Báo Cáo Thực Tập CÔNG TY TNHH ETHERTECH VIỆT NAM

LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp canh tranh với nhau
vô cùng gay gắt để có thể tồn tại và phát triển bền vững, có chỗ đứng trên thị
trường. Đặc biệt hoạt động thương mại điện tử cũng ngày càng trở nên đa dạng,
phong phú và có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với mỗi quốc gia trong nền kinh tế
toàn cầu.
Là sinh viên theo học ngành Quản trị văn phòng tại trường Đại Học Công
Nghiệp Hà Nội. Khi được nhà trường tạo điều kiện đi thực tế em xác định mục tiêu
phải cố gắng trong đợt thực tập này. Công ty mà em chọn là Công ty TNHH
Ethertech Việt Nam là một cơng ty điện tử có uy tín và đáng tin cậy được nhiều
doanh nghiệp tin tưởng và hợp tác làm đơn vị thực tập. Đây là một ngành vốn có
rất nhiều đối thủ cạnh tranh vì vậy chất lượng sản phẩm luôn là yếu tố mà Công ty
đặt lên hàng đầu và lấy nó là yếu tố cạnh tranh với các công ty khác. Để đảm bảo
được chất lượng dự án theo mục tiêu đề ra, ngoài việc đảm bảo tiến độ thi cơng,
trình độ nhân cơng, Cơng ty cịn ln chú trọng đến việc tìm kiếm nhà cung cấp
ngun vật liệu đầu vào.
Em xin chân thành cảm ơn thầy Hà Thành Cơng đã tận tình hướng dẫn và góp
ý cho em trong suốt q trình thực tập. Ngồi ra, em cũng xin chân thành cảm ơn
tập thể cán bộ và nhân viên Công ty TNHH Ethertech Việt Nam đã tạo điều kiện
thuận lợi để em thực tập và hoàn thiện bản báo cáo thực tập tổng hợp của mình.


PHẦN 1
KHÁI QUÁ TRUNG VỀ CÔNG TY TNHH ETHERTECH VIỆT NAM
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty TNHH ETHERTECH Việt
Nam
- Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH ETHERTECH Việt Nam.
- Ngành nghề kinh doanh: Gia công cơ khí, xử lý và tráng phủ kim loại.
- Địa chỉ: Lô CN-07 tại khu Công nghiệp Vân Trung, Xã Vân Trung, Huyện
Việt Yên, Tỉnh Bắc Giang.
- Quy mô: 400 – 500 cơng nhân viên.

- Q trình phát triển:
Cơng ty TNHH ETHERTECH VIỆT NAM là công ty 100% vốn đầu tư Hàn
Quốc. Cơng ty ln chào đón những nhân tài, sẵn sàng làm việc và gắn bó với cơng
ty. Là cơng ty thành lập chưa lâu nhưng ETHERTECH đã và đang ngày càng phát
triển và khẳng định vị thế của mình trên thị trường.
Cơng ty chính thức hoạt động với số lượng công nhân là dưới 100 người, ngày
đầu hoạt động cơ sở vật chất cơng ty cịn chưa được hồn thiện đội ngũ lao động
còn mỏng, với số lượng nhân viên quản lý cịn ít, nhưng đến nay con số đã tăng lên
gấp nhiều lần, cơ sở vật chất trang thiết bị đầy đủ, số lượng lao động giỏi đáp ứng
được nhu cầu của Công ty ngày càng đông. Công ty luôn chú trong đến việc xây
dựng cơ sở vật chất, mua sắm các máy móc hiện đại phục vụ cho q trình sản
xuất.
Trong thời gian qua Cơng ty ln quan tâm tới việc phát triển nguồn nhân lực
và nâng cao chất lượng đào tạo và phát triển nhân lực, nâng cao chất lượng sản
phẩm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
Công ty luôn cố gắng đầu tư phát triển sự nghiệp, nghiên cứu phát triển khả
năng của từng cá nhân.


Với địa thế thuận lợi, tiện cho việc đi lại, nguồn nhân lực dồi dào sẽ tạo động
lực cho Công ty ngày càng phát triển dần khẳng định được thương hiệu của mình
trên thị trường hiện đại.
1.2.

Nhiệm vụ chính và nhiệm vụ khác của công ty TNHH ETHERTECH
Việt Nam
Ethertech Việt Nam chuyên sản xuất và phân phối các sản phẩm từ kim loại

đúc. Chuyên sản xuất ăng ten cho điện thoại dị động và các thiết bị điện tử khác.
₋ Tổ chức lao động theo đúng pháp luật và đúng ngành nghề theo giấy phép

kinh doanh, đảm bảo hoạt dộng có hiệu quả.
₋ Thực hiện chỉ tiêu nộp ngân sách nộp thuế doanh thu, thuế vốn, khấu hao cơ
bản, chịu trách nhiệm về kết quả lao động của mình.
₋ Thực hiện phân theo lao động, chăm lo đời sống vật chất lẫn tinh thần của
nhân viên trong Công ty.
₋ Tạo việc làm, đảm bảo về thu nhập cho các nhân viên, đáp ứng về đời sống
vật chất tinh thần cho nhân viên.

