THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN VIỆT NAM
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1014.34 KB, 47 trang )
LỜI CẢM ƠN
Bài nghiên cứu này được hoàn thành tại Tổng Công ty Truyền thông Đa
phương tiện Việt Nam. Có được bài nghiên này, tôi xin tỏ lòng biết ơn chân
thành và sâu sắc đến Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam,
Văn phòng công ty và các anh chị cán bộ, nhân viên đã trực tiếp hướng dẫn,
dìu dắt và giúp đỡ tôi.
Bên cạnh đó tôi xin cảm ơn đến giảng viên hướng dẫn bộ môn đã hướng
dẫn giúp tôi có thể hoàn thành nghiên cứu cáo này.
Với điều kiện thời gian cũng như kinh nghiệm còn hạn chế của một sinh
viên, nghiên cứu này không thể tránh được những thiếu sót. Tôi rất mong nhận
được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô để tôi có điều kiện bổ sung,
nâng cao ý thức cũng như trình độ để hoàn thiện tốt hơn bài nghiên cứu của
mình.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, văn bản sử
dụng phân tích trong báo cáo có nguồn gốc rõ ràng. Các kết quả nghiên cứu
trong báo cáo do chính tôi tự tìm hiểu, phân tích một cách trung thực, khách
quan và phù hợp với thực tiễn của Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện
Việt Nam. Tôi xin cam đoan nếu có vấn đề gì tôi xin chịu hoàn toàn trách
nhiệm.
Sinh viên
Hoàng Nhật Anh
DANH MỤC VIẾT TẮT
STT
TỪ VIẾT TẮT
NỘI DUNG
1
CVP
Chánh văn phòng
2
PCVP
Phòng cháy chữa cháy
3
TGĐ
Tổng giám đốc
4
BQL
Bản quản lý
5
CTVP
Công tác văn phòng
6
HĐLĐ
Hợp đồng lao động
7
TSCĐ
Tài sản cố định
8
GTGT
Giá trị gia tăng
9
CT
Công ty
10
CNV
Công nhân viên
11
PCCC
Phòng cháy chữa cháy
12
CTTT
Công ty truyền thông
13
CTVT
Công tác văn thư
14
CNTT
Công nghệ thông tin
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN ....................................................................................................................................................
LỜI CAM ĐOAN ...............................................................................................................................................
DANH MỤC VIẾT TẮT ...................................................................................................................................
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài ................................................................................................................................. 1
2. Nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................................................................................... 1
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ..................................................................................................... 1
4. Kết cấu của Tiểu luận ......................................................................................................................... 2
PHẦN NỘI DUNG ........................................................................................................................................... 3
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ............ 3
1.1.Khái niệm Văn phòng Doanh nghiệp ................................................................................................... 3
1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ......................................................................................................... 3
1.2.1.Chức năng ....................................................................................................................................... 3
1.2.2.Nhiệm vụ, Quyền hạn .................................................................................................................... 4
1.3.Cơ cấu tổ chức ....................................................................................................................................... 5
1.4.Nguyên tắc hoạt động của Văn phòng Doanh nghiệp......................................................................... 7
Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CT TRUYỀN
THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN VIỆT NAM ................................................................................................... 9
2.1.Giới thiệu về lịch sử hình thành và phát triển Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt
Nam...... ......................................................................................................................................................... 9
2.1.1.Giai đoạn phát triển ....................................................................................................................... 9
2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt
Nam.......... .............................................................................................................................................. 10
2.2.Thực trạng cơ cấu tổ chức Văn phòng tại Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt
Nam....... ...................................................................................................................................................... 13
2.2.1.Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt
Nam.......... .............................................................................................................................................. 13
2.2.2.Kết cấu của bộ máy văn phòng tại Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam . 17
2.3.Hoạt động của Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt nam ...................... 18
2.3.1.Tổng hợp, xử lý thông tin - tiếp nhận và trả kết quả ............................................................... 19
2.3.2.Công tác hành chính – văn thư ................................................................................................... 20
2.3.3.Công tác tài chính – kế toán, quản lý nhân sự ........................................................................... 22
2.3.4.Công tác xây dựng chương trình và tổ chức sự kiện ................................................................. 25
2.3.5.Công tác hậu cần, quản trị thiết bị và cơ sở vật chất ................................................................ 27
2.3.6.Kiểm tra, giám sát và theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý ..................................... 30
2.4.Nhận xét, đánh giá ............................................................................................................................... 30
2.4.1.Ưu điểm ......................................................................................................................................... 30
2.4.2.Nhược điểm ................................................................................................................................... 31
2.4.3.Nguyên nhân ................................................................................................................................. 31
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
VĂN PHÒNG TẠI TỔNG CTTT ĐA PHƯƠNG TIỆN VIỆT NAM ....................................................... 33
3.1. Hoàn thiện thể chế .............................................................................................................................. 33
3.2. Nâng cao nhận thức CNV .................................................................................................................. 36
3.3. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự ............................................................................................................... 37
3.4. Thường xuyên kiểm tra và đánh giá hoạt động ............................................................................... 37
3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng .............................................................. 38
KẾT LUẬN..................................................................................................................................................... 41
DANH MỤC THAM KHẢO......................................................................................................................... 43
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Các lọai hình doanh nghiệp ở Việt Nam có tầm quan trọng nhất định với
nền kinh tế nước nhà, doanh nghiệp là yếu tố quan trọng, quyết định đến chuyển
dịch các cơ cấu lớn của nền kinh tế quốc dân như: Cơ cấu nhiều thành phần
kinh tế, cơ cấu ngành kinh tế, cơ cấu kinh tế giữa các vùng, địa phương.
