Khảo sát đánh giá về vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Hiền Đức

LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian tìm hiểu và nghiên cứu về Công ty Cổ phần Hiền Đức, em
đã rút ra được rất nhiều kinh nghiệm thực tế mà khi ngồi trên ghế nhà trường
em chưa được biết.
Để có kiến thức và kết quả thực tế ngày hôm nay, trước hết em xin chân
thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Quản trị Văn phòng - Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội đã tận tình giảng dạy và giúp đỡ em trong suốt quá trình học
tập và nghiên cứu. Bên cạnh đó, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các cán
bộ nhân viên trong Công ty Cổ phần Hiền Đức đã giúp đỡ và tạo mọi điều kiện
thuận lợi giúp em hoàn thành tốt bài tiểu luận này.
Do điều kiện về thời gian và nhận thức cũng như trình độ chuyên môn của
bản thân còn hạn chế nên bài tiểu luận không thể tránh khỏi những thiếu xót,
kính mong được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo để bài tiểu
luận của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !

0


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài này là kết quả làm việc nghiêm túc của bản thân.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin
được sử dụng trong bài luận này.
SINH VIÊN


BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3

4
5

Chữ viết tắt
CBNV
HCNS
HTQLCL
VP
NQT

Chữ viết đầy đủ
Cán bộ nhân viên
Hành chính nhân sự
Hệ thống quản lý chất lượng
Văn phòng
Nhà quản trị


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.............................................................................................1
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..............................................1
3. Cơ sở phương pháp luận, phương pháp nghiên cứu....................................2
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài..........................................................2
5. Bố cục của đề tài..............................................................................................3
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC..............4
1.1. Tổng quan về Công ty cổ phần Hiền Đức.................................................4

1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty CP Hiền Đức..................................................4
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn...............................................................4
1.3.1. Chức năng..................................................................................................4
1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn..............................................................................5
1.3.3. Phòng Hành chính – Nhân sự...................................................................6
Tiểu kết chương 1................................................................................................8
CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN HIÊN ĐỨC. XÂY DỰNG HÌNH ẢNH NHÀ QUẢN TRỊ VĂN
PHÒNG DOANH NGHIỆP ĐÁP ỨNG YÊU CẦU TRONG THỜI KỲ HỘI
NHẬP.....................................................................................................................9
2.1. Cơ sở lý luận về Nhà quản trị văn phòng...................................................9
2.2. Tìm hiểu vai trò của nhà quản trị văn phòng tại Công ty CP Hiền Đức.....12
2.2.1. Vai trò thông tin của Nhà quản trị văn phòng........................................12
2.2.2. Vai trò lãnh đạo của Nhà quản trị văn phòng.........................................13
2.2.3. Vai trò quan hệ với con người của Nhà quản trị văn phòng..................15
2.2.4. Một số vai trò khác của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp............16
2.2.5. Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng
yêu cầu trong thời kỳ hội nhập..........................................................................16


CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN
PHÒNG DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC..........22
3.1. Nhận xét, đánh giá......................................................................................22
3.1.1. Ưu điểm.....................................................................................................22
3.1.2. Nhược điểm...............................................................................................23
3.1.3. Nguyên nhân............................................................................................23
3.2. Các giải pháp nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công
tác văn phòng tại Công ty CP Hiền Đức..........................................................24
3.2.1. Nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác tổ chức
thu thập thông tin...............................................................................................24

3.2.2. Nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác lãnh đạo,
quan hệ với con người........................................................................................24
3.2.3. Một số giải pháp khác..............................................................................25
Tiểu kết chương 3...............................................................................................26
KẾT LUẬN........................................................................................................27
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................28
PHỤ LỤC


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong mọi thời đại, trên mọi lĩnh vực của đời sống, con người luôn giữ vị
trí quan trọng số một. Doanh nghiệp được coi là một xã hội thu nhỏ trong đó con
người là nguồn lực quan trọng nhất và quý giá nhất. Tuy nhiên, để các hoạt động
doanh nghiệp tồn tại và phát triển thì rất cần tới nhà quản trị tài giỏi để lãnh đạo
toàn bộ thành viên trong tổ chức đó.
Nhà quản trị là một trong các nhân tố đóng vai trò quyết định tới sự sống
còn, sự phát triển của tổ chức, doanh nghiệp. Họ được ví như người chèo lái con
thuyền giữa biển.Nếu nhà quản trị đủ tài giỏi để chèo lái cùng với sự đồng lòng
cả các thành viên trong tổ chức thì con thuyền đó có thể đến được mục tiêu đã
định. Nếu không, con thuyền đó sẽ bị bật đổ trước những trận cuồng phong trên
biển. Như vậy, vai trò của nhà quản trị trong tổ chức, doanh nghiệp là vô cùng
quan trọng, đặc biệt là vai trò của nhà quản trị văn phòng vì văn phòng là bộ
phận chuyên môn, là bộ máy giúp việc tổng hợp của lãnh đạo cơ quan, doanh
nghiệp. Nó đảm bảo cho hoạt động của lãnh đạo được trôi chảy, thuận lợi, hiệu
quả thông
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề và với mong muốn tìm hiểu,
khảo sát, đưa ra đánh giá, nhận định cụ thể về vai trò của nhà quản trị văn phòng
em quyết định lựa chọn“Khảo sát và đánh giá về vai trò của Nhà quản trị văn
phòng doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Hiền Đức. Xây dựng hình ảnh Nhà

quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập” làm
đề tài nghiên cứu của mình.
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là vai trò của Nhà quản trị văn phòng
doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Hiền Đức. Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị
văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là công tác văn phòng của Công ty cổ phần
Hiền Đức.
- Mục đích nghiên cứu
1