1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
1.3.1. Sơ đồ về bộ máy quản lý của công ty TNHH ETHERTECH


Giám Đốc

Phịng GĐ
Kinh Doanh

Phịng Kinh Doanh

Phịng Hành Chính

Phịng Tài Chính Kế
Tốn

Phịng GĐ Sản
Xuất

Phịng Nhân Sự

Phịng Điều Hành

Sản Xuất

Phịng Tổng Hợp
Văn Thư

1.3.2. Chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của từng bộ phận
1.3.2.1. Giám đốc
Giám đốc là người chịu trách nhiệm giám sát và kiểm soát tất cả các vấn đề
liên quan đến chiến lược và kinh doanh của công ty, khía cạnh chiến lược và kinh
doanh của cơng ty. Giám đốc sẽ là người chỉ huy chính trong doanh nghiệp, nhận
nhiệm vụ hoạch định chiến lược và tầm nhìn thích hợp, hướng tới mục tiêu là phát
triển công ty về dài hạn.
 Nhiệm vụ:
- Xây dựng các chiến lược và kế hoạch kinh doanh thích hợp, đảm bảo tính
nhất quán của chúng với các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.
- Lãnh đạo và tạo động lực cho cấp dưới để thúc đẩy nhân viên tạo thành đội
ngũ năng suất, hiệu quả.
- Giám sát tất cả các hoạt động vận hành và kinh doanh, đảm bảo đạt được
mục tiêu kinh doanh, phù hợp với chiến lược và sứ mệnh chung.
- Đưa ra các quyết định đầu tư hợp lý để thúc đẩy doanh thu và tăng lợi nhuận.


- Đảm bảo việc tuân thủ các nguyên tắc pháp lý và chính sách nội bộ để duy trì
tính hợp pháp và đạo đức kinh doanh của công ty.
- Kiểm tra các báo cáo tài chính và phi tài chính để đưa ra các giải pháp hay
cải tiến.
- Xây dựng các mối quan hệ tin cậy với các đối tác chính và các bên liên quan;
là đầu mối liên lạc với các cổ đơng quan trọng.
- Phân tích các sự cố và cung cấp các giải pháp để đảm bảo công ty tồn tại và
phát triển.

- Đảm bảo hiểu biết chuyên sâu về thị trường và lĩnh vực của công ty.
1.3.2.2. Phòng Giám đốc kinh doanh
 Chức năng
- Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh
doanh đúng ngành nghề, đúng pháp luật, mang lại hiệu quả cao.
- Xây dựng chiến lược kinh doanh chung của Công ty theo từng giai đoạn:
Ngắn hạn – Trung hạn – Dài hạn; cơng tác tài chính – ngân hàng.
- Thực hiện các chức năng liên quan đến hoạt động cổ phần cổ phiếu của
doanh nghiệp.
- Theo dõi, hỗ trợ, tổng hợp báo cáo cho Giám đốc về tình hình hoạt động của
tồn Cơng ty và của các cơng ty thành viên, liên kết và các hợp đồng góp vốn liên
doanh.
- Xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý, năm..
- Giám sát và kiểm tra chất lượng công việc, sản phẩm của các bộ phận khác
nhằm mang đến khách hàng chất lượng dịch vụ cao.
- Có quyền nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo các chiến lược kinh doanh
- Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết.
- Nghiên cứu về thị trường, đối thủ cạnh tranh.


- Xây dựng cách chiến lược PR, marketng cho các sản phẩm theo từng giai
đoạn và đối tượng khách hàng.
 Nhiệm vụ:
- Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch
cơng việc của Phịng từng tháng để trình giám đốc phê duyệt.
- Tổ chức bộ máy nhân sự, phân cơng cơng việc trong Phịng để hồn thành
ngân sách năm, kế hoach cơng việc của phịng/ban đã được phê duyệt từng thời kỳ.
- Thực hiện các báo cáo nội bộ theo Quy định của Công ty và các báo cáo
khác theo yêu cầu của Ban điều hành.
- Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của Phòng; đánh

giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cải tiến, giúp nâng
cao hoạt động của Công ty.
- Lập báo cáo thống kê, phân tích, đánh giá, nhận xét tình hình sản xuất kinh
doanh thuộc các lĩnh vực trong các kỳ họp giao ban hoặc họp đột xuất
- Tổng hợp, phân tích số liệu về tình hình sản xuất kinh doanh của các cơng ty
thành viên, liên kết; tình hình đầu tư tài chính của Cơng ty.
- Làm các thủ tục thành lập, giải thể, sáp nhập, thay đổi giấy chứng nhận đăng
ký kinh doanh của Công ty, Chi nhánh đúng theo luật định.
- Thống kê, đối chiếu hợp đồng, khối lượng hồn thành, cơng nợ lĩnh vực tư
vấn với các phòng ban khác; đồng thời đề xuất hướng xử lý về việc thực hiện hợp
đồng, thu hồi nợ khó địi, các hồ sơ cắt giảm chi phí tư vấn, xây lắp khi có Quyết
định phê duyệt quyết tốn vốn đầu tư cơng trình được cấp có thẩm quyền phê
duyệt.
1.3.2.3. Phịng tài chính kế tốn
 Chức năng:
Phịng Tài chính kế tốn Tổng cơng ty có chức năng tham mưu, giúp việc Hội
đồng thành viên, giám đốc Tổng công ty trong các lĩnh vực về cơng tác tài chính,


kế tốn; cơng tác quản lý vốn, tài sản; cơng tác kiểm tra, kiểm sốt nội bộ; cơng tác
quản lý chi phí và phân tích hoạt động kinh tế.
 Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, ngắn hạn và dài hạn phù hợp với kế
hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch tài chính đã được duyệt và đề xuất
biện pháp điều chỉnh phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty tại
thời điểm hiện tại.
- Tổ chức công tác hoạch tốn kế tốn, cơng tác thống kê và bộ máy ké tốn
thống kê theo luật.
- Xây dựng và trình duyệt phương án thay đổi cơ cấu vốn, tài sản, điều hịa

