TÌM HIỂU CÔNG TÁC KIỂM TRA ĐÁNH GIÁ TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI TỔNG CÔNG TY CÀ PHÊ VIỆT NAM
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (941.2 KB, 47 trang )
LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đề tài: “Vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn
phòng doanh nghiệp tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao
thông” đây là công trình nghiên cứu của em trong thời gian qua. Các nội
dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới
bất kỳ hình thức nào trước đây.
Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về
thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này.
Hà Nội, ngày 02 tháng 6 năm 2019
LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những
sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác.
Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay,
em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý thầy cô, gia đình và
bạn bè.Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý thầy cô ở Khoa
Quản trị văn phòng – Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội đã cùng với tri thức và
tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong
suốt thời gian học tập tại trường.
Em xin chân thành cảm ơn Giảng viên đã tận tâm hướng dẫn chúng em
thực hiện bài tiểu luận này. Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình
học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu đề tài mà còn là hành
trang quý báu để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin. Do kiến
thức và thời gian có hạn nên đề tài của em không tránh khỏi được những
thiếu sót, em rất mong nhận đuợc sự đóng góp ý kiến từ phía các thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ........................................................................................................................................................
LỜI CẢM ƠN..............................................................................................................................................................
LỜI MỞ ĐẦU..............................................................................................................................................................
1.
Lý do chọn đề tài ......................................................................................................................................... 1
2.
Lịch sử nghiên cứu ...................................................................................................................................... 2
3.
Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu ........................................................................... 2
4.
Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................................................. 2
5.
Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng.............................................. 3
6.
Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiến .......................................................................................................... 3
7.
Cấu trúc của đề tài ...................................................................................................................................... 3
CHƯƠNG 1. NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP, VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP VÀ
NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG .............................................................................................................................. 4
1.1.Lý luận chung về doanh nghiệp .................................................................................................................... 4
1.1.1.Một số quan điểm về doanh nghiệp ....................................................................................................... 4
1.1.2.Các loại hình doanh nghiệp .................................................................................................................... 4
1.2.Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp .............................................................................................. 7
1.2.1.Khái niệm văn phòng doanh nghiệp ...................................................................................................... 7
1.2.2.Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp ........................................................................ 7
1.3.Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp ...................................................................... 10
1.3.1.Khái niệm nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp.............................................................................. 10
1.3.2.Vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp ............................................................................ 10
1.3.3.Tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng ............................................................................................ 11
CHƯƠNG 2. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY
DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG ................................................................................................................. 14
2.1.Khái quát chung về công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông ..................................... 14
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển .................................................................................................... 14
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ....................................................................................................... 16
2.1.3. Cơ cấu tổ chức ..................................................................................................................................... 17
2.1.4. Khái quát về văn phòng công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông ..................... 17
2.2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và
Giao thông ........................................................................................................................................................... 18
2.2.1. Vai trò lãnh đạo của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp ............................................................ 18
2.2.2. Vai trò thông tin của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp ........................................................... 21
2.2.3. Vai trò đại diện của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp ............................................................. 22
2.2.4. Vai trò liên kết của nhà quản trị văn phòng ...................................................................................... 24
2.3. Tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng
và Giao thông ...................................................................................................................................................... 25
2.3.1. Tiêu chuẩn hiểu biết về văn phòng ..................................................................................................... 25
2.3.2. Tiêu chuẩn về kỹ năng tư tuy phân tích, nắm bắt nhu cầu và khả năng nhạy cảm về thị trường 26
2.3.3. Tiêu chuẩn về kỹ năng thu thập, xử lý thông tin, kỹ năng truyền thông ........................................ 28
2.3.4. Tiêu chuẩn về kỹ năng giao tiếp, đối ngoại ........................................................................................ 29
CHƯƠNG 3. ĐÁNH GIÁ VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ ĐƯA RA
CÁC GIẢI PHÁP NHẰM XÂY DỰNG HÌNH ẢNH NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP
THỜI KỲ HỘI NHẬP ............................................................................................................................................ 31
3.1. Đánh giá vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp tại công ty Cổ phần Đầu tư
xây dựng Hạ tầng và Giao thông ....................................................................................................................... 31
3.1.1. Ưu điểm ................................................................................................................................................ 31
3.1.2. Nhược điểm .......................................................................................................................................... 32
3.1.3. Nguyên nhân......................................................................................................................................... 33
3.2. Giải pháp nhằm xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập... 33
3.2.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo doanh nghiệp đối với vai trò của nhà quản trị văn phòng
doanh nghiệp .................................................................................................................................................. 33
3.2.2. Đối với nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp .................................................................................. 35
KẾT LUẬN.............................................................................................................................................................. 40
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................................... 41
PHỤ LỤC ................................................................................................................................................................ 42
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Nói đến công tác văn phòng là nói tới hoạt động thường xuyên diễn ra
trong cơ quan, tổ chức. Công tác văn phòng đã đóng góp không nhỏ vào mục
tiêu lợi nhuận, doanh thu mà tổ chức đã đặt ra. Văn phòng vốn được coi là
cửa ngõ của cơ quan, tổ chức bởi văn phòng là tai, là mắt, là cánh tay nối dài
của lãnh đạo, làm nhiệm vụ hỗ trợ cho lãnh đạo. Đây là nơi thu thập và xử lý
thông tin hỗ trợ cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, là
nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ nhất là đối nội, đối ngoại thông qua hệ
thống văn bản đến, văn bản đi. Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng
hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các phòng ban trong tổ chức chính
vì vậy với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng được coi là thứ vũ khí
không thể thiếu đối với các nhà quản trị.
