6. Nội dung kiểm soát thu bảo hiểm xã hội ....................................... 31
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1................................................................................ 41
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT THU BẢO
HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN.................. 42
2.1. ĐẶC ĐIỂM CÁC ĐƠN VỊ SỬ DỤNG LAO ĐỘNG VÀ CÔNG
TÁC QUẢN LÝ TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN .................... 42
2.1.1. Đặc điểm các đơn vị SDLĐ đóng trên địa bàn tỉnh Phú Yên........ 42
2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý tại bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Yên........... 43
2.2. QUY TRÌNH QUẢN LÝ THU BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM
XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN .............................................................................. 47
2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT THU BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO
HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN.................................................................. 54
2.3.1. Hệ thống kiểm soát thu bảo hiểm xã hội tại bảo hiểm xã hội tỉnh
Phú Yên ........................................................................................................... 54
2.3.2. Tình hình thực tế công tác kiểm soát thu bảo hiểm xã hội tại
Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Yên thông qua công tác đối chiếu, kiểm tra bảo
hiểm xã hội ...................................................................................................... 61
2.4. NHỮNG TỒN TẠI TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT THU BẢO
HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN ...................... 76
2.4.1. Về hệ thống kiểm soát thu bảo hiểm xã hội................................... 76
2.4.2. Về công tác kiểm soát thu bảo hiểm xã hội ................................... 79
2.4.3. Về phía đơn vị SDLĐ .................................................................... 80
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2................................................................................ 81
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT THU BẢO
HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN .................. 82
3.1. ĐỊNH HƯỚNG TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT THU BẢO HIỂM
XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN ............................... 82
3.1.1. Định hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát thu bảo hiểm xã hội.. 82
3.1.2. Định hướng hoàn thiện các biện pháp kiểm soát thu bảo hiểm xã
hội thông qua công tác kiểm tra, đối chiếu thu bảo hiểm xã hội .................. 83
3.2. GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT THU BẢO
HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN ....................... 83
3.2.1. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát thu bảo hiểm xã hội ..................... 83
3.2.2. Hoàn thiện công tác kiểm soát thu bảo hiểm xã hội ...................... 93
3.3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ........................................................................... 107
3.3.1. Đối với nhà nước ......................................................................... 107
3.3.2. Đối với Bảo hiểm xã hội Việt Nam ............................................. 108
3.3.3. Đối với UBND tỉnh và các cấp chính quyền ............................... 108
3.3.4. Đối với Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Yên........................................ 108
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3.............................................................................. 109
KẾT LUẬN .................................................................................................. 111
TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................... 113
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)
PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BHXH
:
Bảo hiểm xã hội
BHYT
:
Bảo hiểm y tế
CNTT
:
Công nghệ thông tin
CSDL
:
Cơ sở dữ liệu
DNNN
:
Doanh nghiệp nhà nước
DNVĐTNG
:
Doanh nghiệp vốn đầu tư nước ngoài
DNNQD
:
Doanh nghiệp ngoài quốc doanh
ĐV
:
Đơn vị
HCSN
:
Hành chính sự nghiệp
HTX
:
Hợp tác xã
KB
:
Kho bạc
KHTC
:
Kế hoạch tài chính
KSNB
:
Kiểm soát nội bộ
LĐ
:
Lao động
NCL
:
Ngoài công lập
NH
:
Ngân hàng
NLĐ
:
Người lao động
SDLĐ
:
Sử dụng lao động
TCHC
:
Tổ chức hành chính
TNHS
:
Tiếp nhận hồ sơ
TNQLHS
:
Tiếp nhận quản lý hồ sơ
UBND
:
Ủy ban nhân dân
UNC
:
Ủy nhiệm chi
DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu
Tên bảng
bảng
Trang
1.1
Kiểm soát đăng ký ban đầu nộp bảo hiểm xã hội
32
1.2
Kiểm tra, đối chiếu tại trụ sở cơ quan bảo hiểm xã hội
34
1.3
Kiểm tra tại trụ sở đơn vị sử dụng lao động
36
1.4
Kiểm soát nợ bảo hiểm xã hội
38
2.1
Thống kê các đơn vị đang hoạt động đến ngày
31/12/2012
2.2
43
Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng tại BHXH
tỉnh Phú Yên
55
2.3
Phân bổ lực lượng kiểm soát thu bảo hiểm xã hội
57
2.4
Sơ lược về đối tượng phỏng vấn
62
2.5
Kết quả điều tra công tác rà roát hồ sơ thu bảo hiểm xã
hội
2.6
Kết quả rà soát đối chiếu thu bảo hiểm xã hội 2010 và
2012
2.7
63
63
Tổng hợp các hành vi vi phạm qua công tác đối chiếu,
kiểm tra thu bảo hiểm xã hội
65
2.8
Tình hình thực hiện kế hoạch kiểm tra 2010-2012
66
2.9
Kết quả điều tra công tác tiếp nhận hồ sơ thu bảo hiểm
xã hội
2.10
Tình hình nộp hồ sơ đối chiếu thu bảo hiểm xã hội
năm 2010-2012
2.11
69
69
Kết quả điều tra đối với hành vi vi phạm của đơn vị sử
dụng lao động
70
2.12
Kết quả điều tra đối với loại hình đơn vị hay vi phạm
2.13
Bảng tổng hợp từ biên bản kiểm tra về loại hình đơn vị
vi phạm
2.14
73
Kết quả xử lý hành vi vi phạm về đối chiếu thu bảo
hiểm xã hội
2.16
72
Kết quả điều tra về kết quả xử lý khi phát hiện vi
phạm
2.15
71
74
Kết quả xử lý hành vi vi phạm thông qua công tác
kiểm tra
75
DANH MỤC CÁC HÌNH
Số hiệu
Tên hình
hình
Trang
1.1
Sơ đồ Trình tự của quy trình kiểm soát
11
1.2
Sơ đồ Mối quan hệ giữa kiểm soát và quản lý
12
1.3
Sơ đồ quy trình đối chiếu giữa đơn vị sử dụng lao động
với cơ quan Bảo hiểm xã hội
27
1.4
Sơ đồ Quy trình thu BHXH đối với từng đơn vị SDLĐ
31
2.1
Sơ đồ Cơ cấu tổ chức quản lý của BHXH tỉnh Phú Yên
45
2.2
Sơ đồ Quy trình quản lý thu BHXH tại BHXH tỉnh Phú
Yên
2.3
Sơ đồ các hoạt động kiểm soát thu BHXH tại BHXH
tỉnh Phú Yên
3.1
48
50
Sơ đồ cơ sở dữ liệu ứng dụng công nghệ thông tin trong
kiểm soát thu BHXH
88
3.2
Sơ đồ hoàn thiện quy trình kiểm tra bảo hiểm xã hội
96
3.3
Sơ đồ hoàn thiện quy trình thanh tra bảo hiểm xã hội
97
1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
BHXH là chính sách lớn của Ðảng và Nhà nước. Trong những năm
qua, công tác BHXH đã đạt được những thành tựu quan trọng, góp phần ổn
định đời sống của nhân dân, thực hiện công bằng xã hội và ổn định chính trịxã hội. Hệ thống chính sách, pháp luật về BHXH từng bước được hoàn thiện
phù hợp với phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, số người tham gia
BHXH tăng qua các năm, thực hiện việc chi trả lương hưu và các chế độ
BHXH theo quy định của pháp luật, quyền lợi của NLĐ ngày càng được mở
rộng, quỹ BHXH được hình thành, có kết dư và bảo toàn, tăng trưởng, tham
gia đầu tư góp phần phát triển kinh tế - xã hội. Hệ thống tổ chức BHXH Việt
Nam được hình thành và phát triển, cơ bản đáp ứng yêu cầu của việc thực
hiện các chế độ, chính sách BHXH.
Tuy nhiên, công tác BHXH còn một số hạn chế, yếu kém. Diện bao
phủ BHXH còn thấp, mới đạt khoảng 20% lực lượng LĐ. Quản lý nhà nước
về BHXH chưa đáp ứng yêu cầu; việc tổ chức thực hiện các chế độ, chính
sách BHXH còn có thiếu sót, tình trạng NLĐ và đơn vị SDLĐ vi phạm trong
việc thực hiện BHXH còn phổ biến như nợ và trốn đóng BHXH còn nhiều,
quỹ BHXH nhất là Quỹ hưu trí, tử tuất có nguy cơ mất cân đối trong tương
lai gần; tình trạng NLĐ lạm dụng chính sách BHXH xảy ra khá phổ biến.
Từ khi thành lập đến nay, BHXH tỉnh Phú Yên đã luôn cố gắng nỗ lực
phấn đấu trong công tác quản lý BHXH nên kết quả thu hàng năm đạt và
vượt 100% kế hoạch hàng năm. Tuy nhiên, kết quả đó vẫn chưa tương xứng
với tiềm năng của tỉnh, bên cạnh những mặt tích cực đã đạt được, công tác
quản lý BHXH đã bộc lộ nhiều hạn chế, bất cập như tổ chức bộ máy chưa
theo kịp yêu cầu quản lý, công tác đối chiếu thu nộp, công tác kiểm tra chưa
2
được chú trọng, chất lượng cán bộ chưa thực sự tốt... Xuất phát từ vai trò
quan trọng đó nên việc đánh giá đúng thực trạng và tìm ra được những giải
pháp nhằm tăng cường kiểm soát thu BHXH là một vấn đề vô cùng bức thiết,
do vậy tôi chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát thu bảo hiểm xã hội tại Bảo
hiểm xã hội tỉnh Phú Yên” làm luận văn tốt nghiệp cao học của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở lý luận về kiểm soát quản lý, kiểm soát quy trình quản lý
thu BHXH, luận văn nghiên cứu phân tích đánh giá trực trạng việc kiểm soát
thu BHXH tại BHXH tỉnh Phú Yên, qua đó đề ra những giải pháp nhằm tăng
cường công tác kiểm soát thu BHXH, chống thất thu Quỹ BHXH tại BHXH
tỉnh Phú Yên.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu lý luận và thực tiễn về công
tác kiểm soát thu BHXH từ các đơn vị SDLĐ trên địa bàn tỉnh Phú Yên thực
hiện Luật BHXH.