Mô hình tổ chức của từng loại doanh nghiệp giúp cho người đọc nói chung,
cũng như sinh viên nói riêng hiểu biết sâu hợn về tổ chức hoạt động của các
loại hình doanh nghiệp. Cụ thể hiểu về các thành viên trong các loại hình doanh
nghiệp, vốn, quyền hạn, nghĩa vụ của mỗi loại doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, tìm hiểu về cơ cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp còn giúp
người đọc hiểu được về cơ cấu tổ chức văn phòng trong doanh nghiệp và cơ
cấu tổ chức trong nền văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước.
Sở dĩ vậy nên đề tài “Thực trạng về tổ chức và hoạt động của Văn phòng
Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam” là cần thiết để phần
nào hiểu biết sâu sắc hơn về tổ chức và hoạt động của Công ty nói riêng và cơ
cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp nói chung.
2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Phân tích làm rõ thực trạng tổ chức và hoạt động văn phòng tại Tổng Công
ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam. Bước đầu đánh giá những kết quả,
hạn chế và rút ra một số nguyên nhân cơ bản, từ đó đưa ra các giải pháp để
nâng cao vai trò việc tổ chức và hoạt động của văn phòng tại Công ty trong thời
gian tới.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Tổ chức và hoạt động của Văn phòng
Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam.
1
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài là: Tổ chức và hoạt động văn phòng của
Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam.
4. Kết cấu của Tiểu luận
Bài tiểu luận gồm 3 Chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức và hoạt động của Văn phòng.
Chương 2. Thực trạng về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Tổng Công
ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và hoạt
động Văn phòng tại Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam.
2
PHẦN NỘI DUNG
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT
ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
1.1. Khái niệm Văn phòng Doanh nghiệp
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức
năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung
hoặc lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chánh.
Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa
điểm giao tiếp đối nội, đối ngọai của cơ quan, đơn vị đó. Ngòai ra, văn phòng
còn có thể là phòng làm việc của thủ trưởng có tầm cỡ cao. Ví dụ văn phòng
Chính phủ, văn phòng Tỉnh ủy, văn phòng Tổng công ty...
Văn phòng được hiểu là một lọai họat động trong các cơ quan, doanh
nghiệp. Văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các lọai công văn
giấy tờ trong cơ quan. Nói đến văn phòng người ta thường nghĩ đến một bộ
phận chỉ làm những công việc liên quan đến công tác văn thư.
Như vậy: Văn phòng, hay cụ thể là văn phòng Doanh nghiệp là bộ máy
điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập, xử lý thông tin
hỗ trợ cho họat động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm
bảo các điều kiện vật chất cho họat động của mỗi cơ quan, tổ chức.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
1.2.1. Chức năng
-
Tham mưu, giúp Giám đốc Công ty quản lý và tổ chức thực hiện
công tác hành chính - tổng hợp, văn thư, lưu trữ và lễ tân, khánh tiết
và một số công việc đặc thù của Công ty;
-
Hoạt động truyền thông của Công ty; triển khai, theo dõi và tổng hợp
kết quả hoạt động của các đơn vị thuộc Tổng Công ty theo chương
trình, kế hoạch công tác.
3
1.2.2. Nhiệm vụ, Quyền hạn
- Phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng, trình Giám đốc Công
ty phê duyệt chương trình, kế hoạch công tác; Giúp Giám đốc Công
ty chỉ đạo triển khai, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình,
kế hoạch công tác đã được phê duyệt, đề xuất những điều chỉnh khi
cần thiết. Làm các báo cáo, thống kê theo yêu cầu của Công ty.