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của trong tất cả các cơ quan
Nhà nước cũng như tổ chức sản xuất kinh doanh.Tổ chức tốt công tác văn
phòng sẽ giúp lãnh đạo quản lý, điều hành có hiệu quả mọi hoạt động giúp
tổ chức đi đúng hướng và ngày càng phát triển.Tuy nhiên, các hoạt động
cũng như các nghiệp vu trong văn phòng có thể được thực hiện một cách
hiệu quả và nhanh chóng được hay không thì còn phụ thuộc vào người quản
trị đó có đủ năng lực và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ hay không.Một nhà
quản trị giỏi sẽ giúp cho việc tổ chức, điều hành và phân phối các công việc
của văn phòng một cách hợp lý nhất.
Nhà quản trị văn phòng là một nhà quản trị có quyền điều khiển, giám
sát công việc của nhân viên dưới quyền trong văn phòng, đồng thời là người
chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan về công việc của nhân viên văn
phòng.
1
Hiểu được tầm quan trọng của nhà quản trị văn phòng đối với mọi hoạt
động của cơ quan, đồng thời cũng có một khoảng thời gian ngắn thực tập tại
công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông nên em xin lựa
chọn đề tài “Vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng doanh
nghiệp trong thời kỳ hội nhập tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ
tầng và Giao thông” làm đề tài nghiên cứu của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu
- Mong muốn của anh/chị về Nhà quản trị của mình trong tương lai, tác
giả Phan Thị Hoa, lớp Lưu trữ học và quản trị văn phòng K56.
- Một số kĩ năng cần thiết của nhà quản trị văn phòng trong thời kì hội
nhập, tác giả Nguyễn Thị Bé, lớp liên thông Quản trị văn phòng K1,
trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu của đề tài nghiên cứu, bài viết đã tiến hành phân
tích thực trạng và đánh giá vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp
tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn trong việc khảo sát, đánh giá vai
trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài được thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu về vai trò của nhà quản
trị văn phòng tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
Nhiệm vụ của đề tài:
- Tìm hiểu về công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông
- Khảo sát thực trạng vai trò của nhà quản trị văn phòng tại công ty Cổ
phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
- Đánh giá đưa ra những đề xuất nâng cao vai trò của nhà quản trị văn
phòng.
2
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
Để hoàn thành được đề tài này, em đã sử dụng một số phương pháp như:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: nghiên cứu các tài liệu về nhà quản trị
văn phòng và vai trò của nhà quản trị văn phòng.
- Phương pháp phân tích: phân tích thực trạng vai trò của nhà quản trị
văn phòng tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
- Phương pháp so sánh: So sánh, đối chiếu giữa những lý luận cơ bản vai
trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp.
6. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiến
Ý nghĩa lý luận: đề tài nghiên cứu nhằm hiểu thêm về vai trò của nhà
quản trị văn phòng tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao
thông.
Ý nghĩa thức tiễn: Đề tài cung cấp những cứ luận khoa học cho các bạn
sinh viên tìm hiểu và nghiên cứu về vai trò của nhà quản trị văn phòng đưa ra
những kiến nghị trong việc xây dựng hình ảnh một nhà quản trị văn phòng
doanh nghiệp trong thời kỳ kinh tế hội nhập.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, đề
tài bao gồm ba chương:
Chương 1: Khái quát chung về doanh nghiệp, văn phòng doanh nghiệp
và nhà quản trị văn phòng
Chương 2: Vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng tại công ty
Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông
Chương 3: Đánh giá vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng và
đưa ra các đề xuất nhằm xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng doanh
nghiệp thời kỳ hội nhập
3
CHƯƠNG 1. NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP, VĂN
PHÒNG DOANH NGHIỆP VÀ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
1.1. Lý luận chung về doanh nghiệp
1.1.1. Một số quan điểm về doanh nghiệp
Quan điểm nhà tổ chức: doanh nghiệp là một tổng thể các phương tiện,
máy móc thiết bị và con người được tổ chức lại nhằm đạt một mục đích.
Quan điểm lợi nhuận: doanh nghiệp là một tổ chức sản xuất, thông qua
đó, trong khuôn khổ một tài sản nhất định, người ta kết hợp nhiều yếu tố sản
xuất khác nhau, nhằm tạo ra những sản phẩm và dịch vụ để bán trên thị
trường và thu khoản chênh lệch giữa giá thành và giá bán sản phẩm.
Quan điểm chức năng: doanh nghiệp là một đơn vị sản xuất kinh doanh
nhằm thực hiện một, một số, hoặc tất cả các công đoạn trong quá trình đầu tư
từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc thực hiện các dịch vụ nhằm mục đích
sinh lợi.
Quan điểm lý thuyết hệ thống: doanh nghiệp là một bộ phận hợp thành
trong hệ thống kinh tế, mỗi đơn vị trong hệ thống đó phải chịu sự tác động
tương hỗ lẫn nhau, phải tuân thủ những điều kiện hoạt động mà nhà nước đặt
ra cho hệ thống kinh tế đó nhằm phục vụ cho mục đích tiêu dùng của xã hội.