Phạm vi nghiên cứu: Công tác kiểm soát thu BHXH đối với các đơn vị
SDLĐ thực hiện Luật BHXH do BHXH tỉnh Phú Yên trực tiếp quản lý.
4. Phương pháp nghiên cứu
Dựa vào phương pháp chuyên gia trên cơ sở trao đổi với cán bộ kiểm
tra, đối chiếu quản lý hồ sơ thu BHXH kết hợp với các phương pháp cụ thể
như: phương pháp mô tả, phân tích, đối chiếu so sánh và tổng hợp để phân
tích thực trạng việc kiểm soát thu BHXH. Từ đó có thể đưa ra những kết luận
cần thiết từ thực tế, và đề xuất các giải pháp hoàn thiện phù hợp với khả năng
áp dụng tại BHXH tỉnh Phú Yên
5. Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được kết cấu thành 3 chương,
bao gồm :
3
Chương 1: Lý luận chung về kiểm soát thu bảo hiểm xã hội
Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát thu bảo hiểm xã hội tại Bảo
hiểm xã hội tỉnh Phú Yên
Chương 3: Giải pháp tăng cường kiểm soát thu bảo hiểm xã hội tại
Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Yên.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Đã có nhiều công trình nghiên cứu đề cập đến hoạt động BHXH với
nhiều khía cạnh khác nhau ở phạm vi lớn trên quy mô cả nước trước và sau
khi Luật BHXH có hiệu lực từ ngày 01/01/2007. Liên quan đến nội dung
kiểm soát thu BHXH, đã có một số đề tài nghiên cứu sau đây:
Đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại cơ quan bảo hiểm xã
hội thành phố Hồ Chí Minh”, Nguyễn Thanh Huyền (2005). Đây là đề tài
nghiên cứu về lĩnh vực kiểm soát nội bộ, nghiên cứu này nhằm để ứng dụng
vào hoạt động quản lý tại đơn vị hành chính sự nghiệp, mục đích chính là: Hệ
thống hóa các lý luận cơ bản về KSNB trong đơn vị hành chính sự nghiệp, một
vấn đề còn ít được đề cập đến trong hoạt động quản lý tại Việt Nam, đồng thời
xem xét các yêu cầu của KSNB đối với hoạt động BHXH; Đề tài đã thực hiện
khảo sát, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại Cơ quan BHXH Thành phố Hồ
Chí Minh. Đặc biệt đối với hoạt động thu và chi BHXH tại Cơ quan BHXH
Thành phố Hồ Chí Minh
Trên cơ sở phân tích các ưu, nhược điểm nghiên cứu tác giả đề tài đã đề
xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB đối với hoạt động BHXH tại Cơ
quan BHXH Thành phố Hồ Chí Minh.
· Đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại cơ quan bảo hiểm
xã hội tỉnh Phú Thọ”, Nguyễn Thị Phương Liên (2011). Đây cũng là đề tài
nghiên cứu về lĩnh vực kiểm soát nội bộ, đề tài này hệ thống hoá lý luận và
thực tiễn về BHXH, KSNB; hoàn thiện hệ thống KSNB, triển khai thực hiện tại
4
BHXH tỉnh Phú Thọ nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan BHXH
tỉnh; hệ thống hoá cơ sở lý luận và thực tiễn về hệ thống KSNB ở các đơn vị sự
nghiệp nói chung và tại BHXH tỉnh Phú Thọ nói riêng; đánh giá thực trạng về hệ
thống KSNB tại cơ quan BHXH tỉnh Phú Thọ, những kết quả đạt được và những
hạn chế trong thực thi nhiệm vụ; hoàn thiện nội dung KSNB và đề xuất biện pháp
triển khai thực hiện hệ thống KSNB nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của cơ
quan BHXH tỉnh Phú Thọ.
· Đề tài “Thực trạng công tác quản lý thu bảo hiểm xã hội tại thành
phố Hồ Chí Minh và những vấn đề cần hoàn thiện”, Đỗ Quang Khánh (2002).
Đề tài đã giới thiệu đặc điểm kinh tế-xã hội của thành phố Hồ Chí Minh và cơ
sở pháp lý để thực hiện công tác thu BHXH. Đánh giá thực trạng công tác
quản lý thu BHXH ở thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1996-2001. Đề xuất
các giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu BHXH ở thành
phố Hồ Chí Minh.
