GIAO TRINH KY NANG LAM VIEC NHOM

BỘ CÔNG THƢƠNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRUNG TÂM TƢ VẤN VÀ HỖ TRỢ SINH VIÊN

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 05 năm 2018
(LƯU HÀNH NỘI BỘ)



Mục Lục
CHƢƠNG 1:KHÁI QUÁT VỀ KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM. ............................................ 1

1.1.Một số khái niệm cơ bản: ............................................................................................ 1
1.1.1.Làm việc nhóm .......................................................................................................... 1
1.1.2.Kỹ năng làm việc nhóm ............................................................................................ 2
1.2.Quá trình hình thành và phát triển nhóm ................................................................. 3
1.3.Mô hình PDCA và tiến trình làm việc nhóm. ............................................................ 4
1.3.1.Mô hình PDCA .......................................................................................................... 4
1.3.2.Tiến trình làm việc nhóm ......................................................................................... 6
1.3.3.Các hình thức làm việc nhóm .................................................................................. 7
1.4.Tầm quan trọng của làm việc nhóm........................................................................... 8
1.4.1.Tại sao phải làm việc nhóm? .................................................................................... 8
1.4.2.Lợi ích của làm việc nhóm trong môi trƣờng doanh nghiệp: ............................... 9
1.4.3.Lợi ích của làm việc nhóm trong môi trƣờng học tập: .......................................... 9
1.4.4.Cơ sở thành lập nhóm. ........................................................................................... 10
1.5.Các bƣớc thành lập nhóm ......................................................................................... 12
1.5.1.Xác định mục đích và lựa chọn các mục tiêu cho nhóm. .................................... 12
1.5.2.Xác định phạm vi hoạt động của nhóm. ............................................................... 13
1.5.3.Lựa chọn các thành viên nhóm và xác định vị trí của nhóm:............................. 14
1.5.4.Xác định vị trí nhóm trong tổ chức ....................................................................... 16
1.5.5.Xác định quy mô phù hợp với nhóm. .................................................................... 16

1.5.6.Xây dựng điều lệ nhóm ........................................................................................... 16
CHƢƠNG 2:KỸ NĂNG THÀNH LẬP NHÓM LÀM VIỆC.................................................. 24

2.1.Khi nào cần thành lập nhóm làm việc...................................................................... 24
2.1.1.Khi nào cần thành lập nhóm? ................................................................................ 24
2.2.Phƣơng pháp thành lập nhóm .................................................................................. 25
2.3.Nguyên tắc thành lập nhóm ...................................................................................... 25
2.3.1..Nguyên tắc số lƣợng thành viên............................................................................ 25
2.3.2.Nguyên tắc về thay đổi số lƣợng các thành viên trong nhóm: ............................ 26
2.3.3.Nguyên tắc đối tƣợng tham gia .............................................................................. 26
2.4.Các yếu tố cần thiết để thành lập nhóm .................................................................. 27
2.4.1.Tất cả vì mục tiêu chung ........................................................................................ 27

i


2.4.2.Tin tƣởng lẫn nhau ................................................................................................. 27
2.4.3.Tập trung vào giải pháp ......................................................................................... 27
2.4.4.Phát huy sức mạnh của từng cá nhân ................................................................... 27
2.4.5.Tăng cƣờng sự đoàn kết ......................................................................................... 27
2.4.6.Lắng nghe lẫn nhau ................................................................................................ 28
2.5.Các bƣớc thành lập nhóm ......................................................................................... 28
2.5.1.Xác định mục tiêu, nhiệm vụ ................................................................................. 28
2.5.2.Tìm kiếm các thành viên trong nhóm ................................................................... 29
2.5.3.Thành lập nhóm ...................................................................................................... 31
CHƢƠNG 3:LẬPKẾ HOẠCH VÀTỔ CHỨCNHÓMLÀM VIỆC ....................................................... 37

3.1.Lập kế hoạch làm việc nhóm .................................................................................... 37
3.1.1.Khái niệm: ............................................................................................................... 37
3.1.2.Tầm quan trọng của lập kế hoạch:........................................................................ 37

3.1.3.Các yếu tố cần xác định trong quá trình lập kế hoạch ........................................ 37
3.1.4.Phƣơng pháp thực hiện công việc ......................................................................... 38
3.1.5.Phân công nhiệm vụ ................................................................................................ 39
3.1.6.Các bƣớc lập và theo dõi kế hoạch ........................................................................ 39
3.1.7.Một số điểm cần lƣu ý trong quá trình lập kế họach: ......................................... 41
3.2.Tổ chức nhóm làm việc. ............................................................................................. 42
3.2.1.Khái niệm nhóm làm việc: ..................................................................................... 42
3.2.2.Các yếu tố cần xác định trong quá trình tổ chức nhóm làm việc ....................... 42
3.3.Một số kỹ năng cần thiết trong lập kế hoạt và tổ chức nhóm làm việc: ............... 45
3.4.Thực hành lập kế hoạch và tổ chức nhóm làm việc. ............................................... 48
CHƢƠNG4:KỸNĂNGĐIỀUHÀNHVÀGIÁMSÁTNHÓMLÀMVIỆC............................................... 54

4.1.Điều hành nhóm làm việc .......................................................................................... 54
4.1.1.Phong cách điều hành hoạt động nhóm ................................................................ 54
4.1.2.Một số kỹ năng điều hành nhóm ........................................................................... 55
4.1.3.Hành vi giao tiếp trong hoạt động nhóm .............................................................. 58
4.2.Kiểm soát nhóm làm việc: ......................................................................................... 58
4.2.1.Khái niệm: ............................................................................................................... 58
4.2.2.Phân biệt những đặc điểm giống & khác nhau của giám sát, thanh tra, kiểm
tra
..................................................................................................................... 59
4.2.3.Vai trò giám sát trong quản lý ............................................................................... 60
4.3.Một số kỹ năng cần thiết để giám sát nhóm làm việc hiệu quả ............................. 60

ii


4.3.1.Sử dụng sơ đồ Gantt ............................................................................................... 60
4.4.Thực hành điều hành và kiểm soát nhóm làm việc ................................................ 64
4.4.1.Chọn câu trả lời đúng nhất và giải thích tại sao. ................................................. 64