Theo Luật doanh nghiệp năm 2015: Doanh nghiệp là tổ chức có tên
riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định
của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.
1.1.2. Các loại hình doanh nghiệp
Công ty TNHH
- Công ty TNHH 1 thành viên là một hình thức đặc biệt của công ty
TNHH. Theo quy định của Pháp luật Việt Nam công ty TNHH 1 thành
viên là doanh nghiệp do tổ chức hoặc cá nhân làm chủ sở hữu; chủ sở
4
hữu chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của
doanh nghiệp trong phạm vi số vốn điều lệ của doanh nghiệp.
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên là doanh nghiệp trong đó thành
viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của
doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã cam kết góp vào doanh nghiệp.
Thành viên công ty có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng thành viên tối
thiểu là hai và tối đa không vượt quá 50 người. Công ty TNHH có tư
cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh
doanh. Tuy nhiên, công ty TNHH không được quyền phát hành cổ
phiếu để huy động vốn.
Công ty cổ phần
Công ty cổ phần là công ty mà vốn điều lệ được chia thành nhiều phần khác
nhau nhằm dễ dàng trong việc mua bán và sở hữu.Cổ đông của công ty cổ phần
là những người sở hữu cổ phần.Số lượng tối thiểu là 3 cổ đông và không có giới
hạn tối đa.Các cổ đông là người chịu trách nhiệm về số vốn của mình có quyền
tham gia vào hoạt động của doanh nghiệp, được hưởng các lợi tức tương ứng với
số tiền đã góp.
Công ty hợp danh
Là doanh nghiệp phải có ít nhất hai thành viên là chủ sở hữu của công ty
cùng nhau kinh doanh với một tên chung. Ngoài thành viên hợp danh còn có
thành viên góp vốn. Các thành viên hợp danh và cá nhân chịu trách nhiệm về
tài sản của mình, các thành viên góp vốn chịu trách nhiệm về phần vốn góp
của mình..
Doanh nghiệp tư nhân
Doanh nghiệp tư nhân là doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ và tự
chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh
5
nghiệp. Chủ sở hữu duy nhất của doanh nghiệp tư nhân là một cá nhân.Doanh
nghiệp tư nhân không có tư cách pháp nhân.
Chủ doanh nghiệp tư nhân là đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Chủ doanh nghiệp tư nhân có toàn quyền quyết định đối với tất cả các hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp; có toàn quyền quyết định với việc sử dụng
lợi nhuận sau khi đã nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy
định của pháp luật.
Tổng công ty
Tổng công ty là tập hợp các công ty ở quy mô lớn hoạt động một trong nhiều
lĩnh vực khác nhau, ở phạm vi một nước hay nhiều nước; trong đó có một công ty
(công ty mẹ) nắm quyền lãnh đạo, chi phối hoạt động của các công ty khác (công
ty con).
Tổng công ty là một cơ cấu tổ chức vừa có chức năng kinh doanh, vừa
có chức năng liên kết kinh tế hình thành trên cơ sở tập hợp, thông qua đầu tư,
góp vốn, sáp nhập, mua lại, tổ chức lại hoặc các hình thức liên kết khác; các
công ty trong tập đoàn, tổng công ty gắn bó lâu dài với nhau về lợi ích kinh tế,
công nghệ, thị trường và các dịch vụ liên quan khác nhằm tăng cường tích tụ,
tập trung, nâng cao khả năng cạnh tranh và tối đa hóa lợi nhuận trong hoạt
động sản xuất kinh doanh.
Hợp tác xã
Hợp tác xã là 01 tổ chức kinh tế tự chủ do người lao động có nhu cầu và
lợi ích chung tự nguyện cùng góp vốn đầu tư, góp sức lập ra theo qui định của
pháp luật để phát huy sức mạnh của tập thể và của từng xã viên, nhằm giúp
nhau thực hiện có hiệu quả hơn các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Doanh nghiệp nhà nước
Doanh nghiệp nhà nước là tổ chức kinh tế do Nhà nước thành lập hay
hợp tác dưới dạng cổ phần được sở hữu toàn bộ vốn điều lệ, số cổ phần hay
6
vốn góp. Nhà nước có vai trò chi phối tổ chức dưới hình thức công ty nhà
nước, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn.
Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài là doanh nghiệp do nhà đầu tư
nước ngoài thành lập để thực hiện hoạt động đầu tư tại Việt Nam hoặc là
doanh nghiệp Việt Nam do nhà đầu tư nước ngoài mua cổ phần, sáp nhập,
mua lại (khoản 6 điều 3 Luật đầu tư).
1.2. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp
1.2.1. Khái niệm văn phòng doanh nghiệp
Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều giác độ khác nhau như sau:
- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ
giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo
quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có
quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn
phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty…) còn ở các cơ quan, đơn
vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp.
- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là
địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó
Tóm lại, văn phòng doanh nghiệp là nơi thu thập, xử lý thông tin, là nơi
bàn thảo ban hành ra các quyết định quản lý, văn phòng cũng là nơi theo dõi,
thực hiện kiểm tra, đánh giá các quyết định quản lý đã được ban hành. Văn
phòng doanh nghiệp là bộ phận tham mưu đắc lực cho các cấp quản trị về
những biện pháp tổ chức, điều hành doanh nghiệp.