Đánh giá một cách toàn diện, khách quan về vai trò của nhà quản trị văn
phòng tại Công ty cổ phần Hiền Đức, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao
vai trò của nhà quản trị văn phòng tại Công ty trong giai đoạn hiện nay.
Nghiên cứu để xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp
đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập
- Nhiệm vụ nghiên cứu
Phân tích làm rõ thực trạng vai trò của nhà quản trị văn phòng tại Công ty
cổ phần Hiền Đức. Bước đầu đánh giá những kết quả, hạn chế và rút ra một số
nguyên nhân cơ bản, từ đó đưa ra các giải pháp để nâng cao vai trò của nhà quản
trị văn phòng tại Công ty trong thời gian tới.
Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu
trong thời kỳ hội nhập
3. Cơ sở phương pháp luận, phương pháp nghiên cứu
Phương pháp điều tra thực tiễn: khảo sát về cơ cấu tổ chức, chức năng
nhiệm vụ của Công ty cổ phần Hiền Đức và vai trò của nhà quản trị văn phòng
tại Công ty.
Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Nghiên cứu, tìm hiểu và thu thập
các tài liệu liên quan đến đề tài từ đó sàng lọc những tài liệu cần thiết cho việc

nghiên cứu. Thu thập, xử lý thông tin về Nhà quản trị văn phòng hiện nay để từ
đó xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng đáp ứng yêu cầu hội nhập
Phương pháp tổng hợp và đánh giá: quan sát, tìm hiểu và nghiên cứu các tài
liệu, từ đó tổng hợp và đánh giá.
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Đề tài là công trình khoa học có ý nghĩa lý luận và thực tiễn. Từ kết quả
nghiên cứu của đề tài góp phần làm cơ sở thực tiễn và lý luận để nâng cao vai
trò của nhà quản trị văn phòng, xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng trong
thời kỳ hội nhập. Là cơ sở khoa học cho việc định hướng vai trò, hình ảnh mới
của Nhà quản trị văn phòng.

2


5. Bố cục của đề tài
Bài tiểu luận gồm 3 phần:
Chương 1: Khái quát về công ty cổ phần Hiền Đức.
Chương 2: Vai trò của nhà quản trị văn phòng tại công ty cổ phần Hiền
Đức. Xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đpá ứng yêu cầu
trong thời kỳ hội nhập
Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp
tại công ty cổ phần Hiền Đức.

3


CHƯƠNG 1:
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC
1.1. Tổng quan về Công ty cổ phần Hiền Đức
Tiền thân của Công ty Cổ phần Hiền Đức là công ty Trách nhiệm hữu hạn

Hiền Đức thành lập ngày 01/11/2004, thay đổi đăng ký kinh doanh lần thứ 4, số
đăng ký: 0103017192 cấp ngày 06/10/2009 do phòng đăng ký kinh doanh – Sở
kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội.
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC
Tên giao dịch: Hienduc Corporation
Tên viết tắt: CÔNG TY CP HIỀN ĐỨC
Địa chỉ: 57 Trần Quốc Toản – Hoàn Kiếm – Hà Nội
Điện thoại: 04.394.12357

Fax: 04.394.12359

Email:

Website: www.hienduc.com.vn

Vốn điều lệ: 623.568.000 đồng (Sáu trăm hai mươi ba tỷ năm trăm sáu
mươi tám triệu đồng)
Chủ tịch Hội đồng Quản trị: Bà Lê Thị Thơm
Tổng Giám Đốc: Lê Thị Luận
Phó Tổng Giám đốc: Lê Đình Thuận
Hiện nay Công ty CP Hiền Đức đang ngày càng lớn mạnh và chiếm lĩnh
thị trưởng không chỉ ở Miền Bắc mà còn cả Miền Trung, Miền Nam. Với đà
phát triển như hiện nay trong tương lai không xa công ty CP Hiền Đức còn có
các dự án vượt khỏi quốc gia góp phần không nhỏ cho sự lớn mạnh của đất
nước.
1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty CP Hiền Đức
Phụ lục 01
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
1.3.1. Chức năng
+ Công ty CP Hiền Đức là công ty hoạt động trong rất nhiều lĩnh vực như

