quy trình tác nghiệp về cấp điện 1 pha, 3 pha từ lưới điện hạ thế cho khách hàng

QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP VỀ CẤP ĐIỆN 1 PHA, 3 PHA TỪ LƯỚI
ĐIỆN HẠ THẾ CHO KHÁCH HÀNG
Phần I: Phân tích một Quy trình tác nghiệp
I. Giới thiệu:
Hiện tôi đang làm tại một Công ty Điện lực. Đây là một Công ty Điện lực có địa
bàn hoạt động rất rộng với dân số đông, tốc độ đô thị hóa nhanh nên nhu cầu sử
dụng điện lớn. Số lượng khách hàng phát triển nhanh và còn rất nhiều tiềm năng
do đó lượng Đơn xin lắp đặt công tơ mới cũng ngày càng nhiều và bị dồn lại do
không kịp triển khai lắp đặt phục vụ khách hàng.
Các đơn xin lắp mới của khách hàng bị ứ đọng, việc giải quyết thời gian kéo dài.
Không những chậm ở việc lắp công tơ mà kể cả khi công tơ treo lên rồi, một số
trường hợp khách hàng sử dụng điện rồi nhưng mấy tháng sau mới có hóa đơn
thanh toán. Mặc dù hiện tượng này được Giám đốc thường xuyên nhắc nhở tại
các cuộc họp giao ban hàng tuần nhưng vẫn chưa có dấu hiệu cải thiện.
Khi được nghiên cứu các kiến thức rất hữu ích của môn Quản trị tác nghiệp, tôi
muốn phân tích lại một quy trình tác nghiệp về cấp điện 1 pha, 3 pha từ lưới
điện hạ thế cho khách hàng để hiểu được tại sao lại có sự chậm trễ trong công
tác lắp đặt mới công tơ cho khách hàng và tình trạng phát hành chậm hóa đơn
cho khách hàng như trên mặc dù các bộ phận liên quan đều làm việc rất nhiệt
tình và vất vả.
II. Phân tích tình huống:


1. Mô tả quy trình:
Theo quy định thì thời gian hoàn tất các thủ tục ký kết HĐMBĐ và đóng điện
cho khách hàng không quá 07 ngày làm việc (trừ những trường hợp chậm trễ do
khách quan), bao gồm các bước công việc thể hiện qua lưu đồ sau:

Tài liệu
TT Bộ phận thực hiện

Nội dung công việc
Phiếu tiếp nhận hồ sơ
đăng ký mua điện;

1

Tổ thiết kế - PKD

Khảo sát, Thiết kế

Biên bản thỏa thuận vị
trí đặt công tơ; Bản
thiết kế

2

3

Bảng tổng hợp dự toán

Tổ
thiết
- PKD
Lập
Dựkế
toán
và Phương
án

CPLĐ; Phương án

Giấy đề nghị nộp tiền
tạm thu phí lắp đặt cấp

Khách
hàng
Tạm thu
chi phí lắp
đặt, ký HĐMBĐ

điện; Phiếu thu;
HĐMBĐ

4

Phòng KHVT
Cấp công tơ, vật tư
Tổ TTDVKH -

5
PKD

Phiếu xuất VT

Lĩnh thiết bị, in Phiếu
treo tháo

Phiếu treo tháo

Đội lắp đặt, Đội
6

Quản lý điện, Tổ
Thi công, treo công tơ
treo tháo.

