THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành được bài tiểu luận này tôi xin gửi lời cảm ơn đến giảng
viên bộ môn đã chỉ dẫn tôi để tôi có thể hoàn thành được bài tiểu luận này.
Trong quá trình làm bài mặc dù cá nhân tôi đã cố gắng song không thể
tránh khỏi những sai xót, tôi mong nhận được sự chỉ dạy và ý kiến đóng góp
từ quý thầy cô để bài làm của tôi được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện đề tài: “Thực trạng về tổ chức và hoạt động của văn phòng
tại Công ty cổ phần Hiền Đức”. Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên
cứu của tôi trong thời gian qua.Tôi xin chịu trách nhiệm nếu có sự không
trung thực, bất kỳ sự gian lận trong bài viết của tôi, tôi xin chịu trách nhiệm
với lời cam đoan của mình.


DANH MỤC VIẾT TẮT
TỪ VIẾT TẮT

NỘI DUNG

CVP

Chánh văn phòng

TGĐ

Tổng giám đốc

HĐQT

Hội đồng quản trị

CNV

Công nhân viên

TSCĐ

Tài sản cố định

CTVP

Công tác văn phòng

CNTT

Công nghệ thông tin


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN .....................................................................................................................................
LỜI CAM ĐOAN ...............................................................................................................................
DANH MỤC VIẾT TẮT ...................................................................................................................
PHẦN I. MỞ ĐẦU ........................................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài .................................................................................................................. 1
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ....................................................................................... 1
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ...................................................................................... 1
4. Cấu trúc đề bài ..................................................................................................................... 2
PHẦN II. NỘI DUNG ...................................................................................................................... 3

Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC ............................... 3
1.1. Tổng quan về Công ty cổ phần Hiền Đức ........................................................................... 3
1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty CP Hiền Đức .......................................................................... 3
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ........................................................................................ 4
1.3.1. Chức năng ....................................................................................................................... 4
1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ................................................................................................. 4
1.3.3. Phòng Hành chính – Nhân sự........................................................................................ 5
Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY
CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC .................................................................................................................... 8
2.1. Cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động của văn phòng doanh nghiệp ............................... 8
2.1.1. Khái niệm về văn phòng doanh nghiệp ........................................................................ 8
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ................................................................................. 9
2.1.3. Cơ cấu tổ chức .............................................................................................................. 13
2.1.4. Nguyên tắc hoạt động của văn phòng doanh nghiệp................................................. 15
2.2. Thực trạng cơ cấu tổ chức Văn phòng tại Công ty cổ phần Hiền Đức ........................... 16
2.2.1. Kết cấu của bộ máy văn phòng tại Công ty cổ phần Hiền Đức ................................ 16
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng tại Công ty cổ phần Hiền Đức ...................... 17
2.3. Hoạt động của Văn phòng Công ty cổ phần Hiền Đức .................................................... 19
2.3.1. Công tác quản lý nhân sự ............................................................................................ 19
2.3.2. Tổng hợp, Thu thập xử lý thông tin ........................................................................... 21
2.3.3. Công tác lễ tân .............................................................................................................. 22
2.3.4. Công tác kế toán, tài chính .......................................................................................... 22
2.3.5. Công tác hậu cần, quản trị thiết bị và cơ sở vật chất ................................................ 23
2.4.Nhận xét, đánh giá ............................................................................................................... 24
2.4.1.Ưu điểm .......................................................................................................................... 24
2.4.2.Nhược điểm .................................................................................................................... 24
2.4.3.Nguyên nhân .................................................................................................................. 25
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ VỀ VIỆC TỔ CHỨC VÀ
HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC.................................... 26
3.1.Nâng cao nhận thức cho lãnh đạo và nhân viên văn phòng doanh nghiệp ..................... 26

3.2. Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ văn phòng vào nhân
sự.................................................................................................................................................. 27
3.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng .............................................. 28
KẾT LUẬN ..................................................................................................................................... 30
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................................. 31
PHỤ LỤC ........................................................................................................................................ 32


PHẦN I. MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Thời kỳ của sự bùng nổ thông tin và các doanh nghiệp đều rất quan tâm
đến việc thu thập và xửa lý thông tin để có thể đưa ra những quyết định sáng
suốt, kịp thời mang lại hiệu quả cho doang nghiệp và xã hội. Hiện nay người
ta cho rằng yếu tố quyết định đến việc thành bại của một doanh nghiệp bởi lợi
thế về thông tin được coi là quan hệ sống còn với bất kỳ doanh nghiệp nào.
Chúng ta biết rằng hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng có vị
trí đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp.
Mô hình tổ chức của từng loại danh nghiệp giúp cho người đọc hiểu sâu
hơn về tổ chức hoạt động của các loại hình văn phòng doanh nghiệp. Cụ thể
hiểu về các thành viên trong các loại hình doanh nghiệp, vốn, quyền hạn,
nghĩa vụ của mỗi doanh ngiệp. Bên cạnh đó, tìm hiểu về cơ cấu tổ chức và
hoạt động của các doanh nghiệp cũng giúp phần nào cho bạn đọc hiểu rõ hơn
về cơ cấu tổ chức trong nền văn phòng doanh nghiệp.
Vì vậy, tôi đã chọn đề tài “Thực trạng về tổ chức và hoạt động của văn
phòng Công ty cổ phần Hiền Đức” làm đề tài nghiên cứu để hiểu biết sâu
hơn về tổ chức và hoạt động văn phòng của doanh nghiệp đó.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: cơ cấu tổ chức, hoạt động của văn phòng Công
ty cổ phần Hiền Đức.
- Phạm vi nghiên cứu: toàn bộ tổ chức và hoạt động của văn phòng tại