1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp
Chức năng của văn phòng các doanh nghiệp là giúp việc cho hoạt động
của công ty và của lãnh đạo doanh nghiệp, thực hiện các công tác hành chính
đồng thời tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
7
Để thực hiện chức năng trên, thông thường văn phòng của doanh nghiệp
nhiệm vụ cơ bản sau:
- Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong
nội bộdoanh nghiệp. Giải quyết các thủ tục về việc hợp đồng lao động,
tuyển dụng, điều động, bổnhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc đối với cán
bộcông nhân. Phối hợp với Ban chấp hành công đoàn, soạn thảo thỏa
ước lao động tập thể.
- Tham mưu cho lãnh đạo trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối
với người lao động theo quy định của Bộ luật Lao động. Theo dõi, giải
quyết các chế độ, chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo
hiểm thất nghiệp, tai nạn lao động, hưu trí, chế độ nghỉ việc do suy
giảm khả năng lao động, các chế độ chính sách khác có liên quan đến
quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, công nhân.
- Nghiên cứu, đềxuất các phương án cải tiến tổ chức quản lý, sắp xếp cán
bộ, công nhân cho phù hợp với tình hình phát triển sản xuất-kinh
doanh. Xây dựng phương án về quy hoạch đội ngũ cán bộ, lực lượng
công nhân kỹthuật của doanh nghiệp, đềxuất việc bổ nhiệm, miễn
nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ. Lập kế hoạch, chương trình đào tạo
hàng năm và phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ thực hiện.Giải
quyết các thủ tục chế độ chính sách khi cử người đi học, đào tạo, bồi
dưỡng kiến thức.
- Xây dựng các định mức đơn giá về lao động. Lập và quản lý quỹ lương,
các quy chế phân phối tiền lương, tiền thưởng theo các quy định của nhà
nước và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tổng hợp báo cáo
quỹ lương doanh nghiệp.
- Là thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng, Hội đồng kỷ luật của
doanh nghiệp, thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật. Có
8
trách nhiệm đôn đốc, tiếp nhận thông tin, báo cáo của các đơn vị, tổng
hợp báo cáo lãnh đạo. Theo dõi, nhận xét cán bộ, công nhân để đề xuất
việc nâng lương, thi nâng bậc hàng năm.
- Xây dựng chương trình công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ doanh
nghiệp, theodõi, xử lý các đơn khiếu nại, tố cáo.
- Thực hiện các chế độ, chính sách về lao động, tiền lương… theo quy
định của pháp luật, quy chế và điều lệ doanh nghiệp.
- Tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm, thực hiện chế độbảo hiểm
cho người lao động.
- Quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp theo quy định pháp luật.
Đóng dấu, vào sổvăn bản đến và đi, lưu trữ theo quy định. Chuyển phát
văn bản của doanh nghiệp đến nơi nhận, hoặc qua bưu điện đến nơi
nhận. Tiếp nhận và chuyển các văn bản đến lãnh đạo hoặc thư ký giám
đốc. Chuyển các văn bản đến các phòng ban chức năng để xử lý theo
yêu cầu của lãnh đạo.
- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của doanh nghiệp. Lập kế
hoạch mua sắm trang thiết bị trình lãnh đạo phê duyệt. Thực hiện công
tác kiểm tra, kiểm kê tài sản, các trang thiết bị làm việc định kỳ hàng
năm theo quy định.
- Quản lý và điều phối xe ô tô phục vụ lãnh đạo doanh nghiệp đi công
tác. Chuẩn bị cơ sở vật chất và tổchức khánh tiết các ngày lễ, đại hội,
hội nghị, cuộc họp… Mua sắm văn phòng phẩm phục vụ cho công tác
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Thường trực, bảo vệ cơ quan, cơ sở vật chất, bến bãi, kho tàng, văn
phòng doanh nghiệp. Liên hệvà phối hợp với chính quyền và công an
địa phương trong công tác bảo vệan ninh trật tự, an toàn xã hội. Đảm
bảo hệthống điện thoại, liên lạc, cấp điện, cấp nước phục vụ văn phòng
9
doanh nghiệp. Theo dõi công tác dân quân tự vệ, công tác nghĩa vụ
quân sự của doanh nghiệp. Xây dựng quy định về phòng chống cháy
nổ. Đảm bảo công tác an toàn phòng chống cháy nổ, công tác huấn
luyện thường xuyên, tổ chức chữa cháy kịp thời khi xảy ra cháy nổ.
- Lập các báo cáo thống kê liên quan đến chức năng, nhiệm vụcủa phòng
theođịnh kỳ tháng, quý, năm gửi giám đốc theo yêu cầu.
- Soạn thảo các văn bản liên quan đến chức năng nhiệm vụ của văn
phòng.
- Lưu trữ, bảo quản hồsơ hình thành trong quá trình thực hiện chức năng,
nhiệm vụcủa phòng. Quản lý hồ sơ ngươi lao động đang công tác tại
doanh nghiệp theo quy định.
1.3. Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp
1.3.1. Khái niệm nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp
Nhà quản trị là người làm việc trong tổ chức, những người có nhiệm vụ
thực hiện chức năng quản trị trong phạm vi được phân công phụ trách, được
giao nhiệm vụ điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước
kết quả hoạt động của những người đó. Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ
chức, lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất và thông tin trong tổ
chức sao cho có hiệu quả để giúp tổ chức đạt mục tiêu.
Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp là một nhà quản trị có quyền điều
khiển, giám sát công việc của nhân viên dưới quyền trong văn phòng doanh
nghiệp, đồng thời là người chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan về công
việc của nhân viên trong văn phòng.
1.3.2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp
-
Vai trò thông tin:
+ Nhà quản trị văn phòng có vai trò thu thập thông tin trong hoạt
động quản lý doanh nghiệp. Thông qua bộ máy văn phòng của mình, nhà
10
quản trị thu thập và tiếp nhận các thông tin liên quan đến tổ chức và hoạt
động của đơn vị.
+ Vai trò thông tin của nhà quản trị văn phòng được thể hiện qua vai
trò cung cấp thông tin của nhà quản trị. Nhà quản trị sau khi thu thập, phân
tích, xử lý các thông tin liên quan tới hoạt động của đơn vị, của doanh nghiệp
nhà quản trị sẽ cung cấp thông tin cho lãnh đạo doanh nghiệp để phục vụ cho
hoạt động quản lý của lãnh đạo nhằm hướng tới mục tiêu chung của doanh
nghiệp.
+ Vai trò phổ biến, truyền đạt thông tin cũng là biểu hiện của vai trò
thông tin của nhà quản trị văn phòng.
-
Vai trò lãnh đạo:
+ Xác định những định hướng lớn cho sự phát triển doanh nghiệp;
+ Tổ chức, điều hành và duy trì các hoạt động do mình phụ trách;
+ Tạo lập, duy trì các mối quan hệ đối ngoại.
-
Vai trò đại diện: Là người đứng đầu một đơn vị, nhà quản trị thực
hiện các hoạt động với tư cách là người đại diện, là biểu tượng cho tập thể, có
tính chất nghi lễ trong tổ chức.
-
Vai trò liên kết con người:nhà quản trị sẽ là chiếc cầu nối, truyền
thông, liên kết giữa các cán bộ, nhân viên trong văn phòng, giữa văn phòng
với các bộ phận khác trong doanh nghiệp và với các đối tác bên ngoài đề hoàn
thành được mục tiêu chung của văn phòng cũng như doanh nghiệp.
1.3.3. Tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng
- Tiêu chuẩn hiểu biết về văn phòng
Sự hiểu biết và tính ham học hỏi. Điều chắc chắn là, nhà quản trị không
thể điều hành tốt nếu họ không hiểu biết gì về lĩnh vực hoạt động của
họ. Ngoài những kiến thức cơ bản trong lĩnh vực hoạt động của mình,
nguời lãnh đạo còn phải đọc nhiều và luôn có tinh thần học hỏi để
11
không ngừng nâng cao kiến thức, nhận biết và cập nhật những thông tin
và tri thức mới.
- Tiêu chuẩn về kỹ năng tư duy, phân tích, nắm bắt về thị trường và nhu
cầu của thị trường: nhà quản trị là người có khả năng phân tích sâu thấu
hiểu mọi vấn đề để có thể phân tích rõ ràng tạo sự thuyết phục trước
mọi tình huống và trước lãnh đạo cũng như cấp dưới của mình. Đồng
thời họ cũng là người có khả năng tư duy tốt và nắm bắt về thị trường,
đã là một nhà quản trị thì đương nhiên họ sẽ là một người tư duy rõ
ràng, mạch lạc và sáng suốt. Với trí thông minh, nhạy bén, phản ứng
nhanh nhà quản trị cũng là nười nắm bắt về thị trường và nhu cầu của
thị trường thiếu gì, cần gì và họ cần phải làm gì.
- Tiêu chuẩn về kỹ năng thu thập, xử lý thông tin, kỹ năng truyền thông:
đây cũng là một tiêu chuẩn rất quan trọng của một nhà quản trị, họ là
người biết mình cần thu thập thông tin như thế nào, từ một phía hay từ
nhiều phía và thông tin đó là nguồn thông tin có đắng tin cậy không,
đau mới đúng là thông tin chính xác. Xử lý thông tin cũng là một kỹ
năng chuyên nghiệp, cần có sự nhanh và kịp thời ở đây và cả độ chuẩn
xác. Trong thời kỳ 4.0 hiện nay truyền thông là một lĩnh vực quá nóng,
quá quan trọng với bất kỳ ai hay cơ quan tổ chức nào và tất nhiên đây
là một tiêu chuẩn nhà quản trị cần có để lãnh đạo và thể hiện vai trò của
mình, truyền thông qua các kênh để nhiều người biết đến, các cơ quan,
doanh nghiệp biết đến…
- Tiêu chuẩn về khả năng đối ngoại: trong xu thế hội nhập của nền kinh
tế toàn cầu đối ngoại đóng vai trò rất quan trọng với các doanh nghiệp,
hội nhập kinh tế, phát triển quan hệ không chỉ trong nước mà với nước
ngoài, nhà quản trị phải là người có kỹ năng giao tiếp, đàm phán với
đối tác để phát triển cơ quan tổ chức mình ngày một lớn mạnh.