· Đề tài “Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao chất
lượng kiểm soát nội bộ tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Kiên Giang”, Nguyễn Công
Chánh (2010). Đề tài đi sâu nghiên cứu các hoạt động kiểm soát nội bộ trong
quản lý nghiệp vụ thu chi BHXH nhằm mục tiêu đẩy mạnh ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản lý và kiểm soát các hoạt động thu, chi của BHXH tỉnh Kiên
Giang, nhằm hệ thống hóa lý luận cơ bản về vai trò của công nghệ thông tin trong
hoạt động kiểm soát nội bộ, quản lý quỹ BHXH; đánh giá thực trạng hoạt động
kiểm soát nội bộ tại cơ quan BHXH tỉnh Kiên Giang trên địa bàn tỉnh Kiên Giang;
đưa ra mô hình ứng dụng công nghệ thông tin đối với các hoạt động kiểm soát nội
bộ của hệ thống BHXH trên địa bàn tỉnh Kiên Giang.
Đề tài “Hoàn thiện công tác quản lý thu bảo hiểm xã hội khu vực kinh
tế tư nhân trên địa bàn tỉnh Gia Lai”, Trần Ngọc Tuấn (2012). Đề tài hệ
thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về BHXH để xác định rõ chức năng,
5
nhiệm vụ của hệ thống BHXH, chỉ ra được phương hướng và nhiệm vụ công
tác quản lý thu BHXH khu vực kinh tế tư nhân trong thời gian tới; Phân tích,
đánh giá được thực trạng công tác quản lý thu BHXH khu vực KTTN trên địa
bàn tỉnh Gia Lai trong những năm qua; những khó khăn vướng mắc trong quá
trình thực hiện thu BHXH khu vực KTTN; Xác định các yếu tố tác động đến
việc thu BHXH khu vực KTTN trên địa bàn tỉnh Gia Lai. Từ đó, tác giả đã đề
xuất phương hướng và các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý hoạt
động thu BHXH khu vực KTTN trên địa bàn tỉnh Gia Lai.
Các công trình nghiên cứu trên có mục đích, đối tượng, phạm vi nghiên
cứu, cách tiếp cận khác nhau, nhưng chủ yếu nghiên cứu về công tác thu BHXH
và công tác kiểm soát nội bộ BHXH. Tuy nhiên, chưa có công trình nào nghiên
cứu một cách hệ thống và trực tiếp về công tác kiểm soát thu BHXH ở Việt Nam,
do vậy hướng đề tài tác giả lựa chọn sẽ làm rõ hơn vấn đề kiểm soát thu
BHXH.
Đề tài nghiên cứu “Tăng cường kiểm soát thu bảo hiểm xã hội tại
Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Yên” của tác giả đi sâu vào việc nghiên cứu và
phân tích các vấn đề liên quan đến việc tăng cường công tác kiểm soát thu
BHXH dựa trên các quy định về quản lý thu BHXH, phân tích thực trạng
công tác đối chiếu, kiểm tra và các quy định khác có liên quan đến công tác
kiểm soát thu BHXH, những nhân tố tác động đến công tác kiểm soát thu
BHXH trên địa bàn tỉnh Phú Yên và trên cơ sở lý luận khoa học và thực tiễn
đề tài sẽ xây dựng các giải pháp để tăng cường kiểm soát thu BHXH trên địa
bàn tỉnh Phú Yên.
6
CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT THU
BẢO HIỂM XÃ HỘI
1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT
1.1.1. Khái niệm về kiểm soát quản lý
Kiểm soát, có thể xem xét trên các góc độ khác nhau: Theo Từ điển
Tiếng Việt do Viện Ngôn ngữ học biên soạn thì kiểm soát là “xem xét để phát
hiện, ngăn chặn những gì trái với quy định” [5, tr.523]; Theo Đại từ điển Tiếng
Việt do Trung tâm Ngôn ngữ và Văn hoá Việt Nam biên soạn, thì kiểm soát là
“kiểm tra, xem xét, nhằm ngăn ngừa những sai phạm các quy định” [14,
tr.386]; Theo Từ điển Luật học và Từ điển Giải thích thuật ngữ Hành chính thì
kiểm soát (Ph. Contrôle) là “xem xét để phát hiện, ngăn ngừa kịp thời việc làm
sai trái với thoả thuận, với quy định” [2, tr.264], “Kiểm soát thường do các cơ
quan quản lý nhà nước có thẩm quyền bố trí việc tiến hành các địa điểm dễ xảy
ra vi phạm, hoặc ở một khâu trong quá trình hoạt động của các đối tượng cần
kiểm soát” [3, tr.369].
