CƠ SỞ KHOA HỌC VIỆC LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH

CƠ SỞ KHOA HỌC VIỆC LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH
I VAI TRÒ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ ĐẤT ĐAI
Đất đai là nguồn lực tự nhiên có vai trò quan trọng trong phát triển kinh tế
xã hội của mỗi một quốc gia, là yếu tố quan trọng bậc nhất cấu thành thị trường bất
động sản. Hiện nay, thị trường hàng hoá, dịch vụ phát triển nhanh chóng nhưng
còn mang nhiều yếu tố tự phát, thiếu định hướng. Thị trường bất động sản, thị
trường sức lao động phát triển còn chậm chạp, tự phát. Thị trường vốn, công nghệ
còn yếu kém. Do vậy, việc hành thành đồng bộ các loại thị trường là yếu cầu cấp
bách nhằm đáp ứng đòi hỏi của sản xuất, đời sống. Nhà nước đóng vai trò là tác
nhân quan trọng thúc đẩy sự hình thành đồng bộ các loại thị trường tạo ra sự vận
động nền kinh tế đa dạng. Vai trò quản lý Nhà nước về đất đai thể hiện:
Thông qua hoạch định chiến lược, quy hoạch, lập kế hoạch phân bổ đất đai
nhằm phục vụ cho mục đích kinh tế-xã hội của đất nước, đảm bảo sử dụng đất
đúng mục đích, đạt hiểu quả cao và tiết kiệm, giúp cho Nhà nước quản lý đất đai
chặt chẽ, giúp cho người sử dụng đất có các biện pháp hữu hiệu để bảo vệ và sử
dụng đất có hiệu quả cao.
Thông qua công tác đánh giá, phân hạng, kiểm kê, thống kê đất để có các
biện pháp kinh tế- xã hội có hệ thống, có căn cứ khoa học nhằm sử dụng đất đai có
hiệu quả.
Thông qua việc ban hành và thực hiện hệ thống chính sách về đất đai như
chính sách giá cả, chính sách thuế, chính sách đầu tư…Nhà nước khuyến khích các
tổ chức, các chủ thể kinh tế, các cá nhân sử dụng đầy đủ, hợp lý đất đai, tiết kiệm
đất đai nhằm nâng cao khả năng sinh lời của đát đai, góp phần thực hiện mục tiêu
kinh tế-xã hội của cả nước và bảo vệ môi trường sinh thái.
Thông qua việc kiểm tra, giám sát quản lý và sử dụng đất đai, Nhà nước nắm
chắc tình hình diễn biến về sử dụng đất đai, phát hiện những vi phạm và giải quyết
những vi phạm pháp luật đất đai
II. SỰ CẦN THIẾT PHẢI LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH TRONG
CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ ĐẤT ĐAI.
1. Khái niệm, phân loại và đặc điểm hồ sơ địa chính.
1.1 Khái niệm.

Hồ sơ địa chính là hệ thống tài liệu, số liệu, bản đồ, sổ sách…, chứa đựng
những thông tin cần thiết về các mặt tự nhiên, kinh tế, xã hội, pháp lý của đất đai
và những thông tin này chúng ta có được trong quá trình đo đạc lập bản đồ địa
chính, đăng ký ban đầu và đăng ký biến động đất đai, cấp GCNQSD đất.
Tất cả các thông tin về tự nhiên của đất đai được lấy thông qua đo đạc khảo
sát; còn các yếu tố kinh tế của đất đai lấy thông tin từ việc phân loại, đánh giá,
phân hạng đất đai là điều kiện để xác định giá đất và thu thuế. Yếu tố xã hội về đất
đai lấy từ hoạt động của Nhà nước về quy định quyền sở hữu, quyền sử dụng đất,
các quan hệ về chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, thừa kế, thế chấp…Còn yếu
tố pháp luật của đất đai thì căn cứ vào quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền ví dụ như quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất, các quy định pháp luật về giao
đất, cho thuê đất, thu hồi đất…
Như vậy, tất cả các thông tin đất đai ở trong HSĐC như trên là cơ sở để
thực hiện quản lý Nhà nước về đất đai.
1.2 Phân loại.
Hồ sơ địa chính nói chung bao gồm các tài liệu, số liệu, bản đồ, sổ sách…
chứa đựng toàn bộ thông tin về đất đai. HSĐC có các loại sau:
- Hệ thống địa bạ: là một hệ thống hồ sơ ghi chép, cập nhật những dữ liệu cơ
bản về tình hình đất đai, chứa đựng những thông tin về đất đai do chính quyền
quản lý. Hệ thống địa bạ chứa đựng các thông tin về vị trí, hình thể, kích thước,
ranh giới, loại đất, tên chủ sử dụng đất.
Hệ thống địa bạ bao gồm: sổ địa bạ là sổ sách đăng ký thông tin chứa dựng
thông tin về đất đai, thường do cơ quan chính quyền cấp xã (cấp cơ sở) cấp và
quản lý; thứ hai là các giấy tờ chứng minh xác định quyền SDĐ, những giấy tờ này
do người nắm giữ quản lý. Việc sử dụng hệ thống địa bạ đơn giản, dễ thực hiện, là
hệ thống đạt được mục tiêu cấp cơ sở, sử dụng trong phạm vi hẹp. Bên cạnh những
ưu điểm trên thì nó có nhược điểm đó là: thông tin về đất đai không chính xác,
không thống nhất trong công tác quản lý đất đai do việc quản lý chỉ sử dụng ở đơn
vị hành chính nhỏ và quản lý trên từng mảnh đất, lô đất. Nếu quản lý đất trong
phạm vi rộng hơn thì khó thực hiện, sử dụng trong trường hợp điều kiện kỹ thuật