4.4.2.Câu hỏi ôn tập và bài tập rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm ............................. 65
4.4.3.BÀI TẬP TÌNH HUỐNG ....................................................................................... 65
CHƢƠNG 5:KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM TOÀN CẦU .................................................... 67

5.1.Khái quát về nhóm toàn cầu. .................................................................................... 67
5.1.1.Định nghĩa toàn cầu hóa ......................................................................................... 67
5.1.2.Nhóm làm việc toàn cầu ......................................................................................... 67
5.1.3.Thành lập nhóm toàn cầu ...................................................................................... 67
5.1.4.Phát triển nhóm toàn cầu ....................................................................................... 68
5.1.5.Phân loại nhóm ........................................................................................................ 69
5.2.Ngôn ngữ, cử chỉ trong môi trƣờng đa văn hóa. ..................................................... 70
5.2.1.Định nghĩa văn hóa: ................................................................................................ 70
5.2.2.Nhận diện các kiểu văn hóa: .................................................................................. 71
5.2.3.Ngôn ngữ cử chỉ trong các nền văn hóa. ............................................................... 72
5.3.Điều hành nhóm làm việc toàn cầu. ......................................................................... 75
5.3.1.Thiết lập các tiêu chí về các hành vi ứng xử nhóm .............................................. 75
5.3.2.Xử lý những mâu thuẫn quốc tế ............................................................................ 76
5.3.3.Đánh giá những nhóm làm việc toàn cầu ............................................................. 77
5.4.Mô hình CAAP. .......................................................................................................... 78
5.4.1.Văn hóa nhóm/tổ chức ............................................................................................ 78
5.4.2.Thái độ ..................................................................................................................... 79
5.4.3.Năng lực ................................................................................................................... 79
5.4.4.Tính cách.................................................................................................................. 80
5.4.5.Động lực nhóm ........................................................................................................ 81
5.5.Thực hành kỹ năng làm việc nhóm toàn cầu........................................................... 83
5.5.1.Thực hành thành lập, phát triển nhóm toàn cầu ................................................. 83
5.5.2.Bài tập tình huống ai đúng, ai sai? ........................................................................ 83
5.5.3.Thực hành Điều hành nhóm toàn cầu ................................................................... 84
CHƢƠNG6:KỸNĂNGLÀMVIỆCNHÓMTRỰCTUYẾN(ẢO) .......................................................... 89

6.1.Đặc điểm công nghệ của làm việc nhóm trực tuyến (ảo)........................................ 89
6.1.1. E-Mail ..................................................................................................................... 89

iii


6.1.2.Hội thảo qua điện thoại .......................................................................................... 90
6.1.3.Hội thảo video .......................................................................................................... 90
6.1.4.Website và Mạng nội bộ (Intranet) ....................................................................... 91
6.1.5.Phần mềm nhóm (Groupware) .............................................................................. 92
6.2.Huấn luyện nhóm làm việc trực tuyến (ảo) ............................................................. 93
6.3.Điều hành và kiểm soát nhóm làm việc trực tuyến (ảo) ......................................... 93
6.4.Thực hành làm việc nhóm trực tuyến ...................................................................... 97

iv


Hình ảnh minh họa
Hình 1: Các giai đoạn phát triển nhóm. .......................................................................... 4
Hình 2: Chu trình PDCA .................................................................................................. 5
Hình 3: Cải tiến chất lƣợng liên tục với PDCA ............................................................... 6
Hình 4: Quy chế tổ chức nhóm và cấu trúc mô hình .................................................... 43
Hình 5: Hành vi giao tiếp trong nhóm ........................................................................... 58
Hình 6: Công cụ lập kế hoạch dự án .............................................................................. 62
Hình 7: Mô tả hoạt động của sơ đồ Gantt ..................................................................... 62

v


Bảng biểu

Bảng 1: Xác định các vai trò chủ chốt trong nhóm ........................................................ 31
Bảng 2: Biểu mẫu thành lập nhóm .................................................................................. 32
Bảng 3: Biên bản điều lệ của nhóm ................................................................................. 33
Bảng 4: Xây dựng, nội quy, quy chế nhóm ..................................................................... 33
Bảng 5: Mẫu kế hoạch 1 .................................................................................................. 41
Bảng 6: Bảng mẫu kế hoạch 2 ......................................................................................... 41
Bảng 7: Báo cáo tiến độ thực hiện ................................................................................... 41
Bảng 8: Khung Logic ........................................................................................................ 56

vi


CHƢƠNG 1:

KHÁI QUÁT VỀ KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM.

Mục tiêu của chƣơng này là Cung cấp cho sinh viên một số kiến thức cơ bản về kỹ
năng làm việc nhóm nhƣ: Một số khái niệm cơ bản về Nhóm và Kỹ năng làm việc
nhóm; Tầm quan trọng của làm việc nhóm; Các giai đoạn hình thành và phát triển
nhóm làm việc; Mô hình PDCA và tiến trình làm việc nhóm; Nguyên tắc làm việc
nhóm trong môi trƣờng đa văn hóa; Mô hình CAAP của nhóm xuất sắc và quản lý
nhóm ảo với những lợi ích, thách thức trong giai đọan cách mạng công nghệ 4.0.
Những kiến thức này là nền tảng để sinh viên có thể hiểu, phân tích, vận dụng vào
quá trình nhận thức và thực hành phát triển kỹ năng ở những chƣơng tiếp theo
1.1. Một số khái niệm cơ bản:
1.1.1. Làm việc nhóm
 Khái niệm về Nhóm
Nhóm là một tập hợp hai hoặc nhiều người cùng chia sẻ mục tiêu, các thành
viên trong nhóm tương tác với nhau, hành vi của mỗi thành viên bị chi phối bởi hành
vi của các thành viên khác.