Kiểm soát gắn liền với hoạt động quản lý, ở đâu có quản lý thì ở đó có
kiểm soát. Kiểm soát không tự nhiên tồn tại mà nảy sinh và phát triển từ chính
nhu cầu quản lý và phục vụ quản lý.
Quá trình kiểm soát là cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của
con người, bên trong tổ chức cũng như toàn bộ xã hội. Kiểm soát là một chức
năng của quản lý, do vậy để hiểu được khái niệm về kiểm soát, chúng ta cần
phải tìm hiểu về kiểm soát trong quản lý là gì và trong đó hoạt động quản lý
nói chung và quản lý của Nhà nước nói riêng được thể hiện như thế nào.
Quản lý là một quá trình công việc bao gồm hướng dẫn một nhóm, một tổ
chức hoàn thành một mục tiêu xác định. Quản lý không chỉ bảo đảm cho mọi
7
hoạt động của tổ chức được tiến hành với hiệu suất cao mà còn đảm bảo cho
các đối tượng đó theo hướng các mục tiêu đề ra, theo chức năng được quy định
và nhiệm vụ được giao. Như vậy, có thể hiểu quản lý là một quá trình định
hướng và tổ chức thực hiện các hướng dẫn đã định trên cơ sở những nguồn
lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
Quá trình quản lý từ việc lập kế hoạch và xây dựng các mục tiêu có liên
quan. Để đảm bảo các hoạt động, hành động mong muốn và ngăn ngừa những
hành động không mong muốn thì việc kiểm soát là một chức năng không thể
thiếu. Do vậy, kiểm soát không thể tồn tại nếu chúng ta không có các mục
tiêu, chức năng kiểm soát tồn tại như một “khâu” độc lập của quá trình quản lý
nhưng đồng thời lại là một bộ phận chủ yếu của quá trình đó, chức năng này
được thể hiện khác nhau tuỳ thuộc vào cơ chế kinh tế, cấp quản lý và loại hình
cụ thể.
Kiểm soát có thể hiểu là cách thức để nắm lấy và điều hành đối tượng
hoặc khách thể quản lý. Với ý nghĩa đó, kiểm soát có thể hiểu theo nhiều
cách: cấp trên kiểm soát cấp dưới thông qua chính sách hoặc các biện pháp cụ
thể; đơn vị kiểm soát đơn vị khác thông qua chi phối đáng kể quyền sở hữu và
lợi ích tương ứng; nội bộ đơn vị kiểm soát lẫn nhau thông qua quy chế và các
thủ tục quản lý. Vậy “kiểm soát là công việc nhằm soát xét lại những quy định,
những quá trình thực thi các quyết định quản lý được thể hiện trên các nghiệp
vụ, những thao tác cụ thể nhằm nắm bắt và điều hành được những nghiệp vụ
đó” [7, tr.4].
1.1.2. Bản chất, vai trò của kiểm soát
a. Bản chất của kiểm soát: là việc thiết lập mục tiêu cần đạt đến, xây
dựng các hoạt động và thủ tục để nắm bắt và điều hành hoạt động của đơn vị
nhằm đảm bảo thực hiện được mục tiêu đã định.
b. Vai trò của kiểm soát: là giúp nhà lãnh đạo xem xét hoạt động của
8
đơn vị trong quá trình quản lý của mình có những vấn đề gì cần phải giải quyết
và tìm những biện pháp điều chỉnh phù hợp, kịp thời.
1.1.3. Phân loại hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát có thể được phân chia thành nhiều loại khác nhau,
tuỳ theo các tiêu thức khác nhau mà chúng có thể phân loại các hoạt động
kiểm soát, cụ thể:
a. Căn cứ theo nội dung của kiểm soát: kiểm soát hành chính và kiểm
soát kế toán
- Kiểm soát hành chính: là tập trung vào các thể thức kiểm tra, nhằm
đảm bảo cho việc điều hành công tác ở đơn vị có nề nếp, nghiêm minh và
hiệu quả. Các thao tác kiểm soát hành chính được thực hiện trên các lĩnh vực tổ
chức và hành chính ở mọi cấp độ như: tuyển chọn nhân viên, xây dựng tác
phong, quy trình làm việc, tổ chức thực hiện các công việc cùng với các thao
tác kiểm soát quá trình chấp hành và mệnh lệnh ở đơn vị.
- Kiểm soát kế toán: kiểm soát thực hiện mục tiêu bảo vệ tài sản và đảm
bảo độ tin cậy của sổ sách tài chính kế toán, kiểm soát phải đảm bảo:
+ Các nghiệp vụ được tiến hành theo sự chỉ đạo chung hoặc cụ thể của
quản lý.
+ Các nghiệp vụ ghi sổ là cần thiết để chuẩn bị các báo cáo tài chính
đúng theo quy định và duy trì khả năng hạch toán của tài sản.