-
Đầu mối tổ chức và phục vụ các cuộc họp, hội nghị của Ban Giám
đốc Công ty, làm nhiệm vụ thư ký, bao gồm: xây dựng chương trình,
kế hoạch, lịch làm việc; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung,
ghi biên bản, dự thảo thông báo kết luận và theo dõi đôn đốc các đơn
vị thực hiện kết luận của cuộc họp do Giám đốc hoặc Phó Giám đốc
chủ trì.
- Giúp Giám đốc quản lý công tác văn thư, lưu trữ. Thực hiện các công
việc hành chính, văn thư, lưu trữ tại Công ty.
- Xây dựng, trình Giám đốc phê duyệt chương trình, kế hoạch họat
động truyền thông của Công ty. Tổ chức triển khai thực hiện sau khi
được Giám đốc phê duyệt.
- Chủ trì xây dựng và quản lý Website của Công ty. Thường xuyên cập
nhật, xử lý, biên tập bản tin trang Web; chủ động giới thiệu, quảng bá
hình ảnh và đưa thông tin về hoạt động của Công ty.
-
Thực hiện công tác pháp chế của Công ty: Tiếp nhận, kiểm tra về nội
dung, thể thức, thủ tục ban hành các văn bản hành chính và thanh tra
pháp chế.
-
Phối hợp với các đơn vị xây dựng, trình Giám đốc Công ty ban hành
quy chế làm việc, quy chế văn hóa công sở, theo dõi đánh giá kết quả
thực hiện tại các đơn vị.
4
-
Thực hiện công tác lễ tân và khánh tiết, đầu mối giao tiếp, sắp xếp
lịch làm việc, tiếp đón khách hang. Đảm bảo chỗ ăn, ở, phương tiện
đi lại thuận lợi, chu đáo cho khách trong thời gian công tác tại Công
ty khi có yêu cầu và được Giám đốc phê duyệt.
- Phối hợp với Công đoàn Công ty, các đơn vị liên quan và gia đình
làm thủ tục tang lễ khi công chức, viên chức, lao động hợp đồng qua
đời và thực hiện chế độ về việc hiếu, hỷ theo quy định hiện hành.
- Thực hiện cải cách hành chính, triển khai cơ chế hành chính "một
cửa", ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng. Hướng
dẫn, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn phòng (tổng
hợp, văn thư, lưu trữ, ...) cho viên chức, các đơn vị tổ chức thuộc
Công ty.
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo qui
định của pháp luật hiện hành và của Công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Công ty giao.
1.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn
phòng được bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng.
Cơ cấu của tổ chức văn phòng được thể hiện thông qua sơ đồ cơ cấu tổ
chức. Sơ đồ tổ chức là hình vẽ thể hiện vị trí, mối quan hệ báo cáo và các kênh
thông tin (giao tiếp) chính thức trong tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng
biểu thị mối quan hệ chính thức giữa những người quản lý ở các cấp với những
nhân viên trong tổ chức ở Văn phòng là Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng
Hành chính với những nhân viên cấp dưới trong bộ phận của mình.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức định dạng tổ chức và cho biết mối quan hệ báo cáo
và quyền lực trong tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lý, cấp
quyền lực tồn tại trong tổ chức.
5
- Các bộ phận chủ yếu trong văn phòng:
Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà cơ
cấu tổ chức văn phòng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, các bộ phận chủ yếu
trong cơ cấu tổ chức văn phòng của một cơ quan thường bao gồm:
Bộ phận hành chính văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác
tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan.
Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả
các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư.
Bộ phận tổng hợp: Tư vấn cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều
hành hoạt động, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để
báo cáo kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất các phương án giải quyết.
Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện
vật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng
các phương tiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả.
Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của
cơ quan. Phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài
liệu theo quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan. Tổ chức hướng
dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận
của cơ quan.
Bộ phận tổ chức nhân sự ( nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách):
xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như: tuyển dụng,
bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động,
tổ chức công tác khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ sơ nhân dự.
Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động của
cơ quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các
bộ phận chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ
quan.
6
Phụ trách văn phòng là Chánh văn phòng. CVP chịu trách nhiệm trước thủ
trưởng cơ quan về điều hành và kết quả hoạt động của văn phòng. Giúp việc
cho CVP là phó chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước CVP về những việc
được phân công và giải quyết một số công việc khi được sự ủy nhiệm của CVP.
