QUY TRÌNH về lập, QUẢN lý và lưu TRỮ hồ sơ bán HÀNG

QUY TRÌNH VỀ LẬP, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ BÁN HÀNG

1. Doanh nghiệp mà tôi Công tác hiện nay là Công ty Cổ phần cơ khí Yên Thọ,
là công ty có chức năng: gia công sản xuất các sản phẩm cơ khí như: nhà kết
cấu thép, băng tải, băng chuyền, thùng xe ô tô, hệ thống xuất than… Vì là một
đơn vị vừa gia công sản xuất tại xưởng nhưng phải lắp đặt tại hiện trường nên
việc theo dõi quản lý các đơn hàng rất phức tạp dễ bị thất thoát trong quá
trình quyết toán khi bán hàng. Quy trình lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ bán
hàng của đơn vị được miêu tả như sau:
QUY TRÌNH VỀ LẬP, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ BÁN HÀNG
I. Những nguyên tắc chung:

 Hồ sơ bán hàng là toàn bộ những tài liệu, chứng từ thể hiện quá trình đàm
phán, thương thảo, thực hiện, thanh quyết toán,.. một thương vụ bán hàng cụ
thể.
 Mỗi hồ sơ bán hàng được lập thành một bộ độc lập, quản lý thống nhất trong
toàn Công ty.
 Hồ sơ bán hàng phải được lưu trữ an toàn, khoa học, phục vụ tra cứu thông
tin nhanh chóng, chính xác, thống nhất tại mọi thời điểm.


 Hồ sơ bán hàng phải được bảo mật một cách phù hợp. Chỉ những người có
trách nhiệm, được phân công nhiệm vụ mới được tiếp cận hồ sơ bán hàng.
 Mỗi hồ sơ bán hàng được gán một mã số quản lý riêng, chính là mã vụ việc
theo quy định hiện hành. Mỗi hồ sơ bán hàng được lưu thành túi riêng, có
đánh mã số quản lý, xếp theo thứ tự tuần tự trước sau. Trách nhiệm lập và
quản lý, lưu trữ đối với từng thành phần hồ sơ theo quy định cụ thể tại mục
III.
II. Phân loại các thành phần trong hồ sơ bán hàng:
1. Hồ sơ căn cứ:

 Đơn đặt hàng của bên A
 Chào giá, Báo giá đã được bên A phê duyệt
 Hợp đồng kinh tế và các phụ lục kèm theo (nếu có)
 Biên bản làm việc với bên A (các loại)
 Công văn trao đổi giữa các bên
2. Hồ sơ chứng minh quá trình thực hiện:

 Biên bản giao hàng (kèm phiếu cân hàng, nếu có)
 Biên bản nghiệm thu các loại (sơ bộ, kỹ thuật, chạy thử, bàn giao giai đoạn,
bàn giao đưa vào sử dụng,...)
 Chứng chỉ vật liệu, chứng chỉ kỹ thuật, CO, CQ (nếu HĐKT có yêu cầu)


 Biên bản nghiệm thu, xuất xưởng nội bộ (nếu HĐKT có yêu cầu)
 Phiếu xuất kho nội bộ (nếu cần)
 Lệnh đem hàng ra khỏi cổng
3. Hồ sơ quyết toán:

 Các bảng thống kê khối lượng (tổng hợp quá trình giao hàng)
 Biên bản quyết toán giữa hai bên
 Biên bản giao nhận hồ sơ
 Biên bản Thanh lý Hợp đồng kinh tế
4. Chứng từ tài chính:

 Chứng từ công nợ
 Hóa đơn bán hàng
5. Hồ sơ sau bán hàng:

 Các hồ sơ liên quan tới công việc bảo hành và chăm sóc sau bán hàng
III. Lập, quản lý và lưu trữ đối với từng thành phần hồ sơ bán hàng:

Phòng Kế hoạch có trách nhiệm gán mã số quản lý (mã vụ việc) ngay sau khi
Đơn đặt hàng hoặc Hợp đồng kinh tế được các bên liên quan ký hoàn chỉnh, khởi
tạo túi hồ sơ, đặt túi vào vị trí lưu trữ. Tất cả các văn bản từ đây về sau, liên quan
đến thương vụ bán hàng này (trừ chứng từ kế toán) sẽ và chỉ lưu vào túi đó.