chưa phát triển, điều kiện đất đai ít biến động, ít có sự thay đổi về mục đích sử
dụng, cũng như chủ thể sử dụng và các quan hệ sử dụng.
- Hệ thống bằng khoán: là hệ thống hồ sơ quản lý đất đai một cách thống
nhất, trên cơ sở đó hệ thống bản đồ địa chính cùng với các hệ thống quản lý hoàn
chỉnh và đồng bộ.
Hệ thống bằng khoán ra đời sau khi hệ thống thông tin phát triển, khi có các
quan hệ đất đai phát triển và phức tạp nằm ngoài quản lý của địa phương
Nội dung của hệ thống bằng khoán bao gồm: Hệ thống bản đồ địa chính quy
định thống nhất trong cả nước; thứ hai là hệ thống hồ sơ sổ sách để ghi chép, quản
lý thông tin về mảnh đất, và cuối cùng là giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trong
cả nước. Với nội dung trên thì hệ thống bằng khoán đảm bảo thông tin thống nhất,
chặt chẽ, việc quản lý diễn ra trên cả nước. Việc sử dụng hệ thống này tạo điều
kiện để phát triển quan hệ hàng hoá tiền tệ về đất đai một cách chính xác, đầy đủ sẽ
ngăn chặn tình trạng thông tin ngầm tạo điều kiện cho thị trường bất động sản phát
triển lành mạnh. Đồng thời cho phép điều chỉnh quy hoạch và thay đổi mục đích sử
dụng đất một cách linh hoạt.
Với những ưu điểm trên thì hệ thống bằng khoán cũng có những nhược điểm
của nó như: để tạo được hệ thống bằng khoán thì cần phải có chi phí đầu tư rất lớn,
hệ thống vận hành quản lý phải có đủ trình độ và phương tiện, các cán bộ phải có
trình độ chuyên môn ngiệp vụ cao.
Bên cạnh việc sử dụng hai hệ thống trên thì có thể sử dụng hệ thống hỗn hợp
tức là sử dụng đồng thời hai hệ thống địa bạ và bằng khoán. Việc kết hợp hai hệ
thống trên không có nghĩa là sử dụng 2 thông tin hệ thống trên một mảnh đất mà có
loại thì sử dụng hệ thống địa bạ thì tốt, đơn giản, dễ làm, nhưng có loại đất thì phải
sử dụng thông tin đất đai. Thật vậy, có những những loại đất ít biến động thì ta nên
sử dụng hệ thống địa bạ sẽ đơn giản mà vẫn đảm bảo được thông tin đầy đủ. Còn
đối với đất đô thị, công nghiệp có rất nhiều biến động xẩy ra nếu sử dụng hệ thống
địa bạ thì thông tin về thửa đất sẽ không chính xác bằng việc sử dụng hệ thống
bằng khoán. Vì với những loại đất đô thị, công nghiệp mang nhiều yếu tố kinh tế,
nó chứa đựng nhiều yếu tố về vốn và sử dụng vốn nên rất cần thông tin được cập

nhật đầy đủ, chính xác có như thế mới tạo được sự công bằng trong việc sử dụng
đất.
Qua đó cho ta thấy được việc lập và quản lý HSĐC có vai trò và ý nghĩa rất
lớn trong việc quản lý đất đai.Thế nhưng vấn đề đặt ra là ta nên sử dụng hồ sơ địa
chính nào cho mục đích nào là tốt nhất và cần thiết hoàn thiện loại hồ sơ như thế
nào để phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước về đất đai là tốt nhất.
* Hồ sơ địa chính bao gồm nhiều tài liệu khác nhau, căn cứ vào giá trị sử
dụng, hệ thống các tài liệu hồ sơ địa chính được phân loại như sau:
- Hồ sơ địa chính phục vụ thường xuyên trong quản lí:
+ Bản đồ địa chính: UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chỉ đạo và
tổ chức thực hiện việc lập bản đồ địa chính ở địa phương mình. Bản đồ địa chính
được lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn. Bản đồ địa chính được lập
thành 03 bộ: bản gốc lưu tại Sở Địa chính, hai bản sao được lưu tại cấp huyện và
cấp xã có giá trị như bản gốc.
+ Sổ địa chính: được lập nhằm đăng kí toàn bộ diện tích đất đai được Nhà
nước giao quyền sử dụng cho các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân và diện tích các loại
đất chưa giao, chưa cho thuê sử dụng; làm cơ sở để Nhà nước thực hiện chức năng
quản lí đất đai theo pháp luật.
Sổ lập theo đơn vị xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã) và do cán bộ
địa chính xã chịu trách nhiệm thực hiện. Sổ phải được UBND xã xác nhận và Sở
Địa chính duyệt mới có giá trị pháp lí.
Sổ địa chính được lập thành 3 bộ, bộ gốc lưu tại Sở địa chính, 01 bộ lưu tại
phòng Địa chính cấp huyện, 01 bộ lưu tại UBND xã do cán bộ địa chính trực tiếp
quản lí.
+ Sổ mục kê đất đai: nhằm liệt kê toàn bộ các thửa đất trong phạm vi địa
giới hành chính của mỗi xã, phường, thị trấn về các nội dung: tên chủ sử dụng,
diện tích, loại đất để đáp ứng yêu cầu tổng hợp thống kê diện tích đất đai. Mặt
khác, sổ mục kê còn giúp tra cứu và sử dụng các tài liệu khác trong HSĐC
Sổ được lập cho từng xã và phải được UBND xã xác nhận và Sở Địa chính
duyệt mới có giá trị pháp lí.