Mỗi bộ phận của văn phòng sẽ có một người phụ trách (Trưởng phòng hoặc tổ
trưởng) chịu trách nhiệm trước CVP về điều hành và kết quả thực hiện các hoạt
động của bộ phận đó.
1.4. Nguyên tắc hoạt động của Văn phòng Doanh nghiệp
Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm về toàn bộ các công việc của
Phòng, là người làm việc trực tiếp với Ban Giám đốc, các đoàn thể, Trưởng,
Phó các Phòng/ban trong Công ty và khách hàng bên ngoài đến làm việc với
Phòng. Trong trường hợp cần thiết, CVP uỷ quyền cho Phó CVP làm việc thay.
Khi đó Phó CVP phải chịu trách nhiệm trước CVP về công việc được giao.
Nhân viên của Phòng phải xử lý và giải quyết công việc đúng trình tự, thủ
tục, phạm vi trách nhiệm, thẩm quyền. Nhân viên của Phòng không được cung
cấp thông tin ra bên ngoài khi chưa được sự đồng ý của CVP, nhất là các thông
tin về Công ty.
Mỗi nhân viên của Văn phòng phải hình thành phong cách làm việc
chuyên nghiệp thể hiện trên các mặt: Tinh thần chủ động và trách nhiệm trước
công việc; nề nếp sinh hoạt công sở; cách ứng xử, quan hệ với đồng nghiệp và
người đến làm việc; quy trình giải quyết công việc và chế độ báo cáo; chất
lượng và hiệu quả thực thi nhiệm vụ được giao; Không ngừng học tập, rèn luyện
nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
Mọi hồ sơ, văn bản trước khi ra khỏi Phòng phải được CVP xem xét, phê
duyệt. Đối với những hồ sơ, văn bản thuộc lĩnh vực do Phó CVP phụ trách cũng
cần được bàn bạc, trao đổi với CVP để biết và phê duyệt.
7
Trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc phải bảo đảm tuân thủ
theo đúng quy định của pháp luật, chương trình, kế hoạch, lịch làm việc và quy
định của Công ty, trừ những công việc được yêu cầu giải quyết ở mức độ
“khẩn”, “hỏa tốc”.
CVP là người đại diện cho Phòng phát biểu chính thức tại các cuộc họp
của Công ty về các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của Phòng. Trong
trường hợp cần thiết.
Tiểu kết
Trong chương 1 tôi đã tìm hiểu cơ sở lý luận về Văn phòng Doanh nghiệp,
chức năng nhijeejm vụ quyền hạn cũng như nguyên tắc hoạt động của Văn
phòng Doanh nghiệp như thế nào. Qua đó là cơ sở để tôi phát triển và nghiên
cứu chương 2 là thực trạng về cơ cấu tổ chức và hoạt động của Văn phòng tại
Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam.
8
Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG TỔNG CT TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN VIỆT NAM
2.1.
Giới thiệu về lịch sử hình thành và phát triển Tổng Công ty Truyền
thông Đa phương tiện Việt Nam
Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam là một doanh nghiệp
có quy mô lớn. Hoạt động chính trong các lĩnh vực Nội dung số, Thương mại
điện tử, Dịch vụ Truyền hình, Viễn thông, Công nghệ thông tin... Trong quá
trình hoạt động và không ngừng phát triển, Tổng công ty Truyền thông Đa
phương tiện Việt Nam đã khẳng định được vị thế của một công ty đi đầu trong
việc khai thác, ứng dụng có hiệu quả tiềm năng và sức mạnh hội tụ của các
ngành: Phát thanh - Truyền hình, Viễn thông và Công nghệ thông tin.
2.1.1. Giai đoạn phát triển
Giai đoạn kinh doanh thiết bị truyền hình (1988-2005)
Tiền thân của Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam là Xí
nghiệp Dịch vụ sửa chữa bảo hành thiết bị phát thanh- truyền hình được thành
lập ngày 12/02/1988 theo Quyết định số 33/QĐ-BTT của Bộ Thông tin. Ngày
25/3/1993, theo Quyết định số 288/QĐ của Bộ trưởng Bộ Văn hóa- Thông tin
(VHTT), Xí nghiệp được chuyển thành Công ty Đầu tư và Phát triển kỹ thuật
thông tin (viết tắt là Intedico).
Tháng 12 năm 1996, Công ty Đầu tư và Phát triển Công nghệ truyền hình
Việt Nam (VTC) được thành lập trên cơ sở sáp nhập 02 công ty: Ratimex và
Telexim vào Công ty Intedico.