Khi khởi tạo túi hồ sơ, phòng Kế hoạch có trách nhiệm lập ngay Danh mục hồ
sơ trong túi và lưu luôn vào túi đó (theo mẫu).
1. Đối với hồ sơ căn cứ:

 Phòng Kế hoạch có trách nhiệm chủ trì lập, tiếp nhận, xử lý đối với tất cả các
loại văn bản này. Phòng Kế hoạch có trách nhiệm làm việc với tất cả những
đầu mối khác để có thông tin chính xác, phục vụ cho công việc.
 Riêng đối với hợp đồng kinh tế và phụ lục kèm theo: đối với YMC cần và
chỉ cần 2 bản chính (01 bản lưu tại túi hồ sơ, 01 bản lưu tại phòng Kế toán
ngay sau khi ký hoàn chỉnh).
 Hợp đồng kinh tế được đánh số theo quy định sau:
 Nếu bên đối tác đã đánh số, YMC mặc nhiên chấp thuận.
 Nếu YMC chủ động đánh số thì theo quy tắc: YYMMDD/HĐKT-AAABBB, trong đó YY là 2 ký tự cuối của năm, MM là ký tự chỉ tháng, DD là
ký tự chỉ ngày lập hợp đồng (thường chọn cùng với ngày ký hợp đồng),
AAA là tên viết tắt của bên A, BBB là tên viết tắt của bên B.
2. Đối với hồ sơ chứng minh quá trình thực hiện:

 Phòng Vật tư chủ trì quá trình giao hàng và lập Biên bản giao hàng (kèm
phiếu cân hàng, nếu có). Nếu xác định vụ việc không kết thúc ngay trong 1
lần giao hàng thì Trưởng phòng Vật tư phải lập Bảng kê giao hàng cho vào
túi hồ sơ. Mỗi khi giao hàng thì Trưởng phòng Vật tư phải cập nhật Bảng kê

giao hàng và khi có Biên bản giao hàng hoàn chỉnh thì lưu ngay Biên bản
giao hàng (kèm phiếu cân hàng, nếu có) vào túi Hồ sơ bán hàng.
 Phòng Kế hoạch chủ trì lập và quản lý, lưu trữ Biên bản nghiệm thu các loại
(sơ bộ, kỹ thuật, chạy thử, bàn giao giai đoạn, bàn giao đưa vào sử dụng,
….). Sau đó lưu vào túi Hồ sơ bán hàng.
 Phòng Vật tư chủ động yêu cầu các nhà cung cấp cấp chứng chỉ vật liệu, lập
chứng chỉ kỹ thuật, CO, CQ (nếu HĐKT có yêu cầu). Sau đó lưu vào túi Hồ
sơ bán hàng.
 Phòng Kế hoạch yêu cầu phòng Kỹ thuật lập Biên bản nghiệm thu, xuất
xưởng nội bộ (nếu HĐKT có yêu cầu). Sau đó lưu vào túi Hồ sơ bán hàng.
 Phòng Kế hoạch yêu cầu phòng Kế toán lập Phiếu xuất kho nội bộ (nếu cần).
Sau đó lưu vào túi Hồ sơ bán hàng.
 Phòng Vật tư lập các Lệnh đem hàng ra khỏi cổng (đối với vật tư, thiết bị).
Phòng Hành chính lưu các Lệnh này theo thứ tự trước sau. Khi có yêu cầu
của phòng Vật tư đối với một vụ việc nào đó, phòng Hành chính có trách
nhiệm lập Bảng kê và tập hợp toàn bộ các Lệnh ra cổng có liên quan tới vụ
việc giao cho phòng Vật tư đối chiếu, phục vụ công tác kiểm tra, quyết toán.
Sau khi kiểm tra, đối chiếu, phòng Vật tư sẽ lưu các Lệnh ra cổng vào túi Hồ
sơ bán hàng.
3. Đối với hồ sơ quyết toán:


 Phòng Kế hoạch chủ trì lập các hồ sơ quyết toán theo trình tự quy định cụ
thể tại trang 6.
 Sau khi phòng Kế toán tạm treo nợ bên A, phòng Kế hoạch bóc tách những
hồ sơ cần thiết trong túi Hồ sơ bán hàng đi làm công tác thanh quyết toán với
bên A.
 Sau khi bên A nhận hồ sơ, thống nhất số liệu, ký xác nhận quyết toán, thì
phòng Kế hoạch đem Biên bản giao nhận hồ sơ và Biên bản quyết toán, Biên
bản thanh lý hợp đồng lưu vào túi Hồ sơ bán hàng.

 Phòng Kế hoạch chuyển nguyên túi Hồ sơ bán hàng cho phòng Kế toán để
phòng Kế toán kiểm tra và làm các chứng từ tài chính.
4. Đối với chứng từ tài chính:

 Phòng Kế toán có trách nhiệm lập các chứng từ tài chính theo yêu cầu của
phòng Kế hoạch, sau khi nhận túi Hồ sơ bán hàng.
 Phòng Kế toán thống nhất với phòng Kế hoạch về cách thức và có trách
nhiệm giao chứng từ tài chính cho bên A.
 Phòng Kế toán có quyền bóc tách những thành phần cần thiết khỏi túi Hồ sơ
để lưu cùng chứng từ tài chính (tại phòng Kế toán).
 Phòng Kế toán trả túi Hồ sơ bán hàng (phần còn lại) cho phòng Kế hoạch
lưu trữ tại vị trí ban đầu, phục vụ công tác tra cứu sau này và thực hiện công
tác sau bán hàng.