Nhóm là: “Hai hay nhiều người làm việc với nhau để cùng hoàn thành một
mục tiêu chung” (Lewis-McClear).
Nhóm là: “Một số người với các kỹ năng bổ sung cho nhau, cùng cam kết làm
việc, chia sẻ trách nhiệm vì một mục tiêu chung" (Katzenbach và Smith).
Nhóm là: "Nó như một chiếc xe Ferrari, hoạt động cực kì mạnh mẽ, nhưng tốn
rất nhiều tiền của/công sức để bảo dưỡng”.
Nhóm là một số người có các kỹ năng hỗ trợ nhau, họ cam kết thực hiện một
mục đích, mục tiêu hoạt động chung để giải quyết vấn đề mà họ cùng chịu trách
nhiệm (Katzenbach & Smith, 1993- Giáo trình Phát triển kỹ năng cá nhân 1, 2011).
 Làm việc nhóm
Mục tiêu của làm việc nhóm là gì? Đây là một câu hỏi cần thảo luận kỹ càng:
Như trên đã trình bày, Làm việc theo nhóm là tập hợp 2 hoặc nhiều người để
hoàn thành một mục tiêu nhất định. Tuy nhiên trong thực tế, hoạt động làm việc (theo)
nhóm của sinh viên thường không đạt được hiệu quả cao (Ví dụ minh họa). Vậy đâu là
nguyên nhân? (Thảo luận)

1


Các bạn cần lưu ý rằng, làm việc theo nhóm giúp chúng ta hoàn thành công
việc (Có nhiều việc vượt quá khả năng cá nhân) và đạt hiệu quả cao hơn.
Do đó, làm việc theo nhóm cần phải có:
o Mục tiêu chung
o Giao tiếp hiệu quả
o Quản trị thống nhất
o Phân công hiệu quả
o Trách nhiệm rõ ràng
o Quản lý xung đột
o Tin cậy
o Tôn trọng

o Gắn kết
o Gương mẫu
o Cải tiến liên tục
1.1.2. Kỹ năng làm việc nhóm
 Khái niệm về Kỹ năng:
Kỹ năng là khả năng áp dụng vào thực tiễn những kiến thức đã được học hoặc
những kết quả của quá trình luyện tập (Từ điển tiếng Việt).
Kỹ năng là khả năng thực hiện đúng hành động, hoạt động phù hợp với những
mục tiêu và điều kiện cụ thể tiến hành hoạt động ấy cho dù đó là hành động cụ thể hay
hành động trí tuệ. (Từ điển giáo dục học).
Kỹ năng của chúng ta được hình thành như thế nào?
 Kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng làm việc nhóm là khả năng của một nhóm người thực hiện một công
việc nhất định, trong một hoàn cảnh, điều kiện nhất định, để đạt được một mục tiêu
vượt quá khả năng của cá nhân, hoặc đạt được mục tiêu (mà cá nhân có thể thực hiện
được) với hiệu quả cao hơn.
Kỹ năng làm việc nhóm của một cá nhân là sự kết hợp của một tập hợp những
kỹ năng và phẩm chất giúp cá nhân đó có thể làm việc hiệu quả trong môi trường

2


nhóm. Kỹ năng này cho phép phát huy tốt nhất những năng lực và phẩm chất của bản
thân để đem lại những ảnh hưởng tích cực đến hoạt động của nhóm.
Kỹ năng làm việc nhóm hình thành trên những nền tảng cơ bản như kỹ năng
lắng nghe, kỹ năng cân bằng cảm xúc, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng tương tác giữa
các thành viên trong một nhóm nhằn thúc đẩy công việc, phát triển tiềm năng của tất
cả các thành viên. Đó là những kỹ năng mà con người cần có trong bất cứ môi trường
nào.1
Như vậy, xét về nội dung Kỹ năng làm việc nhóm thì bên cạnh các kỹ năng

chuyên môn (nghề nghiệp) thì chúng ta cần phải có các kỹ năng mềm như:
o Kỹ năng lập kế hoạch làm việc nhóm
o Kỹ năng tổ chức cuộc họp
o Kỹ năng lắng nghe
o Kỹ năng ra quyết định
o Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn
o Kỹ năng quản trị diều hành
o Kỹ năng giao tiếp
1.2. Quá trình hình thành và phát triển nhóm
Có 5 giai đoạn chính trong sự hình thành và phát triển của làm việc theo nhóm:
 Hình thành: Các cá nhân rời rạc tham gia vào và hình thành nhóm làm
việc. Tập hợp của các cá nhân khác biệt này giống thời kỳ khởi đầu của
quan hệ tình cảm xã hội. Tâm lý thường thấy là háo hức, kỳ vọng, nghi ngờ,
lo âu...
 Sóng gió: Công việc bắt đầu được triển khai một cách chậm chạp, đầy trắc
trở. Các cá nhân bộc lộ tính cách, thói quen, sở thích và bắt đầu va chạm
mạnh với nhau. Mâu thuẫn nảy sinh và thậm chí dẫn tới xung đột đe dọa sự
đổ vỡ của nhóm. Mức độ không hài lòng tăng dần, cảm giác bất mãn tăng
lên. Các cá nhân có hành vi “không phù hợp” phải bị đào thải chính trong
giai đoạn này.

1

Giáo trình Phát triển kỹ năng cá nhân 1, Bài 1: Kiến thức và kỹ năng cơ bản cho hoạt động nhóm, 2011

3


 Chuẩn hóa: Các mâu thuẫn và vấn đề đang tồn tại được dàn xếp và giải
quyết. Các quan hệ đi vào ổn định. Các tiêu chuẩn được hình thành và hoàn

thiện. Các cá nhân chấp nhận thực tại của nhau. Quan hệ bạn bè, đồng đội
thực sự hình thành trong giai đoạn này. Sự chân thành, tin tưởng trở nên rõ
nét hơn.
 Thể hiện: Đây là giai đoạn phát triển cao nhất của làm việc theo nhóm.
Cảm giác tin tưởng, hòa nhập, gắn kết mạnh mẽ. Sự háo hức thể hiện rõ.
Mức độ cam kết về công việc cao. Cảm giác trưởng thành thực thụ ở tất cả
các thành viên của nhóm.
 Kết thúc: Trong giai đoạn sau đó, nếu việc duy trì tốt, nhóm tiếp tục thể
hiện tốt, nếu không, sẽ đi vào giai đoạn tan rã. Việc kết thúc dự án cũng đưa

làm việc theo nhóm bước vào giai đoạn này.
Hình 1: Các giai đoạn phát triển nhóm.