vốn cho cơng ty tương ứng với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
- Tổ chứ kiểm tra kiểm soát việc chấp hành các quy chế tài chính ở các bộ
phận và các đơn vị trực thuộc.
- Kiểm tra và chủ trì sét duyệt quyết tốn cho cơng ty.
1.3.2.4. Phịng tổng hợp văn thư
- Xây dựng, trình giám đốc các quy chế, quy định về ăn thư, lưu trữ.
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác
văn thư.
- Xây dựng, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình, ngắn hạn, dài
hạn cho cơng ty.
1.3.2.5. Phịng nhân sự
 Chức năng:
- Xây dựng các văn bản liên quan đến hoạt động của Cơng ty
- Xây dựng qui trình làm việc khái qt chung cho từng phịng trong cơng ty
- Quản lý và cấp phát đồng phục cho nhân viên


- Lập kế hoạch mua sắm và khảo sát giá: trang thiết bị văn phòng, văn phòng
phẩm…
- Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm cho các phòng ban.
- Giao dịch cơng tác hành chính với các cơ quan chức năng.
- Tiếp đón khách đến thăm hoặc liên hệ cơng tác với công ty.
- Phát hành, tiếp nhận và quản lý hồ sơ tồn thể nhân viên trong văn phịng
cơng ty.
- Thống kê và quản lý toàn bộ trang thiết bị tại các phịng ban trong trụ sở
cơng ty
- Chuẩn trang thiết bị, trang trí phịng họp phục vụ cho các buổi hội thảo, khai
giảng, bế giảng, họp khen thưởng kỷ luật.
 Trách nhiệm và quyền hạn:
- Báo cáo công tác thực hiện trong tuần của phòng trong buổi họp giao ban

công ty.
- Chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo cơng ty về kết qủa hoạt động của
phịng.
- Đề xuất bổ nhiệm, bãi miễn các chức danh thuộc quyền quản lý.
- Chịu trách nhiệm về việc quản lý tài liệu, công văn và con dấu của công ty.
- Kiểm tra và Ký xác nhận ngày cơng của tồn thể nhân viên khối văn phòng.
1.3.2.6. Phòng giám đốc sản xuất
 Quyền hạn:
- Có quyền phân cơng và giám sát cơng việc của tất cả các cơng nhân trong
xưởng.
- Có quyền đề xuất khen thưởng và kỷ luật đối với công nhân trong xưởng.
- Có quyền sắp xếp và điều phối các loại máy móc và thiết bị sản xuất của
xưởng phù hợp với yêu cầu sản xuất.


- Chịu trách nhiệm nhận kế hoạch sản xuất, tổ chức điều hành thực hiện đạt kế
hoạch sản xuất đảm bảo chất lượng, năng suất trước Giám đốc Công ty.
- Điều hành các họat động hàng ngày của xưởng theo mục tiêu và kế họach
sản xuất chung của công ty
- Đảm bảo năng suất, chất lượng và hiệu quả của các họat động của xưởng.
- Xây dựng và duy trì một lực lượng lao động sản xuất hiệu quả tại xưởng.
 Nhiệm vụ:
- Triển khai xây dựng quy trình sản xuất, quy trình quản lý chất lượng sản
phẩm … khi tiếp nhận công việc quản đốc xưởng sản xuất.
- Quản lý tồn bộ máy móc thiết bị, vật tư, thành phẩm, bán thành phẩm, kho
bãi, hàng hóa thuộc xưởng sản xuất do mình phụ trách.
- Cân đối năng lực sản xuất của xưởng sản xuất, chủ động đề xuất các giải
pháp nâng cao hệ số khai thác, sử dụng máy móc và nguồn nhân lực sản xuất.
- Triển khai kế hoạch sản xuất, tổ chức phân công, giao việc hàng ngày cho
các tổ và nhân viên trong xưởng đảm bảo sử dụng tối ưu máy móc và nhân cơng.

- Đơn đốc và kiểm tra và kiểm soát các tổ của xưởng sản xuất thực hiện sản
xuất theo đúng quy trình công nghệ, đảm bảo đúng chất lượng, tiến độ theo yêu
cầu.
- Phổ biến và hướng dẫn các chính sách và quy định của công ty tới các công
nhân của xưởng.
- Xây dựng và duy trì các mối quan hệ tốt đẹp của cơng nhân trong xưởng.
- Phối hợp với phịng quản lý chức năng tổ chức đào tạo nâng cao tay nghề của
cơng nhân và khuyến khích cơng nhân làm việc tốt.
1.4.

Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng tại doanh nghiệp

1.4.1. Yếu tố bên trong
- Yếu tố con người:


Yếu tố con người trong văn phòng bao gồm các nhân viên và người quản lý
trong văn phòng. Người quản lý trong văn phịng mà có thái độ vui vẻ hịa đồng
ln giúp đỡ cũng như giải đáp các thắc mắc của nhân viên một cách khoa học thì
hiệu quả cơng việc mà nhân viên làm ra có thể đạt kết quả cao.
Nhân viên trong văn phòng cũng là yếu tố hết sức quan trọng ảnh hưởng đến
công tác văn phịng trong doanh nghiệp bởi vì mọi hoạt động mà cấp trên đưa
xuống đề do nhân viên thực hiện. Vì vật để hiệu quả công việc đạt kết quả tốt thì
các nhân viên trong văn phịng cũng phải đồn kết với nhau cũng như tạo khơng
khí làm việc thoải mái để kết quả công việc được tốt hơn.
- Yếu tố môi trường làm việc:
Môi trường làm việc là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc của
người lao động, đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Yếu tố vật
chất của văn phòng tạo lên nơi làm việc của các nhân viên tác động rất lớn đến
cơng tác cơng vụ của văn phịng. Văn phịng có điều kiện vật chất tốt làm cho nhân