5. Đối với hồ sơ sau bán hàng:

 Phòng Kế hoạch chủ trì lập các hồ sơ, xử lý các vấn đề sau bán hàng (nếu
có) sau đó lưu vào túi Hồ sơ bán hàng.
IV. Bảo mật Hồ sơ bán hàng:

 Hồ sơ bán hàng do Trưởng phòng Kế hoạch tổ chức lưu trữ.
 Các đối tượng được phép tiếp cận đầy đủ thông tin trong Hồ sơ bán hàng:
 Các thành viên Ban Giám đốc.
 Kế toán trưởng và kế toán thanh toán.
 Lãnh đạo và nhân viên phòng Kế hoạch.
 Lãnh đạo phòng Vật tư.
 Các đối tượng khác: tùy theo chức năng nhiệm vụ, chỉ được tiếp cận một số
thông tin Hồ sơ bán hàng cần thiết, liên quan đến công việc cụ thể được giao
(thông qua lãnh đạo phụ trách mình).

 Hồ sơ bán hàng chỉ được sao chép khi Trưởng phòng Kế hoạch cho phép.


QUY TRÌNH QUYẾT TOÁN KHI BÁN HÀNG

Chỉnh sửa

Dự thảo Quyết toán

- HĐKT (và phụ lục nếu có) hoặc Báo giá…
- Biên bản giao hàng….
- Các loại biên bản nghiệm thu….

Rà soát số liệu

- Bảng kê các lần giao hàng
- Biên bản giao hàng (và Phiếu cân nếu có)
- Các lệnh đem hàng ra cổng

P.KH

not OK

P.VT
OK

not OK

Kiểm tra

OK

Phê duyệt

PGĐ KD

Tạm treo nợ khách hàng
P.KT

not OK

Chuyển bên A
phê duyệt

OK

Chuyển 1 bản đã được bên A phê
duyệt về P.Kế toán Cty

Xuất hóa đơn, ghi nhận công nợ,
thanh toán, thu tiền

Lưu hồ sơ

- Toàn bộ hồ sơ có liên quan


P.KH

P.KT

P.KT, P.KH

Trong Quy trình lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ bán hàng tại Công ty đã được
triển khai thực tế tôi thấy đây là một quy trình khá chặt chẽ và dễ kiểm soát
trong công tác Quản lý và tôi không thấy có nhược điểm nào để thay đổi hay
chỉnh sửa Quy trình này.
2. Quản trị tác nghiệp nghiên cứu các hoạt động nhằm tạo ra giá trị dưới dạng sản
phẩm và dịch vụ thông qua việc chuyển hoá các yếu tố đầu vào thành các yếu
tố đầu ra, vì công việc của tôi hiện nay là Kế toán trưởng Công ty nên những
nội dung chính có thể áp dụng cho công việc của tôi hiện nay:
 Hiện tại chức năng nhiệm vụ của Kế toán trưởng hiện nay nơi tôi công tác
gồm chức năng quản lý hàng dự trữ căn cứ trên các số liệu tài chính hàng
năm, nên nội dung bài giảng quản trị dữ trữ là thực sự có ích cho công việc
của tôi.
 Việc áp dụng các kiến thức cho việc tính toán lượng hàng dự trữ, chi phí lưu
kho để giảm thiểu chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh là hết sức quan
trọng.


 Việc áp dụng các mô hình dự trữ để quyết định đặt hàng khi nào và đặt
hàng với số lượng bao nhiêu? Cụ thể là mô hình EOQ cho chúng ta biết đặt
hàng với số lượng bao nhiêu và điểm tái đặt hàng cho ta biết thời điểm đặt
hàng hoặc sử dụng mô hình xác suất và dự trữ an toàn để đạt mức độ dịch vụ
mong muốn và tránh bị cháy kho…
Môn học quản trị tác nghiệp bản thân tôi thấy đây là một môn hết sức có ý
nghĩa trong thực tiễn về vấn đề quản lý doanh nghiệp, tạo cho hoạt động của
công ty chuẩn hoá và khoa học, bản thân tôi nghĩ nếu nghiên cứu kỹ và áp
dụng các mô hình quản lý một cách triệt để trong doanh nghiệp sẽ tạo cho

doanh nghiệp quản lý chặt chẽ từ khâu quản lý đến sản xuất và sẽ tạo được
nhhững sản phẩm chất lượng với chi phí rẻ hơn. Qua đây tôi sẽ nghiên cứu
sâu hơn nữa về các giải pháp quản trị tác nghiệp ứng dụng trong quản lý
doanh nghiệp để áp dụng vào thực tế với mong muốn doanh nghiệp ngày
càng hoàn thiện.