+ Các hoạt động đều được ghi nhận vào các thời điểm thích hợp, giúp
cho việc thiết lập thông tin kinh tế tài chính phù hợp với các chuẩn mực kế
toán, thể hiện chính xác, toàn diện nguồn lực hiện có của đơn vị và phải có sự
điều chỉnh khi có những chênh lệch.
+ Cung cấp căn cứ đề ra quyết định xử lý sai lệch, rủi ro có thể gặp
phải.
Như vậy kiểm soát kế toán chỉ quan tâm đến hoạt động tài chính của
9
đơn vị được phản ánh trên các tài liệu kế toán. Trong khi đó kiểm soát quản lý
yêu cầu một phạm vi rộng hơn của các đối tượng kiểm soát theo mục tiêu
quản lý của toàn bộ tổ chức. Tuy nhiên kiểm soát kế toán lại có vai trò là cơ sở
cho kiểm soát quản lý. Các chứng từ kế toán không chỉ là thông tin mà còn là
minh chứng pháp lý cho sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế. Từ đó kiểm soát
kế toán có thể hình thành phương pháp tự kiểm soát: đối ứng tài khoản không
chỉ là phương pháp phân loại, phản ánh sự vận động của tài sản mà còn là
phương pháp kiểm tra những quan hệ cân đối cụ thể; tổng hợp - cân đối kế toán
không chỉ cung cấp những thông tin tổng hợp mà còn là phương pháp kiểm tra
kết quả cân đối tổng quát trong thông tin kế toán.
b. Căn cứ vào mục tiêu kiểm soát: kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát
hiện và kiểm soát điều chỉnh
- Kiểm soát ngăn ngừa: là việc kiểm soát tập trung vào việc ngăn chặn
các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm. Kiểm soát này thường
được thực hiện trước khi nghiệp vụ xảy ra và thực hiện ngay trong công việc
hàng ngày của nhân viên theo chức năng: phân chia trách nhiệm, giám sát,
kiểm tra tính hợp lý, sự đầy đủ và chính xác.
- Kiểm soát phát hiện: là kiểm soát tập trung vào việc phát hiện các
gian lận, sai sót, sai lầm và rủi ro trong quá trình tác nghiệp một cách
nhanh chóng, giúp các cấp lãnh đạo có những quyết định xử lý kịp thời,
hạn chế tới mức thấp nhất những thiệt hại có thể xảy ra. Kiểm soát phát
hiện và kiểm soát ngăn ngừa có quan hệ bổ sung cho nhau trong việc thực
hiện các mục tiêu kiểm soát, do kiểm soát phát hiện thường được thực hiện
sau khi quá trình tác nghiệp đã xảy ra giúp cho việc phát hiện các sai phạm
“lọt lưới” kiểm soát phòng ngừa. Một ý nghĩa quan trọng của kiểm soát
phát hiện là sự “răn đe” làm tăng trách nhiệm của nhân viên trong quá trình
thực hiện kiểm soát phòng ngừa.
10
- Kiểm soát điều chỉnh: hướng tới việc cung cấp những thông tin cần
thiết cho việc ra quyết định điều chỉnh các sai sót bị phát hiện.
c. Căn cứ vào thời điểm thực hiện trong quá trình tác nghiệp: kiểm
soát trước, kiểm soát hiện hành và kiểm soát sau.
- Kiểm soát trước hay còn gọi là kiểm soát lường trước, kiểm soát
hướng về tương lai. Mục đích của kiểm soát này là nhằm khắc phục độ trễ
thời gian trong kiểm soát thực hiện, nó tiên liệu những diễn biến có thể xảy ra
trong quá trình tác nghiệp, đề phòng những rủi ro và các khó khăn tiềm ẩn.
Hoạt động kiểm soát này đặc biệt quan trọng, tuy nhiên nó chưa phổ biến về
mặt kỹ thuật và còn rất hạn chế do nhu cầu về con người thực hiện kiểm soát
phải là những người thực sự có trình độ và có nhiều kinh nghiệm thực tế để có
thể tiên liệu trước những rủi ro có thể xảy ra, mặt khác chi phí cho hoạt động
này khá lớn.
- Kiểm soát hiện hành hay còn gọi là kiểm soát tác nghiệp là hoạt động
kiểm soát được tiến hành ngay trong quá trình tác nghiệp nhằm ngăn ngừa,
phát hiện kịp thời những sai lầm có thể xảy ra trong quá trình thực hiện các
thao tác tác nghiệp. Do vậy nếu làm tốt công tác kiểm soát tác nghiệp thì mức độ
rủi ro trong quá trình tác nghiệp sẽ giảm đi, đảm bảo được hiệu quả công việc
ở mức tốt nhất.