viên vui vẻ, hài lịng để thực hiện cơng việc được tốt hơn.
Các điều kiện này cũng giảm bớt sự mệt mỏi căng thẳng về cả tinh thần lẫn
vật chất, hạn chế sự mệt mỏi, những sai sót trong q trình thực hiện cơng việc.
1.4.2. Yếu tố bên ngồi
- Yếu tố sắp xếp nhân sự:
Đây là yếu tố có ý nghĩ lớn đến hoạt động văn phòng của cơ quan. Nếu như
việc sắp xếp nhân sự trong phòng khống khoa học các mỗi quan hệ không được xác
định dõ dàng, rành mạch trong công việc thid sẽ không đem lại hiệu quả. Tùy theo
tính chất mỗi loại cơng việc mà cơ quan có thể sắp xếp nguồn lực khác nhau phù
hợp với mục tiêu của mình dựa trên cơ sở cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực.
- Yếu tố tổ chức lao động:
Tổ chức lao động là việc áp dụng các biện pháp tồng hợp kỹ thuật, tổ chức.
kinh tế, tâm sinh lý và xã hội vào việc thực hiện cơng việc văn phịng nhắm sử


dụng cao nhất các nguồn vật chất và lao động đảm bảo sử dụng tiết kiệm lao động
giữ gìn sức
khỏe cho cán bộ công nhân viên. Do người lao động là yếu tố trung tâm và
cũng là mục đích của nền sản xuất nên trong quá trình lao động mọi biện pháp
nhầm tạo điều kiện cho con người làm việc có hiệu quả cao và làm cho bản thân
người lao động ngày càng hồn thiện và phát triển.
- Yếu tơ công tác công nghệ thông tin:
Do sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật ngày càng nhiều các cơ
quan đơn vị áp dụng các công nghệ thông tin vào hoạt động văn phịng của mình.
Nếu như các cơng việc chỉ được thực hiện bằng phương pháp thủ công đơn giản thì
hiệu quả hoạt động văn phịng sẽ khơng cao, tiến độ thực hiện cơng việc chậm, kém
chính xác. Chính vì vậy mà yếu tố cơng nghệ thơng tin cho hoạt động văn phịng có
ý nghĩ lớn ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của văn phòng nên cần được các cơ
quan doanh nghiệp áp dụng kịp thời.
- Yếu tố công tác văn thư lưu trữ:

Đây là nghiệp vụ cơ bản trong hoạt động văn phòng của cơ quan, doanh
nghiệp. Làm tốt công tác này sẽ làm cho hoạt động văn phòng đạt kết quả cao.
1.5.

Đặc điểm của văn phịng tại doanh nghiệp

1.5.1. Ngun tác bố trí văn phịng
Việc sắp xếp phòng làm việc, bàn ghế một cách khoa học và thẩm mỹ sẽ làm
tinh thần nhân viên phấn chấn, thư giãn, bớt căng thẳng và nhất là năng suất lao
động tăng cao. Việc sắp xếp phòng làm việc cho từng bộ phận chuyên môn không
khoa học sẽ gây ra hậu quả mất rất nhiều công sức và thời gian di chuyển luồng
công việc. Điều này gây đến sự phí phạm. Ngồi ra, việc bố trí cho các phịng làm
việc nhân viên sẽ gây ra lãng phí. Để lên phương án sắp đặt phòng ban một cách
hiệu quả nhất, cần:
- Bố trí phịng ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc


- Các bộ phận phịng ban được bố trí gần các bộ phận chính của cơng ty.
- Sắp xếp các phịng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần hay sát nhau.
Mặc dù tất cả các bộ phận đều có quan hệ với nhau nhưng có một vài bộ phận quan
hệ nhiều hơn.
- Phòng họp nên gần phòng của các cấp quản trị thường hay sử dụng nó. Các
cuộc họp khơng nhất thiết phải tập trung tại phịng họp cố định, thay vào đó có thể
thiết kế một khu vực như ngoài sảnh, hành lang, ghế dài… đặt ở những nơi thích
hợp và mọi người có thể tiến hành cuộc họp ở đó.
- Cách ly xa chỗ làm việc những bộ phận hay gây tiếng ồn.
- Các thiết kế khu vực làm việc của nhân viên sao cho các động tác khi làm
việc thuận lợi nhất.
- Bố trí khung cảnh làm việc như ánh sáng, thơng gió, màu sắc, kiểm sốt
tiếng ồn sao cho có hiệu quả. Các thiết kế đồ dùng văn phịng tiện lợi nhất.

1.5.2. Hình thức bố trí văn phịng
Cơng ty TNHH Ethertech Việt Nam bố trí văn phịng theo khơng gian mở, tạo
mọi điều kiện thuận lợi cho các nhân viên trong văn phòng trao đổi cuxng như bàn
bạc các vấn đề liên quan đến công việc hiệu quả hơn, cũng như thuận tiện cho việc
đi lại. Bàn quản lý được đặt ở nơi có thể dễ dàng quan sát tất cả các hoạt động của
nhân viên. Thuận tiện cho việc giám sát cũng như chỉ đạo mọi hoạt động của văn
phòng.
1.6.