xây dựng và kinh doanh bất động sản, khách sạn, nhà hàng, siêu thị, chợ, trung
4


tâm thương mại, khu vui chơi giải trí, lữ hành, dự án căn hộ cao cấp cho thuê…
+ Công ty CP Hiền Đức có tư cách pháp nhân riêng, có tài khoản tại Ngân
hàng Công thương, có con dấu riêng và có trụ sở làm việc chính tại: 57 Trần
Quốc Toản – Hoàn Kiếm – Hà Nội.
1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
+ Công ty CP Hiền Đức với thế mạnh là Xây dựng và Bất động sản hoạt
động khắp cả nước hiện nay công ty đang có những dự án lớn ở Hà Nội, Thanh
Hóa, Bình Thuận, Thành phố Hồ Chí Minh.
+ Các ngành nghề Kinh doanh chủ yếu bao gồm:
Là một công ty thương mại được hình thành và phát triển từ năm 2004,
Công ty cổ phần Hiền Đức đã phát triển các ngành nghề kinh doanh rất đa dạng
bao gồm:
- Thiết kế kiến trúc công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp
- Giám sát thi công xây dựng: loại công trình: dân dụng, hạ tầng kỹ thuật;
Lĩnh vực chuyên môn giám sát: xây dựng – hoàn thiện;
- Xây dựng công trình dân dụng, công trình công nghiệp, cầu đường, khu
du lịch, nhà ở, khu văn hóa, công trình thể thao, công trình thương mại, công
trình thủy lợi, công trình đường ống cấp thoát nước, công trình hạ tầng kỹ thuật,
hạng mục công trình;
- Đổ và hoàn thiện bê tông;
- Dựng, lắp kết cấu thép và bê tông đúc sẵn;
- Thi công, xử lý kết cấu gạch đá;
- Trang trí nội, ngoại thất công trình;
- Kinh doanh vật liệu xây dựng, ô tô, xe máy, máy móc thiết bị trong ngành
xây dựng, công nghiệp, đồ thủ công mỹ nghệ, may mặc, giày dép, đồ nội thất,
thủy hải sản;

- Sản xuất giường tủ, bàn ghế;
- Sản xuất các sản phẩm từ gỗ, tre, nứa, rơm rạ, vật liệu bện tết;
- Sản xuất sợi, dệt vải, hàng đan, móc và hoàn thiện các sản phẩm dệt;
5


- Lữ hàng nội địa, lữ hành quốc tế và các dịch vụ phục vụ khách du lịch
(không bao gồm kinh doanh quán Bar, phòng hát karaoke, vũ trường);
- Kinh doanh khách sạn, nhà hàng, nhà nghỉ, nhà khách, biệt thự, căn hộ,
khu vui chơi giải trí, chợ, siêu thị, mặt bằng trung tâm thương mại;
- Mua bán đồ dùng cá nhân và gia đình;
- Tư vấn du học;
- Đại lý mua, đại lý bán ký gửi hàng hóa;
- Dịch vụ vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách bằng ô tô;
- Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh;
- Kinh doanh bất động sản;
- Môi giới bất động sản;
- Định giá bất động sản;
- Dịch vụ sàn giao dịch bất động sản.
Trong đó lĩnh vực kinh doanh chủ yếu nhất của Công ty cổ phần Hiền Đức
là kinh doanh bất động sản, bao gồm: mặt bằng kinh doanh tại các trung tâm
thương mại, văn phòng cho thuê, khu du lịch nghỉ dưỡng và căn hộ dịch vụ cho
người nước ngoài thuê.
1.3.3. Phòng Hành chính – Nhân sự
a. Chức năng, nhiệm vụ
Hiện nay phòng Hành chính – Nhân sự (HC-NS) của Công ty cổ phần
Hiền Đức gồm: Trưởng phòng HC-NS, nhân viên HC-NS và các bộ phận giúp
việc khác.
- Chức năng của phòng HC-NS có chức năng giúp quản lý của HĐQT,
giúp việc điều hành của TGĐ công ty.

+ Chức năng tham mưu tổng hợp: Đề xuất ý kiến để lãnh đạo cơ quan tổ
chức công việc, điều hành bộ máy thực hiện chức năng nhiệm vụ chung cơ
quan;Thu thập, truyền tải và xử lý thông tin; Phục vụ sự điều hành của lãnh đạo
cơ quan;
+ Công tác hậu cần: Tổ chức, sắp xếp bảo đảm điều kiện, vật chất,
phương tiện cho cơ quan như văn phòng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm việc của cơ
6


quan, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị các chuyến đi công
tác cho lãnh đạo, kinh phí, y tế và mô trường…
- Nhiệm vụ của phòng HC-NS:
+ Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của doanh nghiệp. Theo dõi
đôn đốc các đơn vị thuộc Công ty thực hiện chương trình. Sắp xếp lịch công tác
tuần của HĐQT và TGĐ công ty;
+ Lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực đình kỳ
năm, quý, tháng;
+ Biên tập báo cáo thường kỳ của Công ty và các văn bản khác được
HĐQT và TGĐ giao;
+ Tổ chức thu thập, tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục
vụ việc quản lý của HĐQT và TGĐ;
+ Bảo đảm tính pháp lý của các văn bản do HĐQTvà TGĐ Công ty ban
hành;
+ Xây dựng các quy chế thuộc lĩnh vực công tác văn phòng Công ty;
+ Tổ chức việc chuẩn bị nội dung tài liệu cho các cuộc hội họp, chuyến đi
công tác của lãnh đạo của Công ty với cấp trên và cơ quan, đoàn thể, cá nhân
trong, ngoài Công ty. Tổ chức ghi biên bản các cuộc làm việc đó;
+ Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích
thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
+ Tổ chức và trực tiếp thực hiện công tác bảo vệ tại cơ quan Công ty;

+Đảm bảo cơ sở vật chất cho HĐQT, TGĐ và công ty;
+ Quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí thuộc Văn phòng Công ty;
+ Tổ chức công tác thi đua khen thưởng.