Biên bản treo tháo


Phòng Kỹ thuật,
Biên bản nghiệm
7

Đội LĐ, Tổ treo
Nghiệm thu

thu

tháo, Đội QL điện
Bảng Tổng hợp
8

Phòng KHVT
Tổng hợp quyết toán
vật tư. Chi phí LĐ

Tổ TTDVKH 9
PKD

Nhập số liệu, chuyển thông
tin, trả Hợp đồng, quyết toán

CP và lưu hồ sơ

Quyết toán
Phiếu hẹn quyết
toán chi phí lắp đặt
cấp điện

- Thi công, treo công tơ: các bộ phận Đội Quản lý điện, Đội lắp đặt kéo đường
điện, đóng hòm. Sau khi treo công tơ, Tổ treo tháo phải hoàn thiện Biên bản treo
tháo chuyển Đội lắp đặt ký và chuyển Phòng Kỹ thuật tổ chức nghiệm thu.
- Nghiệm thu có các bộ phận: Phòng Kỹ thuật, Quản lý khách hàng, Treo tháo
công tơ, Đội lắp đặt. Đại diện phòng Kỹ thuật là Chủ tịch hội đồng nghiệm thu.
- Sau khi hoàn thiện hồ sơ, mã hóa hồ sơ HĐMBĐ và quản lý tại bộ phận tiếp
nhận đăng ký mua điện.
2 . Các vấn đề bất cập, nguyên nhân:
- Mặc dù công việc đã được phân theo từng công đoạn cho từng bộ phận nhưng
vẫn xảy ra tình trạng hồ sơ bị dồn lại, thời gian lắp đặt công tơ cho khách hàng
kéo dài có khi hàng tháng. Nguyên nhân chủ yếu do sự chậm trễ trong việc triển
khai tại từng bộ phận và sự không liên kết phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận:


+ Trong các tồn tại cần làm rõ trách nhiệm Phòng KHVT cấp công tơ: Công tơ
các Công ty Điện lực sử dụng lắp đặt cho khách hàng không phải tùy ý lấy ngoài
thị trường mà phải lấy từ Tổng công ty được sản xuất tại Xưởng công tơ để đảm
bảo chất lượng và có sự kiểm nghiệm chặt chẽ. Do đó khi có nhu cầu các Công
ty phải đặt kế hoạch và xin cấp từ Tổng. Với lượng khách hàng tăng nhanh trên
tất cả các địa bàn hiện nay thì lượng công tơ Tổng phải cấp cho các Công ty là
khá lớn. Lượng công tơ 1 pha (chủ yếu phục vụ sinh hoạt) dự trữ đôi khi cũng
không nhiều, đặc biệt là công tơ 3 pha (chủ yếu phục vụ sản xuất, kinh doanh)
rất ít thường xuyên phải chờ đợi. Phòng Kế hoạch vật tư tuy đã có sự liên hệ

chặt chẽ với Tổng nhưng vào những thời gian cao điểm sự cung ứng vật tư chậm
của phòng cũng phần nào ảnh hưởng đến tiến trình lắp đặt.
+ Tổ DVKH nhận Hồ sơ của khách hàng lại chưa muốn lấy công tơ cấp mới do
còn tồn nhiều mặc dù đã có lệnh thi công đầy đủ nhưng không báo cáo Trưởng
phòng để báo cáo Giám đốc chỉ đạo kịp thời.
+ Tổ treo tháo công tơ: khi nhận công tơ từ Tổ Dịch vụ khách hàng về để đóng
số, sau khi đóng xong không phối hợp ngay với Đội lắp đặt mà để dồn lại từng
đợt nên tiến độ bị chậm dần.
+ Việc nghiệm thu lắp đặt công tơ 1 pha khó tìm vị trí do địa chỉ của khách hàng
trên bản thiết kế chỉ ghi chung chung và không có số điện thoại khách hàng.
+ Hồ sơ nghiệm thu do Phòng Kỹ thuật giải quyết chậm chủ yếu do Phòng phải
giải quyết nhiều việc liên quan đến cả sửa chữa vận hành lưới điện nên việc
nghiệm thu chậm tiến độ.


- Hiện tượng phát hành hóa đơn chậm cho khách hàng mới lắp công tơ chủ yếu
do các nguyên nhân sau:
+ Bộ phận treo tháo: không hoàn thiện ngay Biên bản treo tháo sau khi treo.
+ Tình trạng chuyển dồn một tuần có khi khoảng 700 bộ hồ sơ từ Phòng Kinh
doanh sang Phòng Kỹ thuật trong khi có tuần không có bộ nào nên Phòng không
giải quyết kịp thời.
Việc hoàn thiện hồ sơ sau lắp đặt chậm dẫn đến việc nhập thông tin của khách
hàng chậm và không ra Tờ công ghi chỉ số công tơ kịp thời nên hóa đơn mấy
tháng sau khi lắp công tơ mới cung cấp được cho khách hàng.
- Ngoài ra, việc rà soát hồ sơ còn chưa chặt chẽ: nhiều bộ hồ sơ lưu còn thiếu
chứng từ, có trường hợp các chữ ký trên Biên bản treo tháo không thống nhất
với Đơn đề nghị của khách hàng. Bộ phận DVKH khi thiếu BBTT không có ý
kiến ngay với Đội Lắp đặt.
- Công tác nghiệm thu chất lượng chưa tốt, thất lạc bản vẽ, thiếu chữ ký, tiến độ
chậm. Biên bản nghiệm thu khi trình ký Giám đốc không kẹp hồ sơ cấp điện nên

Giám đốc không kiểm soát được thời gian thi công.
3. Biện pháp giải quyết để cải thiện tình trạng trên:
- Phải có Sổ ký nhận bàn giao rõ ràng giữa các bộ phận trong quá trình luân
chuyển, hồ sơ, vật tư, thiết bị.