Đặc điểm nhân sự văn phịng tại doanh nghiệp

-

Các các bộ cơng nhân viên trong văn phịng phải có trình độ chuyện mơn

vững chắc, có thể thực hiện được các cơng việc được giao một cách hiệu quả nhất.
-

Tập chung cao độ vào cơng việc, có khả năng ứng biến với mọi tình huống

bất ngờ có thể sảy đến cho doanh nghiệp và xử lý một cách hiệu quả nhất.
-

Các công nhân viên đều thực hiện đúng các nội quy mà công ty đưa ra như đi

làm việc đúng giờ, không làm việc riêng trong giờ làm việc.


PHẦN 2
HOẠCH ĐỊNH, TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG

2.1. Mục tiêu


Việc xác định mục tiêu của hoạch định, tổ chức hoạt động văn phòng của daonh
nghiệp phải hướng tới các mục tiêu như:
 Lợi nhuận của doanh nghiệp:
Đây là mục tiêu hàng đầu của hầu hết các doanh nghiệp. Lợi nhuận là số tiền
lời do bán hàng và là số tiền thu hoạch từ tiền đầu tư.
Lợi nhuận đòi hỏi nhà quản trị phải xác định mục tiêu như:
- Sự tăng trưởng của doanh nghiệp.
- Tham gia vào nhiều lĩnh vực kinh doanh khác.
- Thâm nhập thị trường mới và mở rộng thị trường đang có.
 Các mục tiêu xã hội:
- Trả lương thỏa đáng cho công nhân.
- Tạo môi trường làm việc tốt đẹp.
- Cung cấp sản phẩm tốt và chất lượng.
Các mục tiêu xã hội có thể do xã hội áo đặt cho doanh nghiệp qua các văn bản
pháp luật, qua đấu tranh của công nhân hoặc qua công luận. Thông thường sự tự
nguyện chấp hành mục tiêu xã hội vẫn có lợi cho doanh nghiệp hơn là vi phạm bị
xã hội bắt buộc phải tuân thủ. Bản thân doanh nghiệp ln tn thủ mục tiêu xã hội
góp phần vào việc kinh doanh hiệu quả.
Có khi, giữa mục tiêu lợi nhận và mục tiêu xã hội có thể có mâu thuẫn. Và
việc thoản hiệp giữa hai mục tiêu là nhiệm vụ của cơng tác hoạch định.
2.2. Quy trình và nội dung hoạch định.
2.2.1. Quy trình hoạch định, tổ chức hoạt động văn phòng

 Bước 1: Phát triển sứ mệnh và các mục tiêu
Sứ mệnh và các mục tiêu của tổ chức được phát triển dựa trên việc trả lời các
câu hỏi sau đây:
Chúng ta nên kinh doanh những lĩnh vực nào?

Chúng ta cam kết cái gì?
Và kết quả nào Chúng ta cần đạt được?


Mục tiêu chung cung cấp định hướng cho việc ra quyết định và nó có thể
khơng thay đổi theo từng năm. Các sứ mệnh và mục tiêu không được xây dựng một
cách tách rời nhau. Chúng được xác định dựa trên cơ sở đánh giá các cơ hội và đe
dọa của môi trường và các điểm mạnh, điểm yếu.

 Bước 2: Chuẩn đoán cơ hội và đe dọa
Các hoạt động của tổ chức chịu ảnh hưởng rất lớn của môi trường bên trong,
bên ngồi và mơi trường bên ngồi. Tác động của các lực lượng này tạo ra cả cơ
hội và các đe dọa đối với tổ chức, có ảnh hưởng lớn đến khả năng sinh lợi trong dài
hạn của tổ chức.
- Các đối thủ cạnh tranh
- Các đối thủ cạnh tranh tiềm tàng
- Khách hàng
- Các nhà cung cấp
 Bước 3: Chẩn đoán các điểm mạnh và điểm yếu
Việc chẩn đoán các điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức các nhà quản trị có
khả năng nhận thức các năng lực cốt lõi và xỏc định những hoạt động cần thiết để
cải tiến.
Việc chẩn đoán bao gồm xác định vị thế của họ trong mối tương quan với các
cạnh tranh, năng lực đổi mới cải tiến, các kỹ năng của nguồn nhân lực, năng lực
công nghệ, các nguồn lực tài chính, trình độ quản trị và các yếu tố thuộc về văn
hóa, giá trị trong đội ngũ nhân viên.
 Bước 4: Phát triển các chiến lược
Có 3 chiến lược tăng trưởng cơ bản giúp các nhà quản trị hoạch định các chiến
lược ở các cấp đơn vị kinh doanh, bao gồm:
Chiến lược thâm nhập thị trường.

Chiến lược phát triển thị trường.


Chiến lược phát triển sản phẩm.
 Bước 5:  Chuẩn bị kế hoạch chiến lược
Kế hoạch viết ra cần bảo đảm bảo chứa đựng các nội dung sau:
- Sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức
- Các sản phẩm và dịch vụ cung cấp, bao gồm cả các thị trường mà tổ chức
hướng tới.
- Các phân tích về thị trường, bao gồm những cơ hội và đe dọa, các kế hoạch
dự phòng cho những sự kiện xảy ra ngồi dự tính.
- Các chiến lược phân để tiếp nhận và sử dụng các nguồn lực công nghệ, sản
xuất, marketing, và nguồn nhân lực nhằm đạt được mục tiêu đó xỏc định, bao gồm
việc tận dụng các điểm mạnh và khắc phục các điểm yếu cầng như thiết lập các kế
hoạch dự phòng.
- Các chiến lược để phát triển và sử dụng các năng lực của tổ chức và đội ngũ
nhân viên.
- Các báo cáo tài chính bao gồm báo cáo lãi lỗ, báo cáo ngân quỹ và điểm hòa
vốn.