7


Tiểu kết chương 1
Giới thiệu khái quát về sự hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức và chức
năng, nhiệm vụ của Phòng HCNS và Công ty cổ phần Hiền Đức. Đồng thời đề
cập đến các sản phẩm, dịch vụ đang được cung cấp tại công ty. Việc tìm hiểu các
thông tin cơ bản cũng như các quy định làm việc tại công ty giúp tác giả thuận
lợi hơn trong việc phân tích vai trò của nhà quản trị văn phòng tại công ty ở
chương 2.

8


CHƯƠNG 2:
VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN HIÊN ĐỨC. XÂY DỰNG HÌNH ẢNH NHÀ QUẢN TRỊ VĂN
PHÒNG DOANH NGHIỆP ĐÁP ỨNG YÊU CẦU TRONG THỜI KỲ
HỘI NHẬP.
2.1. Cơ sở lý luận về Nhà quản trị văn phòng.
a. Văn phòng là gì?
 Khái niệm: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của
một cơ quan chức năng , phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo.
Các cơ quan, doanh nghiệp thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì
thành lập văn phòng, những cơ quan, doanh nghiệp nhỏ thì có phòng hành
chính.

Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm
giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Văn phòng là một phòng làm
việc cụ thể của lãnh đạo, của những người có chức vụ như Tổng giám đốc, nghị
sĩ… Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra
việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên
quan đến công tác văn thư.
Tóm lại, Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ
quan chức năng , phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lý
thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật
chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.
 Chức năng của Văn phòng :
- Chức năng giúp việc điều hành :
- Chức năng tham mưu tổng hợp.
- Chức năng hậu cần, quản trị
 Nhiệm vụ của Văn phòng :

9


- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện
chương trình đó; bố trí; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng,
năm của cơ quan;
- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp,
báo cáo tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực
hiện, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng
- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, giải quyết các văn thư tờ trình của
các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết
các văn thư, tờ trình đó;
- Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở
vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu hậu cần

cho họat động và công tác của cơ quan;
- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn
cơ quan; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện công tác lễ
tân , tiếp khách một các khoa học và văn minh
b. Quản trị là gì?
 Khái niệm: Quản trị là sự quản trị, sự hợp tác của 1 số người trong 1 tổ
chức để thực hiện mục tiêu mà cá nhân theo đuổi bằng 1 phương cách có hiệu
quả nhất
Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên, thông qua tiến trình: hoạch định, tổ
chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt các mục tiêu đã đề ra.
 Các chức năng quản trị:
- Hoạch định
- Tổ chức
- Lãnh đạo
- Kiểm soát
c. Quản trị văn phòng là gì?
 Khái niệm về Quản trị VP: Quản trị VP là việc hoạch định, tổ chức, phối
hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin
 Các chức năng quản trị VP
10


- Hoạch định công việc hành chính
- Tổ chức công việc hành chính
- Lãnh đạo công việc hành chính
- Kiểm soát công việc hành chính
- Thực hiện dịch vụ hành chính
d. Nhà quản trị văn phòng là gì?
 Khái niệm: Nhà quản trị văn phòng là người đứng đầu văn phòng của 1
cơ quan hoặc tổ chức, có quyền điều khiển, giám sát hoạt động của các bộ phận,

đơn vị.
Nhà quản trị văn phòng thường có chức danh như:
- Đối với các cơ quan mà văn phòng có tên là văn phòng cơ quan thì chức
danh của nhà quản trị văn phòng là Chánh văn phòng, phó chánh văn phòng.
- Đối với cơ quan mà văn phòng có tên là phòng hành chính thì nhà quản trị
văn phòng thường có chức danh là trưởng phòng hành chính, phó trưởng phòng
hành chính.
 Tiêu chuẩn của nhà quản trị VP:
- Là một nhà tri thức, có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt
động quản trị HC-VP.
- Có sức khỏe;
- Có khả năng đảm đương công việc hành chính VP;
- Có khả năng giảng dạy, hướng dẫn cho nhân viên hành chính văn phòng
và toàn thể nhân viên công ty;
- Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và phương pháp làm
việc mới;
- Có tính gần gũi, hòa đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân
viên;
- Có óc khôi hài, giúp làm dịu đi những tình huống khó khăn, căng thẳng; Phong cách lịch sự;
- Kiểm soát cảm xúc;
- Có óc sáng kiến;
11