1.3. Mô hình PDCA và tiến trình làm việc nhóm.
1.3.1. Mô hình PDCA
PDCA hay Chu trình PDCA (Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – hành
động) là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật
trong những năm 1950. Mặc dù lúc đầu ông gọi là “Chu trình Shewart” để tưởng nhớ
Tiến sĩ Walter A. Shewart - người tiên phong trong việc kiểm tra chất lượng bằng

4


thống kê ở Mỹ từ những năm cuối của thập niên 30. Tuy nhiên, người Nhật lại quen
gọi nó là “Chu trình Deming” hay “Vòng tròn Deming”.
Nội dung của các giai đoạn của chu trình này có thể tóm tắt như sau:
o Plan: lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện,
thời gian và phương pháp đạt mục tiêu.
o Do: Đưa kế hoạch vào thực hiện.
o Check: Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện.

o Act: Thông qua các kết quả thu được để đề ra những tác động điều
chỉnh thích hợp nhằm bắt đầu lại chu trình với những thông tin đầu vào

mới.
Hình 2: Chu trình PDCA

Với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim
đồng hồ), chu trình PDCA cho thấy thực chất của quá trình quản lý chất lượng là
sự cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng. Trên thực tế việc thực hiện chu trình
PCDA phức tạp hơn nhiều so với tên của nó. Tuy nhiên, chu trình PDCA là nền tảng
cho các chu trình cải tiến trong ISO 9001. Khi một tổ chức thực hiện được chu trình
PDCA cũng sẽ làm chủ được hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.

5


Hình 3: Cải tiến chất lượng liên tục với PDCA

1.3.2. Tiến trình làm việc nhóm
Tiến trình làm việc nhóm được hiểu là cách thức hướng dẫn nhóm làm việc
nhằm đạt được mục tiêu và hiệu quả làm việc mong đợi. Vận dụng mô hình PDCA
vào thiết kế tiến trình làm việc nhóm, tiến trình làm việc nhóm được đề xuất dưới đây:
o Xác định mục tiêu
o Hình thành nhóm
o Thống nhất mục tiêu (Thảo luận nhóm 1)
o Lập kế hoạch làm việc nhóm
o Thống nhất kế hoạch làm việc nhóm (Thảo luận nhóm 2)
o Hiệu chỉnh kế hoạch làm việc nhóm
o Tổ chức thực hiện (Điều hành)
o Đánh giá (Kiểm soát)

o Cải tiến (Hành động khắc phục)
Thực tế đã cho thấy trong một số lĩnh vực, làm việc theo nhóm đã đem lại hiệu
quả cao cho tổ chức. Tuy nhiên không phải lúc nào chúng ta cũng có thể làm việc theo
nhóm mà nó phụ thuộc vào đặc điểm của từng tổ chức cũng như lĩnh vực hoạt động
của tổ chức đó. Do vậy, trước khi thành lập nhóm, chúng ta cần phải cân nhắc cẩn
thận. Qua khảo sát thực tế cho thấy nhóm làm việc có hiệu quả khi hội tụ một số điều
kiện tối thiểu sau đây:
o Mục tiêu công việc rõ ràng
o Công việc này khôngthể hoàn thành nếu mọi người không làm việc
chungvới nhau

6


o có phần thưởng cho nhóm xứng đáng
o Nguồn tài nguyên dồi dào
o Nhóm có thẩm quyền
Nhóm sẽ không làm việc hiệu quả khi:
o Mục tiêu công việc không rõ ràng
o Công việc này có thể thực hiện độc lập
o Chỉ có các phần thưởng dành cho cá nhân
o Nguồn tài nguyên khan hiếm
o Kiểm soát quản lý
1.3.3. Các hình thức làm việc nhóm
Thực tiễn có rất nhiều hình thức làm việc nhóm:
Xét trong quan điểm và góc nhìn của một tổ chức, có hai hình thức làm việc
nhóm:
o Nhóm chính thức là nhóm có tổ chức ổn định, có chức năng nhiệm vụ
rõ ràng, thường tập hợp những người cùng chung chuyên môn hoặc có
chuyên môn gần gũi nhau, tồn tại trong thời gian dài.

o Nhóm không chính thức thường được hình thành theo những yêu cầu
nhiệm vụ đột xuất, có thể là tập hợp của những người có chuyên môn
không giống nhau và ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Nhóm không chính
thức có nhiệm vụ giải quyết nhanh một hoặc một số vấn đề trong thời
gian ngắn.
 Phân loại theo hình thức làm việc:
Nhóm chức năng, nhóm liên chức năng, nhóm giải quyết vấn đề, nhóm làm
việc tự chủ, nhóm ảo.
o Nhóm chức năng: Gồm các cá nhân làm việc cùng nhau để thực hiện
các công việc có tính chất tương đồng và tương hỗ nhau. Nhóm này
thường tồn tại trong nội bộ các phòng ban chức năng như phòng nhân
sự, tài chính, marketing… Trong bộ phận sản xuất có thể hình thành
nhiều nhóm chức năng khác nhau. Ví dụ trong Trung tâm tư vấn và Hỗ

7


trợ sinh viên có các nhóm như: nhóm đào tạo kỹ năng mềm, nhóm tư
vấn, nhóm kết nối doanh nghiệp…
o Nhóm liên chức năng: Gồm các thành viên từ các lĩnh vực, công việc
khác nhau trong tổ chức được tập hợp lại thành một nhóm để giải quyết
các vấn đề liên quan đến lĩnh vực, công việc họ đang đảm nhận.
o Nhóm giải quyết vấn đề: Gồm các thành viên được tập hợp một cách
tạm thời để xác định các vấn đề hoặc tìm ra các giải pháp khả thi cho
một vấn đề nào đó mà tổ chức đang phải đối mặt. Nhóm giải quyết vấn
đề thường được trao quyền để tự hành động trong một thời gian nhất
định và giải tán khi vấn đề được giải quyết.
o Nhóm làm việc tự chủ: Gồm các thành viên cùng làm việc với nhau,
nhằm tạo hiệu quả trong quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ. Nhóm
làm việc tự chủ thường được trao quyền để tự thực hiện các công việc