Công ty cổ phần Hiền Đức.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu: đánh giá một cách toàn diện và khách quan về tổ
chức và hoạt động của văn phòng Công ty cổ phần Hiền Đức, từ đó đưa

1


ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả về công tác tổ chức và hoạt
động của Công ty đó.
- Nhiệm vụ nghiên cứu: phân tích làm rõ thực trạng về tổ chức và hoạt
động văn phòng tại Công ty cổ phần Hiền Đức. Đánh giá những hạn
chế, kết quả và rút ra một số nguyên nhân cụ thể, từ đó đưa ra các giải
pháp để nâng cao vai trò về việc tổ chức và hoạt động của văn phòng
tại công ty trong thời gian qua để áp dụng , đổi mới cho tương lai.
4. Cấu trúc đề bài
Cấu trúc của bài tiểu luận gồm 3 phần:
Chương 1: Khái quát chung về Công ty Cổ phần Hiền Đức
Chương 2: Thực trạng về tổ chức và hoạt động của văn phòng tại Công
ty Cổ phần Hiền đức
Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao hiệu quả về việc tổ chức và
hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần Hiền Đức.

2


PHẦN II. NỘI DUNG
Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC
1.1. Tổng quan về Công ty cổ phần Hiền Đức
Tiền thân của Công ty Cổ phần Hiền Đức là công ty Trách nhiệm hữu

hạn Hiền Đức thành lập ngày 01/11/2004, thay đổi đăng ký kinh doanh lần
thứ 4, số đăng ký: 0103017192 cấp ngày 06/10/2009 do phòng đăng ký kinh
doanh – Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội.
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC
Tên giao dịch: Hienduc Corporation
Tên viết tắt: CÔNG TY CP HIỀN ĐỨC
Địa chỉ: 57 Trần Quốc Toản – Hoàn Kiếm – Hà Nội
Điện thoại: 04.394.12357

Fax: 04.394.12359

Email:

Website: www.hienduc.com.vn

Vốn điều lệ: 623.568.000 đồng (Sáu trăm hai mươi ba tỷ năm trăm sáu
mươi tám triệu đồng)
Chủ tịch Hội đồng Quản trị: Bà Lê Thị Thơm
Tổng Giám Đốc: Lê Thị Luận
Phó Tổng Giám đốc: Lê Đình Thuận
Hiện nay Công ty CP Hiền Đức đang ngày càng lớn mạnh và chiếm
lĩnh thị trưởng không chỉ ở Miền Bắc mà còn cả Miền Trung, Miền Nam. Với
đà phát triển như hiện nay trong tương lai không xa công ty CP Hiền Đức còn
có các dự án vượt khỏi quốc gia góp phần không nhỏ cho sự lớn mạnh của đất
nước.
1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty CP Hiền Đức
[Xem Phụ lục 01]

3

1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
1.3.1. Chức năng
Công ty CP Hiền Đức là công ty hoạt động trong rất nhiều lĩnh vực như
xây dựng và kinh doanh bất động sản, khách sạn, nhà hàng, siêu thị, chợ,
trung tâm thương mại, khu vui chơi giải trí, lữ hành, dự án căn hộ cao cấp cho
thuê…
Công ty CP Hiền Đức có tư cách pháp nhân riêng, có tài khoản tại Ngân
hàng Công thương, có con dấu riêng và có trụ sở làm việc chính tại: 57 Trần
Quốc Toản – Hoàn Kiếm – Hà Nội.
1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Công ty CP Hiền Đức với thế mạnh là Xây dựng và Bất động sản hoạt
động khắp cả nước hiện nay công ty đang có những dự án lớn ở Hà Nội,
Thanh Hóa, Bình Thuận, Thành phố Hồ Chí Minh.
Các ngành nghề Kinh doanh chủ yếu bao gồm:
Là một công ty thương mại được hình thành và phát triển từ năm 2004,
Công ty cổ phần Hiền Đức đã phát triển các ngành nghề kinh doanh rất đa
dạng bao gồm:
- Thiết kế kiến trúc công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp
- Giám sát thi công xây dựng: loại công trình: dân dụng, hạ tầng kỹ
thuật; Lĩnh vực chuyên môn giám sát: xây dựng – hoàn thiện;
- Xây dựng công trình dân dụng, công trình công nghiệp, cầu đường, khu
du lịch, nhà ở, khu văn hóa, công trình thể thao, công trình thương mại,
công trình thủy lợi, công trình đường ống cấp thoát nước, công trình hạ
tầng kỹ thuật, hạng mục công trình;
- Đổ và hoàn thiện bê tông;
- Dựng, lắp kết cấu thép và bê tông đúc sẵn;
- Thi công, xử lý kết cấu gạch đá;