- Tự tin;
- Có óc phán đoán;
- Có khả năng thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới.
2.2. Tìm hiểu vai trò của nhà quản trị văn phòng tại Công ty CP Hiền Đức
2.2.1. Vai trò thông tin của Nhà quản trị văn phòng
Thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm

sự hiểu biết của con người. Thông tin hình thành qua quá trình giao tiếp, một
người có thể nhận thông tin trực tiếp từ người khác thông qua các phương tiện
thông tin đại chúng, từ các ngân hàng dữ liệu hoặc từ tất cả các hiện tượng quan
sát được từ môi trường xung quanh.
Thông tin là tài sản của doanh nghiệp, do vậy quản lý thông tin cũng là một
vai trò quan trọng của nhà quản trị văn phòng
Vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin: Nhà quản trị có nhiệm vụ
thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để thu thập
những tin tức, sự kiện có ảnh hướng tới hoạt động của tổ chức.
Vai trò phổ biến thông tin: Phổ biến cho mọi người có liên quan tiếp xúc
các thông tin cần thiết đối với công việc của họ.
Vai trò cung cấp thông tin: Cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo, thay
mặt tổ chức để đưa tin tức ra bên ngoài với mục đích cụ thể có lợi cho doanh nghiệp.
Trưởng phòng HCNS – Công ty CP Hiền Đức có vai trò thu thập và tiếp
nhận các thông tin liên quan đến đơn vị mình, thông tin liên quan đến tổ chức và
hoạt động của tổ chức. Bằng sự hiểu biết, chuyên môn nghiệp vụ của mình để
phân tích, đánh giá, nguồn tài liệu, số lượng thông tin đã thu thập để sản xuất
các thông tin đầu ra cung cấp cho lãnh đạo và phổ biến nhanh chóng, kịp thời
đến CBNV trong văn phòng, trong doanh nghiệp. Nhà quản trị văn phòng có vai
trò thu thập và tiếp nhận thông tin qua báo chí, văn bản, trao đổi tiếp xúc với
mọi người,… và phổ biến thông tin một cách chính xác, đầy đủ đến những
người có liên quan trong cùng bộ phận, đơn vị hoặc với các bộ phận, đơn vị
khác cùng công ty.
12


Trong quá trình xác định, thu thập thông tin, Nhà quản trị văn phòng cần
phải xác định rõ: những loại công việc gì sẽ được thực hiện, cần phải nhận ra
được trong quá trình làm việc, kinh doanh có những việc nào phát sinh phục vụ
cho sản xuất từ đó có những kế hoạch cụ thể tránh tình trạng bị động.

Vai trò thu thập thông tin là nắm bắt thông tin cả bên trong và bên ngoài
doanh nghiệp. Trưởng phòng HCNS – Công ty CP Hiền Đức sau khi thu
thập,phân tích, xử lý các thông tin liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp
nhà quản trị VP sẽ cung cấp thông tin cho lãnh đạo cơ quan để phục vụ cho hoạt
động quản lý của lãnh đạo nhằm hướng tới mục tiêu chung của cơ quan.
Vai trò truyền đạt họat động theo hai cách: cách thứ nhất, nhà quản trị
truyền đạt những thông tin tiếp nhận được từ bên ngoài đến các thành viên trong
nội bộ doanh nghiệp, những người có thể sử dụng những thông tin này; thứ hai,
nhà quản trị giúp truyền đạt những thông tin từ cấp dưới này đến cấp thấp hơn
hoặc đến các thành viên khác trong tổ chức, những ngời có thể sử dụng thông tin
một cách hiệu quả nhất. Trong khi vai trò truyền đạt cung cấp thông tin cho nội
bộ thì vai trò phát ngôn phổ biến thông tin cho bên ngoài về những vấn đề như
kế hoạch, chính sách, kết quả họat động của tổ chức. Do đó, nhà quản trị tìm
kiếm thông tin trong vai trò giám sát, truyền đạt thông tin với nội bộ và sau đó
kết hợp việc cung cấp thông tin quan trọng theo yêu cầu của vai trò quyết định.
Vai trò phổ biến, truyền đạt thông tin cũng là biểu hiện của vai trò thông tin
của nhà quản trị văn phòng. Trong quá trình hoạt động của nhà quản trị liên tục
tiếp nhận các thông tin quản lý từ lãnh đạo, các thông tin quản lý có liên quan
tới chức năng quản lý của văn phòng. Các thông tin này được nhà quản trị
truyền đạt, phổ biến cho các đơn vị, các nhân viên trong văn phòng, các đơn vị
liên quan để các các nhân, đơn vị trong văn phòng dựa vào đó để thực hiện
nhiệm vụ của mình.
Trong hoạt động quản lý thì thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng nó
ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động của văn phòng cũng như toàn doanh
nghiệp. Nhà quản trị văn phòng như một cầu nối trung gian về thông tin trong
hoạt động của doanh nghiệp.
13