của mình sao cho đạt hiệu quả cao nhất.
o Nhóm ảo: Gồm các thành viên có mối quan hệ công việc với nhau,
nhóm ảo thường không gặp gỡ trực tiếp mà phần lớn thời gian làm việc
của nhóm là giao tiếp qua các phương tiện như điện thoại, thư điện tử
(Email), mạng xã hội zalo, facebook, diễn đàn… Các nhóm này được
hình thành ở các loại hình doanh nghiệp lớn, quy mô sản xuất và quản
trị phức tạp, hoặc có sự xa cách về mặt địa lý.
1.4. Tầm quan trọng của làm việc nhóm
1.4.1. Tại sao phải làm việc nhóm?
Tình huống dẫn nhập: Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ sinh viên tổ chức Hội chợ
Việc làm hàng năm, nhằm kết nối Doanh nghiệp với sinh viên trong Trường, tìm kiếm
việc làm cho sinh viên, doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự cho phát triển của công ty.
Để tổ chức hội chợ việc làm cho 60 doanh nghiệp tham gia với hơn 5000 sinh
viên năm cuối đi phỏng vấn ứng tuyển việc làm thì kế hoạch phải được thực hiện
trong một nhóm có nhiều người cùng tham gia. Người lập kế hoạch, người kết nối
doanh nghiệp, người kêu gọi sinh viên và hướng dẫn sinh viên chuẩn bị hồ sơ ứng
tuyển, người thiết kế, dựng gian hàng, in ấn, truyền thông quảng cáo, thông tin tài

8


chính, bảo vệ, vệ sinh…Tất cả khối công việc đó không thể được thực hiện bởi một cá
nhân đơn lẻ. Đơn giản vì con người có thể giỏi trong một số lĩnh vực chứ không thể
giỏi trong mọi lĩnh vực.
Làm việc nhóm sẽ tập trung được khả năng của từng người, giúp họ bổ sung
các khiếm khuyết cho nhau để hoàn thành công việc tốt hơn. Tạo điều kiện tăng năng
suất và hiệu quả công việc, linh hoạt hơn để đối phó với sự thay đổi của môi trường.
Tạo môi trường làm việc tốt hơn, nơi mà các các nhân có thể hỗ trợ nhau về kinh
nghiệm và kiến thức chuyên môn.
1.4.2. Lợi ích của làm việc nhóm trong môi trƣờng doanh nghiệp:

Với việc phát triển các nhóm làm việc, trước hết doanh nghiệp sẽ giải quyết
được các vấn đề phức tạp về chuyên môn trong từng công việc cụ thể, bên cạnh đó mô
hình nhóm sẽ giúp doanh nghiệp:
 Đạt được các mục tiêu với hiệu quả cao nhất;
 Thực hiện những dự án lớn cần nhiều người tham gia;
 Thực hiện các quy trình làm việc, kết nối liên phòng ban, liên công ty, giảm
thiểu các thủ tục, vướng mắc trong sự phối hợp giữa các bộ phận;
 Tạo sự chủ động cho nhân viên, cấp trên có thể tin tưởng khi trao quyền
cho một nhóm làm việc;
 Củng cố tinh thần hợp tác, đoàn kết giữa các thành viên, xây dựng văn hóa
công sở và văn hóa doanh nghiệp.
1.4.3. Lợi ích của làm việc nhóm trong môi trƣờng học tập:
 Giảm áp lực học một mình: Thành viên trong nhóm sẽ có cảm giác thoải
mái, không bị căng thẳng như lúc làm việc một mình. Sự hỗ trợ, hợp tác của
những người trong nhóm giúp họ trở nên tự tin hơn và vì thế việc học tập
của họ sẽ đạt hiệu quả hơn;
 Hiệu quả học tập tốt hơn: Các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ phương
pháp học tập cho nhau để đạt được kết quả tốt nhất, giúp đỡ nhau cùng tiến
bộ. Sự phối hợp của nhiều người sẽ giúp thực hiện được công việc lớn hơn
và chất lượng cao hơn. Đưa ra nhiều giải pháp trong quá trình thực hiện;

9


 Phát triển kỹ năng: Tạo môi trường tốt để người học phát triển những kỹ
năng như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý cá nhân, khả năng chịu trách
nhiệm, kỹ năng chia sẻ thông tin. Đó là những kỹ năng có ích cho công việc
hiện tại và cho phát triển sự nghiệp sau này;
 Xây dựng được quan hệ tốt với nhiều thành viên trong cộng đồng học viên.2
1.4.4. Cơ sở thành lập nhóm.

 Xác định lý do thành lập nhóm.
Nhóm thực chất là một tổ chức thu nhỏ nên trước khi xây dựng một nhóm,
người lãnh đạo nhóm phải trả lời cho được các câu hỏi sau nhằm xác định lý do thành
lập nhóm: Nhóm được thành lập để làm gì? Với mục đích gì? Nếu không phải là
nhóm mà một tổ chức khác có được không? Nhóm được thành lập thuộc loại nhóm
nào? Việc thành lập nhóm có tránh cho nhóm khỏi lãng phí nguồn lực khi mọi người
có thể làm việc độc lập thay cho việc mọi người phải phân tán năng lực vào các lĩnh
vực khác khi phải làm việc theo nhóm không? Và công việc của nhóm có vượt quá
sức của nhóm không?.
 Xác định các kỳ vọng ở nhóm.
Nhà quản lý bao giờ cũng đều kỳ vọng mình sẽ đạt được gì sau khi xây dựng
các nhóm làm việc của mình. Các kỳ vọng đó có thể là năng suất cao hơn? Chất lượng
tốt hơn? Chi phí thấp hơn? Các lợi ích nhóm có thể thu được? Từ đó sẽ đưa ra mục
tiêu của nhóm và cân nhắc có nên thành lập nhóm hay không?
Nhóm hoạt động không có mục đích rõ ràng thì sẽ rất khó đánh giá hiệu quả
hoạt động của nó nếunhư mọi việc hoạt động của nhóm vẫn diễn ra bình thường
không tốt cũng không xấu. Do vậy, muốn nhóm hoạt động có hiệu quả nhóm cần phải
có các mục tiêu rõ ràng. Mục tiêu rõ ràng sẽ giúp cho lãnh đạo nhóm xây dựng kế
hoạch hành động cho nhóm một cách hiệu quả. Mục tiêu của nhóm được xây dựng
trên nền tảng các kỳ vọng của nhóm.