4

- Trang trí nội, ngoại thất công trình;
- Kinh doanh vật liệu xây dựng, ô tô, xe máy, máy móc thiết bị trong
ngành xây dựng, công nghiệp, đồ thủ công mỹ nghệ, may mặc, giày
dép, đồ nội thất, thủy hải sản;
- Sản xuất giường tủ, bàn ghế;
- Sản xuất các sản phẩm từ gỗ, tre, nứa, rơm rạ, vật liệu bện tết;
- Sản xuất sợi, dệt vải, hàng đan, móc và hoàn thiện các sản phẩm dệt;
- Lữ hàng nội địa, lữ hành quốc tế và các dịch vụ phục vụ khách du lịch
(không bao gồm kinh doanh quán Bar, phòng hát karaoke, vũ trường);
- Kinh doanh khách sạn, nhà hàng, nhà nghỉ, nhà khách, biệt thự, căn hộ,
khu vui chơi giải trí, chợ, siêu thị, mặt bằng trung tâm thương mại;
- Mua bán đồ dùng cá nhân và gia đình;
- Tư vấn du học;
- Đại lý mua, đại lý bán ký gửi hàng hóa;
- Dịch vụ vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách bằng ô tô;
- Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh;
- Kinh doanh bất động sản;
- Môi giới bất động sản;
- Định giá bất động sản;
- Dịch vụ sàn giao dịch bất động sản.
Trong đó lĩnh vực kinh doanh chủ yếu nhất của Công ty cổ phần Hiền
Đức là kinh doanh bất động sản, bao gồm: mặt bằng kinh doanh tại các trung
tâm thương mại, văn phòng cho thuê, khu du lịch nghỉ dưỡng và căn hộ dịch
vụ cho người nước ngoài thuê.
1.3.3. Phòng Hành chính – Nhân sự
a) Chức năng, nhiệm vụ

5

Hiện nay phòng Hành chính – Nhân sự (HC-NS) của Công ty cổ phần
Hiền Đức gồm: Trưởng phòng HC-NS, nhân viên HC-NS và các bộ phận
giúp việc khác.
- Chức năng của phòng HC-NS có chức năng giúp quản lý của HĐQT,
giúp việc điều hành của TGĐ công ty.
 Chức năng tham mưu, tổng hợp: Đề xuất ý kiến để lãnh đạo cơ quan tổ
chức công việc, điều hành bộ máy thực hiện chức năng nhiệm vụ chung
cơ quan;Thu thập, truyền tải và xử lý thông tin; Phục vụ sự điều hành
của lãnh đạo cơ quan;
 Công tác hậu cần: Tổ chức, sắp xếp bảo đảm điều kiện, vật chất,
phương tiện cho cơ quan như văn phòng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm
việc của cơ quan, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị
các chuyến đi công tác cho lãnh đạo, kinh phí, y tế và mô trường…
- Nhiệm vụ của phòng HC-NS:
 Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của doanh nghiệp. Theo dõi
đôn đốc các đơn vị thuộc Công ty thực hiện chương trình. Sắp xếp lịch
công tác tuần của HĐQT và TGĐ công ty;
 Lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực đình kỳ
năm, quý, tháng;
 Biên tập báo cáo thường kỳ của Công ty và các văn bản khác được
HĐQT và TGĐ giao;
 Tổ chức thu thập, tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục
vụ việc quản lý của HĐQT và TGĐ;
 Bảo đảm tính pháp lý của các văn bản do HĐQTvà TGĐ Công ty ban
hành;
 Xây dựng các quy chế thuộc lĩnh vực công tác văn phòng Công ty;
 Tổ chức việc chuẩn bị nội dung tài liệu cho các cuộc hội họp, chuyến đi
6

công tác của lãnh đạo của Công ty với cấp trên và cơ quan, đoàn thể, cá
nhân trong, ngoài Công ty. Tổ chức ghi biên bản các cuộc làm việc đó;
 Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích
thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao
động.
 Tổ chức và trực tiếp thực hiện công tác bảo vệ tại cơ quan Công ty;
 Đảm bảo cơ sở vật chất cho HĐQT, TGĐ và công ty;
 Quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí thuộc Văn phòng Công ty;
 Tổ chức công tác thi đua khen thưởng.
 Tiểu kết
Giới thiệu khái quát về sự hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức và
chức năng, nhiệm vụ của Công ty cổ phần Hiền Đức và phòng HCNS. Đồng
thời đề cập đến các sản phẩm, dịch vụ đang được cung cấp tại công ty. Việc
tìm hiểu các thông tin cơ bản cũng như các quy định làm việc tại công ty giúp
tôi hiểu được phần nào về tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty hơn.