12
TIỂU KẾT
Chương 1 đã khái quát một cách tổng quát về những nội dung cơ bản
nhất của doanh nghiệp, văn phòng doanh nghiệp và nhà quản trị văn phòng
doanh nghiệp. Việc đưa ra các nội dung về doanh nghiệp, văn phòng doanh
nghiệp, nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp chính là cơ sở lý luận giúp hệ
thống lại kiến thức về lý luận và pháp lý để nghiên cứu, so sánh và đánh giá
chính xác vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp tại
công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
13
CHƯƠNG 2. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO
THÔNG
2.1.
Khái quát chung về công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và
Giao thông
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Tên công ty: Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
Tên giao dịch quốc tế: Infrastructure investment and Transportation
construction Joint stock Company.
Địa chỉ: Intracom Building, Lô C2F, Cụm Công nghiệp Cầu Giấy,
phường Dịch Vọng, quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội.
Văn phòng giao dịch: tầng 24, tòa nhà Intracom, phường Phúc Diễn,
quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội.
Điện thoại: (+84) 437914111
Fax: (+84) 437914112
Email:
Website: www.intracom.com.vn
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom là
doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà Nội được
thành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002.
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom được
cổ phần hóa từ doanh nghiệp nhà nước theo Quyết định số: 311/QĐ-UB ngày
17/01/2006 của UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo giấy chứng nhận
đăng ký kinh doanh số: 0103010756 do Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà Nội
cấp ngày 23/01/2006.
14
Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom đã từng
bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày càng lớn mạnh. Công ty
cũng dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu phát
triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động chính đầu tư dự án bất động
sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinh doanh
điện và sản xuất vật liệu xây dựng…
Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạn
kinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu văn
phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng,
nhà ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT - Cầu Diễn, Dự án nhà
ở xã hội - Phú Diễn, Dự án thủy điện Nậm Pung, Dự án thủy điện Tà Lơi 3,
Dự án thủy điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp y tế
Phương Đông, Dự án Intracom 1, dự án Intracom 2, Dự án Intracom Vĩnh
Ngọc 8…đặc biệt tham gia vào nhiều công trình hạ tầng, kỹ thuật giao thông,
thủy lợi như: Công trình san lấp mặt bằng dự án Bệnh viện đa khoa Phương
Đông, san lấp mặt bằng khu sản xuất nông nghiệp công nghệ cao Hà Nguyên,
đường và công trình 2 bên đường Láng Hạ - Thanh Xuân - Hà Nội, Đường Lê
Văn Lương kéo dài…
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom đã
đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu tư xây dựng như Bằng khen của
Bộ Xây dựng, Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009, bằng khen của
UNBD thành phố Hà Nội năm 2010…
Mong muốn mang lại cho các đối tác, khách hàng sự an lạc - hạnh phúc
nên những công trình của Intracom luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹ
thuật.Chính vì lẽ đó, thương hiệu Intracom đang dần được khẳng định trong
thị trường cạnh tranh của ngành xây dựng.
15
Lĩnh vực kinh doanh của Công ty bao gồm 5 lĩnh vực chính:
-
Đầu tư dự án thủy điện;
-
Đầu tư tài chính;
-
Đầu tư các công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện…
-
Sản xuất vật liệu xây dựng;
-
Kinh doanh xây lắp: xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, dân
dụng…
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Do đặc thù công ty tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn không
nhiều, chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh, những thủ tục kinh doanh và
nghĩa vụ đối với Nhà nước.
Chức năng
Tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh Intracom cũng như các
công ty cổ phần và tổ chức kinh tế khác đều phải thực hiện các chức năng,
nhiệm vụ đối với nền kinh tế quốc dân và xã hội.
-
Chức năng kinh tế:
+ Đóng góp GDP cho quốc gia;
+ Kích thích các ngành sản xuất liên quan phát triển;
+ Kéo theo sự hình thành và phát triển nhiều ngành dịch vụ khác;
+ Góp phần giải quyết việc làm tăng thu nhập cho người lao động;
+ Góp phần phát triển quy mô của ngành dịch vụ.
-
Chức năng xã hội:
+ Phục vụ cho cộng đồng xã hội:
Nơi ở cho người có thu nhập vừa
Các dịch vụ y tế
Thủy điện không gây ô nhiễm môi trường…
16
+ Tạo điều kiện thuận lợi, cũng là động lực thúc đẩy sự phát triển của xã
hội.
Nhiệm vụ, quyền hạn
Dựa trên chức năng đã được để ra, Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ
tầng Giao thông Intracom có nhiệm vụ, quyền hạn như sau:
Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ Công ty.
Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,
Luật kinh doanh, Luật kinh tế… ngoài ra, công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủ
trương, biện pháp phát triển Kinh tế - xã hội, thực hiện các chính sách trên địa
bàn.
Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty.
Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất lượng công trình, an toàn lao
động,…theo đúng quy định của pháp luật.
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom ngày
càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình để góp phần phát triển đất nước
ngày càng giàu mạnh và văn minh.
Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công to
lớn.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
Xem phụ lục I
2.1.4. Khái quát về văn phòng công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng
và Giao thông
Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng công ty
- Tham mưu, đề xuất cho ban lãnh đạo công ty về tổ chức bộ máy hoạt
động và công tác tổ chức cán bộ của công ty. Thực hiện các chế độ
chính sách cho người lao động về tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng,
17
kỷ luật, công tác truyền thông, báo chí, hành chính, văn thư - lưu trữ, lễ
tân khánh tiết.