2

Bài 1: Kiến thức và kỹ năng cơ bản cho hoạt động nhóm - Phát triển kỹ năng cá nhân, TOPICA 2011

10


 Kiểm tra điều kiện thành lập nhóm
Trưởng nhóm với vai trò trung gian giữa các thành viên với cấp trên hay với

khách hàng, đòi hỏi người lãnh đạo nhóm phải xem xét cẩn thận một số điều kiện do
cấp trên hay khách hàng đưa ra trước khi thành lập nhóm. Hay xem xét nhóm có khả
năng đáp ứng được các yêu cầu đó hay không. Sau đó tiếp tục xác định lại một số vấn
đề có ảnh hưởng đến hoạt động của nhóm sau này:
o Mục đích hoạt động của nhóm có rõ ràng không?
o Ngân sách và thời hạn hoạt động nhóm có thực tế không?
o Các nguồn lực có phù hợp với yêu cầu để hoàn thành công việc không?
o Nhóm có quyền hạn và những hỗ trợ cần thiết nào khác để hoàn thành
công việc không?
o Lưu ý quan trọng nhất là hãy thảo luận và cùng đi đế nhận định chung
và quán triệt tới từng thành viên của nhóm và xác thực chứng tỏ các
thành viên hiểu rõ công việc của nhóm.
Các thành viên trong nhóm khi hiểu rõ các công việc của nhóm mình được biểu
hiện qua các hành động như:
Thứ nhất, trưởng nhóm đảm bảo cho các thành viên trong nhóm hiểu rõ các
mục tiêu của nhóm và tầm quan trọng của việc hoàn thành các mục tiêu đó. Chỉ có
nắm rõ được các mục tiêu chung cần đạt được thì nhóm mới có thể đưa ra các phương
án để thực hiện chúng. Trên cơ sở các phương án, nhóm có thể tiến hành thảo luận để
lựa chọn một phương án tốt nhất phù hợp với công việc của nhóm. .
Thứ hai, trên cơ sở thống nhất lựa chọn được phương án nhóm cần có biện
pháp để thúc đẩy các thành viên hoàn thành công việc của mình. Các thành viên trong
nhóm cần phải có tình thần giúp đỡ nhau về chuyên môn và thống nhất với nhau về
các bước thực hiện công việc của nhóm. Trong quá trình thực hiện có thể tiến hành
đánh giá và điều chỉnh dựa vào kết quả đánh giá và phân tích.

11


1.5. Các bƣớc thành lập nhóm
1.5.1. Xác định mục đích và lựa chọn các mục tiêu cho nhóm.

Tương tự như khi xây dựng một tổ chức, trước khi thành lập nhóm những
người tham gia nhóm cần phải hiểu rõ mục đích hoạt động của nhóm và các mục tiêu
là gì. Điều này hết sức cần thiết, bởi nó sẽ định hướng mọi hoạt động của nhóm và là
cơ sở để gắn kết các thành viên có cùng chung mục đích, ý tưởng lại với nhau trong
cùng một nhóm. Sự hòa hợp giữa mục đích của nhóm với mục đích của các thành viên
trong nhóm sẽ tạo nên động lực thúc đẩy mọi hoạt động, tạo nên sức mạnh cộng
hưởng nhóm. Nếu nhóm có mục đích mơ hồ, các thành viên trong nhóm theo đuổi
những mục đích khác nhau sẽ dẫn đến phân tán nguồn lực, suy giảm sức mạnh cộng
hưởng của nhóm và dễ gây nên sự xung đột trong nhóm.
Các yêu cầu xác định mục đích và mục tiêu của nhóm:
 Thứ nhất: Nhóm được thành lập để làm gì? Và sẽ làm được gì cho tổ chức.
Hoạt động của nhóm sẽ đi đến đâu? Thời gian bao lâu
 Thứ hai: Mụctiêu của cả nhóm phảiđượccụthểhóavàmangtínhkhảthi. Khi
xác định các mục tiêu của nhóm cần phải tính đến sự đóng gópvà trách
nhiệm của tất cả các cá nhân trong nhóm. Có như vậy, nhóm mới có thể huy
động được mọi nguồn lực của các thành viên vào các hoạt động của nhóm.
 Thứ ba: hãy phân chia các mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ, các nhiệm
vụ nhỏ hơn để mỗi thành viên có thể dễ dàng xác định rõ trách nhiệm và
nhiệm vụ của mình trong việc thực thi các hoạt động của nhóm.
Trong quá trình xác định nhiệm vụ cụ thể, mỗi thành viên có thể đưa ra những
quan điểm riêng của họ. Trong trường hợp này người trưởng nhóm không nên vội vã
bác bỏ ngay mà nên có sự thảo luận cẩn thận xác định xem nó có mâu thuẫn với mục
tiêu chung của cả nhóm hay không để tạo nên sự đồng thuận trong nhóm.
 Thứ tư: khi có sự thống nhất về mục đích và mục tiêu chung của cả nhóm,
các thành viên cần có sự cam kết và hỗ trợ nhau cùng thực hiện nhiệm vụ
chung, cùng nhau chia sẻ chiến thắng cũng như thất bại.

