Truyền thông trong nhóm tổ chức

15
2
3
4


ĐỀ TÀI
TRUYỀN THÔNG TRONG NHÓM – TỔ CHỨC


NỘI DUNG THUYẾT TRÌNH

Tổng quan về truyền thông

Truyền thông trong tổ chức

Truyền thông trong nhóm

Những trở ngại quá trình truyền thông

Biện pháp năng cao hiệu quả


1. Tổng quan về truyền thông
1.1. Khái niệm truyền thông

Truyền thông là gì ?
Truyền thông là một quá trình mà hai hay nhiều người trao đổi thông tin và hiểu được ý nghĩa của
thông tin.

1. Tổng quan về truyền thông
1.2. Các chức năng của truyền thông

4
1
Chức năng thông
3

tin

Chức năng kiểm
soát
Chức năng biểu lộ cảm

2

Chức năng động viên.

xúc


1. Tổng quan về truyền thông
1.3. Quy trình truyền thông

Mã hóa

Giải mã
Người nhận

Thông điệp

Người gửi

Nhiễu

Phản hồi

Phản ứng


1. Tổng quan về truyền thông
1.4. Các dạng truyền thông trong nhóm và trong tổ chức.
1.4.1 Truyền thông chính thức

Chuỗi

Vòng Tròn
Nguồn: Robbins P.S. (1999), Organizational Behavior.

Đa Hướng


1. Tổng quan về truyền thông
1.4. Các dạng truyền thông trong nhóm và trong tổ chức.
1.4.1 Truyền thông không chính thức
*Tin hành lang

Không được nhà quản lý kiểm
soát.

Phục vụ cho lợi ích của những người
đưa ra thông tin hành lang.

Nhân viên nhận thức rằng đáng tin
cậy và chính xác hơn thông tin chính
thức từ ban lãnh đạo.


1. Tổng quan về truyền thông
1.4. Các dạng truyền thông trong nhóm và trong tổ chức.
1.4.1 Truyền thông không chính thức
* Tin đồn

1

Giảm lo lắng trong trường hợp thiếu thông tin

Có ý nghĩa khi thông tin bị hạn chế hoặc không đầy đủ

3

2

Sử dụng như là phương tiện để tạo ra liên minh trong nhóm và trong tổ chức,

Thể hiện địa vị của người truyền tin đồn

4

1. Tổng quan về truyền thông
1.5. Lựa chọn kênh truyền thông
Tính phong phú
Nói chuyện trục tiếp

Hội nghị quay phim

Phương tiện truyền

Điện thoại

thông
Email

Bảng ghi nhớ, thư từ

Tính rõ ràng
Báo cáo, tập tài liệu

Thường lệ, rõ ràng

Tình huống truyền thông

Bất thường, mơ hồ


2. Truyền thông trong tổ chức.
2.1. Khái niệm

- Truyền thông trong tổ chức là quá trình truyền đạt thông tin theo một hình thức được quy

định cụ thể nhằm phục vụ cho hoạt động của tổ chức. 


2. Truyền thông trong tổ chức.
2.2. Phạm vi
2.2.1 Truyền thông theo chiều dọc:
Việc truyền thông này có thể dịch chuyển cả chiều lên và chiều xuống trong tổ chức. 

 Truyền thông theo chiều xuống nghĩa là truyền đạt thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới của tổ chức.
○ Ở khía cạnh khác, trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao, cấp dưới phải báo cáo lên cấp trên tình hình thực
hiện nhiệm vụ, những vấn đề nảy sinh


2. Truyền thông trong tổ chức.
2.2. Phạm vi
2.2.2 Truyền thông theo chiều ngang:

Là quá trình trao đổi thông tin giữa hai hay
nhiều đồng nghiệp hay giữa những người cùng cấp
bậc trong tổ chức.

Truyền thông theo chiều ngang có lợi là tiết kiệm thời gian
và thuận tiện cho việc phối hợp công tác, phát huy tính sáng
tạo của cấp dưới


3. Truyền thông trong nhóm
3.1 Khái niệm
Là huyết mạch của sinh hoạt nhóm và quyết định sự thành công hay thất bại của nhóm.

3. Truyền thông trong nhóm
3.2 Phân loại
Nhóm bao gồm cả nhóm lớn và nhóm nhỏ:



Nhóm nếu có số lượng thành viên nhiều trước tác
động của một nguồn thông tin, thường chia làm nhiều
nhóm nhỏ với các tính chất khác nhau khi tiếp cận và
phản hồi thông tin.