- Là đầu mối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc thực hiện
công việc, thu thập và phản hồi thông tin một cách chính xác, kịp thời.
- Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng, duy trì phát triển môi trường làm
việc văn minh, thân thiện và chuyên nghiệp.
- Thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin, giúp việc cho ban lãnh đạo công ty.
- Là cấu nối giữa ban giám đốc với các bộ phân, cá nhân và ngược lại.
- Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất,
kinh doanh của công ty.
- Đảm bảo công tác hậu cần.
- Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của ban lãnh đạo công ty.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty
Xem phụ lục II
2.2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp tại công ty Cổ
phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông
2.2.1. Vai trò lãnh đạo của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp
Lãnh đạo là một vai trò cơ bản của nhà quản trị văn phòng, tất cả các vai
trò quản trị sẽ không hoàn thành tốt nếu các nhà quản trị văn phòng không
hiểu được yếu tố con người trong các hoạt động của học và không biết lãnh
đạo con người để đạt được kết quả như mong muốn.
Nhà quản trị văn phòng sẽ tác động đến con người sao cho họ cố gắng
một cách tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để đạt được các mục tiêu của văn
phòng doanh nghiệp. Nhà quản trị văn phòng không đứng đằng sau để thúc
đẩy hay thúc giục, họ đặt mình lên trước, động viên mọi người hoàn thành
mục tiêu đã đề ra. Bất kể một nhà quản trị văn phòng lập kế hoạch, tổ chức và
kiểm tra kết quả có tốt đến đâu, người đó vẫn phải hỗ trợ những hoạt động đó
18
bằng cách đưa ra những chỉ dẫn cho mọi người, thông tin đầy đủ và lãnh đạo
tốt. Việc lãnh đạo phải dựa trên sự hiểu biết về động cơ của con người là gì và
điều gì làm cho họ thỏa mãn khi họ góp sức vào việc hoàn thành các mục tiêu
của tổ chức.
Xác định những định hướng cho sự phát triển doanh nghiệp: Nhà quản trị
văn phòng doanh nghiệp sẽ đưa ra các định hướng, chủ chương để giúp cho
văn phòng có thể đạt được các mục tiêu đề ra.
Một nhà quản trị văn phòng không xây dựng kế hoạch, điều hành một
cách khoa học thì việc lãnh đạo, điều hành hoạt động của văn phòng sẽ rất
khó khăn và thường rơi vào thế bị động, ứng phó., hoạt động của văn phòng
sẽ kém hiệu quả, kém phát triển.
Để vai trò lãnh đạo của nhà quản trị văn phòng được thực hiện hiệu quả
thì nhà quản trị đã xây dựng các quyết định, kế hoạch, chiến lược phát triển
cho văn phòng doanh nghiệp qua từng tuần, tháng, quý, năm, sau đó sẽ tổ
chức chỉ đạo cán bộ, nhân viên trong văn phòng thực hiện theo các nội dung
đã đề ra.
Tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông nhà quản trị
văn phòng kiêm nhiệm hai vị trí là lãnh đạo văn phòng của công ty và lãnh đạo
văn phòng công ty Trách nhiệm hữu hạn Tổ hợp Y tế Phương Đông (là công ty
con).
Bên cạnh đó, nhà quản trị văn phòng doanh nghiệpcòn lãnh đạo văn phòng
qua công tác xây dựng các nội quy, quy chế hoạt động của văn phòng doanh
nghiệp và điều hành theo quy chế đó, xây dựng các quy trình kỹ thuật cho từng
nghiệp vụ trong văn phòng theo hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001:2008 để hoạt
động của văn phòng đạt được hiệu quả cao hơn.
Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp còn lãnh đạo văn phòng thông qua
giao quyền, ủy quyền trong hoạt động của văn phòng doanh nghiệp. Bởi công
19
ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông hoạt động với rất nhiều
lĩnh vực, văn phòng công ty cũng có nhiều bộ phận nên khối lượng công việc
nhiều, nhà quản trị không thể cũng một lúc giải quyết được hết công việc của
văn phòng, bên cạnh đó trụ sở làm việc của các công ty con không nằm cùng
một nơi nên việc quản lý sẽ rất khó khăn . Hoặc có những lúc nhà quản trịvăn
phòng đi vắng (đi công tác, tập huấn…), họ không thể trực tiếp thực hiện công
việc của văn phòng. Vì vậy, muốn lãnh đạo, điều hành và duy trì hoạt động của
văn phòng được thường xuyên, liên tục thì nhà quản trị văn phòng cần phải
giao quyền, ủy quyền cho cấp dưới để họ có thể thay mình thực hiện một số
công việc của văn phòng.
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông thuộc kiểu mô
hình công ty gia đình, cán bộ, nhân viên trong công ty chủ yếu là người thân
của ban lãnh đạo công ty, nên khi thực hiện giao quyền, ủy quyền cũng sẽ giao
cho những người thân cận nhất.
Nhà quản trị văn phòng lãnh đạo văn phòng bằng cách xây dựng các bảng
phân công công việc, bản mô tả công việc, từ đó đánh giá hiệu quả của việc
thực hiện công việc của cán bộ, nhân viên trong văn phòng doanh nghiệp.