7


Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC
2.1. Cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động của văn phòng doanh nghiệp
2.1.1. Khái niệm về văn phòng doanh nghiệp
Văn phòng (theo Hán – Việt) đều là từ chỉ khu vực hoặc nơi làm việc với
văn bản, giấy tờ, nơi tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý hành chính.
Hiện hay văn phòng( office) là từ phổ biến trên thế giới , được dùng để chỉ
khu vực hoặc bộ phận qiarn lý hành chính của cơ quan tổ chức – doanh
nghiệp.

Văn phòng là nơi hoặc khu vực diễn ra các hoạt động quản lý hành
chính( hoạt động tổ chức, điều hành) của các cơ quan doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp, văn phòng là khu vực khác biệt với khu vực
sản xuất ( nhà máy, công xưởng) và khu vực
Văn phòng là nơi làm việc của bộ máy lãnh đạo, quản lý (Hội đồng quản
trị, Tổng giám đốc, Giám đốc và các nhân viên hành chính), là trụ sở liên lạc
và giao dịch chính thức của doanh nghiệp với các cơ quan đối tác bên ngoài.
Văn phòng là nơi thu thập và xử lý thông tin, là nơi bộ máy lãnh đạo,
bàn thảo và ban hành các quyết định quản lý. Văn phòng cũng là nơi tổ chức
thực hiện và theo dõi , kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện các quyết định
quản lý đã được ban hành. Văn phòng còn là bộ phận tham mưu đắc lực cho
các nhà quản lý, quản trị về những biện pháp để tổ chức, điều hành hoạt động
qua của doanh nghiệp với vị thế đó, văn phòng được coi là “ bộ tổng tham
mưu” là bộ phận “ đầu não” của các doanh nghiệp.
Ngoài ra, còn một số khái niệm khác : Văn phòng là thuật ngữ chỉ về
một khu vực, vị trí văn phòng, toàn nhà mà trong đó mọi người sẽ làm việc
cùng nhau.Ngoài ra những cuộc hội họp, tổ chức của doanh ngiệp, gặp đối tác
cũng có thể tổ chức trong văn phòng.Văn phòng cũng có thể chỉ là một phần
8


của doanh nghiệp, thường gọi là văn phòng đại diện và chi nhánh văn phòng .
Trong văn phòng các nhân viên sẽ tiến hành làm công tác như đối nội, đối
ngoại quản lý khách hàng, ngân sách và nguồn nhân lực.
Chúng ta còn có thể hiểu văn phòng theo một khía cạnh khác. Văn phòng
là phòng làm việc của một cá nhân hoặc tập thể nào đó, được bố trí, sắp xếp
và cung cấp đầy đủ các cơ sở vật chất nhằm phục vụ cho công việc. Có thể đó
là văn phòng của một doanh nghiệp kinh doanh, văn phòng đại diện cơ quan,
đơn vị nhà nước hoặc các tổ chức phi chính phủ.
Các cơ quan, doanh nghiệp thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì

thành lập văn phòng, những cơ quan, doanh nghiệp nhỏ thì có phòng hành
chính.
Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm
giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Văn phòng là một phòng
làm việc cụ thể của lãnh đạo, của những người có chức vụ như Tổng giám
đốc, nghị sĩ… Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức, trong
đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những
công việc liên quan đến công tác văn thư.
Tóm lại, Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ
quan chức năng , phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử
lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về
vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
a) Chức năng
Xuất phát từ quan niệm trên về văn phòng và công tác văn phòng, có thể
thấy văn phòng có các chức năng cơ bản sau:
- Chức năng tham mưu tổng hợp:

9


 Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho lãnh đạo có cơ sở để lựa
chọn quyết định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động của
doanh nghiệp đó.
 Muốn có những quyết định đúng đắn, kịp thời có cơ sở và mang tính
khoa học, người ra quyết dịnh phải nắm được nhiều lĩnh vực. Phải có
mặt ở mọi lúc, mọi nơi… Điều này vượt quá khả năng của một con
người. Vì lý do đó, người lãnh đạo cần ý kiến tham mưu của lực lượng
trợ giúp. Thông thường, theo cơ câu tổ chức trực tuyến – chức năng,
lực lượng trợ giúp về các lĩnh vực chuyên môn nằm ở các phòng ban

chức năng. Văn phòng sẽ giúp lãnh trong việc tổng hợp các ý kiến
chuyên môn đó, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung
nhất nhằm cung cấp cho thủ trướng những thông tin, những phương án
quyết định kịp thời và đúng đắn.
Như vậy, tham mưu và tổng hợp là 2 mặt gắn kết hữu cơ với nhau trong
một chức năng luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó mang tính tham vấn, khách quan,
không bị gò bó, ràng buộc.
- Chức năng giúp việc theo ngành:
Văn phòng là bộ máy trực tiếp giúp cho việc điếu hành quản lý của ban
lãnh đạo doanh nghiệp. Dự án thông qua các công việc cụ thể như xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác ngày, tuần, tháng, quý… và tổ chức triển
khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng cũng là nơi thực hiện các hoạt
động lễ tân; tổ chức các cuộc họp, các hội nghị, các cuộc đàm phán, thảo
luận; tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo; soạn thảo và quản lý các
văn bản…
- Chức năng hậu cần:

10


Hoạt động của các doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện vật chất
như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận cung cấp,
bố trí, quản lý
Các phương tiện, thiết bị, dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng chúng có hiệu
quả. Số lượng, đặc điểm của các phương tiện vật chất đều phụ thuộc vào đặc
điêm và quy mô hoạt dộng của các doanh nghiệp. Phục vụ một cách tiết kiệm
và có hiệu quả là phương châm hoạt động của công tác văn phòng.
 Tóm lại văn phòng là đầu não giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức
năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ. Bổ
sung cho nhau và cùng khẳng định sự cần thiết khách quan của văn phòng với

tư cách một phòng làm việc và công tác văn phòng với tư cách như một loại
hoạt động.
b) Nhiệm vụ, quyền hạn
- Phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng, trình Giám đốc Công ty
phê duyệt chương trình, kế hoạch công tác; Giúp Giám đốc Công ty chỉ
đạo triển khai, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác đã được phê duyệt, đề xuất những điều chỉnh khi cần thiết.
Làm các báo cáo, thống kê theo yêu cầu của Công ty.
- Đầu mối tổ chức và phục vụ các cuộc họp, hội nghị của Ban Giám đốc
Công ty, làm nhiệm vụ thư ký, bao gồm: xây dựng chương trình, kế
hoạch, lịch làm việc; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi
biên bản, dự thảo thông báo kết luận và theo dõi đôn đốc các đơn vị
thực hiện kết luận của cuộc họp do Giám đốc hoặc Phó Giám đốc chủ
trì.
- Giúp Giám đốc quản lý công tác văn thư, lưu trữ. Thực hiện các công
việc hành chính, văn thư, lưu trữ tại Công ty.

11


- Xây dựng, trình Giám đốc phê duyệt chương trình, kế hoạch họat động
truyền thông của Công ty. Tổ chức triển khai thực hiện sau khi được
Giám đốc phê duyệt.
- Chủ trì xây dựng và quản lý Website của Công ty. Thường xuyên cập
nhật, xử lý, biên tập bản tin trang Web; chủ động giới thiệu, quảng bá
hình ảnh và đưa thông tin về hoạt động của Công ty.
- Thực hiện công tác pháp chế của Công ty: Tiếp nhận, kiểm tra về nội
dung, thể thức, thủ tục ban hành các văn bản hành chính và thanh tra
pháp chế.
- Phối hợp với các đơn vị xây dựng, trình Giám đốc Công ty ban hành

quy chế làm việc, quy chế văn hóa công sở, theo dõi đánh giá kết quả
thực hiện tại các đơn vị.
- Thực hiện công tác lễ tân và khánh tiết, đầu mối giao tiếp, sắp xếp lịch
làm việc, tiếp đón khách hàng. Đảm bảo chỗ ăn, ở, phương tiện đi lại
thuận lợi, chu đáo cho khách trong thời gian công tác tại Công ty khi có
yêu cầu và được Giám đốc phê duyệt.
- Phối hợp với Công đoàn Công ty, các đơn vị liên quan và gia đình làm
thủ tục tang lễ khi công chức, viên chức, lao động hợp đồng qua đời và
thực hiện chế độ về việc hiếu, hỷ theo quy định hiện hành.
- Thực hiện cải cách hành chính, triển khai cơ chế hành chính "một cửa",
ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng. Hướng dẫn, bồi
dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn phòng (tổng hợp, văn
thư, lưu trữ, ...) cho viên chức, các đơn vị tổ chức thuộc Công ty.
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo qui
định của pháp luật hiện hành và của Công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Công ty giao.

12


Ngoài những nhiệm vụ cơ bản trên, tùy theo đặc điểm cụ thể mà văn
phòng có thể được giao thêm những nhiệm vụ khác. Ví dụ với văn phòng của
các tập đoàn kinh tế, các tổng công ty, các công ty cổ phần còn phải thực hiện
nhiệm vụ như: công tác kế toán, công tác tài chính, công tác kế hoạch, thống
kê, công tác quản trị nhân sự, quản lý cổ đông…
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn
phòng được bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng.
Cơ cấu của tổ chức văn phòng được thể hiện thông qua sơ đồ cơ cấu tổ
chức. Sơ đồ tổ chức là hình vẽ thể hiện vị trí, mối quan hệ báo cáo và các

kênh thông tin (giao tiếp) chính thức trong tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn
phòng biểu thị mối quan hệ chính thức giữa những người quản lý ở các cấp
với những nhân viên trong tổ chức ở Văn phòng là Chánh Văn phòng hoặc
Trưởng phòng Hành chính với những nhân viên cấp dưới trong bộ phận của
mình.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức định dạng tổ chức và cho biết mối quan hệ báo cáo
và quyền lực trong tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lý, cấp
quyền lực tồn tại trong tổ chức.Các bộ phận chủ yếu trong văn phòng:
Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà cơ
cấu tổ chức văn phòng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, các bộ phận chủ yếu trong cơ
cấu tổ chức văn phòng của một cơ quan thường bao gồm:
 Bộ phận hành chính văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác
tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan.
Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu
quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư.