Ngày 26/6/2003 theo Quyết định số 129/2003/QĐ-TTg của Thủ tướng
Chính phủ, Công ty Đầu tư và Phát triển công nghệ truyền hình Việt Nam được
chuyển từ Đài Truyền hình Việt Nam về trực thuộc Bộ Bưu chính Viễn thông
(BCVT).
9
Trong giai đoạn này Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt
Nam là đơn vị chủ lực hậu cần của ngành truyền hình Việt Nam, có nhiệm vụ
nghiên cứu, phát triển, sản xuất, tư vấn, cung ứng các thiết bị sản xuất chương
trình truyền hình và các thiết bị kỹ thuật khác cho ngành truyền hình, chiếm thị
phần lớn trên cả nước.
Giai đoạn kinh doanh truyền thông đa phương tiện (2005 đến tháng 102013)
Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam được thành lập theo
Quyết định số 192/2005/QĐ-TTg ngày 29/7/2005 của Thủ tướng Chính phủ về
việc chuyển Công ty Đầu tư và Phát triển công nghệ Truyền hình Việt Nam
thành Tổng công ty hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con và Quyết
định số 01/2006/QĐ-BBCVT ngày 04/01/2006 của Bộ BCVT về việc thành lập
Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam hoạt động theo mô hình
công ty mẹ - công ty con.
Trong giai đoạn này Tổng công ty hoạt động và kinh doanh trên các lĩnh
vực: Truyền thông, báo chí; truyền hình, viễn thông và công nghệ thông tin.
Giai đoạn kinh doanh nội dung số-viễn thông và dịch vụ truyền hình (từ
tháng 11- 2013 đến nay)
Ngày 16/10/2013 Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Nghị định 132
chuyển Đài THKTS VTC khỏi Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt
Nam về trực thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông. Tổng công ty Truyền thông
Đa phương tiện Việt Nam tập trung vào các ngành nghề kinh doanh chính là
nội dung số, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình và công nghệ thông tin.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Truyền
thông Đa phương tiện Việt Nam
a) Chức năng, nhiệm vụ
10
Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam hoạt động chính
trong các lĩnh vực Nội dung số, Thương mại điện tử, Dịch vụ Truyền hình, Viễn
thông, Công nghệ thông tin... Trong quá trình hoạt động và không ngừng phát
triển, Tổng công ty đã đi đầu trong việc khai thác, ứng dụng có hiệu quả tiềm
năng và sức mạnh hội tụ của các ngành: Phát thanh - Truyền hình, Viễn thông
và Công nghệ thông tin.
Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam là đơn vị tiên phong
trong việc nghiên cứu và đưa công nghệ Truyền hình kỹ thuật số áp dụng thành
công vào Việt Nam, có ý nghĩa quan trọng để Bộ Thông tin và Truyền thông,
Chính phủ làm căn cứ hoạch định Chiến lược phát triển ngành Truyền hình Việt
Nam theo công nghệ kỹ thuật số tiên tiến theo Đề án “Số hóa truyền dẫn, phát
sóng truyền hình mặt đất đến năm 2020”.Tổng công ty Truyền thông Đa
phương tiện Việt Nam là một trong những đơn vị đi đầu và đặt nền móng cho
sự hình thành và phát triển nền Công nghiệp Nội dung số ở Việt Nam. Trong
những năm qua, sự phát triển lớn mạnh của nền Công nghiệp Nội dung số Việt
Nam đã tạo ra bước phát triển mới trong lĩnh vực Công nghệ thông tin, là hạt
nhân quan trọng, góp phần hiện thực hóa Đề án “Đưa Việt Nam sớm trở thành
nước mạnh về Công nghệ thông tin và truyền thông” của Chính phủ.
b) Cơ cấu tổ chức Tổng Công ty
Công ty mẹ - Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện được hình thành
trên cơ sở tổ chức lại Công ty Đầu tư và Phát triển công nghệ truyền hình Việt
Nam. Có mô hình tổ chức quản lý do Bộ Thông tin và Truyền thông quyết định
theo quy định của pháp luật.
Công ty mẹ có chức năng trực tiếp sản xuất, kinh doanh và đầu tư tài chính
vào doanh nghiệp khác; có cơ cấu quản lý theo quy định của pháp luật Việt
Nam.