Sổ mục kê đất được lập thành 3 bộ, bộ gốc lưu tại Sở địa chính, 01 bộ lưu tại
phòng Địa chính cấp huyện, 01 bộ lưu tại UBND xã do cán bộ địa chính trực tiếp
quản lí.
+ Sổ theo dõi biến động đất đai: được lập để theo dõi và quản lí chặt chẽ tình
hình thực hiện đăng kí biến động, chỉnh lí HSĐC hàng năm và tổng hợp báo cáo
thống kê diện tích theo định kỳ.
Sổ theo dõi biến động đất đai được lập cho từng xã, mỗi xã lập một bộ lưu
tại UBND xã, do cán bộ địa chính lập và quản lí.
+ Sổ cấp GCNQSD đất: nhằm theo dõi quá trình cấp giấy GCNQSD đất; ghi
nhận những thông tin về từng thửa đất đã cấp GCNQSD đất.
Đơn vị lập và giữ sổ: Phòng Địa chính cấp huyện chịu trách nhiệm lập và
giữ sổ cấp giấy chứng nhận thuộc thẩm quyền của cấp huyện; Sở Địa chính cấp
tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm lập và giữ sổ cấp giấy
chứng nhận thuộc thẩm quyền của cấp tỉnh.
+ Biểu thống kê diện tích đất đai
- Hệ thống tài liệu gốc, lưu trữ và tra cứu khi cần thiết:
Các tài liệu gốc hình thành trong quá trình đo đạc, lập bản đồ địa chính bao
gồm: toàn bộ thành quả giao nộp sản phẩm theo Luận chứng kinh tế - kĩ thuật đã
được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt của mỗi công trình đo vẽ lập bản đồ địa
chính, trừ bản đồ địa chính, hồ sơ kỹ thuật thửa đất, sơ đồ trích thửa.
Các tài liệu gốc hình thành trong quá trình đăng ký ban đầu, đăng ký biến
động đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bao gồm:
+ Các giấy tờ do chủ SDĐ giao nộp khi kê khai đăng ký như: đơn kê khai
đăng ký, các giấy tờ pháp lý về nguồn gốc SDĐ (Quyết định giao đất, GCNQSD
đất được cấp ở những giai đoạn trước, giấy tờ chuyển nhượng đất đai v.v...) các
giấy tờ có liên quan đến nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước mà người SDĐ đã
thực hiện v.v...
+ Hồ sơ tài liệu được hình thành trong quá trình thẩm tra xét duyệt đơn kê
khai đăng ký của cấp xã, cấp huyện.
+ Các văn bản pháp lý của cấp có thẩm quyền trong thực hiện đăng ký đất

đai, cấp GCNQSD đất như quyết định thành lập Hội đồng đăng ký đất đai, biên
bản xét duyệt của hội đồng, quyết định cấp GCNQSD đất, quyết định xử lý các vi
phạm pháp luật đất đai v.v...
+ Hồ sơ kiểm tra kỹ thuật, nghiệm thu sản phẩm đăng ký đất đai, xét cấp
GCNQSD đất.
2 Yêu cầu, phân cấp lập và quản lý hồ sơ địa chính.
2.1 Yêu cầu.
Với một công tác quản lý Nhà nước về đất đai thì đều có một yêu cầu phù
hợp với đặc điểm của từng nội dung quản lý Nhà nước. Việc lập HSĐC phải đảm
bảo các yêu cầu cơ bản sau đây:
- Phải lập đầy đủ các tài liệu theo quy định của thủ tục đăng ký đất. Bởi nếu
không lập đầy đủ thì những thông tin về đất đai sẽ không chính xác, tính pháp lý
không đầy đủ dẫn đến việc sử dụng tài liệu không đạt yêu cầu.
- Bên cạnh việc đầy đủ các tài liệu thì mỗi loại tài liệu thiết lập phải thể hiện
đầy đủ các nội dung và đúng quy cách quy định với mỗi tài liệu. Các nội dung
thông tin phải thể hiện chính xác, thống nhất trên tất cả các tài liệu của HSĐC. Với
yêu cầu này đòi hỏi người SDĐ kê khai đăng ký phải chính xác, đồng thời việc
thẩm tra xem thông tin của người SDĐ kê khai có chính xác hay không? đã đúng
với hiện trạng SDĐ hay không? có như thế thông tin mới đảm bảo tính chính xác.
Bên cạnh tính chính xác thì các thông tin còn phải đảm bảo tính thống nhất tức là
các thông tin đưa vào trong hồ sơ phải nhất quán, thống nhất với nhau. Thông tin
về thửa đất không chỉ ở một sổ mà phải nằm nhiều sổ, nếu không nhất quán, thống
nhất với nhau thì khi kiểm tra hồ sơ sẽ gây khó khăn cho việc quản lý.
- Một yêu cầu nữa trong công tác lập HSĐC là hình thức trình bày các tài
liệu hồ sơ phải rõ ràng, không được tẩy xoá, cạo hoặc dùng bút phủ nội dung đã
viết, việc chỉnh lý biến động trên tài liệu phải theo đúng quy định đối với mỗi loại
tài liệu. Có như vậy thì các thông tin đưa vào sẽ rõ ràng, tiện cho việc tra cứu, quản
lý, đảm bảo đúng quy định về sửa chữa.
2.2. Phân cấp lập và quản lý.
Để đảm bảo việc thực hiện các yêu cầu trên thì cần thực hiện việc phân cấp