12

1.5.2. Xác định phạm vi hoạt động của nhóm.
Xác định phạm vi hoạt động của nhóm, sẽ giúp cho nhóm xác định được rõ
quyền hạn và trách nhiệm của nhóm trong suốt quá trình hoạt động. Lĩnh vực hoạt
động nhóm thì đa dạng có thể hoạt động trong lĩnh vực kinh tế- văn hóa xã hội, lĩnh
vực công hoặc lĩnh vực tư nhân,.. ..cùng với nhiều mục đích khác nhau. Với một
nguồn lực có hạn, nhóm cần giới hạn phạm vi hoạt động của mình để có thể tập trung
nguồn lực vào giải quyết các vấn đề chính một cách có hiệu quả nhất, tránh dàn trải
nguồn lực. Các yếu tố sau có thể là những nhân tố có ảnh hưởng đến phạm vi hoạt
động của nhóm:
 Giới hạn về mặt tài chính. Nhóm có thể đưa ra những sáng kiến hoặc phạm
vi hoạt động nhóm có thể là rộng hay hẹp hoàn toàn phụ thuộc vào vấn đề
tài chính mà cấp trên xét duyệt
 Giới hạn về mặt nhân sự, đặc biệt là nhân sự của những nhóm có cùng
chung một số chức năng.
 Giới hạn định mức chi tiêu của nhóm
 Những thay đổi chương trình của nhóm
 Những quyết định mà nhóm có quyền đưa ra
 Những quyết định nằm ngoài quyền hạn của nhóm.
Hơn thế nữa, xác định lĩnh vực hoạt động nhóm giúp cho người trưởng nhóm
tìm kiếm các thành viên phù hợp với nhóm, xác định các mối quan hệ hoạt động của
nhóm cả bên trong và bên ngoài nhóm, xác định các nguồn lực cần thiết phục vụ cho
nhóm hoạt động
Những phạm vi sau nhóm cần cân nhắc:
 Nhóm sẽ tham gia vào hoạt động lĩnh vực nào, mức độ tham gia của nhóm
đến đâu và chịu sự kiểm soát của những cán bộ cấp trên nào. Đây là những
vấn đề nhóm cần xác định rõ trước khi thành lập nhóm.
 Tổ chức nhóm có quyền xem xét quyết định về nhân sự của nhóm hay
không cả về số lượng cũng như chất lượng chuyên môn.
 Ngân quỹ dành cho hoạt động nhóm.

13


 Quyền hạn của nhóm khi đưa ra các quyết định vượt ra ngoài tổ chức nhóm
có liên quan tới các tổ chức khác, hoặc các cá nhân khác ngoài nhóm.
Nhóm có quyền thay đổi lại chương trình hoạt động đã định ban đầu của
nhóm không?
Ngoài ra, những câu hỏi sau có thể giúp cho người trưởng nhóm lựa chọn lĩnh
vực mà nhóm có ưu thế:
 Trong nhóm của bạn, những người có kinh nghiệm, những người trực tiếp
làm việc với khách hàng có phải là những người có thể đề ra các quyết định
tốt nhất không?
 Có cần đào tạo chéo và đa kỹ năng để khi bất kỳ ai cũng có thể làm tất cả
mọi việc tại vị trí làm việc đó ?
 Mọi người trong nhóm dự định thành lập có yêu quý và tôn trọng nhau
không?
 Các thành viên trong nhóm dự định của bạn có hay chia sẻ thông tin, giải
quyết các vấn đề, tư duy công việc có phù hợp với lĩnh vực nhóm mà bạn
dự định lựa chọn không?
Nếu các câu trả lời cho những câu hỏi trên là có thì việc thành lập nhóm ở lĩnh
vực đó là có thể khả thi nhưng nó vẫn chưa đảm bảo cho nhóm sẽ hoạt động tốt. Để
đảm bảo cho nhóm hoạt động tốt cần phải có mối quan hệ dựa trên sự tin tưởng giữa
các thành viên trong nhóm và người trưởng nhóm.
1.5.3. Lựa chọn các thành viên nhóm và xác định vị trí của nhóm:
 Lựa chọn các thành viên:
Nhóm không phải là phép tính cộng đơn thuần của nhiều người, mà là sự tập
hợp của nhiều thành viên trong đó các thành viên trong nhóm đều giữ một vị trí quan
trọng quyết định đến hiệu quả công việc chung của nhóm. Ý thức, thái độ của các
thành viên tham nhóm có vai trò rất quan trọng không kém gì các yêu cầu kỹ năng cần
có khi được tuyển dụng vào nhóm. Các thành viên khi tự nguyện tham gia vào nhóm

có xu hướng tận tụy với công việc của nhóm hơn các thành viên được chỉ định. Sự tận
tâm của họ còn mạnh mẽ hơn khi họ nhận thức được mục đích quan trọng sau những

14


nỗ lực của nhóm. Ngoài ra, hoạt động nhóm là hoạt động trên tình thần hợp tác, tương
trợ giữa các thành viên trong nhóm biết chia sẻ thông tin, kiến thức và kinh nghiệm.
Do vậy, khi lựa chọn các thành viên hãy cố gắng đảm bảo nhóm tuyển dụng được
những cá nhân có thể bù trừ những kỹ năng còn thiếu cho các thành viên khác trong
nhóm. Những thành viên được tuyển vào trong nhóm không chỉ đơn giản là có kỹ
năng làm việc nhóm mà họ còn phải có khả năng phát triển những kỹ năng khác. Một
tập hợp những kỹ năng cần thiêt khác nhau sẽ tạo nên sức mạnh tổng hợp của cả
nhóm. Ngoài những kỹ năng chuyên môn, các thành viên trong nhóm đòi hỏi phải có
thêm một số kỹ năng sau:
o Kỹ năng giải quyêt vấn đề và ra quyết định
o Kỹ năng giao tiếp cá nhân
o Kỹ năng làm việc nhóm.
o Hãy tìm kiếm những người coi đây là cơ hội để kêt hợp kỹ năng và trí
tuệ của mình với những người khác.
 Xác định vai trò các thành viên trong nhóm
Vai trò của các thành viên là những khả nang chia sẻ của các thành viên trong
nhómnhằm hoàn thành các yêu cầu công việc của họ. Mỗi nguời thuờng phát triển vai
trò dựa trên mong muốn riêng của họ, mong muốn của nhóm và mong muốn của tổ
chức. Khi các nhân viên tiếp thu duợc mong muốn này thì họ sẽ có cơ hội dể phát
triển vai trò của mình. Hoạt dộng trong một nhóm, các cá nhân sẽ phải hoàn thành
nhiều vai trò khác nhau. Vai trò của các thành viên có thể duợc phân thành ba loại:
o Vai trò huớng đến công việc: Vai trò này tập trung vào những cách cu
xử liên quan trực tiếp dến việc thiết lập và dạt duợc các mục tiêu của
nhóm.

o Vai trò ảnh hưởng tới mối quan hệ: Vai trò này thể hiện bởi cách cu xử
tốt và phát triển quan hệ cộng dồng trong nhóm.
o Vai trò huớng tới bản thân: Những thành viên theo đuổi vai trò này có
khuynh huớng tìm kiếm sự dáp ứng nhu cầu và mục tiêu của cá nhân mà
không tính dến các nhu cầu của cả nhóm. Chúng thường có ảnh hưởng
tiêu cực dến hiệu quả hoạt động nhóm.