Các công ty con bao gồm:
11
- Công ty Truyền hình di động VTC mobile
- Công ty Viễn thông Số (DIGICOM)
- Công ty VTC Công nghệ và Nội dung số (VTC Intecom)
- Công ty Cổ phần Truyền thông VTCICông ty TNHH 1 thành viên Giải
pháp công nghệ truyền thông VTC
- Công ty TNHH 1 thành viên Truyền thông đa phương tiện miền Trung
VTC
- Công ty TNHH 1 thành viên Truyền thông đa phương tiện miền Nam
VTC
- Công ty cổ phần Phát triển Truyền thông Truyền hình (CTC)
- Công ty cổ phần Kinh doanh thiết bị truyền thông VTC
- Công ty cổ phần Điện tử truyền thông VTC
- Công ty Cổ phần Điện tử và Truyền hình cáp Việt Nam
- Công ty cổ phần Dịch vụ hợp tác quốc tế
- Công ty cổ phần Chuyển giao công nghệ truyền hình – viễn thông VTC
- Công ty cổ phần Kinh doanh, sản xuất các chương trình quảng cáo và
giải trí truyền hình VTC
- Công ty cổ phần Truyền thông Hữu Nghị
- Trường truyền thông VTC
c) Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty
12
Tổng Giám đốc
PHÓ TGĐ
PHÓ TGĐ
P. KINH
DOANH
– TIẾP
THỊ
2.2.
P. KỸ
THUẬT –
CÔNG
NGHỆ
P.KẾ
HOẠCH –
ĐẦU TƯ
BQL DỰ
ÁN –
CÔNG
TRÌNH
VĂN
PHÒNG
Thực trạng cơ cấu tổ chức Văn phòng tại Tổng Công ty Truyền
thông Đa phương tiện Việt Nam
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa
phương tiện Việt Nam
Sự thành công hay thất bại của một tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào yếu
tố thông tin, mà hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng. Do đó
hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào.
Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam cũng nằm trong số đó.
Văn phòng của công ty có chức năng tham mưu giúp việc cho Ban lãnh
đạo trong hoạt động quản lý, điều hành công việc.
a) Chức năng Văn phòng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam
- Chức năng tham mưu tổng hợp:
Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trương có cơ sở để lựa chọn
quyết định quán lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động cùa cơ quan, tổ chức
đó
13
Muốn có những quyết định đúng đắn, kịp thời có cơ sở và mang tính khoa
học, người ra quyết định phái nấm được nhiều lĩnh vực. phái có mặt ớ mọi lúc,
mọi nơi… Điều này vượt quá khá năng của một con người. Vì lý do đó, người
thủ trướng cần ý kiến tham mưu cùa lực lượng trợ giúp.
Thông thường, theo cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng, lực lượng trợ
giúp về các lĩnh vực chuyên môn ờ các phòng ban chức năng. Vãn phòng sẽ
giúp thủ trưởng trong việc tổng hợp các ý kiến chuyên môn đó, phân tích, chọn
lọc dể đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho thủ trướng những
thông tin, những phương án quyết định kịp thời và đúng đắn.
Như vậy, tham mưu và tổng hợp là 2 mặt gắn kết hữu cơ với nhau trong
một chức năng luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó mang tính tham vấn, khách quan,
không bị gò bó, ràng buộc.
- Chức năng giúp việc theo ngành
Văn phòng là bộ máy trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban
lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Các dự án thông qua các công việc cụ thể như xây
dựng chương trình, kế hoạch công tác ngày, tuần, tháng, quý… và tổ chức triển
khai thực hiện các kế hoạch đó.
Văn phòng cũng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân; tổ chức các cuộc
họp, các hội nghị, các cuộc đàm phán, thảo luận; tổ chức các chuyến đi công
tác của lãnh đạo; soạn thảo và quản lý các văn bản.
- Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị, dự án không thể thiếu các điều kiện
vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị. dụng cụ.
Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện, thiết bị.
dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng chúng có hiệu quả. Số lượng, đặc điểm của các
phương tiện vật chất phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô sử dụng của các cơ
quan, đơn vị.
14
Phục vụ một cách tiết kiệm và có hiệu quá là phương châm hoạt động của
còng tác văn phòng.
Tóm lại, văn phòng là nơi giúp việc cho lãnh đạo, thủ trướng thông qua
ba chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập vừa hỗ trợ,
bổ sung cho nhau và cùng khẳng định sự cần thiết khách quan của văn phòng
với tư cách một phòng làm việc và công tác văn phòng với tư cách như một loại
hoạt động.
b) Nhiệm vụ Văn phòng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam
- Tổng hợp chương trình công tác cho cơ quan, đơn vị
Mỗi cơ quan, đơn vị, dự án có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác xây
dựng. Song muốn đạt dược mục tiêu chung thì các kế hoạch đó phải được kết
nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh, ăn khớp và hỗ trợ cho nhau.