Về tổ chức văn phòng, nhà quản trị văn phòng lãnh đạo bằng việc ban hành
các quy định về quy mô, cơ cấu, điều lệ hoạt động, tiêu chuẩn nhằm thiết lập
tổ chức và xác định những mối quan hệ hoạt động trong nội bộ. Theo hướng
tác động điều chỉnh hành động của đối tượng quản lý, nhà quản trị đưa ra các
chỉ thị, mệnh lệnh hành chính bắt buộc cấp dưới thực hiện những nhiệm vụ
nhất định, hoặc hoạt động theo những phương hướng nhất định nhằm đảm
bảo các bộ phận của hệ thống hoạt động ăn khớp, nhịp nhàng và đúng hướng,
uốn nắn và khắc phục những rủi ro, lệch lạc có thể xảy ra.
20
Đôn đốc, nhắc nhở các cá nhân, các đơn vị liên quan thực hiện đúng
nhiệm vụ, thời gian và trách nhiệm đã xác định trong chương trình, kế
hoạch công tác chung đã được lãnh đạo phê duyệt.
Tổng hợp các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện chương trình, kế
hoạch; đưa ra các biện pháp xử lý trong phạm vi quyền hạn và báo cáo xin ý
kiến cấp trên giải quyết những vấn đề vượt thẩm quyền.
2.2.2. Vai trò thông tin của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp
Thông tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của văn phòng
doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu chung. Không có hoạt động nào của văn
phòng doanh nghiệp nào mà không có thông tin.Không có thông tin thì văn
phòng doanh nghiệp đó không thể thực hiện được bất kỳ sự điều phối và thay
đổi nào cả.
Thông tin là cơ sở để ra quyết định của các nhà quản trị văn phòng. Trong
quá trình quản lý của một cơ quan đơn vị, các nhà quản trị phải trao đổi thông
tin với cấp trên, cấp dưới, họ phải biết được thời cơ và đe dọa của môi trường
xung quanh. Các nhà quản trị không thể ra các quyết định đúng đắn khi không
có thông tin đặc biệt là các quyết định vềmục tiêu, chiến lược, kế hoạch, quản
trị nhân lực…
Nhà quản trị văn phòng có vai trò thu thập thông tin trong hoạt động quản
lý của văn phòng doanh nghiệp, các thông tin về nhân sự, thông tin về thực
hiện các chương trình kế hoạch, các chủ trương của văn phòng, các nghiệp vụ
văn phòng, thông tin kinh doanh và các công việc thuộc quyền quản lý thông
qua bộ máy văn phòng của mình. Để thu thập được các thông tin đó, nhà quản
trị sẽ giao phó cho các bộ phận trong văn phòng thu thập, xử lý và tổng hợp lại,
sau đó các bộ phận này sẽ cung cấp thông tin đó cho nhà quản trị văn phòng,
hoặc nhà quản trị văn phòng sẽ trực tiếp thu thập thông qua các hình thức như
các văn bản báo cáo, thông qua cuộc họp…
21
Vai trò thông tin của nhà quản trị văn phòng còn được thể hiện ở việc
cung cấp thông tin cho lãnh đạo doanh nghiệp. Nhà quản trị văn phòng sau khi
thu thập, phân tích, xử lý các thông tin liên quan tới hoạt động của đơn vị mình
sẽ cung cấp các thông tin đã xử lý cho ban lãnh đạo của doanh nghiệp nhằm
phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp và việc đưa ra các quyết định
quản lý của lãnh đạo, hướng tới mục tiêu chung của tổ chức. Như việc thu thập
thông tin nhân sự từ bộ phận nhân sự trong văn phòng doanh nghiệp, nhà quản
trị văn phòng sẽ báo cáo với ban lãnh đạo công ty để từ đó lãnh đạo có những
quyết định tuyển dụng đối với những vị trí còn thiếu, điều chuyển công tác, cho
thôi việc đối với những cán bộ, nhân viên vi phạm kỷ luật của công ty…
Nhà quản trị văn phòng thực hiện vai trò thông tin của mình thông qua
việc phổ biến, truyền đạt thông tin. Trong quá trình hoạt động, nhà quản trị văn
phòng không chỉ tiếp nhận thông tin từ các nhân viên cấp dưới mà còn tiếp
nhận thông tin quản lý từ ban lãnh đạo, các thông tin quản lý từ các đơn vị,
phòng ban khác, từ các đối tác bên ngoài. Các thông tin đó liên quan đến hoạt
động của văn phòng doanh nghiệp, là cơ sở để giải quyết các công việc liên
quan đến chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Sau khi tiếp nhận các thông tin
đó, nhà quản trị sẽ truyền đạt, phổ biến cho các đơn vị, các nhân viên trong văn
phòng, các đơn vị liên quan đến các cá nhân, đơn vị trong văn phòng dựa vào
đó để thực hiện nhiệm vụ của mình.
2.2.3. Vai trò đại diện của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp
Nhà quản trị văn phòng là người đại diện cho văn phòng doanh nghiệp
thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ các hoạt động giao dịch của văn
phòng, đại diện cho văn phòng với tư cách là người quản lý trực tiếp văn
phòng, là người sẽ chịu mọi trách nhiệm đối với lãnh đạo doanh nghiệp về các
hoạt động của văn phòng do mình quản lý.
22