công việc lập và quản lý HSĐC.
• Về lập hồ sơ
Cấp xã, phường, thị trấn thực hiện lập sổ địa chính thông qua đăng ký đất
đai ở cấp xã, lập sổ mục kê theo địa giới địa chính, lập sổ theo dõi biến động đất
đai ngày khi kết thúc đăng ký đất đai ban đầu và bắt đầu thực hiện đăng ký biến
động đất đai, lập biểu số liệu thống kê đất đai.
Cấp huyện lập biểu số liệu thống kê đất đai; thực hiện nghiệm thu, kiểm tra,
xác minh công tác lập sổ của cấp xã, phường, thị trấn; tiến hành lập sổ theo dõi cấp
GCNQSDĐ của hộ gia đình, cá nhân.
Cấp tỉnh tiến hành lập sổ cấp GCNQSD đất do cấp tỉnh quản lý, đồng thời
thành lập hệ thống hồ sơ xác định, kiểm tra công tác đăng ký, cấp GCNQSDĐ của
cấp huyện; lập bản đồ địa chính, biểu số liệu thống kê; thành lập tài liệu liên quan
đến quyết định hành chính trong công tác phúc tra, thanh tra.
• Về phân cấp quản lý HSĐC
- Cấp xã quản lý hồ sơ do mình lập ra và bản đồ địa chính.
- Cấp huyện quản lý hồ sơ do mình lập ra, bản đồ địa chính và toàn bộ hồ sơ
của cấp xã.
- Cấp tỉnh quản lý hồ sơ do mình lập ra và toàn bộ hồ sơ của cấp huyện.
Cấp nào thành lập và phê duyệt tài liệu nào thì có quyền lưu trữ tài liệu đó.
Như thế HSĐC được lữu trữ ở hai nơi: nơi hình thành và nơi tiến hành phê duyệt.
Với việc phân cấp như thế này sẽ giúp cho ta tra cứu thông tin một cách dẽ dàng,
giúp cho việc kiểm tra, thanh tra sẽ nhanh chóng hơn.
3. Vai trò của việc xác lập hồ sơ địa chính.
Đất đai có vai trò quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế-xã hội và Nhà
nước nào cũng muốn nắm giữ quyền lúc đó để phát triển kinh tế-xã hội, vì vậy cần
phải có sự quản lý của Nhà nước về đất đai. ở nước ta Nhà nước đại diện chủ sở
hữu toàn dân về đất đai và thống nhất quản lý về đất đai, nhằm đảm bảo việc sử
dụng đất một cách hợp lý, đầy đủ, tiết kiệm và có hiệu quả cao. Công tác lập và
quản lý hồ sơ địa chính là một trong những nội dung quan trọng trong công tác
quản lý Nhà nước về đất đai, nó là cơ sở để bảo vệ chế độ sở hữu toàn dân với đất

đai, là điều kiện đảm bảo để Nhà nước quản lý chặt chẽ toàn bộ quỹ đất trong
phạm vị lãnh thổ, đảm bảo cho đất đai được sử dụng đầy đủ, tiết kiệm, hợp lý và có
hiệu quả cao. Thực hiện tốt công tác này là điều kiện để thực hiện các nội dụng và
nhiệm vụ khác của quản lý Nhà nước về đất đai. Cụ thể như sau:
Thực hiện việc lập và quản lý HSĐC là cơ sở để bảo vệ chế độ sở hữu toàn
dân. Thật vậy, chế độ sở hữu gồm ba quyền: Quyền chiếm hữu, quyền sử dụng đất
đai, quyền định đoạt. Quyền chiếm hữu đất đai thể hiện Nhà nước chiếm giữ, quản
lý, kiểm soát toàn bộ đất đai. Đây là sự chiếm hữu tuyết đối, toàn bộ lãnh thổ thuộc
về Nhà nước, chỉ có Nhà nước có quyền duy nhất trong chiếm hữu đất đai. Do vậy,
Nhà nước phải thực hiện việc đăng ký đất, lập hồ sơ địa chính, cấp GCN. Bởi toàn
bộ tài liệu về HSĐC nó chứa đựng toàn bộ thông tin về đất đai. Còn về phía người
sử dụng đất quyền chiếm giữ đất đai chỉ giới hạn trong phạm vi Nhà nước giao
nhưng người SDĐ phải biết rõ thông tin về thửa đất thông qua việc đăng ký và
thiết lập HSĐC. HSĐC là tài liệu khẳng định quyền chiếm giữ hợp pháp của người
SDĐ đai khi Nhà nước giao đất. Còn quyền sử dụng thể hiện ở Nhà nước quyết
định về mục đích SDĐ và người SDĐ có quyền sử dụng và khai thác đất đai một
cách hợp lý trong phạm vi, mục đích Nhà nước đã quy định và việc sử dụng vào
mục đích gì, sử dụng như thế nào đều phải được Nhà nước đồng ý. Để Nhà nước
có những quyết định về mục đích SDĐ thì phải nắm rõ toàn bộ thông tin về đất đai,
phải dựa vào HSĐC. Nếu không có HSĐC thì Nhà nước không quản lý được việc
sử dụng đất đai có đúng mục đích hay không, có hiệu quả hay không. Còn đối với
người SDĐ nếu không thực hiện việc đăng ký đất đai thì người SDĐ sẽ không yên
tâm khai thác đầu tư. Xét về quyền định đoạt, đây là quyền tối cao nhất của Nhà
nước. Nhà nước thực hiện mục đích SDĐ thông qua quy hoạch sử dụng đất, Nhà
nước có quyền định đoạt quan hệ đất đai như giao, cho thuê đất, thu hồi…Để có
những quyết định đó thì Nhà nước cần căn cứ vào hiện trạng sử dụng đất, tất cả các
thông tin đều thể hiện trong HSĐC. Thông qua việc đăng ký, lập và quản lý
HSĐC, cấp GCNQSD đất sẽ quy định trách nhiệm pháp ký giữa Nhà nước và
người sử dụng đất trong việc chấp hành pháp luật.
Thực hiện việc lập HSĐC là điều kiện đảm bảo để Nhà nước quản lý chặt