 Bước 6: Chuẩn bị các kế hoạch chiến thuật
 Bước 7: Kiểm tra và chẩn đoán kết quả
Việc kiểm tra là cần thiết để bảo đảm chắc chắn rằng việc thực thi kế hoạch
như mong đợi và đánh giá kết quả đạt được các kế hoạch này. Nếu các kế hoạch
khơng có kết quả như mong muốn, các nhà quản trị và các nhóm có thể thay đổi sứ
mệnh và mục tiêu, xem lại các chiến lược, phát triển các chiến thuật mới, hoặc thay
đổi cách thức kiểm tra. Thông qua việc đánh giá kết quả sẽ làm rõ những thay đổi
cần thiết để phù hợp với kế hoạch của chu kỳ tiếp theo.

 Bước 8: Tiếp tục việc hoạch định
Hoạch định là một tiến trình liên tục và khơng ngừng, vì thế việc hoạch định
cần được thực thi một cách thường xuyên và liên tục để ứng phó với những thay
đổi của các yếu tố mơi trường bên trong và bên ngồi tổ chức.
2.2.2. Nội dung hoạch định, tổ chức hoạt động văn phòng
Hoạch định là một trong bốn chức năng thiết yếu của một quản trị viên, đồng
thời được coi là một chức năng ưu tiên hay là nền tảng của quản trị. Hoạch định là
nhắm đến tương lai: điều phải hồn thành và cách thế để hồn thành. Nói cách
khác, chức năng hoạch định bao gồm quá trình xác định mục tiêu trong tương lai và
những phương tiện thích hợp để đạt mục tiêu đó. Kết quả của hoạch định là kế
hoạch, một văn bản được ghi chép rõ ràng và xác định những hành động cụ thể mà
một tổ chức phải thực hiện.
Nội dung hoạch định có một vai trò hết sức to lớn đối với thành bại của mọi tổ
chức, cho nên hạn chế đến mức tối đa những lầm lẫn, sai sót về nội dung là một đòi
hỏi nghiêm ngặt và hết sức khách quan. Điều này khơng có nghĩa là nội dung của
hoạch định chiến lược lúc nào cũng phải đúng hay chính xác, mà vấn đề là ở chỗ
nội dung hoạch định chiến lược cần phải linh hoạt, phải được trù liệu để điều chỉnh
kịp thời khi tình huống chiến lược thay đổi. Để thích ứng với hoàn cảnh khách quan
bên ngoài và bên trong tổ chức một cách lâu dài, đòi hỏi nội dung của hoạch định
chiến lược phải thật sự khoa học, phải tính tới tác động và ảnh hưởng của những
qui luật khách quan.
2.3. Tổ chức bộ máy văn phòng
Văn phòng là vị trí trung tâm của doanh nghiệp, là nơi thu thập, xử lý và tổng
hợp thông tin của doanh nghiệp, là nơi soạn thảo công văn giấy tờ, giao tiếp đối nội
đối ngoại của doanh nghiệp. Với chức năng tham mưu văn phịng có nhiệm vụ cung
cấp thơng tin tham mưu tham vấn cho lãnh đạo trong quá trình hoạch định tổ chức
ra quyết định quản lý.


Bên cạnh đó, văn phịng cịn là chiếc cầu nối hoạt động giữa các bộ phận trong

tổ chức, tạo sự thống nhất ăn khớp trong việc thực hiện mục tiêu chung của tổ
chức.
2.4. Tổ chức nhân sự văn phòng
- Các cán bộ trong văn phòng đều chấp hành nghiêm về nội quy về giờ làm việc ,
nhiệt tình tham gia các hoạt động của văn phịng cũng như của cơng ty, cơng tác
hành chính văn phịng từng bước được chuẩn xác và đi vào nề nếp.
- Các quy trình soạn thảo văn bản đã được cán bộ chuyên trách thực hiện nhanh
chóng , đúng u cầu cơng việc .
- Các văn bản ban hành đúng thẩm quyền và có giá trị pháp lý .
- Công tác quản lý và sử dụng con dấu chặt chẽ. Việc đóng dấu văn bản ban hành
chính xác , nhanh chóng , khơng có hiện tượng đóng dấu khơng chỉ Việc bảo quản
con dấu chặt chẽ theo quy định của Chi nhánh.
- Công tác lưu trữ được thực hiện theo sự chỉ đạo của Giám đốc theo chức năng
được phân công. Tài liệu lưu trữ hầu như cịn ngun vẹn, rách nát, mục ơ ít vì chất
lượng giây tốt và cơng tác bảo quản tài liệu được quan tâm .

PHẦN 3
QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG
3.1. Giao việc và ủy quyền
Giao việc và ủy quyền là hoạt động thường xuyên trong doanh nghiệp. Lãnh
đạo khơng thể một mình thực hiện tất cả các khối công việc khổng lồ của công ty.
Không ủy quyền và giao việc sẽ làm lãnh đạo quá tải, căng thẳng và khơng có thời
gian cho những vấn đề quan trọng của tổ chức như chiến lược , văn hóa, tổ chức,..