Khi đối tượng là các nhóm lớn hoạt động truyền thông
được thực hiện thông qua các phương tiện truyền thông
cá nhân hoặc truyền thông đại chúng.


3. Truyền thông trong nhóm
3.2 Cấp độ truyền thông trong nhóm:
Cấp độ 1

Cấp độ 6

Truyền thông của một nhóm lớn với công

Được thực hiện bởi các cá nhân trong các nhóm
xác định trong cộng đồng

chúng

Cấp độ 5

Cấp độ 2
6

1

Truyền thông giữa các nhóm lớn với các nhóm có

Truyền thông giữa một nhóm nhỏ với một hay v

chung hay chưa có sự thống nhất về mục tiêu và

5

2

nhóm nhỏ khác trong cùng một nhóm lớn

tính chất hoạt động.
4

3

Cấp độ 3

Cấp độ 4

Truyền thông giữa các nhóm nhỏ trong các
nhóm lớn khác nhau

Truyền thông giữa môt vài nhóm nho này vơi
môt vài nhóm nho khác trong cung m ôt nhóm
lơn.


3. Truyền thông trong nhóm
3.3 Cách giải quyết vấn đề trong làm việc

a
Qu

át
s
n

Định hướng

Quyết định

Hành động


4. Các yếu tố cản trở quá trình truyền thông.

Yếu tố sàng lọc

Yếu tố nhận thức chọn lọc

Thông tin quá tải
Ngôn ngữ


4. Các yếu tố cản trở quá trình truyền thông.

1

Yếu tố sàng lọc

1

 Sàng lọc được định nghĩa là cách thức người gửi chọn lọc thông tin mà người nhận
2

3

4

muốn nghe

 Một tổ chức mà cơ cấu ngành dọc càng cao thì cơ hội xảy ra sàng lọc càng lơn.


4. Các yếu tố cản trở quá trình truyền thông.

2

Yếu tố nhận thức chọn lọc

1

Yếu tố này xảy ra khi người nhận thông điệp
2

trong quá trình truyền thông sẽ xem xét hoặc
lắng nghe một cách có chọn lọc, dựa trên nhu
cầu, động cơ, kinh nghiệm, chuyên môn và

3

4

những đặc tính cá nhân khác của mình


4. Các yếu tố cản trở quá trình truyền thông.

3

Ngôn ngữ

1

- Khi các từ ngữ và cử chỉ được truyền đi, người gửi phải chắc chắn rằng người
nhận cũng hiểu được
2

- Có hai rào cản ngôn ngữ dẫn đến hiểu lầm là từ chuyên môn và sự mơ hồ trong ngôn

3

4

ngữ.


4. Các yếu tố cản trở quá trình truyền thông.

4

Thông tin quá tải

1

Thông tin quá tải xảy ra khi số lượng thông tin gửi
2

đến người nhận vượt quá khả năng xử lý của họ

3

Hiện tượng này cũng là nguyên nhân phổ biến
4

gây ra căng thẳng thần kinh


5. Các biện pháp nâng cao hiệu quả của quá trình truyền thông.

Chú trọng đến truyền thông để đạt được

Trách nhiệm chia sẻ thông tin đến nhân viên

mục tiêu của tổ chức.

Cam kết truyền thông hai chiều.
Giải quyết những tin xấu.

Nhấn mạnh đến truyền thông nói chuyện
trực tiếp

Xem truyền thông như là một quá trình liên tục.


5. Các biện pháp nâng cao hiệu quả của quá trình truyền thông.

 Những nhà điều hành cấp cao chú trọng đến truyền thông để đạt được mục tiêu của tổ chức.
Những nhà điều hành cấp cao trong tổ chức phải thấy được truyền thông là một yếu tố quan trọng để
đạt được mục tiêu trong tổ chức. Do đó họ cần phải:

 Có kỹ năng truyền thông tốt.
 Sẵn sàng cung cấp thông tin cần thiết với tư cách cá nhân.
 Dành thời gian để nói chuyện với nhân viên.
 Trình bày những triển vọng phát triển của doanh nghiệp đến nhân viên.
 Lắng nghe và trả lời câu hỏi của nhân viên.


5. Các biện pháp nâng cao hiệu quả của quá trình truyền thông.

 Cam kết truyền thông hai chiều.
Quá trình truyền thông kém hiệu quả khi chỉ chú trọng đến truyền thông từ cấp trên xuống cấp dươi.
Muốn thành công phải có sự quân bình giữa truyền thông từ cấp trên xuống và từ cấp dươi lên.