kỹ năng quản lý hồ sơ hành chính văn phòng

Kỹ năng quản lý hồ sơ hành chính văn phòng
Đối với mỗi cơ quan, tổ chức không chỉ lập hồ sơ mà việc quản lý hồ sơ cũng giữ một vai trò hết sức quan trọng,
việc quản lý hồ sơ một cách khoa học sẽ giúp việc tra cứu thông tin diễn ra nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả, nâng
cao hiệu suất và chất lượng công tác. Sau đây là một số công việc trong quản lý hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị hành
chính.
1. Kỹ năng phân loại hồ sơ
Nên nhớ không phải hồ sơ nào cũng có thể lưu trữ giống nhau. Mỗi loại hồ sơ lại có cách lưu trữ khác nhau và cần
phải phân loại hồ sơ ra để dễ dàng trong việc quản lý


Hồ sơ công vụ: Được thẩm định và xác định giá trị trước khi chuyển về cơ quan. Với những tài liệu mang
tính chất lịch sử sẽ nộp để lưu trữ riêng.



Hồ sơ nguyên tắc: Đây chính là cơ sở cho việc giải quyết các công việc hàng ngày



Hồ sơ nhân sự: Là tài liệu để điều chuyển nhân sự, đánh giá nhân sự

2. Kỹ năng đánh giá giá trị tài liệu, hồ sơ
Đánh giá giá trị tài liệu, hồ sơ là một trong những khâu vô cùng quan trọng trong việc quản lý hồ sơ, tất cả phải dựa
trên cơ sở các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn nhất định.
Mục đích của việc xác định giá trị tài liệu, hồ sơ nhằm:


Xác định thời hạn bảo quản cho các loại tài liệu, hồ sơ khác nhau



Xác định tài liệu có tính chất lịch sử để bảo quản vĩnh viễn



Xác định tài liệu không còn giá trị và cần tiêu hủy

3. Kỹ năng thống kê hồ sơ
Thống kê hồ sơ một cách khoa học luôn là mục tiêu hướng tới của các cơ quan tổ chức, mục đích của việc thống kê
này nhằm nắm bắt được nội dung, số lượng, chất lượng tài liệu có trong hồ sơ và hệ thống bảo quản hồ sơ.
4. Kỹ năng bảo quản hồ sơ, tài liệu


Bảo quản hồ sơ là bước vô cùng quan trọng nhằm tăng tuổi thọ của hồ sơ, tránh trường hợp hồ sơ quan trọng bị thất
lạc, hỏng. Cần chú ý:


Xây dựng được quy chế văn thư, lưu trữ



Xây dựng nội quy sử dụng tài liệu, hồ sơ



Xây dựng chế độ làm vệ sinh thường xuyên và đột xuất



Xây dựng nội quy phòng hỏa



Xây dựng chế độ nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với từng loại tài liệu, hồ sơ cụ thể.

Tham khảo:
* Hành chính văn phòng và những khái niệm cơ bản
* Học hành chính văn phòng ra làm gì?
* Công việc của nhân viên hành chính văn phòng
5. Kỹ năng khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu
Khai thác sử dụng hồ sơ hành chính văn phòng, tài liệu là quá trình đáp ứng các yêu cầu khai thác thông tin,
nghiên cứu lịch sử và yêu cầu giải quyết các công việc của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Mỗi cơ quan đều có rất nhiều tài liệu và những tài liệu này cần được phân loại, lưu trữ để khi tra cứu nhanh chóng,
dễ dàng, không bị thất lạc hay mất mát.
Do đó, có thể thấy công tác phân loại, lưu trữ hồ sơ trong quản lý hành chính là vô cùng quan trọng. Nó có ảnh
hưởng đến khả năng đánh giá và giải quyết công việc của cơ quan và các cấp lãnh đạo.