Tuy nhiên, nếu việc ủy quyền không hiệu quả lại khiến doanh nghiệp tốn thời
gian và chi phí trong khi kết quả mong muốn khơng đạt được.
 Lợi ích của giao việc và ủy quyền:
- Tăng năng suất chung cho cơng việc, đặt biệt với những dự án lớn thì sự
tham gia của số lượng nhân sự lớn có thể hoành thành đúng tiến độ.

- Tận dụng được nguồn lực của tổ chức. Nếu người đứng đầu có quá nhiều
việc cần làm trong khi nhân viên lại đang chờ việc, thì lãnh đạo có thể phân cơng
cơng việc cho những nhân viên đó sao cho hợp lý.
- Tăng tinh thần trách nhiệm của nhân viên. Khi được trao việc và trọng trách,
nhân viên sẽ cảm thấy mình có ý nghĩa và quan trọng đối với doanh nghiệp. Giúp
họ tăng tinh thần làm việc hơn để đạt kết quả cao trong cơng việc.
 Giao viêc và ủy quyền có thể tiến hành theo các bước như:
- Bước 1: Xác định người thực hiện công việc
Lựa chọn người để giao trách nhiệm phù hợp là điều kiện kiêm quyết cho hiệu
quả và chất lượng công việc. Các công việc càng quan trọng thì tỉ lệ ủy quyền càng
thấp, đi kèm với việc nhân sự cấp cao sẽ thực hiện nhiều công việc quan trọng hơn
cấp thấp.
- Bước 2: Giao việc
Quá trình giao việc là q trình truyền tải các nội dung cơng việc, mục tiêu để
đảm bảo người thực hiện hiểu rõ ý đồ của lãnh đạo.
- Bước 3: Xác định thời gian thực hiện
Mỗi cơng việc cần có thời gian thực hiện, deadline cụ thể để đảm bảo tiến độ
cho tổ chức.
- Bước 4: Phân quyền cho cấp dưới
Xác định rõ người thực hiện sẽ được phép chủ động quyết định những vấn đề
nào, những nội dung nào cần được thông qua.
- Bước 5: Kiểm tra


Việc kiểm tra nhằm đảm bảo chất lượng công việc, phát hiện các sai sót cũng
như hỗ trợ khó khăn cho người thực hiện.
- Bước 6: Giải trình
Người được ủy quyền có trách nhiệm giải thích các kết quả, nội dung trong
công việc, thể hiện trách nhiệm và gắn kết của mình với cơng việc được giao.
- Bước 7: Đánh giá

Khi nhân viên hồn thành tốt cơng việc được giao, sự động viên và khích lệ
của người lãnh đạo là điều rất quan trọng. Giúp cho nhân viên tăng cảm hứng làm
việc, gắn bó và sẵn sàng đảm nhận những trọng trách lớn hơn.
3.2. Động viên khuyến khích tinh thần làm việc cho nhân viên
Nhân sự là cánh tay phải của doanh nghiệp, nhân sự quyết định thành công
hay thất bại cho một doanh nghiệp. Sản phẩm, dịch vụ, ý tưởng… đều bắt nguồn từ
con người. Trong một tổ chức, mỗi người là một cá thể khác nhau vì vậy nhà lãnh
đạo cần được trang bị đầy đủ những kỹ năng quản lý nhân sự, nghiệp vụ cần thiết
và có tinh thần vì lợi ích chung của tổ chức cũng như quan tâm đến lợi ích cá nhân
của mỗi nhân viên . Khuyến khích và tạo động lục cho nhân viên chính là góp phần
thúc đẩy sự thành cơng của doanh nghiệp.
Ngoài việc khen đúng cách, chê đúng lúc, mọi nhà quản lý nhân sự cịn có
cơng cụ cực mạnh để khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên mà lại cân đối
được ngân sách đó là chính sách. Chỉ có xây dựng chính sách phù hợp và ln cập
nhật mới có thể duy trì và phát triển doanh nghiệp trong giai đoạn kinh tế có nhiều
khó khăn, đủ lực cạnh tranh được với các doanh nghiệp nước ngoài.
 Các cách khuyến khích, động viên tinh thần làm việc cho nhân viên:
- Đối xử công bằng: Trả mức lương hợp lý với năng lực của nhân viên, thiết
lập những kỳ vọng ngồi mức lương chính mà họ nhận được có thêm các khoản
tiền thưởng với những mục tiêu rõ ràng. Điều này buộc nhân viên cần phấn đấu để
đạt được các mục tiêu.


- Lắng nghe và tôn trọng những nhu cầu của nhân viên: Lặng nghe quan trọng
hơn nói. Trong kỹ năng quản lý nhân sự và kỹ năng lãnh đạo luôn chú trọng điều
này, đây cũng 1 trong những cách quản trọng để thúc đẩy động lực nhân viên.
- Cho nhân viên biết mô tả công việc : Cung cấp cho nhân viên bản mơ tả
cơng việc vị trí họ đang làm để họ biết được trách nhiệm và mục tiêu của mình để
họ đi đến được kết quả như nhà lãnh đạo mong đợi.
- Ghi nhận kết quả xứng đáng: Thật tuyệt vời nếu một tổ chức ghi nhận nhân

viên trong các hình thức khen ngợi mang tính xây dựng chứ không phải chỉ là tiền
thưởng.
- Chia sẻ với nhân viên: luôn lắng nghe giải bày của nhân viên và những khó
khăn họ đang gặp phải. Đó là những kỹ năng quản lý nhân sự tuyệt vời của nhà
lãnh đạo.