13


 Bộ phận tổng hợp: Tư vấn cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều
hành hoạt động, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để
báo cáo kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất các phương án giải quyết.
 Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện
vật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng
các phương tiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả.
 Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của
cơ quan. Phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài
liệu theo quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan. Tổ chức hướng
dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận
của cơ quan.

 Bộ phận tổ chức nhân sự ( nếu cơ quan không có bộ phận chuyên
trách): xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như:
tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh
giá lao động, tổ chức công tác khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ sơ nhân
dự.
 Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động của
cơ quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc
các bộ phận chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi
cơ quan.
 Phụ trách văn phòng là Chánh văn phòng. CVP chịu trách nhiệm trước
thủ trưởng cơ quan về điều hành và kết quả hoạt động của văn phòng.
Giúp việc cho CVP là phó chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước
CVP về những việc được phân công và giải quyết một số công việc khi
được sự ủy nhiệm của CVP. Mỗi bộ phận của văn phòng sẽ có một
người phụ trách (Trưởng phòng hoặc tổ trưởng) chịu trách nhiệm trước
CVP về điều hành và kết quả thực hiện các hoạt động của bộ phận đó.
14


2.1.4. Nguyên tắc hoạt động của văn phòng doanh nghiệp
- Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm về toàn bộ các công việc của
Phòng, là người làm việc trực tiếp với Ban Giám đốc, các đoàn thể,
Trưởng, Phó các Phòng/ban trong Công ty và khách hàng bên ngoài
đến làm việc với Phòng. Trong trường hợp cần thiết, CVP uỷ quyền
cho Phó CVP làm việc thay. Khi đó Phó CVP phải chịu trách nhiệm
trước CVP về công việc được giao.
- Nhân viên của Phòng phải xử lý và giải quyết công việc đúng trình tự,
thủ tục, phạm vi trách nhiệm, thẩm quyền. Nhân viên của Phòng không
được cung cấp thông tin ra bên ngoài khi chưa được sự đồng ý của
CVP, nhất là các thông tin về Công ty.

- Mỗi nhân viên của Văn phòng phải hình thành phong cách làm việc
chuyên nghiệp thể hiện trên các mặt: Tinh thần chủ động và trách
nhiệm trước công việc; Nề nếp sinh hoạt công sở; Cách ứng xử, quan
hệ với đồng nghiệp và người đến làm việc; Quy trình giải quyết công
việc và chế độ báo cáo; Chất lượng và hiệu quả thực thi nhiệm vụ được
giao; Không ngừng học tập, rèn luyện nâng cao trình độ chuyên môn
nghiệp vụ.
-

Mọi hồ sơ, văn bản trước khi ra khỏi Phòng phải được CVP xem xét,
phê duyệt. Đối với những hồ sơ, văn bản thuộc lĩnh vực do Phó CVP
phụ trách cũng cần được bàn bạc, trao đổi với CVP để biết và phê
duyệt.

-

Trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc phải bảo đảm tuân
thủ theo đúng quy định của pháp luật, chương trình, kế hoạch, lịch làm
việc và quy định của Công ty, trừ những công việc được yêu cầu giải
quyết ở mức độ “khẩn”, “hỏa tốc”.

15


- CVP là người đại diện cho Phòng phát biểu chính thức tại các cuộc họp
của Công ty về các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của Phòng.
Trong trường hợp cần thiết.
2.2. Thực trạng cơ cấu tổ chức Văn phòng tại Công ty cổ phần Hiền Đức
2.2.1. Kết cấu của bộ máy văn phòng tại Công ty cổ phần Hiền Đức
- Các bộ phận trong văn phòng

Đến năm 2018, tổng số Cán bộ, nhân viên của Văn phòng Công ty cổ
phần Hiền Đức là 30 người, bao gồm:
+ Chánh văn phòng: 01 người;
+ Phó Chánh Văn phòng 03 người;
+ Chuyên viên 07 người: tổng hợp có 03người ; người quản trị 02 nười;
pháp chế 01 người;
+ Cán sự 08 người: hành chính có 05 người; 03 người nhân sự;
+ Hợp đồng 44 có 15 người: quản trị mạng có 02 người; Makerting 08
người; lễ tân 05 người;
+ Kế toán 01 người;
+ Hợp đồng 68 có 05 người: phục vụ có 02; lái xe có 02, bảo vệ có 01.
- Sơ đồ hóa bộ máy văn phòng
Chánh Văn phòng