- Kiểm soát sau khi tác nghiệp hay còn gọi là kiểm soát thông tin phản
hồi (còn gọi là kiểm soát thông tin trở về trước) là hoạt động kiểm soát thông
dụng nhất hiện nay. Mặc dù bị độ trễ thời gian song bù lại kiểm soát sau khi
tác nghiệp lại có đầy đủ căn cứ để đánh giá, đo lường kết quả tác nghiệp.
1.1.4. Quy trình kiểm soát
Trình tự của quy trình kiểm soát thể hiện theo sơ đồ
11
Xác định mục tiêu kiểm soát
(tổng hợp và chi tiết)
Phân
tích
nguyên
nhân
chênh
lệch và
điều
chỉnh
Xây dựng tiêu chuẩn kiểm
soát
Đo lường kết quả thực hiện
Sai
So sánh kết quả với tiêu
chuẩn
Đánh giá lại kết quả, đưa ra
hành động quản lý tiếp theo
Hình 1.1: Sơ đồ Trình tự của quy trình kiểm soát
- Xác định mục tiêu kiểm soát: Triển khai các mục tiêu kiểm soát cần
đạt được
- Xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát: Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn dựa
trên cơ sở của những mục tiêu quản lý
- Đo lường các kết quả thực hiện theo những mục tiêu đã được xây
dựng để có cơ sở đúng đắn so sánh và phân tích những gì đã thực hiện và có
hành động quản lý phù hợp;
- So sánh kết quả với tiêu chuẩn: So sánh thành tích cụ thể với các mục
tiêu;
- Phân tích nguyên nhân chênh lệch để tính toán mức độ ảnh hưởng của
mỗi nhân tố. Cần phải xác định nguyên nhân trực tiếp và những nguyên nhân cơ
bản, xác định ảnh hưởng cụ thể của những nhân tố cá biệt quan trọng. Đây là
bước chủ yếu đã sử dụng những kết quả miêu tả trong 3 bước trước:
- Xác định hành động quản lý thích hợp;
12
- Triển khai và đảm bảo hành động được thực hiện như mong muốn;
- Tiếp tục đánh giá lại: là bước cuối cùng của quá trình kiểm soát, đây
chính là kiểm tra tiếp sự đúng đắn của việc xác định hành động cần thiết trước
đây và cách thức tiến hành những hành động đó. Bước này làm rõ sự liên kết
giữa chu kỳ kiểm soát trước với chu kỳ kiểm soát sau, xác định hành động quản
lý tiếp đó. Việc đánh giá sau là một hành động tiếp tục phản ánh những điều
kiện thay đổi, để có thêm kinh nghiệm và biết rõ hơn tất cả các nhân tố.
1.1.5. Mối quan hệ giữa kiểm soát và quá trình quản lý tổng thể:
Mối quan hệ giữa kiểm soát và quản lý tại sơ đồ
Lập kế hoạch
Đánh giá kiểm soát
thực hiện kế hoạch
Ra
quyết
định
Tổ chức
thực hiện
Điều hành hoạt
động, kiểm soát
Hình 1.2: Sơ đồ Mối quan hệ giữa kiểm soát và quản lý
Như đã đề cập ở trên, chức năng kiểm soát chủ yếu là xem xét tính hiệu
quả của các hành động thực hiện mà nhờ đó các chiến lược được chuyển
thành hành động để đạt các mục tiêu và kết quả đã đặt ra. Hệ thống tiêu chuẩn
pháp lý và kỹ thuật của hoạt động kiểm soát, đó là những chuẩn mực mà người ta
dùng để đối chiếu, xem xét kết quả hay quá trình tác nghiệp. Để đánh giá, đo
lường mức độ thực hiện công việc, người ta thiết lập nhiều dạng tiêu chuẩn
khác nhau như căn cứ vào chất lượng và số lượng công việc, căn cứ vào đánh
13
giá của các chuyên gia hay của các cơ quan thanh tra, kiểm tra, cho phép phát
hiện sớm những sai lệch trong quá trình tác nghiệp, từ đó có thể kịp thời đưa ra
những biện pháp chấn chỉnh thích hợp nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra.
Dưới giác độ thông tin, kiểm soát là hệ thống phản hồi các thông tin
đánh giá kết quả của quá trình thực thi nhiệm vụ đã đề ra với những người
điều hành, để nhà điều hành có các điều chỉnh cần thiết cho quá trình tác
nghiệp, tuân thủ theo ý chỉ của mình hay mục tiêu của hệ thống. Tuy nhiên
việc phản hồi này thực sự có hiệu quả hay không, nhiều khi còn phụ thuộc
vào thời gian mà các thông tin này tới được nhà quản lý và điều hành.