2.2.2. Vai trò lãnh đạo của Nhà quản trị văn phòng

Lãnh đạo là một chức năng cơ bản của quản trị, tất cả các chức năng quản
trị sẽ không hoàn thành tốt nếu các nhà quản trị không hiểu được yếu tố con
người trong các hoạt động của học và không biết lãnh đạo con người để đạt
được kết quả như mong muốn. Lãnh đạo là quá trình tác động và quan tâm đến
con người.
Lãnh đạo là quá trình tác động đến con người( đến nhân viên cấp dưới ) sao
cho họ cố gắng một cách tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để đạt được các mục
tiêu của văn phòng, của công ty. Người lãnh đạo không đứng đằng sau để thúc
đẩy hay thúc giục, họ đặt mình lên trước, động viên mọi người hoàn thành mục
tiêu đã đề ra. Bất kể một người quản lý lập kế hoạch, tổ chức và kiểm tra kết quả
có tốt đến đâu, người đó vẫn phải hỗ trợ những hoạt động đó bằng cách đưa ra
những chỉ dẫn cho mọi người, thông tin đầy đủ và lãnh đạo tốt. Việc lãnh đạo
phải dựa trên sự hiểu biết về động cơ của con người là gì và điều gì làm cho họ
thỏa mãn khi họ góp sức vào việc hoàn thành các mục tiêu của tổ chức.
NQT văn phòng là người tạo động lực làm việc cho nhân. Có thể nói đây là
vai trò quan trọng và là vai trò chính, bởi vì một nhân viên thiếu động lực thúc
đẩy sẽ luôn làm việc kém hiệu quả.
Ngoài những yếu tố khác, người NQT văn phòng còn là:
-Một huấn luyện viên: Khơi gợi những tiềm lực tốt đẹp nhất của nhân viên.
-Người điều phối và hỗ trợ: Giúp phá bỏ những trở ngại để nhóm thực hiện
công việc một cách trôi chảy.
Trưởng phòng HCNS – Công ty CP Hiền Đức tạo động lực làm việc cho
nhân viên bằng cách xây dựng môi trường làm việc hợp lý. Môi trường làm việc
được xác định bằng các chính sách quản trị và thái độ của mỗi nhân viên. Một
môi trường cởi mở và chia sẻ sẽ tạo điều kiện cho nhân viên phát triển kỹ năng
và năng lực của mình. Những doanh nghiệp có môi trường làm việc như vậy sẽ
quy tụ được nhiều nhân viên đồng lòng với mục tiêu của doanh nghiệp, thực tế
những doanh nghiệp như vậy sẽ dễ thành công hơn.
14

Ngoài ra, trưởng phòng HCNS – Công ty CP Hiền Đức còn thực hiện phối
hợp và kiểm tra công việc của nhân viên cấp dưới để từ đó đánh giá chất lượng,
những ưu, khuyết điểm tồn tại để từ đó đưa ra những giải pháp khắc phục. Ngoài
ra, công tác tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn, khích lệ nhân viên cũng được thực
hiện ngày càng hoàn thiện.
2.2.3. Vai trò quan hệ với con người của Nhà quản trị văn phòng
Tổ chức mạnh khi nhiều người trong tổ chức đó đều hoạt động hướng đến
mục tiêu của tổ chức. Để đạt được điều đó, nhà quản trị VP có vai trò hướng các
thành viên của văn phòng đến mục tiêu chung vì lợi ích của doanh nghiệp. Vai
trò quan hệ với con người thể hiện thông qua:
+ Vai trò đại diện: Đại diện cho công ty, đơn vị và những người dưới quyền
trong đơn vị, tổ chức.
+ Vai trò liên kết: Quan hệ với người khác để hoàn thành công việc được
giao cho đơn vị của mình. NQT luôn là 1 người trọng tài, có trách nhiệm hòa
giải, đoàn kết tất cả các thành viên thành một khối thống nhất để phát huy sức
mạnh tập thể.
Sự đàm phán thể hiện vai trò đại diện cho tổ chức thương lượng đàm phán
ký kết các hợp đồng, ảnh hưởng tùy theo các lĩnh vực trách nhiệm của nhà quản
trị. Trong doanh nghiệp, NQT văn phòng cũng có thể là người đại diện doanh
nghiệp tiến hành hoạt động giao tiếp, giao dịch vì vậy nhà quản trị VP phải là
một chuyên gia trong lĩnh vực ngoại giao. Làm ăn thời mở cửa đa phần là các
cuộc tiếp xúc, muốn thành đạt phải học cách thương lượng. Mềm dẻo kết hợp
với cứng rắn và cương quyết, lý trí cùng với nhân bản là bí quyết thành công
trong thương lượng với đối tác.Vai trò đại diện gắn liền với vị trí trong sự phân
cấp quản trị.
Trong bất kỳ doanh nghiệp cũng phải có mối liên hệ, trao đổi công việc với
các cơ quan, tổ chức khác bên trong và bên ngoài. Nhà quản trị văn phòng là
người đứng đầu, đại diện cho văn phòng, cũng có thể được lãnh đạo cơ quan ủy
quyền đại diện cơ quan. Vì vậy, nhà quản trị đại diện giao dịch, thiết lập các