PCVP

Hành
chính

Nhân
sự

PCVP

Tổng
hợp

Người
quản
trị

16

PCVP

Phá
p
chế

Quản
trị
mạn
g

mak
ertin
g

Lễ
tân

Kế
toá
n


2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng tại Công ty cổ phần Hiền Đức
Chức năng của văn phòng công ty Cổ phần Hiền Đức: tham mưu, giúp
giám đốc công ty quản lý và tổ chức thực hiện công tác hành chính – tổng
hợp, văn thư, lưu trữ, lễ tân khánh tiết và một số công việc đặc thù của Công

ty.
Hoạt động truền thông của Công ty đã triển khai, theo dõi và tổng hợp
kết quả hoạt động của các đơn vị thuộc Công ty cổ phần theo chương trình, kế
hoạch đã công tác.Văn phòng của công ty có chức năng tổng hợp, giúp việc
cho ban lãnh đạo trong hoạt động quản lý, điều hành công việc.
Nhiệm vụ Văn phòng Công ty cổ phần Hiền Đức:
Tổng hợp chương trình công tác cho cơ quan, đơn vị. Mỗi cơ quan, đơn
vị, dự án có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác xây dựng. Song muốn đạt
dược mục tiêu chung thì các kế hoạch đó phải được kết nối thành hệ thống kế
hoạch hoàn chỉnh, ăn khớp và hỗ trợ cho nhau. Văn phòng là đơn vị tổng hợp
kế hoạch tổng thể của cơ quan, đơn vị và đôn đốc các bộ phận khác thực hiện.
Mặt khác, văn phòng có nhiệm vụ trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác trong quý, tháng, tuần… của ban lãnh đạo giúp lãnh đạo triển khai,
thực hiện các kế hoạch đó.
Thu thập xử lý thông tin. Thông tin là căn cứ để thủ trưởng, lãnh đạo đưa
ra quyết định kịp thời và đúng đắn. Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều
nguồn khác nhau. Nhiều khi khối lượng thông tin rất lớn, phức tạp, đa dạng,
đa chiều. Việc thu thập và xử lý lượng thông tin này cần phải có bộ phận trợ
giúp, đó chính là văn phòng. Các thông tin, công văn, giấy tờ đi và đến đều
được văn phòng thu thập, xử lý. Phân loại theo những kênh thích hợp để sau
đó chuyển phát đi hay lưu trữ. Văn phòng phải tuân theo những quy định
nghiêm ngặt về văn thư, lưu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyến phát

17


thông tin. Thông tin được thu thập đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp
ứng yêu cầu của quán lý là cơ sở để lãnh đạo lựa chọn quvết định quản lý.
- Tư vấn về văn bản
Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền tin, là phương tiện lưu trữ và

truyền đạt các quyết định quản lý. Văn phòng trợ giúp cho thủ trưởng về công
tác soạn thảo văn bản để đảm bảo cho văn bản có đầy đủ nội dung, hình thức
theo yêu cầu; đúng thẩm quyền và đúng trình tự thủ tục theo quy định.
- Truyền đạt và theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý
Văn phòng thông qua việc chuyển phát thông tin, truyền đạt các quyết
định của lãnh đạo. Văn phòng cũng theo dõi việc triển khai thực hiện các
quyết định đó, tổng hợp tình hình hoạt động của các bộ phận để báo cáo lãnh
đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo.
- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp
Văn phòng chịu trách nhiệm trong công tác lễ tân như đón, tiếp khách,
bố trí nơi ăn, chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi,
khánh tiết của cơ quan, đơn vị. Văn phòng tổ chức giao tiếp, đối nội, đối
ngoại, giữ vai trò là cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp
dưới và với nhân dân.
- Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý vật tư, tài sản
Văn phòng là bộ phận bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ
quan, đơn vị thông qua các công việc như lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh
phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các
chi phí văn phòng.
- Tổ chức công tác bảo vệ
Văn phòng có nhiệm vụ tổ chức công tác bảo vệ trật tự, an toàn trong cơ
quan, đơn vị. Ngoài ra, văn phòng có thể phối hợp với Công đoàn chăm lo sức
khỏe, đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho cán bộ công nhân viên.

18


Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của Văn phòng Công ty cổ phần
Hiền Đức. Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động mà
từng Văn phòng và Công ty có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp.