PHẦN 4
KIỂM TRA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG
4.1. Nội dung của hoạt động kiểm tra
Kiểm tra của lãnh đạo, quản lýlà hoạt động thường xuyên của lãnh đạo, quản
lý nhằm xem xét, theo dõi hoạt động của cá nhân, tổ chức trực thuộc trong việc
thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được phân công. Kết quả kiểm tra là cơ
sở để đưa ra những đánh giá về hiệu quả thực tế của các hoạt động của cá nhân, tổ
chức trực thuộc sự quản lý.


- Kiểm tra sự bố trí nhân lực nhằm đảm bảo để tác động lên nhân viên tổ chức,
nhằm đưa ra các hình thức khen thưởng, xử lý kỉ luật hợp lý, đồng thời xây dựng
kỹ năng, khả năng nghiệp vụ cho nhân viên.
- Kiểm tra việc bố trí ngân sách nhằm mục tiêu giảm chi phí lao động, nâng
cao hiệu quả công sở, hạ giá thành, nâng cao chất lượng, nâng cao cạnh tranh.
- Kiểm tra công tác nghiệp vụ cụ thể tức là kiểm tra quá trình giải quyết công
việc hàng ngày theo mục tiêu kế hoạch đã được thơng qua. Đây là q trình giám
sát các hoạt động nhằm đảm bảo hoạt động đó theo đúng lịch trình.
- Kiểm tra phương tiện làm việc của doanh nghiệp, kiểm tra xem các trang
thiết bị trong doanh nghiệp có bị hỏng móc hay khơng để kịp thời khắc phục và sửa
chữa để không làm giám đoạn công việc.
- Kiểm tra kiểm sốt thơng tin để điều hành cơng việc.
- Kiểm tra các hoạt động chung của tổ chức như: mục tiêu đạt được, nhiệm vụ
hoàn thành, mục tiêu chiến lược, ...

4.2. Phương pháp kiểm tra
Có thể áp dụng các phương pháp khác nhau để tiến hành kiểm tra các hoạt động
trong doanh nghiệp:
- Kiểm tra ngân sách: là công cụ tốt nhất cho việc kiểm tra, nó tác động thực
sự đến cơ cấu, trang thiết bị, nhân viên của một tổ chức, tác động đến số lượng và
chất lương công việc. Kiểm tra ngân sách bao gồm cả việc xác định tỷ lệ phần trăm,
nó là cơng cụ được sử dụng trong kiểm tra ngân sách văn phòng mà cịn cho các bộ
phận chun mơn.
- Kiểm tra tập trung: Kiểm tra thường được sử dụng bằng một hay nhiều kiểm
soát, việc kiểm tra được tiến hành tại các địa điểm, còn gọi là kiểm tra theo địa bàn.
Loại kiểm tra khác được gọi là kiểm tra theo chức năng, nghĩa là một bộ phận nào
đó vẫn đặt tại bộ phận văn phịng chun mơn nhưng dưới sự kiểm sốt của một
người hay một số người.


- Kiểm tra biểu mẫu: Thiết kế một biểu mẫu điều tra sẽ đảm bảo số liệu hay
công việc, do đó việc thiết kế biểu mẫu phải hết sức kỹ lưỡng và cẩn thận để đảm
bảo cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết của đối tượng kiểm tra.
- Kiểm tra bằng máy móc: Máy móc hoạt động bởi các bản thiết kế và cơng
suất, do đó đơi khi phải xây dựng các thủ tục đối với máy móc. Việc sử dụng máy
móc trong kiểm tra để xác định tốc độ của sản xuất, hình thức của sản phẩm, và
chất lượng của sản phẩm. Do đó nó cũng chính là cơng cụ kiểm tra.
- Kiểm tra tiến trình: là kết quả của một sự hoạch định cụ thể và chi tiết. Kế
hoạch được xem như một biểu mẫu để theo dõi, và gạch nối hành động, các cá nhân
và hồ sơ văn thư.
- Kiểm tra qua hồ sơ văn bản:Hồ sơ văn thư là một minh chứng của một tình
huống (các văn thư hành chính thường phản ảnh một tình huống dưới dạng văn bản
viết tay hay sao chụp).
- Kiểm tra qua các bảng tường trình, báo cáo: Một phương thức kiểm tra vừa
kể không thể đạt được kết quả dù đã được truyền đạt rõ ràng và chi tiết. Trong

trường hợp này các bản tường trình báo cáo cũng sử dụng cách truyền đạt như vậy
nhưng truyền đạt theo chiều ngang và chiều dọc của tổ chức. Các bảng tường trình
loại này là hình thức kiểm tra hữu hiệu nhất.
- Kiểm tra bằng tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn là chỉ tiêu đo lường. Tiêu chuẩn được
xem như là một phương pháp kiểm tra chính xác nhất. Tiểu chuẩn có thể là chủ
quan hoặc khách quan nhưng vẫn được coi như là một công cụ kiểm tra.
- Kiểm tra bằng lịch cơng tác: Cơng việc văn phịng có thể được xem như là
một lịch công tác. Lịch công tác là một sự kết hợp có hiệu quả các tiêu chuẩn công
suất máy, khả năng của nhân viên và công việc cần phải thực hiện thành một thủ
tục hoặc một thành động. Nó cũng cấp chỉ tiêu cụ thể về thời gian và số lượng. Lịch
cơng tác có hiệu quả sẽ kiểm tra được đầu ra. Nó phân phối cơng việc nhằm đạt
được mức bình quân giữa các yếu tố khác nhau của ảnh hướng đến đầu ra.