15


mối quan hệ, cũng có thể xóa bỏ làm ảnh hưởng xấu tới các mối quan hệ với đơn
vị khác.
NQT văn phòng là chiếc cầu nối, truyền thông, liên kết mọi người trong và
ngoài tổ chức. NQT luôn là 1 người trọng tài, có trách nhiệm hòa giải, đoàn kết
tất cả các thành viên thành một khối thống nhất để phát huy sức mạnh tập thể.
Quan hệ với người khác để hoàn thành công việc được giao cho đơn vị của họ.
2.2.4. Một số vai trò khác của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp.
 Vai trò kiểm tra, giám sát hoạt động của văn phòng
Nhà quản trị văn phòng có vai trò thúc đẩy hiệu quả hoạt động của đơn vị
mình, tổ chức bằng việc thường xuyên kiểm tra, đánh giá hoạt động của đơn vị,
phát hiện các sai lệch, ưu điểm để từ đó điều chỉnh hoạt động của các đơn vị cho
tốt hơn.
 Hoạch định công việc hành chính
NQT văn phòng doanh nghiệp là người hoạch định các công việc hành
chính như: tạo lập ngày làm việc hợp lý đối với mỗi công việc, lên kế hoạch và
thực hiện kế hoạch, sử dụng người và máy móc hợp lý, tránh lãng phí, thực hiện
nguyên tắc tiết kiệm để làm việc hiệu quả
 Kiểm soát công việc hành chính.
Ngoài việc hoạch định thì NQT văn phòng thường xuyên kiểm soát công
việc hành chính để đem lại hiệu quả công việc được cao nhất như:
+ Điều hành văn phòng ( điều hành nhân viên và các thủ tục hành chính )
+ Duy trì các dịch vụ như thư tín, điện thoại, điện tín, tiếp dân…
+ Duy trì lịch huấn luyện, bồi dưỡng nhân viên.
+ Duy trì lịch theo dõi, tiến trình làm việc của văn phòng.
+ Kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên
2.2.5. Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp
ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập.

Trong thời kỳ hội nhập, công ty, doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần sở
hữu một nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, năng động và biết cảm
thông. Tuy không cần trang bị quá nhiều năng lực chuyên môn nhưng một quản
16


trị văn phòng cần biết nhiều kỹ năng. Nhà quản trị văn phòng gần như phải thâu
tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trong đơn vị, trong công ty. Đôi khi
chính nhà quản trị văn phòng phải là người đứng ra giải quyết, cả vấn đề cá nhân
lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ. Ngoài việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách,
vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biết cách dung hoà các
mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì lợi nhuận của công ty.
Trước yêu cầu đòi hỏi xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng trong
thời kỳ hội nhập, nhà Quản trị Văn phòng cần được đào tạo chuấn, tài năng đáp
ứng sự nhanh nhậy, nắm bắt được sự thay đối xã hội, có đựơc các dự báo xu
hướng mới, giỏi nắm bắt tâm lý quản lý. Vậy điều kiện cần và đủ là nhà quản trị
đó phải hội tụ được hai yếu tố: Kỹ năng chuyên môn nghịêp vụ và kỹ năng xã
hội thành thạo.

a. Kỹ năng chuyên môn nghịêp vụ
Kỹ năng Nghiệp vụ chuyên môn có vị trí đặc biệt quan trọng, nó là cái tiền
đề đầu tiên giúp nhà Quản trị Văn phòng hiểu công việc của mình làm gồm
những nội dung gì cần thiết cho hành trang nghề nghiệp cùa bản thân.
Các nhà Quản trị Văn phòng cần luôn trau dồi, tích cực học hỏi, học thật tốt
vì kỹ năng này quyết định 50% kết quả công việc. Do đặc thù công việc nên nhà
Quản trị Văn phòng cần phải được trang bị các kiến thức chuyên môn về các
17


loại văn bản theo đúng quy định, phải thường xuyên cập nhật thông tin cho phù

hợp với tình hình thực tế.
 Kỹ năng Tin học
Xã hội càng phát triến công nghệ mới thay đối từng ngày trong đó khoa học
máy tính không ngừng có nhũng bước phát triển mới. Cho nên việc tiếp thu kỹ
năng năng này càng có ý nghĩa quan trong hơn.
Thực tế cho thấy, với một nhà Quản trị Văn phòng thì đây là một kỹ năng
thúc đẩy tiến độ công việc tốt, việc thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng sẽ
giúp cho việc cập nhật, quản lý thông tin được nhanh gọn, chính xác. Khi mà
trong thời đại ngày nay “Thế giới nằm trên mười ngón tay bạn” (Bill Gate). Hơn
thế nữa kỹ năng này sẽ quyết định 20% thành công trong công việc của nhà
Quản trị Văn phòng giỏi.
 Kỹ năng ngoại ngữ
Một nhà Quản trị Văn phòng văn phòng trẻ, đầy nhiệt huyết, tâm đắc với
nghề giỏi về chuyên môn nghịêp vụ, giỏi vi tính cũng chưa đủ đáp ứng đủ yêu
cầu của xã hội ngày nay. cần phải có kỹ năng ngoại ngữ thành thạo mà đặc biệt
là tiếng Anh - ngôn ngữ chung của thế giới. Khi giỏi ngoại ngữ nhà Quản trị Văn
phòng cập nhật khoa học công nghệ mới nhanh hơn, giải quyết công việc thuận
lợi hơn ở bất cứ môi trường làm việc nào.
Để có bước chuyển vần mới thay đổi vị trí thăng tiến từ một nhân viên văn
phòng thành nhà Quản trị Văn phòng giỏi thì không đơn giản là có kỹ năng
nghịêp vụ giỏi mà cần phải có kỹ năng xã hội tốt.
Khi bắt đầu bước vào môi trường làm việc thì kỹ năng này rất cần thiết, giúp
chúng ta nhanh chóng khẳng định được vị trí của mình. Thực tế cho thấy, trong
công tác tuyển dụng yêu cầu về kỹ năng ngoại ngữ là không thể thiếu, các nhà
tuyển dụng thường đặt kỹ năng này lên hàng đầu.
b. Kỹ năng xã hội của nhà Quản trị Văn