chẽ toàn bộ quỹ đất trong phạm vi lãnh thổ, đảm bảo cho đất được sử dụng đầy đủ,
tiết kiệm và có hiệu quả cao. Thực hiện lập hồ sơ địa chính để tăng cường vai trò
quản lý của nhà nước. Nhà nước muốn quản lý chặt chẽ toàn bộ đất đai trước hết
cần nắm vững các thông tin về tình hình đất đai bao gồm:
Đối với đất đai Nhà nước đã giao quyền sử dụng đất, các thông tin cần biết
gồm: tên chủ sử dụng, hình thể, vị trí, kích thước, diện tích, hạng đất, mục đích sử
dung, hạn mức sử dụng đất, những ràng buộc về quyền sử dụng, những thay đổi
trong quá trình sử dụng đất và cơ sở pháp lý.
Đối với đất chưa giao quyền sử dung, các thông tin cần biết: vị trí, hình thể,
diện tích, loại đất. Tất cả các thông tin trên phải được thể hiện chi tiết đến từng
thửa đất. Đây là đơn vị nhỏ nhất chứa đựng các thông tin về tình hình tự nhiên,
kinh tế, xã hội và pháp lý của đất đai theo yêu cầu quản lý Nhà nước về đất đai.
Với những yêu cầu về thông tin đất đai đó, qua việc thực hiện đăng ký đất
đai, thiết lập HSĐC đầy đủ, chi tiết đến từng thửa đất trên cơ sở thực hiện đồng
loạt các nội dung: đo đạc lập bản đồ địa chính, quy hoạch sử dụng đất, giao đất,
cho thuê đất…Nhà nước mới thực sự quản lý được tình hình đất đai trong phạm vi
lãnh thổ và thực hiện quản lý chặt chẽ mọi biến động theo đúng pháp luật.
Lập và quản lý HSĐC là một trong những nội dung quan trọng trong công
tác quản lý Nhà nước có quan hệ hữu cơ với các nội dung, nhiệm vụ khác của quản
lý Nhà nước. Hệ thống HSĐC chứa đựng đầy đủ các thông tin về tự nhiên, kinh tế,
xã hội của từng thửa đất. Hệ thống các thông đó là sản phẩm kế thừa từ việc thực
hiện các nội dung, nhiệm vụ quản lý Nhà nước về đất đai khác như:
+ Đối với hệ thống chính sách về quản lý và sử dụng đất: Đây là cơ sở pháp
lý cao nhất cho việc thực hiện lập HSĐC. Lập HSĐC không chỉ tuân thủ các quy
định về đăng ký đất đai, lập HSĐC và cấp GCNQSD đất mà còn chấp hành đúng
chế độ và quản lý đất đai giúp cho việc lập HSĐC đầy đủ hơn. Đồng thời HSĐC sẽ
cung cấp thông tin và tình hình đất đai để phân tích, đánh giá việc thực hiện các
chính sách, bổ sung, điều chỉnh chủ trương chính sách quản lý đất đai.
+ Với nhiệm vụ điều tra, đo đạc thì kết quả công tác điều tra, đo đạc là tài
liệu lập nên HSĐC, bên cạnh đó thông qua HSĐC để góp phần nâng cao độ chính

xác của kết quả đo đạc.
+ Với công tác quy hoạch, kế hoạch SDĐ: Kết quả quy hoạch, kế hoạch
SDĐ là căn cứ cho việc giao đất để đảm bảo việc sử dụng đất một cách ổn định, có
hiệu quả. Thông qua việc giao đất, quy hoạch và lập kế hoạch SDĐ tác động gián
tiếp đến đăng ký đất để đảm bảo cho việc thiết lập một hệ thống hồ sơ địa chính
ban đầu ổn định, đơn giản và tiết kiệm.
+ Đối với công tác giao đất, cho thuê đất: Quyết định giao đất, cho thuê đất
là bước tạo cơ sở pháp lý ban đầu để người được giao đất hay cho thuê đất thực
hiện các nghĩa vụ tài chính và các cơ quan chức năng tổ chức bàn giao đất ngoài
thực địa, chỉ sau khi người được giao đât, cho thuê đất đã đăng ký và cấp
GCNQSDĐ mới chính thức có sự ràng buộc trách nhiệm pháp lý giữa người sử
dụng đất và Nhà nước. Vì vậy, hồ sơ địa chính là cơ sở thực hiện kiểm tra, thanh
tra tình hình giao đất ở các cấp.
+ Đối với công tác phân hạng và định giá đất: Kết quả phân hạng và định giá
đất là cơ sở cho việc xác định trách nhiệm tài chính cho người sử dụng đất trước và
sau khi đăng ký cấp GCNQSD đất, là cơ sở xác định trách nhiệm của người sử
dụng đất trong quá trình sử dụng.
+ Với công tác thanh tra, giải quyết tranh chấp đất đai: Tài liệu trong HSĐC
có vai trò quan trọng trong việc xác định đối tượng cũng như nguồn gốc sử dụng
đất, xử lý triệt để những tồn tại của lịch sử trong quan hệ sử dụng đất, chấm dứt
tình trạng sử dụng đất ngoài sổ sách, ngoài sự quản lý của Nhà nước.
Qua đó cho ta thấy hoàn thành tốt việc lập và quản lý HSĐC không chỉ tạo
tiền đề mà còn là cơ sở hết sức cần thiết cho việc triển khai thực hiện tốt các nội
dung, nhiệm vụ quản lý Nhà nước về đất đai. Thông qua việc lập HSĐC, chất
lượng tài liệu đo đạc sẽ được nâng cao do những sai sót tồn tại được người sử dụng
đất phát hiện và được chỉnh lý hoàn thiện.
4. Những quy định pháp lý chủ yếu về lập, quản lý hệ thống HSĐC
Luật đất đai 2003 tiếp tục có những quy định cụ thể về hồ sơ địa chính nhằm
đáp ứng yêu cầu quản lý đất đai trong quá trình CNH- HĐH đất nước. Điều 47 quy
định:

4.1. Hồ sơ địa chính bao gồm:
- Bản đồ địa chính;
- Sổ địa chính;
- Sổ mục kê đất đai;
- Sổ theo dõi biến động đất đai.
4.2. Nội dung HSĐC bao gồm các thông tin về thửa đất sau đây:
- Số hiệu, kích thước, hình thể, diện tích, vị trí;
- Người sử dụng thửa đất;
- Nguồn gốc, mục đích, thời hạn sử dụng đất;
- Giá đất, tài sản gắn liền với đất, nghĩa vụ tài chính về đất đai đã thực hiện
và chưa thực hiện;
- GCNQSD đất, quyền và những hạn chế về quyền của người sử dụng đất;
- Biến động trong quá trình sử dụng đất và các thông tin khác có liên quan.
Nghị định 181/CP của Chính phủ về thi hành luật đất đai ban hành ngày
29/10/2004 đã quy định “nội dung của hồ sơ địa chính phải được thể hiện đầy đủ,
chính xác, kịp thời, phải được chỉnh lý thường xuyên đối với các biến động theo
quy định của pháp luật trong quá trình sử dụng đất”,…
Thực hiện Luật đất đai và Nghị định 181/CP của Chính phủ, Bộ Tài nguyên
và Môi trường đã có Thông tư số 29/2004/TT-BTNMT về việc hướng dẫn lập,
chỉnh lý, quản lý HSĐC, trong đó nội dung chủ yếu về lập, quản lý HSĐC như sau:
*Nguyên tắc lập HSĐC:
- HSĐC được lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn.
- Việc lập và chỉnh lý HSĐC thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục hành chính
quy định tại chương XI của Nghị định 181/2004/NĐ-CP về thi hành luật đất đai.
- HSĐC phải đảm bảo tính thống nhất giữa bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ
mục kê đất đai, sổ theo dõi biến động đất đai; thống nhất giữa bản gốc và bản sao;
thống nhất giữa GCNQSD đất và hiện trạng sử dụng đất.
* Bản đồ địa chính: là bản đồ về các thửa đất, được lập để mô tả các yếu tố
tự nhiên của thửa đất và các yếu tố địa hình có liên quan đến SDĐ. Nội dung bản
đồ địa chính gồm các thông tin về thửa đất gồm vị trí, kích thước, hình thể, số thứ

tự, diện tích, mục đích SDĐ về hệ thống thuỷ văn gồm sông, ngòi, kênh, rạch, suối;
về hệ thống thuỷ lợi gồm hệ thống dẫn nước, đê, đập, cống; về đường giao thông
gồm đường bộ, đường sắt, cầu; về khu vực đất chưa sử dụng không có ranh giới
thửa khép kín; về mốc giới và đường địa giới hành chính các cấp, mốc giới và chỉ
giới quy hoạch SDĐ, mốc giới và ranh giới hành lang bảo vệ an toàn công trình; về
điểm toạ độ địa chính, địa danh và các ghi chú thuyết minh. Trường hợp thửa đất
quá nhỏ hoặc cần xác định rõ ranh giới thửa đất thì lập sơ đồ thửa đất kèm theo bản
đồ địa chính để thể hiện chính xác hơn về ranh giới thửa đất, hình dạng, kích
thước, chiều dài cạnh thửa, toạ độ đỉnh thửa, diện tích chiếm đất của tài sản gắn
liền với đất, địa giới hành chính, chỉ giới quy hoạch, ranh giới hành lang bảo vệ an
toàn công trình.
* Sổ địa chính là sổ ghi về người sử dụng đất, các thửa đất của người đó
đang sử dụng và tình trạng SDĐ của người đó. Sổ địa chính được lập để quản lý
việc sử dụng đất của người sử dụng đất và để tra cứu thông tin đất đai có liên quan
đến từng người sử dụng đất. Nội dung sổ địa chính bao gồm:
- Người sử dụng đất gồm tên, địa chỉ và thông tin về chứng minh nhân dân,
hộ chiếu, hộ khẩu, quyết định thành lập tổ chức, giấy đăng ký kinh doanh của tổ
chức kinh tế, giấy phép đầu tư của nhà đầu tư nước ngoài;
- Các thửa đất mà người sử dụng đất sử dụng gồm mã thửa, diện tích, hình
thức SDĐ (sử dụng riêng hoặc sử dụng chung), mục đích sử dụng, thời hạn sử
dụng, nguồn gốc sử dụng, số giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp;
- Ghi chú về thửa đất và quyền SDĐ gồm giá đất, tài sản gắn liền với đất
(nhà ở, công trình kiến trúc khác, cây lâu năm, rừng cây), nghĩa vụ tài chính chưa
thực hiện, tình trạng đo đạc lập bản đồ địa chính, những hạn chế về quyền SDĐ
(thuộc khu vực phải thu hồi theo quy hoạch sử dụng đất nhưng chưa có quyết định
thu hồi, thuộc hành lang bảo vệ an toàn công trình, thuộc địa bàn có quy định hạn
chế diện tích xây dựng);
- Những biến động về sử dụng đất trong quá trình SDĐ gồm những thay đổi
về thửa đất, về người sử dụng, về chế độ sử dụng đất, về quyền và nghĩa vụ của
người sử dụng đất, về GCNQSD đất.