Văn phòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan, đơn vị và
đôn đốc các bộ phận khác thực hiện.
Mặt khác, văn phòng có nhiệm vụ trực tiếp xây dựng chương trình, kế
hoạch công tác trong quý, tháng, tuần… của ban lãnh đạo giúp lãnh đạo triển
khai, thực hiện các kế hoạch đó.
- Thu thập xử lý thông tin
Thông tin là căn cứ để thủ trưởng, lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời và đúng
đắn. Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Nhiều khi
khối lượng thông tin rất lớn, phức tạp, đa dạng, đa chiều.
Việc thu thập và xử lý lượng thông tin này cần phải có bộ phận trợ giúp, đó
chính là văn phòng. Các thông tin, công văn, giấy tờ đi và đến đều được văn
phòng thu thập, xử lý. phân loại theo những kênh thích hợp để sau đó chuyển
phát đi hay lưu trữ.
15
Văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư, lưu trữ khi
thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyến phát thông tin. Thông tin được thu thập
đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu của quán lý là cơ sở để
lãnh đạo lựa chọn quvết định quản lý.
- Tư vấn về văn bản
Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền tin, là phương tiện lưu trữ và
truyền đạt các quyết định quản lý. Văn phòng trợ giúp cho thủ trưởng về công
tác soạn thảo văn bản để đảm bảo cho văn bản có đầy đủ nội dung, hình thức
theo yêu cầu; đúng thẩm quyền và đúng trình tự thủ tục theo quy định.
- Truyền đạt và theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý
Văn phòng thông qua việc chuyển phát thông tin, truyền đạt các quyết
định của lãnh đạo. Văn phòng cũng theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết
định đó, tổng hợp tình hình hoạt động của các bộ phận để báo cáo lãnh đạo, đề
xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo.
- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp
Văn phòng chịu trách nhiệm trong công tác lễ tân như đón, tiếp khách, bố
trí nơi ăn, chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi, khánh
tiết của cơ quan, đơn vị. Văn phòng tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ
vai trò là cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với
nhân dân.
+ Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý vật tư, tài sàn
Văn phòng là bộ phận bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ
quan, đơn vị thông qua các công việc như lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh
phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các
chi phí văn phòng.
- Tổ chức công tác bảo vệ
16
Văn phòng có nhiệm vụ tổ chức công tác bảo vệ trật tự, an toàn trong cơ
quan, đơn vị. Ngoài ra, văn phòng có thể phối hợp với Công đoàn chăm lo sức
khỏe, đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho cán bộ công nhân viên.
Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của Văn phòng Công ty Truyền thông
Đa phương tiện Việt Nam. Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất
hoạt động mà từng Văn phòng và Công ty có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ
cho phù hợp.
2.2.2. Kết cấu của bộ máy văn phòng tại Tổng Công ty Truyền thông Đa
phương tiện Việt Nam
a) Các bộ phận trong văn phòng
Đến năm 2018, tổng số Cán bộ, nhân viên của Văn phòng Tổng Công ty
Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam là 30 người, bao gồm:
Chánh văn phòng: 01 người;
Phó Chánh Văn phòng 03 người;
Chuyên viên 10 người: tổng hợp có 03người ; bộ phận tiếp nhận và trả
kết quả 02 người; quản trị mạng 03 người; nhân sự 02 người
Cán sự 06 người: văn thư 02 người; lái xe 02 người; bảo vệ 02 người;
Kế toán 02 người;
Hợp đồng 44 có 04 người: bộ phận tiếp dân kiêm một cửa có 01 người,
tạp vụ 03 người;
Hợp đồng 68 có 04 người: tạp vụ có 01; lái xe có 02, bảo vệ có 01.
b) Sơ đồ hóa bộ máy văn phòng
17
Chánh Văn phòng
PCVP
Tổng
hợp
2.3.
Tiếp
nhậ
n và
trả
kq
PCVP
vtlt
Nhân
sự
Kế
toán
PCVP
Lễ
tân
Tạp
vụ
Quản
trị
mạn
g
Bảo
vệ,
lái
xe
Hoạt động của Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương
tiện Việt nam
- Chánh Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam
là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo Công ty và trước
pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
- Phó Chánh Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt
Nam được Chánh Văn phòng phân công theo dõi từng khối công việc
và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về các lĩnh
vực công việc được phân công phụ trách; Khi Chánh Văn phòng vắng
mặt, một Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều
hành các hoạt động của Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa
phương tiện Việt Nam được.