- Có quy định rõ ràng về số ngày giải quyết tại từng phòng, từng bộ phận, các
trường hợp chậm tiến độ Giám đốc có thể căn cứ vào Sổ giao nhận để gắn kết
trách nhiệm cho từng khâu.
- Phòng KHVT phải có kế hoạch dự phòng lượng vật tư cần thiết để tránh tình
trạng gián đoạn do thiếu vật tư.
- Các Tổ DVKH, Tổ treo tháo thuộc Phòng Kinh doanh mặc dù trực tiếp giao
dịch, luận chuyển hồ sơ với các Phòng song phải có trách nhiệm báo cáo khó
khăn vướng mắc với Trưởng phòng Kinh doanh hoặc có thể báo cáo trực tiếp
Phó Giám đốc Kinh doanh để chỉ đạo giải quyết.
- Có sự sắp xếp phân công công việc rõ ràng từng cá nhân trong Phòng Kỹ thuật
để có bộ phận chuyên giải quyết vấn đề lắp đặt công tơ không gây ứ đọng các hồ
sơ nghiệm thu do ưu tiên cho công tác vận hành sửa chữa lưới điện.
- Định kỳ một ngày trong tuần Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, phòng Kế
hoạch vật tư phải có báo cáo bằng văn bản số liệu cụ thể về công tác lắp đặt
công tơ với Giám đốc Kinh doanh để chỉ đạo các đơn vị phối kết hợp với nhau
thật nhuần nhuyễn, liên tục.
Phần II. Áp dụng nội dung môn Quản trị tác nghiệp vào công việc.
Quản trị tác nghiệp là một trong những chức năng chính của bất kỳ tổ chức nào
cùng với Maketing và tài chính kế toán. Là một người làm về công tác tổ chức,
tôi rất quan tâm đến việc biết được các sản phẩm và dịch vụ của Công ty đang
được tạo ra như thế nào và các cán bộ quản lý tác nghiệp cần phải làm gì.


Trong công việc của mình tôi sẽ áp dụng kiến thức về quản trị tác nghiệp vào

lĩnh vực tổ chức như sau:
- Phân giao công việc cho các bộ phận, đơn vị cho phù hợp chức năng, không
bỏ sót bất cứ nhiệm vụ cần thiết nào trong các quy trình sản xuất với chủ trương
phân công nhiệm vụ rõ ràng, không chồng chéo, gắn trách nhiệm chặt chẽ thông
qua các thước đo chất lượng cụ thể (quy định thời gian hoàn thành, các tiêu
chuẩn không để xảy ra sai phạm…)
- Phân giao nhiệm vụ cụ thể cho từng người: phù hợp với khả năng song phù
hợp với chức danh, bố trí con người phù hợp với yêu cầu công việc.
- Phân giao định mức vật tư, lao động phù hợp từng bộ phận.
- Tính lương lao động phù hợp.
- Quy định cách thức phối hợp giữa các phòng ban, đơn vị sản xuất trong quá
trình tác nghiệp các nhiệm vụ của Công ty.

Phần III. Kết luận:
Để kết thúc, tôi cho rằng, một người lãnh đạo thực sự phải có các kỹ năng về
quản trị tác nghiệp, điều đó giúp nhà lãnh đạo sẽ điều khiển được doanh nghệp
của mình đi đúng hướng chiến lược đã đặt ra, đảm bảo từng mắt xích trong bộ
máy hoạt động chung của doanh nghiệp sẽ kết hợp với nhau chặt chẽ thực hiện
đúng chức năng nhiệm vụ của mình - đó chính là nền tảng thành công của doanh
nghiệp.


Tài liệu tham khảo:
- Giáo trình học môn Quản trị hoạt động.
- Bài giảng của thầy giáo trên lớp.
- Các tài liệu và Quy trình của Công ty Điện lực.