18

Nhà Quản trị phải có kỹ năng lãnh đạo người khác, có khả năng hoạch định
vấn đề, có tầm nhìn chiến lược. Đó là người có cái tâm, cái tầm cao hơn người
khác, có thể dự báo xa bước phát triến của một sự vật hiện tượng, nhà Quản trị
Văn phòng cũng vậy - với tư cách là nhà lãnh đạo thì yêu cầu về mặt kỹ năng
chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng xã hội càng phải tinh thông hơn, tài năng hơn
có như vậy mới giúp cơ quan đơn vị mình phát triển nhanh hơn, giàu mạnh hơn.
 Kỹ năng giao tiếp
Con người là tống hòa các mối quan hệ trong xã hội. Giao tiếp là nhu cầu
không thế thiếu trong cuộc sống, một người giao tiếp tốt là người có khả năng
nhận thức, cảm nhận và sử dụng phương tiện giao tiếp, các kỹ năng giao tiếp
(nghe, nói, đọc, viết) nhuần nhuyễn ,khoa học, thông minh. Biết dừng, biết
ngừng, nghỉ đúng chỗ, đúng lúc.
Vấn đề kỹ năng này với nhà Quản trị Văn phòng trong xã hội hiện nay giúp
nhà Quản trị mở rộng tầm nhìn, hiếu biết mới và càng ngày người ta càng nhận
ra sức mạnh của các mối quan hệ, cái mà có được tù- một một kỹ năng giao tiếp
tốt, bởi vì kỹ năng này sẽ quyết định 25% thành công của công việc.
Trên thực tế, khi các ứng viên tham gia vòng tuyển dụng nhà tuyển dụng đưa ra
câu hỏi: Anh/ Chị làm thế nào để giao tiếp một cách có hiệu quả với người khác
thì những nhà Quản trị Văn phòng trẻ sẽ có câu trả lời thông minh nhất vì họ có
khả năng giao tiếp rất tốt nhờ phương pháp đào tạo bài bản, khoa học ngay từ
trong khi ngồi trên ghế nhà trường.
Khi đưa ra một thông điệp dưới các dạng khác nhau như: Lời nói, thư điện
tử, thông báo.... mà người nhận hiểu một cách chính xác và hành động đúng theo
như ý người truyền thông tin là nhờ vào kỹ năng giao tiếp bằng hình thức nói,
viết, lắng nghe và ứng xử tốt.
Để trở thành một người có kỹ năng giao tiếp hoàn hảo mỗi chúng ta cần
phải rèn luyện thường xuyên, xác định được lợi ích của việc trở thành người
giao tiếp giỏi, cần lên các kế hoạch giao tiếp đế đạt được kết quả mong muốn,

19

biết đúc rút kinh nghiệm làm thế nào để nói, viết, lắng nghe và ứng xử có hiệu
quả hơn trong giao tiếp
 Kỹ năng thuyết trình, đàm phán.
Khi muốn được cấp trên hoặc các đơn vị khác hợp tác, liên kết với chiến
lược dự án mới của đơn vị mình .Sau khi hoàn thành phần đầu kế hoạch thủ tục
về giấy tờ thì nhà quản trị sẽ phải có một buổi giải trình dự án, thuyết phục được
đối tác chấp nhận.Cho nên kỹ năng này sẽ ảnh hưởng trục tiếp tới ít nhất 35%
kết quả công việc, lợi ích chung của toàn cơ quan.
 Kỹ năng lập kế hoạch
Là quán trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để
thực hiện mục tiêu đó. Nó giúp người quản trị viên văn phòng liên hệ với những
phương tiện cũng như mục đích đế hoạch định công việc tốt nhất và có tư duy hệ
thống để tiện liên hệ các tình huống quản lý.Theo thống kê trong cuộc khảo sát
mới nhất về tầm quan trọng của kỹ năng này đối với nhà Quản trị Văn phòng tại
một số đơn vị sự nghiệp và kinh tế thì kỹ năng này chiếm tới 15% thành công
của công việc.
 Kỹ năng làm việc nhóm
Trong thời đại ngày nay khi KHKT càng phát triển thì yêu cầu làm việc
nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết. Đơn giản vì không ai là hoàn hảo, làm việc
nhóm sẽ tập trung những mặt mạnh của nhiều cá nhân và bổ sung cho nhau
Hơn nữa, việc tổ chức cho một nhóm làm việc theo một hệ thống là rât khó
mà nhà Quản trị Văn phòng cần phải hiểu hơn về kỹ năng này.
 Kỹ năng giải quyết vấn đề
Là tất cả cách thức, phương pháp tư duy khoa học, phân tích, nhận định về
một vấn để và con đường hướng luận cho một giải pháp hiệu quả của nhà quản
lý trước một sự việc, hiện tượng xã hội, hiệu quả của kỹ năng này chiếm tới 20%
giá trị toàn quá trình giải quyết công việc theo đúng tiến độ kế hoạch.

20