Trong hoạt động của một đơn vị nói riêng hay hoạt động của Nhà nước
nói chung, kiểm soát được thực hiện ở mọi nơi, mọi lúc, mọi cấp, mọi ngành,
mọi cá nhân. Mặc dù quy mô và kỹ thuật kiểm soát phụ thuộc vào từng hoạt
động, từng con người cụ thể, song các hoạt động này đều có quan hệ hữu cơ
và hỗ trợ lẫn nhau, làm tiền đề cho nhau đạt mục đích đề ra. Kiểm soát trước
hết là thông qua việc đối chiếu với hệ thống quy phạm tiêu chuẩn tác nghiệp,
tiến đến là quy trình tác nghiệp, đánh giá mức độ khả thi của tác vụ; thứ hai là
sự kiểm soát của các chức danh có nhiệm vụ kiểm soát trên một công đoạn nào
đó của dây chuyền tác nghiệp.
1.1.6. Hệ thống kiểm soát trong tổ chức
a. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, chi phối
ý thức về kiểm soát của mọi thành viên trong tổ chức và là nền tảng của các bộ
phận khác trong hoạt động của tổ chức.
· Môi trường bên trong
Môi trường bên trong gồm các nhân tố trong nội bộ của tổ chức, có tác
động đến việc thiết kế, hoạt động, sự hữu hiệu của các chính sách và thủ tục
kiểm soát của tổ chức đó. Môi trường bên trong bao gồm:
14
- Quan điểm của nhà quản lý: Bộ phận quản lý là người điều hành toàn
bộ hoạt động của tổ chức, quyết định và điều hành toàn bộ hoạt động trong tổ
chức.
- Cơ cấu tổ chức: tạo ra khuôn mẫu cho việc lập kế hoạch, thực hiện,
kiểm soát và giám sát hoạt động.
- Chính sách nhân sự: đội ngũ nhân sự là nhân tố quan trọng trong môi
trường kiểm soát và là chủ thể thực hiện trực tiếp các thủ tục kiểm soát trong
hoạt động của tổ chức.
- Kế hoạch: việc lập kế hoạch khi được tiến hành nghiêm túc và khoa
học sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu.
- Phân định quyền hạn và trách nhiệm: xác lập quyền hạn và trách
nhiệm cho các cấp quản lý, thiết lập các chính sách thích hợp để tạo ra cơ sở
và mối quan hệ cho các báo cáo và công tác kiểm soát.
· Môi trường bên ngoài
Các nhân tố của môi trường bên ngoài là các nhân tố không nằm trong
tầm kiểm soát của nhà quản lý nhưng lại ảnh hưởng và tác động đến thái độ,
sự thiết lập và thực hiện các thủ tục trong hoạt động kiểm soát của tổ chức.
Các nhân tố của môi trường bên ngoài gồm:
- Hệ thống luật pháp gồm các văn bản, quy định của Nhà nước và của
Ngành đối với hoạt động của tổ chức như luật, các thay đổi của chế độ kế
toán…
- Sự kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan chức năng như cơ quan Lao
động Thương binh và xã hội, Chi cục thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra…
b. Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán trong một tổ chức gồm có đầu vào là các sự
kiện kinh tế được thể hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra là các báo
cáo kế toán. Thông tin kế toán phải bảo đảm được kiểm soát chặt chẽ hệ thống
15
chứng từ sổ sách và kiểm soát sự phê chuẩn đối với các nghiệp vụ. Quá trình
của hệ thống là sự thu thập, ghi nhận, phân loại, tính toán, ghi chép và tổng
hợp báo cáo những nghiệp vụ kinh tế, tài chính của tổ chức đó, bảo đảm chức
năng thông tin cho hoạt động quản lý và còn kiểm soát nhiều mặt hoạt động
khác của đơn vị.
Hệ thống thông tin kế toán phải đạt được các mục tiêu chủ yếu sau:
- Xác định, ghi chép những nghiệp vụ đã xảy ra là có thật, đúng thời
gian
- Diễn giải nghiệp vụ chi tiết, đầy đủ, phân loại nghiệp vụ đúng đắn
- Đo lường để ghi chép đúng giá trị của các nghiệp vụ
- Trình bày đúng, đầy đủ thông tin cần thiết trên các báo cáo tài chính
Để mục tiêu này đạt được khi thực hiện tốt các khâu sau: Hệ thống
chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản, hệ thống báo cáo tài chính.
c. Hoạt động kiểm soát
· Các nguyên tắc kiểm soát
- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: trách nhiệm và công việc cần
được phân chia cụ thể cho các bộ phận, cho từng cá nhân trong tổ chức, bộ
phận. Sự phân nhiệm tạo ra sự chuyên môn hóa trong công việc, giúp dễ dàng
phát hiện sai sót và thực hiện kiểm tra chéo.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: qui định sự tách biệt về trách nhiệm trong
các nghiệp vụ liên quan để ngăn ngừa hành vi sai phạm và lạm dụng quyền
hạn.
- Nguyên tắc ủy quyền và phê duyệt: nhà lãnh đạo ủy quyền cho cấp
dưới được phép phê duyệt và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất
định.
· Các thủ tục kiểm soát
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: mục đích của việc phân chia trách