2.3. Hoạt động của Văn phòng Công ty cổ phần Hiền Đức
Chánh văn phòng là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước ban lãnh
đạo của công ty và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của văn phòng.
Phó Chánh văn phòng được Chánh văn phòng phân công theo dõi từng
khối công việc và chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng , trước pháp luật
về các lĩnh vực công việc được phân công phụ trách; khi Chánh văn phòng
vắng mặt một Phó Chánh được Chánh văn phòng ủy nhiệm điều hành các
hoạt động của văn phòng.
- Các nhiệm vụ mà Ban lãnh đạo văn phòng được đảm nhiệm:
- Kiểm tra đôn đốc các nhân viên trong phòng thực hiện tốt các nhiệm vụ
của mình.
- Phân công công việc cụ thể, nhiệm vụ cụ thể thường xuyên và đột xuất
cho nhân viên của phòng thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình.
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và
đột xuất có liên quan đến công tác văn phòng
- Tham gia làm thư ký các hội đồng do công ty thành lập: Tuyển dụng,
nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật
- Đối nội, đối ngoại
- Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty
- Cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo công ty
- Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc công ty.
2.3.1. Công tác quản lý nhân sự
- Nhận bản đăng ký nhận sự, trình ký.

19


-

Lập thông báo tuyển dụng, liên hệ các trung tâm việc làm để thông báo
tuyển dụng, chuyển thông báo tuyển dụng cho thư ký đăng báo.

-

Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, trả hồ sơ không đạt, lên danh sách trình
CVP/Giám Đốc.

- Lập – gửi thư mời test theo yêu cầu CVP, điện thoại báo ứng viên ngày
giờ test, chuẩn bị bài test – phòng test, chuyển bài test cho CVP, lên danh
sách kết quả test, thông báo ứng viên không đạt bằng thư.
-

Lên danh sách phỏng vấn, thông báo ứng viên phòng vấn bằng điện thoại
và thư, tổ chức phỏng vấn (phòng họp, nhắc lại lịch), lên danh sách kết
quả phỏng vấn, thông báo ứng viên không đạt yêu cầu, thông báo ứng
viên đạt yêu cầu và lịch nhận việc, lập giấy nhận việc.

- Chuyển bảng đánh giá ứng viên cho phòng kế toán tính lương, lập bảng
đánh giá ứng viên khi thử việc.
- Quản lý hồ sơ, lý lịch của CNV toàn Công ty: lưu hồ sơ CNV trong file
theo bộ phận. Lập danh sách CNV Công ty theo biểu mẫu, cập nhật định
kỳ hàng tháng.
- Quản lý hồ sơ lý lịch của ứng viên không đạt yêu cầu: lập danh sách ứng
viên không đạt yêu cầu theo biểu mẫu danh sách phỏng vấn của Thủ tục
tuyển dụng, hồ sơ của từng đợt tuyển dụng đối với mỗi loại chức danh
được lưu giữ riêng theo thứ tự trong danh sách.
-

Quản lý hồ sơ CNV nghỉ việc: tất cả CNV nghỉ việc được lưu theo thứ tự

thời gian, CNV nghỉ việc rút lại hồ sơ thì phải photo lưu hồ sơ, lập danh
sách CNV nghỉ việc theo thời gian, danh sách CNV nghỉ việc tương tự
như danh sách CNV hiện thời.

- Quản lý việc đào tạo của công ty: lập kế hoạch, chương trình đào tạo, liên
hệ cơ sở đào tạo, làm thủ tục cho CNV đi đào tạo, lưu bằng cấp – chứng
chỉ đào tạo của CNV, đánh giá kết quả đào tạo, lưu hồ sơ đào tạo.

20


- Quản lý và phân phát các biểu mẫu liên quan đến hành chánh nhân sự: lưu
các biểu mẫu trong máy, in các biểu mẫu và lưu trong bìa còng các biểu
mẫu theo bộ phận, hàng tuần chủ động thông tin cho các bộ phận về tình
hình sử dụng biểu mẫu, hàng tuần đi photo các biểu mẫu theo yêu cầu và
tự làm thủ tục thanh toán.
- Đề xuất các phương án thưởng lễ, tết, trợ cấp...cho người lao động và tổ
chức thực hiện.
- Lập các quyết định điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm….theo yêu cầu của
Trưởng phòng và thực hiện các thủ tục liên quan.
- Thực hiện chấm công cho nhân viên văn phòng lập bảng tổng kết công,
công tăng ca, chuyển cho CNV ký tên, chuyển CVP duyệt, chuyển Kế
toán để tính lương cho nhân viên. Trong quá trình chấm công, phát hiện
nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc đề xuất CVP hướng xử lý.
-

Quản lý nghỉ phép của CNV, cụ thể là: nhận đơn xin nghỉ phép, lưu đơn
xin nghỉ phép, hàng tháng báo cáo các trường hợp CNV nghỉ vô kỷ luật
(không phép) cho CVP

- Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công
2.3.2. Tổng hợp, Thu thập xử lý thông tin
- Theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung trong Công ty;
- Tiếp nhận thông tin, báo cáo của các phòng ban, xưởng sản xuất, cửa
hàng;
- Thực hiện việc tổng hợp báo cáo lãnh đạo;
-

Xây dựng nội dung chương trình-kế hoạch công tác chung của doanh
nghiệp;

- Chuẩn bị nội dung các cuộc họp, hội nghị;
- Rà soát, tham mưu cho lãnh đạo về công tác ban hành văn bản;

21