15


1.5.4. Xác định vị trí nhóm trong tổ chức
Vị trí nhóm không phải đơn thuần là vị trí địa lý “ở đây” hay “ ở kia”. Vị trí
nhóm trong tổ chức của bạn nó có vai trò như thế nào và tầm quan trọng của nó đối
với hoạt động của tổ chức. Việc thành lập nhóm không phải là việc làm ngẫu nhiên
tùy hứng mà cần có sự suy nghĩ cẩn thận về các thành viên tham gia và lĩnh vực hoạt
động trước khi quyết định.
1.5.5. Xác định quy mô phù hợp với nhóm.
Nếu một nhóm có quá nhiều thành viên so với yêu cầu thì hiệu suất, chất lượng
công việc có thể giảm sút, việc giữ sự đoàn kết nội bộ, cũng như việc điều hành nhóm
sẽ rất khó khăn. Ngược lại, nếu ít quá, nhóm sẽ đứng trước nguy cơ không đủ nguồn
lực để hoàn thành các mục tiêu của nhóm. Quy mô nhóm phụ thuộc vào năng lực
quản lý của người đứng đầu nhóm và vào năng lực và sự phối hợp hoạt động của các
thành viên trong nhóm với nhau. Năng lực của người trưởng nhóm hạn chế sẽ rất khó
điều hành các nhóm có quy mô lớn. Các nhóm phức tạp với nhiều thành viên có quan
điểm khác nhau, thậm chí trái ngược nhau nếu có quy mô lớn rất dễ bị tan vỡ. Do vậy,
cần phải cân nhắc quy mô nhóm một cách cẩn thận đảm bảo cho nhóm hoạt động hiệu
quả nhất.
1.5.6. Xây dựng điều lệ nhóm
Việc thành lập một nhóm thường bắt đầu với điều lệ nhóm. Điều lệ nhóm chính
là sợi dây liên kết các thành viên trong nhóm lại với nhau. Không có sự liên kết, các

thành viên của nhóm có thể sẽ làm việc cho những mục tiêu khác nhau, hiểu lầm về
những công việc mà nhóm được giao, hoặc thấy bực tức khi các kỳ vọng không đựợc
đáp ứng.
Điều lệ nhóm nêu ra mục đích của nhóm, phương pháp hoạt động, mục tiêu, và
mô tả phương pháp đạt được thành công của nhóm cũng như phạm vi trách nhiệm và
quyền hạn của nhóm. Nó sẽ nêu rõ các cách giải quyết các vấn đề có thể xảy ra đối
với nhóm của mình.
Bước đầu tiên điều lệ nhóm cần nêu rõ các nhiệm vụ cụ thể mà mọi người
trong nhóm cần thực hiện. Nếu mọi người không cùng hướng đến một mục đích
chung, chắc chắn rất ít khả năng nhóm có thể phát triển tốt được. Khi xác định những

16


nhiệm vụ của nhóm, việc thảo luận về những nhiệm vụ không cần thiết cũng rất hữu
ích. Hãy chắc chắn xác định rõ những hoạt động nằm ngoài phạm vi trách nhiệm của
nhóm. Điều này cũng nên ghi rõ trong điều lệ nhóm. Ngoài ra, đừng quên xác định cả
phạm vi quyền hạn của nhóm. Nếu không có định nghĩa rõ ràng về những nhiệm vụ
cần làm và không cần làm, hầu hết các thành viên trong nhóm sẽ phản ứng lại sự
không chắc chắn đó bằng các hoạt động rụt rè. Như vậy, họ sẽ kém sáng tạo hơn khi
họ cảm thấy tự tin rằng mình đã hiểu rõ các yêu cầu của công việc và trách nhiệm của
mình.
Tóm tắt chƣơng 1
Nhóm là một tập hợp hai hoặc nhiều ngƣời cùng chia sẻ mục tiêu, các thành viên
trong nhóm tƣơng tác với nhau, hành vi của mỗi thành viên bị chi phối bởi hành vi
của các thành viên khác. Là: “Hai hay nhiều ngƣời làm việc với nhau để cùng hoàn
thành một mục tiêu chung”.
Kỹ năng là khả năng áp dụng vào thực tiễn những kiến thức đã đƣợc học hoặc
những kết quả của quá trình luyện tập. Là khả năng thực hiện đúng hành động,
hoạt động phù hợp với những mục tiêu và điều kiện cụ thể tiến hành hoạt động ấy

cho dù đó là hành động cụ thể hay hành động trí tuệ.
Kỹ năng làm việc nhóm của một cá nhân là sự kết hợp của một tập hợp những kỹ
năng và phẩm chất giúp cá nhân đó có thể làm việc hiệu quả trong môi trƣờng
nhóm. Kỹ năng này cho phéo phát huy tốt nhất những năng lực và phẩm chất của
bản thân để đem lại những ảnh hƣởng tích cực đến hoạt động của nhóm. Kỹ năng
làm việc nhóm hình thành trên những nền tảng cơ bản nhƣ: Kỹ năng lắng nghe, kỹ
năng cân bằng cảm xúc, kỹ năng thuyết phục… Đó là những kỹ năng mà con ngƣời
cần có trong bất cứ môi trƣờng công việc nào.

CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Làm việc (theo) nhóm là gì? Anh chị hãy trình bày những ưu điểm và nhược
điểm của làm việc nhóm? Theo Anh/ Chị những nguyên nhân nào đã dẫn đến hoạt
động làm việc nhóm của các anh/ chị có hiệu quả thấp? Cho ví dụ minh họa?
2. Anh/ Chị hãy trình bày tóm tắt các hình thức lảm việc nhóm mà anh chị đã
được học? Hãy phân tích tóm tắt những ưu điểm và nhược điểm của các hình thức làm
việc nhóm?

17