* Sổ mục kê đất đai là sổ ghi về thửa đất, về đối tượng chiếm đất nhưng
không có ranh giới khép kín trên tờ bản đồ và các thông tin có liên quan đến quá
trình SDĐ. Sổ mục kê đất đai được lập để quản lý thửa đất, tra cứu thông tin về
thửa đất và phục vụ thống kê, kiểm kê đất đai. Nội dung sổ mục kê đất đai bao
gồm:
- Thửa đất gồm số thứ tự thửa, tên người sử dụng đất hoặc người được giao
đất để quản lý, diện tích, mục đích SDĐ và những ghi chú về thửa đất (khi thửa đất
thay đổi, giao để quản lý, chưa giao, chưa cho thuê, đất công ích, v.v.);
- Đối tượng có chiếm đất nhưng không tạo thành thửa đất hoặc có hành lang
bảo vệ an toàn như đường giao thông; hệ thống thuỷ lợi (dẫn nước phục vụ cấp
nước, thoát nước, tưới nước, tiêu nước, đê, đập); công trình khác theo tuyến; sông,
ngòi, kênh, rạch, suối và các đối tượng thuỷ văn khác theo tuyến; khu vực đất chưa
sử dụng không có ranh giới thửa khép kín trên bản đồ gồm tên đối tượng, diện tích
trên tờ bản đồ; trường hợp đối tượng không có tên thì phải đặt tên hoặc ghi ký hiệu
trong quá trình đo đạc lập bản đồ địa chính.
* Sổ theo dõi biến động đất đai là sổ để ghi những biến động về SDĐ trong
quá trình SDĐ. Nội dung sổ theo dõi biến động đất đai gồm tên và địa chỉ của
người đăng ký biến động, thời điểm đăng ký biến động, số thứ tự thửa đất có biến
động, nội dung biến động về SDĐ trong quá trình sử dụng (thay đổi về thửa đất, về
người sử dụng, về chế độ SDĐ, về quyền của người SDĐ, về GCNQSD đất).
Các mẫu sổ sách địa chính được ban hành như mẫu sổ địa chính (mẫu số -
01/ĐK), mẫu sổ mục kê đất (mẫu số 02/ĐK), mẫu sổ đăng ký biến động đất đai
(mẫu số 03/ĐK) nhằm đáp ứng yêu cầu thay đổi so với quy định trước đây về phân
loại mục đích sử dụng đất, đối tượng sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, đăng ký
biến động đất đai,...
* Lập HSĐC:
a. Bản đồ địa chính
Bản đồ địa chính được lập trước khi tổ chức việc đăng ký quyền sử dụng đất
và hoàn thành sau khi được Sở Tài nguyên và Môi trường xác nhận.
Ranh giới, diện tích, mục đích sử dụng của thửa đất thể hiện trên bản đồ địa

chính được xác định theo hiện trạng SDĐ. Khi cấp GCNQSD đất mà ranh giới,
diện tích, mục đích SDĐ có thay đổi thì Văn phòng đăng ký quyền SDĐ thuộc Sở
TN&MT chỉnh sửa bản đồ địa chính thống nhất với GCNQSD đất.
Trường hợp lập bản đồ địa chính sau khi đã tổ chức đăng ký quyền SDĐ thì
ranh giới, diện tích, mục đích sử dụng đất của thửa đất thể hiện trên bản đồ địa
chính được xác định như sau:
- Trường hợp đã được cấp GCNQSD đất thì xác định theo GCNQSD đất;
- Trường hợp được Nhà nước giao đất, cho thuê đất mà chưa được GCNQSD
đất thì xác định theo quyết định giao đất, cho thuê đất;
- Nếu không rơi vào 2 trường hợp trên thì xác định theo hiện trạng SDĐ.
Bản đồ địa chính được chỉnh lý khi có thay đổi mã thửa đất, tạo thửa đất mới,
thửa đất bị sạt lở tự nhiên làm thay đổi ranh giới thửa, có thay đổi mục đích SDĐ;
đường giao thông, công trình thuỷ lợi theo tuyến, công trình khác theo tuyến, khu
vực đất chưa sử dụng không có ranh giới thửa khép kín, sông, ngòi, kênh, rạch, suối
và các đối tượng thuỷ văn khác theo tuyến được tạo lập mới hoặc có thay đổi về
ranh giới; có thay đổi về mốc giới và đường địa giới hành chính các cấp, về mốc
giới và ranh giới hành lang an toàn công trình, về chỉ giới quy hoạch SDĐ, về địa
danh và các ghi chú thuyết minh trên bản đồ.
b. Sổ mục kê đất đai
Sổ mục kê đất đai được lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn trong
quá trình đo vẽ bản đồ địa chính. Thông tin thửa đất ghi trên sổ phải phù hợp với
hiện trạng SDĐ. Sau khi cấp GCNQSD đất mà có thay đổi nội dung thông tin thửa
đất so với hiện trạng khi đo vẽ bản đồ địa chính thì phải được chỉnh sửa cho thống
nhất với GCNQSD đất.
Sổ mục kê đất đai được ghi dưới dạng bảng với những thông tin sau:
- Số thứ tự thửa đất.
- Tên người sử dụng đất, người được giao đất để quản lý.
- Loại đối tượng sử dụng, quản lý đất được ghi bằng mã (ký hiệu) gồm 3 chữ
cái, ví dụ: "GDC" là hộ gia đình, cá nhân, "UBS" là ủy ban nhân dân cấp xã,...
- Diện tích thửa đất bao gồm cả phần sử dụng chung và sử dụng riêng.