- Nói chung Ban lãnh đạo của Văn phòng sẽ đảm nhiệm các nhiệm vụ sau:
Phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động theo chức năng,
nhiệm vụ của phòng đã được phân công trước giám đốc công ty. Kiểm
18
tra, đôn đốc các nhân viên trong phòng thực hiện tốt các nhiệm vụ của
mình.
Quản lý nhân nhân lực của phòng. Phân công cụ thể nhiệm vụ các nhiệm
vụ thường xuyên và đột xuất cho nhân viên của phòng theo lệnh của giám
đốc công ty.
Tham gia làm thư ký các hội đồng do công ty thành lập: Tuyển dụng,
nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật.
Tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí lao động, chấm dứt HĐLĐ.
Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể.
Giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động
Trật tự trị an khu vực, trật tự nội vụ
Khen thưởng, kỷ luật của phòng cũng như công ty
Hồ sơ cán bộ công nhân viên
Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty
Đối nội, đối ngoại
Cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo công ty
Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc công ty.
2.3.1. Tổng hợp, xử lý thông tin - tiếp nhận và trả kết quả
a) Tổng hợp, thu thập và xử lý thông tin
- Theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung trong Công ty;
- Tiếp nhận thông tin, báo cáo của các phòng ban, xưởng sản xuất, cửa
hàng;
- Thực hiện việc tổng hợp báo cáo lãnh đạo;
- Xây dựng nội dung chương trình-kế hoạch công tác chung của doanh
nghiệp;
- Chuẩn bị nội dung các cuộc họp, hội nghị;
19
- Rà soát, tham mưu cho lãnh đạo về công tác ban hành văn bản;
- Phụ trách công tác pháp lý cho hoạt động của doanh nghiệp. Trực tiếp
quan hệ và làm việc với các cơ quan bảo vệ pháp luật, cơ quan báo chí
và truyền thông trong các lĩnh vực liên quan tới hoạt động của doanh
nghiệp.
- Quản lý và tổ chức các sự kiện liên quan tới công tác quảng bá hình ảnh
của Công ty, công tác truyền thông, tuyên truyền, hội chợ, triển lãm trong
nước và quốc tế.
b) Tiếp nhận và trả kết quả
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, hướng dẫn cụ thể các trình tự,
thủ tục theo quy định.
- Lập phiếu nhận và hẹn trả kết quả cho khách hàng, phiếu giao nhận các
bộ phận chuyên môn. Chuyển giao hồ sơ và tiếp nhận kết quả giải quyết
thủ tục hành chính từ chuyên môn theo quy trình.
- Quản lý và sử dụng máy photo phục vụ công tác tại bộ phận
- Quản lý hòm thư góp ý, sổ góp ý, lấy phiếu góp ý của công dân
- Giải quyết thủ tục hành chính và chịu sự phân công của Trưởng bộ phận
tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính.
- Lưu trữ, quản lý sổ sách, hồ sơ giao nhận theo quy định.
- Tham mưu xây dựng các kế hoạch về rà soát, kiểm soát thủ tục hành
chính. Tổng hợp kết quả rà soát thủ tục hành chính do các bộ phận chuyên
môn chuyển về báo cáo lãnh đạo theo yêu cầu.
2.3.2. Công tác hành chính – văn thư
Soạn thảo và ban hành văn bản
Soạn thảo văn bản là căn cứ vào tình chất, nội dung của văn bản cần soạn
thảo, người đứng đầu cơ quan tổ chức giao cho đơn vị, cá nhân người soạn thảo
20
hoặc chủ trì soạn thảo. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công
việc sau:
Xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn của văn bản cần soạn thảo
Thu thập và xử lý thông tin về vấn đề có liên quan
Thảo văn bản
Quản lý và giải quyết văn bản đi
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Ghi số ngày tháng năm
Đăng ký
Nhân bản, đóng dấu cơ quan và mức độ mật, khẩn
Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển giao văn
bản.
Quản lý và giải quyết văn bản đến
Tiếp nhận, kiểm tra văn bản
Phân loại, bóc loại văn bản
Chuyển giao văn bản
Giải quyết, theo dõi tiến độ giải quyết công việc
• Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Xây dựng danh mục hồ sơ
Lập hồ sơ
Giao nộp hồ sơ
• Quản lý và sử dụng con dấu
+ Quản lý con dấu
+ Sử dụng con dấu
• Nội dung công tác văn thư và những người thực hiện:
+ Thảo văn bản, ghi biên bản các cuộc họp và hội nghị - Cán bộ văn thư
21