- Mục đích SDĐ được ghi theo mã quy định tại Thông tư 29/2004/TT-
BTNMT của Bộ Tài nguyên và Môi trường.
Sổ mục kê đất đai được chỉnh lý theo những biến động về SDĐ. Khi ranh
giới thửa đất không bị thay đổi mà có thay đổi về số thứ tự, diện tích, mục đích
SDĐ thì các thay đổi đó được chỉnh lý vào phần ghi chú của thửa đất. Khi thửa đất
có thay đổi ranh giới, tách thửa, hợp thửa thì thửa đất cũ bị xoá bỏ và bổ sung thửa
đất mới vào trang sổ của tờ bản đồ đó.
c. Sổ địa chính
Sổ địa chính được lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn để ghi
thông tin về người sử dụng đất và thông tin về SDĐ của người đó đối với thửa đất
đã cấp GCNQSD đất.
Mỗi trang sổ để đăng ký cho một người SDĐgồm tất cả các thửa đất thuộc
quyền sử dụng của người đó. Nội dung thông tin về người SDĐvà thửa đất trên sổ
địa chính được ghi theo nội dung thông tin đã ghi trên GCNQSD đất đã cấp.
d. Sổ theo dõi biến động đất đai
Sổ theo dõi biến động đất đai được lập để theo dõi tình hình đăng ký biến
động về sử dụng đất và làm cơ sở để thực hiện thống kê diện tích đất đai hàng năm.
Sổ theo dõi biến động đất đai được lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn,
do Văn phòng đăng ký quyền SDĐ và cán bộ địa chính xã, phường, thị trấn lập,
quản lý. Việc ghi vào sổ thực hiện đối với tất cả các trường hợp đăng ký biến động
về SDĐđã được chỉnh lý trên sổ địa chính.
Trách nhiệm lập HSĐC:
- Sở TN&MT chịu trách nhiệm tổ chức việc lập HSĐC.
- Văn phòng đăng kí quyền SDĐ thuộc Sở TN&MT chịu trách nhiệm triển
khai việc lập HSĐC gốc và làm hai (02) bản sao từ bản gốc để gửi cho Văn phòng
đăng kí quyền SDĐ thuộc Phòng TN&MT và UBND cấp xã.
Văn phòng đăng kí quyền SDĐ được phép thuê dịch vụ tư vấn trong việc đo
đạc địa chính, chỉnh lí tư liệu đo đạc và bản đồ, lập bản đồ địa chính, lập sổ mục kê
đất đai; phải trực tiếp thực hiện việc lập sổ địa chính, sổ theo dõi biến động đất đai
và chỉnh lí HSĐC.

Trường hợp chưa lập bản đồ địa chính mà đang có các loại bản đồ, sơ đồ
khác thì Sở TN&MT xem xét, quyết định việc sử dụng hoặc chỉnh lí trước khi đưa
vào sử dụng để lập hồ sơ địa chính và cấp GCNQSD đất.
- HSĐC phải được nghiệm thu, xác nhận trước khi đưa vào quản lí, sử dụng
theo quy định sau:
+ Sở TN&MT có trách nhiệm nghiệm thu, xác nhận bản đồ địa chính, sổ
mục kê đất đai, sổ địa chính sau khi lập xong để đưa vào sử dụng.
+ Trường hợp phải trích đo địa chính thửa đất thì Văn phòng đăng kí quyền
SDĐ có trách nhiệm kiểm tra chất lượng trước khi sử dụng.
+ Nội dung kiểm tra, nghiệm thu thực hiện theo quy định của Bộ TN&MT
*Chỉnh lý HSĐC:
- Văn phòng đăng kí quyền SDĐ thuộc Sở TN&MT chịu trách nhiệm chỉnh
lí, cập nhật HSĐC gốc.
- Văn phòng đăng kí quyền SĐĐ thuộc Phòng TN&MT và cán bộ địa chính
xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm chỉnh lí, cập nhật bản sao HSĐC.
*Quản lý HSĐC:
- Văn phòng đăng kí quyền SDĐ thuộc Sở TN&MT chịu trách nhiệm quản lí
HSĐC gốc và các tài liệu có liên quan sau đây:
+ Bản lưu GCNQSD đất, hồ sơ xin cấp GCNQSD đất, hồ sơ xin đăng kí
biến động về SDĐ đối với tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước
ngoài (trừ trường hợp mua nhà ở gắn với quyền SDĐ ở), tổ chức nước ngoài, cá
nhân nước ngoài;
+ GCNQSD đất của tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước
ngoài, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài đã thu hồi trong các trường hợp thu
hồi đất, tách thửa hoặc hợp thửa đất, cấp đổi, cấp lại GCNQSD đất;
+ Thông báo về nội dung đã chỉnh lí hoặc cấp đổi, cấp lại GCNQSD đất và
các giấy tờ kèm theo thông báo do Phòng TN&MT hoặc Văn phòng đăng kí quyền
SDĐ thuộc Phòng TN&MT gửi đến để chỉnh lí, cập nhật HSĐC gốc.
- Văn phòng đăng kí quyền SDĐ thuộc Phòng TN&MT chịu trách nhiệm
quản lí bản sao HSĐC và các tài liệu có liên quan sau đây:

+ Bản lưu GCNQSD đất, hồ sơ xin cấp GCNQSD đất, hồ sơ xin đăng kí
biến động về SDĐ đối với hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước
ngoài được mua nhà ở gắn với quyền sử dụng đất ở, cộng đồng dân cư;
+ GCNQSD đất của hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước
ngoài mua nhà ở gắn với quyền SDĐ ở, cộng đồng dân cư đã thu hồi trong các
trường hợp thu hồi đất, tách thửa hoặc hợp thửa đất, cấp đổi, cấp lại GCNQSD đất;